METODE PENELITIAN
3.3 Uraian Tugas Karyawan Perusahaan
a. President Director
Hubungan Organisasi : Bertanggung Jawab kepada Board Of Director
Hubungan Lini : Membawahi Langsung Factory Manager, GA & Personnel Div,Acc & Finance Div, Sales & Marketing Div
25 Ringkasan Pekerjaan :
1. Bertanggung jawab dan melakukan pengawasan penuh terhadap kelancaran dan jalannya perusahaan
2. Bertanggung jawab penuh terhadap perkembangan perusahaan dan pengawasan langsung pada pelaksanaan dan pemelaharaan kelangsungan perusahaan
Tanggung Jawab:
1. Pengawasan terhadap kegiatan sistem yang berjalan secara keseluruhan 2. Bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran dan jalannya perusahaan /
pabrik.
3. Bertanggung jawab terhadap perkembangan perusahaan, baik dalam persaingan usaha, perkembangan teknologi dan juga pengembangan Sumber Daya Manusia yang ada.
4. Pengawasan langsung pada pelaksanaan dan pemeliharaan keseluruhan operasional perusahaan sesuai dengan aturan yang ada dan berjalan saat ini
Wewenanag:
1. Mewakili Board of Directur dalam pengambilan kebijakan dan keputusan perusahaan.
2. Melakukan perencanaan perusahaan secara global yang berhubungan dengan masalah peningkatan produktivitas disegala bidang.
26
a. Mengecek Pelaksanaan dan dan pemeliharaan operasional perusahaan pabrik sesuai dengan system yang berlaku
b. Mengecek kegiatan bisnis yang berjalan, rencana penjualan dan maintain customer serta Mebuat laporan kepada Board of Directur secara global
mengenai kondisi langsung untuk semua oprasional dan sistem yang berjalan
b. Factory Manager
Hubungan Organisasi : Bertanggung Jawab kepada Presiden Direktur
an Lini : Membawahi langsung Production Div, QC-Eng
Div, Maintenance Dept
Ringkasan Pekerjaan :
1. Mewakili top management / president direktur saat berhalangan
2. Bertanggung jawab dalam implementasi sistem mutu dan juga terhadap rencana produksi serta persyaratan mutu.
Tanggung jawab:
1. Bertanggung jawab terhadap semua aktivitas dan operasional yang ada dibawah kendali langsung yaitu QC-Engg Div & (MR) , Production Div dan Maintenance Dept
2. Membantu Top Management dalam implementasi system mutu secara keseluruhan.
27
1. Mengecek seluruh operasional kegiatan pabrik yang berhubungan langsung dengan masalah produksi dan kualitas produk yang dihasilkan 2. Memberikan laporan perkembangan dan perubahan secara umum
oprasional/ kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan produksi kepada Top Management
c. GA & Personel Division
Hubungan Organisasi : Bertanggung Jawab kepada President Director
Hubungan Lini: Membawahi langsung GA & Personnel Departemen
Ringkasan Pekerjaan :
1. Penyempurnaan dan perbaikan system personalia & public relation, pengembangan SDM, program kesejahtraan, dan bertangung jawab terhadap rapat paripurna perusahaan serta berwenang mempromosikan tiap jabatan.
2. Menyediakan & mengelola sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Pengembangan SDM yang ada serta mengadakan program pendidikan & pelatihan
4. Mengadakan hubungan kerja yang baik dengan pihak instansi pemerintah atau dengan pihak luar lainnya dalam menangani masalah ketenagakerjaan serta menjalankan ketentuan perundangan yang berlaku. Wewenang:
28
1. Memberikan penghargaan serta sanksi kepada karyawan sesuai dengan aturan dan undang-undang yang berlaku.
2. Menjalin hubungan kerja dengan instansi lain khususnya yang berhubungan dengan masalah ketenagakerjaan
3. Mempromosikan dan mengembangkan karyawan dalam rangka untuk meningkatkan kualitas SDM yang ada.
Kegiatan:
1. Melakukan recruitment dan juga melakukan control terhadap kegiatan karyawan yang ada
2. Membuat data administrasi kepersonaliaan.
3. Melakukan Training dalam rangka meningkatkan sumber daya manusia. 4. Melaksanakan control atas dokumen atau perijinan sesuai dengan
undang-undang.
d. Accounting & Finance Division
Hubungan Organisasi : Bertanggung Jawab kepada President Director
Hubungan Lini : Membawahi langsung Accounting Section Ringkasan Pekerjaan :
1. Membuat budget dan laporan keuangan perusahaan dan menjaga kerahasiaan dokumen serta memonitor perkembangan keuangan secara global.
2. Bertanggung jawab terhadap berjalannya proses sistem administrasi keuangan dan accounting Bertanggung jawab dan mengawasi
29
pembayaran gaji, pajak, asuransi dan koperasi baik yang berhubungan dengan pihak perusahaan maupun juga dengan karyawan
Kegiatan :
1. Memberikan laporan kepada President Director tentang hasil kerja. 2. Memberikan semua laporan tentang keluar masuknya keuangan. 3. Melaksanakan pembayaran Gaji, Astek dan Pajak
e. Sales & Marketing Divison (CR)
Hubungan Organisasi: Bertanggung jawab kepada President Direktur
Hubungan Lini : -
Ringkasan Pekerjaan :
1. Promosi kegiatan bisnis, rencana penjualan, maintain customer & kontrak bisnis, maintain target group dan departemen, dan juga bertanggung jawab terhadap persyaratan pelanggan termasuk menentukan mutu, karakteristik, perbaikan dan pengembangan produk.
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab untuk memastikan persyaratan pelanggan yang ditetapkan termasuk menentukan sasaran mutu.
2. Bertanggung jawab terhadap promosi kegiatan bisnis, rencana penjualan 3. Bertanggung jawab terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan serta
pengembangan Wewenang:
30
1. Berwenang memastikan dalam menentukan sasaran mutu yang dipersyaratkan pelanggan
2. Berwenang untuk melakukan kontrak bisnis untuk transaksi baru. Kegiatan :
1. Melakukan contact person kepada Customer.
2. Melakukan pengecekan terhadap order yang sudah ditetapkan maupun rencana order kedepan.
3. Melakukan pengecekan harga yang berlaku untuk harga lokal. f. QC-Eng Division
Hubungan Organisasi : Bertanggung Jawab kepada Factory Manager Hubungan Lini : Membawahi langsung Engineering Section & QC Section
Ringkasan Pekerjaan :
1. Bertanggung jawab dan berwenang terhadap pelaksanaan dan pemeliharaan system mutu sesuai quality control & PSQS
2. Melakukan standarisasi aturan perusahaan,kendali mutu,perbaikan proses, metode dan bimbingan pendidikan & pelatihan.
Tanggung jawab:
1. Bertanggung jawab terhadap standarisasi (Standard Aturan Perusahaan) untuk pemberlakuan, revisi pemusnahan, promosi, kegiatan perbaikan mutu produk, bimbingan outsourcing, korespondensi customer, promosi eksternal training.
31
2. Bertanggung jawab terhadap kendali mutu, perbaikan proses dan product, perencanaan pekerjaan , pengendalian tahap awal, korespondensi customer, promosi eksternal training.
Wewenang:
1. Berhak untuk menentukan baik tidaknya mutu dari produk yang dihasilkan
2. Menentukan sasaran mutu, karakteristik khusus sesuai dengan persyaratan ketetapan pelanggan
3. Menjaga hubungan dengan pihak customer khususnya untuk masalah standar mutu yang berlaku.
Kegiatan :
1. Melakukan koordinasi dengan bagian produksi untuk setiap hasil proses produksi
2. Mengecek langsung kelapangan dan memonitor anak buah untuk proses quality control di produksi
g. Production Division
Hubungan Organisasi : Bertanggung Jawab kepada Factory Manager Hubungan Lini : Membawahi langsung Purchasing Section, Prod Planing Section, Log & Delivery Section, Warehouse Section.
32
1. Tutup buku bisnis intern bagian, instruksi produksi, kontrol pengiriman, kontrol order, kontrol barang supply, perencanaan kerja, kontrol karyawan, kegiatan perbaikan
Tanggung Jawab :
1. Mengendalikan operasional pekerjaan sesuai dengan target
2. Membuat perencanaan dan jadwal pengadaan material, proses produksi dan delivery.
3. Membuat Purchase Order jadwal pengiriman material. Wewenang :
1. Melakukan negosiasi kepada pihak pelanggan.
2. Mengatur dan mengendalikan system pengiriman kepada Customer. Kegiatan :
1. Memberikan laporan perkembangan dan perubahan kondisi material, produksi dan delivery kepada atasan.
2. Mengecek stok material, aktualisasi delivery, system, safety and 5S. h. Maintenance Division
Hubungan Organisasi : Bertanggung Jawab kepada Factory Manager Hubungan Lini : Membawahi langsung Electric Section & Mechanic Section
Ringkasan Pekerjaan :
1. Pengendalian & pemeliharaan fasilitas, pengecekan periodic, instalasi, perubahan layout fasilitas
33 Tanggung Jawab :
1. Mendukung kelancaran jalannya produksi dengan pemasangan mesin mesin baru
2. Melakasanakan pemeliharaan & perbaikan untuk mesin produksi & fasilitas.
3. Membina Operator untuk pengoprasian mesin. 4. Menjaga instalasi air.
5. Menjaga instalasi listrik/generator. Wewenang:
1. Menentukan operasional mesin produksi. Dan fasilitas penunjang operasional khususnya dibagian produksi
2. Pengoperasian untuk kendaraan delivery / pengiriman. Barang Kegiatan :
1. Mengontrol Check Sheet Mesin mesin 2. Mengevaluasi hasil kerja.
3. Mengontrol maintenance mesin produksi. 3.4 Analisa Sistem Yang Berjalan
Pada sistem yang berjalan saat ini, semua user melakukan perintah kerja dan segala kegiatan pelaporan dilakukan dengan manual dapat peneliti berikan gambaran alur yang biasa terjadi dalam keseharian proses inventory yang terjadi pada PT. Sanoh Indonesia, sebagai berikut:
34
a. Admin gudang menerima barang masuk dari supplier dan kemudian mencatatnya.
b. Admin gudang menerima work order dari suvervisor c. Admin gudang membuat laporan produksi.
d. Suvervisor menerima laporan secara berkala dari semua transaksi barang. e. Suvervisor pemasaran melihat ketersediaan barang sebelum membuat
work order untuk di kerjakan oleh bagian produksi.
Gambar 3.2
35
Pencatatan transaksi masih menggunakan lembaran kertas yang kemudian dipindahkan ke dalam komputer melalui program MS. Excel dan masih stand alone sehingga tidak bisa diakses oleh manager secara langsung atau terintegrasi.
Sesuai dengan analisa yang peneliti lakukan, peneliti mendapatkan permasalahan yang sering terjadi pada sistem berjalan, yaitu :
1. Pencatatan masih dalam lebaran kertas kemudian dipindahkan ke dalam komputer serta masih stand alone.
2. Kebutuhan karyawan atas pelayanan yang memerlukan proses cepat dan tepat.
3. Pengolahan laporan berkala untuk supervisor masih terbatas karena tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu.
36 3.5 Sistem Yang Diusulkan
Perancangan ini mencakup use case diagram, activity diagram, sequence
diagram, dan class diagram yang menghasilkan sistem lebih baik. Proses yang
dirancang diuraikan menjadi beberapa bagian yang dapat membentuk sistem
tersebut menjadi satu kesatuan komponen.
Gambar 3.3 Sistem Yang Diusulaan
37 3.5.1 Use Case Diagram
Use case adalah sebuah alat bantu guna menstimulasi pengguna untuk mengatakan tentang suatu sistem dari sudut pandangnya. Berikut ini adalah use case diagram sistem inventory:
Gambar 3.4 Gambar 3.4
38 3.5.2 Actifity Diagram
Berikut adalah beberapa diagram aktivitas yang terbentuk dari kegiatan yang pada sistem yang diusulkan:
Gambar 3.5
Activity Diagram Mengelola Data Inventory
Gambar 3.5 Merupakan gambar Activity Diagram untuk aktivitas Admin gudang. Gambar diatas menggambarkan proses adm_gudang memasukkan data barang masuk, data barang keluar, data barang supplier, dan data barang pembeli ke dalam system, dimulai dari proses login dengan memasukkan username dan password. Kemudian adm_gudang memilih menu pengolahan data inventory, lalu masukkan data barang pada form data
39
barang lalu klik simpan, maka data masuk kedalam database system. Dan klik log out intuk keluar sistem.
Gambar 3.6
Activity Diagram Laporan Data Inventory
Gambar 3.6 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case Laporan. Gambar diatas menggambarkan proses dari pembuatan data laporan pada sistem. Dimulai dari proses login dengan memasukkan username dan password, kemudian supervisor memilih menu laporan. Pada menu laporan dapat dimasukkan tanggal periode yang ingin dilihat
40
setelah itu klik tombol search maka sistem akan menampilkan laporan periode sesuai tanggal yang diinputkan. Kemudian dapat mencetak laporan tersebut dangan meng-klik tombol print. Bila tidak ada proses cetak laporan data barang lagi maka proses selesai. Dan klik log out untuk keluar sistem.
Gambar 3.7
Activity Diagram Input Work Order
Gambar 3.7 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case input data work order. Gambar diatas menggambarkan proses Supervisor memasukkan data barang ke dalam system, dimulai dari proses login dengan memasukkan username dan password. Kemudian Supervisor memilih menu input data work order, lalu masukkan data work order baru pada form data work order
41
lalu klik simpan, maka data barang sudah masuk kedalam database system. Bila tidak ada proses input data maka proses input data selesai.
Gambar 3.8
Activity Diagram Cek Barang
Gambar 3.8 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case cek barang. Gambar diatas menggambarkan proses dari bagian front_desk dalam melihat data barang pada sistem.
3.5.3 Sequence Diagram
Sequence Diagram secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada eksekusi sebuah use case atau operasi. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirim dan diterima diantara objek (Whitten, 2004).
Gambar 3.9
Squence Diagram Mengelola Data Inventory
Pada gambar 3.9 menerangkan tentang hubungan yang terjadi antara aktor adm_gudang dengan object dalam proses input data barang. Aktor melakukan login user terhadap sistem, kemudian sistem memverifikasi
username dan password tersebut kemudian masuk ke halaman utama. Kemudian aktor memilih input data barang yang kemudian dilanjutkan dengan memasukkan data-data, data supplier yang menyuplai barang tersebut. Kemudian sistem menyimpan data barang tersebut kedalam database barang.
Gambar 3.10
Pada gambar 3.10 menerangkan hubungan antara aktor Supervisor dengan object yang terkait dalam proses laporan data. Admin melakukan login terhadap sistem yang kemudian sistem akan memverifikasi username dan password tersebut. Kemudian didalam halaman utama admin memilih menu laporan data. Kemudaian admin memasukkan tanggal periode laporan yang kemudian dilanjutkan dengan mengklik tombol search. Sistem akan menampilkan laporan data barang sesuai dengan periode yang diinputkan oleh admin. Kemudian Admin dapat mengklik tombol prin apabila ingin mencetak hasil laporan tersebut
Gambar 3.11
Squence Diagram Input Work Order
Pada gambar 3.11 diatas, menggambarkan hubungan antara supervisor dengan object yang terkait didalam proses laporan work order. supervisor melakukan login terhadap sistem yang kemudian sistem akan memverifikasi username dan password aktor. Kemudian didalam menu halam utama supervisor memilih menu laporan work order yang kemudian menginput
data work order. Apabila supervisor ingin mencetak laporan tersebut, Supervisor dapat mengklik tombol print.
Gambar 3.12
Squence Diagram Cek Barang
Pada gambar 3.12 diatas menggambarkan front_desk dengan object yang terkait didalam proses cek barang. front_desk melakukan login terhadap
sistem yang kemudian sistem memverifikasi username dan password tersebut. Front_desk memilih menu cek barang pada halaman utama kemudian sistem akan menampilkan ketersediaan barang yang dimilki perusahaan.
3.5.4 Class Diagram
Class Diagram merupakan gambaran struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang dipakai untuk membangun sistem. Class Diagram pada sistem inventory PT Sanoh Indonesia dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 3.13