KAJIAN PUSTAKA 2.1 Konsep Arsip
1. Pengolahan Arsip Audio Visual
Pengolahan adalah kegiatan yang dilakukan agar memudahkan penataan arsip. Sumrahyadi (2014, 6.13) mengemukakan bahwa “pengolahan arsip audio visual adalah kegiatan penataan secara intelektual dengan menghasilkan sarana penemuan kembali berupa daftar arsip dan inventaris”. Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.15-6.18) menyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Pengolahan arsip foto
Pengolahan arsip foto dilakukan dengan pencatatan data-data melalui pendaftaran umum atau pendaftaran deskriptif. Data yang dikumpulkan dalam pendaftaran umum adalah judul koleksi foto dan kondisi fisiknya termasuk bentuk dan ukuran foto. Sedangkan dalam pendaftaran deskriptif adalah kondisi fisik, nama koleksi dan wilayah.
23 2. Pengolahan arsip film
Arsip film adalah mendaftar arsip dengan cara melakukan pengecekan secara teknis terhadap bahan dasar film, jenis kopi, format, warna, parforsi, emulsi, mutu suara dan tingkat kerusakan.
3. Pengolahan arsip video
Arsip video juga dilakukan pendataan dengan dibuatkan catatan mengenai kondisi arsip. Data informasi dalam arsip video adalah nomor identitas dari video, judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan jenis video.
4. Pengolahan arsip rekaman suara atau kaset
Untuk jenis arsip rekaman suara dapat dilakukan pengolahan dengan langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan indeks adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara meringkas isi dari rekaman yang akan memudahkan bagi pengguna tentang isi secara keseluruhan (semacam daftar isi dari kaset).
b. Pembuatan label adalah kegiatan pemberian label pada setiap kaset rekaman baik dari kulit kaset yang diluar ataupun pada kasetnya yang diharapkan dapat digunakan sebagai nomor identitas dari kaset agar tidak tertukar dengan isi kaset yang lain.
c. Mengadakan penelitian dan pengecekan terhadap bentuk fisik, label kaset, mutu suara dan kondisi fisiknya.
d. Pembuatan daftar kaset yang disusun menurut waktu penerimaan dan instansi pengkisah.
e. Pembuatan transkripsi adalah pembuatan daftar dari seluruh isi kata-perkata dan kalimat-perkalimat tanpa mengubah isi dari pembicaraan dengan cara mendengarkan melalui transcriber.
f. Pembuatan abstraksi adalah kegiatan yang dilakukan untuk merumuskan intisari dari arsip rekaman suara.
g. Pembuatan buku sebagai sarana untuk penemuan kembali. 5. Pengolahan arsip microfilm
Pendataan arsip microfilm sebagai berikut: a. Pencatatan nomor reel.
b. Nomor lokasi penyimpanan. c. Judul koleksi.
d. Kurun waktu (tahun).
e. Nomor bundel (untuk arsip kertas yang telah dibuat microfilm). f. Jumlah (berapa reel).
g. Tahun pembuatan (tanggal atau bulan atau tahun). h. Asal-usul (membuat sendiri atau hibah).
i. Lokasi asli.
j. Kondisi fisik lainnya. 6. Arsip Elektronik
Jenis arsip elektronik mempunyai kecendrungan meningkat dengan cepat seiring perkembangan teknologi informasi yang pesat sehingga organisasi harus mengikuti perkembangan tersebut kalau tidak ingin
24 kalah bersaing dengan pesaing atau untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang (2013, 55-56) dinyatakan pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Identifikasi adalah menentukan pencipta arsip, pemilik, dan sistem penataan yang digunakan.
2. Diskripsi adalah mencatatat data teknis dan intelektual arsip secara akurat. Isi diskripsi audio visual adalah sebagai berikut:
a. Diskripsi arsip film dokumenter: nomor reel, tipe copy, ukuran, masa putar, warna, narasi, produksi, tahun produksi, copyright, series, file, isi informasi.
b. Diskripsi arsip video: nomor video, tahun, format, durasi, tipe, warna, series, file, isi informasi.
c. Diskripsi arsip foto: nomor positif atau item, nomor negatif, tempat atau lokasi, tanggal, jumlah, series, file, isi.
d. Diskripsi arsip rekaman suara: nomor kaset, tanggal rekam, durasi, tipe copy, mutu suara, file, isi informasi.
e. Diskripsi arsip rekaman suara (sejarah lisan): nomor kaset, pengkisah, pewawancara, tempat atau tanggal wawancara, type copy, series, file, isi informasi.
f. Diskripsi arsip microfilm: nomor reel, tahun, bundel, jumlah halaman, ukuran, selesai di microfilm, asal arsip, isi informasi. 3. Indeksing adalah memberi tanda pengenal arsip.
4. Labeling adalah menuliskan indeks atau tanda pengenal arsip pada tempat penyimpan arsip.
5. Tunjuk silang adalah memberikan kode atau tanda atau kata-kata yang memperlihatkan adanya hubungan informasi antara arsip video visual dengan lainnya.
6. Penyusunan sarana temu balik arsip (finding aid) adalah menyusun hasil diskripsi arsip secara sistematis pada suatu daftar inventaris, yang digunakan sebagai sarana bantu penemuan atau temu balik arsip audio visual (film, video, foto, kaset, microform).
7. Penataan adalah menempatkan dan menyusun arsip audio visual pada rak atau lemari penyimpanan sesuai dengan penciptanya, format, dan ukuran arsip secara teratur pada ruang penyimpanan.
Dalam Peraturan Gubernur Sumatera Barat (2006, 28-29) dinyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
25 1. Pemeriksaan arsip yang akan disimpan apakah sudah ada tanda bahwa arsip benar akan disimpan, apakah arsip lengkap dan apakah kondisi fisik arsip.
2. Penentuan kode klasifikasi adalah kegiatan untuk menentukan kode klasifikasi yang sesuai dengan informasi arsip yang menonjol (subyek atau masalah) yang terkandung didalamnya.
3. Penentuan indeks dan pelabelan, penentuan indeks adalah penentuan kata tangkap arsip yang dikaitkan dengan informasi yang terkandung didalamnya; pelabelan adalah kegiatan untuk menuliskan indeks dan kode klasifikasi yang telah ditentukan secara konsisten dan jelas.
a. Pembuatan indeks dan label pada arsip film
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang khusus digunakan untuk film, indeks terlebih dahulu ditempel pada pembungkus film dan diletakkan disisi samping pembungkus.
b. Pembuatan indeks dan label pada arsip video
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang khusus digunakan untuk video, indeks terlebih dahulu ditempel pada pembungkus video dan diletakkan pada samping kaset video.
c. Pembuatan indeks dan label pada arsip rekaman suara
Penempelan label kaset diletakkan disisi samping dan permukaan atas dari kaset.
4. Pembuatan indeks dan label pada arsip foto atau slide
a. Negatif foto biasanya ditempatkan oleh pencetak foto pada plastik transparan yang berjalur.
b. Positif foto penulisan indeks pada positif foto dapat dilakukan pada amplop dan dibelakang kertas positif foto.
c. Slide penulisan indeks pada slide dapat dilakukan perbingkai dan diletakkan dibagian atas frame baik dibagian atas dari frame baik dibagian muka ataupun bagian belakang.
5. Membuat daftar isi berkas adalah memuat tentang isi atau teknis dari sebuah atau sekelompok arsip audio visual. Daftar isi file biasanya berbentuk tabel atau isian yang berisi tentang nomor, tanggal, peristiwa, time kode in-outnya (untuk video) atau track (pada kaset audio), isi dan lain sebagainya. Daftar isi file ditempatkan atau disisipkan didalam pembungkus film atau video atau dalam sampul kaset audio.
6. Membuat tunjuk silang adalah kode atau tanda yang diberitahukkan adanya hubungan informasi antara arsip yang satu dengan yang lainnya. 7. Pengelompokan arsip adalah menyatukan arsip yang sesuai dengan
klasifikasinya disusun sesuai dengan rencana pemberkasan.
8. Penyimpanan arsip adalah menempatkan dan menata arsip pada sarana yang tersedia sesuai dengan klasifikasi atau pengelompokan.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual adalah kegiatan penataan arsip dengan penyediaan sarana penemuan kembali