Fungsi pengawasan dalam Perseroan dilakukan oleh unit audit internal dimana telah sesuai dengan peraturan Bapepam-LK No.I .I. yang bertugas untuk melakukan evaluasi pengendalian internal secara obyektif melalui pemeriksaan secara rutin terhadap kegiatan dan dokumen dari operasi perusahaan serta memberikan konsultasi yang bersifat independen dan obyektif atas implementasi pengendalian internal pada kegiatan usaha Perseroan beserta anak-anak perusahaan.
Dalam melaksanakan tugasnya unit audit internal mengacu kepada Piagam Unit Audit Internal melalui keputusan Direksi Perseroan No. 55/CT/DIR/LD/ II/00 tanggal 28 Desember 2009 sebagai pedoman dasar dalam menjalankan tugasnya untuk memastikan bahwa pengendalian internal telah diterapkan dan sudah berjalan dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan.
Personil dan kualifikasi
Berdasarkan Surat keputusan Direktur Utama Perseroan No. 0A/CT/DIR/LD/ II/011 posisi Audit Internal Perseroan dan Kepala Unit Audit Internal Perseroan dijabat oleh Sdr. Faridh Miftah sejak tahun 2011, mulai bergabung dengan Perseroan sebagai Internal Auditor pada tahun 2003 menamatkan pendidikan sebagai sarjana ekonomi akuntansi tahun 1999 disamping terdaftar sebagai akuntan register di Departemen Keuangan Republik Indonesia, juga telah memperoleh sertiikasi sebagai ualiied Internal Audit dan juga telah mengikuti berbagai kursus serta pelatihan di bidang audit dari berbagai institusi.
Dalam rangka meningkatkan keahlian profesi, auditor internal disyaratkan untuk memiliki sertiikasi IA dan secara bertahap diharapkan mengikuti pelatihan keahlian/sertifikasi lainnya yang mendukung keahlian profesi dan pelaksanaan tugas.
Structure of Position
Internal Audit Unit is led by the chairman of the unit and responsible directly to the President Director and being supported by senior audit staff and junior audit staff in executing their duties.
Job Description and Responsibilties
Internal Audit Unit in carrying out their jobs comply with the Charter of Internal Audit Unit of the Company where the job
and responsibility are
. rganize annual audit plans and perform in accordance with the standard audit procedures and techni ues.
2. Evaluate the internal control system and management risks according to the policies set up by the Company.
3. Carry out investigation, examination and evaluation on the effectiveness of Company’s activities in the finance, accounting, Human Resource, marketing, information technology as well as compliance to the prevailing rules and regulations.
4. To give objective opinion and recommendation of improvement to the findings of internal audit done in all level of management.
5. Compile results and report findings to the President Director and Board of Commissioners.
6. Compile program for evaluation on the internal audit
uality.
7. Follow up by monitoring on the recommendation of improvement from internal audit results.
8. Coordinate and work together with the Audit Committee of the Company.
. Carry out special investigation re uested by the President
Director of the Company. Activities of Internal Audit Unit
In carrying out function of investigation, the internal audit unit ensures that the internal control is functioning properly according to the rules and policies of the Company.
In carrying out the audit activities, Internal Audit Unit always adapts the objective of audit to align with the strategies of Citra Tubindo Group and supported by the management to have full and unlimited access to the notes, funds, assets, employees related to the job under investigation.
According to the Planned Annual Audit Schedule in 2013, internal audit unit has carried out general audit to 14 entities/ Department of the Company and subsidiary companies. Findings from the audit would be discussed with the department or related party to have appropriate recommendations.
From the total of 71 cases of finding from Accounting
Department, inance, Landstran, QA, Heavy uipment, Purchasing, HRD, PPC-Warehouser, IT and perational in
2013, there were 21 cases that need certain attention in the
Accounting, inance, Landstrans, HRD, PPC-Warehouser, IT and perational because of on compliance of S P and weak
internal control which needs to be improved and further Struktur dan Kedudukan
Unit audit internal dipimpin oleh seorang kepala unit audit internal yang bertangungjawab langsung kepada Direktur Utama yang dibantu oleh para senior staf audit serta junior- junior audit dalam melakukan pelaksanaan tugas.
Tugas dan Tanggungjawab
Unit Audit Internal dalam menjalankan tugasnya mengacu kepada Piagam Unit Audit Internal Perseroan dimana bertugas dan bertanggung jawab untuk :
1. Menyusun rencana audit tahunan dan melaksanakannya sesuai dengan standard mutu dan teknis audit.
2. Melakukan evaluasi sistem pengendalian internal dan manajemen resiko sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan Perseroan.
3. Melakukan pemeriksaan, pengujian dan penilaian atas efesiensi serta efektifitas kegiatan Perseroan dibidang keuangan, akuntansi, SDM, pemasaran, teknologi informasi serta penilaian atas kepatuhan Perseroan atas perundang-undangan yang berlaku.
4. Memberikan informasi yang obyektif tentang hasil temuan audit internal dari semua tingkatan manajemen yang diperiksa serta saran perbaikannya.
5. Membuat dan melaporkan hasil temuan audit kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris.
6. Menyusun program untuk mengevaluasi mutu kegiatan audit internal yang dilakukannya.
7. Melakukan tindak lanjut dalam bentuk pemantauan atas pelaksanaan perbaikan dari hasil rekomendasi audit. 8. Melakukan koordinasi dan bekerjasama dengan Komite
Audit Perseroan.
9. Melakukan tugas atau pemeriksaan khusus atas permintaan Direktur Utama.
Aktifitas Unit Audit Internal
Dalam rangka melaksanakan fungsi pemeriksaan unit audit internal memastikan bahwa pengendalian internal telah berjalan dengan baik dan aturan serta kebijakan perusahaan telah dijalankan dengan benar.
Dalam pelaksanaan aktivitas audit, Unit Audit Internal senantiasa berupaya menyesuaikan tujuan auditnya agar sesuai dengan sasaran yang menjadi fokus utama perseroan sejalan dengan arah strategis Grup Citra Tubindo dan mendapat dukungan dari manajemen dengan memiliki akses penuh dan tidak terbatas terhadap catatan, dana, aset, karyawan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas audit.
Sesuai dengan Jadwal Rencana Audit Tahunan selama tahun 2013 audit internal telah melakukan audit umum pada 14 entitas/Departemen Perseroan pada induk dan anak perusahaan. Temuan audit dibahas dengan departemen atau pihak yang terkait untuk mendapatkan rekomendasi yang sesuai dan tepat.
Dari total 71 temuan pada Departemen Accounting, Finance,
Landstrans, QA, Heavy uipment, Purchasing, HRD, PPC- Warehouse, IT & perational selama tahun 2013 di induk dan anak perusahaan terdapat 21 temuan yang perlu mendapatkan atensi di Departemen Accounting, Finance,
Landstrans, HRD, PPC-Warehouse, IT & perational karena adanya pelanggaran SOP dan kelemahan kontrol internal
P.T. CITRA TUBINDO Tbk. Laporan Tahunan 2013 Annual Repor t
70
yang harus diperbaiki dan ditindaklanjuti segera disebabkan besaran resiko yang akan ditimbulkan. Pada akhir tahun semua temuan yang perlu mendapatkan atensi tersebut sudah diperbaiki dan ditindaklanjuti oleh masing-masing entitas.
Rekomendasi audit yang disampaikan melalui laporan audit sudah seluruhnya dapat ditindaklanjuti oleh audit yang disampaikan dalam manajemen audit respon dimana hal ini menunjukkan adanya hubungan kemitraan yang baik antara auditor internal dan unit kerja dalam Perseroan. Selain melaksanakan jadwal Intenal Audit unit, audit internal juga melaksanakan program untuk meningkatkan program pemeriksaan sebagai berikut:
- Melakukan koordinasi secara rutin dengan Komite Audit dengan mengikuti setiap Komite Audit Meeting yang membahas tentang semua kegiatan Perseroan.
- Memilih dan mengikuti training dalam bidang audit yang relevan dengan kegiatan usaha Perseroan.
- Sebagai mitra auditor external dalam hal ini KAP (Kantor Akuntan Publik) dalam membantu kelancaran proses audit. - Melakukan koordinasi dengan unit kerja di perusahaan
untuk melakukan langkah preventif sehingga kelemahan pengendalian internal dapat diketahui lebih awal. Piagam Komite Audit
Dalam rangka memenuhi Peraturan No. IX.I.5 tentang Pembentukan & Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit, Lampiran Surat Keputusan Ketua Bapepam No. Kep- 64 /BL/2012, tanggal Desember 2012, Perseroan telah membentuk Piagam Komite Audit sesuai Surat Keputusan Dewan Komisaris Perseroan No. 056/CT/DEKOM/X/013, tanggal 20 Desember 2013 dan telah dimuat dalam website Perseroan: www.citratubindo.com pada tanggal yang sama.