KATA PENGATAR
Puji dan syukur penyusun panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kekuatan, kesehatan, dan kenikmatan yang tak terhingga sehingga penyusun dapat menyelesaikan Laporan Pemeliharaan dan Perawatan arsip.
pihak, baik berupa moril maupun materil. Oleh Karena itu, penyusun mengucapkan terima kasih kepada :
Kedua orang tua, yang telah memberikan doa, dukungan dan bantuannya baik secara moril maupun materil serta seluruh keluarga yang telah memberikan semangat dan motivasi. Guru mata pelajaran produktif yang telah memberikan semangat dan motivasi. Seluruh sahabat dan rekan-rekan Jurusan Administrasi Perkantoran SMK PELITA Bandung. Semua pihak yang sudah memberikan semangat, perhatian, dan bantuan yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Penyusun menyadari banyak sekali kekurangan dalam penyusunan Laporan Pemeliharaan dan Perawatan arsip ini. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat penyusun harapkan.
Akhir kata, penyusun berharap semoga laporan Pemeliharaan dan Perawatan arsip ini dapat bermanfaat bagi penyusun khususnya dan umumnya bagi semua pihak yang terinspirasi dengan Laporan ini.
Bandung,Septembar 2014
A. Pendahuluan
Pemeliharaan merupakan salah satu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakandan hlangnya arsip. Perawatan merupakan kegiatan memperhatikan kondisi arsip agar tetep baik mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya teteap terpelihara.
Tujuan pemeliharaan dan perawatan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur perusak arsip. Faktor faktor yang dapat menjadi penyebab kerusakan arsip antara lain:
1. Faktor biologis, seperti jamur, serangga, dan binatang pengerat 2. Faktor fisis seperti, cahaya, panasmatahari, dan air
3. Faktor kimiawi seperti pengaruh tinta tulisan dan keasaman kertas 4. Factor lingkungan seperti manusia, bancana alam, banjir dan kebakaran
B. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip meliputi pemeliharaan lingkungan, pemeliharaan bentuk-bentuk arsip, fumigasai.
1. Pemeliharaan lingkungan
Faktor faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan antara lain sebagai berikut:
a. Petugas arsip
Petugas arsip harus memiliki sikap dan prilaku: 1. Jujur dan dapat menyimpan rahasia.
2. Disiplin.
3. Terampil dan cekatan. 4. Terdidik dan terlatih. 5. Rapih dan bersih.
b. Depo arsip (tempat penyimpanan arsip)
Depo arsip harus memnuhi syarat-syarat sebagai berikut.
2. Bangunan yang dijadikan depo arsip harus menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah merusak di makan rayap, terbakar dan dingding atau lantai tidak lembab.
3. Lokasi bngunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dn bencanan alam lainya.
4. Temperature suhu dan kelembaban harus di seseuaikan dengan kebutuhan penyimpanan, untuk itu di perlukan AC di lengkapi dengan alat pemadan kebakaran.
c. Peralatan
Peralatan kearsipan yang diperlukan antara lain; rak, filing cabinet, dan lemari gambar. Usahakan agar semua peralatan tersebut berkualitas baik da memenuhi standarisasi yang telah di tentukan.
2. Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik. a. Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio).
Pemeliharaan terhadap arsip rekaman suara meliputi kegiatan- kegiatan : 1. Menjaga kebersihan lingkungan dan fisik arsip rekaman suara secara
teratur.
2. Membuat duplikasi copy dari master copy, sesuai media yang standar agar master copy terjaga dengan baik duplikasi copy di pakai sebagai layanan informasi.
3. Memeriksa informasi mutu suara dengan cara memutarnya dalam kecepatan normal setiap 6 bulan sekali.
4. Menyimpan piringan/kaset dalam lemari standard an menyusutnya secara vertical.
5. Menjaga agar kondisi ingkungan stbil, temperature suhu berkisar antara 4-6 derajat celcius dan kelembaban berkisar antara 40-60% RH.
b. Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual)
Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual) meliputi kegiatan-kegaitan:
1. Menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik arsip secara teratur.
3. Menyimpan foto negative dalam sampul (amplop) yang terbuat dari bahan polyster tranparan/dalam sampul yang berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.
4. Menyimpan arsip foto positif dalam amplop kertas berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asanya rendah.
c. Pemeliharaan arsip moving audio visual 1. Memelihara dan merawat film dan video. 2. Memlihara media arsip film dan video. d. Pemeliharaan arsip elektronik
1. Pengamanan informasi
Menciptakan prosedur pengoprasian yang dapat menjamin keamanan.
Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hadwere) penyesuaian teknologi (updating) secara berkala.
Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (sofwere) dan melakukan penyesuain secara berkala.
2. Pemeliharaan fisik arsip teknologi
Penggunaan perangkat keras yang berkaitan secara baik. Penggunaan sofwere asli
Memback up data secara berkala.
Menyimpan arsip elektronikidi yang terlindungi. 3. Fumigasi (pengasapan)
Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat di hindari.
Ada 3 metode dalam pelaksanaan fumigasi yaitu: 1. Fumigasi ruangan
Metode fumigasi di dalam ruangan di laksanakan di tempat arsip tersebut di simpan.
2. Fumigasi di bawah penutup
Fumigasi di bawah penutup dilaksanakan di dalam ruangan besar tetapi volume arsipnya relative sedikit.
3. Fumigasi bertahap dilaksanakan pada ruangan khusu dengan design tertentu yang dipergunakan untuk fumigasi.
C. Perawatan asrip
1. Membersihkan arsip
Pembersih arsip yang kotor di lakukan dengan cara :
b. Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembar arsip dengan alat pembersih yang tidak merusak arsip.
c. Arsip yang telah di bersihkan di simpan di tempat terpisah dari arsip yang sedang dalam proses pembersihan.
2. Menghilangkan noda dan bercak.
Noda yang menempel pada arsip dapat pula di hilangkan dengan menggunakan zat kimia. Sesuai dengan jenisnya.
No Jenis noda dan bercak Bahan pembersih
1 Lem kertas Air hangat
2 Lak Accetone
3 Minyak Gasoline/benzene
4 Cat Alkohol di campur benzene
5 Lilin gasoline/chloroform
6 Jamur ethylene
7 Lumpur Air steril di campur amonia
8 Lipstick Asam tentrat 5% di ampur air
9 Permis Alkohol di campur benzene
10 Cellotape Trichloroethane
3. Menangani arsip basah
Arsip yang basah dan kotor dapat ditangani dengan cara:
a. Untuk kotoran lumpur dan debu dapat di cuci dengan air dingin dan detergen.
b. Pembersih dilakunan dengan di usap dengan kapas. c. Mengeringkan arsip
4. Memutihkan kertas
Warna kertas yang berubah karena kurangnya pemeliharaan dan perawatn dapat di atasi dengan memutihknya dengan bahan kimia.
5. Pencucin
Pencucian merupan tindak lanjut dari prose pemersihan dan pemutihan kertas. Sebelum di cuci di lakukan pengujian daya larut tinta dengan tingkat keasaman kertas.
6. Menambal dan menyambung
Pekerjaan menambal dan menyambung dilakuakn untuk mengisi lubang-lubang atau bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan kembali arsip yang robek.
Enkapsulisasi adalah suatu cara untuk memelhara arsip dengan menggunakan behan pelndung guna menghindari arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. 8. Laminasi
