PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN KERTAS KARYA. Oleh SALSABILLA AUDRIE FADHIYA

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN. KERTAS KARYA Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya Sains Informasi (A.Md.S.I) dalam Bidang Perpustakaan. Oleh SALSABILLA AUDRIE FADHIYA 182201002. PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2021.

i.

ii.

KATA PENGANTAR Puji dan syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa Allah SWT yang memberi rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan kertas karya ini yang berjudul “PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN”. Tujuan penulisan kertas karya ini untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Studi D-3 Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis, Ayahanda Sunarno, S.P dan Ibunda Sumiati, S.E yang selalu mendoakan serta memberikan dukungannya. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Ibu Dr. T. Thyrhaya Zein, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan arahan, masukan, kritik dan saran kepada penulis. 3. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dengan penuh kesabaran dan motivasi kepada penulis, serta meluangkan waktu dan tenaga sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. 4. Seluruh Staf Pengajar Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.. iii.

5. Terima Kasih untuk PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan yang telah mengijinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga dapat membantu penulis dalam mendapatkan informasi pada penulisan kertas karya ini. 6. Pakde Sujendi, Pak Rukun, dan Pak Maulana yang sudah membantu penulis dalam mendapatkan informasi pada penulisan kertas karya ini. 7. Sahabat terdekat penulis selama perkuliahan Ananda Shafira Nisa, Ananda Tri Yulianty, Asfarina Halizah. Terima kasih atas doa, dukungan, canda tawa, dan apapun yang terjadi selama kita menjalani perkuliahan ini. 8. Seluruh teman-teman stambuk 2018 Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. Semoga kertas karya ini dapat bermanfaat dan berguna bagi yang membutuhkannya. Medan, 22 Juni 2021. Salsabilla Audrie Fadhiya 182201002. iv.

DAFTAR ISI. LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................... i LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................. ii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii DAFTAR ISI ...........................................................................................................v DAFTAR TABEL ............................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii. BAB I PENDAHULUAN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5. Latar Belakang Permasalahan .............................................................1 Tujuan Penulisan .................................................................................4 Manfaat Penulisan ...............................................................................4 Ruang Lingkup Penulisan ...................................................................4 Metode Pengumpulan Data .................................................................4. BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. 2.2. 2.3. Kearsipan.............................................................................................6 2.1.1 Pengertian Arsip ......................................................................6 2.1.2 Peran Arsip ..............................................................................7 2.1.3 Fungsi Arsip ............................................................................7 2.1.4 Jenis-Jenis Arsip .....................................................................9 Pengelolaan Arsip Dinamis ...............................................................10 2.2.1 Penciptaan Arsip ...................................................................10 2.2.2 Penggunaan Arsip .................................................................11 2.2.3 Pemeliharaan Arsip ...............................................................15 2.2.4 Penyusutan Arsip ..................................................................18 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengelolaan Arsip ....................20. BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN 3.1. Sejarah Ringkas PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan ................23 3.1.1 Makna Logo PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan .........24 3.1.2 Fungsi dan Tujuan PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan .... .....................................................................................................25 3.1.3 Struktur Organisasi PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan .. .....................................................................................................26. v.

3.2. 3.1.4 Visi dan Misi PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan ........28 Pengelolaan Arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan ....29 3.2.1 Penciptaan Arsip ...................................................................31 3.2.2 Penggunaan Arsip .................................................................35 3.2.3 Pemeliharaan Arsip ...............................................................39 3.2.4 Penyusutan Arsip ..................................................................44. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 4.2. Kesimpulan .......................................................................................47 Saran ..................................................................................................48. DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................49 HASIL TRANSKRIP WAWANCARA .............................................................52 LAMPIRAN ..........................................................................................................55. vi.

DAFTAR TABEL Tabel 3.1. Tabel Buku Agenda/Ekspedisi Surat Masuk..................................34. Tabel 3.2. Tabel Buku Agenda/Ekspedisi Surat Keluar..................................34. vii.

DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1. Gedung PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan ..........................23. Gambar 3.2. Transformasi Logo Bank SUMUT.................................................24. Gambar 3.3. Logo PT Bank SUMUT .................................................................24. Gambar 3.4. Struktur Organisasi PT. Bank SUMUT .........................................28. Gambar 3.5. Flowchart Pengelolaan Arsip .........................................................30. Gambar 3.6. Tampilan SIPA (Sistem Informasi Pusat Arsip) ...........................38. Gambar 3.7. Flowchart SIPA (Sistem Informasi Pusat Arsip) ...........................38. Gambar 3.8. Label ...............................................................................................41. Gambar 3.9. Rak Arsip .......................................................................................42. Gambar 3.10 Boks Arsip......................................................................................42 Gambar 3.11 Folder Arsip ...................................................................................43 Gambar 3.12 Stiker Folder ...................................................................................43 Gambar 3.13 Roll O’Pack ....................................................................................44. viii.

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Permasalahan Pada zaman dahulu arsip dan keberadaannya belum begitu dirasakan. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, peradaban dan kebutuhan untuk menjaga kelangsungan hidup dan eksistensi manusia, arsip semakin meningkat eksistensi dan fungsinya. Kedudukan dan fungsi arsip dalam kehidupan dapat diasumsikan dengan fungsi dan kedudukan komunikasi dalam kehidupan. Arsip merupakan bagian dari informasi sehingga tanpa arsip kehidupan tidak akan sempurna/utuh. Arsip bukan hanya sebagai alat komunikasi dalam kehidupan, tetapi arsip telah berkembang menjadi bukti peradaban dan aset yang berharga. Dalam kehidupan modern, manusia bukan siapa-siapa tanpa arsip. Arsip senantiasa merekam, mengiringi, dan menjadi bukti sejak manusia dilahirkan hingga akhir hayatnya. Arsip. merupakan. bagian. terpenting. dari. setiap. organisasi. permerintahan maupun swasta. Arsip yang telah dibuat atau masuk ke dalam instansi, badan atau lembaga perlu dikelola dengan baik. Demi kelancaran dalam mengelola arsip dibutuhkan sebuah sistem yang baik dan benar. Mengingat terus berjalannya kegiatan administratif organisasi dan tujuan organisasi yang terus berkembang mengikuti perkembangan zaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi tersebut. Penggunaan sistem kearsipan yang sederhana dalam penerapan dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih bernilai guna dapat digunakan secara maksimal dan dapat ditemukan dengan mudah saat dibutuhkan. Sebagai pusat ingatan dari setiap organisasi, arsip perlu dikelola dengan baik. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuannya.. 1.

Pengelolaan arsip memiliki tujuan untuk memudahkan bila suatu saat arsip akan digunakan. Kegiatan pengelolaan arsip meliputi penataan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Kegiatan pengelolaan arsip selalu berkembang sesuai dengan perkembangan zaman dan perkembangan tujuan organisasi. Salah satu faktor yang menyebabkan kegiatan arsip terus berkembang yaitu volume atau jumlah arsip yang terus menerus bertambah. Apabila volume atau jumlah arsip terus menerus bertambah tanpa diimbangi dengan pemeliharaan yang baik dapat menyebabkan arsiparis mengalami kesulitan ketika akan menemukan kembali arsip. Berdasarkan kondisi tersebut maka pengelolaan arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang baik agar arsip mudah untuk ditemukan kembali. Setiap instansi pemerintah ataupun swasta mempunyai sistem kearsipan tersendiri baik itu asas sentralisasi, asas desentralisasi maupun asas campuran. Tetapi kebanyakan instansi pemerintah yang menggunakan sistem sentralisasi yang artinya perusahaan, instansi atau kantor memusatkan seluruh arsipnya pada satu bagian dan pengelolaannya di pegang oleh orang yang ahli di bidangnya yang biasa disebut arsiparis. Kearsipan memiliki peranan penting bagi kelancaran jalannya kegiatan organisasi yaitu sebagai sumber informasi bagi suatu organisasi. Salah satu kegiatan utama kearsipan adalah penyimpanan secara sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat saat arsip dibutuhkan. Sebagaimana dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 tentang Kearsipan disebutkan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Keberadaan arsip dalam sebuah instansi atau lembaga sering kurang diperhatikan bahkan cenderung diabaikan. Padahal ketika audit maupun pelaporan dilakukan, para pegawai akan memerlukan dan juga akan. 2.

mengakses arsip yang pernah diciptakan instansi atau lembaga tersebut. Minimnya pengetahuan masyarakat awam di Indonesia tentang arsip menjadi salah satu faktor utama kurangnya sikap sadar akan arsip. Kemampuan dalam pengelolaan kearsipan pada suatu instansi kemungkinan dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan juga dana yang tersedia dalam pemeliharaan arsip tersebut. Demi kelancaran administrasi yang baik di instansi swasta dan juga instansi milik pemerintah diperlukan arsip yang menyeluruh dan teratur. Kearsipan yang teratur merupakan alat informasi dan juga referensi yang dapat membantu lembaga pemerintahan dan swasta dalam melancarkan suatu kegiatan. Menata arsip yang baik bukan sekedar membuat daftar arsip guna penemuan kembali arsip, tetapi juga mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan, tugas dan fungsi pencipta arsip sehingga generasi berikutnya dapat mengetahui peristiwa yang terjadi di masa lampau melalui arsip yang ada. Berdasarkan pengamatan awal penulis, diperoleh informasi bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan sudah dijalankan dengan baik. PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan diketahui bahwa proses temu kembali arsip pada kantor ini sudah menggunakan SIPA (Sistem Informasi Pusat Arsip) dimana SIPA adalah pengelolaan arsip yang tidak terbatas pada pengelolaan fisik dan prosedural. Namun untuk aksesnya sendiri hanya bisa dilakukan oleh arsiparis. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana Pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi penataan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip. Berdasarkan pada uraian di atas, maka penulis memilih judul “Pengelolaan Arsip Dinamis di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan”.. 3.

1.2 Tujuan Penulisan Berdasarkan latar belakang, maka tujuan penulisan adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.. 1.3 Manfaat Penulisan Manfaat penulisan kertas karya ini adalah: 1. Bagi instansi, diharapkan dapat memberikan informasi yang berguna bagi perusahaan dalam melakukan kegiatan pengarsipan kepada seluruh pegawai. 2. Bagi pembaca, diharapkan agar dapat dijadikan referensi dalam penelitian karya ilmiah dimasa yang akan datang. 3. Bagi. penulis,. diharapkan. dapat. menambah. wawasan. mengenai. pengelolaan arsip.. 1.4 Ruang Lingkup Penulisan Ruang lingkup penulisan kertas karya ini adalah pengelolaan arsip dinamis yang mencakup: Kegiatan Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip.. 1.5 Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, peneliti mendapatkan informasi yang objektif dan juga merupakan fakta, maka penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut: a. Tinjauan Literatur Data diperoleh dari berbagai literatur yang sesuai dengan topik kertas karya yaitu pengelolaan arsip dinamis. Contohnya yaitu jurnal, referensi yang berkaitan sesuai dengan topik yang menjadi panduan penyusunan kertas karya.. 4.

b. Observasi Observasi adalah suatu metode pengumpulan data yang digunakan dengan jalan mengadakan pengamatan yang disertai dengan pencatatan terhadap keadaan atau perilaku objek sasaran yang dilakukan secara langsung pada lokasi yang menjadi objek penelitian. Dengan metode observasi ini peneliti gunakan untuk mengumpulkan data secara langsung dan detail mengenai lokasi penelitian dan hal-hal yang di perlukan dalam pengelolaan arsip yang terdapat di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.. c. Wawancara Wawancara adalah teknik pengumpulan data melalui proses tanya jawab lisan yang berlangsung satu arah, artinya pertanyaan datang dari pihak yang mewawancarai dan jawaban diberikan oleh yang diwawancarai dengan menggunakan alat yang dinamakan dengan panduan dalam wawancara. Dalam penelitian ini peneliti mewawancarai informan secara langsung yang berjumlah 1 orang.. d. Dokumentasi Dokumentasi yaitu mengumpulkan dokumen dan data-data yang diperlukan dalam permasalahan penelitian lalu ditelaah secara mendalam sehingga dapat mendukung dan menambah kepercayaan serta pembuktian suatu kejadian.. 5.

BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. Kearsipan. 2.1.1 Pengertian Arsip Kegiatan organisasi berkaitan erat dengan kegiatan pengelolaan arsip. Arsip merupakan salah satu sumber data suatu organisasi yang perlu dikelola dengan baik agar mempunyai nilai guna terhadap organisasi tersebut. Arsip sering kali menjadi hal yang kurang diperhatikan dalam suatu organisasi. Arsip yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai warkat, yang artinya yaitu setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang. Dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip dikelompokkan berdasarkan sifat dan jenis arsip, dan teknologi informasi sebagai sarana penunjang dapat membantu dalam hal penyimpanan, perawatan, dan pelayanan. Bentuk arsip terdiri dari bentuk kertas atau sering disebut dengan arsip konvensional. Arsip yang tidak tertata dan tidak terawat, dibiarkan menumpuk di gudang atau di pojok ruang, dalam jangka waktu yang lama akan menimbulkan kerusakan arsip. Kondisi yang lembap karena suhu dan kelembapan yang tidak terkontrol akan memicu tumbuhnya jamur,. 6.

ngengat, atau rayap yang akan merusak fisik arsip. Apabila arsip rusak maka secara otomatis isi informasi arsip juga ikut rusak dan tidak terbaca lagi. 2.1.2 Peran Arsip Arsip berperan sebagai penyaji informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Peran penting arsip yaitu sebagai pertimbangan dalam pengambilan. keputusan. guna. mencapai. tujuan. organisasi.. Arsip. mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan juga benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang pengelolaan arsip. Agar arsip berperan secara maksimal perlu dilakukan berbagai usaha. Usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan kearsipan yaitu dengan menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya, berusaha melengkapi peralatan dan sarana yang dibutuhkan dan menyiapkan tenaga kearsipan yang kompeten. Dapat disimpulkan bahwa peran arsip adalah sebagai penyaji informasi dalam membuat keputusan dan merumuskan kebijakan serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan. perencanaan,. pengambilan. penganalisaan,. keputusan,. pembuatan. perumusan laporan,. kebijaksanaan,. pertanggungjawaban,. penilaian, dan pengendalian.. 2.1.3 Fungsi Arsip Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga apabila setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan mengapa perlu penyimpanan arsip yaitu dikarenakan kemungkinan arsip tersebut berfungsi bagi perkembangan suatu organisasi.. 7.

Adapun fungsi dari arsip menurut Muhidin dan Winata (2016,3) beberapa fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan yaitu: 1. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi. Ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan. 2. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proseskegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyusun rencana, dibutuhkan banyak informasi yang mendukung tercapainya tujuan. Informasi itu dapat diperoleh dari arsip. 3. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah disusun, hal-hal yang belum dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip. 4. Sebagai alat pembuktian. Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan tersebut. Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam proses pembuktian. 5. Sebagai memori organisasi. Seluruh kegiatan organisasi, baik berupa transaksi, aktivitas internal, maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip. Informasi terekam ini dapat digunakan oleh organisasi dalam menjalankan kegiatanya pada masa yang akan datang. 6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi. Kegiatan politik dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi. Beragam informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah satunya berasal dari arsip. Fungsi arsip menurut Leidiyana dan Ridwan (2019) yaitu: Arsip mempunyai fungsi yang sangat penting dalam berjalannya sebuah organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan kolektif dalam memutuskan masalah atau dalam memutuskan sebuah kebijakan.. 8.

2.1.4 Jenis-Jenis Arsip Adapun Jenis arsip menurut Sugiarto dan Wahyono (2015,13): 1) Jenis Arsip menurut subyek atau isinya: a. Arsip keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar dan sebagainya. b. Arsip kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya. c. Arsip pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya. d. Arsip pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa dan sebagainya. 2) Jenis Arsip menurut bentuk dan wujudnya ada bermacam-macam arsip yaitu: a. Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel dan sebagainya. b. Gambar, foto, peta c. Compact Disk (CD), DVD d. Pita rekaman e. Mikrofilm f. Disket, dan lain-lain 3) Arsip menurut fungsinya, ada dua jenis arsip, yaitu : a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut: a) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan c) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.. 9.

2.2. Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis merupakan salah satu fungsi penting dalam suatu organisasi/instansi. Dalam melaksanakan fungsi organisasi/instansi terdapat. perencanaan,. pengawasan,. pengarahan,. pengorganisasian,. pelatihan dan kegiatan lainnya. Menurut Barthos (2016,4) bahwa arsip dinamis adalah “arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan arsip negara”. Menurut UU No. 43 Tahun 2009, Pasal 1 ayat 25 tentang kearsipan menyebutkan bahwa “pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip secara efisien, efektif dan lengkap meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. Menurut Barthos (2016,4) arsip dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. 1. Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah. 2. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip. 2.2.1. Penciptaan Arsip Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Penciptaan arsip sebagaimana dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 pasal 31-36 meliputi “kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan arsip berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI”.. 10.

Sebuah arsip yang akan diciptakan tentunya berdasarkan dengan analisis fungsi dan tugas organisasi yang bersangkutan. Berikut adalah penciptaan surat masuk dan surat keluar: 1. Surat Masuk Surat masuk sangat penting untuk membangun informasi dari unit ke unit, jika tidak ada surat masuk maka informasi yang ingin disampaikan tidak akan terlaksana dengan baik. 2. Surat Keluar Jika suatu perusahaan terdapat surat masuk untuk memberikan informasi informasi kepada perusahaan lain, maka surat tersebut akan membutuhkan jawaban yaitu surat keluar. Pengelolaan surat keluar dilakukan di bagian tata usaha atau sekretariat. Dalam hal ini bagian tata usaha yang berhak mengolah, memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditanda tangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.. Menurut Yatimah (2013,122) surat memiliki beberapa fungsi secara umum, fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi, secara khusus, fungsi surat adalah sebagai berikut: 1. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara. Karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirim. 2. Alat pengingat atau berpikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. 3. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi. 4. Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian. 5. Dokumenhistoris (sejarah), misalnya surat-surat perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif. 6. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.. 2.2.2. Penggunaan Arsip Penggunaan arsip ialah proses, menggunakan, pemakaian arsip untuk kepentingan organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah disimpan pada suatu organisasi tertentu, terkadang adanya peminjaman 11.

oleh atasan dan pegawai dalam suatu organisasi ataupun orang di luar organisasi. Arsip yang dipinjam juga harus dicari dan ditemukan dengan cepat, sehingga dalam peminjaman arsip membutuhkan waktu untuk penememuan kembali arsip. Temu kembali arsip merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan digunakan proses penyelenggaraan administrasi disuatu instansi. Temu kembali arsip adalah salah satu hal yang sangat penting dalam tugas bidang. kearsipan.. Arsip-arsip. yang. dibutuhkan. harus. bisa. ditemukembalikan secara cepat, tepat dan benar. Penemuan kembali arsip adalah suatu cara untuk memudahkan menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat dengan cara melihat kode klasifikasi atau sarana bantu lainnya. Menurut Yatimah (2009,209) kecepatan dan ketepatan dalam melakukan proses temu kembali arsip sangat bergantung pada beberapa faktor diantaranya: a. b. c. d.. Kejelasan materi yang diminta Ketepatan klasifikasi yang dipakai Ketepatan dan kemantapan sistem indeks Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai.. Menurut Ibrahim (2013,69) menyatakan bahwa “sistem temu balik informasi merupakan proses yang berhubungan dengan refresentasi, penyimpanan, pencarian dengan pemanggilan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna”. Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali yaitu: 1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna. 2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada. 3. Menggambarkan. isi, hasil dari analisis dengan cara yang. memungkinkan untuk mencocokan permintaan pengguna. 4. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam. bentuk yang dapat mencocokan perintah tersebut dengan database. 5. Mencocokan pernyataan pengguna dengan pangkalan data.. 12.

6. Menemukan kembali informasi yang sesuai dengan permintaan. pengguna. 7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.. Penemuan kembali sebuah arsip menurut Sulistyo-Basuki (2006) dapat mengungkapkan dua sistem yaitu sebagai berikut: a. Secara manual Sistem manual digunakan untuk dokumen atau arsip yang belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup: 1) Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien. Hal ini di karenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam arsipnya. 2) Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masingmasing arsip yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut arsip atau nomor yang digunakan. 3) Pemakaian kartu keluar yang diletakan di tempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu yang menunjukan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. b. Secara pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagasi berikut: 1) Perekam arsip yang dipinjam beserta catatan pengunaanya. 2) Penggunaan barcode untuk melacak arsip 3) Perekam suara elektronik atau arsip yang dapat dilakukan secara terpusat. 4) Penggunaan sensor, perekam dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pengguna. Penggunaan arsip dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa. Sebagaimana dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 pasal 38 bahwa “penggunaan arsip dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip”. Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif. Pimpinan unit pengolah 13.

juga bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik. Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media. Penataan arsip dilakukan agar arsip menjadi teratur dan mudah untuk ditemukan. Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Menurut Darmen dan Rahmah (2013) prosedur penataan arsip adalah: Proses langkah-langkah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan penemuan kembali arsip. Prosedur yang benar dalam penataan arsip di suatu sisi akan memberikan kemudahan didalam pengendalian fisik dan informasi arsip apabila ternyata arsipnya masih diperlukan oleh lembaga pencipta arsip (creating agency). Asas penataan arsip harus sesuai dengan situasi dan kondisi di dalam organisasi. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005,22) ada tiga asas pengorganisasian arsip, yaitu: 1) Asas Sentralisasi Yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan disatu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diprosesakan disimpan disentral arsip. Sistem ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil atau sederhana. Pada asas sentralisasi, semua dokumen disimpan secara terpusat. Berikut beberapa manfaat asas sentralisasi (Rahmawati, 2014, 5758), antara lain: a. Mencegah duplikasi b. Layanan lebih baik c. Adanya keseragaman d. Menghemat waktu e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor f. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu g. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai h. Pelayanan dokumen di bawah satu atap 2) Asas Desentralisasi Pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Bila suatu kantor atau organisasi menganut sistem 14.

pengelolaan secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola arsipnya masing-masing. Dalam sistem ini setiap unit yang ada mempunyai tugas untuk mengatur dan mengelola arsipnya sendiri. Sistem ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif besar. 3) Asas Campuran (Kombinasi) Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip, baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan diperkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi. Didalam penanganan arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. Prakteknya banyak organisasi yang menggunakan sistem pengorganisasian kombinasi ini. Jadi pemilihan sistem kearsipan seperti sistem penataan arsip pada suatu organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut. Sistem penataan arsip hendaknya dilakukan secara teratur, rapi, cermat, dan sistematis yang dapat membantu meringankan beban kerja, demikian pula dengan asas pengorganisasian arsip, sebaiknya menggunakan asas yang paling cocok dengan organisasi.. 2.2.3. Pemeliharaan Arsip Arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip-arsip juga memberikan informasi tentang masa-masa lampau. Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan-serangan dari luar arsip tersebut. Keberadaan arsip membuktikan bahwa organisasi dan seluruh komponen yang ada di organisasi tersebut menjalankan fungsinya sesuai dengan prosedur yang ada. Pemeliharaan arsip dilakukan agar arsip dapat terpelihara kondisinya dan awet. Pemeliharaan arsip adalah usaha. 15.

pengamanan arsip agar terawat degan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Perlu diketahui terlebih dahulu faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya agar dapat memelihara arsip dengan baik. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005, 84): a) Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik. Faktor intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri. Misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dan lain-lain. Faktor ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia. b) Upaya pencegahan kerusakan akibat faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut. Usaha-usaha tersebut antara lain menggunakan yang bermutu tinggi. Sedapat mungkin, gunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem, dan bahan, bahan lain yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastik lebih baik dari pada yang terbuat dari logam, karena plastik anti karat. Menurut Barthos (2009,58) upaya penjagaan arsip agar terhindar dari kerusakan yaitu: 1) Membersihkan ruangan, hendaknya ruangan penyimpanan senantiasa bersih dan teratur, sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu dan bulu ayam, tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu-debu dari satu tempat ke tempat lain. 2) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya, sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi jika ada serangga, rayap dan sejenisnya. 3) Penggunaan racun serangga, setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum, Gaana Benzene Hexachloride. Racun serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot biasa ke arah dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertaskertas arsipnya, karena dapat menyebabkan kerusakan pada kertas.. 16.

Di samping itu kapur barus pun dapat dipergunakan untuk mencegah serangga, letakkanlah kapur barus di rak-rak arsip. 4) Mengawasi serangga anai-anai, untuk menghindari serangan anaianai dapat dipergunakan sodium arsenite. Sodium ini diletakkan di celah-celah lantai. Rak yang terbuat dari kayu hendaknya dioles dengan dieldrin. 5) Larangan makan dan merokok, makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga-serangga dan juga tikus. Demikian pula tidak diperkenankan untuk merokok. 6) Meletakkan arsip, hendaknya arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan dan lain-lain diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desak dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudutsudut kertas terlipat. Lembaran kertas yang terlipat dari bandelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya. Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip tersebut berkarat, karena jika klip tersebut berkarat maka akan dapat merusakkan kertas. 7) Rak penyimpanan arsip, arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam di mana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inchi. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai di bawah rak. 8) Membersihkan arsip, arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip dihinggapi anaianai/rayap dan sejenisnya hendaknya dipisahkan dengan yang lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. 9) Mengeringkan arsip yang basah, arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur di bawah terik sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendelajendela dan pintu dengan lebar. Dapat pula dipergunakan kertas penyerap, taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut. Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah ke ruang yang lain juga dan keringkanlah. 10) Arsip-arsip yang tidak terpakai, untuk arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin sehingga tidak bertaburan di sana sini. Susunannya sama seperti ketika arsip itu masih dipergunakan.. 17.

11) Arsip-arsip yang rusak/sobek, apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini justru dapat merusak kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji. Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip tersebut ke Arsip Nasional Republik Indonesia untuk diperbaiki. 2.2.4. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip merupakan kegiatan untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta dan yang sudah tidak memiliki nilai guna bagi suatu organisasi atau instansi. Penyusutan ditujukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan atau retensi nya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh JRA (Jadwal Retensi Arsip) yang disusun berdasarkan ketentuan perundangan yang berlaku. Menurut Barthos (2013, 101), penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintah masing-masing 2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku 3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005,108) tahapan penyusutan arsip ada enam yaitu sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) 5) 6). Penilaian arsip Pemindahan arsip Jadwal retensi arsip Penyerahan arsip Pemusnahan arsip Pemindahan arsip ke dalam media microfilm. Arsip berperan sebagai penyaji informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Peran penting arsip yaitu sebagai pertimbangan dalam pengambilan. keputusan. guna. mencapai. tujuan. organisasi.. Arsip. mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi. 18.

pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan juga benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang pengelolaan arsip. Agar arsip berperan secara maksimal perlu dilakukan berbagai usaha. Usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan kearsipan yaitu dengan menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya, berusaha melengkapi peralatan dan sarana yang dibutuhkan dan menyiapkan tenaga kearsipan yang kompeten. Dapat disimpulkan bahwa peran arsip adalah sebagai penyaji informasi dalam membuat keputusan dan merumuskan kebijakan serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan. perencanaan,. pengambilan. penganalisaan,. keputusan,. pembuatan. perumusan laporan,. kebijaksanaan,. pertanggungjawaban,. penilaian, dan pengendalian. Kemudian, pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di dalam arsip, pemusnahan arsip dilakukan supaya arsip tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Pemusnahan arsip dilakukan oleh petugas dan harus disaksikan oleh dua pejabat bidang pengawas dan bidang hukum. Arsip dimusnahkan dengan menggunakan berita acara pemusnahan. Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu: 1) Pembakaran. Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah tetapi pemusnahan arsip dengna cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya jika pembakaran dalam jumlah yang banyak. Oleh karena itu pemusnahan dengan pembakaran dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran arsip harus dilaksanakan dengan sempurna, artinya perlu dicek apakah kertas sudah terbakar secara sempurna (sudah jadi abu).. 19.

2) Pencacahan. Arsip yang sudah dicacah berwujud potonganpotongan kertas yang sama tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahan dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsip pun yang dibuang di tempat sampah masih berwujud lembaran yang dapat dikenal identitasnya. 3) Penghancuran. Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini sedikit berbahaya karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai jika percikannya mengenai badan. Dengan demikian, apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu misalnya disuatu ruang atau bak maka tidak perlu ditunggu sebab arsip pasti akan hancur dengan sendirinya.. 2.3. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengelolaan Arsip a. Ruang Penyimpanan Arsip Ruangan penyimpanan arsip hendaknya selalu dalam keadaan kering dan bersih agar arsip dapat aman dari berbagai kerusakan. Pengamanan (konservasi) dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah terjadi kerusakan (restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan. pengaturan. temperatur,. kelembaban. udara,. polusi,. penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan dan fumigasi. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya diatur dan dibangun sebaik mungkin sehingga mendukung keawetan arsip. Lokasi ruangan penyimpanan hendaknya luas, sehingga cukup untuk penyimpanan arsip.. 20.

Menurut Suparjati, dkk (2004,32) mengatakan bahwa Ruang penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari keramaian aktifitas kantor lain dan tidak dilalui oleh saluran air. Ruang penyimpanan perlu dilengkapi dengan Air Conditioner (AC) dan penerangan serta kebersihan ruangan harus selalu dijaga. b. Fasilitas Pengelolaan Arsip Pengelolaan arsip yang baik di dalam suatu organisasi ataupun kantor tentunya didukung oleh faktor penggunaan fasilitas pengelolaan arsip yaitu peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip. Peralatan dan. perlengkapan. penyimpanan. arsip. yang. digunakan. harus. disesuaikan dengan sistem penyimpanan arsip yang berlaku. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015,77-78) perlengkapan yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip dibagi menjadi tiga jenis penyimpanan: a. Alat penyimpanan tegak (vertical file) Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini disebut dengan almari arsip (filling cabinet). b. Alat penyimpanan menyamping (lateral file). c. Alat penyimpanan berat (powr file) Hal yang perlu juga diperhatikan selain peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip yaitu pemilihan peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip. Hal yang juga patut dipertimbangkan dalam memilih peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip, yaitu: 1. Jenis dokumen yang akan disimpan. 2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. 3. Kebutuhan ruangan. 4. Pertimbangan keamanan. 5. Biaya peralatan. 6. Biaya operasional penyimpanan. 7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.. 21.

c. Petugas Arsip Petugas arsip merupakan petugas yang mengurus segala sesuatu tentang arsip. Petugas arsip dalam suatu organisasi atau kantor disebut juga sebagai arsiparis. Menurut The Liang Gie (2009,150) mengemukakan bahwa untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurangkurangnya empat syarat yaitu: 1) Ketelitian 2) Kecerdasan 3) Kecekatan 4) Kerapian. 22.

BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN 3.1 Sejarah Ringkas PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan. Gambar 3.1 Gedung PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4 Nopember 1961 dengan sebutan BPSU. Sesuai dengan ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara maka pada tahun 1962 bentuk usaha dirubah menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dengan modal dasar pada saat itu sebesar Rp.100 Juta dengan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se-Sumatera Utara. Pada tahun 1999, bentuk hukum BPDSU dirubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara atau disingkat PT. Bank Sumut yang berkedudukan dan berkantor pusat di Medan, Jalan Imam Bonjol No. 18 Medan. Modal dasar pada saat itu menjadi Rp. 400 Milyar yang selanjutnya dengan pertimbangan kebutuhan proyeksi pertumbuhan Bank, di tahun yang sama modal dasar kembali ditingkatkan menjadi Rp. 500 Milyar. Laju pertumbuhan Bank Sumut kian menunjukkan perkembangan yang sangat signifikan diliat dari kinerja dan prestasi yang di peroleh dari. 23.

tahun ke tahun, tercatat total asset Bank Sumut mencapai 10,75 Trilyun pada taun 2009 dan menjadi 12,76 Trilyun pada tahun 2010. Didukung semangat menjadi Bank Profesional dan tangguh menghadapi persaingan dengan digalakkanya program to be the best yang sejalan dengan road map BPD Regional Champion 2014, tentunya dengan konsekuensi harus memperkuat permodalan yang tidak lagi mengandalkan peryertaan saham dari pemerintah daerah, melainkan juga membuka akses permodalan lai seperti penerbitan obligasi, untuk itu modal dasar Bank Sumut kembali ditingkatkan dari Rp. 1 Trilyun pada tahun 2008 menjadi Rp. 2 Trilyun pada tahun 2011 dengan total asset meningkat menjadi 18,95 Trilyun.. 3.1.1 Makna Logo PT. Bank SUMUT. Gambar 3.2 Transformasi Logo Bank Sumut. Gambar 3.3 Logo PT. Bank Sumut Bentuk Logo menggambarkan dua elemen dalam bentuk huruf “U” yang saling berkait bersinergi membentuk huruf “S” yang merupakan kata awal “SUMUT”. Sebuah penggambaran bentuk kerjasama yang sangat erat. antara. Bank. SUMUT. dengan. sebagaimana visi Bank SUMUT.. 24. masyarakat. Sumatera. Utara.

Warna oranye sebagai simbol suatu hasrat untuk terus maju yang dilakukan dengan energik yang dipadu dengan warna biru yang sportif dan profesional sebagaimana misi Bank Warna Putih sebagai ungkapan ketulusan hati untuk melayani sebagaimana statement Bank SUMUT. Jenis huruf “Palatino Linotype-bold” sederhana dan mudah dibaca. Penulisan Bank dengan huruf kecil dan SUMUT dengan huruf kapital guna lebih mengedepankan Sumatera Utara, sebagai gambaran keinginan dan dukungan untuk membangun dan membesarkan Sumatera Utara. Tagline atau moto Bank SUMUT adalah “Memberikan Pelayanan TERBAIK” merupakan akronim dari Terpercaya, Enerjik, Ramah, Bersahabat, Aman, Integritas Tinggi, dan Komitmen.. 3.1.2 Fungsi dan Tujuan PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan Fungsi PT. Bank SUMUT Fungsi dari pendirian PT. Bank SUMUT adalah sebagai alat kelengkapan otonomi daerah dibidang perbankan, PT. Bank SUMUT berfungsi sebagai penggerak dan pendorong laju pembangunan di daerah, bertindak sebagai pemegang kas daerah yang melaksanakan penyimpanan uang daerah, serta sebagai salah satu sumber pendapatan asli daerah dengan melakukan kegiatan usaha sebagai Bank umum pada UndangUndang Nomor 7 Tahun 1992 tentang Perbankan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998. Tujuan PT. Bank SUMUT 1. Menghasilkan Laba. 2. Meningkatkan pertumbuhan dikuasai daerah di berbagai bidang. 3. Meningkatkan taraf hidup rakyat. 4. Memenuhi fungsi sosial dengan penyediaan lapangan pekerjaan bagi masyarakat. 5. Menyediakan produk dan layanan jasa yang kompetitif.. 25.

3.1.3 Struktur Organisasi PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan Struktur Organisasi PT. Bank SUMUT: a. Keputusan tertinggi di dalam struktur organisasi berada pada RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) b. Dewan Komisaris merumuskan kebijaksanaan pengelolaan bank serta mengawasi pelaksanannya. c. Direksi bertugas untuk menjalankan opersional perbankan dengan berpedoman pada ketetapan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) yang telah dirumuskan oleh Dewan Komisaris. d. Untuk menjalankan kegiatan pada unit-unit operasional, Direksi mengangkat pemimpin cabang sebagai penanggung jawab unit operasional. PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan memiliki 15 Divisi yaitu : 1. Divisi Pengawasan. Divisi Pengawasan berfungsi: -. Menyelamatkan dan mengamankan harta bank. -. Mengawasi dan membina seluruh unit kerja bank untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.. 2. Divisi Sumber Daya Manusia. Divisi Sumber Daya Manusia berfungsi: -. Menyediakan. kebutuhan. Sumber. Daya. Manusia. untuk. kelangsungan operasional bank -. Menciptakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia bank yang professional.. 3. Divisi Kepatuhan. Divisi Kepatuhan berfungsi: -. Menata setiap kebijakan dan ketentuan bank agar tidak bertentangan dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.. -. Memantau,. mengkaji. ulang,. mengevaluasi. dan. member. rekomendasi serta menyampaikan laporan/komposisi risiko secara berkala.. 26.

4. Divisi Manajemen Risiko 5. Divisi Sentra Operasional 6. Divisi Umum. Divisi Umum berfungsi: -. Memenuhi kebutuhan dan memelihara sarana dan prasarana kerja bank.. 7. Divisi Teknologi Informasi. Divisi Teknologi Informasi berfungsi: -. Memelihara dan mengembangkan program teknologi system informasi.. 8. Divisi Keuangan & Perencanaan. Divisi Keuangan & Perencanaan berfungsi: -. Merumuskan sistem administrasi keuangan bank yang handal. 9. Divisi Treasury. Divisi Treasury berfungsi: -. Mengelola sumber dana bank untuk mendapatkan hasil yang optimal.. -. Mengevaluasi sasaran di bidang sumber dana.. -. Memperluas pangsa pasar produk dan jasa.. 10. Divisi Dana & Jasa 11. Divisi Risiko Kredit 12. Divisi Kredit. Divisi kredit berfungsi: -. Mengevaluasi sasaran di bidang perkreditan.. -. Mereview skim kredit yang ada untuk meraih potensi pasar.. -. Memperluas pangsa pasar kredit.. 13. Divisi Ritel 14. Divisi Penyelamatan Kredit. Divisi Penyelamatan Kredit berfungsi: -. Mengelola penyelesaian kredit bermasalah.. 27.

15. Divisi Usaha Syariah. Divisi Usaha Syariah berfungsi: -. Mengelola dan mengembangkan usaha bank berdasarkan prinsip syariah.. -. Membina dan mengawasi unit-unit operasional dibawahnya.. Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan 3.1.4 Visi dan Misi PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan Visi “Menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat”. Misi “Mengelola dana pemerintah dan masyarakat secara professional yang didasarkan pada prinsip-prinsip compliance.. 28.

3.2. Pengelolaan Arsip Dinamis pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan Berdasarkan. SOP. (Standar. Operasional. Prosedur). mengenai. pengelolaan dokumen/arsip aktif yang digunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dilaksanakan secara Desentralisasi di masing-masing Unit Pengolahan. Tujuan pengelolaan dokumen/arsip aktif: a) Ketepatan dan kecepatan dalam penemuan kembali dokumen/arsip. b) Tercapainya keamanan baik fisik maupun informasi. c) Memudahkan dalam penyusutan dokumen/arsip. Pengelolaan dokumen/arsip inaktif yang di gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dilaksanakan secara terpusat pada masing-masing Pusat Dokumen/Arsip. Tujuan pengelolaan dokumen/arsip inaktif: a) Terwujudnya informasi dan tertata dalam series dokumen/arsip mudah ditemukan ketika diperlukan. b) Tercapainya keamanan fisik dan informasi dokumen/arsip perusahaan. c) Mengurangi jumlah dokumen/arsip di ruang kerja. Pengelolaan dokumen/arsip dilakukan dengan menggunakan Asas Desentralisasi yang dilaksanakan masing-masing Unit Pengolahan baik dalam hal pemeliharaan maupun dalam hal penyimpanan.. 29.

Gambar 3.5 Flowchart Pengelolaan Arsip (Sumber: Bank SUMUT, 2019). 30.

3.2.1. Penciptaan Arsip Penciptaan arsip merupakan proses awal terciptanya arsip dalam suatu instansi. Dalam penciptaan arsip dilakukan dengan dua cara, yaitu penciptaan arsip arsip yang dibuat secara internal dan penciptaan arsip yang diterima dari pihak luar. Untuk proses penciptaan arsip seperti dijelaskan oleh informan berikut: “Pertama, jika ada surat masuk diterima oleh staff administrasi kemudian diverifikasi dan diagendakan terlebih dahulu pada buku agenda kemudian dilampirkan disposisi pada surat tersebut dan diparaf oleh sekretaris unit pengolahan. Penciptaan arsip juga ada yang berasal dari instansi tidak hanya dari pihak luar saja”. Peranan SOP mengenai asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan untuk surat masuk dan surat keluar adalah gabungan dari Asas Sentralisasi dan Asas Desentralisasi. Sentralisasi dalam hal penerimaan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat serta desentralisasi dalam hal penomoran surat keluar baik ekstern maupun intern yang dilakukan oleh masing-masing divisi kecuali untuk produk ketentuan intern dilakukan oleh Sekretariat Direksi (sentral). Tujuan pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan: 1. Menyampaikan informasi (surat) secara cepat, tepat dan aman ke tempat tujuan alamat surat. 2. Adanya efisiensi. Peranan SOP mengenai prosedur pengurusan surat masuk: 1. Di Unit Kearsipan a. Penerimaan Surat, meliputi: • Memeriksa kebenaran alamat surat. • Memilah/menyortir surat antara surat dinas, surat pribadi maupun surat yang salah alamat, terhadap surat pribadi diteruskan kepada tujuan tanpa dicatat dan terhadap surat yang salah alamat dikembalikan.. 31.

• Menggolongkan surat antara surat tertutup (rahasia) dan surat terbuka yang akan ditujukan ke Unit Pengolahan. • Membuka amplop untuk surat terbuka yang ditujukan kepada Unit Pengolahan. • Memeriksa kelengkapan dan keutuhan surat serta membuat catatan pada balik surat dengan pensil, apabila terdapat kekurangan surat. • Membubuhkan stempel waktu penerimaan surat pada: - Amplop untuk surat tertutup. - Halaman belakang untuk surat terbuka. • Membaca keseluruhan isi surat terbuka untuk menentukan Unit Pengolahan. b. Pengendalian Surat, meliputi: • Mencatat surat terbuka atau yang tertutup/rahasia pada buku agenda sesuai kolom isian. • Menyampaikan surat yang telah dicatat kepada Unit Pengolahan atau kepada pimpinan beserta buku agenda yang sekaligus berfungsi sebagai buku ekspedisi. • Menerima kembali buku agenda yang telah diparaf oleh unit pengolahan sebagai bukti bahwa surat sudah diterima. 2. Di Unit Pengolahan a. Sekretaris yang ditunjuk sebagai pengelola kearsipan di Unit Pengolahan. • Menerima surat dari Unit Kearsipan atau unit kerja lain untuk surat intern beserta buku agenda. • Memeriksa. kelengkapan. surat. dan. kebenaran. Unit. Pengolahan yang dituju. • Membubuhkan paraf tanda terima pada buku agenda. • Menyerahkan buku agenda yang telah diparaf kepada Unit Kearsipan atau unit kerja lain yang mengirim surat intern.. 32.

• Menyerahkan surat beserta lembar disposisi rangkap 2 kepada Pimpinan Pengolah b. Pelaksana Pengolahan. • Menerima surat dan lembar disposisi rangkap 2. • Memberi paraf lembar disposisi dan menyerahkan lembar disposisi kepada Sekretaris Unit Pengolahan. • Memproses surat sesuai disposisi pimpinan.. Peranan SOP mengenai prosedur pengurusan surat keluar: 1. Di Unit Kearsipan a. Menerima surat yang akan dikirim setelah diberi nomor surat. • Kantor Pusat oleh Sekretariat Direksi. • Cabang Utama oleh Seksi Umum, Bagian Operasional. • Kantor Cabang/Cabang Syariah/Cabang Pembantu oleh Seksi Operasional. • Kantor Kas oleh Wakil Kepala Kantor Kas. b. Menerima surat yang selanjutnya membubuhkan paraf pada buku agenda untuk disampaikan kembali kepada unit pengolahan. c. Mengirimkan surat keluar ke alamat yang dituju. 2. Di Unit Pengolahan a. Surat yang merupakan jawaban atau tindak lanjut atau karena adanya fungsi dari instansi di konsep oleh pelaksana pengolah. b. Unit Pengolahan mencatat pada Buku Agenda dan pemberian nomor oleh masing-masing divisi, kecuali surat produk hukum intern. c. Surat beserta buku agenda disampaikan ke unit kearsipan untuk diparaf. d. Surat pertinggal dan buku agenda yang telah diparaf oleh Unit disampaikan kembali ke Unit Pengolahan.. 33.

e. Konsep surat dan pertinggal diserahkan kepada pelaksana Unit Pengolahan untuk disimpan. Sarana Pengurusan Surat, meliputi: a. Surat Masuk Ekstern dan Intern dengan buku agenda Pengisian buku agenda surat masuk terdiri dari Nomor Urut, Tanggal Penerimaan, Pengirim, No. dan Tanggal, Isi Ringkas, Kepada/Tujuan Surat, Catatan/Paraf. Tabel 3.1 Tabel Buku Agenda/Ekspedisi Surat Masuk. Sumber: PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan (2019). b. Surat Keluar Ekstern dan Intern dengan Buku Agenda Pengisian buku agenda surat keluar terdiri dari Nomor, Tanggal Kirim, Tanggal Surat, Nomor Surat, Isi Ringkas, Kepada/Tujuan Surat, Tembusan, Paraf. Tabel 3.2 Tabel Buku Agenda/Ekspedisi Surat Keluar. Sumber: PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan (2019). 34.

Analisa terhadap peranan SOP dalam pengurusan surat-surat hanya untuk melihat apakah sistem yang berjalan saat ini dapat mempermudah pekerjaan dalam mendokumentasikan, ataupun mencari tentang surat-surat tersebut. Sistem pengorganisasian surat-menyurat yang berjalan saat ini pada PT. Bank SUMUT telah terorganisasi dengan baik. Namun, masih terdapat celah yang sangat membuat pusing petugas ketika harus mencari sebuah surat yang tanggal surat tersebut pada tahun sebelumnya. Hal ini tentu saja membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk mendapatkan surat tersebut. 3.2.2. Penggunaan Arsip Penggunaan arsip diperlukan untuk keperluan tertentu sesuai maksud dan tujuan ataupun sesuai isi surat yang digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dalam menjalankan pekerjaan pada suatu instansi. Berikut penjelasan yang bersumber dari informan: “Pengguna arsip ataupun yang boleh meminjam di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan ini dikhususkan hanya untuk pegawainya saja. Setelah pengguna selesai meminjam dokumen/arsip yang mereka pinjam kemudian arsip tersebut ditindak lanjuti atau diproses kemudian disimpan pada tempat penyimpanan yang sudah disediakan ataupun juga ditata di boks file yang sudah dilengkapi dengan folder dan guidenya”. Peranan SOP mengenai sistem penataan dokumen/arsip yang digunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan: 1. Penataan dokumen/arsip aktif dan inaktif yang bersifat korespondensi. menggunakan sistem subyek dengan mempergunakan klasifikasi dokumen/arsip sebagai dasar penataan. 2. Untuk dokumen/arsip pegawai menggunakan sistem numerik dari. nama-nama karyawan yang di urut berdasarkan nomor pokok pegawai (NPP). File nasabah menggunakan sistem alfabetis dari nama-nama nasabah yang di urut secara abjad. Serie naskah dinas menggunakan sistem numerik dari nomor-nomor surat yang disusun secara urut.. 35.

Peranan SOP mengenai prosedur dalam penataan dokumen/arsip aktif dilakukan dengan cara pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan tunjuk silang, penyortiran, pelabelan dan penyimpanan dokumen/arsip. Prosedur penataan dokumen/arsip inaktif penemuan kembali dokumen/arsip dan peminjaman dokumen/arsip aktif dan inaktif juga di atur didalam SOP. Menurut penjelasan informan mengenai tahap penyimpanan arsip: “Tahap penyimpanan arsip di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan arsip-arsipnya disusun berdasarkan subjek yang ada di instansi tersebut. Dalam penyimpanan arsip di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dilaksanakan secara Desentralisasi, di masing-masing unit pengolahan”. Pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dalam penyimpanan dokumennya disimpan berdasarkan kode klasifikasi yang terdiri dari gabungan huruf dan angka (alpha-numeric) untuk mempermudah dalam penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dalam penyimpanannya arsip disusun berdasarkan subjek dengan menggunakan klasifikasi dokumen/arsip dan untuk arsip kepegawaian disusun menggunakan sistem numerik dari nama-nama karyawan yang diurutkan berdasarkan nomor pokok pegawai. Arsip yang disimpan memiliki tujuan yaitu melindungi dokumen penting dari resiko kehilangan agar ketika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan segera. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah dalam penemuan kembali arsip. Berikut penjelasan yang diperoleh dari informan mengenai sistem temu kembali arsip: “Pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan pencarian data arsip melalui database SIPA (Sistem Informasi Pusat Arsip). SIPA adalah pengelolaan arsip yang tidak terbatas pada pengelolaan fisik dan prosedural, melainkan juga menyangkut pengelolaan intelektual dan informasi dalam arsip dengan melibatkan teknologi komputer. Sampai saat ini tahap penemuan kembali pada PT. Bank SUMUT. 36.

Kantor Pusat Medan masih menggunakan database SIPA tersebut dengan cara cukup mengentri data yang ingin dicari pada kolom pencarian data arsip, apabila data yang dicari sudah dientri dalam database maka data tersebut akan muncul pada tampilan desktop”. Menu Utama yang terdapat pada SIPA yaitu: 1. Pemindahan, fungsinya adalah untuk mencatat penerimaan dokumen/arsip yang diterima dari kantor pusat atau cabang utama. 2. Berita Acara Pemindahan, fungsinya untuk membuat berita acara pemindahan dokumen/arsip inaktif. 3. Upload DPD/A (Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip), fungsinya untuk mengupload file excel DPD/A inaktif yang diserahkan unit pengolahan ke database SIPA. 4. Entry Data, fungsinya untuk mengentry dengan manual dokumen/arsip yang diterima dari kantor pusat atau cabang utama. 5. Pencarian,. fungsinya. untuk. melakukan. pencarian. data. dokumen/arsip inaktif berdasarkan criteria tertentu. 6. Daftar Usul Musnah, fungsinya untuk membuat DPD/A usul musnah yang akan diberikan ke masing-masing unit pengolahan untuk dilakukan penilaian. 7. Berita Acara Pemusnahan, fungsinya untuk membuat berita acara pemusnahan dokumen/arsip. 8. Penyerahan, fungsinya untuk membuat DPD/A statis yang akan diserahkan ke lembaga arsip daerah atau Arsip Nasional Republik Indonesia. 9. Berita Acara Penyerahan, fungsinya untuk membuat berita acara penyerahan dokumen/arsip statis. 10. Laporan, fungsinya untuk mencetak laporan rekapitulasi SIPA 11. Kode Pokok Masalah, fungsinya untuk mengisi data pokok masalah.. 37.

12. Kode Klasifikasi, fungsinya untuk mengisi data klasifikasi sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan dokumen/arsip PT. Bank SUMUT. 13. Lokasi Penyimpanan, fungsinya untuk mengisi data kode lokasi penyimpanan yang ada di pusat arsip. 14. Pemakai, fungsinya untuk membuat user name dan password operator yang berhak memakai SIPA.. Gambar 3.6 Tampilan SIPA (Sistem Informasi Pusat Arsip). Gambar 3.7 Flowchart SIPA (Sistem Informasi Pusat Arsip). (Sumber: Bank SUMUT, 2019). 38.

3.2.3. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan. arsip. sangat. perlu. dilaksanakan. agar. dapat. menghindari terjadinya kerusakan pada data ataupun informasi yang penting bagi suatu instansi. Jika pemeliharaan tidak dilakukan dengan baik maka akan merugikan instansi untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Menurut penjelasan informan mengenai pemeliharaan arsip: “Pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan mempunyai ruangan yang menggunakan filter untuk menyaring udara. Ruangan arsip yang terpisah dari ruang kerja lainnya yang berguna untuk keamanan dan efisiensi kerja suhu dan kelembaban udara yang selalu terjaga karena dilengkapi dengan alat pendingin. Kebersihan ruangan arsip selalu terjaga dari berbagai sumber kerusakan yang bersifat biologis, kimiawi, maupun fisik”. Cara penyimpanan yang sempurna berpengaruh terhadap keawetan dokumen/arsip. Oleh karena itu dokumen/arsip harus ditata secara sempurna. Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai pedoman penyimpanan dokumen/arsip di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan, antara lain: a. Dokumen/Arsip. tidak. boleh. secara. langsung. terkena. sinar. matahari/lampu, sebab akan mengakibatkan kertas menjadi kering dan getas/rapuh yang menjadi kertas mudah sobek. b. Tempat penyimpanan (rak/lemari dokumen) diusahakan terbuat dari metal, hindari rak/lemari yang terbuat dari kayu karena akan mudah dimakan rayap. c. Kapasitas. tempat. penyimpanan. haru. sesuai. dengan. jumlah. dokumen/arsip ke dalam boks, jangan terlalu ketat ataupun longgar. Penyimpanan yang terlalu ketat akan mengakibatkan sulit untuk mengambil/menempatkan kembali dan dapat mempercepat kerusakan. Sedangkan apabila terlalu longgar, dokumen/arsip akan melengkung yang juga dapat mengakibatkan kerusakan. d. Dokumen/Arsip dan lampirannya dijaga jangan sampai terlipat.. 39.

e. Lampiran-lampiran harus disatukan, jangan terlepas ataupun terpisah dan hindarkan penggunaan paper clip, staples, binder yang dapat menyebabkan timbulnya karat. Upaya untuk mencegah faktor-faktor penyebab kerusakan arsip adalah sebagai berikut: a. Faktor Biologis termasuk faktor biologis antara lain jamur dan serangga. 1) Jamur Jamur akan merusakkan cellulose dalam kertas, perekat dan melengketkan antara kertas yang satu dengan yang lainnya. Usaha mencegah timbulnya jamur yaitu dengan cara menjaga kebersihan, suhu dan kelembaban ruangan pada tingkat yang ideal. 2) Serangga Untuk mencegah timbulnya serangga, hal-hal yang perlu dilakukan adalah: a) Menjaga. kebersihan. ruangan/tempat. penyimpanan. dokumen/arsip. b) Sebelum dokumen/arsip disimpan khususnya dokumen/arsip lama yang akan disimpan di Pusat Arsip, dokumen/arsip perlu difumigasikan terlebih dahulu. Untuk selanjutnya setidaktidaknya 6 bulan sekali dokumen/arsip yang telah disimpan difumigasi kembali. c) Harus sering diadakan pengontrolan ruangan, bahan-bahan atau peralatan yang ada maupun dokumen/arsipnya b. Bahaya Api Untuk menjaga kemungkinan terjadinya kebakaran: 1) Di. dalam. ruangan. penyimpanan. dokumen/arsip. tidak. diperkenankan merokok atau membawa barang-barang yang mudah terbakar. 2) Pada setiap ruangan disediakan alat pemadam api.. 40.

Pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dalam melakukan kegiatan kearsipan perlu adanya peralatan serta perlengkapan dalam mengelola arsip, maka dengan adanya fasilitas yang memadai penataan arsip akan lebih tertata dengan rapi dan memudahkan arsiparis dalam mencari arsip yang akan digunakan. PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dalam hal pengelolaan arsip sudah sangat memadai, terutama pada peralatan dan juga perlengkapan dalam melakukan kegiatan kearsipan. Peralatan pengelolaan arsip yang terdapat pada Bank Sumut Kantor Pusat Medan yaitu: 1. Label Label merupakan alat yang digunakan untuk memberi judul pada setiap boks arsip yang terdapat di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan. Label di instansi ini terdiri dari: -. No. Lemari. -. No. Rak. -. No. Box. -. No. Folder. Gambar 3.8 Label. 41.

2. Rak Rak Arsip yang terdapat pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan digunakan untuk menyimpan boks arsip yang disusun berdasarkan subjeknya.. Gambar 3.9 Rak Arsip 3. Boks Boks adalah tempat penyimpanan arsip dalam bentuk kertas yang diletakkan yang diletakkan dalam rak arsip dan diberi label.. Gambar 3.10 Boks Arsip 4. Folder Folder merupakan tempat untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file.. 42.

Gambar 3.11 Folder Arsip 5. Stiker Folder Stiker merupakan bagian dari peralatan kearsipan yang ada di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan yang kegunaannya adalah untuk memberikan kode klasifikasi dokumen/arsip menggunakan kode gabungan huruf dan angka (alpha-numeric).. Gambar 3.12 Stiker Folder (nomor klasifikasi arsip). 43.

6. Roll O’pack Roll O’Pack yang terdapat di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan yang digunakan untuk menyimpan dokumen dengan kapasitas besar.. Gambar 3.13 Roll O’Pack Untuk pengamanan arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dapat diketahui melalui wawancara dengan informan berikut ini: “Dilakukan dengan cara menyimpan arsip pada tempat penyimpanan yang khusus (sejenis brankas), dibuatkan duplikat dengan cara membuat back up data dan dokumen asli yang berbentuk kertas disimpan pada tempat khusus di records center, membatasi orang yang dapat mengakses dan menggunakan dokumen/arsip tersebut, serta usahakan tempat penyimpanan dokumen/arsip selalu terkunci”. 3.2.4. Penyusutan Arsip Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah. bertumpuknya. arsip. yang. sudah. tidak. berguna. lagi.. Dokumen/arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap dokumen/arsip yang mempunyai nilai guna. Menurut informasi dari informan mengenai penyusutan arsip: “PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dalam melakukan penyusutan arsip menggunakan asas sentralisasi, dalam hal. 44.

penyerahan yang dilakukan sepenuhnya oleh Sekretariat Direksi, dan asas desentralisasi dalam pemindahan atau penyusutan dokumen/arsip dari unit pengolahan ke unit kearsipan. Pemindahan dokumen/arsip dilakukan dari unit pengolahan ke unit kearsipan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip) setelah retensinya menjadi inaktif, dengan prosedur pemindahan arsip yang telah diatur. Untuk dokumen/arsip yang memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan prosedur penyerahan. Kriteria arsip statis yang akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia dapat berupa arsip permanen instansi yang tidak dipergunakan secara langsung oleh PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan yang perlu diselamatkan untuk kepentingan nasional, yang terlebih dahulu harus melalui proses penyeleksian dan penilaian”. Pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi dikenali baik isi maupun bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan arsip caranya yaitu: a. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan. b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai guna. c. Membuat berita acara pemusnahan arsip. d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip. Asas pemusnahan arsip yang digunakan oleh PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan adalah asas sentralisasi, dimana pemusnahan yang dilakukan sepenuhnya oleh Sekretariat Direksi. Pemusnahan dilakukan oleh unit kearsipan. Setiap perusahaan dapat melaksanakan pemusnahan arsip yang: a. Telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi. b. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan. 45.

c. Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional. d. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang. e. Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses (Pasal 10 Peraturan Pemerintah RI Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan). 46.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Penciptaan arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan terdiri dari penerimaan surat masuk oleh bidang operasional, selanjutnya surat diteliti kemudian dicatat ke dalam buku agenda yang telah diparaf oleh unit pengolahan sebagai bukti bahwa surat telah diterima. 2. Penggunaan arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dalam hal penemuan kembali mereka menggunakan database yang bernama SIPA (Sistem Informasi Pusat Arsip) yang sangat memudahkan dalam penemuan kembali arsip. 3. Pemeliharaan arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dilakukan dengan cara meletakkan arsip pada arsip, boks arsip serta roll o’pack dan pemberian kapur barus pada rak arsip agar tidak bau apek dan menjaga kelembapan, pencahayaan dan kebersihan ruang arsip. 4. Penyusutan arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan dilakukan secara periodik dan terjadwal atas persetujuan pimpinan unit kearsipan, dilaksanakan oleh tim khusus dan dilihat oleh beberapa saksi yang telah ditentukan, serta menurut prosedur dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh SOP (Standar Operasional Prosedur).. 47.