HASIL PENELITIAN
TRANSKRIP WAWANCARA INFORMAN 1
Informan Penelitian
: Petugas Kearsipan (Ibu Harini)
Tempat : Ruang Sub Bagian Umum DIPERTAHUT Bantul Hari dan
Tanggal
: Senin, 18 Mei 2015
Waktu : 10.00-10.30 WIB
Tanya : Arsip apa saja yang dikelola di Dipertahut Bantul?
Jawab : Emmm...arsip yang dikelola di Dipertahut ada arsip aktif dan inaktif mbak.
Tanya : Dalam pengelolaan arsip dinamis di Depertahut Bantul menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi atau kombinasi? Mohon dijelaskan! Jawab : Emm...di Sub Bagian Umum Dipertahut Bantul menggunakan
kombinasi karena setiap bidang mengelola arsip sendiri-sendiri kemudian dikirim lagi ke Sub Bagian Umum.
Tanya : Adakah pedoman atau prosedur khusus pengelolaan arsip dinamis di Dipertahut Bantul? Seperti apakah prosedur tersebut? Mohon dijelaskan!
Jawab : Ada. Di Peraturan Bupati Bantul mbak.
Tanya : Menurut pendapat Ibu sudah sesuaikah prosedur kearsipan dengan pengelolaan yang dilakukan petugas arsip? Mengapa?
Jawab : Sudah, karena kita mengacu pada pedoman di Peraturan Bupati Tanya : Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip?
Jawab : Kita menggunakan menurut subyek. Tanya : Mengapa menggunakan sistem tersebut?
Jawab : Karena nantii kita cepat menemukan kembali arsip itu.
Tanya : Apakah dengan menerapakan sistem tersebut penyimpanan arsip dapat terlaksana dengan baik? Mengapa?
Tanya : Apakah setiap seksi/bagian di Dipertahut Bantul menyimpan arsip sendiri-sendiri?
Jawab : Kalu arsip yang belum dikelola iya, tapi kalau sudah dikelola dikirim ke Sub Bagian Umum
Tanya : Jika setiap seksi/bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri, apakah tidak menyulitkan dalam pengwasan? Bagaimana cara mengontrolnya? Jawab : Kita tinggal ke bagian atau Sub Bagian saja.
Tanya : Fasilitas apa saja yang digunakan dalam penyimpanan arsip di Dipertahut Bantul?
Jawab : Ada Box, rak arsip
Tanya : Apakah fasilitas dalam penympanan arsip yang ada sudah dipergunakan secara maksimal?
Jawab : Sudah, contohnya ada dilingkungan disekitar sini yang meminjam arsip kita bisa menemukan arsip kembali
Tanya : Apakah fasilitas dalam penyimpanan arsip sudah memadai? Jawab : Sudah
Tanya : Apakah diadakan penambahan fasilitas secara berkala Jawab : Ya
Tanya : Adakah ruangan yang digunakan untuk penyimpanan arsip dinamis di Dipertahut Bantul?
Jawab : Belum ada mbak
Tanya :Bagaimanakah sistem penemuan kembali arsip yang digunakan di Dipertahut Bantul?
Jawab : Arsip Apa yang diminta terus kami carikan
Tanya : Apakah Dipertahut Bantul menggunakan sistem kartu kendali? Seperti apakah sistem tersebut?
Jawab : Iya, kartu kendali ya, seperti ini kartu kendali masuk dan kartu kendali keluar dan satu lagi kartu disposisi
Tanya : Dalam penemuan kembali arsip, apakah di Dipertahut Bantul menggunakan dengan sistem Buku Agenda? Seperti apakah sistem tersebut?
Jawab : Sudah tidak menggunakan, yang ada daftar arsip saja
Tanya : Menurut Ibu apakah sistem penemuan kembali yang digunakan di Dipertahut Bantul dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat? Mohon dijelaskan alasannya!
Jawab : Iya, ya itu ka nada nomor box ada di arsip itu, kita lebih mudah untuk mencari
Tanya : Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menemukan satu buah arsip dinamis? Apabila dapat diukur dengan satuan waktu, berapa menit yang digunakan dalam menemukan arsip dinamis tersebut?
Jawab : Tidak banyak, kan disitu ada daftar ada nomor box ada nomor berkas, tidak lama. 5 menit.
Tanya : Berapa rata-rata peminjaman arsip dalam sebulan?
Jawab : Baru 1 kali satu bulan ini (Mei). Setiap bulannya sekitar 2 yang dipinjam.
Tanya : Selama ini siapakah yang bertanggung jawab dalam pemberian izin peminjaman arsip di Dipertahut Bantul?
Jawab : Saya (petugas arsip)
Tanya : Berapa jangka waktu peminjaman arsip yang diterapkan di Dipertahut Bantul?
Jawab : Selama in ibelum ada jangka waktu kapan dan itu apa? Ssejauh yang meminjam itu ya, 3 hari ya 2 hari, belum ada ketentuan peminjaman arsip
Tanya : Adakah peraturan atau tata cara dalam peminjaman arsip di Dipertahut Bantul? Mohon dijelaskan!
Jawab : Ya itu, harus tanda tangan arsip apa yang dipinjam dan kembali tanggal berapa
Tanya : Bagaimana prosedur peminjaman arsip yang diterapkan di Dipertahut Bantul? Mohon dijelaskan!
Jawab : Ya, prosedur harus mencari dan arsip apa yang mau dipinajm dan tanda tangan disitu nanti kembali mau digunakan kapan itu nanti tanda tangna dibuku. Belum membuat lembar arsip yang dipinjam
Tanya : Adakah sanksi yang diberlakukan apabla telat dalam pengembalian arsip? Mohon dijelaskan!
Jawab : Selama ini belum ada
Tanya : Bagaimana Dipertahut Bantul dalam memelihara arsip dinamis agar awet? Mohon dijelaskan!
Jawab : Kelembaban udara, ventilasi harus cukup, ada AC, dan Kipas angin. Ya itu
Tanya : Apakah petugas arsip selalu membersihkan lingkungan arsip? Berapa kali dalam setahun
Jawab : Belum ada mbak
Tanya : Adakah prosedur khusus yang harus dilakukan oleh petugas kearsipan dalam memelihara arsip dinamis di Dipertahut Bantul
Jawab : Tidak ada prosedur khusus yang digunakan untuk memelihara arsip Tanya : Bagaimana Dipertahut Bantul dalam mengamankan arsip dinamis?
Mohon dijelaskan!
Jawab : Di simpan dalam filing cabinet dan box file
Tanya : Adakah prosedur khusus yang harus dilakukan oleh petugas kearsipan dalam mengamankan arsip dinamis di Dipertahut Bantul?
Jawab : Prosedur khusus tidak ada mbak
Tanya : Selama ini apakah Dipertahut Bantul pernah melaksanakan penyusutan arsip yang disimpan? Seperti apakah proses penyusutan tersebut?
Jawab : belum pernah mbak
Tanya : Adakah prosedur khusus mengenai penyusutan arsip di Dipertahut Bantul? Seperti apakah prosedur tersebut?
Tanya : Apakah dalam penyusutan arsip dibuatkan jadwal retensi arsip ? Jawab : Ya, iya
Tanya : Apakah sebelum dilakukan penyusutan arsip dilakukan penilaian arsip (menilai arsip yang dibutuhkan atau yang perlu dimusnahkan)? Seperti apakah penilaian tersebut?
Jawab : Ya, dinilai sesuai dengan JRA
Tanya : Bagaimana prosedur dalam penyusutan arsip? Mohon dijelaskan! Jawab : harus ada hitam di atas putih mbak, seperti berita acara penyusutan Tanya : Apakah Sub Bagian Umum pernah melaksanakan pemusnahan arsip
dinamis? Jawab : Belum Pernah
Tanya : Adakah Prosedur Pemusnahan Arsip Dinamis tersebut? Jawab : Tidak ada
Tanya : Menurut pendapat Ibu apa saja faktor penghambat dalam pengelolaan arsip dinamis di Dipertahut Bantul ?
Jawab : Karena Dipertahut belum punya arsiparis jadi petugas arsip itu harus mendobel dengan pekerjaan keseharian jadi kendali punya arsiparis yang khusus untuk mengolah arsip
Tanya : Menurut pendapat Ibu apakah fasilitas yang tersedia di Dipertahut Bantul menjadi salah satu kendala dalam pengelolaan arsip dinamis? Jawab : Tidak karena Dipertahut memenuhii semua kebutuhan untuk arsip Tanya : Menurut pendapat Ibu apakah kemampuan SDM yang tersedia di
Dipertahut Bantul menjadi salah satu kendala dalam pengelolaan arsip dinamis? Jika Ya, Mengapa? Mohon dijelaskan!
Jawab :Apa, yak arena itu kita belum punya arsiparis untuk mengolah arsip Tanya : Apakah selama ini sudah melakukan BIMTEK tentang kearsipan? Jawab : Sudah ada tapi kurang maksimal
TRANSKRIP WAWANCARA