I. Pendahuluan
Bahagian pendahuluan ini menetapkan konteks kajian dengan menjelaskan latar belakang pemilihan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang sebagai subjek penelitian. Ia menekankan keperluan sistem penyimpanan arsip yang efisien dan mudah diakses untuk memenuhi tuntutan maklumat yang pesat dalam pentadbiran awam. Masalah yang diketengahkan ialah cabaran dalam mengurus dan menjejaki sejumlah besar arkib, serta pentingnya reka bentuk sistem penyimpanan yang berkesan untuk memastikan penemuan semula maklumat yang mudah dan cekap. Tujuan kajian, iaitu untuk mengenal pasti sistem penyimpanan dan proses penemuan semula arkib di pejabat tersebut, dijelaskan secara jelas. Akhirnya, manfaat kajian kepada penyelidik, program pengajian, dan organisasi itu sendiri turut dihuraikan. Secara pedagogi, bab ini memperkenalkan pelajar kepada pentingnya pernyataan masalah yang jelas dan tepat serta tujuan penyelidikan yang boleh dicapai.
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Subseksyen ini menyediakan justifikasi yang kukuh untuk pemilihan topik kajian. Ia menekankan kepentingan sistem penyimpanan arkib yang cekap dan mudah diakses dalam konteks pentadbiran awam, dan bagaimana kegagalan sistem ini boleh menjejaskan kecekapan operasi. Cabaran khusus yang dihadapi oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang, iaitu pengurusan sejumlah besar arkib dan keperluan untuk akses maklumat yang cepat, dibincangkan. Ini memberi gambaran kepada pelajar tentang masalah sebenar dalam bidang pengurusan arkib dan perlunya penyelesaian yang inovatif dan praktikal. Dari sudut pandangan pedagogi, ia mengajar pelajar untuk mengenal pasti dan merumuskan masalah dengan tepat berdasarkan pemerhatian dan analisis data awal.
1.2 Tujuan Penulisan
Subseksyen ini menyatakan dengan jelas objektif kajian. Ia berfungsi sebagai panduan kepada penyelidik dan menjamin tumpuan kajian kepada aspek-aspek yang berkaitan dengan sistem penyimpanan arkib dan proses penemuan semula arkib di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang. Tujuan yang ditetapkan membantu pelajar untuk memahami keperluan untuk penetapan objektif yang jelas dan spesifik sebelum memulakan kajian. Ia juga menekankan pentingnya pencapaian objektif ini dalam menentukan keberkesanan kajian.
1.3 Manfaat Penulisan
Subseksyen ini menghuraikan sumbangan kajian kepada beberapa pihak berkepentingan. Ia menerangkan bagaimana kajian boleh memberi manfaat kepada penyelidik melalui peningkatan pengetahuan dan kemahiran, program pengajian melalui penyediaan bahan rujukan, dan organisasi melalui penilaian dan penambahbaikan sistem yang sedia ada. Dari segi pedagogi, ia menekankan kepentingan untuk menjelaskan sumbangan kajian dan impaknya kepada bidang yang dikaji. Ia juga mengajar pelajar untuk melihat kajian penyelidikan mereka dalam konteks yang lebih luas.
1.4 Ruang Lingkup
Subseksyen ini menentukan skop kajian dengan merujuk kepada proses dan sistem penyimpanan arkib, dan proses penemuan semula arkib di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang. Ia menetapkan sempadan kajian dan mencegah daripada penglibatan isu-isu yang tidak berkaitan. Dari segi pedagogi, ia mengajar pelajar tentang pentingnya menetapkan sempadan kajian bagi memastikan kajian yang tertumpu dan mencapai objektif yang ditetapkan. Ia menekankan perlunya kejelasan dalam skop kajian untuk mengelakkan kajian yang terlalu luas dan kurang fokus.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Subseksyen ini menerangkan metodologi kajian, iaitu kaedah kajian pustaka dan kajian lapangan (kajian lapangan dan temu bual). Ia menerangkan bagaimana data dikumpulkan untuk menjawab soalan kajian. Dari segi pedagogi, ia memperkenalkan pelajar kepada pelbagai kaedah pengumpulan data dan kelebihan dan kelemahan setiap kaedah. Ia juga mengajar pelajar bagaimana untuk memilih kaedah yang sesuai berdasarkan objektif kajian dan sumber yang ada.
II. Tinjauan Pustaka
Bahagian ini menyediakan asas teori dan konseptual kajian. Ia meneliti pelbagai definisi arkib dari segi etimologi dan berdasarkan pendapat para pakar. Ia juga mengkaji pengelasan arkib mengikut fungsi (arkib dinamik dan statik) dan tujuan, serta ciri-ciri sistem penyimpanan arkib yang baik. Berbagai sistem penyimpanan arkib, seperti sistem abjad, subjek, tarikh, nombor, dan geografi, dihuraikan. Akhirnya, ia mengulas tentang sistem penemuan semula arkib. Secara pedagogi, bab ini menyediakan pelajar dengan rangka kerja teori yang kukuh untuk memahami konsep dan prinsip kearsipan. Ia juga mengajar pelajar untuk menilai dan mensintesis maklumat daripada pelbagai sumber.
2.1 Pengertian Arsip
Subseksyen ini memberikan definisi arkib daripada pelbagai perspektif, termasuk etimologi, pendapat para pakar, dan undang-undang. Perbandingan dan perbezaan antara definisi-definisi ini dibincangkan, serta implikasinya terhadap amalan pengurusan arkib. Ini membantu pelajar untuk memahami kerumitan definisi arkib dan pentingnya konteks dalam mentafsirkan definisi tersebut. Ia juga melatih pelajar dalam kemahiran analisis kritis dan perbandingan.
2.2 Penggolongan Arsip Menurut Fungsi dan Tujuan
Subseksyen ini menerangkan pengelasan arkib mengikut fungsi (arkib dinamik dan statik) dan tujuan. Ia membincangkan perbezaan antara kedua-dua jenis arkib ini, serta implikasinya terhadap kaedah penyimpanan dan pengurusan. Tujuan arkib dalam konteks pentadbiran awam turut dibincangkan. Ini mengajar pelajar tentang asas pengelasan arkib dan pentingnya pengelasan yang sistematik dalam pengurusan arkib yang berkesan. Ia juga menekankan kepentingan memahami tujuan arkib dalam konteks pentadbiran awam.
2.3 Ciri-ciri Penyimpanan Arsip yang Baik
Subseksyen ini membincangkan ciri-ciri sistem penyimpanan arkib yang berkesan. Ia menekankan aspek-aspek seperti kemudahan pelaksanaan, pemahaman, kos efektif, kesesuaian dengan keperluan organisasi, fleksibiliti, dan pencegahan kehilangan atau kerosakan arkib. Ini membantu pelajar untuk memahami kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam menilai keberkesanan sistem penyimpanan arkib. Ia juga menggalakkan pelajar untuk berfikir secara kritis tentang aspek-aspek penting dalam reka bentuk sistem.
2.4 Perencanaan Sistem Penyimpanan Arsip
Subseksyen ini menggariskan kepentingan perancangan yang rapi dalam pembangunan sistem penyimpanan arkib. Ia membincangkan soalan-soalan penting yang perlu dijawab dalam proses perancangan, seperti jenis arkib, peralatan, kelemahan sistem, dan lain-lain. Ini mengajar pelajar tentang keperluan perancangan yang sistematik dalam melaksanakan projek atau membangunkan sistem. Ia juga membantu pelajar untuk memahami cabaran-cabaran dalam proses perancangan dan bagaimana untuk mengatasinya.
2.5 Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip
Subseksyen ini memperkenalkan pelbagai sistem penyimpanan arkib, seperti sistem abjad, subjek, tarikh, nombor, dan geografi. Kelebihan dan kelemahan setiap sistem dibincangkan, serta kesesuaiannya dengan pelbagai jenis arkib dan organisasi. Ini menyediakan pelajar dengan pengetahuan yang luas tentang pelbagai pilihan sistem penyimpanan arkib dan membantu mereka untuk membuat pilihan yang sesuai berdasarkan keperluan khusus. Ia juga mengajar pelajar untuk menilai kelebihan dan kelemahan setiap sistem.
2.6 Sistem Penemuan Kembali Arsip
Subseksyen ini membincangkan kepentingan sistem penemuan semula arkib yang cekap. Ia menekankan keperluan untuk prosedur yang sistematik dalam mengakses dan mengembalikan arkib ke tempat asal. Ia juga menggariskan risiko kehilangan arkib akibat ketiadaan prosedur yang jelas. Ini mengajar pelajar tentang keperluan untuk mengintegrasikan sistem penemuan semula arkib dengan sistem penyimpanan arkib. Ia juga menekankan pentingnya disiplin dan prosedur yang tepat dalam mengurus arkib.
III. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Bahagian ini membentangkan dapatan kajian lapangan. Ia meneliti sejarah, visi, misi, tujuan, fungsi, dan struktur organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang. Ia juga menerangkan sistem penyimpanan dan penemuan semula arkib yang digunakan di pejabat tersebut. Secara pedagogi, bab ini mengajar pelajar bagaimana untuk menganalisis data lapangan dan mengaitkannya dengan rangka kerja teori yang telah dibincangkan dalam bab sebelumnya. Ia juga menekankan kepentingan metodologi kajian dalam menghasilkan dapatan yang sahih dan boleh dipercayai.
3.1 Sejarah Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Subseksyen ini mengesan perkembangan sejarah pejabat tersebut, bermula daripada kewujudan unit perpustakaan di bawah Jabatan Hukum, Organisasi dan Tata Laksana sehingga kepada penubuhan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang. Ia menunjukkan evolusi dan perkembangan pejabat itu. Dari segi pedagogi, ia mengajar pelajar bagaimana untuk mengumpul dan menganalisis data sejarah untuk memahami konteks operasi organisasi.
3.2 Visi dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Subseksyen ini membentangkan visi dan misi pejabat tersebut, yang menunjukkan hala tuju dan objektif strategiknya. Ini mengajar pelajar tentang pentingnya visi dan misi dalam membentuk arah dan tindakan organisasi. Ia juga menunjukkan bagaimana visi dan misi ini boleh digunakan untuk menilai prestasi dan keberkesanan organisasi.
3.3 Tujuan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Subseksyen ini menghuraikan tujuan operasi pejabat tersebut, yang menunjukkan objektif khusus yang ingin dicapainya. Ia menerangkan bagaimana tujuan ini menyokong visi dan misi pejabat. Dari segi pedagogi, ia mengajar pelajar bagaimana untuk menghubungkan visi, misi, dan tujuan organisasi. Ia juga menekankan kepentingan untuk menetapkan tujuan yang jelas dan boleh diukur dalam melaksanakan tugas.
3.4 Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Subseksyen ini menerangkan fungsi utama pejabat tersebut dalam konteks pentadbiran awam. Ia menjelaskan bagaimana fungsi ini menyumbang kepada operasi keseluruhan kerajaan daerah. Ini mengajar pelajar tentang fungsi pelbagai agensi kerajaan dan bagaimana ia berinteraksi antara satu sama lain. Ia juga menunjukkan kepentingan kerjasama antara agensi dalam melaksanakan tugas awam.
3.5 Tugas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Subseksyen ini menerangkan tugas dan tanggungjawab pejabat tersebut. Ia menunjukkan skop tugas yang luas dan pelbagai yang dijalankan oleh pejabat tersebut. Ini memberikan pelajar pemahaman yang lebih mendalam tentang operasi seharian pejabat tersebut dan cabaran yang dihadapi. Ia juga boleh digunakan untuk membandingkan tugas pejabat tersebut dengan pejabat seumpamanya.
3.6 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Subseksyen ini menerangkan struktur organisasi pejabat tersebut, termasuk peranan dan tanggungjawab setiap bahagian. Ia juga membincangkan kecekapan struktur organisasi dan sumbangannya kepada keberkesanan pejabat tersebut. Ini mengajar pelajar tentang pelbagai struktur organisasi dan bagaimana ia mempengaruhi operasi organisasi. Ia juga menggalakkan pelajar untuk menganalisis kebaikan dan keburukan struktur organisasi yang berbeza.
3.6.1 Rincian Tugas
Subseksyen ini memberikan butiran tugas dan tanggungjawab setiap jawatan dalam pejabat tersebut. Ia memberikan gambaran yang lebih jelas tentang peranan individu dalam organisasi. Dari segi pedagogi, ia mengajar pelajar tentang pembahagian kerja dan pengkhususan tugas dalam organisasi. Ia juga membantu pelajar untuk memahami hubungan antara pelbagai peranan dan tanggungjawab dalam mencapai matlamat organisasi.
3.7 Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Subseksyen ini menganalisis sistem penyimpanan arkib yang digunakan di pejabat tersebut, termasuk kaedah, prosedur, dan peralatan yang digunakan. Ia menilai keberkesanan sistem tersebut berdasarkan ciri-ciri sistem penyimpanan arkib yang baik yang telah dibincangkan dalam bab sebelumnya. Ini mengajar pelajar untuk mengaplikasikan pengetahuan teori kepada analisis kes sebenar. Ia juga menggalakkan pelajar untuk membuat cadangan penambahbaikan.
3.8 Sistem Penemuan Kembali Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Subseksyen ini menganalisis sistem penemuan semula arkib yang digunakan di pejabat tersebut, termasuk prosedur dan peralatan yang digunakan. Keberkesanan sistem ini dinilai berdasarkan keupayaan untuk mengakses maklumat dengan cepat dan tepat. Ini melatih pelajar dalam kemahiran analisis sistem dan penambahbaikan proses. Ia juga membantu pelajar untuk memahami hubungan antara sistem penyimpanan dan sistem penemuan semula arkib.
IV. Kesimpulan dan Saran
Bahagian ini merumuskan dapatan kajian dan memberikan saranan untuk penambahbaikan sistem penyimpanan dan penemuan semula arkib di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang. Ia juga memberikan implikasi kajian kepada amalan pengurusan arkib secara amnya. Dari segi pedagogi, bab ini mengajar pelajar bagaimana untuk merumuskan dapatan kajian dan memberikan saranan yang berasaskan bukti. Ia juga menekankan kepentingan untuk menyampaikan dapatan kajian dengan jelas dan ringkas.
4.1 Kesimpulan
Subseksyen ini memberikan ringkasan utama dapatan kajian, termasuk kekuatan dan kelemahan sistem penyimpanan dan penemuan semula arkib di pejabat tersebut. Ia merumuskan penemuan utama kajian secara ringkas dan jelas. Ini melatih pelajar untuk menyampaikan maklumat secara ringkas dan tepat. Ia juga menekankan kepentingan merumuskan dapatan kajian secara objektif.
4.2 Saran
Subseksyen ini memberikan cadangan untuk penambahbaikan sistem penyimpanan dan penemuan semula arkib di pejabat tersebut, termasuk cadangan untuk penyelidikan masa hadapan. Ia menggariskan langkah-langkah praktikal untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem. Ini melatih pelajar untuk membuat cadangan berdasarkan analisis dan dapatan kajian. Ia juga menggalakkan pelajar untuk berfikiran kreatif dan inovatif dalam menyelesaikan masalah.
