BAB III Sejarah Singkat Perusahaan
3.3 Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Departemen
Adapun tugas dan tangung jawab dari setiap departemen pada PT. Mutiara Holidays yaitu:
1. General Manager (Lompo Situmeang,SH)
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Membuat rencana kerja dalam hal penjualan produk yangada di PT.Mutiara Holidays
• Bekerja sama dengan Tour Department dalam pembuatancontract rate
• Membantu memberikan harga Paket wisata, hotel dan khususnya pemberian tarif khusus
• Ikut serta dalam pengaturan jadwalguiding untuk guide setelah adanya informasi dari tour
• Memeriksa segala bentuk pembayaran dan penerimaan biaya tour / Hotel Voucher /Transport/Ticketing
• Saling kerjasama dalam mengentertain tamu – tamu Mutiara
• Ikut serta menjumpai hotel -hotel& restoran untuk diajak kerjasama.
• Membuat laporan kepada Wakil Direksi mengenai perkembangan PT.Mutiara Holidays
2. Tour Manager (Lompo Situmeang, SH )
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Memimpin Tour Department
• Mengevaluasi perkembangan Departement Tour
• Membalas surat masuk dan surat keluar ( Fax - email )
• Kerja sama dalam membuatcontract rate dan menjaga hubungan baik dengan mitra tour, airlines, tamu - tamu baik lokal maupun mancanegara • Mengirimkan contart rate ke travel agent baik domestik maupun
mancanegara.
• Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Tour Departement dan Tour Guide
• Saling bekerja sama dalam mengentertain tamu–tamu tour
• Memberikan laporan perkembangan tour kepada General Manager .
3. Tour Reservation ( Hanisyah Harahap)
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Membuat reservasi atas bookingan – bookingan • Membalas surat-surat atau fax /email ,dll
• Menjalin hubungan baik dengan mitra tour, Airlines, dan tamu-tamu • Membantu penerimaan atas pembayarantour
• Membuat daftar file untuk semua dokumen-dokumen • Mengoperasikan perjalanan tour
• Ikut mambantu pekerjaan Tour Managerapabila sewaktu – waktu diperlukan • Ikut serta dalam pembuatan program dan Paket Wisata terbaru
• Saling bekerja sama untuk mengentertain tamu-tamu tour
4. Tour Administrasion ( Romika )
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perushaan/Direksi/Wakil Direksi
• Membatu mengoperasikan perjalanan wisata/ membuat bookingan kamar • Mengeluarkan SPJTour Guide (mengisi voucher ,dll)
• Membuat perincian biaya-biaya perjalanan wisata
• Membuat buku penerimaan pembayaran untuk setiap invoice Cash/Transfer • Bertanggung jawab atas segala pembayaran dan penerimaan untuk setiap
Invoice
• Menyetor segala bentuk pembayaran ke General Cashier/General Manager • Saling menjaga hubungan baik dengan Mitra kerja dan tamu – tamu
• Saling bekerja sama dalam mengentertain tamu – tamu tour ,dll
5. Head Transport
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan Perusahaan General Manager/Direksi /Wakil Direksi
• Bertanggung jawab atas pembelian barang – barang /Sparepart untuk keperluan transport
• Selalu bekoordinasi dengan atasan dalam hal pembelian /penggantain spare part( bila perlu)
• Bekerja sama dalam pengaturan jadwal perjalanan Bus /Driver
• Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada driver dan co driver supaya displin
• Bekerja sama dengan tour department. dalam hal pengaturan program perjalananbus dan saling berkoordinasi dalam pemakaian bus terutama suasana peakseason.
• Membuat tata tertib kerja di Transport department
• Membuat instuksi kepada Driver/Co driver agar selalu stand by di pool , masuk dan pulang kerja sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan • Menjaga hubungan baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra kerja
/Perusahaan bus luar demi kelancaran kerja yang baik • Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh customer
• Selalu membuat laporan kepada General Manager mengenai perkembangan transport baik perbaikan maupun kerusakan transport.
6. Staff Transport ( Iwan )
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan PerusahaanGeneral Manager/Direksi /Wakil Direksi. • Membuat Surat Perintah Jalan Bus
• Membuat laporan /pembayaran /dan pembelian spare part kepada head departement
• Membuat Daily sale report
• Bekerja sama dengan Tour department dalam hal jadwal perjalanan tour • Selalu berkoordinasi dengan Head department/GM dalam hal pemberian
harga bus
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staf Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara holidays.
• Ikut serta dalam mencek kebersihan bus dan mencek keperluan bus • Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor
PT.Mutiara Holidays 7. Ticketing ( Louis + Mona )
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Bekerja sama dengan dept. lain untuk pelayanan kepada tamu • Membuat daily sale report setiap hari
• Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh customerdengan mencari harga yang paling baik/murah .
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staf Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Selalu membuat laporan kepada General Managermengenai perkembangan penjualan tiket
• Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays
8. Hotel Reservation ( Henny Zilmona Sitohang )
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Bekerja sama dengan Dept .lain dalam pelayanan yang baik kepada tamu • Membuat daily sale report setiap hari
• Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh customer dengan meminta harga adhock kepada pihak hotel bila dianggap perlu
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staf Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Selalu membuat laporan kepada General Managermengenai perkembangan penjualan Hotel Voucher
• Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays
9. Chief Accounting (P.Ginting)
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Bekerja sama dengan Dept. lain untuk pelayanan kepada tamu
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staf Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Membuat laporan keuangan kepada Dewan Direksi/Wakil direksi • Memeriksa segala bentuk Kas Bank Tagihan dan pembayaran hutang
Dagang
• Memeriksa segala bentuk pembayaran melalui transfer dengan mencek saldo kas
• Selalu berkoordinasi dengan GM dalam hal pembayaran hutang Dagang PT.Mutiara Holidays.
• Memberitahukan dengan cara mengingatkan setiap department yang punya Aging (Pembayaran yang belum lunas)
10. Staff Accounting (Louis Mendrofa)
• Displin,patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Menerima segala bentuk pembayaran cash maupun bentuk kredit • Membuat laporan pembukuan pemasukan dan pengeluaran
• Membuat laporan saldo keuangan
• Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays
11. Staff Accounting /Collector(Fajar)
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Bekerja sama dengan dengan dept. lain untuk pelayanan kepada tamu
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Membantu mencek segala bentuk tagihan hutang dagang • Membuat daftar hutang yang akan dibayar
• Membayar atau mentransfer /menagih segala bentuk hutang piutang bila ada permintaan setiap dept.
• Bertanggung jawab langsung kepada chief accounting .
• Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays
12. Office Boy ( Fajar Siregar)
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan /Perusahaan/Direksi /Wakil Direksi
• Bekerja sama dengan dept. lain untuk pelayanan kepada tamu
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Menjaga kebersihan lingkungan kantor PT.Mutiara Holidays
• Membantu mentransfer ,clearing/menagih segala bentuk hutang piutang bila ada permintaan setiap dept
• Menjaga keamanan dikantor berupa inventaris
• Membuka kantor paling lambat jam 07.30 dengan keadaan kantor sudah bersih