1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang dan Masalah
Kebutuhan informasi yang sangat pesat di masyarakat, menuntut lembaga/instansi pemerintah maupun swasta dapat menjalankan fungsi administrasi secara baik dan secara praktis. Tuntutan tersebut yang membuat lembaga/instansi untuk berpikir keras, bagaimana caranya memenuhi kebutuhan masyarakat, apalagi dalam hal menyimpan dan menemukan kembali suatu dokumen, surat, warkat atau biasa disebut sebagai arsip.
Setiap lembaga/instansi pemerintah maupun swasta pasti mempunyai arsiparis yang khusus untuk mengurusi tentang surat, warkat, atau arsip. Arsiparis merupakan salah satu unsur untuk menunjang kinerja dalam kelancaran kegiatan di lembaga/instansi. Itu dikarenakan, terletak pada penyelenggaraan kearsipan yang sederhana, efisien, dan mudah ditemukan kembali. Faktor itulah yang dapat menunjang kinerja dan memenuhi segala kebutuhan informasi secara cepat dan efisien.
Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang, merupakan salah satu lembaga pemerintahan yang bergerak dalam bidang arsip. Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang menangani segala arsip-arsip yang ada di wilayah Kabupaten Deli Serdang dan sekitarnya. Arsip-arsip yang ditangani Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang yaitu: arsip aktif, arsip inaktif, data-data pegawai, gaji pegawai, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan arsip atau surat pada wilayah Kabupaten Deli Serdang dan sekitarnya. Jadi, secara garis besar, badan pemerintahan ini mengelola arsip aktif yang masih sering digunakan dalam menunjang segala jenis kinerja yang ada di wilayah ini.
2
mudah digunakan dan mudah ditemukan kembali. Maka dari itu, arsip harus ditata dan disimpan secara sistematis, efisien, dan mudah ditemukan kembali. Sebagai pengingat dan sumber informasi yang sangat berpandangan pada motto dari perkantoran yaitu: “People forget, record member”, yang artinya “orang lupa, arsip ingat” ( Hadi Abubakar: 4).
Penulis memilih Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi sebagai lokasi penelitian, dari pengamatan sementara badan pemerintahan ini menangani dan menata arsip-arsip aktif yang berhubungan dengan wilayah Kabupaten Deli Serdang. Setiap tahunnya, arsip yang mau ditangani dan dikelola badan pemerintahan ini terus bertambah. Tapi, badan pemerintahan ini masih sanggup mengelola, menata, dan menyimpan arsip secara baik dan mudah ditemukan kembali. Dari pengamatan sementara, maka penulis, memilih badan ini sebagai lokasi penelitian. Agar dapat melakukan study banding dengan apa yang dipelajari selama duduk dibangku perkuliahan.
Oleh karena itu, masalah dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip bisa diatasi dan ditangani menggunakan sistem yang baik dan efisien. Jadi, keberhasilan penyimpanan arsip dilihat bukan dari peralatan yang digunakan, tetapi pada desain penyimpanaan arsip. Bila penemuan kembali arsip sukar ditemukan maka bisa dikatakan sistem penyimpanan arsip tersebut gagal. Sebaliknya seperti itu, bila penyimpanan arsip mudah ditemukan kembali. Maka sistem penyimpanan arsip tersebut dikatakan berhasil.
Maka dengan permasalahan dan latar belakang di atas, penulis tertarik untuk membahas sistem penyimpanan arsip dengan judul “ Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten
3 1.2. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini yaitu:
1. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang
2. Untuk mengetahui proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.
1.3. Manfaat 1. Bagi peneliti:
Untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang kearsipan khususnya dalam hal penyimpanan arsip.
2. Bagi program studi:
Sebagai bahan referensi/bacaan bagi mahasiswa program study Ilmu Perpustakaan.
3. Bagi organisasi:
Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil kebijakan dan sebagai penilaian dalam sistem yang sudah berjalan untuk kemajuan organisasi itu.
1.4. Ruang lingkup
Maka ruang lingkup pada penulisan ini yaitu: proses dan sistem penyimpanan arsip, proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang.
1.5. Metode Pengumpulan Data
4 1. Studi Pustaka (Library Research)
Membaca referensi dan sumber-sumber informasi yang membahas tentang kearsipan
2. Studi Lapangan (Field Research)
