BAB I PENDAHULUAN
J. Unsur Manajemen
Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan.manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan.
2. Money (Uang)
Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oelh karena itu uang merupakan alat (tools) yangpenting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus di perhitungkan secara rasional.
3. Materials (Material)
Material terdiri fari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi.
Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain menusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
4. Machines (Mesin)
Machine atau mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi kerja.
5. Methodes (Metode)
Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Suatu metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha.(8)
Kerangka Teori
Man
Money
Pengelolaan
Materials DRM Inaktif
Methods
Machines
Modifikasi antara Teori Manajemen oleh Harold konntz dan Cyril O’donnel dengan Teori Manajemen Kearsipan oleh Sugiarto Agus.
METODE PENELITIAN
SPO Pengelolaan >1 menitDRM Inaktif
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif, yaitu menjelaskan atau menggambarkan hasil penelitian sesuai dengan keadaan di lokasi penelitian. Pendekatan yang di lakukan adalah pendekatan studi kasus yaitu memahami atau mendalami suatu kejadian yang dianggap sebagai suatu masalah .(11)
C. Variabel Penelitian
1. Kebijakan Pengelolaan DRM inaktif 2. SPO Pengelolaan DRM inaktif
3. Pelaksanaan Pengambilan DRM inaktif
23
a. Pengambilan DRM inaktif yang efektif b. Pengambilan DRM inaktif yang tidak efektif
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Defini Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Kebijakan Pengelolaan DRM Aturan-aturan yang dibuat untuk
inaktif mengelola DRM inaktif.
2 SPOPengelolaan DRM Prosedur yang di gunakan
inaktif. sebagai acuan dalam pengelolaan
DRM inaktif.
3 Pelaksanaan Pengambilan Hasil observasi terhadap waktu DRM inaktif pengambilan DRM oleh petugas
filing dari no RM diterima oleh petugas filing sampai dengan pengiriman DRM kebagian pendistribusian DRM.
a. Pengambilan DRM efektif Pengambilan DRM dengan waktu pengambilan ≤ 1 menit
b. Pengambilan DRM tidak Pengambilan DRM dengan waktu efektif pengambilan > 1 menit
E. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian .
a. Subjek penelitian yang bertanggung jawab dalam bidang pengelolaan DRM inaktif terdapat 3 petugas di bagian filing.
2. Objek Penelitian
a. Kebijakan Pengelolaan DRM inaktif.
b. SPO Pengelolaan DRM inaktif.
c. 25 DRM inaktif penyakit skizofrenia paranoid dari jumlah keseluruhan 735 DRM inaktif skizofrenia paranoid tahun 2010.
sampel adalah bagian dari populasi yang diambil sebagai sumber data dan dapat mewakili seluruh populasi.(15)
n =
=
=
= 24,17
24,47 dibulatkan menjadi 25
F. Instrumen Penelitian 1. Pedoman Observasi
Dengan melihat SPO serta kebijakan rumah sakit tentang retensi dan pengelolaan DRM inaktif
2. Pedoman Wawancara
Dengan melakukan wawancara tentang isi SPO retensi, pengetahuan petugas tentang retensi dan pengelolaan DRM inaktif, DRM bernilai guna dan DRM tidak bernilai guna.
G. Pengumpulan Data 1. Sumber Data
a. Data primer adalah data yang harus dicari sendiri oleh peneliti pada waktu penelitian.
b. Data sekunder adalah data yang sudah tersedia di rumah sakit.(15) 2. Metode
a. Metode Wawancara : tanya jawab dengan petugas filing yang berpedoman pada daftar pertanyaan.
b. Metode Observasi : melakukan pengamatan terhadap pengelolaan dan penyimpanan DRM inaktif.(15)
H. Pengolahan Data
1. Editing : cara untuk mengoreksi kesesuaian data yang telah di kumpulkan.
2. Penyajian : setelah melalui tahap editing maka data siap disajikan dalam bentuk yang lebih informative yaitu dituangkan dalam bentuk kalimat.
I. Analisa Data
Penelitian menggunakan analisa deskriptif yaitu membandingkan apa yang didapat dilapangan dengan teori yang ada kemudian diambil suatu kesimpulan tanpa menguji statistik.
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum RS 1. Gambaran Institusi
a. Sejarah Singkat Rumah Sakit
RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang pertama kali berdiri pada tahun 1848 di Jl. Sompok Semarang, sebagai tempat penampungan bagi pasien psikotik akut (Doorgangshuizen). Tahun 1912 Doorgangshuizen Sompok dipindah ke gedung Kleedingmagzijin, sebuah gedung tua yang dibangun kurang lebih pada tahun 1878 di Jl.
Cendrawasih, Tawang dengan nama Doorgangshuizen Tawang.
Kemudian pada tanggal 21 Januari 1928 Doorgangshuizen Tawang berubah status menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang (Kranzinningenggestichten). Menerima perawatan pasien-pasien psikotik mulai tanggal 2 Februari 1928. Tanggal tersebut kemudian ditetapkan sebagai hari jadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang.
Pada tanggal 4 Oktober 1986 seluruh kegiatan Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang dipindahkan ke gedung baru di Jl. Brigjend Sudiarto No. 347 Semarang. Tanggal 9 Februari 2001 Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino Gondohutomo Semarang. dr. Amino Gondohutomo adalah nama psikiater pertama di Indonesia kelahiran Surakarta, Jawa Tengah.
Tanggal 1 Januari 2002 Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino Gondohutomo Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa
28
Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang Provinsi Jawa Tengah sesuai dengan SK Gubernur No. 440/09/2002, Pebruari 2002.
Sebagai Rumah Sakit Jiwa Daerah milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, yang telah mendapatkan status penuh sebagai Rumah Sakit BLUD (Badan Layanan Umum Daerah) maka RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berupaya secara terus menerus untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan meningkatkan kemandirian Rumah Sakit dalam pengelolaan keuangan. Dengan status ini maka inovasi dan kreatifitas seluruh jajaran direksi dan manajemen dituntut untuk dapat makin mengembangkan keanekaragaman pelayanan (diversifikasi).
2. Deskripsi Lingkungan
Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang terletak di Jalan Brigjend. Sudiarto No. 347 Semarang, Kelurahan Pedurungan, Kecamatan Pedurungan. Bangunan fisik berdiri diatas tanah seluas ± 60.000 m2. Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang memiliki wilayah kerja yang luas yaitu sepanjang jalur pantura Jawa Tengah.
3. Visi, Misi dan Motto Visi
Menuju Pelayanan Kesehatan Jiwa Paripurna yang Bermutu.
Misi
1) Melaksanakan dan mengembangkan pelayanan kesehatan jiwa paripurna.
2) Meningkatkan sarana, prasarana dan teknologi pelayanan.
3) Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia.
4) Meningkatkan peran serta masyarakat di bidang kesehatan jiwa.
Motto
APIK : Aman, Profesional, Inovatif, Kebersamaan
4. Ruang Lingkup dan Pelayanan yang Dihasilkan a. Instalasi Rawat Jalan
1) Jiwa dewasa (DPJP Psikiater)
2) Klinik tumbuh kembang anak dan remaja ( Tim Pelayanan Terpadu, DPJP Psikiater)
3) Mental Organik (Tim Pelayanan Terpadu) 4) Napza / IPWL (Tim Pelayanan Terpadu) 5) Psikoterapi (DPJP Psikiater)
6) Forensik Psikiatri (DPJP Psikiater) 7) Saraf (DPJP Spesialis Saraf) 8) Umum (DPJP Dokter Umum) 9) Gigi (DPJP Dokter Gigi)
10) Psikologi (Penanggungjawab Pelayanan Psikologi) Melayani pemeriksaan dan pengukuran :
1) IQ ( kecerdasan )
2) EQ ( kecerdasan emosi )
3) Kemampuan khusus/bakat 4) Jurusan pendidikan
5) Seleksi pekerjaan 6) Pegembangan SDM
7) Psikometri (DPJP Psikiater)
8) Pelayanan day care (Pelayanan Terpadu)
9) Surat keterangan sehat fisik (DPJP Dokter Umum) 10) Surat Keterangan bebas narkoba (DPJP Psikiater) 11) Surat keterangan sehat jiwa (DPJP Psikiater) Pelayanan lain :
1) Pelayanan kesehatan jiwa masyarakat 2) Pelayanan hotline service
3) Electro Convulsive Therapy 4) Pelayanan Rehabilitasi Medik 5) Pelayanan Rehabilitasi Mental 6) Klinik/Konsultasi Gizi
b. Instalasi Gawat Darurat Jiwa dan Umum 24 jam Pelayanan one day care
c. Instalasi Rawat Inap
1) Pelayanan Intensif psikiatri (UPIP / Unit Pelayanan Intensif Psikiatri) 2) Pelayanan rawat inap anak dan remaja
3) Pelayanan rawat inap psikogeriatri
4) Pelayanan rawat inap gangguan jiwa dengan fisik/saraf 5) Pelayanan rawat inap forensik psikiatri
d. Pelayanan Penunjang
1) Brainmapping
2) Elektro Encefalografi (EEG) 3) Epilepsy Monitoring
4) Electro Kardiografi (EKG) 5) Densitometry
6) Neurokognitif 7) Stress analyzer
8) Personality Test Menthal Capacity
B. Gambaran Unit Rekam Medis (URM) 1. Visi, Misi URM
a. Visi URM
Memberikan layanan yang santun sebagai perwujudan pelayanan kepada masyarakat dengan data siap saji yang lengkap dan akurat untuk mendukung visi rumah sakit
b. Misi URM
1) Mengetahui indikator pelayanan Rumah Sakit melalui Rekam Medis.
2) Mengembangkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit melalui pengelolaan Rekam Medis.
3) Mengelola Rekam Medis sedemikian rupa berdasarkan alur dan prosedur yang berlaku.
2. Struktur Organisasi Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
Susunan dan tanggung jawab staf Bidang Rekam Medis:
a. Kepala Rekam Medis : J. Caturwati, A.Md Pk
b. TPPRI dan TPPGD : Y. Aji Rahardjanto Ika Yulianti, A.Md Eko Agus H, A.Md PK Dian Ayu, A.Md PK
c. TPPRJ : Ulfa Amalia S.KM
Ari astuti, A.Md Pk
d. Asembling : Khusnul Khotimah, A.Md Pk Andrias Dimas, A.Md Pk Ermi Nurjana, A.Md. Pk Bambang S
e. Koding : Wahyu Indah L, A.Md. Pk
Afip Maschuri, A.Md. Pk
Sandy Arfendy, A.Md. Pk (RI BPJS)
Swatiara Karnita, A.Md. Pk (RJ BPJS)
f. Indexing : Wahyu Indah L, A.Md. Pk Afip Maschuri, A.Md. Pk
g. Analising Reporting : Megawati Ningtyas, Amd. Pk Yoga Yudha, Amd. Pk h. Filling : Achmad Subagio, A.Md. Pk
Widodo
Dwi Hari Purwadi
3. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Rekam Medis a. Kepala Instalasi Rekam Medis
Kepala Instalasi Rekam Medis berpendidikan formal D3 Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Memimpin
a) Melakukan bimbingan kepada stafnya
b) Memberikan pengarahan tugas kepada staf bawahannya 2) Perencanaan
a) Menyusun rencana kebutuhan tugas staf di instalasi Rekam Medis b) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai
standar 3) Pengawasan
a) Memantau pelaksanaan tugas staf di Instalasi Rekam Medis b) Memantau/ monitoring pelaksaan Rekam Medis
4) Wewenang
a) Menilai dan mengawasi pelaksanaan tugas stafnya
b) Memberikan pertimbangan kepada atasan tentang stafnya yang berkaitan dengan :
1) Mengusulkan mutasi pegawai pada atasan langsung ( Kasi pelayanan rawat jalan )
2) Memberikan Cuti staf Rekam Medis 3) Memberikan Sanksi
c) Berkoordinasi dengan unit terkait dalam rangka pengumpulan / pengolahan data rekam medis
d) Membubuhkan paraf atas konsep laporan rekam medis 5) Tanggung Jawab
a) Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas di instalasi Rekam Medis
b) Melakukan penilaian DP3 dan menegakkan disiplin staf bawahannya
c) Menjamin keabsahan/ kebenaran kutipan dokumen Rekam Medis
d) Kelengkapan dan ketepatan pelaporan Instalasi Rekam Medis e) Menjaga kebersihan lingkungan setempat
b. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Petugas pendaftaran pasien rawat jalan terdiri dari 2 orang dengan jenjang pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat dan D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok dan fungsi antara lain :
1) Melaksanakan kelancaran pelayanan pendaftaran rawat jalan.
2) Memantau dan melaksanakan penggunaan nomor rekam medis dari komputer / sistem billing agar tidak terjadi satu pasien memperoleh lebih dari satu nomor RM.
3) Melayani pendaftaran bagi pasien yang akan berobat.
4) Menginput data identitas pasien dangan benar kedalam komputer . 5) Ketepatan identitas pasien di pendaftaran rawat jalan baik pada
komputer maupun DRM
6) Mencetak lembar RM.1 dan resume rawat jalan.
7) Mendistribusikan DRM ke unit terkait sesuai hasil skrining.
8) Memberikan informasi yang dibutuhkan pasien.
9) Mencetak kunjungan rawat jalan selesai pelayanan setiap hari.
10) Menerima pengembalian DRM rawat jalan dari unit terkait / poli.
11) Mengoreksi dokumen yang kembali dengan print out data kunjungan.
12) Menyerahkan DRM ke bagian koding.
13) Membuat laporan SPM penyedia dan dokumen rawat jalan setiap awal bulan.
14) Melaksanakan tugas lain yang diberikan yang diberikan oleh atasanya.
15) Mendukung pelaksanaan akreditasi.
c. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Gawat Darurat
Petugas pendaftaran pasien GD dan RI terdiri dari 5 orang dengan 2 orang berpendidikan SLTA dan 3 orang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, pada pendaftaran gawat darurat dan rawat inap dilakukan 3 shift. Tugas pokok dan fungsi TPPRI, yaitu :
a. Menerima pasien berdasarkan admission note yang dibuat dokter baik dari pelayanan rawat jalan maupun gawat darurat.
b. Menyiapkan DRM baru maupun lama dan form rawat inap lainya, untuk diisi oleh dokter jaga dan perawat sesuai pelayanan yang diberikan.
c. Melengkapi data sosial pada formulir – formulir RM rawat inap.
d. Mencetak stiker label yang berisi identitas pasien.
e. Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk dikirim kebangsal pasien dirawat.
f. Mengembalikan DRM ke URM untuk diolah dan disimpan.
Sedangkan tugas pokok dan fungsi TPPGD, yaitu :
1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di IGD.
2) Melakukan input data pendaftaran (registrasi) pada sistem billing.
3) Mencetak RMI 1, RMI 3, RMI 4, stiker label dan KIB untuk pasien baru.
4) Menyusun DRM pasien baru dan menyatukan DRM pasien lama.
5) DRM diserahkan ke petugas IGD.
6) Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk menunggu panggilan berikutnya guna diwawancara / meminta keterangan perihal kondisi pasien sebelum dibawa ke IGD.
7) Pasien dengan keadaan gawat dan darurat akan dirujuk untuk rawat inap, tetapi apabila keadaan masih stabil dan terkendali cukup dirujuk rawat jalan.
8) Untuk pasien yang dirujuk rawat inap, petugas akan menginput data pasien ke dalam sistem billing dan dicetakkan form RI.
9) DRM RI yang sudah lengkap diserahkan ke bangsal sesuai dengan bangsal pasien.
d. Petugas Assembling
Petugas Assembling di RSJD dr Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki pokok sebagai berikut:
1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI dengan menuliskan tanggal pengembalian.
2) Memisahkan DRM dari bangsal berdasarkan rawat jalan dan rawat inap.
3) Merakit DRM rawat inap sesuai dengan urutan nomor formulir yang ditetapkan.
4) Menganalisa kuantitatif DRM rawat inap kemudian menandai formulir dengan melingkari kolom S (S-Bar), E (ECT Premed-Non Premed), B (Asessment Bunuh diri), F (Fiksasi).
5) Mengendalikan DRM dengan menuliskan ketidaklengkapan DRM memakai KK dan diletakkan sesuai dengan bangsal, lalu DRM akan diberikan menurut bangsal dengan waktu 2x24 jam.
6) Menginput ke komputer DRM rawat inap /IGD untuk menghasilkan laporan tentang pengembalian DRM dan kelengkapan DRM.
7) Mengendalikan catatan penggunaan nomor RM dari billing sistem RS agar tidak terjadi penggandaan no RM ada pasien.
8) Formulir RM yang diabadikan seperti formulir resume rawat inap, IC tindakan medis, IC tindakan anestesi, formulir ECT Premedikasi, formulir ECT Non premedikasi, formulir laporan ECT Premedikasi dan Non Premedikasi, formulir transfusi darah discanner oleh petugas assembling.
9) Memilah DRM berdasarkan cara pembayaran yaitu umum, BPJS, Jamkesda.
10) Mengirimkan DRM ke bagian koding.
e. Petugas Koding / Indeksing
Petugas Koding / Indeksing di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Menerima DRM dari petugas asembling.
2) Membaca diagnosis yang ditulis oleh dokter dan menetapkan diagnosa menggunakan ICD-10 dengan melihat perjalanan penyakit.
3) Membaca prosedur / tindakan yang diberikan oleh dokter ke pasien dan menetapkan kode tindakan menggunakan ICD-9 dengan melihat lembar hasil prosedur / tindakan.
4) Menginput diagnosa kedalam billing system.
5) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, prosedur / tindakan medis, indeks sebab kematian dan indeks dokter.
6) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks.
7) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks tindakan medis, indeks mortalitas.
8) Melaksanakan kelancaran coding entri data BPJS.
9) Menerima DRM yang masuk BPJS dari assembling baik pasien baru / pasien lama dari poliklinik maupun IGD.
10) Melakukan crosscheck antara DRM pasien BPJS yang akan dientry dengan kunjungan pasien rawat jalan dan data pasien pulang bagi rawat inap.
11) Mengentri data BPJS ke dalam program INA CBG’s.
f. Petugas Analising / Reporting
Petugas Analising / Reporting di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari.
2) Mendistribusikan sensus informasi paien pada unit terkait.
3) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan.
4) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL.
5) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk penyuusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi, radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik, pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan.
6) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan , dan Unit terkait.
7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut untuk dianalisis statistiknya
8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen rumah sakit
9) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit 10) Membuat laporan RL 1 - 5 kemudian mengirim RL tersebut ke
Depkes dengan Sistem online.
g. Petugas Filing
Petugas Filing di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, dan dibantu staf lulusan SLTA yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM.
2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk ber berbagi keperluan dengan memberikan tracer, sebagai keterangan bahwa DRM sedang dipinjam.
3) Prosedur pengambilan DRM dengan menempelkan stiker label pada tracer yang tercetak melalui billing system, yang terhubung dengan pendaftaran rawat jalan dan gawat darurat.
4) Membuat JRA (jadwal retensi arsip).
5) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
6) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.
7) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
8) Menyimpan DRM yang dilestarikan ( diabadikan ).
9) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
10) Mengisi buku ekspedisi bukti penerimaan dan peminjaman DRM dari berbagai unit terkait.
C. Hasil Penelitian
1. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang diketahui bahwa, Rumah Sakit sudah memiliki kebijakan pengelolaan DRM yang berbunyi sebagai berikut:
a) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/PER/III/2008, tentang rekam medis / medical record.
b) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/Menkes/PER/VI/2011, tentang Sistem Informasi Rumah Sakit.
c) SK Dirjen. Yanmed. No : YM.00.03.2.2.1296 tahun 1996, tentang Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Revisi II tahun 2006
d) Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialis Nomor YM.00.02.2.2.837 tanggal 01 Juni 2001 tentang Perihal Bentuk SPO e) SK Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tentang
Penyimpanan, Retensi dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis.
Hasil observasi adalah rumah sakit sudah mempunyai kebijakan pengelolaan DRM inaktif. Akan tetapi kebijakan itu masih menjadi 1 di SPO retensi. Dan salah satu petugas ada yang tidak tahu tentang isi kebijakan tersebut.
Tabel 4.1 Hasil Wawancara
No Pertanyaan Petugas
mengetahui kebijakan kebijakan itu mengeta tersebut ? berisi udang- hui
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filling ada satu petugas yang tidak mengetahui isi kebijakan pengelolaan DRM inaktif.
Sudah ada kebijakan tetapi belum menyatakan kewajiban petugas filing tentang pengelolaan DRM Inaktif sehingga pelaksanaannya kurang efektif karena masih banyak dokumen rekam medis yang belum masuk rak.
2. SPO Pengelolaan DRM Inaktif .
Berdasarkan hasil observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang belum mempunyai SPO pengelolaan DRM inaktif sehingga dalam pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif masih menggunakan acuan SPO retensi.
Tabel 4.2 Hasil Wawancara
No Pertanyaan Petugas
A B C
1 Apakah sudah Belum ada tetapi Belum Belum ada SPO untuk saat ini ada. ada.
pengelolaan pengelolaan DRM DRM inaktif ? inaktif masih
menggunakan acuan SPO retensi.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filling di RSJD Dr.
Amino Godohutomo Semarang belum mempunyai SPO kusus untuk pengelolaan DRM inaktif .
3. Pelaksanaan Pengambilan DRM inaktif
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, untuk pengambilan DRM inaktif dilakukan Di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang dengan cara sebagai berikut :
a. Mencetak tracer dari bagian pendaftaran.
b. Mencari DRM sesuai yang tertera di tracer menggunakan no akhir dan tahun kunjungan .
c. jika dokumen sudah ditemukan maka tracer di selipkan dan dokumen diambil.
d. Mendistribusikan sesuai poli tujuan pasien.
Ada 3 petugas yang berada di ruang filing ketika ditanya tentang pelaksanaan pengambilan DRM inaktif semua petugas mengetahuinya.
Sistem penjajaran yang digunakan di ruang inaktif petugaspun memahaminya dan petugas juga mengatakan jika sistem penjajaran yang digunakan di ruang inaktif juga membantu dalam pencarian DRM ketika di dalam rak.
Berdasarkan teori untuk pengambilan DRM inaktif dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara berikut :
a. Mencetak tracer dari bagian pendaftaran.
b. Mencari DRM sesuai yang tertera di tracer berdasarkan diagnosis penyakit .
c. jika dokumen sudah ditemukan maka tracer di selipkan dan dokumen diambil.
d. Mendistribusikan sesuai poli tujuan pasien
1) Pengambilan DRM Efektif
DRM inaktif yang mudah dilacak/pencarian ≤ 1 menit. Hasil observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo yang sudah efektif pengambilannya ≤ 1 menit. Dari 25 DRM skizofrenia paranoid DRM
yang sudah efektif dalam pengambilannya di dalam rak dari trecer di cetak hingga DRM di distribusikan ada 5 DRM yang efektif sebesar 20%.
Hasil wawancara dengan petugas faktor yang menyebabkan lamanya pengambilan DRM karena banyaknya dokumen yang berada di lantai sehingga mengganggu petugas saat pengambilan DRM.
2) Pengambilan DRM Tidak Efektif
DRM inaktif yang tidak mudah dilacak/pencarian > 1 menit. Hasil observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo yang tidak efektif pengambilannya > 1 menit. Dari 25 DRM skizofrenia paranoid DRM yang belum efektif dalam pengambilannya di dalam rak dari trecer di cetak hingga DRM di distribusikan ada 20 DRM yang belum efektif sebesar 80%.
Hasil wawancara dengan petugas faktor yang menyebabkan lamanya pengambilan DRM yaitu :
a. Banyaknya dokumen yang berada di lantai.
b. Sulinya membuka rak karena terhalangi oleh karung yang berisikan dengan tumpukan DRM.
c. Dokumen yang diikat oleh tali rafia membuat waktu pengambilan DRM lebih lama karena petugas harus membuka tali rafia terlebih dahulu. .
1. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif
Berdasarkan teori dalam pengelolaan rekam medis tentunya ada ketetapan/kebijakan yang mengacu pada peraturan Menteri Kesehatan atau petunjuk teknis mengenai rekam medis yang dikeluarkan oleh Mentri Kesehatan. Berdasarkan acuan tersebut RSJD Dr. Amino Gondohutomo
Berdasarkan teori dalam pengelolaan rekam medis tentunya ada ketetapan/kebijakan yang mengacu pada peraturan Menteri Kesehatan atau petunjuk teknis mengenai rekam medis yang dikeluarkan oleh Mentri Kesehatan. Berdasarkan acuan tersebut RSJD Dr. Amino Gondohutomo