Membangun Sistem Informasi Kearsipan
Disusun Oleh :
Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. NIP. 132 282 187
Universitas Padjadjaran Fakultas Ilmu Komunikasi
Membangun Sistem Informasi Kearsipan
Oleh :
Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. NIP. 132 282 187
Mengetahui
Dekan Fikom Unpad
ABSTRAK
Rekaman informasi sebuah lembaga dapat dilihat dari keberadaan arsipnya.
Arsip ini akan menjadi bukti dokumenter atau alat pengingat sekaligus pengawas
berbagai kegiatan lembaga bersangkutan. Sistem Informasi Kearsipan dibangun
untuk memberikan solusi bagi permasalahan yang dihadapi sebuah lembaga dan
memberikan keunggulan kompetitif bagi lembaga penciptanya. Dengan adanya
Sistem Informasi Kearsipan maka kemampuan kinerja arsip sebuah lembaga lebih
efektif dan efisien, tugas lembaga lebih lancar dan kualitas sumber daya manusia
pengelola kearsipan lebih profesional. Nilai administratif, legal, fiskal, riset,
pendidikan dan dokumentatif menjadi rambu-rambu dalam pembangunan sistem
informasi. Kriteria aplikasi dalam pembangunan sistem informasi kearsipan
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur ke khadirat Allah SWT, akhirnya
penulis dapat menyelesaikan makalah berjudul “Membangun Sistem Informasi
Kearsipan”.
Makalah ini berisi pemikiran-pemikiran awal untuk pengembangan Sistem
Informasi Kearsipan dan diharapkan dapat menjadi bagian dari referensi
pengembangan sistem informasi kearsipan di berbagai lembaga.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan. Selanjutnya penulis
mengharapkan masukkan dari pembaca demi pengembangan makalah yang dapat
penulis tulis selanjutnya.
Bandung, November 2007
Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum.
DAFTAR ISI
ABSTRAK i
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
I. PENDAHULUAN 1
1.1. Latar Belakang 1
1.2. Maksud dan Tujuan 2
1.3. Output 3
1.4. Value 3
1.5. Ruang Lingkup Pekerjaan 4
1.6. Pendekatan dan Metodologi 6
II. KRITERIA APLIKASI 8
2.1. Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan 8
2.2. Fitur 9
2.3. Aplikasi 11
2.4. Arsitektur 13
2.5. Kriteria Hardware yang Dibutuhkan 15
2.6. Kriteria Software yang Dibutuhkan 24
2.7. Kriteria Infrastruktur Jaringan yang Dibutuhkan 26
2.8. Training 27
2.9. Maintance dan Support 29
2.10. Model Implementasi 29
2.11. Acceptance Testing 29
2.12. Kualifikasi Konsultan 29
III. PENUTUP 30
DAFTAR PUSTAKA 31
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh sebuah lembaga menuntut
pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki lembaga demi terselesaikannya
permasalahan dengan cepat dan tepat. Tidak terkecuali manajemen sumber daya
konseptual berupa informasi. Manajemen informasi yang tepat akan dapat
mendukung semua aktivitas lembaga yang berujung pada peningkatan
produktivitas dan profit yang diperoleh lembaga. Akan tetapi tidak jarang
kekacauan manajemen / penanganan pada informasi seperti adanya pemberian
informasi yang tidak tepat akibat kekacauan organisasi informasi atau lambatnya
aliran informasi yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan
keputusan sehingga sebuah lembaga harus menanggung resiko bahkan kerugian
yang cukup besar.
Rekaman informasi sebuah lembaga dapat dilihat dari keberadaan
arsipnya.. Sebenarnya arsip tidak pernah diciptakan secara khusus, akan tetapi
arsip akan lahir apabila ada aktivitas di dalam lembaga. Dengan demikian, arsip
akan menjadi bukti dokumenter atau sebagai alat pengingat sekaligus pengawas
berbagai kegiatan lembaga yang bersangkutan.
The Australia Standar AS 4390 – 1996 sebagaimana dikutip Kennedy dan
Schauder ( 1998 : 5) mendefinisikan arsip sebagai rekod yang memiliki nilai berkelanjutan. Pengertian rekod itu sendiri adalah “… informasi terekam, dalam
berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima
dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi bisnis atau
dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas.” Dalam pengertian ini
keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien
lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk
dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti
transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Dan tujuan kearsipan
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Dalam pengertian ini pengolahan arsip ditujukan bagi pemanfaatan dan
pelestarian arsip bagi kegiatan administrasi dan memori kolektif bangsa.
Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi arsip yaitu
(1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3) sebagai bahan pendukung proses pengadilan (lagition support), dan (4) penyusutan berkas kerja (retention). Fungsi-fungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola dengan tepat antara lain melalui Sistem Informasi Kearsipan.
Sistem informasi kearsipan disusun berdasarkan analisa terhadap
kebutuhan lembaga yang bersangkutan sehingga penggunaannya dapat
memberikan solusi dan keunggulan kompetitif bagi lembaga penciptanya.
1.2. Maksud dan Tujuan
Perancangan dan pembangunan sistem informasi kearsipan disusun
dengan maksud dan tujuan sebagai berikut :
a. Meningkatkan kemampuan kinerja Arsip Lembaga agar tercapai efektifitas
dan efisiensi unit kearsipan yang melayani pelaksanaan kerja di berbagai
bidang / unit kerja.
b. Mengembangkan sistem teknologi informasi kearsipan dan
menafaatkannya sebagai sumber informasi dengan menghasilkan sistem
informasi kearsipan yang akuntabel untuk menunjang kelancaran tugas
c. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar
memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan dinamis dan statis yang
profesional.
d. Meningkatkan fasilitas sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan
guna menelaah menganalisis, dan menyajikan data yang berhubungan
dengan arsip dinamis dan arsisp statis untuk kepentingan Lembaga.
1.3. Output
Output yang diharapkan dari perencanaan dan pembangunan sistem informasi kearsipan ini adalah :
a. Tersediannya Sistem Informasi Kearsipan yang handal sehingga
menunjang efektivitas dan efisiensi aktivitas lembaga.
b. Memberikan kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi arsip
sehingga dapat mempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan,
memperlancar dan meningkatkan kinerja lembaga.
c. Tersedianya sumber daya yang mampu mengoperasikan sistem
manajemen kearsipan tersebut.
1.4. Value
Value ALFRED berikut ini menjadi rambu-rambu dibangunnya sistem informasi kearsipan :
a. Administrative value (A): Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan administrasi / tanggungjawab kedinasan
b. Legal value (L): Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan hukum / tanggung jawab kewenangan
e. Education value (E) : Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab intelektual/prestasi budaya.
f. Documentative value (D) : Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab pendokumentasian.
1.5. Ruang Lingkup Pekerjaan
1. Tahap Pertama
Tahap Pertama mencakup kegiatan dalam rangka persiapan Pembangunan /
Pengembanga Sistem Informasi Kearsipan yang meliputi kegiatan :
a) Mempelajari dan memahami Rencana Lembaga.
b) Melaksanakan penelitian, survei dan diskusi-diskusi yang berkaitan
dengan rencana-rencana dan strategi-strategi Lembaga dalam
menghadapi tantangan di masa depan, terutama yang berkaitan dengan
pengelolaan dan kebutuhan akan informasi / dokumen / arsip lembaga.
c) Melaksanakan studi banding (comparative study) dengan melakukan kunjungan / pengamatan dan diskusi pada berbagai lembaga sejenis,
khususnya yang mempunyai aktivitas yang setara atau hampir setara
dalam hal pengelolaan arsip.
d) Menyusun suatu rencana strategi informasi (information strategy plan) yang selaras dengan Rencana Lembaga yang selanjutnya akan menjadi
term of reference dan request for proposal untuk para vendor untuk keperluan pengadaan prasarana Sistem Informasi maupun rencana
pembiayaan yang saling menguntungkan antara Lembaga dengan
vendor.
e) Membantu melakukan evaluasi dari para vendor teknologi informasi
yang telah mengajukan penawaran. Evaluasi ini akan meliputi evaluasi
teknis dari proposal, evaluasi terhadap kredibilitas vendor, serta analisa
investasi, sehingga Lembaga dapat memilih solusi yang paling sesuai
Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan dalam waktu 1 (satu bulan).
2. Tahap Kedua
Tahap Kedua mencakup kegiatan dalam rangka pelaksanaan Pembangunan /
Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan, yang meliputi :
a) Mendampingi lembaga dalam manajemen proyek implementasi Sistem
Informasi serta melakukan penilaian terhadap kinerja vendor yang dipilih
oleh Lembaga.
b) Melakukan comissioning terhadap vendor pada akhir masa implementasi serta memberikan opini-opini tentang prestasi vendor.
Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan dalam waktu 3 (tiga) bulan.
Adapun rincian teknis pekerjaan yang akan dilaksanakan antara lain :
a. Menyediakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan untuk Lembaga.
b. Menyediakan perangkat keras, perangkat lunak sistem dan jaringan.
c. Melakukan instalasi dan uji coba dalam bentuk pilot project untuk mendapatkan gambaran kesulitan dan masalah yang timbul.
d. Melakukan pemasangan / instalasi perangkat keras dan lunak pada lokasi
lainnya termasuk kantor pusat.
e. Melakukan pelatihan untuk petugas yang akan mengoperasikan Sistem
Informasi Kearsipan tersebut.
f. Melakukan pemeliharaan sistem sehingga sistem dapat beroperasi dengan
1.6. Pendekatan dan Metodologi
Adapun pendekatan dan metodologi yang akan digunakan adalah :
a. Corporate re-enginering approach
Kegiatan utamanya mengevaluasi berbagai proses dan organisasi aktivitas
yang ada. Melalui cara ini diharapkan sistem yang terbangun dapat secara
optimum mendukung semua lingkup kegiatan dan tingkatan manajemen.
b. Open system architecture
Dengan pendekatan ini, maka kegiatan pengembangan Sistem Informasi
tidak terhambat oleh ketergantungan terhadap suatu produk, platform, atau merek tertentu. Ini akan memberikan fleksibilitas dalam menghadapi
perubahan maupun penambahan kebutuhan di masa depan.
c. Client/server computing
Pendekatan ini memberikan sinergi yang baik dalam pelaksanaan
pemrosesan data. Dengan teknologi client/server ini beban terdistribusi antara client dan server; tetapi pada saat dibutuhkan 'computing power' yang tinggi, maka suatu instalasi yang besar akan membantu pekerjaan
komputasi dari instalasi lain yang membutuhkannya. Keuntungan lain
yang diperoleh adalah lebih rendahnya biaya implementasinya dibanding
dengan 'multi-user computing' yang memerlukan komputer skala besar sebagai sentral komputasi. Termasuk dalam keuntungan melalui cara ini
adalah menurunnya kompleksitas sistem.
d. Rightsizing hardware platform
Tujuan utama dari pendekatan ini adalah menyediakan infrastruktur yang
sesuai dengan keadaan dan masalah yang dihadapi masing-masing unit /
departemen. Penerapan 'Open System' yang memberikan fasilitas skalabilitas, portabilitas dan interoperabilitas menyebabkan pendekatan ini
dengan mudah dapat dilaksanakan dan pada gilirannya menyebabkan
dapat ditekannya berbagai biaya; karena memungkinkan tidak terbuangnya
e. Top-down planning, bottom-up implementation
Pendekatan ini memungkinkan adanya sebuah kerangka acuan global pada
waktu implementasi. Kerangka ini disusun secara global meliputi semua
tingkatan dan unit kerja yang ada di lembaga yang bersangkutan.
Penyusunan rencana secara top-down ini memungkinkan terbentuknya sebuah peta (road map) teknologi informasi. Namun meskipun dibuat secara top-down, peta ini harus dapat dibangun secara bertahap ( bottom-up) sesuai dengan skala prioritas dan kebutuhan lingkup dan tingkatan manajemen. Kemampuan pembangunan bertahap ini juga mendukung
II. KRITERIA APLIKASI
2.1. Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan
a. Platform
Untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang efektif dan efisien maka
sangat diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data
dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus dilakukan
sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform
yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi antara lembaga dengan klien,
partner dan relasi kerja lainnya. Platform aplikasi / software yang dipilih harus memperhatikan scalability, business continuity, security, dan globalization, capabilities.
a. Scalability
Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan
kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat
meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan load, pengklausteran, dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang
digunakan.
b. Business Continuity
Kapasitas penyimpanan (repository) aplikasi memungkinkan klien untuk mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan oleh
infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas
dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.
c. Security
Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data yang dihasilkan oleh suatu
perusahaan, aplikasi harus dapat mendesain tingkat pengamanan sesuai
keabsahan, keaslian dan keamanan data serta dokumen perusahaan dapat
dipertanggungjawabkan.
d. Globalization
Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan
platform yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk
memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat
dilakukan dalam multi bahasa.
e. Ease of Use
Mudah dalam penggunakan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan
cepat oleh berbagai tingkatan perkembanagan lembaga sejenis.
g. Standards
Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan
oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data
lembaga.
Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana
atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan
departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang dapat
memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan dan
memelihara nilai dari sumber informasi suatu organisasi, sehingga
mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya.
2.2. Fitur
a. Document Capture
EDMS harus mendukung perpindahan isi dokumen digital dan konversi
dokumen tercetak ke dalam dokumen image.
b. Document Management
Sistem harus mampu mengelola berbagai dokumen digital, termasuk
beragam format image, teks dan dokumen campuran, file elektronik dan format digital audio / video. Pemakai harus dapat mengindeks dan
mengkatagorikan dokumen dan tempat penyimpanan dokumen harus
dirujuk. Selain itu sistem juga harus dapat melacak akses dokumen dan
aktivitas temu kembali dokumen.
c. Document Storage
Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam
media storage : on-line, near-on-line dan off line, termasuk format digital seperti optical disk, CD-ROM, tape dan magnetic disk sebagaimana dalam format analog, seperti microfich dan kertas. Sistem harus menjamin penggunaan media untuk dokumen storage, mendukung lokasi dokumen
storage baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan dokumen diantara media storage sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali dari sistem
pemakai.
d. Document Access
Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu
kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat
secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data
e. Document Retrieval
Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada desktop dan
mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti
anotasi, penggandaan dan pencetakan.
f. Document Exchange
Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat
diekstrak, diisi dengan format file standar dan dijalankan untuk mendukung tujuan perusahaan.
g. Document Output
Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen
tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor
dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.
2.3. Aplikasi
Aplikasi yang diperlukan dapat dikelompokan ke dalam lima katagori, yaitu:
a. Creation and Revision Control
Keberadaan word processing document, spreadsheets, presentation dan dokumen elektronik lainnya diolah sebagai entiti file dalam sistem operasi komputer. Ketika ia memiliki kemampuan untuk menyimpan dan
memindahkan folder ke dalam jaringan server bekerja atau sebelum
direktori backup di definisikan, tidak ada kontrol yang bekerja. Pemakai dapat dengan mudah mengedit dokumen yang salah, menghapus dokumen
secara sembarang, menciptakan versi baru dari dokumen yang telah ada,
kontrol pada penciptaan, revisi dan disposisi dokumen, aplikasi dokumen
manajemen terhindar dari kesalahan bersama yang berhubungan dengan
filing yang salah, duplikasi pekerjaan dan pelanggaran keamanan yang
menjadikan perusahaan terhindar dari kehilangan produktivitasnya.
b. Foldering
Pengelolaan dokumen yang dinamis diperlukan dalam aktivitas yang lebih
spesifik, seperti untuk customer service, contract management atau dukungan legal. Fitur folder memungkinkan dokumen dikelompokkan ke
dalam sebuah folder. Aplikasi manajemen dokumen mengontrol distribusi
dan accessibility pada folder.
c. Transaction Processing
Dokumen yang berfokus pada transaksi biasanya memiliki masa hidup
dokumen yang pendek dan intensif. Dokumen disimpan, diproses dan
dibuang, diarsipkan atau diteruskan ke departemen lainnya. Biasanya
volume dokumen tinggi dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan
kecepatan transaksi. Dalam hal ini, fungsi utama dari aplikasi manajemen
dokumen adalah optimalisasi kecepatan dan efisiensi.
d. Dokumen Enabling
Ketika aplikasi manajemen dokumen berfokus pada kontrol dokumen vital,
kemudahan akses pada dokumen yang berhubungan ditingkatkan. Skenario
document-anabling, menampilkan aplikasi proses data dengan user interface pada dokumen. Dokumen disimpan dalam repository yang dihubungkan dengan saluran aplikasi bisnis.
e. Storage and Retrieval
Manajemen repository dokumen, indeks database dan kewenangan akses individu pengguna ditampilkan dalam platfom manajemen dokumen.
2.4. Arsitektur
a. Managing Document Images
Arsitektur platform manajemen dokumen tidak hanya memiliki kemampuan untuk menciptakan, merevisi dan mendistribusikan dokumen elektronik,
tetapi juga kemampuan untuk mengelola semua dokumen secara
komprehensif, termasuk manajemen dokumen images.
Setiap sistem komputer berisi lima subsistem penting : input, display, communications, storage dan output, yang terintegrasi dengan central processing unit (CPU) dan dikonfigurasi secara khusus untuk mengolah jenis data yang diproses.
I nput Display & Manipulation
Communicati on
Storage Output
Subsystem Device & Management Support
Sandard Office Computing Platform
I maging Management & Application Development Support
Management Apllication
Gambar 3.3.4. Document Imaging Component Model
(http://www.rhiner.com)
Keyboard merupakan input device yang secara langsung didukung oleh
komputer, sistem operasi atau penghubung lainnya, seperti system operasi
jaringan.
Data image sangat berbeda dari data komputer lainnya. Dokumen image merupakan koleksi sederhana yang dapat dengan mudah dilihat mata
manusia tetapi tidak bagi penggunaan sistem komputer. Pada dokumen
image, kata atau phrase tidak dapat ditelusur, dieja, diedit, dihapus atau disusun kembali elemennya. Selain itu, ukuran filenyapun lebih besar
daripada ukuran file data komputer. Platform Sistem Informasi harus dapat menangani hal ini.
b. Document Capture
Capture merupakan solusi yang sangat penting bagi manajemen dokumen. Subsistem capture merespon aplikasi manajemen pada data image. Bentuk prosesnya, OCR/ICR dan raster-to-vector mengkonversi teknik gambar.
c. Document Storage
Platform Sistem Informasi harus mencakup fasilitas untuk mengelola arsitektur penyimpanan. Arsitektur penyimpanan dalam EDMS (Electronic
Document Management System) menggunakan beragam device, termasuk WORM (write one read only) optical disk, optical jukeboxes, RAID (redundant array of independent disk) dan / atau sistem penyimpanan tape
automatis.
d. Communications
Sistem informasi memerlukan infrastruktur komunikasi untuk aktivitas kerja
e. Utilizing Workflow Technology
Software workflow dapat dalam bentuk e-mail atau server-based.
f. Document and Content Management on the Web
Aktivitas manajemen dokumen secara fundamental dirasakan dengan perubahan pada internet, web dan intranet. Hal ini membawa implikasi pada platform Sistem Informasi. Kemampuan capture, akses dan penyimpanan informasi dari web, baik menggunakan web browser untuk mengakses dokumen informasi.
2.5. Kriteria Hardware yang Dibutuhkan
Hardware komputer yang dibutuhkan adalah yang umum dapat dijumpai di pasaran seperti server, PC workstation dan peripheral seperti printer, peralatan imaging seperti scanner, OCR/ICR, media penyimpanan seperti CD, DVD dan
peralatan jaringan seperti switching hub, hub, router dan modem yang terhubung dalam suatu jaringan komputer. Hardware yang dibutuhkan harus memiliki kemampuan kerja yang tinggi dan memiliki spesifikasi teknis terbaru, yang
mampu mengatasi kebutuhan perkembangan teknologi di masa depan, dengan
karakteristik: upgradebility, scalability, compatibility.
Dukungan layanan purna jual yang baik dan ketersediaan suku cadang dari
vendor juga menjadi pertimbangan sehingga diharapkan seluruh hardware dan peripheralnya mampu dioperasikan selama lima tahun tanpa sela dengan jaminan
Y2K Compliance dari vendornya.
a. Server
Server harus dipilih dari produk yang handal dari produsen yang baik dan
berkualitas (branded), karena akan dioperasikan selama 24 jam secara terus menerus tanpa ‘down time’. Server yang dibutuhkan yaitu server dengan kapasitas
besar (Large Capacity Server). Selain itu untuk memudahkan migrasi dan
skalabiliti maka dipilih platform yang terbuka, yaitu yang berbasiskan prosesor Intel atau sejenisnya.
b. Workstation
PC workstation yang dibutuhkan dapat dipilih dari produk kelas menengah maupun lokal dari produsen yang baik dan berkualitas. Untuk memudahkan
skalabiliti maka dipilih platform yang berbasiskan teknologi Intel dan Microsoft Windows.
c. Printer
Printer yang dibutuhkan bergantung kepada aplikasi Sistem Informasi
yang fungsinya dapat diklasifikasi sebagai berikut:
- Folio printer, registration printer dan cheque-slip printer menggunakan jenis dot matriks 80 kolom.
- Report printer, dot matriks 132 kolom, 400 cps
- High speed printer, minimal 750 cps (digunakan sebagai sistem atau shared printer)
d. UPS Power Backup
UPS diutamakan untuk membackup server adalah jenis online sinus dengan kapasitas minimal 1 KVA. Pemakaian UPS dapat diperluas untuk
workstation-workstation yang berada pada lokasi tergolong kritis seperti distributor dan outlet. Kapasitas yang diperlukan tentunya disesuaikan dengan
e. Peralatan Imaging
1. Scanner
Scanner merupakan hardware device yang dapat mengkonvert image analog ke dalam image digital. Dokumen kertas ditangkap oleh sumber cahaya secara refleks dan direkam secara refleks melalui charge coupled device
(CCDs). CCDs merupakan instrumen analog sinar yang sensitive yang
secara terus menerus membaca sinar secara intensif. Scanner akan
mengambil sinyal analog, mengkonversi analog ke digital, dan
mengumpulkan bacaan tersebut untuk diletakan dalam dokumen. Informasi
ini kemudian dikompres.
Data digital ditampilkan dalam DPI. Apabila dokumen tidak dapat ditelusur
menggunakan aplikasi berbasis isi dokumen, kemudian konversi image ke
dalam mesin pembaca teks tidak diperlukan. Proses OCR diperlukan dan
DPI yang rendah bisa didapat.
Isu teknis dalam pemilihan scanner :
1. Kedalaman Pixed, Resolusi dan Ukuran File
2. Kecepatan
3. Flatbad Vs. Sheetfed
Apabila kita akan menscan setumpuk kertas dengan cepat, maka
gunakanlah sheetfed, tetapi apabila yang dibutuhkan adalah scanner untuk mencan halaman tunggal maka gunakanlah flatbed.
4. Duplex Vs Simplex
Scanner Duplex dapat menscan halaman muka dan belakang dengan cepat dan mudah. Duplexing terdapat pada scanner sheetfed dan ADF
dari flatbed.
2. Audio-Video Capture
Teknologi ini harus dapat mengkonversi dokumen kertas ke dalam image
digital dan indeks data. Image disimpan sebagai file TIFF pada sistem penyimpanan optikal dan diindeks serta disimpan di dalam database relational.
3. OCR/ICR
Bagian kunci dari dokumen scanning adalah optical character recognition
(OCR). OCR merupakan teknologi tambahan pada scanner dokumen. OCR
berarti objek teks dalam dokumen dikonvert dari bit-mapped image ke dalam representasi teks seperti ASCII. Scanner memisahkan dokumen ke
dalam elemen gambar yang disebut pixels. Kumpulan pixel dari karakter
alphanumeric dibaca oleh software OCR, dan diterjemahkan ke dalam karakter ASCII dengan tepat (atau ke dalam kode lainnya yang dapat dibaca
oleh mesin).
Ada dua metodologi atau pendekatan untuk menangkap karapter / huruf,
yaitu : template-matching dan topological analysis. 1. Template-Matching
Template-matching dikenal sebagai pencocok huruf atau pencocok matriks, merupkan pendekatan yang sangat sederhana. Karakter teks secara individu
diproses dengan dicocokkan agar berada dalam sistem penyimpanan
template karakter. Hal ini membuat huruf dikenali oleh sistem. Produksi dengan pendekatan ini dapat enyimpannya dimana saja dari satu huruf
(monofont machines) hinga beberapa huruf (multifont machines).
Pencocokan huruf lebih cepat daripada topological berbasis OCR, tetapi
lebih kaku.
2. Topological Analysis
pendekatan OCR. Aturannya, konstruksi karakter berpasangan dengan
image memproses alogaritma yang dapat mendeteksi tepi karakter yang
dicetak. Image yang discan pada teks menjadi elemen tersendiri. Bagian dari
katakter dan antar bagiannya dibandingkan untuk membuat aturan yang
berhubungan dengan konstruksi karakter.
ICR. OCR seringkali dibingungkan dengan istilah intelligent character recognition (ICR). ICR mencakup handwriting recognition yang biasa disebut handwriting ICR.
Handwriting ICR tidak lagi dibingungkan oleh handwriting recognition dari pena, dengan menggunakan pensil berbasis komputer. Sistem berbasis pena
secara signifikan kurang sensitive dan mensyaratkan karakter secara
individu dipelajari. Sistem berbasis kertas juga bersandar pada gerak,
kecepatan dan rangkaian tulisan tangan yang diciptakan.
Machine-Learned Fragment Analysis( MLFA). MLFA merupakan teknologi yang diciptakan oleh Exvervision, aslinya untuk mengenali
karakter Kanji. MLFA menganalisis karakter sebagai kumpulan feagmen,
lebih dari sekedar unit tungal. Hasilnya lebih teliti dan lebih akurat dalam
menganalisis karakter. OCR kemudia dapat digunakan untuk karakter Kanji
atau Cyrillic.
Fitur Tambahan OCR
Lexical Tools. Keakuratan OCA meningkat dengan integrasi lexical tools
yang dapat memutuskan secara cerdas untuk berhubungan dengan karakter
yang tidak dapat ditangkap secara cepat. Memungkinkan penterjemahan kata
yang tidak lengkap dalam penelusuran ke dalam kamus atau site lexicon.
secara dinamis. Tidak seperti omnifont, trainable OCR membutuhkan intervensi operator. Sistem menyimpan arus template atau pattern lain untuk karakter yang tidak dikenal dan mendesak operator untuk
menterjemahkan karakter secara tepat. Sistem menjadi “pintar” dan kurang
membutuhkan input operator. Proses pelatihan biasanya lambat dan
membosankan
Optical Mark Recognition (OMR). OMR disebut juga mark sense merupakan satu teknologi OCR tertua dan sangat sederhana, biasanya
menggunakan scantron bubble-sheet yang dikenal. Memerlukan formulir yang distandarisasi dan scanner resolusi rendah, OMR menjadi sangat
ekonomis tetapi juga terbatas. Aplikasi menggunakan OMR untuk
mengenali check-box dari quesiner dan survey. Tidak seperti scantron tradisional, formulir diciptakan dengan produknya dapat sisusun secara
virtual, diletakan pada pensil dan tidak memerlukan bubble atau box untuk
meletakannya secara lengkap. Kelemahan pada formulir dari scantron
adalah kecepatan rekognisi yang lambat dan keakuratan yang rendah.
Aplikasi lain dari OMR adalah menggunakan hieroglyphics dengan beragam intruksi untuk menerima / menangkap komputer.
Double-Sided Scanning. Kemampuan untuk menscan dan menyusun teks dari dua sisi dokumen yang dicetak yang dapat disimpan lebih lama dalam
situasi dimana formulir dari input teks merata. Sisi tungal halaman pada
tumpukan kertas discan dan diproses. Tumpukan kertas kemudian dibalik
dan teks pada sisi lain discan dan diproses. Software secara automatis akan
menyusun teks ke dalam urutan yang tepat.
Support for Columnar Input. Biasanya, cetakan kertas diformat dalam
tampilan kolom (sebagai contoh, surat kabar). OCR “membaca” teks dari
kiri ke kanan, dari atas ke bawah. Tanpa dukungan untuk memformat kolom,
input dalam format kolom menghasilkan produk yang salah, dimana teks
tetapi semua ketidakteraturan itu dapat dibaca dan diperkecil. Sistem
scanner/ OCR mendukung kolom teks yang akan dikenali dengan
memproses teks dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, sebelum kemudia
halam pindah ke kanan, untuk kolom teks berikutnya. Dengan cara ini teks
disimpan dalam urutan yang siap untuk dibaca. Apabila dokumen memiliki
kolom teks, tetapi kita tidak memiliki system scanner / OCR yang dapat
mengenali dan mendukung input formulir ini secara automatis, tutupi kolom
pada halaman dan scan dokumen per kolom, atau dokumen OCR dengan
satu per satu kemudian secara manual dibalik dan dikonfiguraikan lagi blok
teks berdasarkan urutan yang tepat.
Automatic Page Decomposition. Software ini menangani secara cerdas
dokumen campuran, dokumen terdiri atas image dan grafik sebagaimana
teks. Dukungan pada feture ini tersedia dalam beragam tingkatan. Beberapa
produk membutuhkan temlate untuk secara manual menggambar dan
mengidentifikasi bagian teks dan non teks dalam dokumen secara terpisah.
Kemampuan membedakan image dan teks secara automatis dalam satu
langkah didukung oleh produk OCR tingkat tinggi dalam jumlah yang besar.
Secara sederhana, sistem memproses dokumen dengan scanner dua kali :
satu sebagai image dan satu lagi software OCR.
Automatic Conversion into Proprietary Format. Asalnya hasil teks OCR adalah karakter ASCII. Kini produk akan menyimpan teks secara langsung
kedalam format khusus. Penyimpanan ini menggunakan waktu dan usaha
pengimporan teks ASCII ke dalam paket lain (seperti word pecessor atau
database). Karakter asli seperti cetak tebal, paragraph dan garis bawah
Neural Network technology. Dengan menggunakan alogaritma fuzzy yang membantu software mempelajari karakter sebagaimana yang ditangkap, aplikasi “neural network” dapat menangani jenis dan ukuran faset yang
sangat beragam. Di luar standar teknologi omnifont, neural network
memaparkan model pola manusia melalui penciptaan yang menghubungkan
ide dan konsep. Keuntungan utama dari neural network berbasis OCR
adalah dapat dikenalinya dokumen secara luas, termasuk yang memiliki
kualitas yang buruk. Kompleksitas teknologi neural network membutuhkan
penghitungan dalam jumlah besar : jadi aplikasi relatif lambat. Dengan
dapat dikenalinya dokumen dengan kualitas rendah, termasuk fax, neural network OCR memiliki standar lebih cepat daripada standar OCR, ia juga dapat mengenali image, sementara produk lain tidak.
TWAIN. TWAIN merupakan standar API yang dapat memfasilitasi integrasi
semua peralatan, seperti scanner dan optical drive ke dalam sistem imaging. Kombinasi dengan aplikasi scanner, TWAIN menempatkan scanning untuk secara langsung ditampilkan dalam program, seperti Aldus’Page Maker. Produk ini biasanya memiliki targer pada pengguna akhir level pemula atau
entri level OCR. Semuanya dintegrasikan dengan program berbasis teks dan
OCR untuk ditampilkan secara langsung di dalam program.
Smart Form. Smart form merupakan jenis produk terbaru yang menggunakan ICR atau OMR. Produk ini dapat mengentri dan menontrol
data dalam PC yang jauh. Formulir difax kedalam komputer dengan
faxboard dan memerlukan software, yang merespon intruksi berdasarkan pada sejumlah hieroglyphics / tulisan Mesir, bentuk yang dapat secara terpisah atau lengkap masuk kedalam sejumlah perintah. Banyak platform
produk yang sesuai dengan RDBMS dengan informasi yang difax dari
beberapa platform, termasuk teks tilisan tangan dalam beberapa kasus.
mengurangi kebutuhan untuk mengunci kembali prosentase data dalam
jumlah besar.
4. COLD (Computer Output to Laser Disk)
Teknologi COLD mencakup pemrosesan, pengindeksan dan penyimpanan komputer secara umum, laporan diformat dalam media komputer. Output data
dapat dicetak dan / atau pada microfiche. Dengan COLD, pengguna dapat menelusur, melihat, mencetak dan memproses informasi secara elektronik.
f. Peralatan Jaringan
Sistem Jaringan komputer meliputi jaringan komputer secara LAN (local
area network). Peralatan jaringan utama untuk LAN terdiri switching hub untuk jaringan yang besar dan hub untuk mendukung hubungan pada jaringan yang kecil
(kurang dari 12 node).
Jaringan Local Area Network (LAN) diharapkan dapat mengatasi kebutuhan komunikasi data antara satu unit / departemen dengan unit /
departemen lainnya. Selain itu juga diharapkan jaringan menggunakan sistem
operasi jaringan yang handal dalam mendukung komunikasi data, dengan
karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang virus komputer.
Sistem jaringan juga mempunyai kemudahan dalam pengoperasian, sistem
pengamanan data yang baik, pemusatan pengawasan jaringan serta memiliki
kompatibilitas dengan aplikasi-aplikasi yang berkembang saat ini.
Sistem jaringan juga harus dilengkapi dengan sistem keamanan yang
pengaturan wewenang dan akses terhadap jaringan akan diatur sesuai dengan
fungsinya masing-masing.
2.6. Kriteria Software yang Dibutuhkan
Dua syarat teknologi pada sistem imaging dokumen adalah :
- Ukuran dari arsip dokumen itu sendiri. Dibandingkan dengan word processing atau file taxt, image merupakan objek yang cukup besar, dan tipe sistem imaging mencakup jutaan halaman. Database relational tidak baik digunakan untuk menyimpan objek yang besar secara langsung, total
kapasitas penyimpanan image dapat mencapai ratusan gigabyte hingga
tetrabyte, biasanya membutuhkan penggunaan optical disk jokeboxe untuk memperkecil biaya penyimpanan image. Untuk skala produksi sistem dokumen imaging menggunakan database SQL untuk mengindeks dokumen, mengkombinasi kinerja sistem file yang tinggi dengan dukungan kombinasi magnetic dan optikal disk untuk menyimpan imagenya.
- Kebutuhan akan kecepatan. Walaupun repository berukuran besar, pengguna membutuhkan untuk menemukan kembali dokumen image secara cepat agar
produktif. Kemampuan untuk menampilkan kecepatan pada volume produks
puluhan dari ribuan kalaman yang di capture atau ditelusur perhari, memerlukan sistem imaging dokumen yang didesain untuk maksud ini.
Hasil dan respon waktu merupakan nilai ukur utama dalam membayar
sistem imaging. Teknologi desktop imaging, didesain untuk capture atau menemukan kembali puluhan hingga ratusan halaman per hari sangat murah
harganya – software biasanya diberikan secara gratis oleh sistem operasi windows – tetapi itu sangat sederhana dan tidak dapat mengukur volume
produksi.
a. Relational Database Engine
b. Internet Standard Support ( XML, X Path, XSL, HTTP)
c. URL and HTTP Access (SQL, XML templates)
d. Relational Database Management System yang direkomendasikan:
DB2, Microsoft SQL Server, ORACLE, INFORMIX dan BTRIEVE
b. Backup System
a. Open File Backup
b. E-mail Sistem Backup
c. Database Sistem Backup
d. Sheduler Backup and Restore
e. Terpadu dengan Perangkat Lunak Anti Virus
c. Office Automation
a. Word Processing
b. Spread Sheet
c. Presentation Function
• d. Anti Virus
a. Realtime scanning and automatic cure
b. Virus Signature Update
c. Virus Quarantine
d. Central Activity Logs
e. Remote Management and Scanning
e. E-Mail System
a. Client Server E-mail Sistem
b. Base on TCP/IP
c. Security Protection
g. Fire Wall
a. Inbound and Outbound Protection
2.7. Kriteria Infrastruktur Jaringan Yang Dibutuhkan
Untuk mendukung aplikasi Sistem Informasi Kearsipan yang terintegrasi
diperlukan infrastruktur yang memenuhi kriteria jaringan komputer yang baik,
yaitu berunjuk kerja tinggi, sederhana dan mudah dikelola, mempunyai
kompatibilitas tinggi, handal, mengacu sesuai standar, mudah dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan maupun karena perkembangan teknologi dengan biaya
yang efisien. Aplikasi ini harus mampu dioperasikan dalam Intranet PT.S, yang
berbasiskan suatu jaringan lokal (LAN) dengan protokol Ethernet/TCP-IP serta
diakses pada extranet yang berbasiskan Internet Virtual Private Networking.
Jaringan lokal yang diinginkan adalah jaringan lokal dengan sistem
perkabelan terstruktur yang didukung dengan “backbone” berteknologi kombinasi
dari Ethernet atau Fast Ethernet (yang mempunyai unjuk kerja 10 kali lebih cepat
daripada teknologi Ethernet biasa) dengan teknologi Fiber Optic.
Instalasi sistem perkabelan terstruktur memberikan kemudahan dalam
pengelolaan dan pemeliharaan jaringan, handal dalam mendukung komunikasi
data, dengan karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang virus
komputer, memiliki fasilitas e-mail system, mudah dalam pengoperasian, sistem pengamanan data yang baik, pemusatan pengawasan jaringan, menyediakan
Dengan jaringan internet ini, maka proses pengolahan dan pengaksesan dan
pertukaran data dapat dilakukan lebih cepat sehingga mengurangi waktu proses
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan kinerja perusahaan
dapat ditingkatkan
2.8. Training
Training atau pelatihan diperlukan untuk mempersiapkan petugas agar
mampu mengoperasikan sistem dengan baik sehingga harus dipersiapkan suatu
paket training yang lengkap minimal terdiri dari :
a. Training Pengoperasian Sistem
Diperlukan bagi petugas yang akan ditunjuk untuk mengoperasikan sistem
di lapangan. Materi training menyangkut masalah yang berhubungan
dengan:
• Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan • Sistem operasi dan utilitasnya
• Menggunakan sistem e-mail
b. Training Administrator Sistem
Diperlukan bagi petugas yang akan ditunjuk untuk menangani dan
memelihara sistem. Materi training menyangkut masalah yang berhubungan
dengan:
• System administrator untuk Sistem Operasi yang digunakan • Pemeliharaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
2.9. Maintance dan Support
Dukungan pemasok perangkat komputer khususnya sistem operasi dan
aplikasi sangat diperlukan di dalam mendukung keberhasilan komputerisasi dan
alih teknologi secara keseluruhan dalam tingkat pelayanan (service level) yang
akan dituangkan dengan service level agreement (SLA).
2.10. Model Implementasi
Untuk mengembangkan dan mengimplementasikan suatu aplikasi Sistem
Informasi Kearsipan perlu dipertimbangkan beberapa faktor seperti di bawah ini :
a. Platform dan Sistem Operasi, aplikasi berjalan pada platform komputer PC workstation/server berbasis Intel microprocessor dan dengan dukungan
sistem operasi yang umum digunakan di pasaran seperti Microsoft Windows, Microsoft NT, Microsoft 2000, Unix dan Netware.
b. Web Base Application, untuk memudahkan setiap orang melihat informasi perusahaan dimana digunakan internet sebagai media komunikasi
c. Kehandalan Sistem, aplikasi yang diusulkan adalah aplikasi EDMS yang siap pakai dan teruji dengan baik di lapangan. Disamping itu software paket tersebut harus stabil dan handal , seperti SQL, BLOB, dsb.
d. Kelengkapan Fasilitas Aplikasi, aplikasi yang diusulkan adalah aplikasi yang mempunyai fungsionalitas yang lengkap dalam mendukung
pengolahan dokumen elektronik dalam berbagai format dan jenis media.
e. Kemudahan Dalam Pengoperasian, aplikasi dengan rancangan yang baik akan mudah mengerti dan dipelajari sehingga pengguna komputer dapat
menguasai bagaimana mengoperasikan dan memelihara (maintenance)
sangat membantu pengguna untuk mengoperasikan suatu aplikasi dengan
mudah.
Selain itu, sistem operasi harus bersifat sederhana tetapi lengkap dalam
fasilitas. Kemudahan dan kesederhanaan sistem operasi akan sangat membantu
pengguna untuk menguasai sistem aplikasi komputer secara sempurna.
• Buku Petunjuk/Manual, aplikasi harus dilengkapi dengan petunjuk pemakaian yang lengkap dan mudah dipahami, terdiri dari;
- Buku Petunjuk pengoperasian sistem
- Buku Petunjuk Instalasi Sistem
- Buku Petunjuk Pemeliharaan Sistem dan Sistem Administrator.
2.11. Acceptance Testing
Setiap lokasi yang telah selesai instalasi perlu dilakukan Acceptance Testing sebelum sistem dioperasikan. Pelaksanaan Acceptance Testing meliputi keseluruhan sistem dilakukan oleh Lembaga dan konsultan pengawas. Materi
Acceptance Testing disusun oleh Lembaga dengan melakukan konsultasi dengan konsultan pengawas.
2.12. Kualifikasi Konsultan
Pelaksanaan pekerjaan ini akan dilakukan oleh konsultan yang memiliki
III. Penutup
Dalam tulisan ini telah diuraikan pemikiran-pemikiran awal untuk
pengembangan Sistem Informasi Kearsipan. Sistem dirancang sedemikian rupa
agar dapat menambah nilai dari informasi arsip yang dikelola dan memperlancar
fungsi lainnya sehingga dapat meningkatkan kinerja lembaga dan memberikan
DAFTAR PUSTAKA
Buku :
Chowdury, G.G. 1999. I ntroduction modern information retrieval. London :
Library Association Pub.
Effendi, Onong Uchjana. 1993. I lmu, teori dan filsafat komunikasi. Bandung :
Citra Aditya Bakti.
Kennedy, Jay dan Cherryl Schaude. 1998. Record Management. Ed.2.
Melbourne, Longman.
Koulopoulos, Thomas M. dan Carl Flappaolo. 1995. Electronic document
management system. New York : McGraw-Hill.I nc.
McDonell, Edwin D. 1993. Document imaging technology : how automated
solution are revolutioning the way organizations and people work. Salem :
Probus Pub.Com.
Straubhaar, Joseph dan Robert LaRose. 2000. Media now : communications
media in the information age. Ed.2. Belmont : Wadsworth.
Sulistyo Basuki. 2002. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia.
Taylor, Arlene. 1999. The organization of information. Englewood : Library
Unlimited I nc.
WebSite
http: / / www.aiim.org
http: / / bhinneka.com
http: / / documentum.com
http: / / filenet.com
http: / / www.rheinner.com
