PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP PADA KANTOR PT. GERGAS UTAMA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)
ASTARI NUGRAHENI DisusunOleh:
112201036
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan
rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapan menyelesaikan kertas karya ini.
Kertas karya dengan judul “PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
ARSIP PADA KANTOR PT. GERGAS UTAMA” ditulis sebagai salah satu
syarat untuk menyelesaikan program studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih
jauh dari sempurna baik materi bahasan maupun penyususnan bahasanya,
disebabkan keterbatasan kemampuan penulis dalam bidang yang perlu dibahas.
Dengan rendah hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya
membangun demi kesempurnaan kertas karya ini dari semua pihak.Dalam
penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak mendapatkan bimbingan dan
bantuan dari berbagai pihak baik dari segi materi maupun segi administrasi. Oleh
karena itu sudah sepantasnya penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Teristimewa kedua orang tua yang penulis sayangi, Ayah dan Bunda yang
telah membesarkan, menyekolahkan hingga ke Perguruan Tinggi, memberikan
doa dan kasih sayang, memberikan dukungan moral dan material.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.pd, selaku ketua Jurusan Program Studi D3
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Sekaligus
dosen pembimbing pada kertas karya ini yang telah meluangkan waktu dan
tenaga kepada penulis.
3. Bapak Ishak, S.Sos., M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah banyak
memberikan masukkan kepada penulis.
4. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
5. Bapak Drs. T.M Razali selaku Direktur Utama PT Gergas Utama beserta staff
Pegawai yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan
6. Seluruh Dosen Program D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama
perkuliahan.
7. Kekasih hati Dian Anggara yang telah memberikan dukungan kepada penulis
dalam pembuatan kertas karya.
8. Sahabat-sahabat penulis : Wika Arsiska, Desi Andika, Faturrahman.
Terimakasih kawan atas hari-hari indah yang tak terlupakan bersama kalian,
doa, dukungan, canda tawa, kemarahan, kesedihan yang kita jalani selama
perkuliahan ini.
9. Seluruh teman-teman stambuk 2011 yang tidak bisa disebut satu persatu,
penulis ucapkan terimakasih untuk kebersamaan selama ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita
semua.Penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya kepada semua pihak apabila
selama pembuatan kertas karya ini ada tingkah laku penulis yang kurang berkenan
dan kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis ucapkan banyak
terimakasih dan semoga mendapat Ridho dan Rahmat dari Allah SWT, Amin.
Medan, Juli 2014
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ………i
DAFTAR ISI ………iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah ………1
1.2 Tujuan Penulisan ………...2
1.3 Ruang Lingkup………...3
1.4Metode Pengumpulan Data………3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip……….4
2.2 Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………6
2.2.1 Usaha – Usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip…………8
2.2.2 Pengamanan Arsip……….16
2.2.3 Faktor – Faktor Penyebab Kerusakan Arsip ……….19
2.3 Tujuan Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip………...23
BAB III PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP PADA KANTOR PT GERGAS UTAMA 3.1 Gambaran Umum PT Gergas Utama………24
3.1.1 Sejarah Singkat PT Gergas Utama………24
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ……….24
3.1.3Struktur Organisasi……….25
3.2 Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………..27
3.2.1 Usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………27
3.2.2 Pengamanan Arsip……….29
3.2.3 Faktor – Faktor Penyebab Kerusakan Arsip………..29
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan………...31
4.2 Saran……….32
DAFTAR PUSTAKA...33
LAMPIRAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta pasti mempunyai suatu
unit khusus yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan
admisnistrasi. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses
kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh
kegiatan aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dari sebuah
kantor karena dari arsip tersebut maka dapat diketahui pula segala informasi yang
sudah dimiliki kantor tersebut. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat
menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan
membantu mencapai efesiensi pekerjaan.Mengingat pentingnya arsip bagi suatu
organisasi maka arsip harus dipelihara dan dirawat guna menjaga informasi yang
terkandung didalamnya.Tapi ironisnya masih banyak kantor-kantor pemerintah
maupun swasta yang belum melakukan upaya dalam pemeliharaan dan perawatan
untuk menjaga arsip yang masih mempunyai nilai.
Untuk dapat menyelamatkan arsip dari segala kerusakan maka dibutuhkan
pegawai yang memiliki ketelitian, cekatan, kecerdasan dan kerapian serta
dibutuhkan tenaga ahli yang bergerak dibidang arsip atau arsiparis.
Pemeliharaan dan perawatan arsip juga merupakan suatu hal yang mutlak
dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari
beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan yang
lainnya.Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam tersebut
dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak.
Kantor PT Gergas Utama merupakan salah satu perkebunan swasta yang
banyak melakukan kegiatan, salah satunya kegiatan pemeliharaan dan perawatan
arsip meskipun kegiatan tersebut dilakukan dengan sesederhana mungkin.
Menyadari akan pentingnya informasi yang berada di dalamnya, maka pihak PT
Gergas Utama melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip. Hal ini dilakukan
guna melindungi nilai guna informasi yang terkandung di dalamnya.Apabila fisik
Sesuai dengan uraian di atas, maka pokok permasalahan dalam penulisan
kertas karya ini adalah kegiatan apa saja yang dilakukan PT Gergas Utama dalam
melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip serta kendala-kendala yang
dihadapi dalam melaksanakan pemeliharaan.
Berdasarkan latar belakang dan masalah yang telah diuraikan di atas, maka
penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “Pemeliharaan dan
Perawatan Arsip Pada Kantor PT Gergas Utama”
1.2 Tujuan Penulisan
Pada umumnya setiap pekerjaan mempunyai sesuatu hal yang ingin
dicapai.Dengan demikian juga halnya dengan penulisan kertas karya ini. Adapun
tujuan yang ingin dicapai dalam melaksanakan observasi ini adalah sebagai
berikut :
1. Untuk mengetahui kegiatan apa saja yang dilakukan PT Gergas Utama.
2. Untuk mengetahui upaya-upaya apa saja yang dilakukan PT Gergas Utama
dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip.
3. Untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang menyebabkan kerusakan arsip
dalam kantor tersebut.
4. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja dalam melakukan pemeliharan
dan perawatan arsip.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya penulis yaitu “Pemeliharaan dan
Perawatan Arsip Pada Kantor PT. Gergas Utama” maka yang menjadi ruang
lingkup penulisan adalah pemeliharaan arsip yang mencakup pengatur ruangan,
kebersihan, dan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip serta perawatan arsip
yang mencakup tentang kamperisasi, fumigasi, cara perawatan halaman yang
atau terendam air, enkapsulasi, laminasi, cara mengatasi cendawan, dan
menghilangkan noda atau bercak yang menempel pada kertas.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh dan mengumpulkan data sebagai bahan analisis dalam
penulisan kertas karya ini penulis mengadakan metode sebagai berikut :
- Studi Kepustakaan, yaitu :Sebelum penulis melakukan penelitian di lapangan
terlebih dahulu penulis membaca buku-buku, atau bahan pustaka lainnya yang
relavan dengan masalah yang akan dibuat, baik yang di perpustakaan maupun
yang ada pada penulis sendiri.
- Studi Lapangan, yaitu :Dalam usaha untuk memperoleh data dalam penulisan
kertas karya ini, penulis mengadakan peninjauan dan pengamatan langsung
pada bagian pemeliharaan dan perawatan arsip kantor PT. Gergas Utama.
- Wawancara (interview), yaitu :Penulis mengadakan wawancara langsung
dengan petugas perpustakaan, dalam hal ini terutama petugas yang
bertanggung jawab pada bagian perawatan tata usaha pada kantor tersebut.
BAB II
2.1 Pengertian Arsip
Arsip merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan
tatausaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha
pemerintahan maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen
kantor. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau
dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi.Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian
yang cukup besar terhadap kearsipan.Hal ini terbukti dengan dikeluarkannya
beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang kearsipan
Nasional. Peraturan pertama kali yang mengatur tentang kearsipan Nasioanal ialah
Undang-undang Nomor Prp. 19 tahun 1961, tentang Pokok-pokok Kearsipan
Nasional, yang dimuat dalam Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, tambahan
lembaran Negara nomor 2964.
A. Pengertian Arsip Menurut Kamus / Ensiklopedi
1. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat
penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip.
Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
- Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,
organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk
masa yang akan datang.
- Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus
disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga
dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan
kembali.
2. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
- Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan
- Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
- Warkat tersebut harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat
apabila diperlukan kembali.
Dengan sendirinya, warkat yang tidak memenuhi syarat-syarat
tersebut di atas, tidak dapat dikatakan sebagai arsip.
Dalam buku Ensiklopedi arsip diartikan sebagai kumpulan
dokumen, tulisan, atau gambar-gambar yang disimpan untuk tujuan-tujuan
ilmiah dan praktis.
B. Pengertian Arsip Menurut Beberapa Ahli
Berikut ini penulis akan membahas pengertian arsip menurut beberapa
ahli:
Menurut The Liang Gie (1979 :17)Arsip adalah setiap catatan tertulis
atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
keperluan perekam ingatan. Dalam bahas inggris arsip dikenal dengan istilah
record.
Menurut Doserno dan Kynaston (2005) Arsip adalah dokumen dalam
media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara
permanen.
Menurut Internasional Standards Organizations (ISO)Arsip adalah
informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam
komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi mapun orang
dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktifitas.
Dalam penjelasan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan antara lain dikatakan bahwa untuk
kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang,
perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar serta lengkap mengenai
kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan
Pemerintahan Negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa
sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut
merupakan masalah yang termasuk bidang kearsipan dalam arti seluas-luasnya.
Usaha untuk menyelamatkan bahan-bahan butki seperti yang dimaksud
diatas antara lain dengan pemeliharaan dan perawatan arsip.
The Liang Gie mengatakan bahwa untuk dapat menjadi petugas atau
pegawai kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya lima syarat
(Wursanto, 2007:34-41), yaitu :
1. Keahlian
Pegawai yang bertugas harus mempunyai keahlian dalam bidang arsip,
atau paling tidak mempunyai pengetahuan tentang arsip.Setiap pegawai kearsipan
harus selalu mendapatkan pendidikan dan pelatihan mengenai kearsipan, agar tata
kerja kearsipan dapat mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern.
2. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, agar pegawai
yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau
angka-angka yang secara sepintas nampaknya sama. Faktor ketelitian harus
didukung oleh :
- Sikap jiwa yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian terhadap tugas
dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
- Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat dan buta warna.
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai dan tajam
pikiran.Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian
dan ketajaman pikiran.Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan
pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yang tajam, sehingga tidak
mudah lupa.
Kecerdasan sangat dibutuhkan oleh setiap pegawai kearsipan, karena
dengan kecerdasannya diharapkan ia mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok
persoalan, serta tidak mudah melupakan suatu pokok persoalan yang telah ada
kartu arsipnya.
4. Kecekatan
Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu dan ketangkasan
dalam melakukan pekerjaan.Kecekatan sangat diperlukan oleh pegawai kearsipan
karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan
gesit.Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.
5. Kerapian
Kerapian dapat berarti kebersihan dan ketertiban.Setiap pegawai kearsipan
harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian terhadap arsip yang disimpan.
Susunan arsip yang rapi akan berdampak positif bagi arsip tersebut, dimana arsip
akan lebih awet, tidak mudah rusak dan mudah saat pengambilannya.
2.2.1 Usaha-usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip A. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan merupakan usaha-usaha yang dilakukan untuk arsip dari
segala kerusakan dan kemusnahan yang datang dari arsip itu sendiri maupun dari
adalah sama. Menurut Martono (1994:81) pemeliharaan merupakan suatu kegiatan
untuk melindungi, merawat, melestarikan, mengawasi dan mengambil
langkah-langkah agar terjamin keselamatannya baik fisik maupun informasi yang
terkandung di dalamnya.
Menurut Wursanto (1991:220) usaha pemeliharaan arsip berupa
melindungi, mencegah dengan mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan
yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya)
serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yeng sebenarnya tidak
diinginkan.
Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting,
yaitu:
1. Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan
berbagai faktor perusak
2. Pemeliharaan dan pengamanan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan
menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Pemeliharaan arsip dapat terlaksana jika direncanakan terlebih dahulu,
oleh karena itu, sebelum mengadakan pemeliharaan dan perawatan, terlebih
dahulu harus mengenal dan mengetahui jenis-jenis musuh arsip.
Adapun upaya pemeliharaan dan perawatan arsip dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Pengatur Ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan
penyimpanan arsip. Ruangan penyimpana arsip diatur sebagai berikut :
a. Ruangan penyimpanan arsip jangan teralu lembab, ruangan agar dijaga
ruangan bekisar antara 650 F sampai 750
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam,
yaitu sinar matahari. Sinar matahari di samping untuk memberi
penerangan ruangan, dapat pula membantu membasmi musuh-musuh
kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung
pada bundel-bundel arsip karena membahayakan kertas-kertas arsip. Agar
sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bundel-bundel kertas arsip,
maka pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap keutara atau
selatan. Dengan demikian ruangan penyimpanan arsip tidak menghadap
secara langsung pada datangnya sinar matahari.
F dan kelembaban udara sekitar
50% dan 65%. Apabila kelembaban udara melebihi 65%, dalam waktu
yang relative singkat arsip-arsip akan rusak (lapuk). Untuk mengatur
kelembaban udara dan temperature udara dapat dipasang AC, yang
dihidupkan selama 24jam terus-menerus. AC, selain untuk mengatur
kelembaban dan temperature udara, juga bisa untuk mengurangi
banyaknya debu.
c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya, ventilasi dapat membantu
mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu
lembab.
d. Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari
tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil
pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. Untuk
mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung/ruangan penyimpanan arsip
dilengkapi dengan filter untuk menyaring udara. Dengan menggunakan
filter diharapkan udara yang masuk kedalam ruang penyimpanan arsip
tidak tercemar oleh debu-debu.
e. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan
kantor lain. Dilihat dari segi keamanan hal ini sangat penting dengan
pertimbangan bahwa:
- Arsip (arsip dinamis) sifatnya sangat rahasia
- Menghindari pegawai lain masuk keruangan arsip, sehingga pencurian
arsip, khususnya arsip yang bernilai dapat dihindari.
f. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip
yang akan disimpan didalamnya. Pemeliharaan pengamanan arsip yang
berbentuk kertas tidak sama dengan arsip yang berbentuk film, rekaman,
foto-foto dan sebagainya.
2. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan
penyimpanan arsip dam kebersihan kertas-kertas arsip.
a. Kebersihan Ruangan
Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih
sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan atau perusak
kertas arsip (kecoa, rayap dan sebagainya).
Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai
berikut:
- Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat
penyedot debu atau vacuum cleaner. Pada umumnya ruangan
dibersihkan dengan sapu. Cara membersihkan ruangan dengan
menggunakan sapu tidak efektif karena debu malahan berhamburan.
- Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip.
b. Kebersihan Arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
- Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner, jangan
membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak, karena hanya
memindahkan debu-debu dari satu tempat ke tempat lain.
- Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena dimakan rayap
- Arsip-arsip juga dibersihkan dari karat, apabila arsip-arsip karena
sesuatu hal harus mempergunakan penjepit (paperclip), pergunakanlah
paperclip anti karat atau paperclip yang dibuat dari plastik.
3. Pemeliharaan Tempat penyimpanan Arsip
Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip
dan lemari arsip.
a. Rak Arsip
Untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan
sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:
- Rak sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan
rak.
- Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam
inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga memudahkan waktu
membersihkan lantai di bawah rak.
- Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis
yang ada pada kayu.
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara
terbuka.Keuntungan penyimpanan arsip dengan mempergunakan rak
adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan
udara luar, sehingga arsip tidak mudah rusak.
b. Lemari Arsip
Lemari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup,
sehingga arsip tidak berhubungan dengan udara luar.Susunlah
arsip-arsip di dalam lemari sedikit renggang, jangan terlalu rapat, agar tingkat
kelembaban tetap terjaga sehingga tidak melampaui tingkat kelembaban
yang diinginkan.Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam lemari
tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus di dalam
B. Perawatan Arsip
Perawatan arsip merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar
tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya
tetap terpelihara.
Secara umum yang dikatakan dengan perawatan arsip adalah aktivitas
untuk menyimpan dan mempertahankan arsip agar tetap baik dan mengadakan
perbaikan terhadap arsip yang rusak.
Usaha yang dapat dilakukan guna untuk merawat arsip adalah sebagai
berikut:
1. Kamperisasi
Kamperisasi adalah salah satu kegiatan preventive pemeliharaan
yang dilakukan dengan cara membersihkan arsip dan boks arsip serta
memberikan kapur barus secukupnya pada rak arsip.
2. Fumigasi
Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik
arsip secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan
faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan keadaan arsip agar tidak
berbau yang mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak
menimbulkan penyakit.
Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu :
a) Pelaksana yang professional.
b) Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang
diperuntukan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang
fisik arsip.
c) Metode yang digunakan tepat.
Metode pelaksanaan fumigasi dilaksanakan satu semester sekali.
Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis
arsip yang akan difumigasi,antara lain :
a) Fumigasi ruangan
Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat
arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan
untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan
manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan.
b) Fumigasi dibawah penutup
Fumigasi dibawah penutup dilakukan di dalam ruangan atau gedung
yang besar tetapi volume arsipnya relative sedikit. Arsip yang akan
difumigasi ditutup dengan plastic polythilene yang memenuhi syarat
untuk keperluan itu.
c) Fumigasi bertahap
Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain
tertentu.Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa instalasi penyaluran
bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk
menarik udara sisi fumigasi keluar dari ruangan.Fumigasi dengan
metode ini dapat dilakukan dengan biaya yang lebih relative. (Kika,
2011)
3. Perawatan halaman yang sobek
Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat
kanji, jangan sekali-sekali menggunakan cellotape.Apabila kita
menemukan sobekan di pinggir kertas arsip dapat diperbaiki dengan kertas
yang tipis dan kuat.Potonglah kertas tersebut selebar ½ inci, atau lebih
panjang sedikit dari sobekan tersebut, kemudian pulaslah potongan
tersebut dengan perekat kanji, letakkan dengan hati-hati di atas
sobekkannya.Perhatikan agar kedua pinggiran yang sobek disatukan
kembali dengan rata.Cara yang baik untuk memberi perekat pada kertas
tersebut di atas kaca.Taruhlah perekat secukupnya dan ratakan dengan
cermat.
Apabila kertas yang sobek itu melibat pula ke bagian yang ada
tulisannya, pergunakanlah kertas tissue sebagai kertas penambal.Cara yang
dilakukan sedikit berbeda, yaitu sapulah bagian-bagian yang sobek dengan
perekat secukupnya, kemudian satukan kembali kedua bagian yang sobek
dengan cermat.Barulah kemudian ditempelkan sepotong kertas tissue di
atasnya dan digosoklah perlahan-lahan agar melekat.Setelah itu, taruhlah
sebuah benda yang berat di atas arsip tersebut untuk
mengepresnya.Serabut-serabut tissue yang halus tidak saja berfungsi
sebagai alat pengikat tetapi juga berfungsi untuk menutupi lubang-lubang
kecil yang terdapat pada sobekan itu.
4. Memperbaiki arsip yang terbakar
Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa
sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip
tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkan arsip kepada Arsip
Nasional RI.Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita
lakukan adalah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti,
dan bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.
5. Menanggulangi arsip-arsip yang basah atau terendam air.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha
menyelamatkan arsip-arsip dari ancaman kemusnahan akibat menderita
serangan air ialah sebagai berikut :
- Ikatan arsip janganlah dibuka sebelum lumpur atau kotoran yang
berada di permukaan kulit kertas arsip dibersihkan
- Mengeluarkan air yang terkandung di dalam ikatan arsip dengan jalan
- Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip dengan menjemur di
terik matahari, akan tetapi cukup dengan dianginkan di tempat yang
bebas dari sinar matahari
- Kertas arsip yang dibundel hendaknya jangan dibuka terlalu lebar,
bukalah selebar jari
- Hendaknya kulit arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan
basah
- Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan.
Setelah ke enam patokan tersebut diperhatikan, tindakan pertama
yang harus dilakukan adalah dengan membersihkan kotoran-kotoran yang
menempel pada kulit arsip.Gunakan kapas yang lembab untuk
membersihkan kotoran tersebut, dan jangan digosok-gosokkan, sebab hal
ini dapat merusak kertas.Cukup dengan menempelkan kapas lembab ini
agar kotorannya terserap oleh kapas tersebut.Apabila kertas saling
merekat, pergunakanlah pisau tumpul untuk memisahkannya.Setelah itu
bentangkanlah di atas meja atau lantai yang bersih dengan diberi alas
kertas penyerap.Setelah kering dapat diratakan dengan mesin pres atau
setrika.
6. Enkapsulasi
Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan
menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan
yang bersifat fisik. Arsip yang dienkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak
karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip
yang berlubang karena dimakan serangga. Sebelum arsip dienkapsulasi
dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki dalam kondisi bersih,
kering, dan bebas asam.
Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar
bahan penguat.Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan
laminasi mesin dingin atau panas.
8. Mengatasi cendawan
Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah
segera dengan campuran thymol dan spiritus, dapat juga dengan
acetone.Selain itu dapat juga mempergunakan campuran formalin dengan
air, campuran ini harus mengandung formalin sebanyak 40%.
9. Menghilangkan noda atau bercak
Noda atau bercak yang sering dijumpai pada kertas tua biasanya
dikarenakan oleh bermacam-macam sebab, untuk noda yang masih baru
mungkin masih mudah untuk mengilangkannya, misalnya dengan
penghapus, air atau pencucian. Sedangkan untuk noda yang sulit
dihilangkan dengan cara tersebut dapat dihilangkan dengan menggunakan
pelarut organic yang biasanya dilanjutkan dengan pencucian, pemutihan
dan deasidifikasi (menghilangkan asam). Pelarut organik yang
dipergunakan tergantung pada sifat dan jenis noda yang terdapat pada
kertas. Pelarut organic yang sering digunakan antara lain alcohol, aseton,
bensin, karbon tetraklorida, dan sebagainya. Cara menggunakan pelarut
organic yaitu dengan mengoleskan sikat halus atau kapas yang telah
dicelupkan dalam pelarut organik, di bagian belakang noda atau bercak
yang akan dihilangkan, sebaiknya kertas yang bernoda diberi alas kertas
penyerap putih. (Barthos, Basir, 2007:61)
2.2.2 Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya,
dan pengamanan arsip dari segi fisiknya.
Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun
dari kerusakan. Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur
dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai
ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi
informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
a) Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat
dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
b) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam
pasal 1 huruf a UU No. 7 th 1971 ini yang dengan sengaja
memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga
yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan
hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya
20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan diatas dimaksudkan untuk menggunakan arsip dari segi
informasi.Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi
hukum diatur pada KUHP maupun KUHD.
2. Pengamanan Arsip Dari Segi Fisiknya
Pengaman arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip
dari segi kerusakan.Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi katena faktor
internal dan faktor eksternal. Pengamanan terhadap kertas arsip dapat
dilakukan dengan berbagai cara, antara lain :
a) Restorasi Arsip
Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit
dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan
disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.
Laminasi arsip adalah menutup kertas arsip di antara 2 lembar plastik
sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara
(lembab atau kering) dan serangan serangga pemakan atau perusak
arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk
disimpan.
c) Microfilm
Arsip yang masih mempunyai nilai akan tetapi sudah rusak atau rapuh,
dan tidak dapat direstorasi dan dilaminasi lagi maka perlu
dimikrofilmkan. Microfilm dipergunakan untuk mengawetkan
arsip-arsip yang sudah rusak yang tidak dapat direstorasi dan dilaminasi
kembali dengan cara mengadakan pemotretan terhadap suatu arsip
yang perlu diawetkan, kemudian dipindahkan ke lembaran film kecil.
Apabila film kecil tersebut akan dipergunakan kembali (ingin
diketahui isinya), film kecil tersebut dapat dipasang pada suatu alat
yang dilengkapi dengan lampu sorot yang dapat memperbesar dan film
kecil tersebut pada suatu layar (display), sehingga arsip tersebut dapat
terbaca. Alat ini dinamakan alat baca film kecil (microfilm reader) atau
film protector. Film kecil (microfilm) memiliki berbagai macam
ukuran, yaitu; 8, 16, 35, dan 70mm.Faktor-faktor yang perlu
diperhatikan dalam membuat microfilm adalah sebagai berikut:
- Perlu diperhatikan bahwa tidak semua arsip dapat dimicrofilmkan.
- Persiapan arsip yang dimicrofilmkan harus dalam keadaan rapi,
agar mewujudkan suatu persoalan secara berurutan mulai dari awal
sampai akhir secara lengkap.
- Arsip yang lebih kecil harus diatur terlebih dahulu. Dengan cara
demikian akan dapat diketahui jenis microfilm yang akan
dipergunakan apakah akan menggunakan microfilm yang
berukuran 8 mm, 16 mm, 35 mm, atau 70 mm. Oleh karena itu
arsip dengan ukuran yang berbeda memerlukan ukuran microfilm
2.2.3 Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi
arsip-arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena
itu kita harus memelihara dan merawat arsip tersebut agar terhindar dari
kerusakan dan kemusnahan.
Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan
faktor eksternal.Faktor internal adalah kerusakan yang disebabknan dari dalam,
sedangkan faktor eksternal adalah kerusakan yang disebabkan dari luar arsip.
Dalam Bulletin Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 1972
tentang Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip telah diberikan pedoman tentang
faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip sebagai berikut:
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)
Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur-unsur
kertas, tinta, pasta atau lem.
a. Kertas
Arsip-arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat
yang unik. Air yang dipergunakan untuk proses pembuatan kertas
mungkin tidak bersih, demikian pula bahan-bahan yang dipergunakan
untuk lapisan atas yang terbuat dari kanji,cuka, garam mineral,
menimbulkan masalah-masalah tersendiri yang harus diperhitungkan pula
akibatnya. Oleh karena itu penggunaan kertas yang baik harus diimbangi
dengan perawatan dan penyimpanan yang sebaik mungkin, agar kertas
arsip dapat tahan lama.
b. Tinta
Tinta merupakan cairan dalam berbagai warna yang digunakan
kurang baik akan menyebabkan tulisan akan mudah luntur apabila kertas
terkena air atau pada udara lembab. Tinta-tinta yang tidak baik juga akan
dapat menimbulkan reaksi kimia yang dapat merusak kertas.
c. Pasta atau Lem
Pasta atau lem yang digunakan sebagai bahan perekat juga
mempunyai peranan yang kurang baik dalam daya tahan kertas. Jangan
menggunakan pasta atau lem yang dibuat dari celluloce tape dan
sejenisnya, sebab bahan tersebut dapat dengan mudah merusak kertas arsip
itu sendiri.
2. Kerusakan yang disebabkan dari luar (faktor eksternal)
Wursantodalam bukunya yang berjudul kearsipan (1991:228)
mengatakan, faktor penyebab kerusakan ekstern adalah faktor-faktor
kerusakan arsip yang berasal dari luar arsip tersebut, misalnya:
a. Kelembaban udara
b. Udara yang terlalu kering
c. Sinar matahari
d. Kekotoran udara
e. Jamur dan sejenisnya
f. Rayap
g. Gegat.
Bashir Barthos dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kearsipan
(2007:52-55), menjelaskan kerusakan arsip akibat serangan dari luar adalah
sebagai berikut :
Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan
memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur. Pertolongan
pertama pada arsip yang berjamur adalah dengan menormalisasi
kelembaban, akan tetapi usaha ini sukar dilakukan. Yang dapat kita
lakukan adalah dengan menambah edaran udara panas, atau dengan
menggunakan panasnya lisrtik
b. Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau keringpun akan dapat merusak kertas pula,
seperti misalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah petas
(getas). Untuk menghindari udara yang terlampau kering, kelembaban
harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak melampaui 75 dan temperatur
udara diantara 65 F dan 85 F.
c. Sinar Matahari
Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi
musuh-musuh kertas, akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan
panasnya terutama ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas-kertas
arsip. Oleh karena itu tidak ada sinar yang jatuh secara langsung pada
kertas-kertas arsip tersebut.Sinar ultraviolet dapat mengancam struktur
molekul kertas dan kulit, sebagai akibatnya dapat terlihat dengan jelas
antara lain seperti, kertas menjadi buruk, coklat, dan tintanya pun
luntur.Untuk mengindari jatuhnya sinar matahri secara langsung,
hendaknya pintu-pintu dan jendala-jendela dibuat menghadap ke utara atau
ke selatan.
d. Debu
Untuk mengatasi debu-debu dapat menggunakan filter electrostatic,
atau pasanglah jaring kawat yang halus pada jendela-jendela dan
pintu-pintu. Selain berguna untuk menyaring udara masuk, juga berguna untuk
menahan masuknya berjenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan
e. Jamur
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan karena
temparatur udara yang tidak terkontrol, jamur ini tampak seperti lapisan
tipis yang keputih-putihan.Untuk hal seperti ini, hendaknya pertama-tama
yang dilakukan adalah menutup jendela-jendela, kemudian buatlah panas
buatan dengan menggunakan alat untuk menormalisasikan kelembaban.
Dengan udara kering akan menghindari perkembangan jamur, apabila
tindakan ini masih memungkinkan tumbuhnya jamur, gosoklah kertas
arsip dengan kain yang bersih dan kering.
Cara lain untuk pencegahan yang baik bagi buku-buku adalah
dengan melapisi buku-buku dengan lacquer. Bermacam-macam jamur
dapat dihilangkan dengan alcohol apabila jamur-jamur tersebut terdapat di
permukaan kertas, tetapi harus diingat pula bahaya penggunaan alcohol
ini.
f. Rayap
Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat adalah
dengan mengadakan pencegahan, yakni dengan peniadaan penggunaan
kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah.
g. Gegat
Gegat (silverfish) yang sering merusakkan kertas, biasanya
terdapat pada dinding-dinding yang basah. Jika kertas-kertas arsip selalu
bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut
menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun
jenis-jenis serangga lainnya. Oleh karena itu jagalah agar arsip-arsip tidak
bersentuhan dengan dinding.Untuk menghindarinya pergunakanlah rak-rak
yang dipasang antara jarak dinding/lantai dengan raknya paling sedikit 6
2.3 Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Usaha pemeliharaan dan perawatan arsip guna melindungi, mengatasi,
mencegah dan mengambil langkah-langkah serta mengambil tindakan yang
bertujuan untuk menyelamatkan arsip serta menjamin kelangsungan hidup arsip
dari kemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan (Wursanto, 1991 : 220)
Tujuan pemeliharaan arsip menurut Sedarmayanti (2003:111) adalah
sebagai berikut:
1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan
demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus
melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat
yang seharusnya.
2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
BAB III
PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP PADA KANTOR PT GERGAS UTAMA
3.1Gambaran Umum PT Gergas Utama 3.1.1 Sejarah Singkat PT Gergas Utama
PT Gergas Utama adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang
perkebunan dan eksport peneliti hasil pertanian. Perusahaan ini terletak di jalan
Paduan Tenaga No. 14 Medan dan dipimpin oleh direktur utama sekaligus pendiri
perusahaan yang bernama Drs. T.M Razali serta seorang direktur tambahan yang
bernama T. Hasyimi, SE.
Perusahaan ini didirikan pada tahun 1985 dengan berita acara atau arsip
pendirian No. 8 tahun 1984 oleh Menteri Kehakiman pada tanggal 11 Juli 1984
No. C2-3798-HT 01.04-TH 84 dan telah beberapa kali mengalami perubahan
anggaran dasar.Terakhir perubahan tersebut dengan keluarnya keputusan Menteri
Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. AHU.1889.AH.01.02
tahun 2010 tentang persetujuan perubahan anggaran dasar perseroan, dengan
tambahan berita sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Dasar No. 40 pasal 30
ayat satu (1) tentang Perseroan Terbatas (PT).
3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan
a) Visi
Menumbukembangkan perusahaan dan meningkatkan kesejahteraan
karyawan
b) Misi
- Meningkatkan devisa Negara dan Daerah.
- Menjaga kelestarian alam
3.1.3Struktur Organisasi
Organisasi kantor PT Gergas Utama terdiri dari :
1. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris PT Gergas Utama mempunyai tugas dan tanggung
jawab :
a. Melakukan pengawasan atas proses bisnis yang dilakukan oleh direksi.
b. Memberikan nasihat dan saran kepada direksi mengenai jalan dan proses
bisnis perusahaan.
c. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham.
d. Memantau kemajuan atas pencapaian sasaran perusahaan yang telah
ditetapkan oleh pemegang saham.
2. Direktur Utama
Direktur Utama mempunyai tugas mengkoordinasi kegiatan direksi sesuai
dengan bidang dan wewenang yang diemban masing-masing Direktur
3. Direktur
Mempunyai tugas dan tanggung jawab :
a. Menyusun sasaran, rencana, kebijaksanaan, strategi, dan prosedur dibidang
produksi dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pengelolaan.
b. Menganalisis laporan-laporan tentang produksi dan memberikan evaluasi
tentang masalah pabrik serta menyampaikan kepada direktur utama.
c. Memantau jalannya produksi.
4. Kepala bagian umum dan personalia
Mempunyai tugas dan tanggung jawab :
a. Mengkoordinasikan perumusan perencanaan dan pemberdayaan pegawai
sesuai kebutuhan perusahaan.
b. Menyelenggarakan administrasi, penempatan, penyimpanan, dan
penggunaan peralatan, inventaris, dan fasilitas kantor.
c. Membawahi bagian pengembangan SDM yang bertugas untuk
mengembangkan potensi dari para pekerja eksekutif maupun lapangan.
d. Menyediakan perlengkapan dan peralatan kerja yang diperlukan kantor
e. Menyediakan database inventaris perusahaan.
5. Kepala bagian keuangan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab :
a. Mengkoordinasi dan mengontrol perencanaan, pelaporan, dan pembayaran
kewajiban pajak perusahaan agar efesien, akurat, tepat waktu, dan sesuai
dengan peraturan pemerintahan yang berlaku.
b. Merencanakan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan
akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua
proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur.
c. Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan para bawahannya
dan penyajian transaksi-transaksi keuangan.
d. Mengelola dan mengawasi seluruh kekayaan perusahaan baik berupa uang
tunai maupun rekening-rekening pada bank, dan surat-surat berharga serta
inventasi perusahaan.
e. Membuat anggaran dan mengatur pembelian barang.
f. Membuat kegiatan arus kas yang meliputi kegiatan keuangan sesuai
dengan anggaran yang disetujui.
g. Mengendalikan dan mengawasi hutang dan piutang, pendapatan dan biaya
perusahaan untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan.
h. Memberikan otorisasi atas semua pengeluaran uang untuk kegiatan
operasional sehari-hari melalui pengeluaran kas.
i. Memeriksa semua transaksi kegiatan keuangan dan laporan-laporan
keuangan yang dihasilkan bawahannya.
6. Kepala bagian tanaman
Mempunyai tugas dan tanggung jawab :
a. Mengkoordinasikan mulai dari penanaman untuk bahan baku itu sendiri,
penuaian, sampai siap untuk masuk ke tahap untuk pengolahan.
b. Memberikan laporan kepada direktur produksi tentang permasalahan
tanaman untuk bahan baku itu sendiri dan yang dapat untuk dijadikan
bahan untuk dapat diolah.
7. Kepala bagian pengadaan dan pembelian barang
a. Mengelola persediaan ATK dan cetakan kantor pusat.
b. Menyelenggarakan pemantauan keberadaan barang-barang inventaris,
peralatan kantor dengan catatan akuntansi untuk keperluan audit secara
berkala.
c. Menyelenggarakan kebijakan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan
perusahaan.
3.2Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Saat ini pemeliharaan dan perawatan arsip pada kantor PT Gergas Utama
masih sangat kurang mendapat perhatian dari pihak kantor. Seperti yang penulis
ketahui arsip merupakan dokumen yang sangat penting bagi suatu instansi baik
pemerintahan maupun swasta.Oleh sebab itu petugas kearsipan harus
memeliharanya dengan baik agar informasi yang terkandung di dalamnya dapat
digunakan kembali jika suatu saat diperlukan.
3.2.1 Usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Pada PT Gergas Utama kegiatan arsip dilakukan oleh pegawai yang
bertugas di bagian umum. Berikut ini adalah usaha-usaha yang dilakukan pegawai
dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip :
A. Pemeliharaan Arsip
1. Pengaturan Ruangan Penyimpanan Arsip
- Arsip inaktif disimpan di ruangan khusus tempat penyimpanan arsip.
- Ruangan arsip menggunakan kipas angin.
- Ruangan arsip diberikan penerangan lampu secukupnya.
- Ruangan arsip diberikan ventilasi udara agar suhu udara tetap terkontrol.
- Ruangan arsip bebas dari polusi udara.
2. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan dan arsip, PT Gergas Melakukan
a. Kebersihan Ruangan Arsip
Ruangan arsip harus bersih dari debu dan sarang laba-laba, ruangan arsip
dibersihkan satu kali sehari dengan disapu dan kemudian dipel.
b. Kebersihan Arsip
Untuk menjaga kebersihan arsip, pegawai yang bertugas mengurus arsip
membersihkan arsip-arsip dari debu dengan menggunakan bulu ayam
(kemoceng).
3. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip pada PT Gergas
Utama adalah rak arsip dan lemari arsip.
a. Rak Arsip
Rak arsip terbuat dari kayu, di sebelah depan rak diberi penutup gorden dan di
sebelah belakang diberi penutup papan.
b. Lemari Arsip
Lemari arsip menggunakan alat penyimpanan yang tertutup sehingga
arsip-arsip tidak berhubungan langsung dengan udara luar. Usaha-usaha yang
dilakukan PT Gergas Utama untuk menjaga arsip dalam lemari sebagai
berikut:
- Lemari arsip harus sering dibuka untuk mengontrol tingkat
kelembabannya.
- Susunan arsip dalam lemari sedikit renggang, tidak terlalu rapat.
B. Perawatan Arsip
Usaha-usaha yang dilakukan PT Gergas Utama dalam melakukan
1. Memberikan kamper atau kapur barus secukupnya yang diletakkan di antara
boks-boks arsip dan di sudut-sudut lemari atau rak arsip. Sebelum diletakkan
kapur barus petugas terlebih dahulu membersihkan boks arsip.
2. Untuk menanggulangi arsip yang sobek petugas hanya menambal kertas arsip
yang sobek dengan memberikan tempelan kertas tissue diatasnya.
3.2.2 Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar arsip tidak hilang dan agar
isinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak.
Pengamanan terhadap arsip di PT Gergas Utama adalah dengan
menyimpan arsip atau berkas data pegawai dengan disimpan diruangan khusus
penyimpanan arsip dan melarang pegawai yang tidak bersangkutan masuk ke
dalam ruangan arsip agar tidak diketahui kerahasiaannya.
Dalam undang-undang kearsipan bagi orang yang dengan sengaja tanpa
sepengetahuan dalam peminjaman arsip maka hukuman penjara selama 20 tahun,
tapi undang-undang ini belum diberlakukan pada PT Gergas Utama.
3.2.3 Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Dari hasil wawancara penulis dengan seorang staff PT Gergas Utama
faktor-faktor penyebab kerusakan arsip yakni sebagai berikut :
a. Faktor Internal
Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor internal adalah usia arsip yang
sudah tua. Arsip-arsip yang sudah lama disimpan akan timbul bintik-bintik
kecoklatan atau hitam dan lapuk serta kualitas bahan kertas yang tidak baik
termasuk salah satu faktor yang membuat arsip mudah rusak dan tidak
bertahan lama.
b. Faktor Eksternal
Faktor eksternal yang menyebabkan arsip mengalami kerusakan adalah :
- Kekotoran udara, ruangan penyimpanan arsip yang tidak menggunakan
pendingin ruangan (AC) dapat menyebabkan banyaknya udara kotor yang
masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip
- Rayap dan sejenisnya, penggunaan rak yang terbuat dari kayu dapat
menimbulkan adanya rayap
- Jamur, kelembaban udara yang tidak terkontrol mengakibatkan timbulnya
jamur-jamur di kertas arsip.
3.3 Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Adapun tujuan PT Gergas Utama melakukan Pemeliharaan dan perawatan
arsip adalah sebagai berikut:
a. Untuk mencegah atau meminimalkan kerusakan-kerusakan yang kemungkinan
bisa terjadi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian dari bab sebelumnya maka dapat disimpulkan
sebagai berikut :
1. Pada kantor PT Gergas Utama kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam
atau faktor internal adalah usia arsip yang sudah tua. Arsip-arsip yang sudah
lama disimpan menimbulkan bintik-bintik kecoklatan atau hitam dan lapuk
serta kualitas bahan kertas yang tidak baik termasuk salah satu faktor yang
membuat arsip mudah rusak dan bertahan lama.
2. Ruangan arsip in-aktif hanya menggunakan kipas angin sehingga suhu udara
dan kelembaban udara tidak terkontrol.
3. Untuk menjaga kebersihan arsip dari kekotoran atau debu, petugas hanya
membersihkannya dengan menggunakan bulu ayam.
4. Kurang lengkapnya sarana dan prasaran dalam pemeliharaan dan perawatan
arsip.
5. Pemeliharaan dan perawatan arsip pada kantor PT Gergas Utama masih sangat
sederhana.
6. Salah satu faktor eksternal penyebab kerusakan arsip adalah jamur,
kelembaban udara yang tidak terkontrol mengakibatkan munculnya
jamur-jamur di kertas arsip.
7. Tempat penyimpanan arsip terdiri dari rak arsip dan lemari arsip.
8. Ruangan penyimpanan arsip dibersihkan sekali sehari dengan disapu dan
4.2Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-saran
sebagai berikut :
1. Seharusnya pegawai yang bertugas mengurus arsip diberikan pendidikan
serta pelatihan, agar pemeliharaan dan perawatan arsip pada Kantor PT
Gergas Utama dapat terlaksana dengan baik.
2. Pimpinan PT Gergas Utama seharusnya lebih memperhatikan sarana dan
prasana yang dapat mendukung dalam pemeliharaan dan perawatan arsip.
3. Dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip hendaknya PT
Gergas Utama melakukan fumigasi minimal setahun sekali.
4. Tumpukan arsip yang terlalu banyak, seharusnya PT Gergas Utama
menambah rak atau lemari arsip untuk meminimalkan tumpukan arsip
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu kendali.Jakarta :
Djambatan.
Almansyah, Zulkifly. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Utama.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan.Jakarta : Bumi Aksara.
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Manajemen Kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.
Sedermayanti.2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi
Modern.Bandung:Mandar Maju.
Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada University
Press,
Wursanto. 1991. Kearsipan I.Yogyakarta : Kanisius.
Sumber Lain :
1.
