HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan
4.1.2 Sejarah AUTO 2000
Auto 2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT. Astra International Tbk. Saat ini AUTO 2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO 2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor yang menjadi agen tunggal pemegang merek (ATPM) Toyota.
Auto 2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi Auto 2000. Auto 2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT. Astra International Tbk.Saat ini Auto 2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto 2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota. Auto 2000 adalah dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain.
Auto 2000 memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Selain cabang-cabang Auto 2000 (disebut Direct) yang berjumlah 63 cabang , Auto 2000 juga memiliki dealer yang tersebar di seluruh Indonesia (disebut Indirect), yang totalnya berjumlah 67 outlet. Dengan demikian, terdapat 130 cabang (Direct Sub cabang dan Indirect) yang mewakili penjualan Auto 2000 di seluruh Indonesia. 48 Bengkel milik Auto 2000 merupakan yang terbesar dan
terlengkap di Asia Tenggara. Disamping itu Auto 2000 juga memiliki 407 Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota.
4.2. Struktur Organisasi PT. ASTRA INTERNASIONAL, Tbk-AUTO 2000
”Organisasi merupakan wadah (wahana) bagi sumber daya manusia dan sumber daya alam dalam upaya mencapai suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya” (Syamsudin, 2002:8). Dengan adanya perkembangan dan pertumbuhan menyebabkan tugas dan pekerjaan yang harus diselesaikan oleh atasan yang semakin banyak, sebab masalah yang terjadi dan akan muncul kompleks. Oleh sebab itu, harus dilakukan pembagian tugas dan pekerjaan untuk meringankan beban kerja seorang atasan oleh beberapa orang yang mempunyai kemampuan dalam menjalankan tugas dan pekerjaan tersebut.
Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Bentuk struktur organisasi suatu perusahaan hendaknya dibuat dengan terperinci dan memperhatikan hal-hal yang bersifat penting. Di mana struktur organisasi hendaknya dibuat dengan memberikan gambaran yang jelas dan tepat mengenai pembagian tugas dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan yang terdapat dalam bidang-bidang yang berkaitan dengan perusahaan. Semakin banyak jenis kegiatan suatu perusahaan, maka akan semakin kompleks struktur organisasinya dan demikian sebaliknya. Ada tiga macam bentuk struktur organisasi yang umum digunakan oleh perusaan-perusahaan, antara lain :
1. Strutur organisasi berbentuk fungsional, adalah struktur organisasi yang membentuk suatu fungsi-fungsi tertentu serta dibentuk berdasarkan fungsinya di perusahaan.
2. Struktur organisasi berbentuk garis, adalah strutur organisasi yang membentuk suatu garis lurus, dari jabatan tertinggi hingga terendah.
3. Struktur organisasi berbentuk lini, adalah struktur organisasi yang membentuk lini atau bagian-bagian tertentu.
Struktur organisasi yang terdapat pada PT. ASTRA INTERNASIONAL, Tbk-AUTO 2000 adalah berbentuk fungsional, yakni setiap bagian yang dibentuk berdasarkan fungsi-fungsi terhadap perusahaan. Kantor cabang merupakan suatu profit dan loss yang mana pimpinan berkewajiban mengelola seluruh harta melalui fungsi-fungsi kegiatan perusahaan yang terlihat pada susunan organisasi perusahaan. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi PT. ASTRA INTERNASIONAL, Tbk-AUTO 2000 dapat kita lihat sebagai berikut:
Sumber : PT. ASTRA INTERNASIONAL, Tbk-AUTO 2000
Gambar 4.1 STRUKTUR ORGANISASI PT. ASTRA INTERNATIONAL, Tbk – AUTO 2000
Tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap jabatan dalam perusahaan adalah :
Komisaris
Tugas dan wewenang Komisaris adalah sebagai berikut :
1. Melakukan pengawasan atas kebijaksanaan direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasehat kepada direksi.
KOMISARIS KABAG KEUANGAN DIRUT DIREKTUR PEMASARAN KABAG PEMASARAN ADM / UMUM DIREKTUR KEUANGAN/ UMUM SITE MANAGER SALES AKUNTANSI PIMPINAN PROYEK KABAG ADM / UMUM
2. Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu dalam jam kerja kantor perseroan berhak memasuki bangunan dalam halaman atau tempat lain yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh perseroan dan berhak memeriksa semua pembukuan, serta dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh direksi.
Direktur Utama
Tugas dan wewenang Direktur Utama adalah sebagai berikut :
1. Menentukan arah kebijaksanaan serta menentukan cara kerja sesuai dengan tujuan perusahaan.
2. Mengawasi jalannya operasi perusahaan dan mempertimbangkan, menyetujui serta mengesahkan segala bentuk kegiatan operasi perusahaan dan kegiatan lainnya.
3. Melaporkan hasil usaha dan operasi perusahaan kepada Komisaris Utama.
4. Menerima pertanggung jawaban dari masing-masing bagian yang dibawahinya yakni dari Direktur Keuangan/Umum dan Direktur Pemasaran.
Direktur Keuangan/Umum
1. Menerima pertanggung jawaban dari bagian-bagian yang membawahinya.
2. Menganalisa dan pembukuan secara periodik.
3. Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada staff keuangan dan pembukuan dalam melaksanakan tugasnya.
4. Menerapkan dan meningkatkan disiplin kerja.
5. Menetapkan gaji karyawan yang baru dengan berkonsultasi dengan direktur lainnya.
6. Merencanakan, mempersiapkan dan mengawasi personil-personil bagiannya sehingga mencapai sasaran yang ditentukan perusahaan.
Direktur Pemasaran
Tugas dan wewenang Direktur Pemasaran adalah sebagai berikut :
1. Mengambil keputusan dalam menjalankan strategi pemasaran dengan mengumpulkan data atau saran dan berkomunikasi dengan Direktur Utama.
2. Memonitor dan mempertanggung jawabkan kelancaran kredit mobil. 3. Mengadakan pengawasan terhadap aktivitas kompetitor yang dapat
mempengaruhi pemasaran dan mengambil langkah seperlunya.
4. Mengadakan rapat secara periodik yang berkaitan dengan pemasaran minimal sekali dalam sebulan.
Kabag Keuangan
Tugas dan wewenang Kabag Keuangan adalah sebagai berikut : 1. Menyerahkan uang penjualan setiap hari ke kasir.
2. Memeriksa kebenaran dari jumlah uang yang diserahkan.
Kabag Administrasi / Umum
Tugas dan wewenang Kabag Administrasi/Umum adalah sebagai berikut : 1. Mengontrol terhadap catatan waktu hadir dan waktu kerja karyawan. 2. Mengontrol pembayaran biaya-biaya rutin seperti rekening telepon, air,
listrik, retribusi sampah, dan lain-lain agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran.
3. Menjaga keamanan ketekunan dalam berkerja disekitar perusahaan. 4. Menerima pertanggungjawaban dari bawahannya.
Kabag Pemasaran
Tugas dan wewenang Kabag Pemasaran adalah sebagai berikut :
1. Menyiapkan dokumen pemasaran seperti brosur dan surat pesanan. 2. Mempersiapkan dokumen-dokumen penagihan seperti kwitansi dan
sebagainya.
Pimpinan Proyek
Tugas dan wewenang Pimpinan Proyek adalah sebagai berikut : 1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek. 2. Menandatangani faktur penerimaan dan pengeluaran barang. 3. Mengatur dan mengurus penerimaan dan pengeluaran barang.
Akuntansi
1. Memonitor syarat pembayaran, tanggal giro dan nomor AC dari giro yang diterima via salesman.
2. Mencatat transaksi hutang dan piutang dagang.
3. Menyelenggarakan pengarsipan karbon, laoran dan dokumen pembukuan.
4. Membantu kabag keuangan membuat laporan mingguan dan bulanan.
Administrasi Umum
Tugas dan wewenang Administrasi Umum adalah sebagai berikut :
1. Melaksanakan pembayaran rekening telepon, air, listrik, dan lainlain. 2. Membantu kabag umum mengontrol jadwal waktunya pemeliharaan
mesin seperti AC, mesin fotocopy, komputer, dan lain-lain.
Salesman
Tugas dan wewenang Salesman adalah sebagai berikut :
1. Menjalin hubungan kerja sama antar bagian perusahaan dan dengan para langganan.
2. Menyediakan laporan yang menjadi kewajibannya untuk diserahkan tepat waktu.
Site Manager
Tugas dan wewenang Site Manager adalah sebagai berikut :
1. Mengadakan konfirmasi atau pencocokan saldo tagihan dan barang baik jumlah maupun jenisnya.
2. Meneliti order barang sehubungan dengan pemasukan barang ke proyek yang ditangani.
3. Mengatur dan mengurus penerimaan dan pengeluaran barang.