BAB III TINJAUAN KHUSUS RSUP H. ADAM MALIK
3.3 Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
3.3.3 Tugas Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
Kepala Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik mempunyai tugas memimpin, menyelenggarakan, mengkoordinasi, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan di bidang kefarmasian di RSUP H. Adam Malik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kepala Instalasi Farmasi yang bertanggung jawab langsung kepada Direktorat Umum dan Operasional.
b. Wakil kepala instalasi farmasi
Wakil kepala Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik mempunyai tugas membantu kepala Instalasi Farmasi dalam menyelenggarakan, mengkoordinasikan, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan Pelayanan Kefarmasian terhadap pasien, instalasi pelayanan dan instalasi
penunjang lainnya di RSUP H. Adam Malik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, menggantikan tugas Kepala Instalasi Farmasi apabila berhalangan hadir.
c. Tata usaha farmasi
Tata usaha farmasi berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada kepala Instalasi Farmasi yang mempunyai tugas membantu kepala Instalasi Farmasi dalam hal mengkoordinasikan kegiatan ketatausahaan, kerumahtanggaan yang berhubungan dengan keperluan tata usaha, berhubungan dengan surat menyurat dan mengarsipkan surat masuk dan keluar, urusan kepegawaian yang berhubungan dengan permintaan cuti, kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat seluruh pegawai Instalasi Farmasi.
d. Kelompok kerja
1. Pokja Perencanaan, Pelaporan dan Evaluasi
Pokja perencanaan, pelaporan dan evaluasi sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan serta melaksanakan pemilihan, perencanaan, pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk kebutuhan Rumah Sakit, melakukan evaluasi PDAC (Plan, Do, Action, Check) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik dan melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi.
2. Pokja Perbekalan
Pokja perbekalan sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, pencatatan, pelaporan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai, peracikan, pembuatan, pengemasan kembali Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai, mengusulkan pelaksanaan pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak layak pakai.
3. Pokja Apotek I
Pokja Apotek I sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai terhadap kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai pasien bpjs pns dan pasien umum pada jam kerja (jam 08.00 – 15.00 WIB) serta melaksanakan SIRS instalasi farmasi.
4. Pokja Apotek II
Pokja Apotek II sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai terhadap kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk pasien bpjs bukan pns, pasien umum, pasien bpjs mandiri jam (jam 08.00 – 15.00 WIB) serta melaksanakan SIRS instalasi farmasi.
5. Pokja Farmasi Klinis
Pokja farmasi klinis sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan Farmasi Klinis secara professional pada pasien rawat inap dan pasien rawat jalan sesuai dengan Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah Sakit.
6. Depo Farmasi
a. Depo Farmasi Rindu A
Depo farmasi Rindu A sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk pasien BPJS dan pasien umum rawat inap terpadu A secara sistem One Day Dose Dispensing (ODDD). Selain itu juga melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan depo farmasi Rindu A.
b. Depo Farmasi Rindu B
Depo farmasi Rindu B sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk pasien BPJS dan pasien umum rawat inap terpadu B secara sistem One Day Dose
Dispensing (ODDD). Selain itu juga melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan depo farmasi Rindu B.
c. Depo IGD
Depo farmasi IGD sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk pasien IGD. Selain itu juga melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan depo IGD.
d. Depo Farmasi Instalasi pelayanan Anestesi dan Terapi Intensif
Depo farmasi Instalasi pelayanan Anestesi dan Terapi Intensif sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk pasien Instalasi pelayanan Anestesi dan Terapi Intensif. Selain itu juga melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan depo farmasi Instalasi pelayanan Anestesi dan Terapi Intensif.
e. Depo Farmasi Instalasi Bedah Pusat
Depo farmasi Instalasi Bedah Pusat sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai serta melaksanakan SIRS Instalasi Farmasi terhadap kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk pasien Instalasi Bedah Pusat. Selain itu juga melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan depo farmasi Instalasi Bedah Pusat.
3.3.4 Kegiatan Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu siklus kegiatan yang dimulai dari pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan, pengendalian dan administrasi yang diperlukan bagi kegiatan Pelayanan Kefarmasian.
a. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan :
1. formularium;
2. standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai yang telah ditetapkan;
4. mutu, harga dan ketersediaan di pasaran.
Pemilihan obat di Rumah Sakit merujuk kepada Formularium Nasional (Fornas), Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) dan e-catalogue.
b. Perencanaan
Perencanaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran untuk menghindari kekosongan obat. Adapun perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode:
1. Metode konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data konsumsi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibutuhkan yaitu pengumpulan, pengolahan data dan perhitungan perkiraan kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai.
2. Metode epidemiologi
Perhitungan kebutuhan dengan metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu. Langkah-langkah dalam metode ini adalah menentukan jumlah/frekuensi penyakit dan menyediakan standar pengobatan.
3. Metode kombinasi
Berdasarkan konsumsi dan epidemiologi yaitu menghitung perkiraan jumlah obat untuk setiap diagnosa yang sesuai standar pengobatan.
Perencanaan di RSUP H. Adam Malik dilakukan oleh Pokja Perencanaan, Pelaporan dan Evaluasi di Instalasi Farmasi kemudian data perencanaan obat diserahkan kepada Unit Layanan Pengadaan (ULP).
c. Pengadaan
Pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di RSUP H. Adam Malik dibagi menjadi 2 bagian yaitu dengan menggunakan sistem
e-catalogue oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dibuat oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan barang/jasa Pemerintah (LKPP) dan pengadaan manual
(none-catalogue) yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi.
Metode pengadaan meliputi pelelangan/ kontrak/ tender sesuai dengan Perpres Nomor 70 Tahun 2012 yaitu penunjukkan langsung dan pembelian langsung. Pembelian langsung dilakukan untuk pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dengan harga kurang dari 50 juta dan mengutamakan sediaan generik dengan 3 pembanding distributor, sedangkan penunjukan langsung dilakukan untuk pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dengan harga kurang dari 200 juta dengan kontrak/tender.
d. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga tertera dalam kontrak atau surat pesanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
1. harus sesuai dengan faktur/surat pengantar/pesanan barang (SPB); 2. harus sesuai kontrak (SPK);
3. periksalah kondisi fisik barang dan tanggal kadaluarsa minimal 2 tahun; 4. bahan baku harus disertai sertifikat analisa;
5. bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS); 6. khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai Certificate of
Origin.
Penerimaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilaksanakan oleh panitia penerima. Didalam panitia penerima harus terlibat tenaga Apoteker. Setelah penerimaan barang kontrak/SPK selesai, dibuat berita acara penerimaan oleh panitia penerima. Setiap penerimaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai harus dientri ke komputer SIRS.
e. Penyimpanan
Penyimpanan dilakukan untuk menyimpan dan memelihara mutu Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai. Pokja perbekalan bertanggung jawab atas penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai di gudang dan melaksanakan pengendalian serta menentukan
buffer stock Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
dengan ketentuan stock kebutuhan minimal yang ada digudang sekurang
-kurangnya dapat memenuhi kebutuhan Rumah Sakit selama 1 minggu.
Pokja Instalasi Farmasi, Depo Farmasi dan instalasi user (SMF) bertanggung jawab atas Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai di unit kerja masing-masing dengan supervisi oleh
Apoteker dan melaksanakan pengendalian serta menentukan buffer stock Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai.
Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan di gudang BPJS, gudang Floor Stock, gudang umum. Ruang penyimpanan di gudang farmasi telah memenuhi syarat penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai.
Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai harus aman dalam hal kestabilan dan terhindar dari kehilangan, suhu dimana ruangan penyimpanan 15-30ºC dan lemari pendingin 2-8ºC serta kelembaban ruangan 40-60%. Penyimpanan untuk obat berkewaspadaan tinggi (High Alert) diberi label atau penandaan khusus berwarna merah. Penyimpanan untuk bahan berbahaya, terpisah dari Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai yang lainnya. Penyimpanan obat Look Alike Sound Alike
(LASA) diberi jarak antara satu dengan yang lainnya dan diberi tanda atau label LASA berwarna hijau. Penyimpanan psikotropika dilakukan di dalam lemari khusus dan terkunci. Penyimpanan narkotika dilakukan di dalam lemari khusus dengan sistem double lock, kunci disimpan oleh dua orang yang berbeda dan pencatatan langsung dengan kartu stok.
Metode penyimpanan dilakukan berdasarkan:
1. jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai; 2. kelas terapi, LASA dan High Alert;
3. bentuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai; dan 4. disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First In First Out (FIFO)
f. Pendistribusian
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi dengan menggunakan sistem:
1. Floor Stock.
2. Resep perseorangan/Kartu Obat Pasien.
3. One Day Dose Dispensing (ODDD)/One Unit Dose Dispensing (OUDD).
Distribusi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
yang masuk kedalam paket pelayanan atau tindakan yang dilaksanakan di
instalasi-instalasi dilakukan dengan sistem floor stock. Distribusi Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk kebutuhan pasien
rawat inap dilakukan dengan sistem one day dose dispensing. Distribusi Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk kebutuhan pasien
rawat jalan dilakukan dengan sistem resep perseorangan. Distribusi Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk pasien di IGD
dilakukan dengan sistem floor stock, resep perseorangan dan one unit dose
dispensing. Distribusi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai untuk ruang OK dilakukan dengan sistem floor stock (paket) dan one unit dose dispensing.
1. Pemberian Obat dan penulisan Resep:
a. pemberian Obat kepada pasien berpedoman kepada formularium rumah
sakit, Formularium Nasional untuk pasien BPJS;
b. penulisan Resep/kartu Obat dengan nama generik; dan
c. penulisan Resep ditulis pada blanko resep dan Kartu Obat Pasien (KOP)
lengkap.
Pelayanan obat pasien obat rawat inap dilakukan dengan sistem:
1) ODDD (One day dose dispensing).
2) Resep ditulis oleh dokter setiap hari menggunakan kartu obat pasien.
3) Pemberian obat pasien pulang maksimum tiga hari.
2. Pelayanan Obat pasien rawat jalan:
a. Resep yang dapat dilayani adalah Resep yang sudah memenuhi
persyaratan yang sudah ditentukan;
b. pemberian Obat maksimal untuk tiga hari kecuali antibiotik, Obat
antifungi dapat diberikan sesuai dengan yang ditentukan lima hari dan kasus-kasus tertentu/penyakit kronis dapat diberikan maksimal untuk pemakaian satu bulan; dan
c. jumlah/jenis Obat setiap lembar Resep maksimal tiga macam.
3. Pelayanan Obat emergensi:
a. Obat-obat emergensi digunakan bila terjadi gagal nafas (code blue)
disediakan oleh Instalasi Farmasi di ruangan rawat inap, instalasi gawat darurat, ICU dan kamar operasi dengan total jumlah 17 troli emergensi. Jumlah dan jenis obat sesuai dengan yang ditentukan/disepakati, diperiksa
stok obat setiap hari dan expire date setiap bulannya; dan
b. petugas farmasi memeriksa/melengkapi stok Obat dalam troli emergensi
setiap pemakaian/bulan bersama dengan perawat penanggung jawab troli emergensi di masing-masing unit pelayanan.
g. Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
Pemusnahan dilakukan untuk menjamin Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan
dan Bahan Medis Habis Pakai yang sudah tidak memenuhi syarat untuk dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya pemusnahan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan Obat yang sub
standar. Barang yang mendekati expare date ( 3-6 bulan) ditarik kembali oleh
Instalasi Farmasi. Apabila Obat masih bisa digunakan oleh pasien digunakan terlebih dahulu dan apabila tidak bisa digunakan lagi, Obat dikumpulkan untuk dikembalikan ke PBF.
Penarikan dilakukan untuk produk yang izin edarnya telah dicabut oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Rumah Sakit harus mempunyai
sistem pencatatan terhadap kegiatan pemusnahan dan penarikan tersebut.
h. Pengendalian
Pengendalian yang dilakukan di RSUP Haji Adam Malik terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi bersama dengan Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) di Rumah Sakit.
Cara untuk mengendalikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah:
2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut (death stock);
3. stok opname yang dilakukan setiap tiga bulan sekali;
4. memperkirakan atau menghitung jumlah pemakaian rata-rata per periode distribusi; dan
5. menentukan stok optimum, stok pengaman dan menentukan waktu tunggu (lead time).
i. Administrasi
Administrasi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai secara rutin dalam periode bulanan dan tahunan.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.
Tujuan administrasi dan pelaporan:
1. tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi; 2. tersedianya informasi yang akurat;
3. tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan; 4. mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan; dan
5. agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat. dikelola secara efisien dan efektif.