PELAKSANAAN KERJA MAGANG 3.1 Kedudukan dan Koordinasi
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang .1 Uraian Pekerjaan Utama .1 Uraian Pekerjaan Utama
1. Monitoring cuti dan day off karyawan internal audit
Karyawan internal audit yang ingin mengajukan cuti dan day off harus mengisi form permohonan cuti dan melampirkan jadwal kerja di hari libur.
Tugas penulis disini adalah mengecek cocok atau tidak jadwal yang dilampirkan dengan jadwal cuti atau day off yang diambil lalu jika sudah cocok penulis meminta tanda tangan atasan langsung karyawan yang bersangkutan dan atasan tidak langsung, jika sudah mendapatkan tanda
21 tangan penulis memberikan tanda di kalender yang ada di sharing folder dan mencatat di buku untuk tanda serah terima dengan HRD.
Sumber: Data Perusahaan, 2020 Gambar 3.2 Form Permohonan Cuti
22 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.3 File Jadwal Cuti dan Day Off Karyawan Internal Audit
23 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.4 Buku Serah Terima Surat Pengajuan Cuti 2. Monitoring perjalanan dinas
Department lain yang ingin mengetahui karyawan internal audit sedang bertugas dimana bisa dilihat melalui jadwal perjalanan dinas. Tugas penulis disini adalah jika ada department yang ingin mengetahui karyawan internal audit sedang bertugas dimana penulis menunjukkan file yang berisikan jadwal perjalanan dinas karyawan internal audit yang tertera dalam sharing folder.
24 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.5 File Jadwal Perjalanan Dinas Karyawan Internal Audit 3. Monitoring laporan perjalanan dinas
Karyawan internal audit yang ingin mengklaim laporan perjalanan dinas harus mengisi form laporan perjalanan dinas dan melampirkan bukti-bukti yang sesuai dengan angka yang dilaporkan. Tugas penulis disini adalah mengecek antara angka yang ditulis di form laporan perjalanan dinas dan bukti-bukti yang terlampir, contoh nya seperti uang makan, uang transport, dan uang saku. Lalu jika sudah sesuai penulis meminta tanda tangan atasan langsung karyawan yang bersangkutan dan atasan tidak langsung. Lalu jika sudah mendapatkan tanda tangan penulis mencatat di file monitoring laporan perjalanan dinas sesuai dengan total yang di klaim oleh karyawan tersebut di form pengobatan serta mencatat tanggal dokumen dan tanggal diserahkan nya dokumen, selain itu penulis juga mencatat di buku untuk serah terima dengan pihak HRD.
25 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.6 Form Laporan Perjalanan Dinas
Sumber: Data Perusahaan, 2020
26 Gambar 3.7 File Monitoring Laporan Perjalanan Dinas
Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.8 Buku Serah Terima Laporan Perjalanan Dinas 4. Memeriksa format atau wording Laporan Hasil Audit
Sebelum Laporan Hasil Audit dicetak dan di serah terimakan, Laporan Hasil Audit harus di cek terlebih dahulu untuk format dan font nya. Tugas penulis disini adalah memeriksa format dan font jika sudah benar penulis meminta persetujuan karyawan yang bersangkutan untuk melakukan pencetakkan sebanyak 5 rangkap.
27 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.9 Laporan Hasil Audit 5. Pendistribusian Laporan Hasil Audit
Laporan Hasil Audit yang telah selesai di cetak dan di jilid di serah terimakan kepada 5 pihak yang terkait. Tugas penulis disini adalah memberikan Laporan Hasil Audit yang telah selesai di cetak dan di jilid kepada senior manager internal audit untuk diperiksa dan setelah selesai diperiksa penulis meminta tanda tangan kepada financial controlling disetiap lembar Laporan Hasil Audit yang memerlukan tanda tangan financial controlling lalu jika telah selesai penulis baru melakukan pendistribusian Laporan Hasil Audit kepada Managing Director, operating
& budgeting, finance & accounting, dan funding.
28 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.10 Lembar Penyerahan Dokumen Laporan Hasil Audit 6. Filling data seperti MI, SI, SOP, dan Time Report
Karyawan internal audit mengirim file melalui outlook kepada penulis yang berisikan MI, SI, SOP, atau Time Report. Tugas penulis disini adalah mem-filling data ke file yang ada di sharing folder.
Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.11 Outlook Pengiriman File Memo Internal
29 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.12 File List Memo Internal dan Sistem Internal 7. Monitoring klaim pengobatan
Karyawan internal audit yang ingin mengklaim pengobatan harus mengisi form pengobatan dan melampirkan bukti-bukti yang sesuai dengan angka yang dilaporkan. Tugas penulis disini adalah mengecek antara angka yang ditulis di form pengobatan dan bukti-bukti yang terlampir, contoh nya seperti biaya konsultasi dengan dokter, biaya obat. Lalu jika sudah sesuai penulis meminta tanda tangan atasan langsung karyawan yang bersangkutan dan atasan tidak langsung. Lalu jika sudah mendapatkan tanda tangan penulis mencatat di file monitoring pengobatan sesuai dengan total yang di klaim oleh karyawan tersebut di form pengobatan serta mencatat tanggal dokumen dan tanggal diserahkan nya dokumen, selain itu penulis juga mencatat di buku untuk serah terima dengan pihak HRD.
30 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.13 Form Klaim Pengobatan
Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.14 File Monitoring Pengajuan Pengobatan
31 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.15 Buku Serah Terima Laporan Klaim Pengobatan 8. Monitoring request alat tulis kantor
Karyawan internal audit yang ingin meminta alat tulis kantor menginfokan melalui selembar kertas lalu diberikan kepada penulis. Tugas penulis disini adalah mengisikan permintaan alat tulis kantor yang telah di tuliskan di selembar kertas ke dalam form permintaan alat tulis kantor dan setelah selesai penulis meminta tanda tangan senior manager internal audit setelah mendapat tanda tangan penulis menyerahkan form tersebut kepada sekretaris managing director.
32 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.16 Form Permintaan Alat Tulis Kantor
33 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.17 File Monitoring Permintaan Alat Tulis Kantor
Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.18 Buku Serah Terima Form Alat Tulis Kantor 9. Monitoring pemesanan tiket pesawat
Karyawan yang ingin pergi atau kembali dinas harus mengisi form pembelian tiket pesawat terlebih dahulu lalu diserahkan kepada penulis.
Tugas penulis disini adalah mengecek apakah benar tujuan dan asal kota, tanggal keberangkatan atau kepulangan, mengecek apakah tersedia transportasi yang dipilih, jika sudah selesai semua di cek penulis meminta tanda tangan atasan langsung dan tidak langsung karyawan yang
34 bersangkutan lalu setelah itu menulis di buku untuk serah terima dengan HRD.
Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.19 Form Pembelian Tiket Pesawat
Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.20 Buku Serah Terima Form Tiket
35 10. Monitoring ijin meninggalkan pekerjaan
Karyawan yang ingin pulang cepat atau datang telat harus megisi form ijin meninggalkan pekerjaan lalu diserahkan kepada penulis untuk di proses.
Tugas penulis disini adalah meminta tanda tangan persetujuan dari senior manager lalu jika sudah di setujui penulis mencatat di buku untuk serah terima dengan HRD.
Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.21 Form Ijin Meninggalkan Pekerjaan
36 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.22 Buku Serah Terima Form Ijin 11. Monitoring asset internal audit
Karyawan yang ingin meminjam atau mengembalikan asset internal audit harus melalui penulis. Tugas penulis disini adalah menjaga asset yang diletakkan di suatu tempat dan jika ada yang ingin meminjam dan mengembalikan penulis melakukan update di file yang sudah di buat.
37 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.23 Kamera DSLR, Asset Internal Audit
Sumber: Data Perusahaan, 2020 Gambar 3.24 Recorder, Asset Internal Audit
38 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.25 Hand Counter, Asset Internal Audit 3.3.2 Uraian Pekerjaan Tambahan
1. HRD yang ingin meminta evaluasi kerja karyawan yang berhubungan dengan internal audit baik di head office maupun di anak perusahaan baik di kantor atau pabrik memberikan berkas kepada penulis. Tugas penulis disini adalah serah terima dokumen dari HRD ke penulis lalu penulis meneruskan kepada senior manager internal audit dan jika telah selesai di evaluasi senior manager internal audit memberikan berkas tersebut kepada penulis lalu penulis mencatat di file evaluasi yang ada di sharing folder dan mencatat juga di buku untuk serah terima kembali dengan HRD.
39 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.26 Form Evaluasi Kinerja Karyawan Masa Percobaan
40 Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.27 File Monitoring Form Evaluasi
Sumber: Data Perusahaan, 2020
Gambar 3.28 Buku Serah Terima Form Evaluasi 3.3.3 Kendala Yang Ditemukan