KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUMENEP

KANTOR PERPUSTAKAAN

ARSIP DAN DOKUMENTASI

KABUPATEN SUMENEP

 PROFIL KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI

A. ALAMAT

Kantor berada di tengah kota di sebelah selatan gedung DPRD Kab. Sumenep, dimana dipimpin oleh :

Nama : AGUS D. PUTRA, S.Sos. NIP. : 19690811 198809 1 001

Jabatan : Kepala Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Alamat Kantor : KH. Sajad No. 2A Telp (0328) 667520.

Email : perpusdasumenep@yahoo.co.id :

B. SEJARAH INSTANSI

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep awalnya berdiri berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor : 24 tahun 2000 tanggal 7 desember 2000 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah. Sedangkan tugas pokok dan fungsinya termuat dalam Keputusan Bupati Sumenep Nomor: 01 tahun 2001 tanggal 17 Januari 2001.

Kantor ini merupakan penggabungan dari Dua Kantor yang tadinya masing-masing berdiri sendiri yaitu Kantor Arsip daerah Kabupaten daerah Tingkat II Sumenep (yang berdirinya berdasarkan Peraturan Daerah kabupaten daerah Tingkat II sumenep

Nomor: 05 tahun 1998 tanggal 16 Mei 1998 tentang pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten daerah tingkat II sumenep) dengan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten daerah Tingkat II Sumenep. Dalam perkembangan pemerintahan berikutnya, mengenai Kantor arsip dan perpustakaan Kab. Sumenep diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 03 Tahun 2006 tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah, serta Peraturan daerah Kabupaten sumenep Nomor 12 Tahun 2006 tentang perubahan Atas Peraturan Daerah kabupaten sumenep Nomor 03 Tahun 2006 tentang pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah . Sedangkan tugas dan fungsinya diatur dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 04 Tahun 2006 tentang Tugas dan fungsi organisasi Lembaga Teknis Daerah ,pasal 245 sampai dengan pasal 258. . Kemudian Dalam perkembangan pemerintahan berikutnya, mengenai Kantor arsip dan perpustakaan berubah menjadi Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep yang diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 17 Tahun 2008 tentang Organisasi Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah , Sedangkan tugas dan fungsinya diatur dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 29 Tahun 2008 tentang Tugas dan Fungsi Organisasi Perangkat Daerah Tahun 2008. . Berdasarkan Keputusan Bupati tersebut Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

C. STRUKTUR ORGANISASI

D. BIDANG PERPUSTAKAAN a. Pengertian

Layanan perpustakaan adalah semua jenis kegiatan yang ditujukan untuk menyiapkan segara sarana ( fisik dan non fisik ) guna mempermudah perolehan informasi /bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai . layanan perpustakaan dapat berarti pula :

 Pengorganisasian secara teratur dan sistematis melalui kegiatan pencatatan, pendaftararn, pengklasifikasian, pemrosesan dan penyiapan bahan pustakadalam rak – rak buku serta penyusunan semua bahan pustaka yang ada diperpustakaan.

 Sistem peminjaman semua fasilitas perpustakaan yang diperuntukkan bagi pemakai dengan mudah dan cepat sebagai suatu tugas layanan perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pemakai.

b. Tujuan

Jenis layanan yang dekat dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan dengan tujuan :

 Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut secara maksimal.

 Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi.

 Terjamninnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.

 Diperoleh data kegiatan perpustakaan.

 Bila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

c. Syarat

Agar tujuan dapat tercapai maka perlu diperhatikan syarat – syarat dalam pelayanan meliputi :

 Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur

 Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah.

 Pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

 Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik.

d. Tugas – tugas

1. Peminjaman

Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada yang hanya boleh dibaca di tempat.

Sedangkan jangka waktu bervariasi misalnya :

 Jangka lama : setahun, semester, kwartal, sebulan.

 Jangka menengah : setengah bulan, sepuluh hari, seminggu.

 Jangka pendek : tiga hari, dua hari, sehari.

 Jangka singkat : semalam, sesiang, sejam. 2. Pengembalian

Kegiatan ini biasanya dijadikan satu dengan bagian pengembalian. Tugas di bagian ini harus tegas dan teliti, sebab sering terjadi pelanggaran misalnya : keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembalian.

3. Penagihan

Bila terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaranperlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan.

4. Sanksi

Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka meyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain.

Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggaran. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, penggantian koleksi, sanksi administrasi.

5. Statistik

Kegiatan ini dilakukan pada akhir kegiatan dengan bertujuan untuk mengetahui perkembangan perpustakaan.

Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca.

e. Unsur yang menyebabkan layanan

1. Koleksi

Koleksi yang akan disajikan perlu dibina dahulu/seleksi setelah ini diolah dan didayagunakan / dilayankan.

2. Fasilitas

Agar layanan kepada pemakai cepat dan tepat maka diperlukan ragam layanan atau sistem layanan.

3. Petugas

Petugas diperlukan sebagai jembatan antara pemakai dengan bahan bacaan petugas bisa teknisi dan pustakawan.

4. Pemakai

Pemakai perpustakaan berupa perorangan atau kelompok bisa ( mahasiswa, guru, pelajar )

Dimana setiap Anggota perpustakaan harus mempunyai kartu anggota : Kartu Anggota biasanya memuat :

 Nomor anggota

 Nama

 Alamat

 Pekerjaan

 Foto

Contoh kartu anggota bagian depan :

Perpustakaan ... ... No... Tahun ... KARTU ANGGOTA Nama : Alamat : Pekerjaan : Kepala Perpustakaan --- ( Foto )

 Kartu buku memuat :  Nomor panggil  Nama pengarang  Judul buku  Nomor anggota  Tanggal kembali Contoh : 813 123/BPP/p/2006

BUD BUDIONO, Heri

b Bertempur melawan srigala

 Kantong kartu buku memuat :

 Nomor panggil

 Nama pengarang

 Judul buku Contoh :

813 100/PD/95 BUD BUDIONO, Heri

b Bertempur melawan srigala

 Slip tanggal kembali.

Slip tanggal kembali biasanya ditempelkan pada halaman akhir buku, dengan maksud kapan buku tersebut dikembalikan, sehingga anggota akan mengetahui.

Contoh :

Perpustakaan ... ... Kembali buku ini sebelum atau pada

f. Jumlah Koleksi buku Perpustakaan

No. Klasifikasi Judul eksemplar

000 508 2032 100 508 2032 200 1525 6100 300 1525 6100 400 1017 4068 500 1017 4068 600 2034 8136 700 1017 4068 800 1017 4068 900 1017 4068 Referensi 750 3000

g. Gedung Perpustakaan Kabupaten Sumenep

Bangunan Gedung Perpustakaan ini dibangun terpisah, yang terletak di belakang Gedung Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep.

Dengan dipisahkannya bangunan Gedung Perpustakaan diharapkan dapat memberikan Pelayanan Kepada Masyaratakat lebih Maksimal. Dimana Perpustakaan mempunyai peran penting untuk mencerdaskan masyarakat khususnya di Kabupaten Sumenep.

h. Ruang Perpustakaan

Sirkulasi Ruang Peminjaman

Bagi anggota Perpustakaan yang telah mempunyai Kartu Anggota bila akan meminjam atau mengembalikan buku.perpustakaan

Ruang Baca Buku di Lantai I

Buku yang terdapat di lantai I merupakan buku yang disediakan untuk pelajar, mahasiswa dan masyarakat untuk dipinjam. Diruangan ini juga tersedia ruang baca bagi yang ingin membaca buku di diperpustakaan.

Ruang Baca Buku Referensi di Lantai II

Buku referensi merupakan buku yang disediakan untuk Pelajar, Mahasiswa, masyarakat untuk menambah wawasan. Buku referensi ini tidak dapat dipinjam tetapi bisa dibaca di tempat yang telah disediakan .

Pelayanan Internet Gratis

Dengan semakin berkembangnya teknologi Informasi. Maka Perpustakaan menyediakan internet gratis untuk mempermudah Pelajar, Mahasiswa dan Masyarakat memperoleh pengetahuan dan informasi terbaru yang ada.

Rak Buku

Untuk menunjang semakin bertambahnya koleksi buku perpustakaan setiap tahun, Perpustakaan menambah rak buku yang terbuat dari bahan besi yang dapat dibongkar pasang dan lebih kokoh.

i. Kegiatan Perpustakaan

 Perpustakaan Keliling

Perpustakaan Keliling merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh kantor perpustakaan, dimana sampai tahun 2011 jumlah perpustakaan keliling mencapai 39 perpustakaan Sekolah.

NO. NAMA DESA KECAMATAN

1 SDN Legung Barat I Batang – batang 2 RA Atta'awun Batang – batang 3 MTs Atta'awun Batang – batang 4 MA Atta'awun Batang – batang 5 MTs Al Karimiyah Gapura

6 SMP Al Hidayah/SMPIT Pangarangan 7 SMPN 5 Sumenep Pamolokan 8 MA Mathla'ul Amien Dungkek 9 PP Mathla'ul Amien Dungkek 10 MI Mathla'ul Amien Dungkek 11 MTs Mathla'ul Amien Dungkek 12 FKKT Batang-Batang Batang-Batang 13 MI Al Qadiri Jenangger Batang-Batang 14 K5( Khazanah Kajian Kitab Klasik) Gapura

15 MA Nurul Islam Tamidung Batang-Batang 16 TK Al Karimiyah Gapura

17 SMP Islam Raudlatul Amal Ganding 18 MA Nurud Dhalam Ganding 19 SDN Daramista Lenteng 20 PP Pesantren Annuqoyah Guluk-guluk 21 SDN Moncek tengah Lenteng 22 PP Al Ishlah Guluk-Guluk

TK,MI,MTs,MA,MD, Umum

23 SDN Sendir Lenteng

24 SMP Islam Ar Raudah Kota Sumenep 25 MTs Sumber Mas Ganding 26 MTs NU Bukabu Ambunten

27 MA Aswaj Ambunten

28 MI Darul Ulum Batu Putih 29 MTs Darul Ulum Batu Putih 30 RA Darul Ulum Batu Putih 31 RA Agung Damar Pragaan 32 MA Nurur Rahmah Pragaan 33 MTs Nurur Rahmah Pragaan 34 MI Agung Damar (PA ) Pragaan 35 MI Agung Damar (PI ) Pragaan 36 MTs Agung Damar Pragaan 37 SDN Nambakor 1 no.27 Nambakor

E. BIDANG KEARSIPAN

Tugas : Membantu Bupati dalam penyelenggaraaan kewenangan bidang kearsipan dan perpustakaan.

Fungsi :

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan 2. Pengadaan dan pengolahan bahan kearsipan.

3. Penyusunan rencana dan program di bidang kearsipan 4. Pengolahan arsip inaktif perangkat daerah

5. Pengumpulan dan pengolahan arsip statis

6. Pelaksanaan bimbingan teknis pengelolaan kearsipan.

7. Pelaksanaan dan pengelolaan warung informasi dan teknologi

a. Jumlah Arsiparis

Tingkat Ketrampilan : - Tingkat Keahlian : -

Petugas Kearsipan : 3 orang

b. Pedoman Kearsipan yang diciptakan Daerah

Peraturan Bupati Nomor 38 Tahun 2004 tentang Tata Kearsipan

c. Sarana Prasarana Penyimpanan Arsip

Depo/ruang penyimpanan sementara masih diruang perkantoran dan sebagian besar masih tersimpan di masing-maing SKPD.

d. Khasanah Arsip Arsip Inaktif

No Asal Arsip Jumlah Kurun

Waktu Jenis Arsip Berkas Boks 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 BP-7 Dep. Penerangan Dep. Koperasi

Pembantu Bupati Sumenep Pembantu Bupati Kangean Pembantu Bupati Sapudi Pambantu Bupati Bluto Pembantu bupati Ambunten Dispenda Dinas Perhubungan Dinas Pendidikan Disnaker Diperta Disperindag DPU Bina Marga Dinas kesehatan Dinas Infokom BPPMD Bapedalda

Bakesbang dan Linmas Kantor Kepegawaian Daerah Kantor Satpol PP

RSD Dr.H.Moh.Anwar

Kantor Kependudukan & Capil

2795 56 404 899 1750 455 1498 7 144 1 60 3 55 577 53 151 122 216 333 80 228 2021 123 34 1 13 11 12 9 10 37 1 1 1 5 15 1 1 1 - 1 1 1 1 1 7 1 1999 2000 2000 2001 2001 2001 2001 2001 5 Des 2005 17 maret 06 24 jan 2006 - - - - 20 Jan 2006 - 5 Jan 2006 12 Jan 2006 - - JUMLAH 12.174 167

e. Program Unggulan / Prioritas

- Sosialisasi peraturan pemerintah no 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang – undang no.40 tahun 2010 tentang kearsipan di lingkungan pemerintah kabupaten sumenep

- Penggunaan Kartu Kendali Murni (Sekarang sebagai Percontohan Kabupaten) - Rapat Koordinasi penyelamatan dan pelestarian dokumen / arsip daerah bagi

- Arsip Masuk Desa dimulai sejak tahun 2007. Desa yang sudah menjadi binaan sebanyak 34 Desa sampai tahun 2013.

DAFTAR DESA BINAAN KEARSIPAN

KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUMENEP

TAHUN 2013

NO. NAMA DESA KECAMATAN

1 PABIAN KOTA SUMENEP 2 KEBUNAN 3 BENARESEP TIMUR LENTENG 4 CANGKRENG 5 KASENGAN MANDING 6 TENONAN 7 MANDALA RUBARU 8 BUN BARAT 9 GINGGING BLUTO 10 SERA BARAT 11 BULA’AN BATUPUTIH 12 LARANGAN KERTA 13 SODDARA PASONGSONGAN 14 PRANCAK 15 TAMBAAGUNG TENGAH AMBUNTEN 16 KELES 17 BILLAPORA TIMUR GANDING 18 GADU TIMUR 19 BABAN GAPURA 20 LONGOS 21 JELBUDAN DASUK 22 MANTAJUN 23 PANANGGUNGAN GULUK - GULUK 24 PAYUDAN DUNDANG 25 KAMBINGAN TIMUR SARONGGI 26 TANAMERAH 27 PRAGAAN LAOK PRAGAAN 28 PAKAMBAN DAYA 29 DUNGKEK DUNGKEK 30 ROMBEN GUNA 31 NYABAKAN BARAT BATANG - BATANG 32 NYABAKAN TIMUR 33 KOMBANG TALANGO 34 POTERAN

- Untuk menunjang tertib administrasi, maka desa diberi bantuan / hibah sarana pengolahan dan penyimpanan Arsip ( filing cabinet ) oleh kantor perpustakaan

arsip dan dokumentasi. Berikut data nama desa yang telah dberi bantuan :

NO. NAMA DESA KECAMATAN

1 PAKANDANGAN BARAT BLUTO

2 KETAWANG LAOK GULUK – GULUK

3 MONCEK TENGAH LENTENG

4 GELUGUR BATUAN

5 BABBALAN BATUAN

6 GUNGGUNG BATUAN

7 LARANGAN PERRENG PRAGAAN

8 TANJUNG SARONGGI

9 BUNPENANG DUNGKEK

10 BANRA’AS DUNGKEK

11 BANCAMARA DUNGKEK

12 TENGEDAN BATUPUTIH

13 BELLUK RAJA AMBUNTEN

14 BASOKA RUBARU

15 KALEBENGAN RUBARU

16 PINGGIR PAPAS KALIANGET

17 KACONGAN KOTA SUMENEP

18 PANGARANGAN KOTA SUMENEP

19 ROMBIYA TIMUR GANDING

20 CABBIYA TALANGO

21 GENDANG BARAT GAYAM

22 KARANG TENGAH GAYAM

23 SOMBER NONGGUNONG

24 SONOK NONGGUNONG

25 TALAGA NONGGUNONG

26 SOKARAME PASESER NONGGUNONG

27 GALIS GILIGENTING 28 BRINGSANG GILIGENTING 29 AENGANYAR GILIGENTING 30 JATE GILIGENTING 31 BANBARU GILIGENTING 32 BANMALING GILIGENTING

f. Hambatan yang dihadapi

1. Tidak adanya Depo arsip

2. Kurang tersedianya SDM (Arsiparis) 3. Tidak adanya ruang khusus perawatan arsip 4. Belum mengelola arsip statis