BAB III TINJAUAN KHUSUS RSUP H. ADAM MALIK
3.3 Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
3.3.1 Tugas dan Fungsi Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik 31
Instalasi farmasi RSUP H.Adam Malik mempunyai tugas membantu direktur umum dan operasional untuk menyelenggarakan, mengkoordinasikan, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di RSUP H. Adam Malik.
Fungsi instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik adalah:
a. Melaksanakan kegiatan tata usaha untuk menunjang kegiatan Instalasi Farmasi dan melaporkan seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian.
b. Melaksanakan perencanaan perbekalan farmasi untuk kebutuhan RSUP H. Adam Malik serta melaksanakan evaluasi dan SIRS Instalasi Farmasi.
c. Melaksanakan perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian perbekalan farmasi di gudang Instalasi Farmasi dan memproduksi obat-obat sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
d. Melaksanakan fungsi pelayanan farmasi klinis.
e. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke seluruh satuan kerja/instalasi di lingkunganRSUP H. Adam Malik untuk kebutuhan pasien rawat jalan, rawat inap, gawat darurat dan instalasi-instalasi penunjang lainnya.
f. Melaksanakan pendidikan, penelitian dan pengembangan di bidang farmasi. 3.3.2 Struktur organisasi Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
Berdasarkan Surat Keputusan Direktur RSUP H. Adam Malik Nomor OT.01.01./IV.2.1./10281/2011. Strukturorganisasi instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik ditunjukkan pada gambar berikut ini.
a. Kepala Instalasi Farmasi
Kepala instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik mempunyai tugas memimpin, menyelenggarakan, mengkoordinasikan, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan farmasi terhadap pasien, instalasi pelayanan dan instalasi penunjang lainnya di RSUP H. Adam Malik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Wakil Kepala Instalasi Farmasi
Wakil kepala instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi untuk menyelenggarakan, mengkoordinasikan, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan farmasi di RSUP H. Adam Malik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, menggantikan tugas kepala instalasi farmasi apabila kepala instalasi farmasi berhalangan hadir.
c. Tata Usaha Farmasi
Tata usaha farmasi bertanggung jawab langsung kepada kepala instalasi farmasi yang mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi dalam hal mengkoordinasikan kegiatan ketatausahaan, pelaporan, kerumahtanggaan, mengarsipkan surat masuk dan keluar, serta urusan kepegawaian Instalasi farmasi. d. Kelompok Kerja
i. Pokja Perencanaan dan Evaluasi
Pokja perencanaan dan evaluasi sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan serta melaksanakan perencanaan bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi dan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakaiuntuk
kebutuhan Rumah Sakit, melakukan evaluasi laporan pelayanan farmasi di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik dan melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi.
ii. Pokja Perbekalan
Pokja perbekalan sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai, peracikan, pembuatan, pengemasan kembali perbekalan farmasi, mengusulkan pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi yang kadarluarsa dan rusak serta administrasi perbekalan farmasi dan melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi.
iii. Pokja Apotek I
Pokja apotek I sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai terhadap kebutuhan sediaan farmasi pasien BPJS PNS dan pasien umum serta melaksanakan SIRS instalasi farmasi.
iv. Pokja Apotek II
Pokja apotek II sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakaiterhadap kebutuhan sediaan farmasiuntuk pasien BPJS non PNS, BPJS TNI POLRI/Pensiunan, rawat jalan juga rawat inap dan pasien umum
serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi. v. Pokja IGD
Depo farmasi IGD sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakaiserta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien IGD.
vi. Depo Farmasi Rindu A
Depo farmasi Rindu A sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan sediaan farmasi untuk pasien rawat inap terpadu A.
vii. Depo Farmasi Rindu B
Depo farmasi Rindu B sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakaiserta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan sediaan farmasi untuk pasien rawat inap terpadu B.
viii. Pokja Farmasi Klinis
Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan Farmasi Klinis secara profesional.
ix. Depo Farmasi Instalasi Anestesi dan Terapi Intensif
Depo farmasi Instalasi Anestesi dan Terapi Intensifsebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan sediaan farmasi untuk pasien Instalasi pelayanan Anestesi dan Terapi Intensif.
x. Depo Farmasi Instalasi Bedah Pusat
Depo farmasi Instalasi Bedah Pusatsebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan sediaan farmasi untuk pasien Bedah Pusat.
3.3.3 Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit
3.3.3.1 Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakaiadalah suatu siklus kegiatan yang dimulai dari pemilihan; perencanaan; pengadaan; penerimaan; penyimpanan; pendistribusian;pemusnahan dan
penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai,pengendalian;dan administrasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. a. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan. pemilihan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai farmasi dilakukan oleh pokja perencanaan, pelaporan dan evaluasi berdasarkan:Formularium Nasional, formularium rumah sakit yang disesuaikan lagi dengan e-catalogue, data konsumtif tahun sebelumnya, pola penyakit(epidemiologi), efektivitas dan keamanan dan pengobatan berbasis bukti, mutu, harga dan ketersediaan di pasaran.
b. Perencanaan
Perencanaan Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakaidi Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik dilaksanakan oleh Pokja Perencanaan, Pelaporan dan Evaluasidengan tujuan untuk menghindari kekosongan obat di RSUP H. Adam Malik. Perencanaan ini berdasarkan Rencana Kebutuhan Obat (RKO) yaitu perbandingan pemakaian tahun ini (konsumtif) dengan pembelian tahun lalu, epidemiologi, dan kombinasi metode konsumsi dengan epidemiologi yang di sesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
c. Pengadaan
Pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dilakukan oleh pokja P2E. Sistem pengadaan sesuai Peraturan Menteri Kesehatan nomor 63 tahun 2014 tentang Pengadaan Obat Berdasarkan Katalog Elektronik.
Proses pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakaidi RSUP H. Adam Malik dimulai dengan mnyerahkan data sediaan yang dibutuhkan ke Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang mengacu pada formularium nasional secara e-katalog dan manual. Pengadaan juga dapat bersumber dari hibah atau bantuan.
d. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga tertera dalam kontrak atau surat pesanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
i. Harus sesuai dengan faktur/surat pengantar/pesanan barang (SPB). ii. Harus sesuai kontrak (SPK).
iii. Periksalah kondisi fisik barang dan tanggal kadaluarsa minimal 2 tahun. iv. Bahan baku harus disertai sertifikat analisa.
v. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS). vi. Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai Certificate of
Origin.
Penerimaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakaidilaksanakan oleh panitia penerima. Didalam panitia penerima harus terlibat tenaga apoteker. Setelah penerimaan barang kontrak/SPK selesai dibuat berita acara penerimaan oleh panitia penerima. Setiap penerimaan perbekalan farmasi harus di entri ke komputer SIRS.
e. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan menyimpansediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai.Pokja perbekalan bertanggung jawab atas penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di gudang dan melaksanakan pengendalian serta menentukan buffer stock sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai. Penyimpanan dipisahkan berdasarkan penyedia: BPJS, Umum dan Floor Stock.
Penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai harus aman dalam hal kestabilan dan terhindar dari kehilangan, suhu ruangan penyimpanan 15-30ºC, dan lemari pendingin 2-8ºC dan kelembaban ruangan 59-80%. Penyimpanan untuk obat berkewaspadaan tinggi (High Alert) diberi label atau penandaan khusus berwarna merah. Penyimpanan untuk bahan berbahaya, terpisah dari obat atau sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai lainnya. Penyimpanan obat Look Alike Sound Alike (LASA) diberi jarak antara satu dengan yang lainnya dan diberi tanda atau label LASA berwarna hijau. Penyimpanan narkotika dilakukan di dalam lemari khusus dengan sistem double lock dan pencatatan dengan kartu stock. Namun masih ada barang yang disimpan di luar gudang.
f. Pendistribusian
Pendistribusian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakaidi RSUP. H. Adam Malik dilakukan dengan alur sebagai berikut:
a. Sediaan farmasi dari gudang ke depo-depo dan apotik berdasarkan surat permintaan yang sudah disesuaikan dengan SIRS.
b. Sediaan farmasi dari apotik ke pasien berdasarkan resep perorangan c. Sediaan farmasi dari depo ke satelit berdasarkan surat permintaan.
d. Sediaan farmasi dari depo atau satelit ke pasien melalui perawat berdasarkan KOP (kartu obat pasien) dengan sistem One Day Dose Dispensing (ODDD) kecuali untuk pasien IGD dan ICU, menggunakan sistem One Unit Dose Dispensing (OUDD).
g.Pemusnahan dan Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BahanMedis Habis Pakai
Barang yang mendekati tanggal kadaluarsa ( 3-6 bulan) ditarik kembali oleh instalasi farmasi. Apabila obat masih bisa dipakai oleh pasien dipakai terlebih dahulu, dan apabila tidak bisa dipakai dikumpulkan untuk dikembalikan ke PBF. Sediaan farmasi yang tidak bisa dikembalikan langsung dimusnahkan melalui berita acara.
h.Pengendalian
Pengendalian yang dilakukan di RSUP Haji Adam Malik terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan dengan cara:
i. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving); ii. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga
bulan berturut-turut (death stock);
iii. Apabila ada persediaan death stock maka pihak gudang memberitahukan Pokja farmasi klinis untuk selanjutnya pokja farmasi klinis mengkomunikasikan ke dokter-dokter untuk menggunakan persediaan tersebut.
v. Permintaan dari depo ke gudang di sesuaikan terlebih dahulu dengan data SIRS.
i.Administrasi
Administrasi perbekalan farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin dalam periode bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan.
3.3.3.2 Pelayanan Farmasi Klinik. a.Pengkajian Resep
Pengkajian dan pelayanan resep untuk pasien rawat inap dilakukan oleh depo farmasi. Sedangkan untuk pasien rawat jalan dilayani oleh apotik I dan apotik II. Apoteker melakukan pengkajian resep sesuai persyaratan administrasi (nama, umur, jenis kelamin, berat badan pasien, nama dokter, paraf dokter, tanggal resep dan ruangan/unit asal resep), persyaratan farmasetik (bentuk dan kekuatan sediaan, dosis dan jumlah obat, stabilitas dan ketersediaan, aturan dan cara pemakaian) dan persyaratan klinis (ketepatan indikasi, dosis dan waktu pemberian, duplikasi pengobatan, alergi, interaksi dan ESO, kontra indikasi dan efek aditif) baik untuk pasien rawat inap maupun rawat jalan.Kemudian resep di telaah oleh apoteker, untuk resep yang tidak tepat akan dicatat pada lembar telaah lalu diarsipkan di setiap unit.
b.Penelusuran Riwayat Penggunaan Obat
Penelusuran riwayat penggunaan obat dilakukan oleh farmasi klinis,dan apoteker penanggung jawab rawat inap. Data penggunaan obat pasien diperoleh dari wawancara dengan pasien/keluarga pasien dan dari data rekam medik.
c.Rekonsiliasi Obat
Rekonsiliasi obat di RSUP. H. Adam Malik dilakukan dengan cara mengkarantina obat-obatan yang dibawa pasien dari luar RSUP. H. Adam Malik untuk mencegah terjadinya kesalahan obat (medication error).
d. Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Seluruh kegiatan PIO telah dilaksanakan di RSUP H. Adam Malik. Untuk pasien rawat inap, PIO dilakukan oleh depo farmasi, sedangkan untuk pasien rawat jalan, dilakukan oleh apotek I dan apotek II, dan juga dilaksanakan oleh seluruh pokja yang ada di IFRS. Salah satu kegiatan PIO yang telah dilaksanakan di RSUP H. Adam Malik yaitu melalui penyuluhan. Penyuluhan dilaksanakan oleh farmasi klinis yang bekerja sama dengan PKMRS sebanyak empat kali dalam satu bulan, yaitu dua kali untuk pasien rawat inap dan dua kali untuk pasien rawat jalan. Kemudian setiap bulan laporan PIO direkapitulasi oleh koordianator PIO yang ada di pokja farmasi klinis. Format Lembar Pelayanan Informasi Obat terlampir pada Lampiran 2.
e. Konseling
Konseling untuk pasien rawat jalan dilakukan di ruang konseling yang berada di apotek II sedangkan di Apotik I tidak melayani konseling secara maksimal karena tidak tersedianya ruang konseling untuk pasien. Kriteria pasien yang memerlukan pelayanan konseling diantaranya penderita penyakit kronis seperti TB, diabetes, kardiovaskular, pasien dengan resep polifarmasi dan obat dengan cara pemakaian khusus.
f. Visite
Visite di RSUP. H. Adam Malik dilakukan secara mandiri dan bersama. Visite mandiri dilakukan oleh enam Apoteker yang telah ditugaskan di masing – masing ruang pasien. Sebelum melakukan kegiatan visite apoteker harus mempersiapkan diri dengan mengumpulkan informasi mengenai kondisi pasien dan memeriksa terapi obat dari rekam medik atau sumber lain.
g.Pemantauan Terapi Obat (PTO)
Pemantauan Terapi Obat (PTO) dilakukan oleh apoteker dengan melihat SOAP yang ditulis oleh dokter dan membandingkannya dengan RM 8.1. (Tabel rekaman pemberian obat tepat waktu).
h.Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
Kegiatan Monitoring Efek Samping Obat (MESO) di RSUP H. Adam Malik dilakukan oleh farmasi klinis. Apabila terjadi efek samping obat yang tidak diinginkan ditulis kelembaran MESO yang selanjutnya dilaporkan ke Pusat Meso Nasional. Lembar MESO terlampir pada lampiran 3.
i.Evaluasi Penggunaan Obat (EPO)
Evaluasi penggunaan obat yang terstruktur dan berkesinambungan untuk menjamin obat-obat yang digunakan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau. Program ini telah dilakukan di RSUP H. Adam Malik bersamaan pada saat visite keruangan pasien.
j.Dispensing Sediaan steril
Proses dispensing di apotek I dan Apotek II untuk pasien rawat jalan. Sedangkan proses dispensing untuk rawat inap dilakukan di masing-masing depo.Dispensing sediaan khusus di RSUP H. Adam Malik meliputi pencampuran
obat kemoterapi dan pencampuran obat high alert (KCl injeksi). Untuk pencampuran obat kemoterapi dan pencampuran obat high alert di RSUP HAdam Malik telah dilakukan oleh Apoteker.
3.3.4 International Patient Safety Goal (IPSG)
IPSG berdasarkan Joint Commission International, 2011 adalah sebagai berikut: a. Mengidentifikasi pasien dengan benar
Untuk mengidentifikasi pasien saat pemberian obat, darah atau produk darah, pengambilan darah dan spesimen lainnya untuk uji klinis, atau segala perawatan lainnya. Maka kebijakanJCI, 2011 memerlukan dua cara untuk mengidentifikasi pasien, seperti: nama dan tanggal lahir yang tertera pada gelang pasien. Penandaan identitas pasien dengan benar sudah dilakukan di RSUP H. Adam Malik, sebelum pulang gelangnya ditanggalkan. Walaupun dilapangan pernah terlihat salah satu peserta didik keperawatan hampir menyuntikkan obat kepada pasien yang salah.
b. Meningkatkan komunikasi yang efektif
Komunikasi yang efektif sangat diperlukan dalam hal mengurangi kesalahan dan menghasilkan perbaikan keselamatan pasien. Komunikasi yang efektif dapat dilakukan antar dokter, perawat, sesama farmasi, pasien serta keluarga pasien. Intensitas pertemuan dengan PPDS sering diluar jam kerja, disebabkan kesibukkan masing-masing. Komunikasi yang efektif tidak selalu berjalan dengan baik dengan beberapa PPDS maupun perawat.
c. Meningkatkan keamanan obat-obatan yang harus diwaspadai (High Alert) Obat-obat yang harus diwaspadai sudah ditetapkan oleh RSUP H. Adam Malik dan menetapkan cara pelabelan yang jelas dan cara penyimpanannya
sedemikian rupa sehingga aksesnya terbatas oleh pasien. d. Mengurangi resiko infeksi akibat perawatan kesehatan
Untuk mengurangi resiko infeksi pada pasien, maka kebijakan JCI, 2011 kebersihan tangan (hand hygiene) itu penting dalam usaha menghilangkan infeksi. Panduan dari WHO kebersihan tangan sudah dijalankan di RSUP H. Adam Malik berupa Hand Rub yang diletakkan di masing-masing pintu untuk memudahkan tenaga kesehatan sebelum kontak dengan pasien untuk mengurangi resiko infeksi dengan hand hygiene. Akan tetapi, dilapangan telihat peletakan hand rub dipintu justru tidak efektif. Karena ketika dokter atau tenaga kesehatan lainnya kontak dengan pasien satu dengan pasien lainnya tidak hand hygine terlebih dulu. Ini akan menyebabkan resiko infeksi pada pasien. Sebaiknya setiap bed pasien terdapat handrub seperti diruangan ICU.
e. Mengurangi resiko cedera pasien akibat jatuh.
Upaya untuk mengurangi resiko cedera pasien akibat jatuh adalah dengan penandaan resiko jatuh.