KAJIAN PUSTAKA 2.1 Konsep Arsip
3. Fungsi Arsip
Arsip bukan hanya kumpulan naskah atau dokumen saja, tetapi arsip mempunyai fungsi dalam suatu lembaga atau organisasi. Amsyah (2003, 2) menyatakan bahwa fungsi arsip sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.
Sedangkan Barthos (2012, 4) mengemukakan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua sebagai berikut:
1. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan suatu unit kerja.
2. Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya sebagai referensi bagi suatu organisasi.
Selain pendapat di atas bahwa Sedarmayanti (2003, 9) menyatakan fungsi arsip dapat dibedakan menjadi dua macam sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu, (1) arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi atau kantor; (2) arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi
11 dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Selain pendapat di atas Suraja (2006, 37) menyatakan bahwa “fungsi arsip adalah menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan dalam suatu organisasi dan kebutuhan individual”. Dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab III pasal 1 fungsi arsip dibedakan atas dua sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi didalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi arsip dapat dilihat berdasarkan fungsinya, dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis ada dua yaitu (arsip aktif dan arsip inaktif) dan arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan tempat penyimpanan, benda dan lamanya penyimpanan.
12 4. Jenis Arsip
Arsip memiliki peranan yang penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan suatu organisasi. Agus Sugiarto (2005, 10) menyatakan bahwa jenis arsip adalah:
1. Arsip menurut subjek atau isinya
Menurut subjek atau isinya dapat di bedakan menjadi beberapa macam, sebagai berikut:
a. Arsip kepegawaian, contoh data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya.
b. Arsip keuangan, contoh laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah membayar.
c. Arsip pemasaran, contoh surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya. d. Arsip pendidikan, contoh kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport, transkrip mahasiswa dan sebagainya. 2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat, contoh naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel dan sebagainya.
b. Pita rekaman. c. Microfilm. d. Disket.
e. Compact disk (CD).
Sedangkan Endang (2009, 10-11) mengemukakan bahwa jenis arsip adalah sebagai berikut:
1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya, sebagai berikut: a. Arsip yang berbentuk lembaran.
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran.
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, sebagai berikut:
a. Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
b. Inventory record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris.
c. Personal record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
kepegawaian.
13 d. Sales record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan.
e. Production record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, sebagai berikut: a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). 2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional
Daerah).
b. Instansi Pemerintah atau swasta
1) Arsip primer dan arsip skunder. Arsip primer adalah arsip asli, sedangkan arsip skunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi.
2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, sebagai berikut:
a. Arsip tidak penting adalah arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi.
b. Arsip biasa adalah yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu.
c. Arsip penting adalah arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama.
d. Arsip sangat penting (vital) adalah arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya.
e. Arsip rahasia adalah arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu dalam suatu organisasi.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut:
1) Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor.
2) Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
3) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
14 Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis arsip terdiri dari arsip menurut subjek atau isinya, arsip menurut bentuk dan wujud fisik, arsip berdasarkan masalahnya, arsip berdasarkan pemiliknya, arsip berdasarkan sifatnya dan arsip berdasarkan fungsinya.