Nusantara III Medan
3.5 Tugas-tugas Hubungan Masyarakat (Humas)
Menurut sibarani (2014:14) inti tugas public relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik, sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi antara perusahaan dengan publik.Berdasarkan adanya dua jenis publik bagi perusahaan, yakni publik intern dan publik ekstern,
maka tujuan public relations juga diarahkan melalui dua macam, yakni internal
public relations dan eksternal public relations.
a. Internal public relations
Yang menjadi target public relations adalah suasana dalam perusahaan, terutama suasana diantara para karyawannya, yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan langsung perusahaan.Untuk dapat menciptakan keadaan tersebut, perusahaan melalui kebijaksanaan internal public relations berusaha mengadakan:
1. Pengumuman-pengumuman
Melalui papan penerangan dapat diumumkan setiap program kerja atau kebijaksanaan pimpinan perusahaan tersebut. Dan juga hasil-hasilyang telah dicapai oleh perusahaan.
2. Buku pegangan pegawai
Program kerja secara rinci dapat dipelajari masing-masing pegawai melalui buku pegangan pegawai. Dimana dalam buku pegangan tersebut secara detail dijelaskan mengenai tujuan pokok perusahaan, kebijaksanaan pimpinan untuk mencapai tujuan itu, pembagian kerja tiap-tiap sektor usaha dan lain-lain serta petunjuk lainnya.
3. Kontak pribadi
Komunikasi antar pegawai, baik vertikal maupun horizontal perlu dilakukan untuk lebih mengenal dan mendalami isi hati masing-masing pegawai.
4. Pertemuan-pertemuan berkala
Secara berkala hendaknya dilakukan pertemuan-pertemuan dimana masing-masing dapat mengeluarkan pendapat dan isi hatinya. Dalam forum tersebut
atasan mengemukakan segala kebijaksanaan yang ditempuh dalam melaksanakan program kerja perusahaan, serta menjelaskannya. Demikian juga karyawan diberi kesempatan memberikan tanggapan dan pendapatnya.
5. Kotak suara
Untuk menampung para bawahan yang tidak berani mengemukakan pendapatnya dalam forum pertemuan, bisa diadakan kotak suara yang setiap saat bisa diisi oleh pegawai secara tertulis.
6. Laporan kepada pemengang saham
Khusus mengenai pertanggung jawaban dalam bidang keuangan, perlu dilaporkan melalui pertemuan antara pimpinan perusahaan dengan para pemegang saham. Pertemuan tersebut tentu sudah diatur oleh public relations
7. Hiburan dan darmawisata
Pertemuan lain yang bersifat rileks perlu pula diselenggarakan oleh petugas
public relations. Untuk memupuk rasa akrab dan setia kawan, serta hubungan
kekeluargaan diantara para pengawai dan keluarganya, perlu dilaporkan melalui pertemuan dalam bentuk hiburan atau darmawisata.
8. Olahraga
Kekompakan dalam suatu tim kerja perlu dikembangkan antar lain dengan penyaluran bakat masing-masing pegawai kedalam suatu tim kerja yang bersifat, seperti olahraga.
9. Study tour dan pelatihan
Guna meningkatkan keterampilan dan pengetahuannya, para pengawai perusahaan pun perlu diberi pendidikan tambahan. Bagi para petugas operasional, pendidikan bisa diberikan dalam bentuk study tour atau peninjauan ke
tempat-tempat atau perusahaan lain yang lebih tinggi mutunya dari pada perusahaan sendiri.
10. Hadiah-hadiah dan penghargaan
Terhadap para pengawai yang menunjukkan prestasi terbaik, baik dalam kerja sehari-hari maupun dalam kegiatan lainnya yang menguntungkan perusahaan maka akan diberikan hadiah-hadiah atau penghargaan.
11. Klinik dan apotek
Bagi kesejahteraan pengawai beserta keluarganya dibidang kesehatan. Ada baiknya di dalam kompleks perusahaan didirikan klinik, dan bila memungkinkan dilengkapi dengan apotek dan ambulans.
12. Tempat-tempat ibadah
Bagi penanaman moral dan mental yang baik kepada para pengawai, perusahaan hendaknya menyediakan tempat ibadah.
b. Eksternal public relations
Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan suatu keharusan. Untuk mendatangkan bahan baku, perusahaan harus berhubungan dengan perusahaan lain. Untuk memasarkan hasil produksinya, dibutuhkan tangan-tangan seperti grosir, agen, sampai pengecer.
Komunikasi langsung dengan publik di luar perusahaan dapat dilakukan dengan cara:
1. Publisitas (publicity)
Yaitu komunikasi kepada publik melalui media massa atau langsung secara
face to face, tanpa membutuhkan bayaran: baik dari pihak komunikator maupun
dibuat dalam bentuk berita. Publistas dibuat berdasarkan keinginan seseorang atau suatu perusahaan untuk memberitahukan kegiatan usahanya, sedangkan berita adalah pemberitahuan atas dasar keinginan orang-orang untuk diberitahu (wanting
to be informed). Publisitas juga patuh kepada redaksi, sedangkan pada periklanan,
redaksi patuh kepada masing-masing iklan. 2. Periklanan (advertising)
Periklanan adalah suatu kegiatan yang terkait dengan dua bidang kehidupan manusia sehari-hari yakni ekonomi dan komunikasi. Dalam bidang ekonomi, periklanan dikenal sebagai salah satu upaya marketing yang strategis. Sehubungan dengan kegiatan eksternal public relations, periklanan dapat dikerjakan dalam berbagai macam, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Iklan dapat digolongkan atas dua tipe yaittu iklan produk dan iklan institusi.
Untuk lebih menarik perhatian dan mempengaruhi konsumen iklan produk biasanya disajikan dalam bentuk:
a. Price advertising, dimana konsumen dicoba ditarik dan dipengaruhi dengan mencantumkan harga yang lebih rendah dari pada saingannya. Hal ini bisa berhasil bila konsumen tahu betul akan keadaan harga dari tiap-tiap produsen b. Quality advertising, dimana ditonjolkan mutu barang produksinya, sedangkan
nama produsennya dinomorduakan.
c. Brand advertising, yakni dengan cara menonjolkan merek pabrik atau perusahaanya, sehingga bisa diasosiasikan bahwa setiap barang atau jasayang dihasilkannya pasti akan memuaskan si pemakainya dalam segala-galanya.
d. Prestige advertising, yaknni iklan yang menonjolkan penggunaan barang tersebut oleh orang-orang penting atau pengusaha, instansi, dan lembaga-lembaga internasional yang terkenal dan umumnya lebih tinggi.
3. Demonstrasi
Hal yang bisa mempercepat pengaruh terhadap khalayak sasaran adalah demonstrasi. Demonstrasi pada hakekatnya merupakan suatu pertunjukan yang secara tidak langsung mengemukakan.
Demonstrasi dapat digunakan untuk beberapa tujuan: a. Membuat suatu permasalahan
b. Menjelaskan suatu hal
c. Melakukan peninjauan kembali d. Mencapai puncak kejelasan 4. Propaganda
Propaganda merupakan kegiatan persuasif untuk mempengaruhi seseorang atau kelompok, atau orang banyak dengan dasar-dasar psikologis agar menerima suatu ide atau hal yang pada waktu tertentu belum diterima atau belum dianggap bermanfaat, kemudian menggerakkan mereka agar bertingkah laku atau berbuat sesuai dengan apa yang diharapkan.
5. Pameran
Tujuan utama dari pameran adalah mengundang publikuntuk mengenal, melihat dan mengertiakan hal-hal tertentu yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
6. Sales promotion
Sales promotion merupakan upaya peningkatan penjualan dengan
memberikan rangsangan atau bujukan, untuk membangkitkan daya pembelian suatu barang atau jasa.
7. Konferensi pers
Pers merupakan media massa yang efektif untuk berkomunikasi dengan orang banyak. Para petugas public relations hendaknya arif dalam mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk penyelenggara konferensi pers tersebut.
8. House Organ (penerbitan majalah perusahaan)
Informasi langsung dari pihak perusahaan kepada pihak luar perusahaan dapat juga disampaikan melalui majalah khusus yang diterbitkan oleh perusahaan, yang biasa disebut dengan house organ.
Sedangkan pada PT Perkebunan Nusantara III menurut Centre (2009:41) tugas dari pada public relations yaitu public relations bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembangaan tersebut melainkan bersifat melekat pada manajemen perusahaan. Dalam hal ini public relations dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah timbal balik antara orgaisasi/lembaga yang diwakilinya dengan publiknya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh
public relations yaitu:
Uraian tugas humas yaitu:
a. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi
b. Menyusun rencana kerja dan jadwal kegiatan bagian pengumpulan informasi dan dokumentasi
c. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan datadan informasi yang berhubungan dan dokumentasi
d. Mengumpulkan, menganalisa informasi/opini mayarakat dan lembaga dan menyampaikan kepada pimpinan sebagai bahan kebajikan
e. Menerima keluhan masyarakat dan meneruskannya kepada pimpinan lembaga/instansi terkait serta menyusundan memberikan tanggapan terhadap keluhan masyarakat.
Media yang digunakan dalam berkomunikasi pada kantor PTPN III medan adalah sebagai berikut:
a. Telepon, yaitu mengadakan hubungan dan memperlancar hubungan komunikasi internal kantor dan lingkungan eksternal kantor.
b. Papan pengumuman, yaitu meniginformasikan kepada seluruh karyawan
c. Komputer, yaitu menyimpan, mengolah data serta menginformasikan data dan informasi
d. Faxmile, yaitu menerima dan mengirimkan data informasi yang sama dengan hasilnya baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu singkattanpa merusak aslinya.
e. Majalah yaitu PT Perkebunan Nusantara III Persero yang diterbitkan oleh anak perusahaan PTPN III Medan