EFEKTIVITAS SOP UNTUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF DI FILING RSJD DR. AMINO
GONDOHUTOMO SEMARANG TAHUN 2016
Karya Tulis Ilmiah
Disusun untuk memenuhi syarat dalam mencapai gelar diploma III (Amd.
RMIK) pada program studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Oleh :
WAHYU BUDI UTOMO D22.2013.01319
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG 2016
i
© 2016
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Penulis
ii
Karya tulis ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :
Terimakasih Kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua
Ibu,Bapak,Mas tercinta yang telah melindungi, menjaga, mendoakan dan mendukung
keluarga besar H. Amat Slamet terimakasih dukungannya Kepada I.D.M Ayu Oktavika Sari terimakasih sudah mau
berjuang bersama selama pembuatan KTI ini
Kepada Dosen Pembimbing Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM, terimakasih sudah sabar membimbing saya sampai karya ilmiah
ini selesai.
Sahabat-sahabat seperjuangan Faris,Ashim,Bayu dan semua seisi kelas D22.61 kalian JOOOS
Dan keluarga besar PANSER PASUKAN yang telah memberikan motivasi dan semangat selama pembuatan KTI ini.
Kampus Biru tercinta, Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Terima kasih
vii
Nama : Wahyu Budi Utomo
Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 8 Februari 1995
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Agama : Islam
Alamat : Jl. Dewi Sartika Barat RT 02 RW03
Gunungpati Semarang
Riwayat Pendidikan :
1. SDN Sukorejo 02 Semarang tahun 2001-2007 2. SMP N 13 Semarang tahun 2007-2010
3. SMA N 12 Semarang tahun 2010-2013
4. Program Studi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013 sampai sekarang
viii
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat serta Ridhonya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan Judul Efektivitas SOP Untuk Pelaksanaan Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Inaktif Di Filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang Tahun 2016.
Karya tulis ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Penulis menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka perkenankanlah penulis menyampaikan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Dr. Sri Widyayati, SpPK,M.Kes selaku Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang
4. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro dan selaku Reviewer Karya Tulis Ilmiah ini.
5. Retno Astuti S, SS, MM selaku Pembimbing yang telah berkenan membimbing dan mengarahkan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
6. J. Caturwati, Amd. PK selaku Ka.Instal Rekam Medis RSJD Dr.
Amino Gondohutomo Semarang.
7. Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
8. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan dan dukungannya.
ix
sempurna, maka peneliti mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Semarang,
Juni 2016Peneliti
x
ABSTRAK WAHYU BUDI UTOMO
EFEKTIVITAS STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL UNTUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF DI FILING RSJD DR AMINO GONDOHUTOMO SEMARANG TAHUN 2016
xix + 54 hal + 3 tabel + 3 gambar + 8 lampiran
Berdasarkan studi pendahuluan terhadap petugas Rekam Medis di RSJD Dr Amino Gondohutomo Semarang, dijumpai kesulitan pencarian dokumen rekam medis inaktif dan dari 25 sampel pengambilan satu dokumen dilakukan rata-rata selama 10 menit. Selain itu masih terjadi tumpukan dokumen hasil retensi yang ditempatkan di lantai filing inaktif. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi efektivitas pelaksanaan pengelolaan dokumen di RSJD Dr Amino Gondohutomo Semarang.
Jenis penelitian adalah deskriptif dan pendekatan cross sectional dan metode penelitian observasi dan wawancara. Subjek ialah 3 petugas filing, dan objeknya kebijakan pengelolaan dokumen inaktif, Standar Prosedur Operasional pengelolaan dokumen inaktif, dokumen inaktif tahun 2010 penyakit skizofrenia paranoid. Instrumen penelitian adalah pedoman observasi dan pedoman wawancara. Data Analisis secara deskriptif
Berdasarkan hasil penelitian di RSJD Dr Amino Gondohutomo Semarang sudah mempunyai kebijakan pengelolaan dokumen, namun belum menyatakan kewajiban petugas filing tentang pengelolaan dokumen Inaktif, belum mempunyai Standar Prosedur Operasional pengelolaan dokumen inaktif, penyimpanan dokumen inaktif dengan menggunakan Terminal Digit Filing (TDF), dokumen efektif ada 20%, dokumen tidak efektif ada 80%. Dokumen tidak efektif karena waktu pengambilannya lebih dari 1 menit.
Dokumen aktif yang dipindahkan ke inaktif belum dicatat semuanya didalam daftar pemindahan dokumen. Pemilihan dokumen aktif berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat, sedangkan cara penyimpanan ditumpuk dan masih menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF).
Saran bagi RSJD Dr Amino Gondohutomo Semarang adalah menambahkan kebijakan tentang kewajiban petugas filing dalam pengelolaan dokumen Inaktif, membuat Standar Prosedur Operasional pengelolaan dokumen Inaktif, sebaiknya sistem penyimpanan dokumen inaktif berdasarkan klasifikasi penyakit di Jadwal Retensi Arsip (JRA) supaya pengambilan dokumen lebih mudah, dan penataan dokumen sebaiknya dengan cara di tumpuk sehingga dokumen yang belum disimpan nantinya bisa disimpan ke dalam rak.
Kata Kunci : Kebijakan, SPO, Pengambilan, Efektif, Tidak efektif Kepustakaan : 15 (1984-2011)
xi
Semarang 2016 ABSTRAK
WAHYU BUDI UTOMO
EFFECTIVENESS OF STANDARD OPERATING PROCEDURES FOR THE IMPLEMENTATION OF INACTIVE MEDICAL RECORD DOCUMENT MANAGEMENT IN FILING RSJD DR AMINO GONDOHUTOMO SEMARANG YEAR 2016
xix + 54 hal + 3 tabel + 3 gambar + 8 lampiran
Based on a preliminary study to the medical record officer in RSJD Dr.
Amino Gondohutomo Semarang, encountered difficulties searching of inactive medical records document and retrieval 25 samples of the documents was done on average for 10 minutes. Also occured accumulation of document retention that were placed on the floor of inactive filing. The purpose of this study was identified the effectiveness the implementation of document management in RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
This type of research was descriptive and cross sectional approach and methods were observation and interviews. Subject were 3 filing officer, and the object were policy of inactive document management, Standard Operating Procedures inactive document management, inactivated document of paranoid schizophrenia in 2010. The research instrument were observation and interview guides. Data analyzed descriptively.
Based on the results research in RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang already have policy of document management, but the policy did not mention an obligations of officer to inactive document management, did not have Standard Operating Procedures of inactivate document management, storage of inactivate document by Terminal Digit Filing (TDF), effective document was 20%, ineffective document was 80%.
Ineffective documents occured because time of document retrieval were taken more than 1 minute. Active documents that transferred to inactive were not recorded on the register of transfered documents. Selection of active documents based on the date of last visit, while the storage were stacked and the alignment system were Terminal Digit Filing (TDF).
Suggestions for RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang is adding a policy on obligations of officer to manage inactivate document, create Standard Operating Procedures of inactive document management, storage system of inactivate document should be classified base on the diseases on Schedule of Document Retention (JRA) so that document easier to retrieve, and the arrangement of document should be stacked so that the unsaved document will be stored into the rack.
Keywords : Policies, Standard Operating Procedures, Retrieval, Effective, Ineffective
Bibliography : 15 (1984-2011)
xii
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN HAK CIPTA... ii
HALAMAN PERSETUJUAN... iii
HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KTI... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN... vii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP... vii
KATA PENGANTAR... x
ABSTRAK ... xi
ABSTRACT... xii
DAFTAR ISI... xiii
DAFTAR TABEL... xvi
DAFTAR GAMBAR... xvii
DAFTAR SINGKATAN... xviii
DAFTAR LAMPIRAN... xix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
1. Tujuan Umum ... 3
2. Tujuan Khusus ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Ruang Lingkup ... 4
xiii
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
...9
B. Retensi
...11
C. Pemindahan Dokumen Aktif ke Inaktif
...12
D. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif
...13
E. Penyusutan Rekam Medis
...14
F. Jadual Retensi Arsip
...15
G. Prosedur Tetap
...18
H. Standar Operasional Prosedur
...18
I. Efektivitas
...19
J. Unsur Manajemen
...20
K. Kerangka Teori
...22
BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep
...23
B. Jenis Penelitian
...23
C. Variabel Penelitian
...23
D. Definisi Operasional
...24
E. Populasi dan Sampel
...25
F. Instrumen Penelitian
...26
G. Pengumpulan Data
...26
H. Pengolahan Data
...27
I. Analisa Data
...27
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit
...28
xiv
C. Hasil Penelitian
...42
BAB V PEMBAHASAN 1. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif
...48
2. SOP Pengelolaan DRM Inaktif
...49
3. Pengelolaan DRM Inaktif
...49
4. Pengelolaan DRM Efektiv
...51
5. Pengelolaan DRM Tidak Efektiv
...51
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan
...53
B. Saran
...53
DAFTAR PUSTAKA
...54
LAMPIRAN
xv
Tabel 1.1 Keaslian penelitian Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip Tabel 3.1 Devinisi operasional
xvi
Gambar 2.1 Kerangka teori Gambar 3.1 Kerangka konsep
Gambar 4.1 Struktur Organisasi URM
xvii
1. DRM : Dokumen Rekam Medis
2. SPO : Standar Prosedur Operasional
3. Protap : Prosedur tetap
4. TDF : Terminal Digit Filing
xviii
1. Surat Ijin Penelitian
2. Pedoman Wawancara
3. Pedoman Observasi
4. Hasil Observasi
5. Hasil Wawancara
6. SOP Retensi
7. Usulan Protap Pengelolaan DRM Inaktif
8. Dokumentasi
xix
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan baik pelayanan rawat inap maupun pelayanan rawat jalan. Setiap pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis, jadi setiap pelayanan kesehatan pada seorang pasien harus dicatat/direkam dalam rekam medis secara lengkap.
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,anamnesis penentuan fisik laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat. Ada rekam medis aktif dan inaktif, rekam medis aktif adalah rekam medis yang masih digunakan untuk transaksi pelayanan kesehatan pada pasien.
Sedangkan rekam medis inaktif adalah rekam medis yang telah mencapai waktu tertentu tidak pernah digunakan lagi karena pasien tidak pernah berkunjung ke rumah sakit tersebut sekurang-kurangnya 5 tahun sejak tanggal terakhir berobat.
(1)Dokumen Rekam Medis (DRM) inaktif disimpan selama 5 tahun karena jika sewaktu-waktu pasien datang kembali maka DRM inaktif bisa di aktifkan kembali untuk pengobatannya. DRM inaktif harus diselenggarakan dengan tertib, prosedur penyimpanan DRM inaktif harus dilaksanakan oleh petugas filing agar DRM inaktif mudah dilacak untuk berbagai keperluan, khususnya
1
kepentingan berobat untuk pasien yang datang kembali dan persiapan nilai guna.
Berdasarkan survei awal di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang rumah sakit sudah mempunyai SPO retensi tetapi masih ada petugas yang belum tahu tentang isi SPO retensi tersebut. Petugas filing ada 3 orang, 2 orang laki-laki dan 1 orang perempuan, 2 petugas berlatar pendidikan rekam medis dan 1 petugas berlatar pendidikan SLTA. Sistem penyimpanan dokumen inaktif di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang dengan cara menjajarkan menggunakan sistem penjajaran terminal digit filing ( TDF ).
Dokumen rekam medis rawat jalan inaktif disimpan berdasarkan angka akhir
nomor rekam medis, sedangkan dokumen rekam medis rawat inap inaktif
disimpan berdasarkan angka akhir nomor rekam medis dan tahun terakhir
kunjungan. Dari sampel yang diambil, dari 25 DRM inaktif penyakit jiwa tahun
2010 di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang baik pengambilan secara
terminal digit filing (TDF) maupun dengan cara kelompok penyakit sama-
sama belum efektif karena pengambilan dengan kedua cara itu
membutuhkan waktu lebih dari 10 menit seharusnya pengambilan efektif
DRM maksimal adalah 1 menit berdasarkan kesepakatan tidak tertulis dari
kepala unit rekam medis dengan petugas rekam medis. Kurangnya
pengetahuan petugas tentang pengelolaan DRM inaktif dan tempat yang
terbatas menyebabkan pelaksanaan retensi terhambat. Oleh karena itu
peneliti tertarik untuk melakukan tinjauan terhadap efektivitas pelaksanaan
SPO retensi, dengan judul Efektivitas SPO Untuk Pelaksanaan Pengelolaan
DRM inaktif di Filing RSJD Dr. Amino Gondohutomo Provinsi Jawa Tengah
Tahun 2016.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana gambaran SPO untuk pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif secara efektif di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang th 2016 ?
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Menganalisis SPO untuk pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif yang efektif di RSJD Dr. Amino Gondohutomo semarang th 2016.
2. Tujuan Khusus
a. Menggambarkan kebijakan yang berhubungan dengan pengelolaan DRM inaktif.
b. Menggambarkan SPO yang berhubungan dengan pengelolaan DRM inaktif.
c. Menganalisis efektivitas pelaksanaan pengambilan DRM inaktif.
1) Mengidentifikasi pengambilan DRM efektif 2) Mengidentifikasi pengambilan DRM tidak efektif
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi RS
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi
rumah sakit mengenai efektivitas pelaksanaan SPO pengelolaan
DRM inaktif. Dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna peningkatan
pelayanan kesehatan yang ada di RSJD Dr. Amino Gondohutomo
Semarang.
2. Bagi Institusi
Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
3. Bagi Penelitian
Menambah wawasan, pengalaman tentang efektivitas pelaksanaan SPO pengelolaan DRM inaktif sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya dalam bidang penyimpanan data.
E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan penelitian yang dipakai adalah rekam medis dan informasi rekam medis.
2. Lingkup Materi
Materi dalam penelitian ini adalah tentang alur dan prosedur rekam medis.
3. Lingkup Lokasi
Penelitian ini mengambil lokasi di bagian Filing Rekam Medis
RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
4. Lingkup Metode
Metode yang di gunakan dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara.
5. Lingkup Obyek/Sasaran
Objek yang diteliti adalah bagian Filing Rekam Medis RSJD Dr.
Amino Gondohutomo Semarang.
6. Lingkup Waktu
Penelitian dilakukan pada bulan Mei 2016
F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1
Keaslian Penelitian
Nama Judul Metode dan Variabel
1. DETA SECTIO Tinjauan Pelaksanaan Metode : Penelitian PRIHATNA Retensi DRM Non Aktif deskriptif dengan Di Filing Rumah Sakit metode observasi dan Permata Bunda wawancara pendekatan Purwodadi Tahun 2015 cross sectional.
Variabelnya adalah Jadual retensi,
karakteriistik petugas filing tentang retensi, kebijakan retensi DRM,sarana
pelaksanaan retensi
DRM, Penataan DRM Inaktif
2. DINI NUR INDAH Tinjauan Pelaksanaan Metode : penelitian Retensi Dokumen deskriptif menggunakan Rekam Medis Aktif metode observasi Rawat Inap Pada dengan pendekatan Tahun 2012 Di RSUD cross sectional.
Kota Semarang Variabelnya adalah Sarana, Jadual retensi, Pelaksanaan retensi, Cara penyimpanan 3. ATIKA NUR W Tinjauan Pelaksanaan Metode : Penelitian
Pengelolaan Dokumen deskriptif dengan Rekam Medis (DRM) di metode observasi dan Filing Rawat Inap wawancara pendekatan Inaktif RSUD Kota kualitatif. Variabelnya Semarang Tahun 2015 adalah Fungsi petugas filing, Sarana pengelolaan DRM inaktif, Kebijakan penfelolaan DRM, SPO pengelolaan DRM, Pelaksanaan
pengelolaan DRM
4. DEVITA Tinjauan Pelaksanaan Metode : penelitian
SARASWATI Retensi Dokumen deskriptif menggunakan Rekam Medis Akif metode observasi dan Dibagian Filing Rumah wawancara dengan Sakit Bhakti Wira pendekatan cross TamtamaSemarang sectional. Variabelnya Tahun 2015 adalah Kebijakan retensi
DRM aktif, SPO retensi DRM aktif, Alat-alat retensi, Pelaksanaan retensi
5. ARI HERMAWAN Tinjaun Pelaksanaan Metode : penelitian Retensi Dokumen deskriptif menggunakan Rekam Medis Di metode observasi Rumah Sakit Dr. dengan pendekatan Kariadi Semarang Pada cross sectional.
Minggu III Bulan Maret Variabelnya adalah Tahun 2002 Jadual retensi, Sarana, Pelaksanaan retensi, Cara penympanan
Perbedaan yang pertama antara penelitian ini dengan
penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat
yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino
Gondohutomo Semarang pada bulan Desember 2015, serta
peneliti menggunakan metode observasi dan wawancara pendekatan cross sectional.
Perbedaan yang kedua antara penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada bulan Desember 2015
Perbedaan yang ketiga antara penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada bulan Desember 2015.
Perbedaan yang keempat antara penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang pada bulan Desember 2015.
Perbedaan kelima antara penelitian ini dengan penelitian
yang sebelumnya adalah periode waktu dan tempat yang
berbeda. Penelitian ini dilakukan di RSJD Dr. Amino
Gondohutomo Semarang pada bulan Desember 2015, serta
peneliti menggunakan metode observasi dan wawancara
pendekatan cross sectional.
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis a. Menurut Ery Rustiyanto
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis penentuan fisik laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
(1)b. Menurut PERMENKES No.269/MenKes/PER/III/2008
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
(2)2. Kegunaan Rekam Medis
Menurut Giborry, menyatakan kegunaan Rekam Medis dengan singkatan ALFRED yaitu :
a. Administration (Administrasi)
Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan managemen untuk melaksanakan fungsi guna mengelola berbagai sumber daya.
9
b. Legal (Hukum)
Dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Financial (Keuangan)
Setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan benar maka dapat untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien. Selain itu jumlah dan jenis kegiatan pelayanan yang dicatat dalam formulir dapat digunakan untuk memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.
d. Research (Penelitian)
Berbagai macam pelayanan yang telah dicatat ke dalam rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan penelitian.
e. Education (Pendidikan)
Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi penjajaran di bidang profesi.
f. Documentation (Dokumentasi)
Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut
sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan sebagai bahan
pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit berdasarkan surat
Keputusan Dirjen Yanmed no. 78/yanmed/PS UM.Dib/YMU/I/91 tentang petunjuk pelaksanaan penyelenggara rekam medis atau Medical Record di Rumah Sakit maka rekam medis dipakai sebagai:
1) Sumber informasi medis pasien yang berobat ke Rumah Sakit yang berguna untuk keperluan pengobatan dan pemeliharaan kesehatan pasien.
2) Alat komunikasi antara dokter dengan dokter lainnya, antara dokter dengan paramedis dalam usaha memberikan pelayanan pengobatan dari perawatan.
3) Bukti tertulis (Documentary Evidence) tentang pelayanan yang telah diberikan oleh rumah sakit dari keperluan lainnya.
4) Alat untuk analisa dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit.
5) Alat untuk melindungi kepentingan hukum, bukan pasien, dokter, tenaga kesehatan lainnya dan rumah sakit.
6) Untuk penelitian dan pengobatan.
(3)B. Retensi 1. Pengertian
Retensi adalah kegiatan memilih DRM aktif dengan DRM yang dinyatakan inaktif, sesuai dengan tanggal terakhir pasien yang datang berobat.
2. Keuntungan Retensi
a) Menghemat penggunaan rak.
b) Menghemat pemakaian peralatan dan kelengkapan kearsipan.
c) Tempat arsip lebih longgar akan mempermudah petugas menggambil arsip.
3. Pelaksanaan Retensi
Kegiatan yang dilakukan untuk melaksanakan kegiatan pemilihan dokumen rekam medis, yaitu dengan cara sebagai berikut :
a) Pemilihan dokumen rekam medis aktif dilihat dari tanggal terakhir pasien datang berobat.
b) Memindahkan dokumen rekam medis aktif ke rak dokumen rekam medis inaktif.
c) Menscan dokumen yang mempunyai nilai guna atau yang akan diabadikan.
d) Memilih dokumen yang akan diabadikan
e) Melakukan pemusnahan dokumen yang sudah dinyatakan non aktif.
(13)C. Pemindahan Dokumen Aktif ke Inaktif 1. Pengertian pemindahan dokumen aktif
Pemindahan dokumen adalah pemindahan dokumen aktif (sering digunakan) ke rak dokumen inaktif karena tidak atau jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan dokumen dapat dilakukan berdasarkan :
a) Jadwal retensi adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya
jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
danpenyelamatan arsip.
b) Pemindahan menurut jangka waktu atau periode, jangka waktu tersebut dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5tahun, dan sebagainya tergantung pada peraturan yang ada di kantor.
c) Pemindahan individual yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya suatu kegiatan.
(4)D. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif
1. Penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan dengan cara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di pusatkan pada satu tempat atau URM, sedangkan desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di masing-masing unit.
2. Rekam medis rumah sakit sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun dihitung tanggal terakhir berobat.
3. Dalam hal rekam medisberkaitan dengan kasus-kasus tertentudapat disimpan lebih dari 5 tahun
4. Penyimpanan dapat dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi penyimpanan yaitu dengan mikrofilm.
Mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau
arsip dalam film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan
penyimpanan, transformasi dan penggunaan. Penggunaan mikrofilm mempunyai :
Keuntungan:
a) Penghematan ruangan.
b) Perlindungan terhadap arsip.
c) Memudahkan pengiriman dan biaya rendah.
d) Penemuan arsip jadi lebih mudah.
Kerugian :
a) Biaya.
b) Kesukaran mata untuk melihat dalam waktu lama.
c) Kesukaran dalam pembaharuan arsip.
(5)E. Penyusutan Rekam Medis 1. Pengertian
Penyusutan adalah salah satu kegiatan pengurangan berkas dari rak penyimpanan. Penyusutan dapat dilakukan dengan cara
a. Memindahkan berkas rekam medis aktif ke rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif dengan cara memilah sesuai tahun kunjungan.
b. Memusnahkan berkas dengan cara sesuai dengan ketentuan 2. Tujuan Penyusutan Berkas Rekam Medis
a. Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah
jumlahnya
b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru
c. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna / nilai gunanya rendah / nilai gunanya telah menurun
(5)F. Jadual Retensi Arsip
Program penyusutan arsip meliputi penetapan jangka penyimpanan berkas ( retensi ) beserta penetapan penyimpanan permanen dan pemusnahan. Program tersebut di tuangkan ke dalam Jadwal Retensi Arsip ( JRA ). JRA tersebut berupa daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan penyimpanan permanen dan pemusnahan JRA di perlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip di tentukan atas
dasar nilai kegunaan tiap-tiap arsip. Untuk menjaga objektivitas dalam
menentukan nilai kegunaan tersebut, sebaiknya JRA di susun oleh suatu
kepanitiaan yang terdiri dari unsur komite Rekam Medis yang bener-
benar memahami kearsipan, fungsi dan nilai rekam medis. Rancangan
JRA yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapat
persetujuan direktur rumah sakit terlebih dahulu sebelum di jadikan
pedoman resmi JRA yang akan berlaku di rumah sakit. JRA berisikan
sekurang-kurangnya jenis berkas dan jangka waktu penyimpanannya
sesuai dengan kegunaanya.
(9)Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih dahulu di tetapkan Jadwal Retensi Arsip Medis sebagaimana riciannya sebagai berikut :
Tabel 2.1 1. Jadual Retensi Arsip Umum
NO KELOMPOK AKTIF PASIF
RJ RI RJ RI
1 Umum 5 5 2 2
2 Mata 5 10 2 2
3 Jiwa 10 5 5 5
4 Orthopedi 15 10 2 2
5 Kusta 15 15 2 2
6 Ketergantungan obat 10 15 2 2
7 Jantung 10 10 2 2
8 Paru-paru 5 10 2 2
Keterangan : RJ = Rawat Jalan RI = Rawat Inap 2. Jadwal Retensi Arsip Khusus
a. Anak-anak diretensi menurut kebutuhan tertentu
b. KIUP, Register, Indeks disimpan dan tidak di musnahkan c. Retensi berkas-berkas rekam medis berdasarkan
penggolongan penyakit rumah sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada antara lain untuk :
1. Riset dan Edukasi
2. Khusus dokumen yang terlibat hukum ( legal aspek ) minimal 23 tahun setelah ada ketentuan hukum
3. Untuk kepentingan tertentu
4. Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta, mata
5. Perkosaan 6. HIV
7. Penyesuaian Kelamin 8. Pasien orang asing 9. Kasus Adopsi 10. Bayi Tabung 11. Cangkok Organ 12. Plastik Rekonstruksi d. Retensi Berdasarkan Diagnosa
Masing-masing berdasarkan keputusan komite rekam medis / komite medis menetapkan jadwal retensi diagnosa tertentu bila lebih dari ketentuan umum dengan
pertimbangan nilai guna : Primer :1. Administrasi
2. Hukum 3. Keuangan 4. IPTEK
Sekunder : 1. Pembuktian dan Sejarah.
(10)G. Prosedur Tetap
1. Pengertian Prosedur Tetap
Prosedur tetap adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan tugas menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilakasanakan berulang-ulang yang berarti posedur adalah suatu tata kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap dan telah di tentukan.
2. Prosedur Retensi
a. Pemilihan berkas rekam medis pasien inaktif berdasarkan tanggal kunjungan terakhir.
b. Penjajaran / penyusutan berkas rekam medis pada rak inaktif c. Berkas rekam medis yang inaktif disimpan berdasarkan straight
numerical filing system ( Sistem Nomor Langsung )
d. Pasien lama yang datang kembali namun berkas rekam medisnya sudah di inaktifkan, akan di ambil kembali.
(12)H. Standar Operasional Prosedur (SPO) 1. Pengertian SPO
SPO adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang
di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. SPO
adalah urutan-urutan tugas dan tata cara tertentu untuk
melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang
untuk menyelesaikan pekerjaan dengan pola kerja yang tetap dan
telah ditentukan.
2. Tujuan SPO
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektivitas, konsisten seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
3. Manfaat SPO
a) Akan di peroleh acuan yang jelas untuk memastikan staf rumah sakit melaksanakan pekerjaan.
b) Adanya konsistensi dalam pelaksanaan.
c) Adanya kemampuan dalam menelusuri kembali.
d) Memungkinkan pengendalian pencegahan untuk perbaikan terus menerus.
e) Memenuhi persyaratan standar pelayanan rumah sakit atau akreditasi.
f) Memungkinkan pertumbuhan dan pengembangan terhadap citra sarana kesehatan.
g) Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan dan hubungan antar fungsi.
(6)I. Efektivitas
1. Pengertian Efektivitas
Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh
target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin
besar presentase target yang di capai, makin tinggi efektifitasnya.
Menurut Prasetyo Budi Saksono Efektivitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input.
(7)J. Unsur Manajemen 1. Man (Manusia)
Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan.manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan.
2. Money (Uang)
Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oelh karena itu uang merupakan alat (tools) yangpenting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus di perhitungkan secara rasional.
3. Materials (Material)
Material terdiri fari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi.
Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain
menusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan
bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan
manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil
yang dikehendaki.
4. Machines (Mesin)
Machine atau mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi kerja.
5. Methodes (Metode)
Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya
pekerjaan manajer. Suatu metode dapat dinyatakan sebagai
penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan
berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-
fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan
kegiatan usaha.
(8)Kerangka Teori
Man
Money
Pengelolaan
Materials DRM Inaktif
Methods
Machines
Modifikasi antara Teori Manajemen oleh Harold konntz dan Cyril
O’donnel dengan Teori Manajemen Kearsipan oleh Sugiarto Agus.
METODE PENELITIAN
A. Kerangka Konsep
Kebijakan Pengelolaan DRM
Inaktif
Efektif
≤1 menit Pelaksanaan
Pengambilan DRM Inaktif
Tidak
Efektif SPO Pengelolaan >1 menit
DRM Inaktif
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif, yaitu menjelaskan atau menggambarkan hasil penelitian sesuai dengan keadaan di lokasi penelitian. Pendekatan yang di lakukan adalah pendekatan studi kasus yaitu memahami atau mendalami suatu kejadian yang dianggap sebagai suatu masalah .
(11)C. Variabel Penelitian
1. Kebijakan Pengelolaan DRM inaktif 2. SPO Pengelolaan DRM inaktif
3. Pelaksanaan Pengambilan DRM inaktif
23
a. Pengambilan DRM inaktif yang efektif b. Pengambilan DRM inaktif yang tidak efektif
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Defini Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Kebijakan Pengelolaan DRM Aturan-aturan yang dibuat untuk
inaktif mengelola DRM inaktif.
2 SPOPengelolaan DRM Prosedur yang di gunakan
inaktif. sebagai acuan dalam pengelolaan
DRM inaktif.
3 Pelaksanaan Pengambilan Hasil observasi terhadap waktu DRM inaktif pengambilan DRM oleh petugas
filing dari no RM diterima oleh petugas filing sampai dengan pengiriman DRM kebagian pendistribusian DRM.
a. Pengambilan DRM efektif Pengambilan DRM dengan waktu pengambilan ≤ 1 menit
b. Pengambilan DRM tidak Pengambilan DRM dengan waktu
efektif pengambilan > 1 menit
E. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian .
a. Subjek penelitian yang bertanggung jawab dalam bidang pengelolaan DRM inaktif terdapat 3 petugas di bagian filing.
2. Objek Penelitian
a. Kebijakan Pengelolaan DRM inaktif.
b. SPO Pengelolaan DRM inaktif.
c. 25 DRM inaktif penyakit skizofrenia paranoid dari jumlah keseluruhan 735 DRM inaktif skizofrenia paranoid tahun 2010.
sampel adalah bagian dari populasi yang diambil sebagai sumber data dan dapat mewakili seluruh populasi.
(15)n =
=
=
= 24,17
24,47 dibulatkan menjadi 25
F. Instrumen Penelitian 1. Pedoman Observasi
Dengan melihat SPO serta kebijakan rumah sakit tentang retensi
dan pengelolaan DRM inaktif
2. Pedoman Wawancara
Dengan melakukan wawancara tentang isi SPO retensi, pengetahuan petugas tentang retensi dan pengelolaan DRM inaktif, DRM bernilai guna dan DRM tidak bernilai guna.
G. Pengumpulan Data 1. Sumber Data
a. Data primer adalah data yang harus dicari sendiri oleh peneliti pada waktu penelitian.
b. Data sekunder adalah data yang sudah tersedia di rumah sakit.(15)
2. Metode
a. Metode Wawancara : tanya jawab dengan petugas filing yang berpedoman pada daftar pertanyaan.
b. Metode Observasi : melakukan pengamatan terhadap pengelolaan dan penyimpanan DRM inaktif.
(15)H. Pengolahan Data
1. Editing : cara untuk mengoreksi kesesuaian data yang telah di kumpulkan.
2. Penyajian : setelah melalui tahap editing maka data siap disajikan
dalam bentuk yang lebih informative yaitu dituangkan dalam bentuk
kalimat.
I. Analisa Data
Penelitian menggunakan analisa deskriptif yaitu membandingkan
apa yang didapat dilapangan dengan teori yang ada kemudian diambil
suatu kesimpulan tanpa menguji statistik.
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum RS 1. Gambaran Institusi
a. Sejarah Singkat Rumah Sakit
RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang pertama kali berdiri pada tahun 1848 di Jl. Sompok Semarang, sebagai tempat penampungan bagi pasien psikotik akut (Doorgangshuizen). Tahun 1912 Doorgangshuizen Sompok dipindah ke gedung Kleedingmagzijin, sebuah gedung tua yang dibangun kurang lebih pada tahun 1878 di Jl.
Cendrawasih, Tawang dengan nama Doorgangshuizen Tawang.
Kemudian pada tanggal 21 Januari 1928 Doorgangshuizen Tawang berubah status menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang (Kranzinningenggestichten). Menerima perawatan pasien-pasien psikotik mulai tanggal 2 Februari 1928. Tanggal tersebut kemudian ditetapkan sebagai hari jadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang.
Pada tanggal 4 Oktober 1986 seluruh kegiatan Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang dipindahkan ke gedung baru di Jl. Brigjend Sudiarto No. 347 Semarang. Tanggal 9 Februari 2001 Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino Gondohutomo Semarang. dr. Amino Gondohutomo adalah nama psikiater pertama di Indonesia kelahiran Surakarta, Jawa Tengah.
Tanggal 1 Januari 2002 Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino Gondohutomo Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa
28
Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang Provinsi Jawa Tengah sesuai dengan SK Gubernur No. 440/09/2002, Pebruari 2002.
Sebagai Rumah Sakit Jiwa Daerah milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, yang telah mendapatkan status penuh sebagai Rumah Sakit BLUD (Badan Layanan Umum Daerah) maka RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang berupaya secara terus menerus untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan meningkatkan kemandirian Rumah Sakit dalam pengelolaan keuangan. Dengan status ini maka inovasi dan kreatifitas seluruh jajaran direksi dan manajemen dituntut untuk dapat makin mengembangkan keanekaragaman pelayanan (diversifikasi).
2. Deskripsi Lingkungan
Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang terletak di Jalan Brigjend. Sudiarto No. 347 Semarang, Kelurahan Pedurungan, Kecamatan Pedurungan. Bangunan fisik berdiri diatas tanah seluas ± 60.000 m
2. Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang memiliki wilayah kerja yang luas yaitu sepanjang jalur pantura Jawa Tengah.
3. Visi, Misi dan Motto Visi
Menuju Pelayanan Kesehatan Jiwa Paripurna yang Bermutu.
Misi
1) Melaksanakan dan mengembangkan pelayanan kesehatan jiwa paripurna.
2) Meningkatkan sarana, prasarana dan teknologi pelayanan.
3) Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia.
4) Meningkatkan peran serta masyarakat di bidang kesehatan jiwa.
Motto
APIK : Aman, Profesional, Inovatif, Kebersamaan
4. Ruang Lingkup dan Pelayanan yang Dihasilkan a. Instalasi Rawat Jalan
1) Jiwa dewasa (DPJP Psikiater)
2) Klinik tumbuh kembang anak dan remaja ( Tim Pelayanan Terpadu, DPJP Psikiater)
3) Mental Organik (Tim Pelayanan Terpadu) 4) Napza / IPWL (Tim Pelayanan Terpadu) 5) Psikoterapi (DPJP Psikiater)
6) Forensik Psikiatri (DPJP Psikiater) 7) Saraf (DPJP Spesialis Saraf) 8) Umum (DPJP Dokter Umum) 9) Gigi (DPJP Dokter Gigi)
10) Psikologi (Penanggungjawab Pelayanan Psikologi) Melayani pemeriksaan dan pengukuran :
1) IQ ( kecerdasan )
2) EQ ( kecerdasan emosi )
3) Kemampuan khusus/bakat 4) Jurusan pendidikan
5) Seleksi pekerjaan 6) Pegembangan SDM
7) Psikometri (DPJP Psikiater)
8) Pelayanan day care (Pelayanan Terpadu)
9) Surat keterangan sehat fisik (DPJP Dokter Umum) 10) Surat Keterangan bebas narkoba (DPJP Psikiater) 11) Surat keterangan sehat jiwa (DPJP Psikiater) Pelayanan lain :
1) Pelayanan kesehatan jiwa masyarakat 2) Pelayanan hotline service
3) Electro Convulsive Therapy 4) Pelayanan Rehabilitasi Medik 5) Pelayanan Rehabilitasi Mental 6) Klinik/Konsultasi Gizi
b. Instalasi Gawat Darurat Jiwa dan Umum 24 jam Pelayanan one day care
c. Instalasi Rawat Inap
1) Pelayanan Intensif psikiatri (UPIP / Unit Pelayanan Intensif Psikiatri) 2) Pelayanan rawat inap anak dan remaja
3) Pelayanan rawat inap psikogeriatri
4) Pelayanan rawat inap gangguan jiwa dengan fisik/saraf 5) Pelayanan rawat inap forensik psikiatri
d. Pelayanan Penunjang
1) Brainmapping
2) Elektro Encefalografi (EEG) 3) Epilepsy Monitoring
4) Electro Kardiografi (EKG) 5) Densitometry
6) Neurokognitif 7) Stress analyzer
8) Personality Test Menthal Capacity
B. Gambaran Unit Rekam Medis (URM)
1. Visi, Misi URMa. Visi URM
Memberikan layanan yang santun sebagai perwujudan pelayanan kepada masyarakat dengan data siap saji yang lengkap dan akurat untuk mendukung visi rumah sakit
b. Misi URM
1) Mengetahui indikator pelayanan Rumah Sakit melalui Rekam Medis.
2) Mengembangkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit melalui pengelolaan Rekam Medis.
3) Mengelola Rekam Medis sedemikian rupa berdasarkan alur dan prosedur yang berlaku.
2. Struktur Organisasi Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
Susunan dan tanggung jawab staf Bidang Rekam Medis:
a. Kepala Rekam Medis : J. Caturwati, A.Md Pk
b. TPPRI dan TPPGD : Y. Aji Rahardjanto Ika Yulianti, A.Md Eko Agus H, A.Md PK Dian Ayu, A.Md PK
c. TPPRJ : Ulfa Amalia S.KM
Ari astuti, A.Md Pk
d. Asembling
: Khusnul Khotimah, A.Md PkAndrias Dimas, A.Md Pk Ermi Nurjana, A.Md. Pk Bambang S
e. Koding : Wahyu Indah L, A.Md. Pk
Afip Maschuri, A.Md. Pk
Sandy Arfendy, A.Md. Pk (RI BPJS)
Swatiara Karnita, A.Md. Pk (RJ BPJS)
f. Indexing : Wahyu Indah L, A.Md. Pk Afip Maschuri, A.Md. Pk
g. Analising Reporting : Megawati Ningtyas, Amd. Pk Yoga Yudha, Amd. Pk h. Filling : Achmad Subagio, A.Md. Pk
Widodo
Dwi Hari Purwadi
3. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Rekam Medis a. Kepala Instalasi Rekam Medis
Kepala Instalasi Rekam Medis berpendidikan formal D3 Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Memimpin
a) Melakukan bimbingan kepada stafnya
b) Memberikan pengarahan tugas kepada staf bawahannya 2) Perencanaan
a) Menyusun rencana kebutuhan tugas staf di instalasi Rekam Medis b) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai
standar 3) Pengawasan
a) Memantau pelaksanaan tugas staf di Instalasi Rekam Medis b) Memantau/ monitoring pelaksaan Rekam Medis
4) Wewenang
a) Menilai dan mengawasi pelaksanaan tugas stafnya
b) Memberikan pertimbangan kepada atasan tentang stafnya yang berkaitan dengan :
1) Mengusulkan mutasi pegawai pada atasan langsung ( Kasi pelayanan rawat jalan )
2) Memberikan Cuti staf Rekam Medis 3) Memberikan Sanksi
c) Berkoordinasi dengan unit terkait dalam rangka pengumpulan /
pengolahan data rekam medis
d) Membubuhkan paraf atas konsep laporan rekam medis 5) Tanggung Jawab
a) Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas di instalasi Rekam Medis
b) Melakukan penilaian DP3 dan menegakkan disiplin staf bawahannya
c) Menjamin keabsahan/ kebenaran kutipan dokumen Rekam Medis
d) Kelengkapan dan ketepatan pelaporan Instalasi Rekam Medis
e) Menjaga kebersihan lingkungan setempatb. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
