BAB II METODE PENELITIAN
2.6. Teknik Analisis Data
2.6.3. Uji-t
Untuk menguji keberartian koefisien antar variabel dilakukan dengan menggu nakan uji statistik-t, dengan rumus sebagai berikut:
2 r 1 2 n r t − − =
Keterangan:
t = besaran t hitung
r = koefisien korelasi antara variabel X dan variabel Y
n = jumlah sampel
Hipotesis diterima, jika thitung> ttabel, pada taraf signifikan α = 0,05. Sebaliknya
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Pada era modern seperti sekarang, teknologi sudah berkembang pesat dan membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Dengan demikian, kebutuhan akan data dan informasi dalam kehidupan sehari-hari sangat penting agar tetap bisa mengikuti dan terus berkembang mengikuti zaman ke arah yang lebih baik serta lebih efektif dan efisien. Perkembangan teknologi saat ini, mendorong setiap organisasi untuk mengolah datanya dengan cepat, lengkap dan akurat. Salah satu teknologi yang dapat membantu dalam pengolahan data di dalam lingkungan organisasi adalah dengan menggunakan perangkat komputer dan sistem komputerisasi yang baik dan sesuai.
Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan. Kemudian sistem komputerisasi adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan
menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah
pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored
program). Dengan bantuan komputer pekerjaan dapat dikerjakan dengan lebih
cepat, mudah, bervariasi, bahkan pekerjaan-pekerjaan yang rumit dalam organisasi banyak mengalami perubahan dan kemudahan dengan menggunakan komputer.
Dengan munculnya teknologi komputer dan perkembangan pemakainya, maka setiap unit pekerjaan kantor menggunakan bantuan komputer. Penggunaan komputer juga dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja serta efesiensi waktu. Namun di dalam karya ilmiah ini penulis lebih memfokuskan kegunaan komputer kepada efektivitas kerja.
Efektivitas merupakan unsur pokok dalam mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efektif apabila hasil yang dicapai telah sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan tepat pada waktu yang telah ditentukan. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefenisikan sebagai
kemampuan melakukan sesuatu tepat pada sasaran (doing the right things)
(http://id.wikipedia.org./wiki/Kinerja).
Dengan semakin efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan organisasi semakin tangguh mencapai tujuannya dan berbagai sasarannya. Dengan adanya penggunaan sistem komputerisasi, maka suatu organisasi semakin mampu berperan dengan tingkat efektivitas yang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah, serta dalam menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan pembangunan, baik pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional diperlukan adanya berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan keputusan sejalan dengan tingkat perkembangan yang semakin maju. Dalam rangka pencapaian efektivitas tersebut, ada berbagai hambatan atau kendala-kendala yang dihadapi para pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya
yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya beragamnya tugas yang diemban setiap seksi yang menyebabkan beragamnya prosedur penyelesaian masing-masing tugas tersebut, disamping itu juga terdapat kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan. Agar semua aktivitasnya berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan mudah dan efektif, maka suatu organisasi harus mampu menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang lebih praktis yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pelaksanaan tugas-tugas organsisasi.
Deli Serdang merupakan salah satu Kabupaten yang berada di kawasan
Pantai Timur Sumatera Utara dengan luas wilayah 2.497,72 Km2 (249.772 Ha).
Berdasarkan data Badan Pusat Statistik Kabupaten Deli Serdang dalam Angka 2015, tercatat pada tahun 2014 jumlah penduduk di Kabupaten Deli Serdang sebanyak 1.984.598 jiwa dengan kepadatan penduduk 795 jiwa/Km2 (BPS, 2015). Melihat banyaknya jumlah penduduk di daerah Kabupaten Deli Serdang maka sangat diperlukan sistem komputerisasi untuk menunjang efektivitas pekerjaan sehingga dapat selesai dengan tepat waktu.
Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Deaerah Kabupaten Deli Serdang yang mempunyai tugas pokok yaitu melaksanakan urusan pemerintahan daerah Kabupaten Deli Serdang di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Pelaksanaan segala aktivitas dan tugas-tugas berhubungan dengan kepentingan organisasi dalam memberikan pelayanan, baik ke dalam maupun keluar, sesuai dengan yang tercantum dalam Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Sistem Administrasi Kependudukan.
Adapun tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Penyusunan rencana pembangunan dan pengembangan kegiatan
pendaftaran dan pencatatan penduduk
2. Pembinaan umum
3. Pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK)
4. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Keluarga (KK)
5. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP).
6. Pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil seperti akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian dan akta kematian serta pencatatan pengakuan dan pengesahan anak.
7. Pencatatan mutasi data penduduk
8. Pengolahan data penduduk
9. Penyelenggaraan penyuluhan
Untuk menyelenggarakan tugas-tugas tersebut, maka Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang memerlukan data dan informasi yang relevan dana akurat agar dapat menyelenggarakan tugas-tugasnya dengan efektif. Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang dalam menjalankan dan menyelenggarakan tugas dan fungsinya pasti membutuhkan manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaan organisasi agar dapat berjalan efektif, Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem pendukung yang baik yaitu sistem komputerisasi. Berdasarkan uraian diatas maka
penulis tertarik melakukan penelitian ilmiah dengan judul “Pengaruh Sistem
Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang”.
1.2. Rumusan Masalah
Untuk dapat memudahkan dalam penelitian ini dan agar penelitian ini memiliki arah yang jelas dalam menginterprestasikan fakta dan data ke dalam penulisan skripsi, maka terlebih dahulu dirumuskan permasalahannya. Adapun
permasalahan yang diajukan dalam penelitian ini adalah “bagaimana pengaruh
sistem komputerisasi terhadap efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang?”
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini, antara lain:
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem komputerisasi pada Kantor
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang.
2. Untuk mengetahui bagaimana efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang.
3. Untuk mengetahui seberapa besar pengaruh sistem komputerisasi terhadap
efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini berguna sebagai tempat pengembangan kemampuan dalam bidang penelitian dan penerapan yang didapat pada masa perkuliahan, serta menambah pengetahuan yang berkaitan dengan sistem komputerisasi dan efektivitas kerja pegawai.
2. Bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang Sebagai suatu masukan bagi pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Deli Serdang, khususnya Pemerintahan Kabupaten Deli Serdang dalam mengembangkan sistem komputerisasi bagi efektivitas kerja pegawai.
3. Bagi Fakultas
Hasil penelitian ini diharapkan bisa memperkaya referensi ilmiah penelitian ilmu sosial dan perbandingan dalam melakukan penelitian dimasa yang akan datang, khususnya bagi Departemen Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara.
1.5. Kerangka Teori
Secara umum, teori adalah sebuah sistem konsep abstrak yang adanya hubungan diantara konsep-konsep tersebut yang membantu kita memahami sebuah fenomena. Sehingga bisa dikatakan bahwa suatu teori adalah suatu kerangka kerja konseptual untuk mengatur pengetahuan dan menyediakan suatu cetak biru untuk melakukan beberapa tindakan selanjutnya.
Menurut Kerlinger yang dikutip dari Efendi, Sofian (2012:35), teori adalah serangkaian konsep, konstruk, definisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara mengonstruksi hubungan antara konsep dan proposisi dengan menggunakan asumsi dan logika tertentu.
Sebagai landasan berfikir dalam menyelesaikan atau memecahkan masalah yang ada, perlu adanya pedoman teoritis yang dapat membantu dan sebagai bahan referensi dalam penelitian. Adapun kerangka teori dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.
1.5.1. Sistem Komputerisasi 1.5.1.1. Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Kumorotomo, 1994:8).
Sejalan dengan pendapat tersebut, James O’brien (2006:9), mengemukakan
bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan,
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input (masukan)
serta menghasilkan output (keluaran) dalam proses tranformasi yang teratur.
Disamping itu, suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feed back) dapat berasal dari output tetapi dapat juga dari lingkungan sistem yang dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur ini.
Sistem dapat juga didefenisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta, 2003:4). Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Paulus, 2005:23).
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa suatu sistem adalah sekelompok komponen, elemen atau subsistem-subsistem yang saling berhubungan, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan saling terpadu secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur yang
mewakili sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).
1.5.1.2. Komputerisasi
Perkataan komputer/computer berasal dari perkataan asing to Compute
artinya hitung. Dengan demikian, maka komputer dapat diartikan sebagai alat hitung atau mesin hitung. Akan tetapi, apabila istilah komputer itu diartikan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi mesin hitung, maka imajinasi kita akan lain dengan makna dan tujuannya, artinya seolah-olah komputer itu disamakan dengan kalkulator.
Menurut Jhon J. Longkutoy (1996:24), komputer adalah alat yang memegang peranan penting di dalam sistem pengolahan data elektronis, maka komputer juga disebut alat pengolah data. Pemanfaatan komputer dalam bidang pendidikan, khususnya dalam pembelajaran sebenarnya merupakan mata rantai dari sejarah teknologi pembelajaran. Sejarah teknologi pembelajaran ini sendiri merupakan kreasi berbagai ahli dalam bidang terkait, yang pada dasarnya ingin berupaya dalam mewujudkan ide-ide praktis dalam menerapkan prinsip didaktik, yaitu pembelajaran yang menekankan perbedaan individual baik dalam kemampuan maupun dalam kecepatan.
Sander (1985:29), dalam buku Computer Today menjelaskan bahwa
komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan
menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output di bawah
pengawasan suatu langkah-langkah, instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
Lebih lanjut menurut Fuori (1973:23), komputer adalah suatu pemproses data (data processor) yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat, termasuk perhitungan aritmatika yang besar atau operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia mengoperasikan selama pemprosesan.
Rusman (2011:289), menjelaskan bahwa pembelajaran berdasarkan komputer sangat dipengaruhi oleh teori belajar kognitif model pemrosesan informasi (information processing model), yang mulai berkembang pada tahun 60 dan 70-an. Model ini menampilkan konseptualisasi dari sistem memori pada manusia yang mirip dengan sistem memori pada komputer.
Berdasarkan dari beberapa pendapat di atas tentang komputerisasi maka dapat disimpulkan bahwa komputer adalah alat elektronik yang dapat menerima
input data, mengolah data, memberikan informasi, menggunakan suatu program
yang tersimpan di memori komputer, menyimpan program dan hasil pengolahan, dan bekerja secara otomatis. Komputer juga merupakan alat yang memegang peranan penting di dalam sistem pengolahan data elektronis, sehingga komputer juga disebut alat pengolah data.
1.5.1.3. Sistem Komputerisasi
Sistem komputerisasi bagian dari pekerjaan yang sangat penting dalam mengolah dan menyimpan data untuk mempermudah kerja pegawai/karyawan. Menurut Sutabri (2003:106), sistem komputerisasi adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan
secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan
menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
Adapun tujuan dari penerapan sistem komputerisasi menurut Sedarmayanti (2001:69), sebagai berikut:
1. Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi.
2. Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu.
3. Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat
menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkannya sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah (2003:130), antara lain adalah sebagai berikut:
1. Efektivitas dan efesiensi lebih tinggi.
2. Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib. 3. Biaya lebih rendah.
4. Kesalahan lebih sedikit.
5. Meningkatkan pelayanan pelanggan.
6. Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional
dan distribusi.
7. Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat.
8. Mengurangi pemakaian ketatausahaan
Berdasarkan pendapat di atas, tentang tujuan dan keuntungan dalam penerapan sistem komputerisasi, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dan keuntungan dari penerapan sistem komputerisasi dalam suatu organisasi adalah untuk dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam menunjang kegiatan organisasi. Oleh karena itu, jika penerapan sistem komputerisasi diterapkan dengan baik maka efektivitas kerja akan tercapai.
1.5.1.4. Komponen Sistem Komputerisasi
Penggunaan komputer dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Bagian atau komponen dari sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah (2003:163), antara lain:
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras atau Hardware adalah peralatan dalam bentuk fisik yang
menjalankan sistem komputer. Hardware digunakan sebagai media untuk
menjalankan software dan peralatan ini berfungsi untuk menjalankan
instruksi-instruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam bentuk informasi yang digunakan oleh manusia untuk laporan. Perangkat keras terdiri dari:
a. Input Device
Input device merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data atau
isntruksi ke dalam komputer. Input device sesuai dengan namanya hanya
digunakan untuk memasukkan data atau instruksi ke dalam CPU (process
device). Contoh: keyboard, mouse, lightpen, dan joystick. b. Process Device
Process device merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan
kumpulan instruksi yang akan ditujukan untuk menghasilkan suatu hasil tertentu yang dikehendaki. Process device dapat melakukan tugasnya jika ada masukan dari input device baik berupa data atau instruksi. Alat ini disebut Central Processing Unit (CPU).
c. Output Device
Output device merupakan alat yang digunakan untk menampilkan laporan
monitor maupun dicetak pada media lain. Contoh: monitor, printer, dan
plotte.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau Software adalah rangkaian prosedur dan dokumentasi
program yang berfungsi untuk menyelesaikan berbagai masalah yang
dikehendaki. Perangkat lunak ini dijalankan pada processing device jika
mendapatkan respon masukan dari input device dan hasil proses yang
dilakukan oleh perangkat lunak dikeluarkan dengan output device. Contoh: DOS, Microsoft Windows, Unix, dan Linux.
a. Database
Database adalah data yang berisi program dan data yang dibutuhkan
dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk,
magnetic tape, dan sebagainya. Data juga meliputi pengeluaran dan catatan lain di atas kertas, micro film dan sebagainya.
b. Prosedur
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu:
1) Instruksi untuk pemakai
2) Instruksi untuk penyiapan masukan
3) Instruksi pengoperasian karyawan pusat komputer 3. Perangkat Pikir (Brainware)
Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan komputer.
data dan mengeluarkan informasi. Perangkat pikir sangat menentukan berhasil
atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process device, karena
komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari:
a. Operator Komputer
Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media untuk perekaman data dan pencetakan dokumen.
b. Analisis Sistem
Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada suatu organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang baik bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi.
c. Programmer
Programmer merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang
menangani pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau
package program yang dikuasainya. d. Personil Data Entry
Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer (secondary storage) sesuai instruksi yang ada.
e. Manajer Sistem Informasi/EDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang maupun janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk keperluan pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan lain-lain.
1.5.1.5. Siklus Pengolahan Data Sistem Komputerisasi
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 (tiga) tahap dasar yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing
dan output.
Gambar 1.1 Siklus Pengolahan Data (Hartono, 2004:344)
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga atau lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.
Gambar 1.2 Siklus Pengolahan Data yang Dikembangkan (Hartono, 2004:346)
Keterangan Gambar
1. Organization, tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data
yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen
dasar.
2. Input, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemproses, yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di
storage.
PROCESSING
3. Output, tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi.
4. Distribution, tahap ini merupakan proses dari distribusi output diberikan kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
5. Storage, tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan ke
simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat
dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
Menurut Erwan Arbie (1987:104-108), langkah-langkah pengoperasian dalam pengelolahan data adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan (Capturing)
Mengumpulkan data dengan penelitian , pemeriksaan, keterangan-keterangan masih merupakan data/fakta. Oleh karena data/fakta itu sifatnya masih baku belumlah disebut informasi. Misalnya Formulir kepegawaian, atau Formulir pembuatan kartu keluarga/KTP.
2. Memilih Data (Verifying)
Gunanya untuk melihat fakta/data yang dikumpulkan itu benar-benar sesuai dengan kebenaran dengan perkataan lain apakah data yang disampaikan itu hanya dikarang-karang saja atau benar-benar diambil dari lapangan. Operasi ini menunjukkan pengecekkan dan pengesahan data dan untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dengan cepat,dicatat cermat.
3. Pengelompokkan Data (Classifying)
Data yang telah dikumpulkan dalam beberapa kelompok sesuai dengan keinginan yang memerlukan data. Dalam langkah ini menempatkan unsur-unsur pada kategori khusus yang memberikan arti bagi sipemakai. Misalnya,
pengelompkkan data berdasarkan jenis kelamin, pengelompokkan data berdasarkan agama/suku/umur.
4. Penyusunan (Sorting)
Menempatkan unsur-unsur data dalam urutan-urutan atau rangkaian-rangkaian khusus disesuaikan dengan kebutuhan sipemakai.
5. Menyingkat (Sumarizing)
Mengakumulasikan data dalam bentuk matematika cara pengumpulannya dibedakan dengan cara pertama menunjukkan spesifikasi perhitungan atau angka-angka/data dan cara kedua.
6. Mengalkulasikan (Calculating)
Memberi nilai kepada data-data yang dimulai dari langkah 5 tadi. 7. Penyimpanan (Storing)
Menempatkan data pada alat-alat penyipanan apakah berupa daftar kertas, file, atau micro film yang dapat disimpan dan dipelihara sebaik mungkin dan dilihat serta diambil kembali pada saat diperlukan.
8. Pengembalian Kembali (Retreiving)
Mengambil keterangan kembali dari arsip (storing) bila informasi tersebut masih segar/tidak usang agar dapat dipakai sebagai informasi. Langkah ini mengandung pencarian sampai diketemukannya dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data itu disimpan.
9. Memperbanyak (Reproducing)
Menciptakan kembali, yaitu memperbanyak informasi yang disimpan itu, dengan maksud dibagikan kepada yang berkepentingan, agar tidak hilang masternya.
10.Mengkomunikasikan (Communicating)
Menggambarkan informasi yang tersimpan kepada sipemakai informasi itu. Dengan perkataan lain, sebagai cara memindahkan sesuatu tempat ke tempat
lain. Itu dapat berlangsung pada beberapa hubungan dalam data Processing
Cycle.
Tujuan akhir dari pada pemprosesan data adalah untuk menyampaikan informasi kepada si pemakai yang dituju dengan data informasi yang relevan dan berguna bagi sipemakai.
1.5.2. Efektivitas Kerja
Setiap organisasi selalu dihadapkan pada persoalan keterbatasan sumber daya manusia dalam mencapai tujuannya. Interaksi antara berbagai sumber daya tadi harus dikelola dengan baik sehingga dapat mencapai sasarannya secara efesien dan efektif. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefenisikan sebagai kemampuan melakukan sesuatu secara benar dan efektivitas sebagai kemampuan melakukan sesuatu tepat pada sasaran.
Efektivitas merupakan unsur pokok aktivitas organisasi dalam mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Bila dilihat dari aspek segi keberhasilan pencapaian tujuan, maka efektivitas adalah memfokuskan pada tingkat pencapaian terhadap tujuan organisasi. Selanjutnya ditinjau dari aspek ketepatan waktu, maka efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah