HASIL PENELITIAN
TRANSKRIP WAWANCARA INFORMAN 3
Informan Penelitian
: Pegawai Sub Bagian Umum (Ibu Satiyah)
Tempat : Ruang Sub Bagian Umum DIPERTAHUT Bantul Hari dan
Tanggal
: Senin, 23 Mei 2015 Waktu : 10.00-10.30 WIB
Tanya : Arsip apa saja yang dikelola di Dipertahut Bantul? Jawab : Arsip tekstual dan foto
Tanya : Dalam pengelolaan arsip dinamis di Depertahut Bantul menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi atau kombinasi? Mohon dijelaskan! Jawab : Kombinasi
Tanya : Adakah pedoman atau prosedur khusus pengelolaan arsip dinamis di Dipertahut Bantul? Seperti apakah prosedur tersebut? Mohon dijelaskan!
Jawab : Ada. Di Peraturan Bupati Bantul Nomor 96 Tahun 2014, peraturan bupati tentang pengelolaan arsip dinamis.
Tanya :Menurut pendapat Ibu sudah sesuaikah prosedur kearsipan dengan pengelolaan yang dilakukan petugas arsip? Mengapa?
Jawab : sudah sesuai, karena petugas kearsipan melaksanakan tugas harus ada dasar hukumnya.
Tanya : Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip? Jawab : Subyek, nomor, dan kronologis mbak.
Tanya : Mengapa menggunakan sistem tersebut? Jawab : karena lebih mudah
Tanya : Apakah dengan menerapakan sistem tersebut penyimpanan arsip dapat terlaksana dengan baik? Mengapa?
Jawab : Ya, karena berkas disimpan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat
Tanya : Apakah setiap seksi/bagian di Dipertahut Bantul menyimpan arsip sendiri-sendiri?
Jawab : Iya,
Tanya : Jika setiap seksi/bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri, apakah tidak menyulitkan dalam pengwasan? Bagaimana cara mengontrolnya? Jawab : Tidak, karena masing-masing bagian ada petugas arsip
Tanya : Fasilitas apa saja yang digunakan dalam penyimpanan arsip di Dipertahut Bantul?
Jawab : Filing cabinet, Map gantung, kertas kesing, dan kotak penyimpan arsip
Tanya : Apakah fasilitas dalam penyimpanan arsip yang ada sudah dipergunakan secara maksimal?
Jawab : Saya kira sudah,
Tanya : Apakah fasilitas dalam penyimpanan arsip sudah memadai? Jawab : Cukup memadai.
Tanya : Apakah diadakan penambahan fasilitas secara berkala? Jawab : Ya, tentu
Tanya : Adakah ruangan yang digunakan untuk penyimpanan arsip dinamis di Dipertahut Bantul?
Jawab : Di rak arsip.
Tanya : Bagaimanakah sistem penemuan kembali arsip yang digunakan di Dipertahut Bantul?
Jawab : Dengan melihat kode klasifikasi
Tanya : Apakah Dipertahut Bantul menggunakan sistem kartu kendali? Seperti apakah sistem tersebut?
Jawab : Iyaada
Tanya : Dalam penemuan kembali arsip, apakah di Dipertahut Bantul menggunakan dengan sistem Buku Agenda? Seperti apakah sistem tersebut?
Jawab : Sudah tidak menggunakan, yang ada daftar arsip saja
Tanya : Menurut Ibu apakah sistem penemuan kembali yang digunakan di Dipertahut Bantul dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat? Mohon dijelaskan alasannya!
Jawab : Iya cepat, karena sudah di kode klasifikasi yang diarsipkan.
Tanya : Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menemukan satu buah arsip dinamis? Apabila dapat diukur dengan satuan waktu, berapa menit yang digunakan dalam menemukan arsip dinamis tersebut?
Jawab : Kurang lebih 10 menit.
Tanya : Berapa rata-rata peminjaman arsip dalam sebulan? Jawab : Nah itu tidak mesti.1-2 buah
Tanya : Selama ini siapakah yang bertanggung jawab dalam pemberian izin peminjaman arsip di Dipertahut Bantul?
Jawab : Kasubag, atau sekretaris
Tanya : Berapa jangka waktu peminjaman arsip yang diterapkan di Dipertahut Bantul?
Jawab : Belum ada.
Tanya : Adakah peraturan atau tata cara dalam peminjaman arsip di Dipertahut Bantul? Mohon dijelaskan!
Jawab : Ada walaupun belum dibuat secara tertulis.
Tanya : Bagaimana prosedur peminjaman arsip yang diterapkan di Dipertahut Bantul? Mohon dijelaskan!
Jawab : Langsung menghubungi petugas arsip
Tanya : Adakah sanksi yang diberlakukan apabila telat dalam pengembalian arsip? Mohon dijelaskan!
Jawab : Selama ini belum ada.
Tanya : Bagaimana Sub Bagian Umum dalam memelihara arsip dinamis agar awet? Mohon dijelaskan!
Tanya : Apakah petugas arsip selalu membersihkan lingkungan arsip? Berapa kali dalam setahun
Jawab : Tidak ada aturan, berjalan mengalir apa adanya. Biasanya pagi dan sore
Tanya : Adakah prosedur khusus yang harus dilakukan oleh petugas kearsipan dalam memelihara arsip dinamis di Dipertahut Bantul
Jawab : Belum ada
Tanya : Bagaimana Sub Bagian Umum dalam mengamankan arsip dinamis? Mohon dijelaskan!
Jawab : Seperti yang sudah saya bilang tadi mbak. Jadi disimpan dalam rak arsip.
Tanya : Adakah prosedur khusus yang harus dilakukan oleh petugas kearsipan dalam mengamankan arsip dinamis di Dipertahut Bantul?
Jawab : Ada, tapi mungkin ya tidak sesuai banget.
Tanya : Selama ini apakah Sub Bagian Umum pernah melaksanakan penyusutan arsip yang disimpan? Seperti apakah proses penyusutan tersebut?
Jawab : kalau penyusutan belum.
Tanya : Adakah prosedur khusus mengenai penyusutan arsip di Dipertahut Bantul? Seperti apakah prosedur tersebut?
Jawab : Sudah mbak.
Tanya : Apakah dalam penyusutan arsip dibuatkan jadwa retensi arsip ? Jawab : Ya tentu.
Tanya : Apakah sebelum dilakukan penyusutan arsip dilakukan penilaian arsip (menilai arsip yang dibutuhkan atau yang perlu dimusnahkan)? Seperti apakah penilaian tersebut?
Jawab : Kalau disini belum ada penilaian khusus.
Jawab : Arsip dinilai dulu, mana yang masih perlu dan tidak perlu, kan seperti itu.
Tanya : Apakah Sub Bagian Umum pernah melaksanakan pemusnahan arsip dinamis?
Jawab : Belum pernah melakukan pemusnahan arsip.
Tanya : Adakah Prosedur Pemusnahan Arsip Dinamis tersebut? Jawab : Tidak ada
Tanya : Menurut pendapat Ibu apa saja faktor penghambat dalam pengelolaan arsip dinamis di Dipertahut Bantul ?
Jawab : SDM atau tidak mempunyai arsiparis.
Tanya : Menurut pendapat Ibu apakah fasilitas yang tersedia di Dipertahut Bantul menjadi salah satu kendala dalam pengelolaan arsip dinamis? Jawab : Tidak.
Tanya : Menurut pendapat Ibu apakah kemampuan SDM yang tersedia di Dipertahut Bantul menjadi salah satu kendala dalam pengelolaan arsip dinamis? Jika Ya, Mengapa? Mohon dijelaskan!
Jawab : Ya, itu salah satu penghambat
Tanya : Apakah selama ini sudah melakukan BIMTEK tentang kearsipan? Jawab : Memaksimalkan petugas yang menangani arsip pada unit pengolah
maupun unit kearsipan, menganggarkan kebutuhan sarana dan prasana kearsipan dan selalu berkoordinasi dengan LKD Bantul selaku Lembaga Kearsipan Daerah Bantul untuk pendampingan