HASIL DAN PEMBAHASAN
4) Training Coordinator
(1) Membantu Training Manager untuk mengingatkan setiap departemen dengan jam training dan target training setia bulannya.
(2) Mengganti ”education corner” pada papan pengumuman karyawan setiap minggu.
(3) Ikut memberikan orientasi kepada setiap karyawan baru.
(4) Bertugas untuk mencari siswa yang akan mengambil praktek kerja lapangan di setiap sekolah dan universitas untuk diseleksi.
(5) Memberikan orientasi pada training setiap enam bulan sekali dan training gathering setiap bulan.
(6) Meningkatkan disiplin karyawan. 5) Human Resources Coordinator
(1) Memperbarui keperluan administrasi departemen HRD.
(2) Menjaga file – file karyawan dan tetap menjadikannya confidential. (3) Melakukan pengecekan loker secara berkala.
(4) Berkoordinasi mengenai kebersihan, kesehatan, perlengkapan, dan suasana yang bagus untuk EDR (Employee Dining Room).
(5) Membantu direktur personalia dalam memberikan dan mengumpulkan formulir penilaian karyawan dan lamaran – lamaran pekerjaan.
(6) Memastikan bahwa absen, seragam, dan perlengkapan karyawan sudah tersedia dengan baik.
(7) Memberikan surat rekomendasi, birthday greetings, baby born card, dan wedding card kepada karyawan yang bersangkutan.
(8) Wajib menjenguk karyawan yang sakit maupun meninggal dengan membawa buah atau roti maupun santunan atas nama manajemen hotel.
(9) Memproses setiap medical reimbursment karyawan.
(10) Menyiapkan administrasi yang lengkap bagi tenaga kerja asing.
(11) Tetap menjaga dan mengetahui peraturan pemerintah setempat yang berhubungan dengan relasi karyawan, dan memberitahukan kepada manajer personalia apabila terdapat perubahan.
(12) Menjalin hubungan yang baik dengan departemen ketenaga kerjaan dan imigrasi.
(13) Aktif terlibat dalam setiap kegiatan karyawan. 6) Human Resources Admin
1) Mengupgrade dan merapikan data – data Human Resources. 2) Sebagai admin yang mengurusi file dan data karyawan.
3) Mengurus data – data karyawan dan menjaga agar data tersebut selalu bersifat confidential.
4) Mengurus masalah asuransi karyawan seperti Jamsostek, Jiwasraya, dll. 5) Membantu kordinator HR dalam melakukan pengecekan rutin loker. 6) Memastikan loker karyawan sudah bersih dan semua dapat berfungsi. 7) Memproses dan mengupdate kehadiran karyawan melalui sistem Realta
(SIAP+)
8) Selalu ikut berkordinasi dan aktif dalam setiap kegiatan karyawan. 9) Menjalin hubungan yang baik terhadap setiap departemen.
10) Melakukan semua administrasi untuk kepentingan kantor pemerintah yang berhubungan dengan karyawan.
11) Mengurus dokumen – dokumen tenaga asing dan berkoordinasi dengan Excecutive Office.
12) Memastikan semua form yang ada di HR sudah lengkap seperti form cuti, meninggalkan hotel, permintaan daily worker, dan lain – lain. 13) Memproses pembayaran maupun tagihan – tagihan yang datang dari
4.1.6 Tugas dan Tanggung Jawab On The Job Training pada Departemen
Human Resources
Adapun tugas dan tanggung jawab seorang trainee di departemen personalia adalah hampir sama dengan tugas dari HR officer/admin. Tugas dan tanggung jawab seorang trainee adalah sebagai berikut:
1) Bisa menjaga kerahasian sebuah file maupun semua data yang ada di departemen personalia karena semua data – data tersebut bersifat confidential.
2) Memeriksa email yang masuk ke inbox Human Resources Admin yaitu dwinda.wiladika@ayodyaresortbali.com.
3) Setiap pagi dan sore hari memeriksa Pigeon Holeatau kotak surat dari Human Resources Departement.
4) Memasukkan data cuti karyawan dan surat sakit ke dalam program SIAPP+. 5) Mengerjakan Medical Reimbursement karyawan.
6) Memproses Extra Labor Time Sheet untuk proses pembayaran gaji Casual Daily Worker.
7) Filling dokumen milik Human Resources Departement.
8) Memproses pembayaran gaji dari pemangku, tagihan koran dan Security Outsourcing.
9) Memproses pembayaran dari Rumah Sakit Sanglah, Kasih Ibu, Kimia Farma dan Klinik Sutowo+Sutowo.
4.1.7 Jadwal Pelaksanaan dan Jadwal KerjaOn The Job Trainingdi Ayodya Resort Bali
Kegiatan on the job training atau praktek kerja lapangan ini dilaksanakan selama 6 bulan atau selama 1 semester dalam kalender akademik dan dilaksanakan pada tanggal 16 Desember 2013 – 16 Juni 2014. Untuk jadwal kerja pelaksanaan praktek kerja lapangan ini dilakukan selama lima hari kerja yaitu Senin - Jumat dan dua hari libur (day off) yaitu Sabtu dan Minggu. Itu dikarenakan jam kerja seluruh karyawan Ayodya Resort Bali pada umumnya dilaksanakan 8 jam kerja dan 1 jam
istirahat, jadi total setiap pegawai melaksanakan kegiatan mereka masing-masing di hotel sebanyak 9 jam perhari. Jadwal kerja tersebut memiliki berbagai macam shift kerja di setiap outletnya. Sedangkan khusus untuk Human Resources Department hanya memiliki satu shift kerja, yaitu mulai pukul 09.00 – 18.00.
4.1.8 Kendala yang Dihadapai Pada Saat Melakukan On The Job Trainee di Departemen Human Resources Ayodya Resort Bali
Selama melakukan on the job training ditemukan juga kendala – kendala yang cukup menghambat proses belajar. Kendala – kendala tersebut antara lain:
1) Letak mesin foto kopi dan scanner yang jauh dari kantor HRD. Menghambat pekerjaan disaat dalam keadaan urgent.
2) Kurangnya komunikasi antar karyawan yang berada di departemen lain. Mengakibatkan sering terjadinya miss communication.
3) Kurangnya mendapatkan pengetahuan mengenai Human Resources Admin dikarenakan karyawan di posisi tersebut sedang cuti bekerja selama 3 (tiga) bulan.
4) Sistem komputerisasi yang bisa dikatakan masih memiliki kekurangan yang mengakibatkan seringnya terjadi kesalahan dalam mengupdate dan adanya banyak kekurang tepatan proses apabila system mengalami error.
5) Kurang teroganisirnya pekerjaan, apabila ada pekerjaan yang harus diselesaikan pada waktu itu juga, sehingga pekerjaan sebelumnya yang sudah dikerjakan sedikit terbengkalai.
4.1.9 Cara dan Upaya Penyelesaian Kendala yang Dihadapi Pada Saat On The Job Training
Penyelesaian kendala yang dilakukan yaitu dengan bekerja lebih hati-hati dan melakukan pengecekan ulang atas hasil kerja demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Untuk penyelesaian kendala lainnya, diharapkan untuk mulai mempelajari bagaimana pentingnya mengorganisir pekerjaan, sehingga kedepannya
dalam melakukan pekerjaan tidak membengkalaikan pekerjaan yang harusnya dapat diselesaikan secara tepat waktu.
4.1.10 Manfaat dan Kontribusi yang Diperoleh dan Diberikan oleh Trainee
Selama Melakukan On The Job Training di Ayodya Resort Bali
Adapun manfaat dan kontribusi yang diperoleh dan diberikan pada saat training adalah:
1) Menambah wawasan trainee, pikiran serta keterampilan dalam