BAB III PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP PADA KANTOR
3.2.1 Usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Pada PT Gergas Utama kegiatan arsip dilakukan oleh pegawai yang bertugas di bagian umum. Berikut ini adalah usaha-usaha yang dilakukan pegawai dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip :
A. Pemeliharaan Arsip
1. Pengaturan Ruangan Penyimpanan Arsip
- Arsip inaktif disimpan di ruangan khusus tempat penyimpanan arsip. - Ruangan arsip menggunakan kipas angin.
- Ruangan arsip diberikan penerangan lampu secukupnya.
- Ruangan arsip diberikan ventilasi udara agar suhu udara tetap terkontrol. - Ruangan arsip bebas dari polusi udara.
2. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan dan arsip, PT Gergas Melakukan usaha-usaha sebagi berikut :
a. Kebersihan Ruangan Arsip
Ruangan arsip harus bersih dari debu dan sarang laba-laba, ruangan arsip dibersihkan satu kali sehari dengan disapu dan kemudian dipel.
b. Kebersihan Arsip
Untuk menjaga kebersihan arsip, pegawai yang bertugas mengurus arsip membersihkan arsip-arsip dari debu dengan menggunakan bulu ayam (kemoceng).
3. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip pada PT Gergas Utama adalah rak arsip dan lemari arsip.
a. Rak Arsip
Rak arsip terbuat dari kayu, di sebelah depan rak diberi penutup gorden dan di sebelah belakang diberi penutup papan.
b. Lemari Arsip
Lemari arsip menggunakan alat penyimpanan yang tertutup sehingga arsip-arsip tidak berhubungan langsung dengan udara luar. Usaha-usaha yang dilakukan PT Gergas Utama untuk menjaga arsip dalam lemari sebagai berikut:
- Lemari arsip harus sering dibuka untuk mengontrol tingkat kelembabannya.
- Susunan arsip dalam lemari sedikit renggang, tidak terlalu rapat.
B. Perawatan Arsip
Usaha-usaha yang dilakukan PT Gergas Utama dalam melakukan perawatan arsip sebagai berikut :
1. Memberikan kamper atau kapur barus secukupnya yang diletakkan di antara boks-boks arsip dan di sudut-sudut lemari atau rak arsip. Sebelum diletakkan kapur barus petugas terlebih dahulu membersihkan boks arsip.
2. Untuk menanggulangi arsip yang sobek petugas hanya menambal kertas arsip yang sobek dengan memberikan tempelan kertas tissue diatasnya.
3.2.2 Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar arsip tidak hilang dan agar isinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak.
Pengamanan terhadap arsip di PT Gergas Utama adalah dengan menyimpan arsip atau berkas data pegawai dengan disimpan diruangan khusus penyimpanan arsip dan melarang pegawai yang tidak bersangkutan masuk ke dalam ruangan arsip agar tidak diketahui kerahasiaannya.
Dalam undang-undang kearsipan bagi orang yang dengan sengaja tanpa sepengetahuan dalam peminjaman arsip maka hukuman penjara selama 20 tahun, tapi undang-undang ini belum diberlakukan pada PT Gergas Utama.
3.2.3 Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Dari hasil wawancara penulis dengan seorang staff PT Gergas Utama faktor-faktor penyebab kerusakan arsip yakni sebagai berikut :
a. Faktor Internal
Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor internal adalah usia arsip yang sudah tua. Arsip-arsip yang sudah lama disimpan akan timbul bintik-bintik kecoklatan atau hitam dan lapuk serta kualitas bahan kertas yang tidak baik termasuk salah satu faktor yang membuat arsip mudah rusak dan tidak bertahan lama.
b. Faktor Eksternal
Faktor eksternal yang menyebabkan arsip mengalami kerusakan adalah : - Kelembaban udara dan temperatur yang tidak terkontrol.
- Kekotoran udara, ruangan penyimpanan arsip yang tidak menggunakan pendingin ruangan (AC) dapat menyebabkan banyaknya udara kotor yang masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip
- Rayap dan sejenisnya, penggunaan rak yang terbuat dari kayu dapat menimbulkan adanya rayap
- Jamur, kelembaban udara yang tidak terkontrol mengakibatkan timbulnya jamur-jamur di kertas arsip.
3.3 Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Adapun tujuan PT Gergas Utama melakukan Pemeliharaan dan perawatan arsip adalah sebagai berikut:
a. Untuk mencegah atau meminimalkan kerusakan-kerusakan yang kemungkinan bisa terjadi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian dari bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Pada kantor PT Gergas Utama kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam atau faktor internal adalah usia arsip yang sudah tua. Arsip-arsip yang sudah lama disimpan menimbulkan bintik-bintik kecoklatan atau hitam dan lapuk serta kualitas bahan kertas yang tidak baik termasuk salah satu faktor yang membuat arsip mudah rusak dan bertahan lama.
2. Ruangan arsip in-aktif hanya menggunakan kipas angin sehingga suhu udara dan kelembaban udara tidak terkontrol.
3. Untuk menjaga kebersihan arsip dari kekotoran atau debu, petugas hanya membersihkannya dengan menggunakan bulu ayam.
4. Kurang lengkapnya sarana dan prasaran dalam pemeliharaan dan perawatan arsip.
5. Pemeliharaan dan perawatan arsip pada kantor PT Gergas Utama masih sangat sederhana.
6. Salah satu faktor eksternal penyebab kerusakan arsip adalah jamur, kelembaban udara yang tidak terkontrol mengakibatkan munculnya jamur-jamur di kertas arsip.
7. Tempat penyimpanan arsip terdiri dari rak arsip dan lemari arsip.
8. Ruangan penyimpanan arsip dibersihkan sekali sehari dengan disapu dan kemudian dipel.
4.2Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Seharusnya pegawai yang bertugas mengurus arsip diberikan pendidikan serta pelatihan, agar pemeliharaan dan perawatan arsip pada Kantor PT Gergas Utama dapat terlaksana dengan baik.
2. Pimpinan PT Gergas Utama seharusnya lebih memperhatikan sarana dan prasana yang dapat mendukung dalam pemeliharaan dan perawatan arsip. 3. Dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip hendaknya PT
Gergas Utama melakukan fumigasi minimal setahun sekali.
4. Tumpukan arsip yang terlalu banyak, seharusnya PT Gergas Utama menambah rak atau lemari arsip untuk meminimalkan tumpukan arsip yang berada diluar lemari atau rak.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu kendali.Jakarta : Djambatan.
Almansyah, Zulkifly. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Utama. Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan.Jakarta : Bumi Aksara.
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.
Sedermayanti.2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi
Modern.Bandung:Mandar Maju.
Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada University Press,
Wursanto. 1991. Kearsipan I.Yogyakarta : Kanisius.
Sumber Lain :
1.
LAMPIRAN