KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT. yang telah memberikan berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan project yang berjudul “Perancangan Standart Operating Procedure Pemeliharaan dan Perawatan Arsip di Unit Arsip Pusat Politeknik Negeri Bandung ”
Penulisan laporan ini ditujukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Secretarial Project dari Dra. Sri Surjani Tjahyawati, M.Si. Untuk memenuhi laporan ini penulis telah melakukan praktikum Secretarial Project di unit arsip pusat Politeknik Negeri Bandung untuk waktu sekitar tujuh minggu.
Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun laporan ini, terutama kepada:
1. Dra. Sri Surjani Tjahyawati, M.Si selaku dosen pengampu mata kuliah Secretarial Project
2. Ibu MM Nurwastuti, A.Md selaku dosen pembimbing di unit arsip pusat 3. Orang tua yang selalu memberi dukungan kepada penulis baik berupa
dukungan moril maupun materil.
4. Semua pihak yang telah memberikan dukungan yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu.
Bandung, Juni 2015
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...1
BAB I...3
PENDAHULUAN...3
1.1 Latar Belakang...3
1.2 Identifikasi Masalah...5
1.2 Maksud, Tujuan, dan Manfaat...5
BAB II...7
TINJAUAN PUSTAKA...7
2.1 Pengertian SOP...7
2.2 Tujuan SOP...8
2.3 Manfaat SOP...9
2.4 Prinsip-prinsip SOP...10
2.5 Azas-Azas Penyusunan SOP...11
2.6 Fungsi Standarad Operating Prosedure...12
2.7 Pengertian Arsip...12
2.8 Peranan Arsip...15
2.9 Jenis Arsip...15
2.9.1 Arsip Statis...15
2.9.2 Arsip Statis...19
2.10 Faktor Penyebab Kerusakan Arsip...20
2.11 Pengertian Pemeliharaan dan Perawatan Arsip...22
LAPORAN KEGIATAN...24
3.1 DESKRIPSI TUGAS...24
Minggu ke-1 (Kamis, 12 Maret 2015)...24
Minggu ke-2 (Kamis, 19 Maret 2015)...24
Minggu ke-3 (Kamis, 26 Maret 2015)...24
Minggu ke-5 (Kamis, 9 April 2015)...25
Minggu ke-6 (Kamis, 16 April 2015)...25
Minggu ke-7 (Kamis, 23 April 2015)...25
Minggu ke-8 (Kamis, 7 Mei 2015)...26
Minggu ke-9 (Kamis, 14 Mei 2015)...26
Minggu ke-10 (Kamis, 21 Mei 2015)...26
Minggu ke-11 (Kamis, 28 Mei 2015)...26
Minggu ke-12 (Kamis, 4 Juni 2015)...27
Minggu ke-13 (Kamis, 11 Juni 2015)...27
Minggu ke-14 (Kamis, 18 Juni 2015)...27
Minggu ke-15 (Kamis, 25 Juni 2015)...27
BAB IV...28
RANCANGAN PROYEK...28
4.1 Gambaran Umum...28
4.2 Visi dan Misi...30
4.3 Job Description...30
4.4 Prosedur Kerja...33
IMPLEMENTASI RANCANGAN PROJECT...42
5.1 Pemeliharaan...48
5.1.1 Pemeliharaan lingkungan...48
5.1.2 Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik...49
5.1.3 Fumigasi...51
5.2 Perawatan...54
5.2.1 Membersihkan arsip...54
5.2.3 Menghilangkan noda dan bercak...55
5.2.4 Menangani arsip basah...55
5.2.4 Memutihkan kertas...56
5.2.5 Pencucian...57
5.2.6 Menambal dan menyambung...58
5.2.7 Enkapsulasi...59
5.2.8 Laminasi...59
BAB VI...60
PENUTUP...60
6.1 Kesimpulan...60
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Arsip/Dokumen merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid, otentik oleh karena itu harus dikelola secara baik dan benar. Pengelolaan arsip/dokumen secara baik mengandung pengertian bahwa arsip/dokumen harus dapat disajikan secara cepat, tepat dan lengkap untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan sehari-hari organisasi/perusahaan.
Seiring dengan berjalannya waktu, tentu saja ada beberapa arsip yang akan rusak baik itu dikarenakan waktu, factor biologis, kesalahan manusia, dll. Jika arsip dalam suatu organisasi rusak, maka hal ini dapat menghabat organisasi tersebut untuk mendapat informasi. Pemeliharaan dan Perawatan arsip merupakan salah satu upaya untuk tetap menjaga informasi yang ada pada arsip. Pemeliharaan merupakan salah satu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakandan hlangnya arsip. Perawatan merupakan kegiatan memperhatikan kondisi arsip agar tetep baik mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya teteap terpelihara.
Untuk mencapai tujuan di atas, pengelolaan arsip/dokumen harus dilakukan secara terprogram dan terpadu diseluruh unit pengolahan yang dituangkan dalam Standar Operasional Prosedur Perawatan dan Pemeliharaan Arsip/Dokumen.
Standar Operasional Prosedur Perawatan dan Pemeliharaan Arsip/Dokumen yang selanjutnya disebut SOP diperlukan sebagai pedoman kerja bagi seluruh unit kerja di lingkungan Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) untuk mewujudkan tertib perawatan dan pemerliharaan arsip/dokumen mulai dari pengelolaan arsip aktif, arsip inaktif sampai dengan pemusnahan dan penyerahan arsip/dokumen.
Melihat kondisi dokumen-dokumen di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) cukup banyak yang usianya sudah lebih dari 10tahun, bahkan ada yang sudah rusak dimakan rayap. Hal ini menjadi perhatian penulis untuk membuat solusi agar tidak terjadi kerusakan-kerusakan arsip yang serupa dikemudian hari nanti.
Dengan adanya SOP ini diharapkan dapat dicapai kesamaan pemahaman dan pelaksanaan tata kearsipan seluruh unit pengolahan di lingkungan Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN). SOP ini disusun selain sebagai pedoman tata kearsipan yang efisien dan efektif.
Keberhasilan pelaksanaan/implementasi SOP ini dapat terwujud jika didukung oleh sumber daya manusia yang handal, kompeten, terampildan terlatih dalam bidang kearsipan, serta dukungan kebijakan staff Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN).
1.2 Identifikasi Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan, maka berikut ini adalah identifikasi masalah yang akan di bahas :
1. Apa yang dimaksud dengan perawatan dan pemeliharaan arsip yang baik? 2. Bagaimana keadaan arsip-arsip/dokumen-dokumen di Unit Arsip Pusat P2T
Politeknik Negeri Bandung (POLBAN)
3. Bagaimanakah rancangan “Standart Operational Proedure Perawatan dan Pemeliharaan Arsip di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN)” yang disarankan?
1.2Maksud, Tujuan, dan Manfaat
1. Maksud
Maksud dari proyek ini adalah untuk membuat suatu Standart Operational Procedure Perawatan dan Pemeliharaan agar menjadi pedoman perawatan arsip agar dapat digunakan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan yang meliputi perlindungan fisik arsip dan kerusakan atau kehancuran sehingga seluruh arsip-arsip/dokumen-dokumen yang ada di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) dapat lebih terjamin keselamatan fisiknya.
2. Tujuan
Tujuan dibuatnya proyek ini adalah :
a. Tujuan Umum
2. Meningkatkan kemampuan dalam bidang administrasi khusus dalam manajemen kantor.
b. Tujuan khusus
1. Mengetahui bagaimana pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik 2. Mengetahui tata cara pemeliharaan dan perawatan arsip yang
diterapkan di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN)
3. Membuat suatu rancangan SOP yang baik di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) agar dapat melindungi dan menghindari rusaknya arsip-arsip di unit tersebut.
3. Manfaat
Manfaat dari dibuatnya proyek ini adalah:
1. Mempermudah pegawai dalam melaksanakan pekerjaan di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN)
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian SOP
SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.
Pengertian SOP menurut Istyadi Insani, dalam bukunya yang berjudul standar operasional prosedur (SOP) sebagai pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi pemerintah menyatakan bahwa “Sop adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, 10 waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan actor yang berperan dalam kegiatan. “(2010:1).
Pada buku United States Environmental Protection Agency menyatakan bahwa : “SOP pada hakekatnya berarti suatu cara untuk menghidari miskomunikasi, konflik dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada suatu organisasi” (2007:2) Selanjutnya menurut Gareth R. Jones dalam buku Organiszational Theory, menyatakan bahwa” “Sop merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi . SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi.” (2001:49).
2.2 Tujuan SOP
SOP (Standar Operasional Prosedur) merupakan dokumen yang berisi langkah-langkah/sistematika kerja dalam sebuah organisasi. Dari beberapa pengertian SOP menurut para ahli, tujuan utama dari penyusunan SOP adalah untuk mempermudah setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya. Adapun tujuan dari penyusunan SOP diantaranya :
Agar petugas atau pegawai menjaga konsisitensi dan tingkat kinerja petugas
atau pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap–tiap posisi dalam
organisasi.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas atau
pegawai terkait.
Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas atau pegawai dari
malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan
Memberikan keterangan tentang dokumen- dokumen yang dibutuhkan dalam
suatu proses kerja.
2.3 Manfaat SOP
Efisiensi Waktu, karena semua proses menjadi lebih cepat ketika pekerjaan itu sudah terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis. Semua kegiatan karyawan sudah
Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai
konsumen dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.
Kesungguhan karyawan dalam memberikan pelayanan, terutama terhadap
konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Ini merupakan standardisasi bagaimana seorang karyawan menyelesaikan tugasnya.
Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu
pekerjaan.
Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap
proses layanan. Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan SOP berarti dia memiliki nilai kurang dalam melakukan layanan.
Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila
terdapat suatu perubahan sistem.
Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas
Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang petugas arsip dalam melaksanakan tugas.
2.4 Prinsip-prinsip SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan membuat pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya suatu organisasi merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.
1. Prinsip Kemudahan dan Kejelasan
Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.
2. Prinsip Efisiensi dan Efektivitas
Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.
3. Prinsip Perhatian dan Keselarasan
4. Prinsip Keterukuran
Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
5. Prinsip Dinamis
Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.
6. Prinsip Berorientasi pada Konsumen
Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.
7. Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum
Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum.
2.5 Azas-Azas Penyusunan SOP
Asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah
dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukankan suatu tugas.
Asas pertanggung ja#aban, hal ini harus dapat dipertanggung ja#abkan baik
Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban antara
aparatur dan masyarakat sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung ja#ab yang sama.
Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban antara
aparatur dan masyarakat sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung ja#ab yang sama.
Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum baik
secara langsung maupun tidak langsung.
Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya
suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semuapihak yang
terlibat dalam pelaksanaan tugas.
Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi
dalam pelaksanaan tugas
2.6 Fungsi Standarad Operating Prosedure
Memperlancar tugas petugas, pegawai atau tim unit kerja.
Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak
Mengarahkan petugas pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.
2.7 Pengertian Arsip
Secara etimologi, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche yang berarti permukaan, kemudian kata arche berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang berarti catatan, selanjutnya kata Ta Archia berubah lagi menjadi kata “Archeion“ yang berarti gedung pemerintah yang di dalamnya terdapat tempat arsip dan kemudian dalam bahasa Latinnya berbunyi “archium” dari kata inilah lahir kata Arsip. Sementara itu dalam bahasa Belanda kata arsip disebut “archief“ dan dalam bahasa Inggris disebut “Record“ yang pada hakekatnya semua berujung pada pengertian yang sama yakni penyimpanan warkat, yang bermakna suatu bentuk pekerjaan tata usaha, yang berupa penyusunan warkat dengan tujuan agar dapat dengan mudah ditemukan kembali jika dibutuhkan.Arsip sebagai simpanan suratsurat penting; dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Lalu Hendi Haryadi (2009:42) mendefinisikan arsip sebagai berikut :
Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya,
Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong
lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
menurut Amsyah (1996:3), Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya. Lalu, Basir Barthos (1989:1) mendefinisikan Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soalsoal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan. Sementara itu Drs. Sutarto (1980:168) mendefinisikan arsip sebagai sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat saat diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.
M.N Maulana (1979:23) mendefenisikan arsip berdasarkan fungsinya yakni metode atau cara untuk membantu memberikan penjelasan dan keterangan kepada petugas yang harus menyelenggarakandan menyelesaikan semua persoalan yang belum selesai, terutama persoalan yang berhubungan dengan lembaga, departemen, atau perusahaan swasta. Apabila persoalan tersebut telah selesai, maka fungsi arsip itu menjadi benda arsip dan disimpan menurut sistematisnya.Sedangkan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1.
Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan:
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumendokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi, kebijaksanaankebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Sedarmayanti (1992 : 55) kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Mulyono (2003:3) kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Sedangkan Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa filling adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Biasanya untuk keperluan filling ini diperlukan lemari, laci cabinet, dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
2.8 Peranan Arsip
Alat utama ingatan organisasi
Bahan atau pembuktian (bukti otentik)
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
Barometer kegiatan suatu organsasi mengigat setiap kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip
Bahan informasi kegiatan Ilmiah lainya.
2.9 Jenis Arsip
2.9.1 Arsip Statis
Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Arsip Dinamis
Basri Barthos (1990:4) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif. Basir Barthos (1990:4) mendefinisikan Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Dari pemaparan tersebut, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip dinamis aktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan dalam proses administrasi Negara. Dalam proses pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan diarsipkan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006:99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan yaitu :
1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.
melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numeric.
3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor dokumen atau berkas.
5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad.
Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo-Basuki (2003: 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:
1. Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)
korporasi (organisasi) mengandalkan informasi terekan di dalam arsip dinamis sebagai dasar pengembangan pada masa mendatang.Arsip dinamis yang akurat diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.Karena itu arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi (organisasi) sekaligus aset bagi badan korporasi (organisasi).Sebagi sumber daya, arsip dinamis menyediakan informasi sedangkan sebagai asset arsip dinamis menyediakan dokumentasi.
2. Pengambilan Keputusan Menejemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, menejer harus memperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada arsip dinamis. Proses pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah, mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan menerapkan pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk mengambil keputuasan professional, menejer harus memiliki informasi latar belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasar untuk menilai alternative (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang diambil oleh badan korporasi (organisasi) lainnya, semuanya disediakan oleh arsip dinamis) dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control yang disediakan oleh arsip dinamis).
Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk keputusan terprogram atau rutin.Jenis keputusan semacam ini dilakukan berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi (organisasi) yang mapan. Semuanya itu merupakan bagian dari arsip dinamis badan korporasi (organisasi)
Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi) menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan tindakan sebuah badan korporasi (organisasi) merupakan pengamanan dan perlindungan terhadap litigasi.Karena itu perlu adanya sistem arsip dinamis.
3. Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas
Banyak pimpinan menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang berimbas pada biaya pemeliharaannya.Untuk itu dibutuhkan ancangan sistematis terhadap konsep arsip dinamis secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin meningkat.
2.9.2 Arsip Statis
tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan
2.10 Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Pemeliharaan arsip dan perawatan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip arsip dari kerusakan, kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor yang disebabkan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip
Kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam, juga disebabkan oleh faktor dari luar seperti udara, cahaya, mikro organisme serta oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya
Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal) dapat berasal dari unsur-unsur kertas, tinta, pasta atau lem.
Untuk dapat melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna, terlebih dulu perlu mengetahui asal-usul (jenis) bahan arsip serta penyebab kerusakannya
a. Kertas.
Unsur-unsur yang terdapat pada kertas antara lain:
Bahan Baku kertas. Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan seperti
Air. Air yang dipergunakan dalam proses pembuatan kertas
kemungkinan air yang tidak bersih, sehingga kertas mengandung bakteri-bakteri yang merusakkan kertas.
Bahan Lapisan Kertas/bahan tambahan. Untuk membuat kertas
menjadi halus, licin, berwarna, kuat dan lain-lain dipergunakan bahan-bahan tambahan-bahan seperti : kanji, cuka, garam mineral, dan zat-zat kimia yang akan menimbulkan masalah-masalah tersendiri. Kanji misalnya, merupakan bahan makanan bagi berbagai macam serangga dan pertumbuhan berbagai jenis bakteri perusak kertas.
b. Tinta.
Tinta adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) di atas kertas. Hal-hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut:
Pergunakanlah jenis tinta yang berkualitas baik (tidak mudah luntur).
Apabila tinta yang dipergunakan kurang baik sangat merugikan, khusunya apabila kertas arsip kena air, atau udara lembab.
Ada beberapa jenis tinta antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari
pohon oak. Tinta yang dibuat dari pohon oak dapat menimbulkan aksi-aksi kimia yang dapat merusakkan kertas. Tinta karbon yang dibuat dari arang hitam dan lem arab sebagai perekat tidak menimbulkan reaksi kimia, sehingga tidak merusakkan kertas arsip. Kertas karbon banyak dipergunakan di percetakan-percetakan.
c. Pasta atau Lem.
Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum atau beras)
Lem yang terbuat dari getah arab atau cellulose tape dan sejenisnya
Perekat sintesis terutama polven acetate.
Agar kertas-kertas arsip tidak mudah rusak, pergunakanlah lem atau
perekat yang baik, jangan mempergunakan perekat yang dibuat dari getah arab atau cellulose tape.
Kerusakan akibat serangan dari luar (faktor eksternal):
a. Kelembaban udara
b. Udara yang terlalu kering
c. Sinar matahari
d. Kotoran udara
e. Debu
f. Jamur dan sejenisnya
g.Rayap, gegat, dan tikus
2.11 Pengertian Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Pemeliharaan dan perawatan arsip pada hakekatnya adalah pemeliharaan dan perawatan fisik arsip. Apabila fisik arsip utuh, maka utuh pula informasi yang dikandungnya. Kegiatan pemeliharaan dan perawatan bahan arsip merupakan kegiatan yang tidak mudah dilakukan karena bahan atau media rekam arsip beraneka macam dan penyebab dari kerusakan suatu arsip juga bermacam macam pula.
Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik,
sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.
Perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik
BAB III
LAPORAN KEGIATAN
3.1DESKRIPSI TUGAS
Minggu ke-1 (Kamis, 12 Maret 2015)
Pada pertemuan pertama praktikum secretarial project, penulis berkenalan dengan Ibu M.M Nurwastuti beserta staff yang ada di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung.
Pada pertemuan pertama tersebut Ibu M.M Nurwastuti menceritakan sejarah singkat awalnya Unit Arsip Pusat Politeknik Negeri Bandung dibuat. Setelah itu penulis dibagi tugas untuk menyeleksi beberapa arsip yang sudah cukup lama untuk dipisahkan berdasarkan subjeknya sesuai dengan peraturan arsip yang telah ditentukan.
Minggu ke-2 (Kamis, 19 Maret 2015)
Pada pertemuan ini Ibu M.M Nurwastuti selaku pembimbing tidak dapat hadir, oleh sebab itu beliau menjelaskan pada penulis bahwa hari itu penulis dapat day off (tidak melakukan praktek secretarial project).
Minggu ke-3 (Kamis, 26 Maret 2015)
Minggu ke-4 (Kamis, 2 April 2015)
Pada pertemuan di minggu ke-4 ini. Penulis memiliki tugas untuk menyusun dokumen yang sudah di klasifikasikan serta menyimpannya kedalam ordner sesuai dengan klasifikasinya. (misalnya: Surat Keputusan, Keuangan, Kemahasiswaan,dll)
Penulis menulis subjek di masing-masing guide untuk mempermudah jika dokumen tersebut dibutuhkan kembali. Setelah seluruh dokumen sudah dimasukkan ke dalam ordner, lalu ordrner tersebut disusun kembali ke dalam lemari kaca dan disusun dengan rapih.
Minggu ke-5 (Kamis, 9 April 2015)
Di minggu ke-5 ini, penulis melanjutkan tugas untuk mengklasifikasikan dokumen-dokumen sesuai dengan subject nya masing-masing. Lalu melanjutkan memasukkan dokumen tersebut ke dalam ordner yang sudah dibuat di minggu sebelumnya.Sebagian dokumen yang sudah diklasifikasika pun dibaca ulang agar tidak terjadi kecerobohan saat memasukkan ke dalam ordner yang tentu saja akan menyulitkan jika dokumen itu dicari kembali nanti.
Minggu ke-6 (Kamis, 16 April 2015)
Pada pertemuan di minggu ke-6, penulis tidak mengikuti praktikum secretaria project dikarenakan penulis sedang melaksanakan praktikum small business project di lab bisnis AN. Maka dari itu, penulis berniat untuk mengganti jam kerja sekpro tersebut pada pertemuan selanjutnya.
Minggu ke-7 (Kamis, 23 April 2015)
memeriksa berkas-berkas PMDK tahun ajaran 2014/2015, penulis harus memeriksa apakah ada dokumen penting dari salah satu pendaftar yang ada di dalam map pmdk (seperti; ijazah asli, akte asli, sertifikat asli) karena jika ada dokumen asli maka harus dikeluarkan dari mapnya. Jika sudah maka penulis harus menuliskan data seperti nama, no pendaftaran, dan asal SMA sesuai dengan data yang tertera di map PMDK, data data ini penulis menuliskannya di form daftar berkas PMDK mahasiswa baru tahun 2014/2015 yang diusulkan untuk dihapuskan.
Minggu ke-8 (Kamis, 7 Mei 2015)
Pada pertemuan di minggu ke-8 ini, penulis tidak mengikuti praktikum secretaria project dikarenakan penulis sedang melaksanakan praktikum small business project periode ke 2 di lab bisnis AN. Maka dari itu, penulis berniat untuk mengganti jam kerja sekpro tersebut pada akhir pertemuan.
Minggu ke-9 (Kamis, 14 Mei 2015)
Pada minggu ke-9 ini penulis tidak melaksanakan kegiatan sekpro dikarenakan tanggal merah perayaan kenaikan isa almasih.
Minggu ke-10 (Kamis, 21 Mei 2015)
Pada minggu ke-10 penulis melanjutkan pekerjaan untuk mencatat pengajuan pemusnahan data-data berkas PMDK tahun ajaran 2014/2015. Penulis terlebih dahulu memeriksa jika ada dokumen asli (seperti; ijazah asli, akte asli, sertifikat asli) untuk dipisahkan dari map yang akan dikeluarkan, lalu setelah itu mencatatnya di form daftar berkas PMDK mahasiswa baru.
Minggu ke-11 (Kamis, 28 Mei 2015)
Minggu ke-12 (Kamis, 4 Juni 2015)
Pada pertemuan di minggu ke-12 ini penulis ditugaskan untuk melanjutkan pengklasifikasian arsip berdasarkan subject yang belum sempat di selesaikan pada minggu sebelumnya.
Minggu ke-13 (Kamis, 11 Juni 2015)
Di minggu ke-13 ini penulis ditugaskan kembali untuk mengklasifikasikan arsip berdasarkan subject nya, setelah itu di masukkan kedalam ordner sesuai dengan subject nya masing-masing.
Minggu ke-14 (Kamis, 18 Juni 2015)
Di minggu ke-14 penulis ditugaskan untuk mencatat arsip yang akan di musnahkan kedalam form pengajuan pemusnahan arsip. Data yang dicatat dari arsip yang akan dimusnahkan yaitu seperti tanggal dibuatnya surat, tanggal diterimanya surat, kode surat, perihal, dll.
Minggu ke-15 (Kamis, 25 Juni 2015)
BAB IV
RANCANGAN PROYEK
4.1 Gambaran Umum
a. Sekilas mengenai Unit Kearsipan Pusat Politeknik Negeri Bandung
Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) adalah
ruang khusus yang dikelola oleh Penata Arsip di bawah koordinasi Kepala Subbagian Tata Usaha, yang berfungsi sebagai unit kearsipan yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Polban.
Unit Pencipta Arsip adalah seluruh Unit Kerja di lingkungan
Politeknik Negeri Bandung yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Pengolah Arsip adalah petugas di Unit Pencipta Arsip di lingkungan
Politeknik Negeri Bandung yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurangnya
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengu angan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsi in-aktif dari Unit Pengolah ke Ruang Arsip Pusat, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.
Akuisisi arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Daftar Pencarian Arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki
nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
b. Gambaran Mengenai Rencana Rancangan Project
Rancangan project yang akan dibuat adalah mengenai Standart Operating Procedire karena kegiatan belum adanya SOP mengenai perawatan dan pemeliharaan arsip, selama penulis melaksanakan praktek sekpro di unit arsip pursat, ditemukan banyak sekali arsip-arsip yang rusak baik itu karna factor biologis maupun factor non biologis.
Tujuan dari pembuatan project ini adalah untuk membuat prosesdur perawatan dan pemeliharaan arsip petugas arsip menemukan arsip aktif yang rusak, maka dapat dengan cepat dan tepat merawat arsip tersebut. Selain itu, manfaat dari penyimpanan arsip secara elektronik ini adalah untuk menjaga informasi penting yang ada dalam suatu arsip
4.2 Visi dan Misi
Visi
“Menjamin pengelolaan arsip di lingkungan Politeknik Negeri Bandung dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku dan kebutuhan serta budaya organisasi internal Politeknik Negeri Bandung.”
Misi
Sedangkan Misi dari Visi diatas tersebut adalah, “Pengelolaan arsip di lingkungan pusat dan unit-unit kerja Politeknik Negeri Bandung.”
4.3 Job Description
Rumusan Tugas:
Mengelola arsip in-aktif arsip statis, dan arsip vital di lingkungan Politeknik Negeri Bandung
Berikut job description Unit Kearsipan (Penata Arsip):
a. Menyusun program kerja tahunan:
Membuat konsep program kerja tahunan berdasarkan hasil kerja tahun
lalu;
Membahas dan meminta persetujuan atasan;
Membuat Sasaran Kerja Pegawai berdasarkan program kerja tahunan;
Melaksanakan dan memonitor pelaksanaan program kerja.
Membersihkan ruangan dan lingkungan Ruang Arsip Pusat;
Membuat Gambar Layout Ruang Arsip Pusat;
Menata ruangan sesuai gambar layout;
Merawat sarana dan prasarana arsip Pusat;
Mengusulkan perbaikan sarana dan prasarana arsip Pusat.
c. Mengusulkan bahan dan alat kerja yang dibutuhkan di Ruang Arsip Pusat:
Menganalisa kebutuhan bahan dan alat kerja;
Membuat Daftar Kebutuhan Bahan dan Alat Kerja;
Menyampaikan dan meminta persetujuan Daftar Kebutuhan Bahan dan
Alat Kerja kepada atasan;
Membuat konsep surat usulan bahan dan alat kerja untuk
ditandatangani atasan;
Memonitor pemenuhan usulan bahan dan alat kerja
d. Membantu mengonsep instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip Polban:
Membuat konsep instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip
Polban;
Menyampaikan kepada atasan untuk dikoreksi dan ditandatangani
secara berjenjang;
Melaksanakan dan mensosialisasikan instrumen kerja/ regulasi internal
pengelolaan arsip Polban.
e. Menerima penyerahan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital dari Unit Pengolah/ Unit Kerja Pencipta Arsip yang ada di Politeknik Negeri Bandung:
Menerima arsip dan daftar arsip yang diserahkan dari unit pengolah;
Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian arsip dan daftar arsip yang
Menandatangani Berita Acara Penyerahan Arsip.
Mengarsipkan.
f. Melakukan penggolongan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital di Ruang Arsip Pusat:
Melakukan sortir dengan meneliti arsip;
Melakukan penggolangan arsip berdasarkan unit pengolah awal;
Melakukan penggolongan arsip berdasarkan permasalahan;
Melakukan penggolongan arsip berdasarkan sub permasalahan;
Mencatat dan menyimpan arsip sesuai penggolongan.
g. Mengelola penyimpanan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital di
h. Mengendalikan peminjaman arsip di Ruang Arsip Pusat:
Menerima dan mengecek surat permintaan peminjaman arsip yang
sudah disetujui pemimpin yang berwenang; Mencari arsip dimaksud;
Mencatat dan menyerahkan arsip untuk dipinjam, dengan meminta
tanda tangan bukti peminjaman;
Menerima kembali arsip yang sudah selesai dipinjam;
Membuat draft surat tagihan pengembalian arsip apabila peminjaman
arsip melewati waktu pinjam.
Melaporkan kegiatan peminjaman arsip.
Melakukan sortir arsip berdasarkan umur arsip;
Melakukan proses penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip;
Melakukan pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Ruang Arsip
Pusat;
Melakukan proses pemusnahan arsip;
Melakukan proses pemindahan arsip ke Badan Arsip Nasional atau
Badan Arsip Daerah.
j. Membuat laporan kerja bidang kearsipan.
Melakukan pencatatan pekerjaan sehari-hari dan capaiannya ber;
Melaporkan secara mingguan kepada atasan langsung dalam bentuk
Laporan Kontrol Kerja;
Merekap hasil kerja bulanan dan tahunan;
Membuat Laporan Kerja Tahunan Bidang Kearsipan;
Menyampaikan Laporan Kerja Tahunan Bidang Kearsipan kepada
atasan langsung; Mengarsipkan.
4.4Prosedur Kerja
Berikut beberapa prosedur kerja atau instruksi kerja di dalam Unit Kearsipan:
a. Menyusun program kerja tahunan
Membuat konsep program kerja tahunan berdasarkan hasil kerja tahun
lalu menggunakan Formulir Rencana Kegiatan Tahunan/ FRKT (PL1.R2.8.IK.05.01.FRKT);
Membuat Sasaran Kerja Pegawai berdasarkan FRKT yang telah
Mengarsipkan FRKT, FSKP, dan FLKK.
b. Melakukan pengamanan, pemeliharaan dan perawatan kearsipan Pusat
Pengamanan, pemeliharaan dan perawatan arsip harian
Membuka pintu dan tirai jendela untuk memperoleh pergantian
udara dan sinar matahari yang cukup;
Membersihkan meja resepsionis, meja rapat, meja tamu, dan meja
kerja;
Membuka lemari dan rak penyimpanan arsip;
Membersihkan debu di bagian atas dan bagian dalam lemari dan rak
buku;
Menyapu ruang Ruang Arsip Pusat dan sekelilingnya;
Mengecek dan menambahkan silica gel dan/atau kapur barus di
titik-titik tertentu di tempat penyimpanan arsip;
Menyemprot ruangan dengan cairan anti serangga;
Mengunci pintu-pintu lemari dan menutup tirai jendela setiap hari
kerja pukul 15.00 WIB;
Mengecek dan memeriksa potensi gangguan terhadap keamanan
Mengisi dan menandatangani Formulir Perawatan Harian Ruang
Arsip (PL1.R2.8.IK.05.01. FPHR); Mengunci ruangan.
Pemeliharaan dan perawatan arsip berkala/insidental
Mengidentifikasi kerusakan sarana dan prasarana arsip Pusat secara
berkala maupun insidental;
Melaporkan secara tertulis kepada atasan langsung kondisi
kerusakan dan potensi gangguan terhadap keamanan arsip, menggunakan Formulir Lembar Permasalahan (PL1.R2.8.IK.01.01.FPMP);
Membuat draft surat usulan perbaikan sarana dan prasarana arsip
Pusat yang ditandatangani atasan langsung kepada Wakil Direktur Bidang Keuangan dan Sumber Daya;
diperlukan perubahan) dengan menggunakan Formulir Gambar Layout Ruangan (PL1.R2.8.IK.05.01. FGLR);
Meminta persetujuan Gambar Layout Ruangan kepada atasan
secara berjenjang;
Menata ruangan sesuai gambar layout.
Mengarsipkan FGLR.
Membuat Daftar Kebutuhan Bahan dan Alat Kerja menggunakan
Formulir Usulan Pengadaan Barang dan Jasa (FUPB) dan Formulir Permintaan ATK (PL1.R2.8.IK.02.01.FKBA);
Menyampaikan dan meminta persetujuan Daftar Kebutuhan Bahan dan
Alat Kerja kepada atasan secara berjenjang;
Membuat konsep surat usulan bahan dan alat kerja untuk
Membuat konsep instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip
Polban menggunakan format naskah dinas sesuai Peraturan Direktur tentang Tata Naskah Dinas Polban;
Menyampaikan konsep kepada atasan untuk dikoreksi dan
ditandatangani secara berjenjang;
Mensosialisasikan instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip
Polban;
Melaksanakan pendampingan dan pembinaan kepada civitas
akademika dan masyarakat Polban, dalam rangka pelaksanaan instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip Polban;
Membantu pemimpin melaksanakan monitoring dan evaluasi
e. Menerima penyerahan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital dari Unit Pengolah/ Unit Kerja Pencipta Arsip yang ada di Politeknik Negeri Bandung
Petugas Unit Pengolah melakukan penyiangan (weeding) untuk
menentukan arsip in-aktif, arsip statis dan arsip vital yang akan diserahkan ke Penata Arsip di Ruang Arsip Pusat:
untuk Unit Pengolah Departemen dilakukan setiap akhir Semester
Ganjil dan Genap sesuai kalender akademik;
untuk Unit Pengolah Pusat dilakukan setiap akhir semester tahun
anggaran.
Petugas Unit Pengolah menyusun arsip menggunakan Ordner
sesuai dengan ketentuan klasifikasi arsip, dan membuat Formulir Daftar Arsip Yang Dipindahkan (PL1.R2.8.IK.05.01. FDAD) yang ditandatangani oleh Petugas dan Atasan Unit Kerja serta menempel Formulir Daftar Isi Ordner (PL1.R2.8.IK.05.01.FDIO) pada sampul depan Ordner.
Petugas Unit Pengolah melakukan digitalisasi/pemindaian arsip
yang akan diserahkan, dan menyimpannya secara sistematis pada sebuah Compact Disc dengan menggunakan format Label File Digital Arsip.
FDAD yang sudah ditandatangani bersama File Digital Arsip
diserahkan kepada Penata Arsip.
Penata Arsip memeriksa dan menandatangani FDAD.
Petugas Unit Pengolah memindahkan fisik arsip ke Ruang Arsip
Pusat.
Penata Arsip memeriksa dan menerima arsip beserta FDAD dan file
Petugas Unit Pengolah dan Penata Arsip menandatangani Berita
Acara Penyerahan Arsip menggunakan Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip (FBAP).
Penata Arsip mengarsipkan FDAD dan FBAP.
f. Melakukan penggolongan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital di Ruang Arsip Pusat
Penata Arsip memeriksa dan memisahkan arsip menjadi beberapa
kelompok berdasarkan jadwal retensi dan informasi pada FDAD:
Arsip yang tidak memiliki kegunaan simpan;
Arsip in-aktif non permanen;
Arsip in-aktif permanen / arsip statis;
Arsip vital.
Penata Arsip memeriksa dan menggolongkan arsip in-aktif, arsip
statis, dan arsip vital dengan cara:
menggolongkan dan memberi kode arsip berdasarkan Unit
Pengolah Awal berdasarkan Daftar Kode Unit Pengolah.
menggolongkan dan memberi kode berdasarkan Daftar Kode
Kelompok Permasalahan;
menggolongkan dan memberi kode berdasarkan Daftar Kode Sub
Kelompok Permasalahan.
Membubuhkan Cap Kode Indeks Arsip dan menuliskan kode indeks
arsip di bagian atas kanan di atas kepala/ kop naskah dinas.
Penata Arsip memasukkan data FDAD ke dalam Indeks Arsip
g. Mengelola penyimpanan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital di Ruang Arsip Pusat
Penata Arsip menyiapkan lemari/ rak penyimpanan arsip in-aktif, arsip
statis, dan arsip vital berdasarkan jenis arsip dan Unit Pengolah Awal.
Penata Arsip membuat Label Lemari dan menempelkan di lemari/ rak
arsip.
Penata Arsip menyiapkan ordner sesuai dengan indeks arsip.
Penata Arsip menyimpan arsip berdasarkan penggolongan/ indeks
arsip;
Penata Arsip menyimpan data elektronik arsip dalam Indeks Arsip
Elektronik untuk memudahkan pencarian;
Penata Arsip membuat Formulir Daftar Rekaman dan menempel di
bagan depan lemari/rak arsip
h. Mengendalikan peminjaman arsip di Ruang Arsip Pusat
Peminjam mengisi Formulir Peminjaman Arsip Pusat (FPAP);
Penata Arsip menerima dan mengecek FPAP yang sudah disetujui
pemimpin yang berwenang;
Penata Arsip mencari arsip dimaksud dalam Database Indeks Arsip
Elektronik dan memeriksa apakah arsip yang dimaksud tersebut sesuai dengan yang dibutuhkan;
Penata Arsip mencari fisik arsip atau mencetak file digital arsip dan
membubuhkan Cap Autentikasi.
Penata Arsip mencatat dan menyerahkan arsip untuk dipinjam, dengan
meminta tanda tangan bukti peminjaman; Penata Arsip mengarsipkan FPAP;
Penata Arsip membuat draft surat tagihan pengembalian arsip apabila
peminjaman arsip melewati waktu pinjam (maksimal 5 hari kerja atau dapat diperpanjang sesuai dengan kebutuhan).
Penata Arsip melaporkan kegiatan peminjaman arsip.
i. Melakukan penyusutan arsip in-aktif
Pemusnahan Arsip
Memeriksa arsip dan jadwal retensinya melalui Indeks Arsip
Elektronik untuk menentukan arsip yang tidak memiliki nilai guna, habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundangan yang melarang pemusnahannya, serta tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Membuat Formulir Daftar Arsip Yang Dimusnahkan (FDAY) dan
meminta persetujuan dari Unit Pengolah Awal, serta pemimpin secara berjenjang.
Melakukan pemusnahan arsip dengan menggunakan mesin
pencacah, disaksikan oleh pejabat berwenang sesuai dengan ketentuan;
Menandatangani Berita Acara Pemusnahan Arsip;
Mengarsipkan FDAY, Berita Acara Pemusnahan Arsip.
j. Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Arsip Nasional atau Daerah
Arsip-arsip permanen dinilai kembali berdasarkan kriteria arsip statis
sebagai berikut:
Arsip yang bernilai kesejarahan;
Arsip yang digunakan sebagai alat bukti keberadaan atau identitas
organisasi;
Arsip yang berisi kebijakan-kebijakan strategis.
Membuat daftar usulan penyerahan ke Arsip Nasional/Arsip Daerah;
Meminta persetujuan atau rekomendasi Pemimpin.
Menyampaikan pemberitahuan penyerahan arsip statis kepada
Sekretarsi Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan u.p. Kepala Biro Umum dilampiri dengan daftar penyerahan arsip.
Kepala Biro Umum melakukan penelahaan atau rekomendasi terhadap
usulan penyerahan ke Arnas/Arda;
Setelah ada rekomendasi dari Kepala Biro Umum, membuat Berita
Acara Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga yang ditunjuk;
Melaksanakan penyerahan arsip statis dan penandatanganan Berita
Acara Penyerahan Arsip Statis.
k. Membuat laporan kerja bidang kearsipan
Melakukan pencatatan pekerjaan sehari-hari;
Melaporkan secara mingguan kepada atasan langsung dalam bentuk
Laporan Kontrol Kerja;
Merekap hasil kerja per semester dan tahunan;
Membuat Laporan Kerja Tahunan Bidang Kearsipan;
Menyampaikan Laporan Kerja Tahunan Bidang Kearsipan kepada
atasan langsung;
BAB V
IMPLEMENTASI RANCANGAN PROJECT
Pembuatan project untuk mata kuliah secretarial project ini, penulis membuat suatu SOP yang berisikan prosedut-prosedur dalam penanganan perawatan dan pemeliharaan arsip. Melihat kondisi arsip di Unit Arsip Pusat ini, penulis memutuskan untuk membuat SOP tersebut.
Karena saat kondisi awal penulis datang ke unit arsip pusat ini, banyak sekali arsip arsip yang sudah rusak seperti berjamur, dimakan rayap, berdebu, dll. Padahal setelah di klasifikasikan ternyata diantara arsip-arsip yang rusak itu ada arsip permanen seperti misalnya SK. Agar informasi sepenting itu tidak hilang hanya karna rendahnya perawatan dan pemeliharaan arsip, maka dibuatlah SOP pemeliharaan dan perawatan arsip.
Selain arsip berupa dokumen kertas, ada juga arsip berupa disket, cd, kaset film, yang beberapa diantara nya hanya tinggal bungkuanya saja, isinya tidak ada.
Kondisi ordner yang berjamur, menyebabkan tumbuh pula jamur jamur pada arsip di dalam ordner tersebut.
Arsip yang kotor dan dimakan rayap
Beberapa dokumen rusak parah karna dimakan rayap
Arsip berupa isi film
Berdasarkan kondisi arsip-arsip di unit arsip pusat yang sudah dijelaskan diatas, maka dengan ini penulis menjabarkan Standart Operating Procedure dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip arsip seperti kondisi diatas.
5.1 Pemeliharaan
5.1.1 Pemeliharaan lingkungan
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara lain:
A. Petugas Arsip Harus :
Jujur dan dapat menyimpan rahasia
Disiplin
Terampil dan cekatan
Terdidik dan terlatih
Rapi dan bersih
B. Depo Arsip :
Ruang penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang
Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan
rayap, terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab
Lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaru banjir
Temperature suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan
penyimpanan
C. Peralatan :
Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari
gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah ditentukan.
5.1.2 Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik A. Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio)
Menjaga kebersihan lingkungan dan fisik arsip rekaman suara secara
teratur.
Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang
standar agar master copy tetap terjaga dengan baik.
Arsip rekaman suara diperiksa informasi mutu suaranya, setiap enam
bulan sekali diputar dalam kecepatan normal.
Piringan/kaset disimpan dalam lemari standar disusun secara vertikal.
Kondisi lingkungan harus stabil. Temperatur suhu berkisar antara 4℃
-16℃ dan kelembaban berkisar antara 40%-60% RH. B. Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual)
Menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik arsip secara
teratur.
Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang
Arsip foto negatif disimpan dalam sampul (amplop) yang terbuat dari
bahan polyester transparan atau dalam sampul berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.
Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang berukuran besar
yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah, yaitu berkisar antara pH 7-8. Disimpan terpisah antara foto positif dan negatif dalam lemari yang berukuran standar serta ditata secara horizontal.
Suhu ruangan tempat penyimpanan arsip perlu dijaga kestabilannya.
Tetap berkisar antara 18℃-21℃, dengan kelembaban berkisar 40% RH. Sedangkan untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan dijaga agar tetap stabil di antara 0℃-5℃.
C. Pemeliharaan arsip moving audio visual (film dan video)
Memelihara dan merawat peralatan film dan video.
Memelihara media arsip film dan video, antara lain dengan cara:
1. Membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film.
2. Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH untuk film hitam putih). 3. Memutar film dan video dalam kecepatan normal
sekurang-kurangnya 6 bulan sekali.
4. Membuat duplikat dari master copy untuk keperluan layanan informasi agar master copy tetap terjaga. 5. Menyambung kembali pita film/video yang putus
Pengamanan informasi dilakukan dengan cara:
1. Menciptakan prosedur standar pengoperasian (SOP) yang dapat menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi secara tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
2. Pemeliharaan hardware secara berkala serta melakukan penyesuaian hardware dengan kemajuan teknologi (updating).
3. Pemeliharaan software secara berkala serta melakukan penyesuaian software dengan kemajuan teknologi (updating).
Pemeliharaan fisik arsip elektronik melalui upaya:
1. Penggunaan hardware yang berkualitas baik. 2. Penggunaan software asli (bukan bajakan).
3. Memback-up data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.
4. Menyimpan arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet, debu, atau panas yang berlebihan. 5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada.
Antara 11℃-22℃ dan kelembaban antara 45%-65% RH.
5.1.3 Fumigasi
mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi manusia, terutama petugas kearsipan.
Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu:
1. Pelaksana yang profesional.
2. Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang diperuntukkan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik arsip.
3. Metode yang digunakan tepat. 4. Tepat waktu pelaksanaan.
Metode pelaksanaan fumigasi
Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis arsip yang akan difumigasi, antara lain:
Fumigasi ruangan
Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan.
Fumigasi di bawah penutup
Fumigasi bertahap
Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu. Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa sebagai instalasi penyaluran bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi fumigasi keluar dari ruangan. Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan dengan biaya yang relatif lebih efisien.
Persiapan atau bagian-bagian tempat fumigasi yang secara teknis dianggap rawan terjadinya kesalahan.
f. Pembukaan tabung gas sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
Pelaksanaan fumigasi
a. Pembukaan tabung gas dilakukan secara perlahan sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
b. Penutupan tabung gas setelah konsentrasi bahan kimia yang diinginkan tepat takaran.
c. Pencabutan selang gas dan menutup kembali lubang bekas selang gas.
d. Kontrol kebocoran gas selama proses fumigasi berjalan.
Purna fumigasi
b. Membuka seluruh ventilasi agar sirkulasi udara dapat berjalan normal kembali.
c. Pembebasan udara dari pengaruh fumigasi dilakukan selama 6-12 jam.
d. Pengontrolan/pengukuran udara dengan mesin detektor.
Evaluasi hasil fumigasi
Evaluasi hasil fumigasi dapat dilakukan dengan memeriksa setiap bundel arsip. Apakah faktor biologis penyebab kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau membuat percobaan dengan memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi fumigasi. Apabila ternyata binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut dinyatakan berhasil atau sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka pelaksanaan fumigasi harus diulangi.
5.2 Perawatan
5.2.1 Membersihkan arsip
1. Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah disediakan.
2. Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai dengan jenis kotorannya.
4. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip.
5. Arsip yang telah selesai dibersihkan disimpan pada tempat yang terpidah dari arsip yang akan datang dan sedang dalam proses pembersihan, untuk selanjutnya ditata kembali.
5.2.3 Menghilangkan noda dan bercak
Lem kertas dengan menggunakan air hangat.
Lak dengan acceton.
Minyak ter dengan gasoline/benzene.
Cat dengan alkohol dicampur benzene.
Lilin (wax) dengan gasoline, chloroform.
Jamur dengan ethylene, alkohol benzene.
Lumpur dengan air steril dicampur amonia.
Lemak/minyak dengan alkohol dan benzene.
Lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air.
Pernis dengan alkohol/benzene. menggunakan kapas atau spons dengan cara diusap (tidak ditekan). 3. Mengeringkannya dilakukan dengan cara:
5. Arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas kertas penyerap (blofting). Untuk arsip yang berbentuk buku, pada setiap lembarannya disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.
6. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip disisipkan kertas thymole.
5.2.4 Memutihkan kertas
Memutihkan kembali warna kertas dari arsip yang berubah warna yang disebabkan oleh faktor usia, kurangnya pemeliharaan dan perawatan, dapat diatasi dengan menggunakan bahan kimia melalui proses seperti di bawah ini:
Persiapan
Arsip yang berdasarkan penelitian dinyatakan/dikategorikan sebagai
arsip yang mengalami perubahan warna, dikumpulkan untuk dilakukan proses pemutihan kembali.
Menyiapkan peralatan yang digunakan dalam proses pemutihan.
Menyiapkan bahan kimia yang diperlukan, antara lain Kalium
Permanganat; Asam Acetate; Asam Oksalat; Natrium Sulfat; Amonia; Hidrogen Peroxida; dan Chlorine.
Pencucian
perlu dilakukan pencucian secara berulang sehingga bersih dari bahan kimia yang tertinggal.
Perendaman
Bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan kertas yang bersifat asam dapat merusak kertas. Oleh karena itu, setelah proses pencucian segera lakukan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga membentuk buffer (zat penahan) pada kertas.
5.2.5 Pencucian
Pencucian adalah tindak lanjut dari proses pembersihan dan pemutihan kertas. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian terhadap daya larut tinta pada arsip yang akan dicuci. Tahap-tahap proses pencucian adalah sebagai berikut:
Persiapan
Pengumpulan arsip-arsip kotor yang noda atau
kotorannya tidak bisa dihilangkan dalam proses pemutihan.
Menyiapkan peralatan, antara lain baskom plastik, air
steril, detergen, alkohol, kertas thymol, kertas penyerap, penghapus karet, spons, kuas halus, lembaran plastik tipis, exhaust fan, dsb. Pelaksanaan proses pencucian
Masukkan air ke dalam baskom secukupnya;
Larutkan detergen dalam air;
Celupkan atau rendam arsip lembar perlembar secara
Bersihkan dengan menggunakan spons atau kuas halus
dengan hati-hati;
Untuk arsip yang terkena jamur, campurkan alkohol ke
dalam air agar kertas menjadi kaku;
Untuk memudahkan proses, gunakan lembaran plastik
yang telah dipotong seukuran arsip agar tidak mudah robek saat pencucian;
Untuk arsip yang berbentuk buku/berjilid, kotoran
lumpur dapat dihilangkan dengan cara merendam dalam air dingin yang mengalir selama 24 jam, bersihkan kotoran tersebut dengan spons secara hati-hati. Angkat dari rendaman dan keluarkan airnya dari dalam buku dengan cara menekannya secara perlahan;
Keringkan arsip yang telah dicuci, dalam ruangan yang
dilengkapi dengan exhaust fan;
Lembaran arsip disusun lembar per lembar dengan
kertas penyerap. Ganti kertas penyerap setiap kali menjadi basah. Lakukan berulang-ulang hingga arsip kering;
Arsip yang berbentuk buku/dijilid, pengeringannya
menyatukan kembali arsip yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang umur arsip. Oleh karena itu, bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyambung dan menambal harus mempunyai warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu sendiri.
5.2.7 Enkapsulasi
Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan
cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.
Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip
yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga.
Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan
diperbaiki ada dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.
5.2.8 Laminasi
BAB VI
PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Kesimpulan dalam laporan Pembuatan SOP Perawatan dan Pemeliharaan arsip di unit arsip pusat P2T (Politeknik Negeri Bandung)
Kondisi ruangan unit kearsipan sudah cukup rapi dan bersih. Hanya saja,
dalam penataan arsip tersebut masih tidak tertata sesuai dengan subjeknya masing-masing. Masih banyak tumpukan arsip yang belum di klasisikasikan. Hal tersebut dikarenakan oleh faktor Unit Kearsipan yang masih baru. Dan juga cukup terbilang sedikit pegawai untuk mengurus arsip yang cukup banyak.
Dalam proses membuat project di Unit Kearsipan tidak cukup menyulitkan
bagi penulis. Penulis dapat dengan mudah memperoleh informasi-informasi yang diperlukan dalam pembuatan project tersebut.
Perlengkapan dan peralatan untuk mengarsipkan surat/dokumen/arsip
sudah cukup lengkap sehingga memudahkan kami dalam penataan arsip sesuai dengan subjeknya masing-masing.
Dalam menganalisis suatu arsip yang akan diinput ke dalam database,
penulis mendapatkan bimbingan terlebih dahulu sehingga memudahkan dalam pembuatan project ini.
SOP Perawatan dan Pemeliharaan arsip ini diharapkan dapat digunakan
oleh seluruh pihak dalam Unit Kearsipan karena SOP ini sudah dibuat secara sederhana.
Kondisi rak yang berisi tumpukan dokumen-dokumen yang belum di klasifikasikan. Sebagian dokumen bahkan ada yang sudah rusak dikarenakan usia, kelembapan udara dan dimakan rayap.
Lemari arsip, digunakan untuk menyimpan berkas-berkas yang sudah diklasifikasi.
Dokumentasi ketika penulis sedang bertugas untuk mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan subjectnya.
