69 Lampiran 1
PEDOMAN OBSERVASI PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA BARAT Hari/Tanggal :
Waktu :
Objek :
Nama Observer :
No Aspek yang diamati Keterangan
Baik Cukup Tidak baik A Pelestarian arsip audio visual
B Langkah-langkah pelestarian arsip audio visual
1 Pengolahan arsip audio visual a. Pengolahan arsip foto
b. Pengolahan arsip negatif film c. Pengolahan arsip video
d. Pengolahan arsip rekaman suara e. Pengolahan arsip elektronik 2 Penataan arsip audio visual
a. Penataan arsip foto
b. Penataan arsip negatif film c. Penataan arsip video
d. Penataan arsip rekaman suara e. Penataan arsip elektronik 3 Pemeliharaan arsip audio visual
a. Pemeliharaan arsip foto
b. Pemeliharaan arsip negatif film c. Pemeliharaan arsip video
d. Pemeliharaan arsip rekaman suara e. Pemeliharaan arsip elektronik
4 Upaya penyelamatan arsip audio visual
a. Upaya kuratif b. Upaya preventif
70 Lampiran 2
PEDOMAN WAWANCARA INFORMAN I
1. Menurut Bapak/Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2. Menurut Bapak/Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
3. Menurut Bapak/Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4. Menurut Bapak/Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
5. Menurut Bapak/Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan dalam bentuk audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
6. Menurut Bapak/Ibu apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
7. Menurut Bapak/Ibu adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? 8. Menurut Bapak/Ibu dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian
arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
9. Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
71 10. Menurut Bapak/Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
72 Lampiran 3
PEDOMAN WAWANCARA INFORMAN II
1. Menurut Bapak/Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2. Menurut Bapak/Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
3. Menurut Bapak/Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4. Menurut Bapak/Ibu berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
5. Menurut Bapak/Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
6. Menurut Bapak/Ibu pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
7. Menurut Bapak/Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? 8. Menurut Bapak/Ibu apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual
di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
9. Menurut Bapak/Ibu bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
73 10. Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
11. Menurut Bapak/Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
74 Lampiran 4
HASIL OBSERVASI PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA BARAT Hari/Tanggal : Senin, 21 Desember 2015
Waktu : 10.00 WIB
Objek : Arsip Audio Visual
Nama Observer : Endang Putri Sriwahyuningsih
No Aspek yang diamati Keterangan
Baik Cukup Tidak baik A Pelestarian arsip audio visual √
B Langkah-langkah pelestarian arsip audio visual
1 Pengolahan arsip audio visual
6. Pengolahan arsip foto √
7. Pengolahan arsip negatif film √ 8. Pengolahan arsip video √ 9. Pengolahan arsip rekaman suara √ 10. Pengolahan arsip elektronik √ 2 Penataan arsip audio visual
a. Penataan arsip foto √
b. Penataan arsip negatif film √
c. Penataan arsip video √
d. Penataan arsip rekaman suara √ e. Penataan arsip elektronik √ 3 Pemeliharaan arsip audio visual
a. Pemeliharaan arsip foto √
b. Pemeliharaan arsip negatif film √
c. Pemeliharaan arsip video √
d. Pemeliharaan arsip rekaman suara √ e. Pemeliharaan arsip elektronik √ 4 Upaya penyelamatan arsip audio visual
a. Upaya preventif √
b. Upaya kuratif √
75 Transkip Wawancara dengan Informan I
Nama informan : Ir. Sunyati, M.Si
Jabatan : Sekretaris di BPA Prov Sumbar Tanggal : Senin, 21 Desember 2015
Waktu : 11.00 WIB
1. Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pengolahan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
2. Pertanyaan:
Menurut Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? Jawaban:
Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan menurut buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
3. Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
76 Jawaban:
Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat disimpan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
4. Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pemeliharaan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
5. Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? Jawaban:
Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat yang memiliki
arsip yang bernilai sejarah dan masyarakat akan diberi imbalan untuk ganti
dari arsip.
6. Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
77 Jawaban:
Kebijakan pelestarian arsip audio visual yang dikeluarkan oleh arsip
nasional republik Indonesia (ANRI) dan ada juga kebijakan yang dikeluarkan
oleh pemerintah daerah untuk mendukung pelestarian arsip audio visual.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berpedoman
pada ANRI dalam melakukan pelestarian arsip audio visual seperti
pengolahan, pemeliharaan dan penataan untuk menyelamatkan fisik arsip
dan informasi arsip.
7. Pertanyaan:
Menurut Ibu adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Ada, yaitu buku pedoman dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat yang merujuk kepada arsip nasional (ANRI) selaku yang
membawahi arsip provinsi secara teknis masih arsip Nasional RI tetapi
secara organisasi tidak, masing-masing sudah di bawah pemerintah
daerahnya.
8. Pertanyaan:
Menurut Ibu dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? Jawaban:
Sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diperoleh anggaran
78 dari pemerintah setiap tahunnya, tetapi idealnya tidak bisa disebutkan,
karena badan kearsipan menyesuaikan dengan kebutuhan, sebelum membuat
anggaran tentu staf sudah tahu apa yang dibutuhkan, dan melaporkan
kepada kepala bidang pelestarian arsip audio visual dan kepala bidang
pelestarian arsip audio visual melapor kepada kepala badan kearsipan,
berapa anggaran untuk pembelian alat, berapa anggaran untuk orang yang
mengelola, berapa materi atau dokumen yang akan dialih mediakan dan
biaya untuk pelestarian arsip audio visual juga harus tahu. Dengan adanya
penjabaran tersebut baru bisa kepala badan kearsipan mengeluarkan biaya
untuk pelestarian arsip audio visual pada Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
9. Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah kurangnya sumber daya manusia
(SDM) dalam melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam
pelestarian arsip audio visual.
10. Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
79 Jawaban:
Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio
visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
adalah usulan kepada pemerintah untuk menambah sumber daya manusia
SDM untuk melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam
pelestarian arsip audio visual.
80 Lampiran 6
Transkip Wawancara dengan Informan II Nama informan : Romy Zulfi Yandra, S.Kom
Jabatan : Staf Pelestarian Arsip Audio Visual Tanggal : Selasa, 22 Desember 2015
Waktu : 11.00 WIB
1. Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan cara membuat daftar asal arsip,
tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta
arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan lokasi arsip.
2. Pertanyaan:
Menurut Bapak apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat seperti foto dilakukan pencacatan
dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto, pengolahan
video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video, judul, perihal,
81 masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu
suara, kualitas gambar dan jenis video, pengolahan rekaman suara atau
kaset dilakukan pencacatan dengan pembuatan indeks dan pembuatan label
dan pengolahan arsip elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi
fisik dokumen dan ukuran dokumen.
3. Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat dilakukan dengan sistem tahun yaitu tahun dokumen
didapatkan dan arsip audio visual disimpan dari tahun tertua sampai tahun
sekarang.
4. Pertanyaan:
Menurut Bapak berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah berjumlah berjumlah 8550 arsip,
terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520
buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc) atau VCD (Video Compact
Disc).
82 5. Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat setiap enam bulan sekali arsiparis melakukan
pemutaran ulang terhadap arsip kaset dan arsip video, tetapi arsiparis belum
mengatur temperatur suhu ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual
sesuai dengan standar yang ditetapkan.
6. Pertanyaan:
Menurut Bapak pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat belum rutin dilakukan, hanya arsip kaset dan arsip
video yang dilakukan pemutaran ulang setiap enam bulan sekali.
7. Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? Jawaban:
83 Mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah dari
masyarakat dan departemen penerangan.
8. Pertanyaan:
Menurut Bapak apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Prioritas utama dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah kandungan informasi arsip
dan fisik arsip. Tetapi yang lebih diprioritaskan adalah kandungan informasi
arsip karena untuk dapat menyelamatkan nilai sejarah dan dapat digunakan
untuk generasi selanjutnya.
9. Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Alih media dokumen di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat yang penting yaitu ahli waris bersedia dokumen dilakukan
digitalisasi. Setelah itu dokumen dikumpulkan pada suatu ruangan untuk
dilakukan foto. Pada ruangan tersebut dihitung jumlah dokumen yang telah
terkumpul. Jika ada dokumen yang kotor dan rusak dibersihkan dan
diperbaiki terlebih dahulu. Setelah dibersihkan dan diperbaiki dilakukan
pemotretan dengan menggunakan kamera. Selanjutnya dilakukan pengeditan
84 dan pendigitalisasian lembar demi lembar dokumen untuk dikemas ke dalam
bentuk CD atau DVD, foto, video dan rekaman suara.
10. Pertanyaan:
Menurut Bapak apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tidak ada dokumen, kalau tidak ada
dokumen tidak bisa didigital, karena masyarakat yang mempunyai dokumen
tidak semuanya masyarakat mau memberikan dokumennya untuk didigitalkan
dan butuh biaya yang cukup besar seperti perjalanan ke tempat lokasi pada
waktu mencari dokumen. Disamping itu kendala dalam pelestarian arsip
audio visual kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam melakukan
pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual.
11. Pertanyaan:
Menurut Bapak apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio
visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
adalah dengan menambah sumber daya manusia SDM untuk melakukan
pelestarian arsip audio visual, dana dalam pelestarian arsip audio visual dan
85 masyarakat mau memberikan dokumen yang dimiliki untuk dapat
dilestarikan.
86 Lampiran 7
Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (BPA) Prov Sumbar dibentuk sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 3 Tahun 2008 pada tanggal 21 Juli 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat, dimana sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007 dijelaskan bahwa BPA Prov Sumbar merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan, dalam pelaksanaan fungsi dan tugasnya berada dibawah dan tanggung jawab Gubernur melalui Sekretaris Daerah. BPA Prov Sumbar mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah teknis di bidang Perpustakaan dan Kearsipan sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pemerintah Provinsi di Bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
2. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
BPA Prov Sumbar dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan Kantor Badan Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh seorang kepala Badan saat dikeluarkannya peraturan tersebut maka kedua lembaga tersebut digabung menjadi satu dengan nama lembaga Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
87 Sumatera Barat yang saat ini dipimpin oleh Bapak Drs. Alwis. Saat ini BPA Prov Sumbar untuk administrasi perkantoran dan kearsipan berada di Jl. Pramuka V, Padang.
Visi:
Menjadikan Perpustakaan dan Kearsipan Sebagai Pusat Informasi Terdepan untuk Mencerdaskan Masyarakat dan Menyelamatkan Memori Daerah.
Misi:
1. Mendayagunakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia (SDM) semua jenis perpustakaan dan kearsipan.
2. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian bahan pustaka dan arsip sebagai memori daerah.
3. Mengembangkan budaya masyarakat gemar membaca dan sadar arsip. 4. Meningkatkan dan mengembangkan bahan pustaka dan khasanah arsip. 5. Meningkatkan pengelolaan, pengawasan bahan pustaka dan arsip. 6. Meningkatkan pelayanan perpustakaan dan kearsipan.
Tujuan
Dalam melaksanakan tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumatera Barat mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Untuk menyempurnakan perkembangan akal dan budi (untuk berfikir, mengerti dan sebagainya).
2. Untuk mencerdaskan masyarakat sumatera barat sebagai pengguna utama informasi perpustakaan dan kearsipan.
88 3. Sebagai upaya menambah khasanah dan koleksi serta memelihara
memori daerah.
4. Sebagai pusat ingatan atau rekaman aktifitas pemerintah dan masyarakat sumatera barat.
Fungsi
Dalam melaksanakan tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumatera Barat mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan. 2. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
89 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat
KEPALA
SEKRETARIS
KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN KASUBBAG KEUANGAN KASUBBAG PROGRAM KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL KABID LAYANAN PERPUSTAKAA N KASUBBID LAYANAN UMUM KASUBBID LAYANAN EKSTENSI DAN PROMOSI KABID PEMELIHARAAN DAN PELESTARIAN ARSIP KABID PENGELOLAAN
ARSIP IN AKTIF
KASUBBID BAHAN KONVENSIONAL KASUBBID BAHAN MEDIA BARU KASUBBID PENYIMPANAN DAN PENGOLAHAN ARSIP KASUBBID PENGAWASAN KEARSIPAN KABID OTOMASI & PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA KASUBBID OTOMASI PERPUSTAKAA N KASUBBID PENGOLAHAN DAN PENGEMBANG AAN KABID PEMBINAAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Kasubbid Pembinaan SDM Kelembagaan Dan Sistem Perpustakaan KASUBBID PEMBINAAN SDM SISTEM KEARSIPAN KABID PENGELOLAA N ARSIP STATIS KASUBBID AKUISISI DAN PENGOLAHAN KASUBBID LAYANAN DAN PERLUASAN KHASANAH KABID DEPOSIT PENGAMATAN DAN PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA KASUBBID DEPOSIT PENGAMATAN KASUBBID PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA
90 Data jumlah pegawai pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat sebagai berikut:
1. Kepala atau pimpinan berjumlah 1 orang. 2. Sekretaris berjumlah 1 orang.
Pada bidang ini terdiri dari kasubag umum dan kepegawaian memiliki staf 23 orang, kasubag keuangan memiliki staf 9 orang dan kasubag program memiliki staf 3 orang.
3. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari kabid otomasi dan pengolahan bahan pustaka, kabid pembinaan perpustakaan dan kearsipan, kabid pengelolaan arsip statis, kabid pengelolaan arsip in aktif, kabid pemeliharaan dan pelestarian, kabid layanan perpustakaan, kabid deposit pengamatan dan pelestarian bahan pustaka. Berikut rincian jumlah pegawai masing-masing sub bidang:
a. Bidang otomasi dan pengolahan bahan pustaka berjumlah 3 orang. b. Bidang pembinaan perpustakaan dan kearsipan berjumlah 3 orang. c. Bidang pengelolaan arsip statis berjumlah 10 orang.
d. Bidang pengelolaan arsip in aktif berjumlah 11 orang.
e. Bidang pemeliharaan dan pelestarian berjumlah 8 orang sebagai berikut:
(1) Ir. Syahrial Nasir bertugas sebagai kabid pemeliharaan dan pelestarian arsip.
(2) Sosy Findra, S.Kom bertugas sebagai kasubid bahan media baru. (3) Nurelida, A.Md bertugas sebagai kasubid bahan konvensional.
91 (4) Romy Zulfi Yandra, S.Kom bertugas sebagai staf subid bahan
media baru.
(5) Khayandra Sari, SE bertugas sebagai staf subid bahan konvensional.
(6) Syahmiwarti, AS bertugas sebagai staf subid bahan media baru. (7) Martiza bertugas sebagai staf subid bahan media baru.
(8) Imran bertugas sebagai staf subid bahan konvensional. f. Bidang layanan perpustakaan berjumlah berjumlah 3 orang.
g. Bidang deposit pengamatan dan pelestarian bahan pustaka berjumlah 3 orang.
Bagian Kesepuluh
Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian arsip Pasal 26
(1) Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang bahan konvensional dan bahan media baru.
(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip mempunyai fungsi:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang konvensional.
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan dibidang media baru.
(3) Rincian tugas bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip:
92 a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja bidang pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis pemeliharaan dan pelestarian arsip.
c. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.
d. Menyelenggarakan fasilitasi pemeliharaan dan pelestarian arsip. e. Menyelanggarakan koordinasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.
f. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengembangan koordinasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.
g. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan.
h. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan pemeliharaan dan pelestarian arsip.
i. Menyelanggarakan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan di kabupaten atau kota.
j. Menyelanggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait. k. Menyelanggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan. (4) Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip membawahi:
a. Sub bidang bahan konvensional. b. Sub bidang bahan media baru.
(5) Sub-sub bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (4), masing-masing dipimpin oleh seorang kepala sub bidang, yang berada dibawah dan
93 bertanggung jawab kepada kepala bidang pemeliharaan dan pelestaraian arsip.
Pasal 27
(1) Sub bidang bahan konvensional mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksaan di bidang bahan konvensional, meliputi: penyimpanan dan pengelolaan arsip statis dalam rangka temu balik dan layanan informasi kearsipan, penyiapan naskah sumber arsip, pemeliharaan dan perawatan arsip statis bahan konvensional.
(2) Dalam penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sub bidang bahan konvensional mempunyai mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program bahan konvensional.
b. Pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi bahan konvensional.
(3) Rincian tugas sub bidang bahan konvensional
a. Melaksanakan penyusunan program kerja sub bidang bahan konvensional. b. Melaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis bahan konvensinal. c. Melaksanakan penyusunaan bahan fasilitasi penyelanggaraan bahan
konvensional.
d. Melaksanakan pengelolaan data arsip statis bahan konvensional.
e. Melaksanakan fasilitasi pelaksanaan usaha-usaha pemeliharaan dan perawatan bahan konvensional secara berkala.
f. Melaksanakan penyusunan naskah sumber arsip.
94 g. Melaksanakan penyusunan dan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan
pengambilan kebijakan.
h. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait. i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
Pasal 28
(1) Sub bidang bahan media baru mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang bahan media baru, meliputi: penyimpanan dan pengelolaan arsip statis dalam rangka temu pemeliharaan dan perawatan arsip statis bahan media baru. (2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
su bidang bahan media baru mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program bahan media baru.
b. Pelaksanaan pelayan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi bahan media baru.
(3) Rincian tugas sub bidang bahan media baru:
a. Melaksanakan penyusunan program keja sub bidang bahan media baru. b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis bahan media baru. c. Melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi penyelenggaraan bahan media
baru.
d. Melaksanakan pengelolaan data bahan media baru.
e. Melaksankan fasilitasi pelaksanaan usaha-usaha alih media bahan konvensional ke bahan media baru.
95 f. Melaksanakan penyiapan bahan otomasi jaringan informasi kearsipan. g. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan sub bidang bahan media
baru.
h. Melaksanakan koordinasi ddengan unit kerja terkait. i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
66 DAFTAR PUSTAKA
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Asnawir dan Usman. 2002. Media Pembelajaran. Padang: Ciputat Pers. Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Departemen Pendidikan Nasional. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka: Jakarta.
Edmondson, Ray. 2004. Audiovisual Archiving: Philosophy and Principles. Paris: Unesco.http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001364/136477e.pdf (diakses 16 Oktober 2015).
Endang R, Sri, dkk. 2009. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Gunarto, Mudalslh. 2007. Penataan Arsip Audio Visual. Jakarta: Universitas Terbuka.
Handayani, Ika Sri. 2007. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan di Kantor Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Karanganyar.
http://core.ac.uk/download/pdf/12349746.pdf (diakses 27 Oktober 2015). Harrison, Helen P. 1997. Audiovisual Archives. Paris: Unesco.
http://arsip.ugm.ac.id/web/download/05121116ARSIPAUDIOVISUAL.pd f (diakses 15 Oktober 2015).
Hartinah, Sri. 2009. Pemanfaatan Alih Media untuk Pengembangan Perpustakaan Digital. Jurnal Visi Pustaka Vol.11, no.3 (Desember) http://perpusnas. go.id/Attachment/MajalahOnline/Sri_Hartinah_Pemanfaatan_Alih_Media. pdf (diakses 17 Januari 2016).
Hartono, Bambang. 1986. Sistematika dan Pelayanan Informasi. Jakarta: Arga Kencana Abadi.
Hendrawati, Tuty. 2014. Pedoman Pembuatan E-book dan Standar Alih Media. Jakarta: Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
67 Husna, Alfa. 2013. Pelestarian Kandungan Informai dengan Alih Media Digital. Makalah disampaikan pada workshop Preservasi dan Konservasi Bahan Perpustakaan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat, Maret, Hotel Lingga Bandung.
Irawan, Mustari. 2011. Penataan Fisik Arsip Media Baru. http://www.anri.go.id/ assets/download/ Artikel_Online_Strategi-Pengaturan- Arsip Statis_ hfg78jjdhj9udy.pdf (diakses 9 Desember 2015).
Judith Read dan Mary Lea Ginn. 2011. Records Management. South-Western: United States of America.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. 2013. Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang. http://www.bphn.go.id/data/ documents/ 06pmdik037.pdf (diakses 9 Desember 2015).
Khihanta. 2014. Materi Pokok Pengelolaan Arsip Vital. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Kosasih, Aa. 2008. Alih Media Digital Bahan Pustaka Perpustakaan Sekolah. Makalah disampaikan pada Workshop dan Pelatihan (Intermediate) Tenaga Kepustakaan Perpustakaan Sekolah SMP/SMA/SMK Berbasis Teknologi Informasi (TI) se-Jawa Timur, Februari, Universitas Negeri Malang, Malang.
Lee, Stuart D. 2001. Digital Imaging: a Practical Handbook. London: Facet Publishing.
Martono, Boedi. 1992. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
---. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Octavianny,Dwinur. 2014. Makalah Kearsipan. https:// dwioktanur20. wordpress. com/ 2014/02/21/makalah-kearsipan/ (di akses 27 Oktober 2015).
Penataan Fisik Arsip Media Baru. 2011. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Penyusunan Guide Arsip Media Baru. 2009. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor. 124 Tahun 2006. Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis Provinsi Sumatera Barat.
Priansa, D. J., dan Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan Profesional. Bandung: Alfabeta.
Purwono. 2010. Dokumentasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
68 Restinaningsih, Lilis. 2009. Konservasi dan Restorasi Terhadap Naskah Kuno:
Naskah sebagai Warisan Budaya. Tesis. Universitas Padjajaran.
Rusidi. 2014. Pemeliharaan dan perawatan. http:// www. bpadjogja.info/ public/article/143/dd169a743b16062595cbaddbf216c4df.pdf (diakses 9 Desember 2015).
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.
Setiawati. 2000. Petunjuk Pengelolaan Mikrofis. Bogor: Badan Penelitian dan Perkembangan Pertanian.
Sugiharto, Dhani. 2010. Penyelamatan Informasi Dokumen atau Arsip di Era Teknologi Digital. Http://Download.Portalgaruda.Org/ Article.Php?Article =30252&Val=2188 (diakses 27 Oktober 2015).
Sulistyo-Basuki. 1996. Pengantar kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Sumrahyadi. 2014. Manajemen Rekod Audio Visual. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.
Tjandra, Sheddy Nagara, dkk. 2008. Kesekretariatan. Jakarta: Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan.
Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembar Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Negara No. 2964).
Undang-Undang Republik Nomor 43 Tahun 2009. Tentang Kearsipan. Yogyakarta: Pustaka Timur.
Widjaja, A,W. 1990. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Ikrar Mandiri Abadi.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
Yulia, Yuyu dan Janti G. Sujana. 2009. Materi Pokok Pengembangan Koleksi. Jakarta: Universitas Terbuka.
Zulfitri. 2014. Perhatian Pemerintah dan Peran Pustakawan dalam Pemeliharaan
Naskah Kuno. Jurnal Al-Maktabah Vol.13, no.1 (Desember)
journal.uinjkt.ac.id/index.php/al-maktabah/article/download/1583/1326.
34 BAB III
METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Azwar (2004, 6) menyatakan bahwa “penelitian deskriptif dilakukan dengan menganalisis hanya sampai pada taraf deskripsi, yaitu menganalisis dan menyajikan fakta secara sistematik sehingga dapat lebih mudah dipahami dan disimpulkan”. Penelitian deskriptif bertujuan untuk mengumpulkan data atau
informasi untuk disusun, dijelaskan dan dianalisis.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang beralamat di Jl. Pramuka V. No. 2, Padang, Sumatera Barat. Penelitian ini dilakukan pada bulan desember 2015. Alasan pemilihan lokasi didasarkan atas adanya pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
3.3 Karakteristik Informan
Informan adalah orang yang mengetahui dan paham dengan masalah yang akan dipertanyakan dan berhasil memberikan keterangan kepada peneliti. Informan dalam penelitian ini berjumlah 2 orang, 1 orang sekretaris Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dan 1 orang staf pelestarian arsip audio visual. Peneliti mendapatkan informasi dengan cara melakukan
35 wawancara dan observasi kepada informan yang telah ditentukan mengenai pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
3.4 Data dan Sumber Data
Data dan sumber data penelitian ini sebagai berikut: 1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh melalui observasi langsung dan hasil wawancara yang dilakukan peneliti dengan informan yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data pendukung data primer dari literatur terdiri dari buku, web dan jurnal.
3.5 Prosedur Pengumpulan Data
Prosedur pengumpulan data dalam penelitian ini melalui: 1. Wawancara
Wawancara adalah mewawancarai informan agar memperoleh data yang akurat dan relevan. Cara yang dilakukan dalam wawancara adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapatkan data mengenai permasalahan yang sedang diteliti. Pemilihan informan didasarkan pada sampling purposive adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu. Wawancara dilakukan secara langsung
36 kepada arsiparis yang mengelola arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Pedoman wawancara perlu dibuat agar peneliti tetap fokus dan tidak menyimpang dari masalah yang akan dipertanyakan sesuai dengan teori yang terkait.
2. Observasi
Observasi adalah melakukan pengamatan langsung ke lokasi penelitian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yaitu mengenai arsip audio visual.
3. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan adalah mengumpulkan data melalui berbagai literatur dan dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian.
3.6 Analisis Data
Analisis data dalam penelitian ini sebagai berikut: 1. Reduksi Data
Reduksi data adalah proses memfokuskan data menjadi informasi yang bermakna. Bungin (2007, 70) menyatakan bahwa “reduksi adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data secara kasar yang timbul dalam catatan-catatan tertulis dilapangan”. Data yang direduksi adalah data mengenai pelestarian arsip
audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
37 2. Penyajian Data
Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian ini dapat berbentuk teks naratif, tabel dan sebagainya. Untuk mempermudah pemahaman terhadap informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi. Penyajian data dalam penelitian ini adalah menggunakan teks naratif, tabel dan gambar.
3. Verifikasi Data
Verifikasi data dari kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan untuk menarik kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses menginterprestasikan data-data yang telah dikumpulkan dengan metode wawancara dan observasi dalam melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data
Peneliti menggunakan teknik triangulasi untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini. Oleh sebab itu peneliti menggunakan beberapa metode triangulasi yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Adapun teknik triangulasi yang digunakan sebagai berikut:
1. Triangulasi Data
Triangulasi data adalah menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi dan studi kepustakaan. Peneliti melakukan wawancara dengan sekretaris Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dan staf pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, untuk mendapatkan
38 data yang lengkap disertai observasi untuk mengamati arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Triangulasi Teori
Triangulasi teori adalah penggunaan teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Penelitian ini berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data. Teori yang didapatkan oleh peneliti tidak hanya melalui buku tercetak saja melainkan peneliti juga memasukkan teori berdasarkan jurnal, artikel dan literatur lainnya mengenai pelestarian arsip audio visual.
3. Triangulasi Metode
Triangulasi metode adalah penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal seperti metode wawancara dan metode observasi. Pada penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang didukung dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.
39 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini, peneliti akan membahas tentang hasil-hasil penelitian yang dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, baik itu dari hasil pengamatan peneliti secara langsung (observasi) maupun dari wawancara dengan arsiparis yang terlibat secara langsung dalam pelestarian arsip audio visual. Hasil penelitian yang diperoleh untuk menjelaskan pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Pelestarian arsip audio visual mencakup pengolahan, penataan, pemeliharaan, dan upaya penyelamatan arsip audio visual.
4.1 Karakteristik Informan
[image:92.595.176.441.510.609.2]Informan pada penelitian ini adalah arsiparis yang berada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang mengerti tentang Arsip Audio Visual. Berikut daftar karakteristik informan:
Tabel 4.1 Karakteristik Informan Kode Bagian
Sekretaris Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Staf pelestarian arsip audio visual
40 Dalam melakukan wawancara peneliti menetapkan Ibu Ir. Sunyati, M.Si sebagai informan pertama ( ) yang bertugas sebagai sekretaris di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dan Bapak Romy Zulfi Yandra, S.Kom sebagai informan kedua ( ) yang bertugas sebagai Staf
pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
Sebelum melakukan wawancara peneliti menjelaskan maksud dan tujuan observasi ini. Wawancara dilakukan berdasarkan pedoman wawancara yang telah dibuat lalu dikembangkan lebih dalam sesuai dengan jawaban informan dan wawancara berlangsung secara informal. Suasana dan kondisi selama wawancara bersifat alamiah, tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa yang tidak formal (informal). Wawancara dilakukan secara berulang apabila peneliti merasa kurang mengerti atau ada yang perlu ditambahi dari wawancara sebelumnya.
4.2 Data
Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan oleh staf yang bekerja di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Sumber daya manusia (SDM) bagian pelestarian arsip berjumlah 8 orang terdiri dari 4 orang pelestarian arsip konvensional dan 4 orang pelestarian arsip audio visual. Saat ini BPA Prov Sumbar menyimpan arsip audio visual berjumlah 8550 arsip pada tahun 2015, terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc) atau VCD (Video Compact Disc).
41 4.2.1 Deskripsi Data
Deskripsi data dalam pembahasan ini dikelompokkan berdasarkan kategori pertanyaan terdiri dari pengolahan arsip audio visual, penataan arsip audio visual, pemeliharaan arsip audio visual dan upaya penyelamatan arsip audio visual. Pertanyaan dan jawaban yang sama antara informan I1 dan informan I2 akan
digabungkan serta dijadikan satu analisis. Berikut deskripsi data yang diperoleh dari hasil wawancara adalah sebagai berikut:
4.2.1.1Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
1. Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:
I1: ”Pengolahan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku
pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip
nasional”.
I2: ”Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan cara membuat
daftar asal arsip, tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian
singkat, jumlah, tahun cipta arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan
lokasi arsip”.
2. Apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:
42 I1: ”Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan menurut buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”.
I2: ”Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat seperti foto dilakukan pencacatan
dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto,
pengolahan video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video,
judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu
masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan jenis video,
pengolahan rekaman suara atau kaset dilakukan pencacatan dengan
pembuatan indeks dan pembuatan label dan pengolahan arsip
elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi fisik dokumen
dan ukuran dokumen”.
4.2.1.2Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
3. Bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan
I2 sebagai berikut:
I1: ”Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat disimpan berdasarkan buku
pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip
nasional”.
I2: ”Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan sistem tahun yaitu tahun
43 dokumen didapatkan dan arsip audio visual disimpan dari tahun
tertua sampai tahun sekarang”.
4. Berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:
I2: ”Total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah berjumlah berjumlah
8550 arsip, terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film,
102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc)
atau VCD (Video Compact Disc)”.
4.2.1.3Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
5. Bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:
I1: ”Pemeliharaan arsip audio visual yang disimpan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan
berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang
merujuk kepada arsip nasional”.
I2: ”Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat setiap enam bulan sekali
arsiparis melakukan pemutaran ulang terhadap arsip kaset dan arsip
video, tetapi arsiparis belum mengatur temperatur suhu ruangan
44 tempat penyimpanan arsip audio visual sesuai dengan standar yang
ditetapkan”.
6. Pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:
I2: ”Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat belum rutin dilakukan, hanya arsip kaset
dan arsip video yang dilakukan pemutaran ulang setiap enam bulan
sekali”.
4.2.1.4Upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
7. Bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:
I1: ”Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat
yang memiliki arsip yang bernilai sejarah dan masyarakat akan diberi
imbalan untuk ganti dari arsip”.
I2: ”Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat dan
departemen penerangan”.
8. Apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 adalah:
45 I1: ”Kebijakan pelestarian arsip audio visual yang dikeluarkan oleh arsip
nasional republik Indonesia (ANRI) dan ada juga kebijakan yang
dikeluarkan oleh pemerintah daerah untuk mendukung pelestarian
arsip audio visual. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat berpedoman pada ANRI dalam melakukan
pelestarian arsip audio visual seperti pengolahan, penataan dan
pemeliharaan untuk menyelamatkan fisik arsip dan informasi arsip”. 9. Adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 adalah:
I1: ”Ada, yaitu buku pedoman dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat yang merujuk kepada arsip nasional (ANRI)
selaku yang membawahi arsip provinsi secara teknis masih arsip
Nasional RI tetapi secara organisasi tidak, masing-masing sudah di
bawah pemerintah daerahnya”.
10. Dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 adalah:
I1: ”Sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diperoleh
anggaran dari pemerintah setiap tahunnya, tetapi idealnya tidak bisa
disebutkan, karena badan kearsipan menyesuaikan dengan kebutuhan,
sebelum membuat anggaran tentu staf sudah tahu apa yang
46 dibutuhkan, dan melaporkan kepada kepala bidang pelestarian arsip
audio visual dan kepala bidang pelestarian arsip audio visual
melapor kepada kepala badan kearsipan, berapa anggaran untuk
pembelian alat, berapa anggaran untuk orang yang mengelola,
berapa materi atau dokumen yang akan dialih mediakan dan biaya
untuk pelestarian arsip audio visual juga harus tahu. Dengan adanya
penjabaran tersebut baru bisa kepala badan kearsipan mengeluarkan
biaya untuk pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat”.
11. Apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:
I2: ”Prioritas utama dalam pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat kandungan
informasi arsip dan fisik arsip. Tetapi yang lebih diprioritaskan
adalah kandungan informasi arsip karena dapat menyelamatkan nilai
sejarah dan dapat digunakan untuk generasi selanjutnya”.
12. Bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:
I2: ”Alih media dokumen di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat yang penting yaitu ahli waris bersedia dokumen
dilakukan digitalisasi. Setelah itu dokumen dikumpulkan pada suatu
47 ruangan untuk dilakukan foto. Pada ruangan tersebut dihitung jumlah
dokumen terkumpul. Jika ada dokumen kotor dan rusak dibersihkan
dan diperbaiki terlebih dahulu. Setelah dibersihkan dan diperbaiki
dilakukan pemotretan dengan menggunakan kamera. Selanjutnya
dilakukan pengeditan dan pendigitalisasian lembar demi lembar
dokumen untuk dikemas ke dalam bentuk CD atau DVD, foto, video
dan rekaman suara”.
13. Apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:
I1: ”Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat kurangnya sumber daya
manusia (SDM) dalam melakukan pelestarian arsip audio visual dan
dana dalam pelestarian arsip audio visual”.
I2: ”Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tidak ada dokumen, kalau
tidak ada dokumen tidak bisa didigital, karena masyarakat yang
mempunyai dokumen tidak semua masyarakat mau memberikan
dokumennya untuk didigitalkan dan butuh biaya yang cukup besar
seperti perjalanan ke tempat lokasi pada waktu mencari dokumen.
Disamping itu kendala dalam pelestarian arsip audio visual
kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam melakukan
48 pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio
visual”.
14. Apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:
I1: ”Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip
audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat usulan kepada pemerintah untuk menambah sumber
daya manusia SDM untuk melakukan pelestarian arsip audio visual
dan dana dalam pelestarian arsip audio visual”.
I2: ”Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip
audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat dengan menambah sumber daya manusia SDM untuk
melakukan pelestarian arsip audio visual, dana dalam pelestarian
arsip audio visual dan masyarakat mau memberikan dokumen yang
dimiliki untuk dapat dilestarikan”.
4.2.2 Temuan Penelitian
Temuan hasil penelitian dapat diketahui dari beberapa hasil wawancara dan observasi langsung di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang telah diinterprestasikan dengan teori yang telah ada pada kajian pustaka dan dapat dijabarkan dalam beberapa poin sebagai berikut:
49 4.2.2.1Pengolahan Arsip Audio Visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Pengolahan arsip audio visual dilakukan agar memudahkan dalam penataan. Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari hasil wawancara dan observasi sebagai berikut:
1. Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:
I1: ”Pengolahan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku
pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip
nasional”.
I2: ”Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan cara membuat
daftar asal arsip, tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian
singkat, jumlah, tahun cipta arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan
lokasi arsip”.
2. Apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 danI2 sebagai berikut:
I1: ”Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan menurut buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”.
50 I2: ”Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat seperti foto dilakukan pencacatan
dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto,
pengolahan video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video,
judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu
masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan jenis video,
pengolahan rekaman suara atau kaset dilakukan pencacatan dengan
pembuatan indeks dan pembuatan label dan pengolahan arsip
elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi fisik dokumen
dan ukuran dokumen”.
[image:103.595.210.452.526.711.2]Dari observasi langsung di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat pengolahan arsip audio visual dapat diketahui, arsiparis sudah melakukan pengolahan seperti membuat daftar asal arsip, tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan lokasi arsip.
Gambar 4.1 Pengolahan Arsip Audio Visual Rekaman Suara
51 Gambar 4.2 Alat Pemutar Rekaman Suara
Gambar 4.3 Alat Pemutar Video
Dari hasil wawancara dan observasi langsung di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat di atas dapat dinyatakan bahwa Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat sudah melakukan pengolahan arsip audio visual berdasarkan pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional. Pengolahan arsip audio visual mencakup pengolahan arsip foto dilakukan pencacatan dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto, pengolahan video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video, judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat,
[image:104.595.182.443.340.490.2]52 waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan jenis video, pengolahan rekaman suara atau kaset dilakukan pencacatan dengan pembuatan indeks dan pembuatan label dan pengolahan arsip elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi fisik dokumen dan ukuran dokumen.
4.2.2.2Penataan Arsip Audio Visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari hasil wawancara dan observasi sebagai berikut:
3. Bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan
I2 sebagai berikut:
I1: ”Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat disimpan berdasarkan buku
pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip
nasional”.
I2: ”Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan sistem tahun yaitu tahun
dokumen didapatkan dan arsip audio visual disimpan dari tahun
tertua sampai tahun sekarang”.
4. Berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:
53 I2: ”Total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah berjumlah berjumlah
8550 arsip, terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film,
102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc)
atau VCD (Video Compact Disc)”.
[image:106.595.195.465.389.598.2]Dari observasi langsung di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat penataan arsip audio visual dapat diketahui, arsiparis sudah melakukan penataan dengan sistem tahun dokumen didapatkan yaitu arsip audio visual disimpan dari tahun tertua sampai tahun sekarang. Seperti gambar berikut ini:
Gambar 4.5 Penataan Arsip Audio Visual
Dari hasil wawancara dan observasi di atas dapat diketahui bahwa Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat sudah melakukan penataan arsip audio visual berdasarkan pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip na
