Prosedur Kerja

Berikut beberapa prosedur kerja atau instruksi kerja di dalam Unit Kearsipan: a. Menyusun program kerja tahunan

 Membuat konsep program kerja tahunan berdasarkan hasil kerja tahun lalu menggunakan Formulir Rencana Kegiatan Tahunan/ FRKT (PL1.R2.8.IK.05.01.FRKT);

 Membuat Sasaran Kerja Pegawai berdasarkan FRKT yang telah disetujui, menggunakan Formulir Sasaran Kerja Pegawai (PL1.R2.8.IK.05.01.FSKP);

 Melaksanakan dan memonitor pelaksanaan program kerja dengan menggunakan Formulir Lembar Kontrol Kerja (PL1.R2.8.IK.01.02.FLKK);

 Mengarsipkan FRKT, FSKP, dan FLKK.

b. Melakukan pengamanan, pemeliharaan dan perawatan kearsipan Pusat  Pengamanan, pemeliharaan dan perawatan arsip harian

 Membuka pintu dan tirai jendela untuk memperoleh pergantian udara dan sinar matahari yang cukup;

 Membersihkan meja resepsionis, meja rapat, meja tamu, dan meja kerja;

 Membuka lemari dan rak penyimpanan arsip;

 Membersihkan debu di bagian atas dan bagian dalam lemari dan rak buku;

 Menyapu ruang Ruang Arsip Pusat dan sekelilingnya;

 Mengecek dan menambahkan silica gel dan/atau kapur barus di titik-titik tertentu di tempat penyimpanan arsip;

 Menyemprot ruangan dengan cairan anti serangga;

 Mengunci pintu-pintu lemari dan menutup tirai jendela setiap hari kerja pukul 15.00 WIB;

 Mengecek dan memeriksa potensi gangguan terhadap keamanan arsip (kebocoran air, korsleting listrik, sumber api, dll) sebelum meninggalkan ruangan;

 Mengisi dan menandatangani Formulir Perawatan Harian Ruang Arsip (PL1.R2.8.IK.05.01. FPHR);

 Mengunci ruangan.

 Pemeliharaan dan perawatan arsip berkala/insidental

 Mengidentifikasi kerusakan sarana dan prasarana arsip Pusat secara berkala maupun insidental;

 Melaporkan secara tertulis kepada atasan langsung kondisi kerusakan dan potensi gangguan terhadap keamanan arsip, menggunakan Formulir Lembar Permasalahan (PL1.R2.8.IK.01.01.FPMP);

 Membuat draft surat usulan perbaikan sarana dan prasarana arsip Pusat yang ditandatangani atasan langsung kepada Wakil Direktur Bidang Keuangan dan Sumber Daya;

 Memonitor dan melaporkan kembali hasil perbaikan sarana dan prasarana arsip Pusat;

 Mengarsipkan FPMP.  Penataan Ruang Arsip Pusat

 Membuat usulan Gambar Layout Ruang Arsip Pusat (apabila diperlukan perubahan) dengan menggunakan Formulir Gambar Layout Ruangan (PL1.R2.8.IK.05.01. FGLR);

 Meminta persetujuan Gambar Layout Ruangan kepada atasan secara berjenjang;

 Menata ruangan sesuai gambar layout.  Mengarsipkan FGLR.

c. Mengusulkan bahan dan alat kerja yang dibutuhkan di Ruang Arsip Pusat  Menganalisa kebutuhan bahan dan alat kerja;

 Membuat Daftar Kebutuhan Bahan dan Alat Kerja menggunakan Formulir Usulan Pengadaan Barang dan Jasa (FUPB) dan Formulir Permintaan ATK (PL1.R2.8.IK.02.01.FKBA);

 Menyampaikan dan meminta persetujuan Daftar Kebutuhan Bahan dan Alat Kerja kepada atasan secara berjenjang;

 Membuat konsep surat usulan bahan dan alat kerja untuk ditandatangani atasan;

 Memonitor pemenuhan usulan bahan dan alat kerja menggunakan Formulir Lembar Permasalahan (PL1.R2.8.IK.01.01.FPMP).

d. Membantu mengonsep instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip Polban

 Membuat konsep instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip Polban menggunakan format naskah dinas sesuai Peraturan Direktur tentang Tata Naskah Dinas Polban;

 Menyampaikan konsep kepada atasan untuk dikoreksi dan ditandatangani secara berjenjang;

 Mensosialisasikan instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip Polban;

 Melaksanakan pendampingan dan pembinaan kepada civitas akademika dan masyarakat Polban, dalam rangka pelaksanaan instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip Polban;

 Membantu pemimpin melaksanakan monitoring dan evaluasi implementasi instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan arsip Polban.

e. Menerima penyerahan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital dari Unit Pengolah/ Unit Kerja Pencipta Arsip yang ada di Politeknik Negeri Bandung

 Petugas Unit Pengolah melakukan penyiangan (weeding) untuk menentukan arsip in-aktif, arsip statis dan arsip vital yang akan diserahkan ke Penata Arsip di Ruang Arsip Pusat:

 untuk Unit Pengolah Departemen dilakukan setiap akhir Semester Ganjil dan Genap sesuai kalender akademik;

 untuk Unit Pengolah Pusat dilakukan setiap akhir semester tahun anggaran.

 Petugas Unit Pengolah menyusun arsip menggunakan Ordner sesuai dengan ketentuan klasifikasi arsip, dan membuat Formulir Daftar Arsip Yang Dipindahkan (PL1.R2.8.IK.05.01. FDAD) yang ditandatangani oleh Petugas dan Atasan Unit Kerja serta menempel Formulir Daftar Isi Ordner (PL1.R2.8.IK.05.01.FDIO) pada sampul depan Ordner.

 Petugas Unit Pengolah melakukan digitalisasi/pemindaian arsip yang akan diserahkan, dan menyimpannya secara sistematis pada sebuah Compact Disc dengan menggunakan format Label File Digital Arsip.

 FDAD yang sudah ditandatangani bersama File Digital Arsip diserahkan kepada Penata Arsip.

 Penata Arsip memeriksa dan menandatangani FDAD.

 Petugas Unit Pengolah memindahkan fisik arsip ke Ruang Arsip Pusat.

 Penata Arsip memeriksa dan menerima arsip beserta FDAD dan file elektroniknya dari unit pengolah.

 Petugas Unit Pengolah dan Penata Arsip menandatangani Berita Acara Penyerahan Arsip menggunakan Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip (FBAP).

 Penata Arsip mengarsipkan FDAD dan FBAP.

f. Melakukan penggolongan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital di Ruang Arsip Pusat

 Penata Arsip memeriksa dan memisahkan arsip menjadi beberapa kelompok berdasarkan jadwal retensi dan informasi pada FDAD:  Arsip yang tidak memiliki kegunaan simpan;

 Arsip in-aktif non permanen;

 Arsip in-aktif permanen / arsip statis;  Arsip vital.

 Penata Arsip memeriksa dan menggolongkan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital dengan cara:

 menggolongkan dan memberi kode arsip berdasarkan Unit Pengolah Awal berdasarkan Daftar Kode Unit Pengolah.

 menggolongkan dan memberi kode berdasarkan Daftar Kode Kelompok Permasalahan;

 menggolongkan dan memberi kode berdasarkan Daftar Kode Sub Kelompok Permasalahan.

 Membubuhkan Cap Kode Indeks Arsip dan menuliskan kode indeks arsip di bagian atas kanan di atas kepala/ kop naskah dinas.

 Penata Arsip memasukkan data FDAD ke dalam Indeks Arsip Elektronik sehingga arsip mudah ditemukan, menggunakan file elektronik yang dikirim oleh Unit Pengolah.

g. Mengelola penyimpanan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital di Ruang Arsip Pusat

 Penata Arsip menyiapkan lemari/ rak penyimpanan arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip vital berdasarkan jenis arsip dan Unit Pengolah Awal.  Penata Arsip membuat Label Lemari dan menempelkan di lemari/ rak

arsip.

 Penata Arsip menyiapkan ordner sesuai dengan indeks arsip.

 Penata Arsip menyimpan arsip berdasarkan penggolongan/ indeks arsip;

 Penata Arsip menyimpan data elektronik arsip dalam Indeks Arsip Elektronik untuk memudahkan pencarian;

 Penata Arsip membuat Formulir Daftar Rekaman dan menempel di bagan depan lemari/rak arsip

h. Mengendalikan peminjaman arsip di Ruang Arsip Pusat

 Peminjam mengisi Formulir Peminjaman Arsip Pusat (FPAP);

 Penata Arsip menerima dan mengecek FPAP yang sudah disetujui pemimpin yang berwenang;

 Penata Arsip mencari arsip dimaksud dalam Database Indeks Arsip Elektronik dan memeriksa apakah arsip yang dimaksud tersebut sesuai dengan yang dibutuhkan;

 Penata Arsip mencari fisik arsip atau mencetak file digital arsip dan membubuhkan Cap Autentikasi.

 Penata Arsip mencatat dan menyerahkan arsip untuk dipinjam, dengan meminta tanda tangan bukti peminjaman;

 Penata Arsip mengarsipkan FPAP;

 Penata Arsip membuat draft surat tagihan pengembalian arsip apabila peminjaman arsip melewati waktu pinjam (maksimal 5 hari kerja atau dapat diperpanjang sesuai dengan kebutuhan).

 Penata Arsip melaporkan kegiatan peminjaman arsip.

i. Melakukan penyusutan arsip in-aktif  Pemusnahan Arsip

 Memeriksa arsip dan jadwal retensinya melalui Indeks Arsip Elektronik untuk menentukan arsip yang tidak memiliki nilai guna, habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundangan yang melarang pemusnahannya, serta tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

 Membuat Formulir Daftar Arsip Yang Dimusnahkan (FDAY) dan meminta persetujuan dari Unit Pengolah Awal, serta pemimpin secara berjenjang.

 Melakukan pemusnahan arsip dengan menggunakan mesin pencacah, disaksikan oleh pejabat berwenang sesuai dengan ketentuan;

 Menandatangani Berita Acara Pemusnahan Arsip;  Mengarsipkan FDAY, Berita Acara Pemusnahan Arsip.

j. Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Arsip Nasional atau Daerah

 Arsip-arsip permanen dinilai kembali berdasarkan kriteria arsip statis sebagai berikut:

 Arsip yang bernilai kesejarahan;

 Arsip yang digunakan sebagai alat bukti keberadaan atau identitas organisasi;

 Arsip yang berisi kebijakan-kebijakan strategis.

 Membuat daftar usulan penyerahan ke Arsip Nasional/Arsip Daerah;  Meminta persetujuan atau rekomendasi Pemimpin.

 Menyampaikan pemberitahuan penyerahan arsip statis kepada Sekretarsi Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan u.p. Kepala Biro Umum dilampiri dengan daftar penyerahan arsip.

 Kepala Biro Umum melakukan penelahaan atau rekomendasi terhadap usulan penyerahan ke Arnas/Arda;

 Setelah ada rekomendasi dari Kepala Biro Umum, membuat Berita Acara Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga yang ditunjuk;

 Melaksanakan penyerahan arsip statis dan penandatanganan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis.

k. Membuat laporan kerja bidang kearsipan  Melakukan pencatatan pekerjaan sehari-hari;

 Melaporkan secara mingguan kepada atasan langsung dalam bentuk Laporan Kontrol Kerja;

 Merekap hasil kerja per semester dan tahunan;  Membuat Laporan Kerja Tahunan Bidang Kearsipan;

 Menyampaikan Laporan Kerja Tahunan Bidang Kearsipan kepada atasan langsung;

BAB V

IMPLEMENTASI RANCANGAN PROJECT

Pembuatan project untuk mata kuliah secretarial project ini, penulis membuat suatu SOP yang berisikan prosedut-prosedur dalam penanganan perawatan dan pemeliharaan arsip. Melihat kondisi arsip di Unit Arsip Pusat ini, penulis memutuskan untuk membuat SOP tersebut.

Karena saat kondisi awal penulis datang ke unit arsip pusat ini, banyak sekali arsip arsip yang sudah rusak seperti berjamur, dimakan rayap, berdebu, dll. Padahal setelah di klasifikasikan ternyata diantara arsip-arsip yang rusak itu ada arsip permanen seperti misalnya SK. Agar informasi sepenting itu tidak hilang hanya karna rendahnya perawatan dan pemeliharaan arsip, maka dibuatlah SOP pemeliharaan dan perawatan arsip.

Selain arsip berupa dokumen kertas, ada juga arsip berupa disket, cd, kaset film, yang beberapa diantara nya hanya tinggal bungkuanya saja, isinya tidak ada.

Kondisi ordner yang berjamur, menyebabkan tumbuh pula jamur jamur pada arsip di dalam ordner tersebut.

Penyimpanan arsip yang belum di klasifikasikan, banyak arsip yang belum terjamah. Beberapa diantara rusak dimakan rayap

Arsip yang kotor dan dimakan rayap

Dokumen Kontrak Peralatan Pendidikan Untuk Enam Politeknik yang rusak dimakan rayap

Beberapa dokumen rusak parah karna dimakan rayap

Arsip berupa isi film

Lemari kaca berisi arsip arsip film, beberapa diantaranya ada yang kosong. Isinya entah kemana

Berdasarkan kondisi arsip-arsip di unit arsip pusat yang sudah dijelaskan diatas, maka dengan ini penulis menjabarkan Standart Operating Procedure dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip arsip seperti kondisi diatas.