BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Sistem Pengendalian Intern
2.2.1.4 Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Untuk mendapatkan sistem pengendalian intern yang efektif, kita harus memperhatikan unsur-unsur yang terkandung didalamnya. Unsur-unsur inilah yang merupakan dasar bagi terlaksananya suatu sistem pengendalian intern. Menurut Baridwan (1991: 14-16) unsur-unsur tersebut adalah:
1. Struktur organisasi memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam artian memungkinkan adanya penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengendalian yang baik hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional. Pemisahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan dan penyimpangan dalam perusahaan.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dan dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin
dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi, sehingga prosedur pencatatan yang baik akan dihasilkan dan dapat menghasilkan informasi yang lebih teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.
Memiliki pengertian bahwa setiap pegawai dalam perusahaan
melaksanakan setiap tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi baru mencatat utang setelah menerima dan memeriksa dokumen pendukung transaksi pembelian seperti surat permintaan pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari penjual. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian lainnya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Karyawan yang cakap mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern, apabla disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa sistem pengendalian intern juga tidak akan berhasil dengan baik. Untuk mendapatkan pegawai yang tingkat kecapakannya cukup, langkah-langkah harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru, hendaknya dilakukan seleksi dan test-test agar dapat ditentukan apakah calon pegawai dapat diterima bekerja dalam perusahaan, dan perlu diadakan pelatihan-pelatihan
17
agar dapat meningkatkan kecakapan pegawai tersebut. Hal ini dilakukan agar pegawai dapat selalu mengikuti perkembangan perusahaan. Pegawai yang cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikannya paling tinggi, sehingga gaji juga besar, tetapi mungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup tapi dia memiliki keahlian yang cakap dibidangnya.
Sedangkan lima unsur pengendalian internal (elements of internal control) untuk mencapai empat tujuan pengendalian internal menurut Reeve (1999:184) adalah sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif.
2. Penilaian Resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus memperhitungakn resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian
internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
3. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan, kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur tersebut adalah :
a. Pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya. Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus mendapat pelatihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas di antara karyawan klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil cuti. Kebijakan ini mendorong para karyawan untuk menaati prosedur yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat dideteksi.
b. Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan
Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan,
kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya,
19
tanggungjawab untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengakpan komputer harus dibagi kepada tiga orang atau departemen. Jika orang yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada pemasok, maka penyelewengan bisa terjadi.
c. Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi
Kebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yang bertanggungjawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangi
kemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, maka
tanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harus dipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alat pengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankan aktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha.
d. Prosedur pembuktian dan pengamanan
Prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan utnuk melindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapat dipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi.
4. Pemantauan atau monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperaiki efektifitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukan dengan
mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut.
5. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian intern. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.