PELAKSANAAN MAGANG
B. Special Event
3. Ulang Tahun Kampoeng Ikan yang ke 1
Pada event ini mempertunjukkan Mini Orchestra dari Purwacaraka Musik Studio yang dilaksanakan pada hari Sabtu tanggal 24 April 2010 bertempat di Kampoeng Ikan. Acara ini dibuka dengan harga tiket Rp. 80,000.00 per orang. Fasilitas yang didapat berupa makanan dan minuman yang dikemas secara menarik dan unik. Dalam hal ini pengunjung dibebaskan mengambil aneka makanan dan minuman. Tujuan diselenggarakan event ini antara lain : a. Memperingati hari jadi Kampoeng Ikan yang Pertama.
b. Menarik pelanggan Hotel, memberikan hiburan bagi para pengunjung hotel dan masyarakat di kota Solo.
c. Memperkenalkan menu masakan dan minuman di kampoeng Ikan yang baru yaitu Udang Bakar Colomadu, dan Kerang Hijau.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Peran Public Relations dan Penulis :
a. Merencanakan dan membuat program event Ulang Tahun Kampoeng Ikan yang ke 1 dengan menentukan ide dan mengajukan konsepnya ke Manajemen Hotel dengan melakukan koordinasi dengan Purwacaraka Musik Studio.
b. Memberikan penjelasan tentang materi promo dan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan Event.
c. Membuat Press Release kemudian dikirim ke berbagai media seperti Solo Pos, Suara Merdeka, Bisnis Indonesia, Seputar Indonesia, Kompas Jitu, Joglosemar, dan Radar Solo.
d. Membuat flyer, spanduk, baliho, dan promosi melalui TV dan radio. e. Pada waktu pelaksanaan event Public Relation menerima dan
memberikan informasi kepada wartawan terhadap acara tersebut.
f. Membuat evaluasi terhadap event tersebut apakah sesuai dengan target yang diharapkan dan membuat laporannya.
4. SIPA (Solo International Performance Art)
Acara ini berkonsep pre event yang dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 27 Mei 2010 bertempat di Kampoeng Ikan Back Yard. Puncak dari acara ini untuk mempromosikan dam memberikan informasi kepada masyarakat luas bahwa SIPA yang nantinya tanggal 16 – 18 Juli 2009 akan dilaksanakan di Mangkunegaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Tujuan diselenggarakan event ini antara lain :
a. Masyarakat biar tahu bahwa SIPA akan diselenggarakan di Mangkunegaran.
b. Menarik pelanggan Hotel, memberikan hiburan berbagai tarian misal : tarian kipas, tari gambyong bagi para pengunjung hotel dan masyarakat di kota Solo.
c. Menambah pendapatan hotel di bidang penjualan makanan dan minuman. Peran Public Relations dan Penulis :
a. Merencanakan dan membuat program pre event SIPA di Kampoeng Ikan dengan menentukan Tema dan mengajukan konsepnya ke Manajemen Hotel dengan melakukan koordinasi dengan panitia SIPA.
b. Memberikan penjelasan tentang materi promo dan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan Event.
c. Membuat Press Release kemudian dikirim ke berbagai media seperti Solo Pos, Suara Merdeka, Bisnis Indonesia, Seputar Indonesia, Kompas Jitu, Joglosemar, dan Radar Solo.
d. Membuat flyer, spanduk, baliho, dan promosi melalui TV dan radio. e. Sebelum acara dimulai Public Relations harus prepare property kepada
outlet Kampoeng Ikan.
f. Pada waktu pelaksanaan event Public Relations menerima dan memberikan informasi kepada wartawan terhadap acara sedang berlangsung.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id g. Membuat evaluasi terhadap event tersebut apakah sesuai dengan target
yang diharapkan dan membuat laporannya.
Kegiatan dan tugas - tugas lain yang penulis lakukan selama melakukan Kuliah Kerja Media (KKM) di Departemen Public Relations Lorin Business Resort & Spa adalah sebagai berikut :
1. Mengambil semua file yang ada di pigeon Hole.
2. Mencermati dan mencari berita yang berhubungan dengan Lorin, competitor - The Sunan, Kusuma Sahid, Sahid Jaya, Novotel, Best Western serta berita yang berhubungan dengan isu nasional dan internasional, fluktuasi harga, pariwisata atau hal penting lainnya yang berkaitan dengan perhotelan. Kemudian dikliping sesuai dengan segala bentuk pemberitaan dari berbagai media cetak mengenai kegiatan-kegiatan Lorin Business Resort & Spa dan kegiatan-kegiatan hotel kompetitor yang ada di kota Solo. Hal ini dimaksudkan agar Departemen Public Relations memiliki arsip-arsip yang di kemudian hari bisa digunakan sebagai landasan pengambilan keputusan. Selain itu, dengan mengkliping PR dapat memperoleh informasi mengenai sesuatu hal atau kasus yang terjadi di hotel Lorin maupun hotel kompetitor lain dan dapat mengidentifikasi kasus tersebut untuk dipelajari kemudian membentuk strategi dan mengambil tindakan yang diperlukan. Tidak hanya itu, mengkliping juga merupakan cara untuk mengetahui citra Lorin dimata masyarakat luas.
3. Memfotocopy kliping rangkap 6, kemudian mendistribusikan ke General Manager, Sales Department, Food & Beverage Manager, Operator, PT. Lorin
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Internasional Hotel, PT. Hotel Anomsolo Saranatama, Pihak tersebut adalah pihak-pihak yang perlu untuk mengetahui tentang perkembangan Lorin dan hotel competitor lain. Untuk General Manajer (GM), pengetahuan mengenai perkembangan hotel dibutuhkan sebagai landasan dalam pembentukan strategi dan pengambilan keputusan. Demikian halnya bagi Food & Beverage Manager (FBM) dan Sales Department. Sedangkan untuk operator, kliping tersebut berguna untuk memberi penjelasan bagi pengunjung hotel maupun masyarakat luas yang menanyakan tentang isu atau kegiatan hotel yang sedang berlangsung. Bagi PT. HAS dan PT. LIH, kliping tersebut dapat digunakan sebagai alat untuk memantau hasil kerja manajemen dan citra Lorin dimata publik.
4. Menyiapkan dan mendistribusikan materi promo baru ke outlet hotel Lorin Business Resort & Spa (Receptionist, LC Louge, Concierge/Bell Boy, Restoran, Kampoeng Ikan, Spa, Pool Bar, Health Club, Housekeeping, Sales Secretary, F&B Secretary). Penulis memdistribusikan Flyer dan newsletter ke seluruh outlet-outlet yang ada di Lorin dengan tujuan agar para pengunjung hotel dapat mengambil media promo tersebut sehingga informasi dapat tersampaikan kepada para pengunjung hotel.
5. Membantu memasukan data publikasi media dan membuat prosentase untuk mengetahui tingkat publisitas Lorin Business Resort & Spa selama bulan Maret – Mei 2010. Penulis memasukan data dari klipping ke database dan di akhir bulan dari database tersebut dibuat prosentase untuk mengetahui tingkat publisitas hotel Lorin dibanding hotel kompetitor lain yang ada di kota Solo.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 6. Mengikuti acara Charity Shop untuk kemanusiaan, memberikan sumbangan
ke PMI Surakarta pada tanggal 15 Maret 2010 berupa uang dan koran. Acara sumbangan bantuan diadakan setiap bulan sekali, menunjukkan salah wujud kepedulian Lorin Business Resort & Spa kepada PMI.
7. Membantu menerima kunjungan dari SMK 4, IHS, dan Unisri. Penulis membantu sebagai hotel Tour Guide dengan memperkenalkan semua ruangan dan fasilitas yang tersedia di Lorin Business Resort & Spa kepada klien. 8. Mengikuti kegiatan Coorporate Social Responsibility (CSR) ke SD Blulukan
1 dan SD Blulukan 2 pada tanggal 23 Maret 2010 dan Yayasan Penyandang Anak Cacat Surakarta (YPAC ) pada tanggal 3 Mei 2010.
9. Mengikuti acara Cooking Class Banana Fiesta pada tanggal 13 Maret 2010, Cooking Class Italian Delight pada tanggal 10 April 2010 dan Cooking Class Chicken Fiesta pada tanggal 8 Mei 2010 . Acara ini diadakan setiap satu bulan sekali di Lobby, Lorin satu-satunya hotel sesoloraya yang mengadakan
Cooking Class, mempunyai tujuan untuk memperkenalkan menu masakan
baru kepada seluruh masyarakat terutama kota Solo. Dalam acara tersebut, penulis bertugas untuk menjamu para wartawan dan memastikan kebutuhan wartawan terpenuhi yang telah diundang oleh Public Relations Officer
(PRO).
10. Mengikuti peliputan Launcing Ice cream di LC Lounge oleh Stasiun TV RCTI, Trans 7 dan berbagai media. Dalam acara peliputan ini, penulis bertugas menjadi talent/model dan setelah peliputan selesai, penulis bersama
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Public Relations Officer (PRO) Lorin menjamu wartawan dari RCTI, Trans
7 dan media lainnya.
11. Menjawab telephone masuk dengan menggunakan etika menerima telephone (Phone Courtesy). Penulis diwajibkan mengangkat telephone yang masuk ke department PR baik dari departmen lain maupun dari luar hotel dengan standart tata krama yang telah ditentukan oleh HRD.
12. Membuat monthly report dengan memasukkan data PR activities, daftar berita, sponsor, data Guest Comment serta memasukkan data Advertisement dan Media Promo. Penulis setiap harinya harus memasukkan data mengenai kegiatan yang telah dilakukan oleh Public Relations Officer (PRO) Lorin ke database. Selain itu, lembar guest comment yang tersedia di masing-masing kamar apabila telah diisi oleh pengunjung hotel maka data dari guest comment tersebut juga dimasukkan ke database. Demikian halnya dengan advertisement dan media promo yang telah diorder atau dipesan oleh department PR juga harus dimasukan ke database oleh penulis.
13. Ikut melakukan kunjungan media ke Radar Solo. Penulis beserta staff departement PR melakukan kunjungan ke Radar Solo saat berulang tahun. Hal tersebut dilakukan sebagai bentuk eksternal relations yang dibangun oleh departemet PR.
14. Mengikuti aktivitas peliputan Hot Stone Steak di Restoran oleh Stasiun TV RCTI dan Trans TV. Saat peliputan Hot Stone Steak penulis juga bertugas menjadi talen/model dan menjamu wartawan saat peliputan usai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 15. Memperbaiki file berkas-berkas yang sudah ada untuk mempermudah dalam
pencarian kembali. Penulis bertugas merapikan file-file administrasi yang telah dikelompokkan sesuai kategori dan diurutkan sesuai tanggal.
16. Menemui tamu/klien yang ingin bertemu dengan PRO sesuai ijin supervisor. Penulis bertugas menemui tamu-tamu yang ingin bertemu dengan PRO apabila PRO sedang tidak berada dikantor atau sedang ada kesibukan lain, kemudian penulis harus menyampaikan maksud kedatangan tamu tersebut saat PRO telah kembali.
17. Mengikuti acara kerja bakti untuk semua staff Lorin pada tanggal 20 Maret 2010. Penulis dan seluruh keluarga besar Lorin mengikuti kerja bakti disekitar hotel Lorin Business Resort & Spa yakni halaman depan, samping dan belakang. Acara kerja bakti tersebut merupakan salah satu bentuk kegiatan untuk membangun rasa cinta kepedulian terhadap lingkungan dan terjalinnya rasa kekompakan dan kekeluargaan yang kuat dikeluarga besar Lorin, penulis wajib mengikutinya.
18. Mengikuti Acara Gathering PR Soloraya di The Sunan Hotel pada tanggal 14 April 2010, acara bersama media. Dalam acara ini merupakan salah satu kegiatan untuk menjalin hubungan kekeluargaan antar PR dan sebagai tempat untuk sharing kumpul bareng, selain itu juga sebagai wadah untuk belajar dan bekerjasama antar PR.
19. Mengikuti acara party “The 5th Motion” pada tanggal 24 April. Dalam acara ini penulis juga bertugas menjamu wartawan dan memberi informasi mengenai acara yang sedang berlangsung.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 20. Mengikuti acara kunjungan ke PT. Djarum pada tanggal 21 April 2010.
Penulis beserta staff manajemen Lorin Business Resort & Spa melakukan kunjungan ke PT. Djarum Solo saat berulang tahun. Hal tersebut dilakukan sebagai bentuk eksternal relations yang dibangun oleh departemet PR.
21. Mengikuti acara demo masak oleh cheff Lorin di Solo Square yang diadakan oleh TATV pada tanggal 21 April 2010. Dalam acara tersebut, penulis bertugas untuk membagi-bagikan flyer kepada tamu undangan yang bertujuan untuk mempromosikan produk Lorin khususnya pada bulan April 2010. 22. Menyiapkan sales kid untuk dibawa oleh staff divisi marketing/sales. Semua
sales kid disimpan di department PR, sehingga siapapun bisa mengambil di department PR dan penulis bertugas untuk mempersiapkan permintaan sales kid serta merapikannya.
23. Membuat Kuisioner untuk mengetahui tingkat kepuasan pengunjung di Kampoeng Ikan, LC Lounge, dan Sasono Bujono. Penulis ditugaskan membuat kuisioner dan membagikannya kepada pengunjung hotel. Setelah itu, penulis harus mendata, menghitung serta menyimpulkan hasil kuisioner tersebut.