KAJIAN PUSTAKA 2.1 Konsep Arsip
3. Pemeliharaan Arsip Audio Visual
Pemeliharaan arsip audio visual dilakukan setiap enam bulan sekali dengan mengadakan pengecekan dan penilaian terhadap kondisi fisik arsip mana yang perlu diperbaiki dan mana yang perlu mendapatkan perhatian khusus. Sumrahyadi (2014, 6.22) menyatakan bahwa “pemeliharaan arsip audio visual adalah untuk menjaga agar informasi arsip tetap dalam keadaan baik sepanjang waktu”.
Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.22-6.24) mengemukakan bahwa pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Pemeliharaan arsip foto
Arsip foto harus selalu diperiksa dari kemungkinan faktor alam seperti kelembapan udara atau faktor lainnya. Kelembapan menimbulkan tumbuhnya sejenis jamur berupa bercak-bercak putih yang menyerang foto baik positif maupun negatif.
2. Pemeliharaan arsip film
Faktor dominan yang menyebabkan kerusakan pada arsip media baru adalah faktor fungsi atau sejenis jamur. Pemeliharaan dengan cara lain juga dapat dilakukan misalnya dengan cairan zat kimia tertentu misalnya larutan trychorotetine yang dituangkan pada kain pembersih. 3. Pemeliharaan arsip video
Arsip video agak sedikit khusus, misalnya untuk membersihkan pita dari kotoran seperti debu atau jamur digunakan video cleaner yang
29 berfungsi sebagai pembersih video. Arsip juga memerlukan perawatan secara rutin agar terbebas dari segala kotoran.
4. Pemeliharaan arsip rekaman suara
Rekaman suara yang sering dipinjam atau digunakan oleh user, dimungkinkan untuk dibuatkan copy atau back-up. Hal yang perlu diperhatikan adalah jauhkan rekaman suara dengan medan magnet yang dapat merusak rekaman suara dan rak dari kayu dimungkin untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan.
5. Pemeliharaan arsip elektronik
Secara umum untuk pemeliharaan arsip elektronik ada standar yang dapat digunakan sebagai berikut:
a. Semua media harus ditangani dengan hati-hati.
b. Tidak diperbolehkan dekat dengan medan magnet apalagi ditempelkan.
c. Permukaan media tidak boleh disentuh dengan tangan terbuka karena tangan berkeringat dan sedikit mengandung minyak.
d. Pergunakan pembungkus yang telah terstandar.
e. Penulisan informasi pada label ditempelkan setelah ditulisi informasi yang lengkap.
f. Hindarkan sinar matahari secara langsung termasuk benda-benda lain yang mengeluarkan panas terutama untuk media magnetic. g. Semua peralatan dimana media itu akan dipergunakan harus
beroperasi dengan baik sehingga kemungkinan terhapusnya data semakin kecil.
h. Pergunakan pembersih media yang sudah terstandar. Untuk mencegah kemungkinan kerusakan untuk negatif film suhunya antara 10℃ sampai 15℃ dengan tingkat kelembapan 50-55 % RH. Untuk media lainnya seperti foto, film positif, video, rekaman suara dan lainnya suhu sekitar 15℃ sampai 18℃ dengan kelembapan 55-65 % RH. Dan tentukan saja penggunaan AC (Air Conditioner) selama 24 jam nonstop dengan dilengkapi thermometer dan hygrometer.
Selain pendapat di atas Rusidi (2014, 8-9) menyatakan bahwa pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Arsip foto
Bahan arsip foto adalah kertas, plastik yang diisi silver bromide dengan proses kimiawi. Pemeliharaan arsip foto dengan cara disimpan pada amplop yang tidak mengandung asam, ditempel pada kertas atau disimpan dalam album. Arsip foto dimasukkan pada ruangan penyimpanan dengan suhu udara yang benar-benar konstan yaitu 20 C dan kelembapannya 40 RH.
30 2. Mikrofilm
Microfilm mudah sekali rusak karena kelembapan yang tinggi, temperatur udara yang tidak tetap, cendawan dan tangan-tangan kotor yang berminyak. Pemeliharaan arsip microfilm dengan cara disimpan dalam ruangan yang ber AC. Temperatur dan kelembapan udara tetap stabil. Temperatur yang ideal antara 18-21 C dan kelembapannya 40-50% RH. Cara penyimpanan arsip microfilm yaitu dengan cara digulung, dimasukan dalam kaleng tertutup dan tahan karat serta dibungkus dengan kotak koran dan disimpan pada mikrofil cabinet yang terdiri dari beberapa laci dan mempunyai sirkulasi udara yang baik dan terbuat dari logam yang tahan karat.
3. Arsip film
Pemeliharaan arsip film dengan cara dibersihkan dengan bahan airmixer. Pembersihan ini dilakukan untuk menghilangkan jamur, karat dan kotoran yang ada pada film. Untuk membersihkan arsip film dapat juga dengan menggunakan cairan kimia (larutan) trichlorotin yang dituangkan dalam kain katun, kemudian kain tersebut ditempelkan pada kedua sisi film dan diputar secara perlahan dan teratur dengan menggunakan alat bantu atau mesin penggulung film (rewinder). Arsip film ((film negative) disimpan dalam ruang bersuhu rendah antara 10-15 C dengan kelembapan 50-55% RH.
4. Disket dan kaset
Pada dasarnya pemeliharaan arsip disket dan kaset tidak jauh berbeda dengan pemeliharaan arsip foto atau film negative. Dalam hal ini suhu dan kelembapan udara menjadi pertimbangan utama. Pemeliharaan dan perawatan arsip media baru (non kertas) ini dilakukan secara rutin. Setiap 6 (enam) bulan sekali dilakukan pengecekan untuk diperbaiki atau dirawat sesuai dengan kondisi fisik arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pemeliharaan arsip audio visual adalah upaya menjaga agar informasi arsip tetap terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Pemeliharaan arsip audio visual terdiri dari pemeliharaan arsip rekaman suara, pemeliharaan arsip foto, pemeliharaan arsip film, pemeliharaan arsip video dan pemeliharaan arsip elektronik.
31 2.4.2 Upaya Penyelamatan Arsip Audio Visual
Upaya penyelamatan arsip audio visual bisa melalui berbagai cara diantaranya adalah dengan perlindungan. Perlindungan arsip adalah melindungi arsip agar tetap utuh baik fisik dan informasi arsip. Sugiharto (2010, 52) menyatakan bahwa upaya penyelamatan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Upaya preventif adalah perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen atau arsip terhadap bahaya dan gangguan.
2. Upaya kuratif adalah perlindungan yang dilaksanakan jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen atau arsip.
Sedangkan Khihanta (2014, 8.7) mengemukakan upaya penyelamatan arsip audio visual adalah:
Upaya penyelamatan arsip audio visual dengan reprografi arsip vital elektronik merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah dokumen, yang mencakup tiga proses dasar, yaitu copying, duplicating, dan micropying. Copying adalah reproduksi dalam besaran yang sama dengan arsip aslinya, duplicating adalah copying dalam jumlah banyak dan micropying adalah pengandaan dalam besaran yang lebih kecil dari ukuran aslinya.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan bab II pasal 34 dinyatakan bahwa perlindungan dan penyelamatan arsip sebagai berikut:
(1) Negara menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf g (perlindungan dan penyelamatan arsip), baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik dan kesejahteraan rakyat.
(2) Negara secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis.
(3) Negara menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dari bencana alam, bencana sosial, perang, tindakan kriminal serta tindakan kejahatan
32 yang mengandung unsur sabotase adalah tindakan pengrusakan yang dilakukan secara terencana, spionase adalah mengumpulkan informasi mengenai sebuah organisasi atau lembaga yang dianggap rahasia tanpa mendapatkan izin dari pemilik yang sah dari informasi tersebut dan terorisme adalah serangan-serangan terkoordinasi yang bertujuan membangkitkan perasaan teror terhadap sekelompok masyarakat. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa upaya penyelamatan arsip audio visual dengan upaya preventif adalah perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen, upaya kuratif adalah perlindungan unsur perusak dokumen dan reprografi merupakan kegiatan pengulangan atau penggandaan dokumen.
Upaya penyelamatan arsip dapat juga dilakukan dengan cara alih media. Alih media adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi yaitu mengalihkan arsip tercetak menjadi non cetak. Menurut Hartinah (2009, 15) “alih media adalah merubah bentuk dari bahan tercetak ke dalam bentuk digital seperti mikrofice, pita magnetik, CD, DVD dan lain-lain”. Sedangkan Kosasih (2008, 12) mengemukakan bahwa “alih media adalah alternatif untuk melestarikan kandungan informasi bahan pustaka, karena formatnya dapat disimpan pada media penyimpanan yang relatif besar kapasitasnya dan tahan lama”. Selain pendapat di atas Husna (2013, 2) mengemukakan bahwa:
Alih media digital adalah suatu proses pengalihan bentuk ke dalam format digital dari bentuk analog yang sebelumnya hanya satu buah menjadi file digital yang dapat dibaca pada komputer dan dapat dibuatkan kopi digitalnya, sehingga ada dua versi yaitu versi asli dan kopiannya dalam bentuk digital.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa alih media adalah merubah bentuk tercetak menjadi non cetak seperti mikrofice, pita magnetik, CD, DVD dan lain-lain untuk dapat melestarikan fisik arsip dan kandungan informasi arsip dan
33 dapat dimanfaatkan oleh masyarakat serta digunakan dalam jangka waktu yang cukup lama.
Upaya penyelamatan arsip audio visual yang informasinya berupa arsip nilai sejarah. Nilai guna sejarah adalah sebuah arsip berdasarkan kualitas atau isi arsip yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan sebuah kegiatan. Menurut Octavianny (2014, 10) “nilai guna sejarah adalah menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah”. Sedangkan Handayani (2007, 25) menyatakan bahwa “nilai guna sejarah adalah arsip yang dapat menggambarkan suatu peristiwa dimasa lampau atau bisa dikatakan arsip sebagai bahan pengingat atas kejadian di masa lampau”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa nilai guna sejarah adalah arsip yang menggambarkan suatu peristiwa atau keadaan pada masa lampau sebagai pengingat peristiwa sejarah.
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan Teknologi Informasi (TI) telah menyebar hampir disetiap bidang, tidak terkecuali di bidang kearsipan. Salah satu bentuk perkembangannya adalah arsip. Barthos (2012, 1) menyatakan bahwa “arsip adalah catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) atau peristiwa yang dibuat untuk
membantu daya ingat orang”.
Arsip merupakan sekumpulan lembaran-lembaran kertas yang berisikan informasi dari suatu kegiatan. Faktor terpenting arsip dalam suatu organisasi atau instansi pemerintah yang memiliki nilai guna yang tinggi bagi organisasi atau instansi tersebut. Lembaga kearsipan salah satu yang bertugas melestarikan arsip untuk dapat disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama.
Arsip memiliki bentuk yang beraneka ragam, diantaranya arsip berdasarkan frekuensi penggunaannya dan arsip berdasarkan bentuk media penyimpanannya. Audio visual termasuk ke dalam bentuk arsip berdasarkan medianya. Arsip audio visual merupakan arsip yang memiliki informasi yang isinya bisa dibaca melalui bantuan alat khusus seperti komputer dan lain sebagainya. Arsip audio visual memiliki karakteristik yang berbeda dengan arsip kertas. Arsip dalam bentuk kertas seperti dokumen-dokumen. Selain itu arsip juga ada dalam bentuk audio visual seperti foto, film, video, rekaman suara, mikrofilm, mikrofis dan elektronik.
2 Tugas pelestarian arsip bukanlah tugas yang mudah. Beberapa lembaga yang mengelola arsip belum begitu memperhatikan pelestarian arsip secara khusus. Mengatur temperatur suhu ruangan dan tempat penyimpanan arsip merupakan usaha untuk mencegah atau mengurangi terjadinya kerusakan terhadap arsip. Pelestarian merupakan hal yang penting dari kegiatan arsip untuk dapat memelihara arsip baik itu secara fisik ataupun kandungan informasi arsip.
Arsip mempunyai fungsi dan tujuan bagi pemerintah, salah satu fungsi arsip adalah sumber informasi terekam. Pada dasarnya arsip memiliki fungsi dan kegunaan sebagai pengingat setiap kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Oleh sebab itu arsip dapat disajikan dalam bentuk informasi yang lengkap, cepat dan benar. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Kearsipan bab I pasal 3 tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan bagi kegiatan pemerintah.
Pelestarian arsip di lembaga kearsipan merupakan kegiatan yang perlu mendapatkan perhatian. Tidak semua lembaga yang melestarikan arsip yang dimilikinya, akan tetapi pelestarian arsip merupakan kegiatan yang penting dilakukan untuk semua lembaga pengelola arsip. Kegiatan pelestarian arsip untuk menjamin arsip yang disimpan di lembaga kearsipan untuk tetap terpelihara dengan baik.
Adapun usaha-usaha untuk menyelamatkan arsip dari kerusakan dan kehancuran yaitu dengan cara pelestarian, pengolahan, penataan dan pemeliharaan. Kesadaran pegawai yang mengelola arsip masih rendah tentang
3 usaha dalam melestarikan arsip. Adapun kegiatan pelestarian arsip menyangkut tenaga ahli, sarana dan prasarana dan biaya yang cukup besar.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat merupakan arsip daerah provinsi, yang dimaksud dengan arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan, pemerintahan daerah provinsi sumatera barat yang berkedudukan di ibukota provinsi tidak dapat dilepaskan dari Lembaga Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat memiliki tugas dan fungsi melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Salah satu bidang yang menarik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah arsip audio visual.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (selanjutnya disingkat dengan BPA Prov Sumbar) salah satu badan yang bertugas melestarikan arsip audio visual. Arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar berjumlah 8550 arsip pada tahun 2015 terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc) atau VCD (Video Compact Disc). Arsip audio visual yang dilestarikan di BPA Prov Sumbar adalah berupa kesenian dan budaya, pedoman dan penghayatan pengalaman pancasila, pelantikan, pemilihan umum dan kepartaian, penyuluhan atau penerangan, perayaan atau hari besar, perekonomian, pidato, sejarah lisan, adipura, kunjungan, narkotika, pameran, pendidikan, pertanian dan rapat koordinasi.
4 Arsip audio visual merupakan dokumen penting dalam setiap organisasi, begitu juga arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar yang harus dilestarikan untuk menjaga nilai guna sejarah yang tersimpan didalam arsip audio visual. Pelestarian arsip audio visual berpengaruh terhadap pengolahan, pemeliharaan dan penataan arsip audio visual. Sistem penyimpanan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar menggunakan sistem tahun yaitu dari tahun tertua sampai tahun sekarang.
Namun, arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar penyimpanannya masih disatukan dalam satu lemari dengan arsip kertas. Arsip audio visual yang disatukan dengan arsip kertas untuk memudahkan temu kembali arsip. Tetapi dilihat dari bentuk fisik arsip, seharusnya arsip audio visual tidak sama tempat penyimpanannya dengan arsip kertas karena pengaturan suhu ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual berbeda dengan suhu ruangan tempat penyimpanan arsip dalam bentuk kertas.
Mengingat arsip yang beraneka ragam jenis dan bentuknya, baik itu arsip dalam bentuk kertas ataupun arsip dalam bentuk audio visual. Bagaimana BPA Prov Sumbar melestarikan arsip audio visual, untuk menjaga dan memelihara fisik
dan informasi arsip. Dengan demikian, peneliti akan membahas mengenai “Upaya
Pelestarian Arsip Audio Visual dalam Penyelamatan Nilai Guna Sejarah di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.”
5 1.2 Perumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2. Bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
3. Bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4. Bagaimana upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Untuk mengetahui penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
3. Untuk mengetahui pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
4. Untuk mengetahui upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
6 1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi berbagai pihak. 1. Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, hasil
penelitian ini dapat dijadikan bahan masukan mengenai upaya pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Bagi peneliti, sebagai bahan referensi untuk membahas penelitian dengan topik yang sama.
3. Bagi penulis, agar dapat memperkaya pengetahuan dan keterampilan mengenai upaya pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini mencakup pengolahan arsip audio visual, penataan arsip audio visual, pemeliharaan arsip audio visual dan upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
i ABSTRAK
Endang, Putri Sriwahyuningsih. 2016. Pelestarian Arsip Audio Visual dalam Penyelamatan Nilai Guna Sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengolahan, penataan, pemeliharaan dan upaya pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif, sedangkan metode penelitiannya menggunakan metode deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dengan informan yang dipilih secara sampling purposive serta dengan melakukan kajian pustaka terhadap literatur mengenai pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
Hasil temuan diketahui bahwa Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat melakukan pelestarian arsip audio visual sebagai berikut, (1) pengolahan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar sudah melakukan cara seperti membuat daftar asal arsip, tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan lokasi arsip; (2) penataan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar sudah melakukan penataan dengan sistem tahun; (3) pemeliharaan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar arsiparis belum mengatur temperatur suhu ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual menurut standar yang telah ditetapkan dan (4) upaya penyelamatan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar adalah dengan usulan kepada pemerintah untuk menambah sumber daya manusia (SDM) dan dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual.
Kata Kunci: Arsip Audio Visual
UPAYA PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL DALAM