BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Uraian Teoritis
2.1.1. Pengertian Pengawasan
Setelah perusahaan melakukan perekrutan, penempatan, dan
mempekerjakan karyawan maka tugas selanjutnya adalah melakukan pengawasan.
Ini penting bagi perusahaan agar kegiatan operasionalnya dapat terlaksana dengan
baik. Pengawasan sangat penting dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan
operasionalnya untuk mencegah kemungkinan terjadi
penyimpangan-penyimpangan dengan melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan
tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan
sebelumnya.
Menurut G.R Terry dalam Hasibuan (2001:242) mengemukakan hal
sebagai berikut:
”Controlling can be defined as the process of determining what is to be
accomplished, that is the standar; what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is, in conformity with the standard.” Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu
pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga
Menurut Harahap (2001:14), pengawasan adalah keseluruhan sistem,
teknik, cara yang mungkin dapat digunakan oleh seorang atasan untuk menjamin
agar segala aktivitas yang dilakukan oleh dan dalam organisasi benar-benar
menerapkan prinsip efisiensi dan mengarah pada upaya untuk mencapai
keseluruhan tujuan organisasi. Sedangkan, menurut Ernie dan Saefullah (2005:8),
pengawasan adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian
kegiatan direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan
sesuai dengan target yang diharapkan, sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam
lingkungan yang dihadapi.
Menurut Henry Fayol dalam Harahap (2001:10) mengartikan pengawasan
sebagai berikut: “Control consist in verifying whether everything occurs in
conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. It has objective to point out weaknesses and errors in order to rectify then prevent recurrence”. Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan,
dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan
kesalahan agar dapat dihindari kejadiannya dikemudian hari.
Menurut Simbolon (2004:61) pengawasan adalah proses dimana pimpinan
ingin mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan bawahan sesuai
dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan. Sedangkan,
Manulang (2002:173) pengawasan adalah suatu proses untuk menerapkan
pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu mengoreksi
Sementara itu, menurut Siagian (2003:112), pengawasan adalah proses
pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua
pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Berdasarkan penjelasan para ahli di atas, maka dapat diambil kesimpulan
bahwa pengawasan merupakan suatu tindakan pemantauan dan pemeriksaan
kegiatan perusahaan untuk menjamin pencapaian tujuan sesuai dengan rencana
yang ditetapkan sebelumnya. Pengawasan dapat menilai sejauh mana prinsip
efisiensi telah terjadi dari hasil pelaksanaan kegiatan perusahaan. Pengawasan
yang efektif membantu usaha dalam mengatur pekerjaan dapat terlaksana dengan
baik.
2.1.2. Fungsi Pengawasan
Menurut Sule dan Saefullah (2005:12), fungsi pengawasan adalah:
1. Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan serta target sesuai
dengan indikator yang ditetapkan.
2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang
mungkin ditemukan.
3. Melakukan berbagai alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait
dengan pencapaian tujuan perusahaan.
Menurut Simbolon (2004:128) fungsi pengawasan adalah:
1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab pekerja yang diserahi tugas dalam
2. Mendidik para pekerja agar melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
prosedur yang telah ditentukan.
3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian agar
tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.
Berdasarkan fungsi dari pengawasan tersebut dapat diambil kesimpulan
bahwa fungsi dari pengawasan adalah mengevaluasi hasil dari aktivitas
pekerjaan yang telah dilakukan dalam organisasi dan melakukan tindakan
koreksi bila diperlukan.
2.1.3. Langkah-langkah dalam Pengawasan
Adapun beberapa langkah dalam pengawasan yang hendak nya diterapkan
oleh perusahaan khusus nya pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan, antara
lain:
1. Monitor dan Ukur Kinerja
Agar pelaksanaan pengukuran kinerja berlangsung dengan tepat, maka
perlu dikumpulkan data dan mendeteksi permasalahan. Untuk mengumpul
data tentang kinerja dapat dilakukan dengan metode obsevasi, wawancara atau
angket. Pengamatan atas laporan, baik laporan lisan maupun laporan tertulis.
Jika data atau informasi sudah dikumpulkan melalui individu, kelompok atau
unit kerja yang dikontrol, harus diuji validitasnya. Sebab ada kemungkinan
2. Bandingkan Hasil Aktual dengan Standar
Tahap kedua dalam proses pengawasan ini ialah membandingkan hasil
kinerja aktual dengan standar. Untuk itu, dibutuhkan standar yang jelas dan
pasti yang digunakan sebagai ukuran yang diperbandingkan. Perbandingan ini
untuk mengetahui apakah perbedaan dan ini menentukan kebutuhan untuk
tindakan.
Hasil dari perbandingan kinerja aktual dan standar mengarah pada dua
kemungkinan, yaitu secara signifikan konsisten dengan standar atau lebih dan
secara signifikan berbeda dengan standar. Tetapi, ketika membandingkan hasil
aktual dengan standar perlu menentukan batas yang dapat diterima tentang
derajat penyimpangan.
3. Ambil Tindakan Perbaikan
Tindakan korektif atau penyesuaian biasanya mengambil satu dari tiga
bentuk, yaitu: Maintain Current Status, jika hasil akhir konsisten dengan
standar; Make Adjustment, jika hasil menyimpang dari standar karena
pelakasanaan tidak tepat; Change The Standart, jika hasil secara signifikan
menyimpang dari standar karena standar yang digunakan tidak tepat. Hasil
kinerja yang sesuai dengan standar maka respon yang tepat dari manajer
adalah mengakui kinerja dapat diterima dan memelihara status quo dan
kemudian monitor dan mengukur pelakasanaan hasil kerja, namun jika hasil
kinerja aktual menyimpang dari, tidak sesuai dengan atau belum mencapai
standar yang ditentukan maka atasan melakukan tindakan perbaikan atau
2.1.4. Jenis-jenis Pengawasan
Menurut Simbolon (2004:62), pengawasan terbagi 4, yaitu:
1. Pengawasan dari dalam Organisasi
Pengawasan yang dilakukan oleh unit organisasi untuk mengumpul data
informasi yang diperlukan oleh organisasi untuk menilai kemajuan dan
kemunduran organisasi.
2. Pengawasan dari Luar Organisasi
Pengawasan yang dilakukan oleh suatu organisasi di luar perusahaan. Ini
untuk kepentingan tertentu.
3. Pengawasan Preventif
Pengawasan dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Dengan tujuan
untuk mencegah terjadianya kesalahan/kekeliruan dalam pelaksanaan
kerja.
4. Pengawasan Represif
Pengawasan ang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan agar
hasilnya sesuai dengan hasil yang direncanakan.
Menurut Sule dan Saefullah (2005:327), jenis pengawasan terbagi atas 3,
yaitu:
1. Pengawasan Awal
Pengawasan yang dilakukan pada saat dimulainya pelaksanaan pekerjaan.
Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam
2. Pengawasan Proses
Pengawasan dilakukan pada saat sebah proses pekerjaan tengah
belangsung untuk memastikan apakah pekerjaan yang dilaksanakan sesuai
dengan tujuan yang ditetapkan.
3. Pengawasan Akhir
Pengawasan yang dilakukan pada saat akhir proses pengerjaan pekerjaan.
2.1.5. Tujuan Pengawasan
Secara filosofis dikatakan bahwa pengawasan sangat penting karena
manusia pada dasarnya mempunyai sifat salah atau khilaf, sehingga manusia
dalam organisasi perlu diawasi, bukan untuk mencari kesalahannya kemudian
menghukumnya, tetapi untuk mendidik dan membimbingnya. Menurut Husnaini
(2001:400), tujuan pengawasan adalah sebagai berikut:
1. Menghentikan atau meniadaka kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, dan hambatan.
2. Mencegah terulang kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, dan hambatan.
3. Meningkatkan kelancaran operasi perusahaan.
4. Meningkatkan kinerja perusahaan.
5. Melakukan tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan yang dilakukan
dalam pencapaian kinerja yang baik.
Menurut Simbolon (2004:61), tujuan pengawasan adalah sebagai berikut:
1. Mencegah dan memperbaiki kesalahan, penyimpangan, dan
2. Agar pelaksanaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Tujuan perusahaan dapat tercapai, jika fungsi pengawasan dilakukan
sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan sehingga lebih bersifat
mencegah (preventive control) dibandingkan dengan tindakan-tindakan
pengawasan sesudah terjadinya penyimpangan, maka tujuan pengawasan adalah,
menjaga hasil pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana, ketentuan-ketentuan,
dan instruksi yang telah ditetapkan bena-benar diimplementasikan, sebab
pengawasan yang baik akan tercipta tujuan perusahaan yang efektif dan efisien.
2.1.6 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengawasan
Menurut Reksohadiprojo (2000:152), beberapa faktor yang mempengaruhi
pengawasan adalah:
1)Perubahan yang selalu terjadi, baik dari luar maupun dari dalam
organisasi.
2)Kompleksitas organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya
desentralisasi kekuasaan.
3)Kesalahan/penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan
pengawasan.
2.1.7. Teknik-teknik Pengawasan
Proses pengawasan pada dasarnya dilakukan dengan mempergunakan dua
a. Pengawasan Langsung
Pengawasan yang dilakukan apabila pimpinan organisasi melakukan
sendiri terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh bawahan.
b. Pengawasan Tidak Langsung
Pengawasan dari jarak jauh. Artinya, pengawasan dilakukan melalui
laporan yang disampaikan oleh para bawahan, baik itu tertulis maupun
lisan.
2.1.8. Pengertian Efisiensi Kerja
Secara umum efisiensi kerja adalah: Perbandingan terbaik antara suatu
usaha dengan hasil yang dicapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik
antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan
tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya.
Menurut Miraza (2004: 87) efisiensi adalah pemakaian biaya ataupun
bentuk pengorbanan lainnya dari setiap komponen pada setiap aktivitas usaha
yang berjalan secara wajar. Komponen tersebut meliputi biaya, waktu dan tenaga
kerja. Sedangkan menurut Siagian (2003: 113) efisiensi adalah perbandingan yang
negatif antara input dengan output.Negatif karena sumber, alat dan tenaga kerja
yang dipergunakan lebih kecil dari hasil yang diperoleh. Artinya suatu pekerjaan/
tugas dikatakan efisiensi dalam penyelenggaraannya apabila input (pengorbanan)
yang dikeluarkan lebih kecil dari hasil yang diperoleh.
Menurut Sedarmayanti (2001: 112), efisiensi adalah perbandingan terbaik
atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang
Perbandingan ini dilihat dari:
1. Segi hasil
Suatu pekerjaan disebut lebih efisien bila dengan usaha tersebut
memberikan hasil yang maksimal mengenai hasil pekerjaan tersebut.
2. Segi usaha
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien bila suatu hasil tertentu tercapai
dengan usahayang minimal. Usaha tersebut lima unsur yaitu: pikiran,
tenaga, waktu, ruang, benda (termasuk biaya).
Berdasarkan uraian diatas bahwa perbandingan terbaik antara usaha dan
hasilnya dalam setiap pekerjaan terutama ditentukan oleh bagaimana pekerjaan itu
dilakukan. Jika efisiensi kerja pada umumnya merupakan hasil dari cara-cara kerja
yang sesuai dengan prosedur kerja. Cara kerja yang efisien adalah cara yang tanpa
sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai seperti: cara termudah, tercepat,
termurah, teringan, terpendek.
2.1.9. Sumber-sumber Efisiensi Kerja
Menurut Sedarmayanti (2001: 118) sumber utama efisiensi kerja adalah
manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu
menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur efisien yang melekat pada manusia
a. Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi
keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna
efisien sangat membantu usaha-usaha kearah efisiensi.
Efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan soal tingkah laku dan sikap
hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup seseorang
dapat mengarah perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Adanya kesadaran
mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat atau
kehendak untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan kesadarannya.
b. Keahlian
Sesuatu yang dikerjakan oleh orang yang ahli, hasilnya akan lebih baik
dan lebih cepat daripada apabila sesuatu itu dikerjakan oleh yang buka
ahlinya. Unsur keahliandalam efisiensi, melekat juga pada manusia.
Keahlian manusia akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan, supaya
efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan
alat. Sebab keahlian tanpa disertai fasilitas, tidak mungkin dapat
diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan selancar sperti
kalau disertai dengan fasilitas. Dengan demikian keahlian merupakan
unsur jaminan akan dapat hasil yang lebih efisien.
c. Disiplin
Kedua unsur termaksud belum akan menjamin hasil kerja yang baik, kalau
tidak disertai dengan unsur disiplin. Oleh karena itu dalam efisiensi
maka antara efisiensi dan disiplin adalah satu unsur penting dalam
efisiensi.Unsur disiplin sesungguhnya berkaitan erat dengan unsur
kesadaran, sebab disiplin ini timbul juga dari kesadaran. Hanya bedanya
kalau kesadaran timbulnya atau prosesnya dapat memakan waktu lama dan
sulit dilaksanakan sedangkan disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu
yang relatif singkat dan pada mulanya dapat dipaksakan dengan
menggunakan suatu aturan, apabila disiplin dapat diwujudkan dengan baik
amaka semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan hasil yang baik.
2.1.10.Syarat Dapat Dicapainya Efisiensi Kerja
Syarat dapat dicapainya hasil efisiensi kerja anatara lain:
a. Berhasil guna atau efektif
Kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapati
sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
b. Ekonomis
Usaha pencapaian tujuan yang efisien termasuk biaya, tenaga kerja,
material, waktu, dan lain-lain.
c. Pelaksanaan kerja yang dapat di Pertanggungjawabkan
Membuktikan bahwa di dalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah
dimanfaatkan dengan setepat-tepatnyadan dilaksanakan dengan penuh
tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.
d. Pembagian kerja yang nyata
Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri
bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas. Oleh sebab itu
harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu berdasarkan beban kerja,
ukuran kemampuan kerja, dan waktu yang tersedia.
e. Prosedur kerja yang praktis
Pekerjaan yang dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja
yang memuaskan yang merupakan kegiatan operasional dapat
dilaksanakan dengan lancar.
2.1.11.Hubungan Pengawasan dengan Efisiensi Kerja
Banyak cara yang dapat dilakukan dan harus ditempuh untuk
meningkatkan efisiensi kerja dalam suatu perusahaan. Efisiensi dapat ditingkatkan
dengan rencana yang baik. Efisiensi dapat ditingkatkan melalui organisasi yang
sederhana, efisiensi dapat tercapai apabila kesimpangsiuran wewenang dan
tanggung jawab dapat dicegah serta ada pendelegasian wewenang yang sistematis.
Efisiensi dapat pula dicapai melalui sistem penggerakan yang merangsang para
bawahan bekerja dengan ikhlas, jujur, dan loyal. Singkatnya efisiensi dapat
ditingkatkan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi organik dan fungsi pelengkap
dengan setepat-tepatnya.
Salah satu sasaran pokok manajemen dalam menjalankan
kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi ialah efisiensi yang semaksimal-maksimalnya.
Seperti menurut Siagian (2003: 113) menyatakan bahwa fungsi organik
pengawasan harus dilaksanakan dengan seefektif mungkin, karena pelaksanaan
fungsi pengawasan dengan baik akan memberikan sumbangan yang besar pula
