BAB II KAJIAN TEORITIS
2.2 Layanan Sirkulasi
2.2.4 Tugas Layanan Sirkulasi
Sebagai unit penting dalam kegiatan layanan perpustakaan, kegiatan pada layanan ini bersifat rutin. Martoatmojo (2003: 42) menyatakan bahwa ada beberapa tugas yang dapat medukung berjalannya pelaksanaan fungsi layanan sirkulasi, sebagaiberikut:
1. Pendaftaran peminjaman 2. Prosedur peminjaman 3. Pemungutan denda
4. Pengawasan buku-buku tandon (reserve book)
6. Statistik peminjaman
7. Pinjaman antar perpustakaan
Sama halnya dengan Martoatmojo, Lasa (2004 : 18) menyatakan bahwa kegiatan layanan sirkulasi meliputi: “keanggotaan, pinjaman koleksi, pengembalian koleksi, penagihan, sanksi, suratketerangan bebas pinjam, dan statistik”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui semua kegiatan yang dilakukan di layanan sirkulasi saling berkaitan, oleh sebab itu layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian pada layanan sirkulasi di Perpustakaan.
2.2.4.1 Keanggotaan
Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pemustaka sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan dan memudahkan pengguna dalam meminjam koleksi perputsakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Pada perpustakaan tertentu ada punggutan uang pendaftaran dan ada pula yang tidak, menyerahkan foto diri serta fotokopi tanda pengenal, semua ini diperlukan untuk mengenal jati diri anggota.
Menurut Sutarno (2006 : 98) kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah:
1) Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik.
2) Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya 3) Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah
buku yangdipinjam oleh para pembaca
4) Mengetahui golongan peminjaman dan juga untuk mengetahui pula kebutuhan mereka selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai
data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian meningkatkan.
Tujuan kegiatan keanggotaan ini menurut Mudhoffir (1992 : 69).
adalah “untuk mengetahui identitas anggota, alamat, dan golongan, sedangkan secara psikologis bertujuan agar anggota merasa memiliki perpustakaan dan tidak menyalah gunakan perpustakan tersebut”.
Berdasarkan pendapat di atas diketahui bahwa kegiatan keanggotaan adalah untuk mengetahui identitas anggota, alamat, dan golongan, sedangkan secara psikologis bertujuan agar anggota merasa memiliki perpustakaan dan melakukan kegiatan peminjaman koleksi di perpustakantersebut.
2.2.4.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan pada bagian layanan sirkulasi. Layanan ini hanya terbuka bagi pengguna perpustakan yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan. “Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi (Syihabuddin-Qalyubi, 2007 : 224)”.
Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 74), menyatakan bahwa prosedur peminjaman bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Pengguna harus menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan.
2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna.
3. a) Pada perpustakaan yang menganut sistem tetutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi,
petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam
b) Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
pengguna menyerahkan bahan pustaka perpustakaan yang telah dipilihnya,
petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada katalog buku,
petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali,
petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggalkembali.
4. Pengguna membubuhkan tanda tangan mereka pada kartu bahan perpustakaan.
5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna.
6. Petugas menyusun kartu pada kotak sebagai berikut:
menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian
setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusunmenurut urutan kode bahan perpustakaan.
7. Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjaman menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), sistem peminjaman dapat dibedakan antara lain:
1. Sistem buku besar, artinya setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam.
2. Sistem sulih (Dummy), Sistem ini terbuat dari karton sebagai substitusi buku tatkala buku dipinjam,ditulis pada selembar kertas yang ditempelkan pada halaman sulih. Lembar tersebut berisi nama peminjam, nomor panggil, dan tanggal peminjaman.
3. Sistem NCR (No carbon required), Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman.
4. Sistem BIC (Book Issue Card), Sistem BIC Banyak digunakan di perpustakaan sekolah.
5. Sistem Islington (Variasi Brown), Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, dibagian atas tertulis nama dan alamatnya dalam huruf timbul.
6. Sistem Newark, Sistem ini menggunakan kartu buku, termasuk didalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk serta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam.
7. Sistem Token Charging, Token artinya semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm.
8. Sistem Kartu Tebuk, bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal dilakukan dengan stempel serta dengan alat tebuk.
9. Photocharging atau meminjam berbasis sistem photo, pada saat meminjam buku anggota harus menunjukkan kartu anggota. Petugas membuka label buku kemudian menempatkannya diatas plat mesin photocharging’’
Berdasarkan pernyataan di atas dapat diketahui bahwa semua proses kegiatan peminjaman tersebut bertujuan untuk menghindari hilangnya koleksi pustaka, mengetahui siapa peminjam serta berapa jumlah buku yang dipinjamnya dan untuk mengetahui batas waktu pengembalian buku-buku yang sedang beredar.
2.2.4.3 Pengembalian
Anggota yang meminjam koleksi perpustakaan harus mengembalikan pinjaman tepat pada waktunya. Suatu perpustakaan yang memiliki koleksi yang terbatas, pada umumnya pengembalian bahan pustaka yang tepat waktu merupakan hal yang sangat penting, termaksuk penentuan waktu peminjaman bahan pustaka yang sangat singkat. Dengan demikian perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna, karena memiliki koleksi yang sangat terbatas. Adapun langkah-langkah untuk mengembalikan bahan pustaka pada perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Buku yang akan dikembalikan diserahkan kepada Petugas.
2. Mencocokkan tanggal pengembalian buku pada transaksi peminjaman, apabila masa peminjaman telah melewati batas lama peminjaman, maka akan dikenakan denda peminjaman.
3. Bila buku akan diperpanjang maka kembali ke prosedur peminjaman buku.
4. Buku yang telah melalui proses pengembalian buku di simpan kembali ke dalam rak buku.
Dalam buku Pengelolaan Perpustakaan (2007, 96) yang dimaksud dengan pengembalian adalah, “Pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya”
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa pengembalian bahan pustakatersebut memiliki langkah kerja pengembalian dan harus tepat pada waktunya, agar pengguna yang lain dapat mempergunakan bahan pustaka tersebut. Apabila sebuah perpustakaan yang memiliki koleksi terbatas, pada umumnya pengembalian bahan pustaka yang tepat waktu merupakan hal yang sangat penting, termasuk penentuan waktu peminjaman bahan pustaka yang sangatsingkat.
2.2.4.4 Perpanjangan Waktu Peminjaman
Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak duakali dan ada juga hanya memberikan satu kali saja.
Menurut Sjahrial Pamuntjak (2000 : 24), prosedur perpanjangan masa pinjam adalah sebagai berikut:
1. Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan.
2. Petugas memeriksa formulir penempahan.
3. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjam dan kartu buku.
4. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan ijin perpanjangan.
Dari prosedur perpanjangan masa pinjam di atas dapat diketahui bahwa koleksi yang akan di perpanjang oleh pengguna harus melalui tahap
pengecekan daftar pesan pinjam koleksi. Apabila koleksi yang akan diperpanjang telah dipesan oleh pengguna lain maka tidak izinkan untuk melakukan perpanjangan peminjamankoleksi.
2.2.4.5 Penagihan
Apabila bahan pustaka yang dipinjam tidak dikembalikan tepat pada waktunya, maka perpustakaan harus melakukan penagihan pinjaman bahan pustaka tersebut kepada pengguna yang meminjam.
Menurut Sutarno, N.S (2003 : 104), meyatakan bahwa:
Apabila sudah beberapa kali dikirim surat teguran tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakansebagai berikut:
1. Buku diambil dari rumah peminjam dengan biaya pengembalian dibebankan kepada peminjam. Cara ini kebanyakan dikerjakan oleh perpustakaan umum.
2. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu.
3. Khusus diperpustakaan perguruan tinggi sanksi dapat berupa tindakan akademis, misalnya: tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum dikembalikan semua buku (bebas dari peminjaman). Cara terakhir ini hanya dapat dijalankan dengan seizin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama AdministrasiPendidikan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa penagihan terhadap bahan pustaka yang telah dipinjam dilaksanakan sesuai prosedur yang ada apabila bahan pustaka terlambat dikembalikan ke perpustakaan.
2.2.4.6 Pemberian Sanksi
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran peraturan perpustakaan. Biasanya pelanggaran yang sering terjadi berupa keterlambatan pengembalian buku atau menghilangkan buku.
Menurut Saleh (2001, 08) menyatakan beberapa macam pelanggaran yang biasa dilakukan oleh pengguna perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka.
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan pustaka tanpa melalui prosedur yang benar.
4. Menghilangkan bahan pustaka.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
Apabila pengguna perpustakaan melakukan pelanggaran seperti tersebut, maka kepada pengguna tersebut dapat dikenakan sanksi seperti:
1. Sanksi denda.
2. Sanksi administratif seperti tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam jangka waktu tertentu.
3. Sanksi akademis seperti pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar.
Pembatalan hak ini biasanya dilakukan pada tingkat sekolah.
Dengan adanya sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin bagi para pembaca danpetugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilakukan seadil-adilnya diantara para pembaca, terutama kalau koleksi perpustakaan terbatas. Namun dalam penerapannya di Perpustakaan Kabupaten Langkat belum ada, karena di khawatirkan dapat mempengaruhi menurunnya tingkat kunjungan ke perpustakaan.