STRUKTUR ORGANISASI
C. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab PT Suraco Jaya Abadi Motor Cabang Sulawesi
Berdasasarkan struktur organisasi PT Suraco Jaya Abadi Motor Cabang Makassar, maka berikut ini dikemukakan pembagian tugas (job description) dari masing-masing bagian sebagai berikut:
a. Branch Manager
Bertugas melaksanakan manajemen dan segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh manager pemasaran, parts, technical service serta administrasi dan keuangan.
b. Marketing Department
Department ini membawahi dua bidang yaitu:
- Dealer sales yaitu bertugas untuk menyalurkan sepeda motor ke dealer untuk dijual kepada konsumen. Dengan demikian penjualan dilakukan oleh dealer.
- Non dealer yang bertugas untuk mengadakan penjulan langsung ke konsumen.
c. Part Department
Department ini membawahi dua bidang yaitu:
- Part sales yang bertugas untuk melakukan penjualan spare part ke dealer-dealer sepeda motor Honda yang diberi simbol H3;
- Inventory Control yang bertugas untuk mengatur dan mengawasi pengadaan stock spare parts serta melayani permintaan spare part yang diminta oleh mekanik dengan menunjukkan pesanan kerja atau work
order (WO). Inventory control juga bertugas menyimpan daftar spare parts yang akan di order ke bagian parts.
d. Technical Service Department 1. Workshop yang bertugas untuk:
- Memperhatikan dan melaksanakan pengorganisasian dan prosedur perbengkelan;
- Memperhatikan peralatan bengkel, alat kerja dan informasi teknik; - Memperhatikan hubungan dengan pelanggan;
- Menjaga kualitas service sepeda motor Yamaha. 2. Claim Processor yang bertugas untuk:
- Menerima keluhan-keluhan kerusakan sepeda motor Honda yang telah di service;
3. Memberikan garansi untuk setiap sepeda motor Yamaha yang baru dan menampung segala keluhan-keluhan pemakai sepeda motor Yamaha; e. Administration dan Finance Departement
Departemen ini terbagi dalam empat bidang yaitu: 1. Accounting yang bertugas untuk:
2. Mencatat dan memberikan laporan mengenai pemasukan dan pengeluaran aktiva perusahaan;
3. Mengawasi jalannya penggunaan aktiva perusahaan. f. Warehouse yang bertugas untuk:
1. Mencatat dan memberikan laporan tentang jumlah unit sepeda motor yang digudangkan;
2. Menjaga dan mengawasi kebersihan dan keselamatan gudang. 3. Finance (keuangan) bertugas untuk:
4. Menyimpan dan mencatat pemasukan dan pengeluaran uang; 5. Membuat laporan keuangan secara harian, mingguan, dan bulanan. 6. Officer (karyawan administrasi) bertugas untuk:
7. Mengawasi, mengurus surat-surat masuk dan keluar untuk kelancaran tugas-tugas kerja.
8. Menyusun laporan bulanan kegiatan;
9. Menyusun dan mengawasi file atau data-data dari semua kepentingan kerja.
e. Sistem Operasi Perusahaan 1. Kegiatan Pemasaran
Kegiatan Pemasaran pada PT Suraco Jaya Abadi Motor Cabang Makassar khusus ditangani oleh bagian penjualan. Bagian pemasaran terdiri dari dealer sales dan non dealer.
2. Daerah Pemasaran
Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa PT Suraco Jaya Abadi Motor Cabang Makassar adalah main dealer sepada motor Yamaha untuk wilayah Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, dan Ambon yang membawahi 4 (empat) sales office dan 35 (tiga puluh lima) dealer. Sales office berada di daerah Makassar, Gowa, Kendari dan Ambon, sedangkan dealer berada di daerah Makassar, Bulukumba, Pare-pare, Pinrang, Sengkang, Mamuju, Bone, Palopo, Kendari, dan Ambon.
3. Saluran Distribusi
Kegiatan pelaksanaan bidang pemasaran seringkali dijumpai adanya suatu mata rantai yang merupakan jalur yang akan dilalui barang-barang dari tempat produsen ke tempat konsumen atau pembeli. Salah satu keberhasilan suatu perusahaan tergantung juga dari saluran distribusi, apakah saluran distribusinya menyebar ke daerah-daerah ataukah hanya menyebar dan berada pada daerah sekitar produsen.
Khusus untuk PT Suraco Jaya Abadi Motor Cabang Makassar yang memasarkan produknya dengan menggunakan tiga pendekatan, ini berdasarkan pada produk yang dijualnya, artinya penyaluran hasil penjualannya atau distribusi hasil penjualannya bagi perusahaan adalah dari main dealer kemudiaan distribusikan ke sales office lalu diteruskan langsung ke dealer dan non-dealer. Untuk itu ada baiknya bila diamati cara penyaluran produk perusahaan dengan melihat gambar 3 berikut ini:
Gambar 3
Saluran Distribusi PT Suraco Jaya Abadi Motor Cabang Makassar
Sumber data olahan: PT Suraco Jaya Abadi Motor Cabang Makassar
PT Suraco Jaya Abadi Motor Cabang Makassar
Main Dealer
Sales Office
Non Dealer Dealer
BAB V
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang
Bentuk Sistem Persediaan Secara umum, suatu sistem persediaan menjadi terbagi atas :
1. Sistem sederhana.
Yaitu sistem persediaan yang berdasarkan atas input dan output.
Demand D ((t)
Input output
W (P(t)
Gambar .11.1Sisrem Persediaan system persediaan
Gambar 11.1 menunjukkan sistem persediaan yang dipengaruhi oleh proses input dan proses output. P(t) adalah rata-rata material atau bahan yang masuk kedalam sistem persediaan pada saat t. Sedangkan W(t) adalah rata – rata suatu material atau bahan keluar dari system persediaan. Output (W(t)) dipengaruhi oleh permintaan atau kebutuhanterhadap material atau bahan, dengan rata-rata D(t), yang berasal dari luar perusahaan dan berada diluar kendali perusahaan.
Walaupun terkadang kita dapat mempengaruhi permintaan dengan kebijaksanaan harga dan iklan, atau kebutuhan akan suatu bahan dapat dikendalikan melalui proses produksi yang dijalankan, D(t) dapat dianggap sebagai variabel yang berada diluar kendali perusahaan. Ratarata output (W(t)) akan sama dengan rata-rata permintaan (D(t)), kecuali jika persediaan mengalami kekurangan, dengan kata lain D(t) lebih besar dari P(t), atau yang disebut juga sebagai kondisi “out-of stock” dan “stockout”. Kekurangan yang timbul dapat dipenuhi dengan rush order (pemesanan mendadak). Bagi pihak supplier, rush order tentu tidak dapat diprediksi waktu dan jumlahnya. Karena itu, rush order tentu harus dilakukan kepada supplier yang memiliki sistem dengan tingkat responsif yang tinggi. Tingkat responsif yang tinggi didukung oleh system yang fleksibel, yang mampu mengubah volume dan waktu dari output yang dihasilkan.
Proses input merupakan bagian dari sistem persediaan yang dapat di kontrol perusahaan melalui kebijaksanaan kapan dan berapa banyak pemesanan perlu dilakukan. Walaupun demikian, keterlambatan pemenuhan pemesanan dari pemasok bisa saja terjadi, sehingga rata-rata input aktual (P(t)), akan berdeviasi atau berbeda dari harapan perusahaan.
2. Sistem berjenjang (Multi Echelon Inventory System).
Ada beberapa fasilitas persediaan yang saling berkaitan. a. Gudang Pusat Gudanng Wilayah b. Gudang Turn out Pabrik komponen Repairet Purchased
Sumber data olahan : PT. Soroco Jaya Abadi Motor Makassar 2013
G udang
3. Fungsi Persediaan
Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi lain persediaan yaitu sebagai stabilisator harga terhadap fluktuasi permintaan. Lebih spesifik, persediaan dapat dikategorikan berdasarkan fungsinya sebagai berikut :
a. Persediaan dalam Lot Size.
Persediaan muncul karena ada persyaratan ekonomis untuk penyediaan (replishment) kembali. Penyediaan dalam lot yang besar atau dengan kecepatan sedikit lebih cepat dari permintaan akan lebih ekonomis. Faktor penentu persyaratan ekonomis antara lain biaya setup, biaya persiapan produksi atau pembelian dan biaya transport.
b. Persediaan cadangan.
Pengendalian persediaan timbul berkenaan dengan ketidakpastian. Peramalan permintaan konsumen biasanya kesalahan peramalan. Waktu siklus produksi (lead time) mungkin lebih dalam dari yang diprediksi. Jumlah produksi yang ditolak (reject) hanya bisa diprediksi dalam proses. Persediaan cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya. c. Persediaan antisipasi
Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penuruan persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga. Untuk menjaga kontinuitas pengiriman produk ke konsumen, suatu
perusahan dapat memelihara persediaan dalam rangka liburan tenaga kerja atau antisipasi terjadinya pemogokan
tenaga kerja. d. Persediaan pipeline
Sistem persediaan dapat diibaratkan sebagai sekumpulan tempat (stock point) dengan aliran diantara tempat persediaan tersebut. Pengendalian persediaan terdiri dari pengendalian aliran persediaan dan jumlah persediaan akan terakumulasi ditempat persediaan. Jika aliran melibatkan perubahan fisik produk, seperti perlakuan panas atau perakitan beberapa komponen, persediaan dalam aliran tersebut persediaan setengah jadi (work in process). Jika suatu produk tidak dapat berubah secara fisik tetapi dipindahkan dari suatu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan lain, persediaan disebut persediaan transportasi. Jumlah dari persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total investasi perubahan dan harus dikendalikan.
e. Persediaan Lebih .
Yaitu persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan fisik yang terjadi.
4. Penerapan sistem informasi akuntansi persediaan barang dagangan. a. Penerapan sistem informasi akuntansi
b. Dalam informasi akuntansi persediaan barang dagangan (variabel independen) dengan efektifitas pengendalian internal persediaan barang dagangan (variabel dependen).
Operasionalisasi Variabel X
Variable Dimensi Indicator Skala pengukuran nmr item Sistem Informasi Akuntansi persediaa n barang dagangan (X) Hard ware
1. Perangkat hardaware (input, proses dan output) lengkap sesuai dengan kebutuhan
2. Kecepatan processing dan kapasitas memori sesuai dengan kebutuhan
Ordi nal 1 2,3 Soft ware
1. Software sistem informasi yang digunakan sesuai dengan kebutuhan 2. Software aplikasi yang digunakan
sesuai dengan kebutuhan
Ordi nal 4,5 6 Brai nware
1. User ditempatkan sesuai dengan
bidang dan kemampuannya.
2. User mengerti dan mampu
menjalankan tugas dan tanggung jawabnya
3. User dapat menyesuaikan diri dengan
cepat bila terjadi perubahan
4. User menyimpan dan memelihara berbagai bentuk dokumentasi.
5. Kesalahan yang ditemukan pada program aplikasi yang digunakan selalu diperbaiki Ordi nal 7 8, 9 10 11 12 Pros edur
1. Rangkaian kegiatan prosedur sistem informasi akuntansi persediaan barang dagangan
2. Prosedur dijalankan sesuai dengan yang ditetapkan Ordi nal 13, 14 15 Data base 1. Manajemen Data 2. Pengamanan Data Ordi nal 16, 17 18, 19 Jarin gan komunikasi
1. Kualitas dan keakuratan informasi persediaan barang dagangan
2. Informasi persediaan yang dihasilkan dapat dengan cepat diakses
Ordi nal
20
21 Sumber data Olahan : PT. Suraco Jaya Abadi Motor Makassar
Operasionalisasi Variabel Y
Variabel Dimensi Indikator Skala Pengukuran Nomor Item
Variabel Dimensi Indikator
Skala Penguku ran Nomor Item Efektifitas Pengendalia n Internal Persediaan Barang Dagangan Komponen pengendalia n internal : Lingkungan pengendalia n
1. Adanya peraturan mengenai integritas dan standar etika yang mengatur semua hal berkaitan dengan pegawai terkait persediaan barang
2. Karyawan terkait persediaan barang dagang ditempatkan berdasarkan kompetensinya
3. Adanya pelatihan terhadap karyawan berkaitan persediaan barang
4. koperasi memiliki struktur organisasi yang jelas dan tidak merangkap terkait
persediaan barang.
5. Adanya audit bagi koperasi terhadap persediaan barang.
6. Manajemen koperasi mempunyai falsafah dan gaya operasi terkait persediaan barangnya
7. Wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan terkait persediaan barang diatur dengan jelas
8. Adanya kebijakan dan prosedur
kepegawaian yang jelas terkait persediaan barang
Ordinal 22-30
Aktifitas pengendalia n Internal
1. Adanya penilaian kinerja yang dilakukan secara periodik terkait persediaan barang
2. Terdapat prosedur otorisasi dalam koperasi terkait persediaan barang
3. Adanya pencatatan atas transaksi yang terjadi terkait persediaan barang dagangan
4. Terdapat klasifikasi atau daftar atas setiap akun terkait persediaan barang
5. Koperasi memberlakukan pengamanan
asset dan dokumen /catatan yang memadai terkait persediaan barang. Penetapan
resiko
1. Koperasi sudah mengantisipasi jika terdapat perubahan dalam lingkungan pengendalian terkait persediaan barang.
2. Koperasi telah mengantisipasi resiko yang terjadi apabila terjadi perubahan dalam koperasi terkait persediaan barang.
Ordinal 44-49
Informasi dan
komunikasi
1. Informasi terkait persediaan barang selalu tersedia tepat waktu dan memungkinkan pemantauan aktifitas
2. Penyajian informasi persediaan barang dilakukan secara terstruktur
3. Laporan persediaan dibuat secara periodik
Ordinal 50-53
Pemantaun 1. Adanya pemeriksaan atau auditing secara berkala terhadap koperasi pada persediaan barang Ordinal 54 Tujuan pengendalia n internal : Keandalan laporan persediaan barang
1. Terdapat pencatatan akan transaksi yang terjadi terkait persediaan barang
2. Laporan persediaan barang yang dihasilkan tepat waktu
3. Laporan persediaan yang barang
disampaikan telah sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau standar yang berlaku Ordinal 55-57 Ketaatan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku terkait persediaan barang
1. Terdapat prosedur mengenai penyimpanan dan pengeluaran persediaan barang
dagang
2. Koperasi telah mentaati kebijakan yang berlaku terkait persediaan barang
Efektifitas dan efisiensi operasi persediaan barang
1. Mobilitas barang baik dan lancar
2. Adanya waktu tenggang bagi setiap barang.
3. Jadwal penentuan akan penerimaan dan pengiriman barang jelas
Ordinal 60-62
Sumber data Olahan : PT. Suraco Jaya Abadi Motor Makassar 2013
Agar penulisan ini lebih terarah maka perlu ditekankan terlebih dahulu variabel-variabel yang akan diteliti PT. Suraco Jaya Abadi Motor Makassar perlu ditentukan karakter yang akan diteliti dari unit amatan yang disebut variabel. Variabel merupakan atribut dari sekelompok objek yang diteliti dengan variasi dari masing-masing objeknya suatu hal yang berbentuk apa saja yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari sehingga diperoleh informasi tentang hal tersebut, kemudian ditarik kesimpulannya variabel dalam PT. Suraco Jaya Abadi Motor Makassar ini adalah penerapan sistem informasi akuntansi persediaan barang dagangan.