PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1.2. Uraian Struktur Sistem Aliran Informasi Persediaan PT Bintang Rezeki Maju
Uraian kegiatan dari aliran informasi aktual yang terkait dengan persediaan produk jadi dengan bagain sales center dan bagian produksi pada perusahaan, yakni:
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada PT. Bintang Rezeki Maju, yakni:
1. Permintaan Konsumen
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada pemesanan konsumen, yakni:
a. Konsumen melakukan pemesanan genteng kebagian sales center PT. Bintang
Rezeki Maju.
b. Bagian sales center mengisi kertas permintaan konsumen seperti tanggal
pemesanan, jenis genteng yang dipesan, jumlah permintaan, dan waktu
pengambilan pesanan.
c. Bagian sales melakukan pengecekan kertas persediaan produk jadi sebelumnya
dari laporan persediaan produk jadi dari gudang.
d. Jika persediaan masih tersedia digudang maka bagian sales center
menginformasikan kebagian gudang untuk mengirim permintaan konsumen
tersebut dan mengisi kertas pengeluran produk jadi
e. Jika permintaan tersebut tidak tersedia digudang maka bagian seles center
menginformasikan bagian produksi untuk memproduksi permintaan konsumen
tersebut.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.1. Model Aliran Informasi Aktual Permintaan Konsumen
2. Produksi Produk Jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi produk jadi, yakni:
a. Bagian produksi mendapatkan informasi dari bagian sales center tentang jenis
produk dan jumlah produk yang akan diproduksi dan dibuat dalam kertas
perintah produksi.
b. Bagian produksi memproduksi sesuai dengan kertas perintah produksi yang
diinformasikan.
c. Setelah produk tersebut selesai diproduksi maka bagian produksi akan mengisi
d. Bagian produksi selanjutnya mengirim produk yang diproduksi tersebut
kebagian gudang produk jadi untuk disimpan sementara sebelum dikirim
kekonsumen.
Model produksi produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.2.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.2. Model Aliran Informasi Aktual Produksi Produk Jadi
3. Penerimaan Produk Jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada penerimaan produk jadi, yakni:
a. Bagian gudang produk jadi akan menerima produk hasil produksi untuk disimpan
sementara digudang sebelum dikirim kekonsumen.
b. Bagian gudang produk jadi akan mengisi ketas laporan persediaan produk jadi
sesuai dengan produk yang diterimanya dari bagian produksi
c. Dengan adanya barang yang masuk kegudang selanjutnya bagian gudang
Model penerimaan produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.3.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.3. Model Aliran Informasi Aktual Penerimaan Produk Jadi
4. Pengeluaran Produk jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi, yakni:
a. Bagian gudang produk jadi akan memperoleh produk hasil produksi dan
disimpan sementara gigudang dan akan dikrim setelah mendapatkan informasi
dari bagian sales center mengenai produk yang akan dikirim ke konsumen.
Informasi yang diproleh mengenai jenis produk jadi, jumlah pesanan, alamat
pengiriman dan tanggal pengiriman pesanan.
b. Bagian gudang akan mengisi laporan persediaan produk jadi tentang kondisi
c. Selanjunya bagian gudang akan melakukan perhitungan persediaan produk jadi
digudang karena ada produk jadi yang keluar
d. Bagian gudang produk jadi mengirim produk yang dipesan konsumen tersebut
kekonsumen.
Model pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.4. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Produk jadi
Keluhan dan lama waktu yang diperoleh dari aliran informasi aktual di PT.
Bintang Rezeki Maju dapat dilihat pada Tabel 5.3. dan Tabel 5.4.
Tabel 5.3. Waktu Aktual Aliran Informasi PT. Bintang Rezeki Maju
Aliran Informasi Aktual
Permintaan Konsumen 25 menit
Perintah Produksi 20 menit
Data Produksi 40 menit
Penerimaan Produk Jadi 25 menit
Pengeluaran Produk Jadi 30 menit
Total 200 menit
Sumber : Pengumpulan Data
Tabel 5.4. Keluhan yang Diperoleh dari Aliran Informasi Aktual di PT. Bintang Rezeki Maju
No. Arus
Informasi Data Keluhan
1.
Sales Center
- Menyimpan data pelanggan, menyimpan jenis- jenis produk yang diproduksi dan menyimpan data permintaan konsumen dalam form kertas tidak efektif
- Mengetahui kondisi persediaan selama 60 menit - Tidak dapat mengetahui kemampuan produksi
- Menginformasikan permintaan konsumen kebagian yang lain tidak update
2. Production
- Tidak dapat memperkirakan jumlah produksi - Menyimpan data hasil produksi dalam form kertas
tidak efektif
- Tidak dapat meng- update data hasil produksi
3.
Inventory
- Menyimpan data barang masuk dan batang keluar dalam form kertas membuat karyawan kewalahan - Susah mengetahui persediaan produk jadi melalui
form kertas
- Kesulitan menghitung persediaan produk jadi secara manual
- Informasi persediaan kebagian lain tidak update Sumber : Pengumpulan Data
Secara umum, kebutuhan sistem PT. Bintang Rezeki Maju membutuhkan sistem
informasi berbasis komputer yang dihubungkan melalui jaringan untuk mewujudkan
kelancaran aliran informasi antar bagian yang terkait dengan bagian penerimaan dan
produksi di setiap bagian yang membutuhkan data dan laporan seperti yang terlihat
Tabel 5.5. Kebutuhan Data Setiap User
Nama
Sistem Informasi Manajemen PT. Bintang Rezeki Maju
Sales Center
Factory Manager Production Inventory
Form Permintaan produk jadi √ √ Form Perintah produksi √ √ Form Produksi √ Form Pengeluaran produk jadi √ Form Penerimaan Produk Jadi √
Master Produk Jadi √
Master Pembeli √
Laporan Penjualan √
Kartu Persediaan
Produk Jadi √ √
Gambar 5.5. Terminal User PT. Bintang Rezeki Maju
Uraian dari kebutuhan user berdasarkan terminal user dapat dilihat pada Gambar 5.6.
Gambar 5.6. Kebutuhan Setiap User Sistem Informasi Manajemen PT. Bintang Rezeki Maju SalesCenter
Master Pembeli
Form Permintaan Produk Jadi Master Produk Jadi
Form Perintah Produksi Kartu Persediaan Produk Jadi
Form Perintah Produksi
Production
Form Pengeluaran Produk Jadi
Form penerimaan produk jadi
Kartu Persediaan Produk Jadi
Form Permintaan Produk Jadi
Inventory