5.2.1 Membersihkan arsip
1. Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah disediakan.
2. Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai dengan jenis kotorannya.
3. Bersihkan kotoran dan debu yang menempel pada lembaran arsip mulai dari tengah-tengah bidang ke arah pinggir dengan menggunakan spons, kuas/sikat halus. Untuk kotoran yang disebabkan oleh jamur dapat digunakan penghapus karet.
4. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip.
5. Arsip yang telah selesai dibersihkan disimpan pada tempat yang terpidah dari arsip yang akan datang dan sedang dalam proses pembersihan, untuk selanjutnya ditata kembali.
5.2.3 Menghilangkan noda dan bercak
Lem kertas dengan menggunakan air hangat. Lak dengan acceton.
Minyak ter dengan gasoline/benzene. Cat dengan alkohol dicampur benzene. Lilin (wax) dengan gasoline, chloroform. Jamur dengan ethylene, alkohol benzene. Lumpur dengan air steril dicampur amonia. Lemak/minyak dengan alkohol dan benzene. Lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air. Pernis dengan alkohol/benzene.
Cellotape dengan trichloroethane. 5.2.4 Menangani arsip basah
1. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen.
2. Cara membersihkan kotoran tersebut di atas dilakukan dengan menggunakan kapas atau spons dengan cara diusap (tidak ditekan). 3. Mengeringkannya dilakukan dengan cara:
4. Menempatkan arsip dalam ruangan yang kering dan dilengkapi dengan exhaust fan yang dipasang selama 24 jam dengan kelembaban udara berkisar 35%-50% RH.
5. Arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas kertas penyerap (blofting). Untuk arsip yang berbentuk buku, pada setiap lembarannya disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.
6. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip disisipkan kertas thymole.
5.2.4 Memutihkan kertas
Memutihkan kembali warna kertas dari arsip yang berubah warna yang disebabkan oleh faktor usia, kurangnya pemeliharaan dan perawatan, dapat diatasi dengan menggunakan bahan kimia melalui proses seperti di bawah ini:
Persiapan
Arsip yang berdasarkan penelitian dinyatakan/dikategorikan sebagai arsip yang mengalami perubahan warna, dikumpulkan untuk dilakukan proses pemutihan kembali.
Menyiapkan peralatan yang digunakan dalam proses pemutihan.
Menyiapkan bahan kimia yang diperlukan, antara lain Kalium Permanganat; Asam Acetate; Asam Oksalat; Natrium Sulfat; Amonia; Hidrogen Peroxida; dan Chlorine.
Pencucian
Kertas yang telah diproses kemudian dicuci untuk menghilangkan pengaruh zat kimia yang masih menempel pada saat proses pemutihan yang dapat merusak serat kertas. Untuk menghindari kerusakan tersebut
perlu dilakukan pencucian secara berulang sehingga bersih dari bahan kimia yang tertinggal.
Perendaman
Bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan kertas yang bersifat asam dapat merusak kertas. Oleh karena itu, setelah proses pencucian segera lakukan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga membentuk buffer (zat penahan) pada kertas.
5.2.5 Pencucian
Pencucian adalah tindak lanjut dari proses pembersihan dan pemutihan kertas. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian terhadap daya larut tinta pada arsip yang akan dicuci. Tahap-tahap proses pencucian adalah sebagai berikut:
Persiapan
Pengumpulan arsip-arsip kotor yang noda atau kotorannya tidak bisa dihilangkan dalam proses pemutihan.
Menyiapkan peralatan, antara lain baskom plastik, air steril, detergen, alkohol, kertas thymol, kertas penyerap, penghapus karet, spons, kuas halus, lembaran plastik tipis, exhaust fan, dsb. Pelaksanaan proses pencucian
Masukkan air ke dalam baskom secukupnya; Larutkan detergen dalam air;
Celupkan atau rendam arsip lembar perlembar secara hati-hati ke dalam baskom;
Bersihkan dengan menggunakan spons atau kuas halus dengan hati-hati;
Untuk arsip yang terkena jamur, campurkan alkohol ke dalam air agar kertas menjadi kaku;
Untuk memudahkan proses, gunakan lembaran plastik yang telah dipotong seukuran arsip agar tidak mudah robek saat pencucian;
Untuk arsip yang berbentuk buku/berjilid, kotoran lumpur dapat dihilangkan dengan cara merendam dalam air dingin yang mengalir selama 24 jam, bersihkan kotoran tersebut dengan spons secara hati-hati. Angkat dari rendaman dan keluarkan airnya dari dalam buku dengan cara menekannya secara perlahan;
Keringkan arsip yang telah dicuci, dalam ruangan yang dilengkapi dengan exhaust fan;
Lembaran arsip disusun lembar per lembar dengan kertas penyerap. Ganti kertas penyerap setiap kali menjadi basah. Lakukan berulang-ulang hingga arsip kering;
Arsip yang berbentuk buku/dijilid, pengeringannya dilakukan dengan meletakkannya dalam posisi tegak lurus dengan bagian tepi buku menghadap kipas angin. Pada tiap lembaran disisipkan kertas penyerap yang harus diganti berulang kali hingga arsip/buku tersebut menjadi kering;
Dalam proses pengeringan, setiap 10 lembar arsip/lembaran buku diselipkan kertas thymol untuk mencegah timbulnya jamur.
5.2.6 Menambal dan menyambung
Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubangi-lubang dan bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan
menyatukan kembali arsip yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang umur arsip. Oleh karena itu, bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyambung dan menambal harus mempunyai warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu sendiri.
5.2.7 Enkapsulasi
Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.
Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga. Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan
diperbaiki ada dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam. 5.2.8 Laminasi
Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan penguat. Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi mesin dingin/panas.