BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4.7 Tugas dan Wewenang
Berdasarkan struktur organisasi tersebut terdapat tanggung jawab
dan wewenang masing-masing unsur organisasi dan keterkaitannya antara
tingkat atas dengan tingkat dibawahnya:
1. Nissan Branch Head
Tugas dan wewenang:
a. Menetapkan kebijaksanaan, strategi dan tujuan perusahaan.
b. Mengelola dan memantau pelaksanaan operasi cabang yang
meliputi penjualan unit, spare part, servis, administrasi, dan
keuangan,serta mengelola pelanggan. (mengewasi bisnis)
c. Memberikan bimbingan dan pengarahan umum, saran-rsaran, dan
perintah kepada karyawan.
d. Mencapai target yang telah ditetapkan.
e. Melakukan pengembangan relasi bisnis yang sudah ada, dan
mengembangkan bisnis baru.
2. Nissan Sales Head/ Key Account Head
Tugas dan wewenang:
b. Memantau hasil kerja sales executive, dan menyiapkan suatu petunjuk (guidance) sebagai solusi terhadap masalah yang sering dihadapi.
c. Melakukan supervisi dan koordinasi antara sales executive dan
counter untuk mencapai target penjualan.
d. Memeriksa dokumen-dokumen penjualan dan stok unit di lokasi
showroom.
3. Sales Executive
Tugas dan wewenang:
a. Bertanggug jawab untuk mencapai target penjualan yang telah
ditetapkan.
b. Membuat dokumen-dokumen penjualan (Surat Penjualan,
Permintaan Kendaraan, Delivery Order, Faktur Penjualan, Faktur Pajak, dan lain-lain)
c. Melakukan prospecting, baik melalui kunjungan langsung ke calon pelanggan atau melalui telepon.
4. Sales Counter
Tugas dan wewenang:
b. Memberikan penjelasan sales kendaraan kepada customer.
c. Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang telah
ditetapkan.
d. Memelihara aktivitas kunjungan harian customer.
5. Ordering administrator
Tugas dan wewenang:
a. Mencari order atau pesanan
b. Mencatat order yang diterima dari pesanan
c. Membuat faktur penjualan
d. Membuat laporan penjualan.
6. Workshop head
Tugas dan wewenang:
a. Mengkoordinasi dan mengontrol operasional workshop untuk tercapainya kepuasan pelanggan (quality & price) dan profit workshop.
b. Menandatangani faktur penjualan dan menyetujui sparepart.
d. Memonitor dan mengevaluasi aktivitas dan pencapaian target serta
efisiensi stock.
e. Mengevaluasi pekerjaan, memberikan masukan dan training staff
bengkel serta mengelola personel bengkel.
f. Memberikan masukan untuk problem teknis.
7. Service Advisor
Tugas dan wewenang:
a. Memberikan tanggapan terhadap keluhan customer mengenai kendaraan.
b. Memberikan laporan service kendaraan Customer dari Foreman.
c. Menyimpan file informasi pelanggan.
d. Melaksanakan aktifitas meningkatkan pelanggan untuk servis
selanjutnya.
e. Membantu Workshop Head.
f. Perjanjian, penerimaan, menuliskan repair order, memonitor
progress pekerjaan, final check, penjelasan saat penerimaan, follow up.
g. Menjawab pertanyaan customer, menghandle komplain, dan sebagai konsultan masalah teknis.
8. Parts Administrator
Tugas dan wewenang:
a. Mengatur stock sparepart yang disetujui Workshop Head
b. Memonitor stock sparepart.
c. Penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang.
d. Memeriksa barang yang diterima.
e. Pengawasan dan penyimpanan barang (Location Control)
f. Menerima dokumen barang.
9. Foreman
Tugas dan wewenang:
a. Mendistribusikan order ke masing-masing teknisi.
b. Mengarahkan tenaga mekanik dan membantu mekanik dalam
memecahkan masalah teknik.
c. Memonitor pekerjaan mekanik dan bertanggung jawab atas hasil
kerja mekanik dalam grupnya.
d. Memastikan pekerjaan selesai sesuai janji penyerahan dan
memastikan kualitas akhir pekerjaan.
10. Technician
Tugas dan wewenang:
a. Melakukan servis kendaraan customer.
b. Memberikan laporan servis kepada Foreman.
c. Menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan efisiensi
yang tinggi.
d. Menjaga fasilitas, peralatan dan manual (tester, tools, repair manual, etc) dalam kondisi yang baik.
e. Melaporkan kepada foreman bila menemukan masalah di lapangan
atau apabila pekerjaan sudah selesai.
11. Finance and Accounting Head
Tugas dan wewenang:
a. Memastikan laporan keuangan selesai tepat waktu dan memberikan
gambar kondisi keuangan cabang secara akurat serta sesuai standar
akuntansi yang berlaku.
b. Memastikan kelancaran proses administrasi transaksi keuangan.
c. Mengkoordinasi kegiatan finance dan accounting sehingga menghasilkan laporan keuangan yang dapat memberikan informasi
d. Bertanggung jawab untuk memelihara dan mengelola asset
perusahaan baik asset fisik maupun asset keuangan perusahaan.
e. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengimplementasikan
sistem administrasi yang sesuai dengan prosedur.
f. Bertanggung jawab untuk melakukan administrasi HRD dan GA.
12. Accounting Staff
Tugas dan wewenang:
a. Membuat catatan harian atas transaksi-tarnsaksi pengeluaran kas,
penerimaan kas, pembelian, penjualan, dan transaksi penyesuaian.
b. Melakukan posting dari catatan harian atau jurnal ke dalam buku
besar yang sesuai.
c. Melakukan posting dari bukti asli ke dalam buku pembantu yang
sesuai.
d. Mencari saldo rekening neraca pada tanggal tertentu dan
menjumlahkan nilai penjualan dan biaya-biaya selama satu periode
yang berakhirnya sama dengan tanggal neraca dan disajikan dalam
neraca saldo.
e. Membuat dan mencatat jurnal penyesuaian seperti depresiasi aktiva
tetap, amortisasi aktiva tidak berwujud, retur pembelian, pemakaian
f. Membuat laporan keuangan yang terdiri dari neraca, perhitungan
laba rugi, laporan posisi keuangan, arus kas (cash flow) bulanan dan tahunan serta mengirimkan copynya ke pusat.
13. Finance Staff
Tugas dan wewenang:
a. Memeriksa cash flow.
b. Menyesuaikan pengeluaran dengan dana yang ada.
c. Mengajukan anggaran tahunan yang ada.
14. Cashier
Tugas dan wewenang:
a. Melaksanakan pembayaeran berdasarkan bukti-bukti pembayaran
yang telah disetujui.
b. Menerima pembayaran dan membuat bkti penerimaan atas uang
tunai/ cek/ bilyet giro dari pelanggan maupun pihak ketiga.
c. Menyetorkan uang tunai/ cek/ bilyet giro yang diterima paling
lambat keesokan harinya.
d. Mengambil uang di bank untuk keperluan rutin.
e. Bertanggung jawab atas keamanan jumlah uang/ cek/ bilyet giro
f. Membuat dan melaporkan buku kas atau bank harian.
15. Nissan Sales Administrator
Tugas dan wewenang:
a. Memeriksa hasil penjualan
b. Menyusun laporan penjualan dan membuat statistik penjualan unit
berdasarkan angka-angka yang diperoleh dari counter sales dan
salesman yang diberikan Finance and Accounting Head.
c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan administrasi
penjualan unit, seperti pembuatan faktur, delivery order, dan pekerjaan administrasi lainnya di bidang pemesanan.
d. Menyelenggarakan sistem arsip yang memadai terutama
dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang diperlukan di bagian penjualan.
16. Nissan Stock and Delivery Administrator
Tugas dan wewenang:
a. Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan
pengeluaran kendaraan sesuai dengan sistem dan prosedur yang
telah ditetapkan.
b. Menjaga keamanan stock unit yang ada di gudang, meminimalkan kerusakan kendaraan yang disimpan dan mengoptimalkan
c. Membantu internal auditor dalam melaksanakan perhitungan fisik
kendaraan yang ada di gudang.
d. Membuat laporan gudang secara harian, mingguan, maupun
bulanan.
e. Bertanggung jawab terhadap pemasangan optional.
17. PDI (Pre Delivery Inspection)
Tugas dan wewenang:
a. Melakukan pemeriksaan fisik terakhir atau Predelivery Checking
atas unit kendaraan yang akan keluar dari gudang dan yang akan
dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual).
18. Billing and Invoicing Administrator
Tugas dan wewenang:
a. Meminta pembuatan faktur ke pusat sesuai dengan permintaan
bagian penjualan.
b. Meminta surat keterangan perubahan bentuk (modifikasi) dari
bentuk asal ke pusat.
c. Membuka faktur penjualan atau delivery order sesuai dengan permintaan bagian penjualan.
d. Melaporkan kegiatan billing dan invoicing secara harian, mingguan maupun bulanan.
19. HR General Affair
Tugas dan wewenang:
a. Mengembangkan sistem administrasi yang memadai di bidang
personalia (HRD) dan General Affair (GA) termasuk pengarsipan berkas-berkas pendukung sesuai dengan ketentuan yang ada.
b. Melakukan pengumpulan dan pengarsipan data karyawan..
c. Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan.
d. Membuat laporan rekapitulasi mengenai hal-hal yang berhubungan
kepegawaian seperti cuti, sakit, dan tunjangan-tunjangan yang
diatur oleh ketentuan perusahaan (seperti makan, transport, ataupun
biaya operasional).
e. Melakukan pengadaan dan perawatan terhadap aset-aset
perusahaan/ cabang seperti gedung, maupun peralatan lainnya yang
berada di cabang.
f. Bertanggung jawab terhadap masalah keselamatan lingkungan
kerja (Enviromental Health Safety).
g. Bertanggung jawab untuk pengadaan barang-barang inventaris
h. Melakukan perijinan ataupun perpajakan seperti pajak reklame,
spanduk, ataupun hal lainnya.
20. Customer Relation Staff
Tugas dan wewenang:
a. Memberikan info kepada pelanggan
b. Memastikan hubungan antara perusahaan dan customer dalam keadaan baik.
c. Memberi solusi atau kenyamanan atas permasalahan/ keluhan yang
dihadapi oleh customer.
d. Menerima complain dari customer untuk di follow up oleh bagian
service.
21. OB/ Courier/ Driver
Tugas dan wewenang:
a. Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan
operasional perusahaan.
b. Membersihkan showroom mobil di yang ada di kantor cabang.
c. Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang
d. Menjawab pertanyaan customer, biasanya tentang schedule
perawatan mobil, masalah pada mobilnya yang tidak biasa.
22. Security
Tugas dan wewenang:
a. Menjaga keamanan dan ketertiban lingkungan sekitar
showroom.
b. Bertanggung jawab jika ada stock pengiriman stock dari
ekspedisi.
c. Melayani customer yang akan melakukan servis, sekaligus
pengecekan gate pass mobil yang keluar masuk dari gudang
maupun dari bengkel.