Uraian Tugas dan Tanggung Jawab - Struktur Organisasi dan Manajemen

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.5. Struktur Organisasi dan Manajemen

2.5.1. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Dalam menjalankan suatu organisasi diperlukan personil-personil yang

menduduki jabatan tertentu di dalam organisasi tersebut, dimana masing-masing

personil diberi tugas dan tanggung jawab sesuai dengan jabatannya. Adapun

uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab pada PT. Mutiara Mukti Farma

adalah sebagai berikut:

1. Dewan Komisaris

 Mengadakan rapat Dewan Komisaris dan Pemegang Saham untuk mengangkat dan memberhentikan Direktur.

 Mengadakan evaluasi terhadap tugas dan wewenang Direktur.

 Mengadakan rapat Pemegang Saham untuk mengevaluasi neraca, rugi, laba dan laporan keuangan setiap tahun.

2. Direktur

 Sebagai pelaksana harian dan pelaksana garis manajemen perusahaan  Menentukan manajemen perusahaan yang akan dilakukan perusahaan  Memberi perintah kepada wakil direktur dan bawahannya

 Mengadakan perubahan struktur organisasi perusahaan  Mengadakan kontrak-kontrak dengan pihak lain

 Mengadakan persetujuan ataupun penolakan terhadap kebijakan bawahan  Mengevaluasi jalannya perusahaan dan lintas keuangan.

3. Asisten Direktur

– Sebagai pelaksana garis yang ditentukan Direktur dan menyampaikan kepada bawahannya

 Melaksanakan instruksi pimpinan dalam bidang umum, keuangan, pengawasan, produksi, penjualan dan pembelian

 Bertanggung jawab kepada Direktur untuk terlaksananya aktivitas perusahaan dengan baik.

4. Manajer Personalia

– Melakukan dan menjaga komunikasi yang baik dengan pihak customer

dan perusahaan-perusahaan lain.

– Mengkoodinir tenaga kerja perusahaan seperti pembagian kerja dan lainnya.

– Melakukan penambahan atau pengurangan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

5. Manajer Akuntansi

– Melaksanakan ketentuan-ketentuan atau penggarisan tentang pelaksanaan dan garis akuntansi secara menyeluruh

– Melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan instansi pemerintahan atau badan-badan yang bersangkutan dengan Akuntansi dan

Personalia Umum

– Merupakan pembantu direksi dalam melaksanakan tugas umum dan fungsi yang berhubungan dengan seluruh kegiatan industri

– Mengadakan komunikasi aktif dengan bagian lain demi kelancaran tugas tiap bagian

– Membuat laporan kegiatan atau aktivitas perusahaan minimal sekali setahun kepada Direktur.

6. Manajer Quality Control

– Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan tugas di laboratorium, pengawasan dalam proses maupun CPOB

– Bertanggung jawab atas analisa dan keputusan untuk menerima atau menolak hasil pemeriksaan kimia dan mikrobiologi atas bahan baku,

bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi

– Bertanggung jawab atas pengadaan dan pemakaian larutan pereaksi dan alat yang diperlukan

– Bertanggung jawab atas pelaksanaan inspeksi CPOB, sehingga pelaksanaannya senantiasa terjamin

– Berdiskusi dengan Manajer Produksi jika terjadi kegagalan produksi – Membuat laporan bulanan pemeriksaan obat jadi yang diserahkan kepada

Direktorat Jendral Pengawasan Obat dan Makanan

– Menyimpan semua prosedur analisa

– Membuat anggaran tahunan bagi pengawasan mutu – Mengupayakan perbaikan biaya pengawasan mutu. 7. Manajer Produksi

– Membuat perencanaan produksi, jumlah produksi, masa produksi, kapasitas terpakai suatu mesin dan kapasitas terpakai tenaga kerja

– Melaksanakan pengawasan persediaan bahan baku, pengemas dan pengawasan terhadap hasil produksi

– Berdiskusi dengan Manajer Pengawasan Mutu apabila terjadi kegagalan produksi

– Bertanggung jawab terhadap pemakaian mesin dan peralatan produksi – Turut membantu pelaksanaan inspeksi CPOB dan menjaga

dilaksanakannya CPOB

– Bertanggung jawab untuk menjaga semangat kerja yang tinggi di bagian produksi, serta pengembangan dan latihan karyawan yang dibawahinya

– Membuat laporan secara rutin dan tahunan untuk hasil produksi – Mengupayakan perbaikan biaya produksi.

8. Manajer Research and Development

– Melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan perusahaan, seperti minat konsumen terhadap obat

– Melaksanakan diversifikasi produk, seperti mengembangkan obat tradisional

– Membuat anggaran tahunan bagian riset dan pengembangan. 9. Kepala Keuangan

– Bertanggung jawab terhadap lalu lintas keuangan di perusahaan – Mencatat pengeluaran dan pemasukan uang

– Membuat bukti pengeluaran dan pemasukan uang – Bertanggung jawab kepada Wakil Direktur. 10. Kepala Penjualan

– Menerima P. O. (Purchase Order)

– Melayani P. O. Dan mengirimkan ke outlet dengan membuka faktur sesuai dengan pesanan yang diterima dengan stok yang ada

– Menjual barang yang diproduksi sesuai dengan garis-garis yang ditentukan

– Mengadakan komunikasi langsung dengan bagian produksi, misalnya membuat pembukuan tentang penjualan

– Melakukan promosi dan memasarkan obat-obatan keluaran PT. Mutiara Mukti Farma

– Bertanggung jawab kepada Wakil Direktur. 11. Kepala Pembelian

– Memesan bahan-bahan baku untuk kebutuhan produksi – Memesan bahan-bahan pengemas sesuai kebutuhan – Membuat surat pesanan ke relasi atau pemasok

– Meneliti bahan-bahan baku yang masuk dari pemasok, dengan pertimbangan mutu, harga, masa kadaluarsa dan sistem pengiriman

Quality Product bagian pembelian biasanya meminta lebih dahulu C. A. (Certificate of Analyze). Suatu produk baru, kemudian ditentukan apakah dapat dipesan/dibeli atau tidak

– Hal ini dikoordinasikan dengan Manager Quality Control dan Manajer Produksi

– Bertanggung jawab kepada Wakil Direktur. 12. Supervisor Laboratorium

– Mengatur agar semua contoh untuk pengujian dianalisa menurut prosedur yang telah ditentukan dengan urutan-urutan prioritas yang sesuai dengan

– Memeriksa dan menjamin kebenaran laporan pemeriksaan

– Mengatur semua peralatan dan pereaksi yang dibutuhkan tersedia dalam jumlah yang digunakan secara efisien

– Menjaga alat-alat dan ruangan laboratorium

– Mengatur ketertiban/disiplin bawahan, menjaga suasana kerja yang baik dan membimbing bawahan bidang teknis analisa.

13. Kepala Perencanaan Produksi

– Bertanggung jawab kepada Manajer Produksi

– Melaksanakan proses pembuatan obat sesuai dengan prosedur yang ditugaskan oleh Manajer Produksi

– Mengisi dengan benar catatan pengolahan dan pengemasan – Mengusulkan permintaan alat-alat kerja

– Mencatat semua kegiatan harian dalam formulir yang disediakan Manajer Produksi

– Membuat daftar inventaris alat-alat di bagian produksi. 14. Kepala Teknisi

– Memperbaiki mesin-mesin dan peralatan pabrik yang mengalami kerusakan

– Mengatur semua kebutuhan peralatan termasuk spare parts mesin yang dibutuhkan dalam proses produksi sehingga tidak mengganggu jalannya

proses produksi

– Menjalankan sanitasi dan hygiene peralatan, mesin dan bangunan serta lingkungan sesuai dengan yang ditetapkan

– Bertanggung jawab kepada Manajer Produksi. 15. Kepala Gudang

 Melakukan penerimaan barang dan meneliti apakah barang yang sesuai dengan faktur pembelian dan surat pesanan.

 Mengecek kesesuaian antara surat pesanan (SP) pembelian dengan fakturnya.

 Membuat Bukti Barang Masuk .

 Membuat laporan bulanan stock barang

 Mengkoordinir kepala gudang kemasan, bahan baku dan bahan jadi 16. Kepala Gudang Bahan Baku

– Menerima dan menyimpan bahan-bahan keperluan produksi

– Menyalurkan barang-barang yang ada di dalam gudang pada bagian-bagian yang memerlukannya

– Melaksanakan segala urusan yang berkaitan dengan bahan baku yang diterima

– Bertanggung jawab kepada Manajer Produksi. 17. Kepala Gudang Barang Jadi

– Menerima, menyimpan dan menyalurkan obat-obatan yang ada di gudang produk jadi

– Bertanggung jawab kepada Manajer Produksi 18. Kepala Gudang Kemasan

– Melaksanakan proses penyerahan bahan kemasan yang ditugaskan oleh Manajer Produksi menurut prosedur yang ditetapkan

– Mengawasi dan mengatur keberadaan bahan pengemas di gudang. 19. Karyawan

– Bertanggung jawab kepada Kepala Unit.

– Bertugas membantu Kepala Unit dalam menjalankan tugasnya. 20. Danru Satpam

– Bertanggung jawab secara langsung kepada Manajer Personalia berkaitan dengan pelaksanaan kerja security dan bertanggung jawab terhadap

pengamanan area project kerja.

– Bertanggung jawab pada pelayanan penjagaan sebagai penunjang kelancaran operasional kerja.

– Membina, mengawasi dan mengontrol tugas anggota security di lapangan. 21. Kasir

– Menjalankan proses penjualan dan pembayaran – Melakukan pencatatan atas semua transaksi

– Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada Ka. Keuangan.

22. Staff Penjualan

– Menjaga dan meningkatkan volume penjualan – Memastikan pencapaian target penjualan – Membuat laporan penjualan perusahaan

– Melaporkan aktivitas penjualan perusahaan kepada Ka. Penjualan. 23. Staff Pembelian

– Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol

– Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional

– Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / cotrol stock dll.

24. Staff Laboratorium

– Melakukan pemeriksaan terhadap jalannya proses produksi untuk memastikan kesesuaian prosedur

– Memonitor kualitas material serta hasil produksi dengan perbandingan kualitas standar

– Menganalisa permasalahan yang timbul pada kualitas proses dan hasil produksi

– Bertanggung jawab kepada supervisor laboratorium. 25. Ka. Unit Tablet

– melaksanakan kebijakan perusahaan sesuai dengan pedoman dan instruksi dari Ka. Perencanaan Produksi.

– Melaporkan data serta kegiatan produksi tablet ke Ka. Perencanaan Produksi.

– Mengarahkan dan mengawasi kegiatan-kegiatan karyawan tablet.

– Membina dan mengawasi serta mempertanggung jawabkan jalannya produksi tablet.