1. OPAC 2. Sirkulasi
2.3 Sistem Automasi Perpustakaan .1 Pengertian Automasi Perpustakaan
2.3.4 Unsur-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang paling mendukung dan terkait satu dengan lainnya.Unsur-unsur atau syarat automasi perpustakaan menurut Ajie (2009, 36) :
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat Keras (Ha rdware), merupakan unsur yang bersifat tangible (dapat dilihat, diraba, di sentuh bentuknya) dalam pengembangan otomasi perpustakaan sebagai unsur pembangun sistem informasi dengan memanfaatkan perangkat teknologi.Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dsb. Otomasi perpustakaan yang paling kecil dapat hanya menggunakan sebuah komputer, maka proses otomasi sederhana dapat berjalan. Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar.
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta
garansi produk dari vendor penyedia komputer. 2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat Lunak (Software merupakan metode atau prosedur interaksi antara manusia dengan komputer (hardware) sebagai komponen yang intangible artinya tidak dapat disentuh maupun diraba bentuknya.
Perangkat lunak lebih mengarah kepada bahasa pemrograman artinya sebagai alat bantu dalam efisiensi dan efektifitas proses. Dengan perkembangan dan peningkatan tuntutan konsumen maka perangkat lunak sekarang harus mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user)
3. Pengguna (User)
Pengguna (User) adalah masyarakat yang memanfaatkan perpustakaan dalam menelusur untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan/ pengguna. 4. Data
Data merupakan kumpulan bahan baku informasi yang meliputi : jenis dan jumlah koleksi, jenis layanan, sistem pengolahan yang secara keseluruhan merupakan kumpulan data kegiatan-kegiatan yang dicatat oleh perpustakaan. . Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sedangkan Unsur-unsur atau syarat automasi perpustakaan menurut Arif (2003, 4-5) yaitu:
1. Pengguna (users)
2. Perangkat Keras (Hardware) 3. Perangkat Lunak (Software) 4. Network / Jaringan
5. Perangkat Data 6. Manual
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sistem automasi perpustakan.Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan.Pengguna (User)
Pengguna (User) adalah masyarakat yang memanfaatkan perpustakaan dalam menelusur untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan/ pengguna.
Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa melek komputerkah mereka?Bagaimana sikap mereka?Apakah pelatihan dibutuhkan?Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan.Automasi Perpustakaan baru bisa dinyatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan.Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang dapat dilakukan oleh suatu sistem komputer .Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem.Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Sebelum memulai proses automasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya.Wimatra, dkk (2008, 2) menyatakan bahwa, “komputer adalah suatu
sistem perangkat elektronik yang memilki tujuan untuk melakukan proses pengolahan data, yang kemudian dapat menghasilkan suatu informasi yang
berguna”.Ditambahkan pula, bahwa suatu komputer harus memiliki beberapa elemen agar bisa bekerja dengan baik dan juga bermanfaat, yaitu elemen brainwae (user), hardware (perangkat keras komputer) dan juga software (perangkat lunak komputer).
Sedangkan Susanto (2009, 9) menyatakan bahwa:
Komputer adalah sekelompok alat elektronik yang terdiri atas perintah input, alat yang mengolah input, dan peralatan output yang memberikan informasi serta bekerja secara otomatis.Disebutkan pula bahwa komputer berasal dari bahasa Latin, yaitu Computare. Computare sendiri memiliki arti untuk menghitung. Pada awalnya, kata ini ditujukan bagi mereka yang memiliki pekerjaan untuk melakukan perhitungan aritmatika, baik secara manual maupun menggunakan alat bantu hitung.
Dari beberapa pengertian diatas dapat diketahui bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang akan dijalankan. Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi
prossesor, RAM, dan sebagainya. Menurut Hasugian (2009, 177) menyatakan bahwa :
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain ketersediaan suku cadang.oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian. Dalam pemilihan yang mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karaktertik dan transmisi .
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersamasama (multi-user).
Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.Kriteria pemilihan software menurut Arif (2003, 5) adalah:
1) Sesuai dengan keperluan 2) Memiliki ijin pemakaian
3) Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
4) Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi perangkat lunak. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya
melakukan pertimbangan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.
Sedangkan menurut Kumar (2007, 5) menyatakan bahwa dalam menyeleksi perangkat lunak otomasi perpustakaan dinilai melalui:
1. Temuan dari perangkat lunaknya (pengembang dari perangkat lunak). 2. Lisensi dari perangkat lunak (memiliki standar perangkat lunak). 3. Fungsi modul perangkat lunak (fitur modul sesuai dengan kebutuhan). 4. Stabil dalam pelirisan versinya (stabil dalam memperbaharui perangkat
lunak).
5. Memiliki pengembang dan komunitas pengguna. 6. Antarmuka pengguna
7. Dokumentasi (laporan dalam output perpustakaan jelas).
Selain itu, Kamble (2012, 2) berpendapat bahwa dalam menilai perangkat lunak otomasi perpustakaan harus memiliki:
1. Kualitas produk 2. Fitur dan fungsi
3. Pelatihan staf dan layanan dukungan 4. Operasi dari sistem
5. Handware dan software yang dibutuhkan
6. Fungsionalitas: modul apa yang tersedia dan nilai fungsi yang ada 7. Antarmuka pengguna: navigasi, peringatan kesalahan, intuitif dan
kostumisasi.
8. Desain: fleksibilitas, dapat beralih dari modul satu ke lainnya, modul multifungsi, apakah desaun meningkatkan produktivitas
9. Standar terkonfirmasi: MARC, 239.50, ISO-2709
10.Skalabilitas: menggunakan tunggal jaringan multi-user, hal ini dapat digunakan di client server LAN arsitektur atau arsitektur web-browsing.
11.Kostumisasi dapat dikendalikan oleh pengguna. 12.Laporan membantu pengambilan keputusan 13.Tingkat keamanannya
14.Dapat migrasi data atau transfer data
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penyeleksian perangkat lunak otomasi perpustakaan harus memiliki kualitas produk, fungsi dan fitur perangkat lunak, pelatihan staf dan layanan dukungan, operasi dari sistem, hardware dan
software yang dibutuhkan, fungsionalitas,antar muka pengguna, desain, skabilitas, tingkat kemanana, laporan membantu pengambilan keputusan dan migrasi data. 4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Wimatra (2008, 102) menyatakan bahwa:
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel -kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama-sama menggunakan hardware/software yang terhubung dengan jaringan . Sedangkan menurut Yudianto (2007, 1)menyatakan bahwa:
Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi (surel, pesan instan), dan dapat mengakses informasi (peramban web)
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa jaringan komputer adalah suatu sistem yang terdiri dari komputer, printer dan peralatan lainnya untuk dapat berbagi sumber daya dan dapat mengakses informasi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
1) Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
3) Protokol komunikasi yang digunakan
4) Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
5. Perangkat Data
Data merupakan unsur kelima dari sistem automasi perpustakaan. Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan
sebagainyaJogiyanto (2005, 2) menyatakan bahwa:
Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatukejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya.Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, manjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Yanuar(2010, 10) menyatakan bahwa:
Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak.Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengertu manual yang disediakan.Manual
harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun.Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama.Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.
Berdasarkan keterangan tersebut maka dapat diketahui bahwa pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan data adalah unsur-unsur atau syarat yang saling mendukung antara satu dengan lainnya sampai terbentuknya sistem automasi perpustakaan.