EVALUASI PENERAPAN JADWAL RETENSI ARSIP DALAM PROSES PENYUSUTAN ARSIP DI BADAN PERPUSTAKAAN
DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
ADITIA NOVITRI 150723006
DEPARTEMEN STUDI IMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBARAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Proses Penyusutan Arsip Di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Oleh : Aditia Novitri
NIM : 150723006
Pembimbing I : Ishak, S.S., M.Hum.
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembimbing II : Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan :
Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Proses Penyusutan Arsip Di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Oleh : Aditia Novitri
NIM : 150723006
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Ketua : Dr. Budi Agustono, M.S.
Tanda Tangan :
Tanggal :
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada publikasi media lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulisan dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Januari 2017 Penulis,
Aditia Novitri 150723006
ABSTRAK
Novitri, Aditia. 2017. Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Tujuan dari penelitian adalah untuk mendeksripsikan evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam proses penyusutan arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
Metode yang digunakan adalah metode kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui: (1) wawancara dengan informan yang dipilih secara purposive sapling; (2) observasi; (3) studi kepustakaan melalui berbagai literatur dan dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian.
Hasil penelitian mengungkapkan bahwa evaluasi penerapan JRA dalam proses penyusutan arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat khususnya di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif memberikan manfaat yaitu memudahkan dalam proses penyusutan arsip dalam melakukan pengkatagorian arsip, menentukan jangka waktu penyimpanan dan nasib akhir arsip dan memenuhi kebutuhan organisasi di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif. Selain memberikan manfaat, dalam penerapan JRAnya sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip menjadi lebih baik, terorganisir dan tertata dengan rapi, tetapi dalam pelaksanannya masih terdapat beberapa kendala diantaranya, masih terbatasnya sumber daya manusia khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan, tidak semua pegawai yang mengerti tentang penerapan JRA karena tidak semua pegawai yang dibekali pendidikan kearsipan dari diklat, kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip dan kurangnya anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga membuat lambanya penerapan JRA.
Kata Kunci: Jadwal Retensi Arsip (JRA), Proses Penyusutan Arsip
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan kehadiran Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi dalam Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat”. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Sarjana Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, Penulis mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada ayah dan ibu yang telah memberikan kasih sayang dan perhatian, doa, materil, motivasi dan dukungan sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada abang yoppi, kak fela, adek Chasia dan Uda Jefri Akbar yang juga telah ikut serta memberikan semangat kepada Penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulisan skripsi ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, arahan dan bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat, perkenakan Penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati kepada :
1. Bapak Dr. Drs. Budi Agustono, MS. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibuk Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd selaku ketua Departemen Studi Ilmu
arahan dan masukan kepada Penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum., selaku Dosen Pembimbing I yang telah menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada Penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada Penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.
6. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos., M.I.Kom selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.
7. Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah lulus memberikan pengajaran kepada Penulis selama Penulis menyelesaikan pendidikan.
8. Seluruh Staff Pegawai Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, khususnya Ibu Syofrina Bahri, SS, Bapak Martinus, SE, Ibu Yeni Fitria, SE, dan Ibu Dra. Arniati selaku informan, terima kasih waktunya yang telah membantu dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan
9. Semua teman-teman angkatan 2015 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan dan masukan kepada Penulis.
10. Untuk sahabat-sahabat terbaik sekaligus teman seperjuangan dari awal masa kuliah ekstensi Bang Bara, Hilda Syaf’aini Harefa, Sutan Dendy, Shinta Nofita, Rinaldo Marajari, Elpin Zega, Purnama Juniari Butar-Butar, Ariska Oktavia, Muhammad Fahmi, Suwardoyo dan Afdhal Islami selalu hadir dan memberikan semangat, dukungan dan kasih sayang, terima kasih untuk kebersamaan selama ini.
Akhir kata, Penulis juga menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu Penulis mengharapkan kritikan dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat berguna bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.
Medan, Januari 2017
Penulis,
Aditia Novitri
Nim: 150723006
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 6
1.4 Manfaat Penelitian ... 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 7
2.1 Konsep Arsip ... 7
2.1.1 Pengertian Arsip ... 7
2.1.2 Tujuan Arsip ... 8
2.1.3 Fungsi Arsip ... 9
2.1.4 Daur Hidup Arsip ... 10
2.1.5 Penilaian Arsip (appraisal) ... 13
2.1.6 Sistem Kearsipan ... 18
2.2 Penyusutan Arsip ... 18
2.2.1 Pengertian Penyusutan Arsip ... 18
2.2.2 Tujuan Penyusutan Arsip... 19
2.2.3 Proses Penyusutan Arsip ... 20
2.2.3.1 Pemindahan Arsip ... 21
2.2.3.2 Pemusnahan Arsip ... 23
2.2.3.3 Penyerahan Arsip ... 24
2.3 Jadwal Retensi Arsip ... 24
2.3.1 Pengertian Jadwal Retensi Arsip ... 24
2.3.2 Tujuan dan Manfaat Jadwal Retensi Arsip ... 26
2.3.3 Fungsi Jadwal Retensi Arsip ... 27
2.3.4 Prosedur Penyusunan Jadwal Retensi Arsip ... 29
2.4 Penentuan Jangka Simpan Arsip ... 30
2.6 Sistematika dan Proses Penerapan Jadwal Retensi Arsip ... 34
BAB III METODE PENELITIAN ... 37
3.1 Jenis Penelitian ... 37
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 37
3.3 Informan Penelitian ... 37
3.4 Data dan Sumber Data ... 39
3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 39
3.6 Teknik Analisis Data ... 41
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data ... 42
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 43
4.1 Sejarah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 43
4.2 Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 43
4.3 Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 44
4.4 Organisasi dan Tugas Kearsipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 46
4.5 Analisis Data ... 49
4.5.1 Profil Informan ... 49
4.5.2 Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 50
4.5.3 Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 56
4.5.4 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 63
4.5.5 Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 67
4.5.6 Kendala Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 70
4.6 Rangkuman Hasil Penelitian ... 74
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 79
5.1 Kesimpulan ... 79
5.2 Saran ... 80
DAFTAR PUSTAKA ... 82
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Keterangan Informan ... 39 Tabel 4.1 Profil Informan ... 49 Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian ... 75
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Arsip... 10
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Kearsipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 48
Gambar 4.2 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara ... 51
Gambar 4.3 Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 54
Gambar 4.4 Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat .. 55
Gambar 4.5 Tempat Penyimpanan Arsip Aktif ... 58
Gambar 4.6 Tempat Penyimpanan Arsip In Aktif ... 59
Gambar 4.7 Berita Acara Pemindahan Arsip In Aktif ... 60
Gambar 4.8 Tempat Penyimpanan Arsip Permanen ... 61
Gambar 4.9 Daftar Pertelaan Usul Musnah Arsip ... 62
Gambar 4.10 Daftar Pencarian Usul Simpan Arsip ... 62
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat Tahun 2016 ... 85
Lampiran 2 Pedoman Wawancara ... 86
Lampiran 3 Hasil Wawancara ... 88
Lampiran 4 balasan surat izin penelitian ... 99
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Arsip tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan atau aktivitas yang berlangsung di dalam suatu lembaga organisasi, baik lembaga organisasi swasta maupun lembaga organisasi pemerintah. Umumnya pada setiap lembaga organisasi, arsip akan tercipta terus-menerus sehingga harus dijaga keberadaanya baik dari segi fisik maupun informasinya. Permasalahan yang sering kali dihadapi oleh setiap lembaga organisasi adalah bertambahnya arsip secara bertahap dari waktu ke waktu, sehingga setiap lembaga organisasi harus memerlukan pengelolaan kearsipan yang baik. Pengelolaan kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi, meskipun pengelolaan kearsipan sangat berperan penting, sampai saat ini masih banyak lembaga organisasi belum melakukan pengelolaan kearsipan dengan baik.
Bahkan masih banyak yang beranggapan bahwa pekerjaan bidang kearsipan kurang menarik, sehingga petugas kearsipan dilaksanakan oleh orang- orang yang tidak sesuai dengan latar belakang bidang ilmunya dan kemampuannya. Jika ditinjau lebih dalam pekerjaan kearsipan ini membutuhkan petugas yang profesional dibidang arsip sehingga arsiparis mengetahui tentang seluk beluk sistem kearsipan sampai pengelolaan kearsipan. Pada dasarnya pengelolaan kearsipan merupakan kegiatan penyelamatan arsip yang meliputi penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, pengamanan, penyusutan, dan pemusnahan arsip, dari segala kegiatan tersebut penyusutan arsip merupakan salah
satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak bernilai guna.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, dalam pasal 53 ayat 3 dijelaskan dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan harus memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). Arsip yang benar-benar sudah tidak bernilai guna dapat disusutkan berdasarkan daftar JRA melalui prosedur dan tata cara yang jelas dan sah. Hanya arsip yang masih bernilai guna saja perlu disimpan dan dirawat sebaik-baiknya. Peningkatan jumlah arsip, baik yang diciptakan maupun yang diterima, akan menimbulkan berbagai problema bila tidak diimbangi dengan penyusutan dan pemusnahan. Untuk dapat melakukan penyusutan dan pemusnahan diperlukan adanya JRA.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan (BPA) Provinsi Sumatera Barat merupakan Lembaga Teknis Daerah yang berbentuk Badan yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Gurbernur Sumatera Barat melalui Sekretaris Daerah, oleh karena itu BPA Provinsi Sumatera Barat disamping mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah bidang perpustakaan dan kearsipan juga merumuskan kebijakan teknis, penyelenggaraan urusan pemerintah dan pelayanan umum, pembinaan dan fasilitasi lingkup Provinsi dan Kabupaten atau Kota, pelaksanaan kesekretariatan Badan, dan pelaksanaan tugas di bidang tata kelola penyelenggaraan perpustakaan
dan kearsipan dalam upaya mewujudkan kepemerintahan yang baik “Good Governance”, serta menyelenggarakan urusan perpustakaan dan kearsipan daerah.
BPA Provinsi Sumatera Barat juga merupakan lembaga kearsipan berbentuk Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang melaksanakan tugas pemerintah dibidang kearsipan pemerintah daerah provinsi yang berkedudukan di Kota Provinsi Sumatera Barat.
BPA Provinsi Sumatera Barat bukan hanya sebagai sebuah organisasi kearsipan bagi lingkungannya sendiri yang membina pengelolaan kearsipan di unit kerja lingkungan BPA, melainkan sebagai lembaga kearsipan yang membina pengelolaan kearsipan dan melakukan penilaian serta peninjauan kelapangan terhadap arsip-arsip yang berada di SKPD yang berjumlah 48 SKPD di bawah naungan Kantor Gurbernur Provinsi Sumatera Barat yang memiliki jalinan kerja sama berupa kerja sama dalam proses pengelolaan kearsipan sampai proses penyusunan JRA, sehingga diperoleh 2 pengkatagorian arsip yaitu arsip aktif dan arsip inaktif dimana arsip inaktif inilah yang pada akhirnya di serahkan ke BPA Provinsi Sumatera Barat.
Sesuai dengan Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat no 79 tahun 2005 tentang wajib serah arsip daerah, arsip inaktif ini harus diserahkan kepada BPA yang berfungsi sebagai pusat arsip untuk diadakan penyusutan guna menghindari penumpukan arsip di lingkungan BPA maupun SKPD. Dalam proses penyelenggaraan aktifitas kegiatan kearsipan, BPA Provinsi Sumatera Barat menciptakan arsip yang jumlahnya tidak sedikit, dimana volume peningkatan arsip akan bertambah setiap harinya seiring kompleksitas kegiatan yang
dilaksanakan. Masalah yang akan muncul diantaranya adalah penumpukan arsip, kesulitan dalam proses temu kembali, serta melacak keberadaan arsip. Oleh karena itu, untuk mencapai efektifitas kinerja, efisiensi dana, serta proses temu kembali maka diperlukan adanya proses penyusutan arsip.
Kewajiban BPA Provinsi Sumatera dalam melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip di setiap SKPD dan BPA Provinsi Sumatera Barat merupakan sebagai bahan bukti penyelenggaraan instansi BPA Provinsi Sumatera Barat.
Namun, dalam melakukan kegiatan proses penyusutan arsip suatu organisasi harus menilai kembali nilai kegunaan arsipnya dalam menentukan kelompok arsip yang harus disimpan dalam jangka waktu tertentu, arsip yang disimpan secara permanen dan arsip yang harus dimusnahkan. Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip yang memiliki daftar jangka simpan arsip untuk menetapkan simpan permanen dan musnahnya arsip. Program ini merupakan suatu pedoman yang disebut dengan JRA.
JRA merupakan suatu pedoman yang amat penting dalam manajemen kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi BPA Provinsi Sumatera Barat dan memberi proteksi terhadap arsip yang memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan . Maka JRA sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip sangat diperlukan sebagai pedoman penyusutan arsip di instansi BPA Provinsi Sumatera Barat. JRA juga merupakan pedoman kerja petugas arsip atau arsiparis di BPA
Provinsi Sumatera Barat dalam penyusutan arsip-arsip yang secara minimal harus mencakup jenis arsip, jangka simpan arsip dan keterangan nasib akhir arsip.
Berdasarkan pengamatan peneliti, dalam melakukan proses evaluasi penerapan JRA oleh BPA Provinsi Sumatera Barat saat ini pelaksanaan penerapan JRA di BPA Provinsi Sumatera Barat masih terdapat beberapa kendala diantaranya pada saat melakukan proses penerapan JRA masih terbatasnya Sumber Daya Manusia (SDM) khusus bidang kearsipan, selain itu kurangnya pengetahuan SDM yang tersebar di berbagai unit kerja akan JRA karena tidak berlatar pendidikan ilmu kearsipan dan kurangnya sarana dan prasarana serta anggaran dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip membuat lambanya penerapan JRA.
Berdasarkan uraian, maka peneliti mengangkat judul tentang “Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat”.
1.2 Perumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan uraian tersebut, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimanakah evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang akan diperoleh dalam penelitian ini, antara lain bagi:
1. Peneliti agar dapat memperkaya pengetahuan dan keterampilan dalam menggunakan Jadwal Retensi Arsip.
2. Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pihak pengelola arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dalam melaksanakan penyelamatan arsip, penyusutan arsip, dan menerapkan Jadwal Retensi Arsip.
3. Bagi peneliti lain, agar bisa dijadikan referensi serta menambah wawasan mengenai penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam proses penyusutan arsip pada instansi pemerintahan maupun instansi swasta.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian pada penelitian ini dibatasi oleh proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip, proses penyusutan arsip, proses penerapan Jadwal Retensi Arsip, dan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat.
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip 2.1.1 Pengertian Arsip
Arsip di dalam Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 Ayat 2 Tentang Kearsipan menyebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Barthos (2005, 2) arsip dapat dikatakan sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencataan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dalam sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan sedangkan menurut Amsyah (2003, 2) yang dimaksud dengan arsip adalah semua arsip yang berada di kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainya.
Dari pengertian arsip tersebut dapat dipahami bahwa arsip adalah naskah- naskah yang berisikan keterangan atau informasi penting yang dihasilkan oleh
maupun dalam bentuk informasi terekam yang mempunyai arti dan tujuan tertentu, sebagai bahan informasi, komunikasi dan kegiatan administrasi organisasi.
2.1.2 Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan (Barthos, 2005, 12).
Menurut Widjaja (1993, 103) memiliki beberapa tujuan arsip sebagai berikut: 1) menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan; 2) menyiapkan surat saat diperlukan; 3) mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut- paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Agar tujuan kearsipan tersebut dapat terlaksana dengan baik diperlukan berbagai usaha. Berikut adalah usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan kearsipan menurut Yatimah (2009, 184) yaitu: a) menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya; b) berusaha melengkapi peralatan atau sarana yang diperlukan; c) menyiapkan tenaga-tenaga dalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan para petugas bidang kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan berupa penataran atau kursus; dan d) memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas kearsipan.
Dapat diuraikan tujuan arsip secara umum untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu lembaga pemerintah atau
instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau instansi masing-masing.
2.1.3 Fungsi Arsip
Amsyah (2003, 2) arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan , yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara. Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Widjaja (1993, 101-102) menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis:
Pertama arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip inaktif: (a) arsip aktif, yatu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolah dari suatu organisasi atau kantor; (b) arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun;
(c) arsip inaktif, arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus- menerus, atau frekuensi penggunanya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. Kedua arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan arsip menurut fungsinya dibagi menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Perbedaan dari dua jenis arsip ini terletak dari frekuensi penggunaan, serta tempat penyimpanan kedua arsip tergantung bagaimana instansi yang menanganinya.
2.1.4 Daur Hidup Arsip
Untuk dapat melaksanakan manajemen arsip yang baik, kita juga perlu memahami bagaimana arsip mengalami tahap dari penciptaan sampai pemusnahan, tahap-tahap ini disebut daur hidup arsip.
Gambar 2.1
Model Siklus Hidup Arsip Sumber: (Widodo 2009)
Konsep daur hidup arsip selanjutnya menurut Martono (1994, 10-13) dapat dikelompokkan dalam tiga fase besar yaitu tahap penciptaan, tahap penggunaan dan pemeliharaan, serta tahap istirahat dan penyusutan.
a. Tahap penciptaan (record creation)
Tahap penciptaan merupakan tahap awal dari sebuah rekod. Rekod diciptakan oleh sebuah organisasi ataupun diterima sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Rekod yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi. Data dan informasi ini merupakan cerminan dari kegiatan yang dilakukan oleh organisasi (Martono, 1994, 10). Dapat dikatakan bahwa rekod merupakan hasil rekaman kegiatan yang telah dilakukan oleh sebuah organisasi dalam berbagai bentuk.
b. Tahap penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance)
Pada tahap kedua ini rekod sudah mulai aktif digunakan untuk berbagai keperluan Pada tahap penggunaan dan pemeliharaan meliputi pengelolaan surat, sistem penataan dan penyimpanan berkas untuk penyediaan sarana temu kembali rekod, program dan pemeliharaan rekod vital. Setelah tahap penciptaan, agar rekod yang tercipta dapat ditemukan kembali bila diperlukan, maka pada tahap berikutnya organisasi perlu mengembangkan sistem tertentu. Artinya, jenis rekod baik surat-menyurat atau dokumen lainya, harus dirancang suatu susunan yang sistematis atau penataan ke dalam kelompok atau klasifikasi tertentu agar dapat dengan mudah dicari bila suatu saat diperlukan. Pemeliharaan dan program rekod vital juga, dirancang untuk mengeliminir rekod yang dianggap vital bagi organisasi dengan segala metode perlindunganya, sehingga bila terjadi bencana dalam organisasi rekod yang bersangkutan sudah dapat tempat penyimpanan yang aman. Program yang telah dikembangkan ini, harus
dipelihara agar konsisten dan mudah menjadi bahan rujukan kegiatan selanjutnya.
c. Tahap istirahat dan penyusutan (retirement and disposal)
Elemen yang terakhir dari tahap manajemen rekod adalah penyusutan yang meliputi kegiatan survei rekod, penilaian rekod, jadwal retensi arsip, pemindahan arsip inaktif ke pusat rekod, pemusnahan rekod yang tidak bernilai guna dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional. Tahap penyusutan merupakan tahap akhir dari daur hidup rekod. Rekod dan arsip yang tercipta, pada suatu saat akan mengalami masa di mana arsip tersebut akan istirahat, artinya arsip tidak lagi digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Umumnya jenis arsip seperti ini, sangat besar dan banyak dalam organisasi karena tidak pernah dilakukan survei terhadap rekodnya. Namun tidak semua arsip dapat disusutkan, karena dari banyaknya arsip yang tercipta terdapat arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan yang harus dipertahankan oleh sebuah organisasi an oleh karena itu sebuah organisasi harus melakukan penilaian (Martono, 1994, 19), maka pada tahap ini dilakukan survey arsip dan dinilai berdasarkan nilai guna arsip yang bersangkutan. Nilai guna ini berdasarkan atas kepentingan organisasi, bila rekod masih memiliki kegunaan yang berkelanjutan maka arsip tersebut dipertahankan keberadaanya. Hasi akhir dari kegiatan survey dan penilaian rekod berdasarkan kepentingan dan tujuan organisasi kemudian dikembangkan jadwal retensi arsip. Jadwal ini memuat keterangan isi series berkas rekod yang tercipta dengan jangka
waktu simpan baik aktif maupun inaktif dan keterangan musnah atau transfer ke pusat arsip atau sebagai arsip permanen.
2.1.5 Penilaian arsip (appraisal)
Appraisal atau penilaian merupakan proses evaluasi aktual atau potensial kuisisi, untuk menentukan arsip memiliki nilai guna penelitian jangka panjang, untuk menjamin kebutuhan preservasi oleh lembaga kearsipan. Appraisal juga merupakan proses evaluasi kegiatan bisnis untuk menentukan rekod/arsip yang mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk memenuhi kegiatan bisnis, pertanggung jawaban organisasi dan harapan masyarakat karena nilai guna berkelanjutan.
Untuk menentukan nilai guna rekod/arsip diberikan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip. Dalam surat edaran ini diberikan arahan bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan dan mutlak perlu dilakukan dala tata kearsipan.
Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilah arsip kedalam kategori;
pertama, arsip yang bernilai guna permanen harus terus disimpan; dan kedua, arsip yang bernilai sementara yang dapat dimusnahkan segera atau dikemudian hari. Kegunaan arsip sangat bergantung kepada kepentingan dan fungsi penggunaanya. Nilai guna arsip yaitu didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
1. Nilai Guna Arsip Primer
Nilai guna primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Penentuan nilai guna primer tidak hanya didasarkan kegunaanya dalam menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berlangsung, tetapi juga kegunaanya bagi lembaga/instansi pencipta arsip tersebut di waktu yang akan datang. Nilai guna primer meliputi:
a. Nilai Guna Administratif : yaitu dokumen/arsip yang isinya merupakan perwujudan kebijaksanaan, pengaturan dan tindakan pejabat berdasarkan wewenang dan tanggung jawab karena jabatanya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Di dalam nilai guna administratif ini sudah tercakup pula nilai guna organisasi dan manajamen.
Masa berlakunya nilai administratif arsip bergantung dari tujuan dan kegunaan masing-masing arsip. Arsip tidak lagi memiliki nilai administratif apabila :
1) Arsip telah selesai peranya dalam menunjang pelaksanaan kegiatan administratif.
2) Tujuan utama arsip telah terpenuhi.
3) Transaksi masing-masing arsip telah diselesaikan.
4) Arsip disimpan hanya untuk melindungi kesalahan administrative.
5) Arsip tersedia ditempat lain.
Berlakunya masa arsip berbeda-beda, ada yang memiliki masa yang panjang, ada pula yang pendek, untuk berkas transaksi biasanya
memiliki jangka simpan yang lebih lama. Sedangkan arsip hasil kegiatan ketatausahaan umumnya memiliki jangka simpan yang lebih pendek. Dengan demikian untuk menetapkan jangka simpan suatu arsip harus memperhitungkan nilai guna lainya.
b. Nilai Guna Keuangan : yaitu arsip yang memperlihatkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan. Dengan kata lain arsip-arsip yang mengandung informasi tentang bahan-bahan pembuktian dibidang keuangan. Arsip yang berisikan kebijaksanaan dibidang keuangan dengan arsip yang berisikan mengenai transaksi keuangan hendaknya dipisahkan. Arsip yang memuat kebijaksanaan dibidang keuangan pada umumnya mempunyai jangka waktu penyimpanan atau retensi lebih panjang.
c. Nilai Guna Hukum : yaitu arsip yang memuat kepastian hukum, yaitu kepastian tentang hak dan kewajiban atau sebagai alat bukti atau sarana hukum lainya yang otentik. Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna hukum antara lain adalah arsip-arsip yang berisikan keputusan atau ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan sebagainya. Jangka waktu penyimpanan arsip-arsip yang bernilai guna hukum tergantung pada hal atau urusan yang diperiksa. Kegunaanya akan berakhir apabila urusanya telah selasai, telah kadaluarsa atau oleh karena ketentuan peraturan perundangan. Nilai hukum akan berakhir apabila:
1) Tindakan-tindakan hukum telah dilengkapi atau diselesaikan
2) Arsip telah menyelesaikan tujuan utamanya 3) Jika hak-hak organisasi telah dilindungi
4) Jika hak-hak individu yang terlibat telah dilindungi 5) Arsip berada ditempat lain
Jika nilai hukum telah terpenuhi tidak berarti kegunaan arsip telah selesai. Kemungkinan arsip tersebut masih memiliki niali lainya.
d. Nilai Guna Ilmiah : yaitu arsip yang isinya mengandung bahan informasi yang dapat dipergunakan sebagai obyek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan. Apabila data tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian tidak diterbitkan, maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu penyimpanan atau retensi yang panjang.
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaanya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. Yang termasuk nilai guna sekunder meliputi:
a. Nilai Guna Kebuktian : yaitu arsip tersebut mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil dari kegiatanya tersebut. Arsip semacam ini diperlukan pemerintah karena dapat
digunakan sebagai panduan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang serupa.
b. Nilai Guna Informasional : yaitu ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
c. Nilai Guna Sejarah : yaitu arsip-arsip yang isinya mengadung bahan informasi tentang kejadian-kejadian atau peristiwa-peristiwa dalam proses perkembangan penyelenggaraan sebuah lembaga/instansi.
Berdasarkan penilaian arsip tersebut akan menghasilkan dua kategori, yaitu : a. Arsip penting dan tidak penting.
b. Dapat ditentukan pula apakah sekelompok arsip disimpan permanen atau sementara dalam arti arsip tersebut dapat dimusnahkan.
Arsip penting : yang dimaksud dengan arsip penting ialah arsip-arsip yang diperlukan untuk membantu kelancaran pekerjaan suatu organisasi serta diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi dengan segala usahanya dan jika arsip-arsip itu hilang akan mempengaruhi jalanya suatu organisasi. Pada umumnya arsip-arsip ini mempunyai nilai ilmiah dan nilai organisasi.
Arsip tidak penting : ialah arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi jika urusanya telah selesai, sehingga tak memerlukan pengolahan lagi dan apabila hilangpun tidak mempengaruhi jalanya organisasi.
2.1.6 Sistem Kearsipan
Menurut Quible yang disitir oleh Sukoco (2006, 96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni :
a. Sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi), dimana dalam sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan.
b. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi, pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing-masing unit.
c. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing- masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggungjawab sistem berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggungjawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi.
2.2 Penyusutan Arsip
2.2.1 Pengertian Penyusutan Arsip
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Peraturan tentang Penyusutan Arsip ditetapkan dengan Peraturan
Pemerintah No. 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Menurut Sedarmayanti (2008, 202) bahwa tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan.
Menurut Arsip Nasional Indonesia, penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan jalan pemindahan arsip inaktif di Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan berlaku, menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
Menurut Barthos (2005, 101) yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a) memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing; b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; c) menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Dapat dipahami bahwa penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta dengan melakukan pengolahan ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional.
2.2.2 Tujuan Penyusutan Arsip
Menurut R.S. Dipobharoto M.A. yang disitir oleh Widjaja (1993, 180-181) tujuan penyusutan arsip adalah: (1) agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan; (2) agar
file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan findingnya; (3) agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record baru; (4) menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan dan tidak menganggu ruang tempat kerja; (5) agar segera bisa ditentukan nasib record selanjutnya disimpan sebagai arsip, atau dikirimkan ke Arsip Nasional.
Menurut Martono (1994, 39-40) secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah: a) mendapatkan pengehematan dan efisiensi; b) pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif); c) memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi; d) penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. Menurut Sedarmayanti (2008, 128) menjelaskan tujuan penyusutan arsip adalah untuk: 1) mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi; 2) menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan; 3) mempercepat penemuan kembali arsip; 4) menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Dapat dinyatakan bahwa semua tujuan di atas akan tercapai apabila setiap lembaga atau organisasi mempunyai program dan rencana pengurangan arsip yang tepat. Program yang dimaksud berupa penetapan jangka waktu simpan permanen dan pemusnahan.
2.2.3 Proses Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan salah satu saranan penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi itu perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya
tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna. Menurut Munadi (2013) Untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna tidak dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan berlaku, adapun langkah- langkah proses penyusutan arsip dengan cara: (1) pemindahan arsip; (2) pemusnahan arsip; (3) penyerahan arsip.
Menurut Barthos (2005, 101) kegiatan penyusutan atau pengurangan arsip dengan cara: a) memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga Negara; b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; c) menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Jadi pada dasarnya penyusutan arsip harus mencakup tiga kegiatan, yaitu pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan (Laksmi, dkk, 2007, 234).
2.2.3.1 Pemindahan arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip, yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan JRA secara teratur dan tetap, pelaksanaanya diatur oleh masing- masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan (Laksmi, dkk, 2007, 234). Tujuan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan adalah agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih sering digunakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan, sedangkan arsip yang frekuensi penggunaanya sudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali
digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkanya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.
Menurut Wursanto (1991, 217-218) proses pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip salah satu prosedurnya adalah dilakukan penyiangan arsip, dimana ukuran untuk menentukan arsip-arsip yang telah mencapai masa inaktif apabila frekuensi penggunaannya kurang dari 20 % dan dapat dimasukkan ke dalam kelompok arsip inaktif dengan memindahkan arsip- arsip tersebut ke pusat penyimpanan arsip. Persentase tersebut diperoleh dengan menggunakan rumus yaitu jumlah arsip yang disimpan dibagi dengan jumlah permintaan arsip dikali dengan 100 %, sedangkan menurut Hadiwardoyo (2002, 3) kriteria arsip dalam proses pemindahan arsip yaitu dengan menghitung frekuensi penggunaan arsip, misalnya International on Archives (ICA) melihat bahwa berkas yang sama digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun dapat dianggap sebagai arsip inaktif sementara Association for Records Manager and Archivist (ARMA) menentukan kriteria bahwa berkas yang sama digunakan kurang dari sepuluh kali harus dianggap sebagai arsip semi aktif dan bila kurang dari delapan kali harus dianggap sebagai arsip inaktif.
Menurut Martono (1994, 61), prosedur pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip dilakukan debagai berikut :
1. Arsip yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelaan. Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftar sekurang-kurangnya tentang:
nama unit kerja yang memindahkan, judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas, bentuk fisik arsip, jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik.
2. Arsip yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja.
3. Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara pemindahan arsip.
2.2.3.2 Pemusnahan arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang kedua adalah pemusnahan arsip, yaitu menghancurkan bentuk fisik arsip sehingga informasi yang terdapat didalamnya tak bisa dikenal lagi, yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka simpan (berdasarkan Jadwal Retensi Arsip). Untuk arsip jangka simpan 10 tahun atau lebih, ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapatkan persetujuan dari ANRI atau Kantor Arsip Daerah.
Menurut Martono (1994, 62), pemusnahan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1. Arsip yang akan dimusnahkan dibuatkan daftarnya.
2. Bagi arsip pemerintah, pemusnahan dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan dari ANRI. Arsip keuangan sebelum dimintakan persetujuan dari ANRI, terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Badan Pemeriksaan Keuangan. Adapun arsip kepegawaian terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Badan Administrasi Kepegawaian Negara. Pemusnahan arsip kepegawaian badan pemerintah yang berbentuk BUMN atau badan-
badan usaha lainya yang tata kepegawaianya diatur berdasarkan peraturan perundangan sendiri tidak memelukan pertimbangan BAKN.
3. Usul pemusnahan dilakukan oleh pimpinan organisasi.
4. Pemusnahan dilakukan harus benar-benar hancur sehingga bentuk dan isinya tidak dikenal lagi.
2.2.3.3 Penyerahan arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang ketiga adalah penyerahan arsip, yaitu menyerahkan arsip bernilai sekunder/bernilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional Indonesia (Laksmi, dkk, 2007, 234).
Menurut Martono (1994, 62) prosedur penyerahan arsip dapat dilakukan melalui prosedur sebagai berikut :
1. Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan arsip dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan.
2. Jika telah mendapatkan persetujuan Arsip Nasional, penyerahan dapat dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan arsip.
3. Arsip yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan sarana pengendalianya.
2.3 Jadwal Retensi Arsip
2.3.1 Pengertian Jadwal Retensi Arsip
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Menurut Fischer (2006, 26) menyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah komponen penting dari semua program manajemen arsip, karena mengidentifikasi arsip untuk dikelola serta berapa lama arsip harus dipertahankan dan Jadwal Retensi Arsip juga merupakan alat utama yang membantu organisasi dalam pengelolaan arsipnya karena memberikan alasan di balik kebijakan retensi serta arahan dan bimbingan tentang persyaratan pencatatan lain dan kondisi.
Menurut Widjaja (1993, 120-121) menjelaskan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan: a) lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (unit pengolah) sebelum dipindahkan ke file inaktif (pusat penyimpanan arsip); b) jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing atau sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
Dari beberapa pengertian diatas dapat diuraikan bahwa Jadwal Retensi Arsip mempunyai unsur-unsur sebagai berikut: suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip, serta nasib akhir apakah suatu arsip musnah atau disimpan permanen.
2.3.2 Tujuan dan Manfaat Jadwal Retensi Arsip
Menurut Widjaja (1993, 121) JRA mempunyai tujuan untuk: a) penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama; b) penyusutan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi; c) pemilihan arsip-arsip yang bernilai permanen, sedangkan menurut Rusadi (2014, 9-10) Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum.
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2002, 26) tujuan disusunnya JRA adalah mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban dan mewujudkan konsistensi dalam penyusutan sedangkan menurut Penn (1994, 117) Jadwal Retensi Arsip memberikan manfaat antara lain: a) pengurangan arsip, menghemat waktu dalam penelusuran arsip; b) menghindari masalah hukum; c) melakukan efisiensi dalam menetapkan arsip yang sangat penting; d) menghemat tempat, dengan memindahkan arsip yang tidak digunakan saat ini; dan e) mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai permanen.
Menurut Myler (2006, 54) JRA memberikan manfaat yaitu: a) kontrol meningkatkan dan standarisasi; b) memastikan akses yang cepat dan dapat diperbaiki; c) meningkatkan kemampuan manajemen dalam pengambilan keputusan; d) memelihara budaya pemenuhan perusahaan; e) menunjukan akuntabilitas perusahaan; f) menurunkan kewajiban perwakilan; g) mempersingkat dan mengoptimalkan proses bisnis.
Peraturan yang dijadikan dasar dalam penyusunan JRA, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 4 ayat 3: Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki jadwal retensi arsip berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jadwal penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan. Sedangkan untuk perusahaan atau lembaga atau organisasi swasta kewajiban membuat jadwal retensi arsip terdapat dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 Pasal 1 ayat 3: Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
Dari penjelasan tersebut dapat dikatakan bahwa, kewajiban memiliki JRA adalah merupakan persyaratan hukum baik instansi pemerintahan maupun swasta, karena baik penyusutan maupun pemusnahan keduanya mengandung akibat hukum tertentu.
2.3.3 Fungsi Jadwal Retensi Arsip
Menurut Hadiwardoyo (2002, 4) dari aspek kebutuhan pengembangan budaya kerja, JRA memiliki dua fungsi, yaitu sebagai subsistem manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan pelestarian bukti pertanggung jawaban nasional serta pelestarian informasi pertumbuhan budaya bangsa. Adanya JRA, menjadikan petugas arsip atau arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip, secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran peyusutan, sehingga hanya arsip yang bemilai
guna sajalah yang disimpan. Menurut Cisco (2008, 4) menyatakan bahwa JRA terbaru dapat melindungi kepentingan organisasi dan para pemangku kepentingan dengan memastikan bahwa arsip bisnis resmi disimpan selama mereka dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan hukum, peraturan, dan operasional dan menyediakan
"pelabuhan yang aman" untuk membuang informasi usang.
Dengan adanya peningkatan jumlah arsip maka permasalahan yang timbul bukan hanya menyangkut ruang penyimpanan arsip tetapi juga menimbulkan pemborosan, khususnya untuk biaya penggunaan peralatan, sumber daya manusia/tenaga kerja, pemeliharaan dan perawatannya serta kesulitan dalam hal proses temu kembali, karena akan terjadi pencampuran antara arsip yang masih diperlukan dan yang tidak, dan ini berarti penghematan dan efisiensi tidak terpenuhi (Sulistyo-Basuki, 2003, 309).
JRA pada prinsipnya tidak berlaku surut artinya hanya untuk arsip yang tercipta sejak terbit surat Keputusan berlakunya JRA. Sementara itu, sebagai lembaga yang tumbuh berkelanjutan setiap instansi akan memiliki arsip yang tercipta sejak sebelum berlakunya JRA. Baik arsip yang tercipta sebelum berlakunya JRA maupun setelah berlakunya JRA yang semuanya perlu disusutkan. Berdasarkan kenyataan tersebut, maka dapat dinyatakan:
1. Arsip yang tercipta setelah berlakunya JRA disusutkan berdasarkan JRA Arsip instansi yang bersangkutan.
2. Arsip yang tercipta sebelum berlakunya JRA disusutkan sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 01/SE/1981.
3. JRA yang ada dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusutan dan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip yang akan disusutkan/dimusnahkan.
4. Penyusutan arsip berdasarkan JRA dapat dilakukan secara sistematis oleh instansi masing-masing, kecuali arsip tersebut dinyatakan dinilai kembali atau berjangka simpan 10 tahun/lebih.
5. Pemusnahan arsip sebelum terbit JRA dapat dilakukan hanya setelah memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, setelah mendengar pertimbangan pimpinan instansi yang berkepentingan.
2.3.4 Prosedur Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Menurut Mustari (2009, 4.2-4.7) menjelaskan untuk menyusun JRA yang tepat sehingga dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip terdiri dari tahapan-tahapan yaitu:
Pertama pembentukan tim; kedua survey, menurut Mustari (2009, 4.3-4.4), survei dapat dilakukan menjadi 2 bagian, yaitu: (1) survei organisasi, survei organisasi merupakan survei pendahuluan yang dilakukan untuk memahami seluk beluk organisasi yang akan membuat JRA; 2) survei arsip, survei organisasi merupakan survei yang bersifat makro sehingga perlu dilengkapi dengan survei yang lebih bersifat mikro, yaitu survei terhadap fisik arsip atau jenis arsip. Ketiga metode pendataan, keputusan tentang informasi yang harus dikumpulkan ditentukan oleh tujuan pendataan arsip. Jika tujuan pendataan arsip sudah dilakukan secara jelas, dirumuskan secara tepat, langkah berikutnya yang harus dikembangkan adalah membuat formulir pendataan yang berisi sejumlah data yang harus dikumpulkan untuk masing-masing series. Menurut Betty R. Ricks (dalam Mustari, 2009, 4.7) Pendataan arsip dapat dilakukan dengan metode: (1) survei dengan pengiriman kuisioner; (2) survei lapangan; (3) kombinasi survei kuisioner-lapangan.
Menurut Rusidi (2014, 1) menyusun JRA bukan pekerjaan yang sederhana dan mudah karena harus melewati beberapa tahapan dan melibatkan berbagai
pihak yang terkait. Tahapan penyusunan JRA dimaksud sebagai berikut: (1) pembentukan tim, yang keanggotaannya berasal dari instansi-instansi terkait yaitu lembaga kearsipan daerah, instansi pencipta arsip, biro atau bagian hukum, instansi yang mempunyai fungsi dibidang pengawasan, dan pejabat fungsional arsiparis; (2) survei, kegiatan survei dalam rangka penyusunan JRA meliputi dua macam yaitu survei organisasi dan survei arsip; (3) rekapitulasi data; (4) pembahasan tim; (5) pengesahan.
Dari uraian diatas, dapat diuraikan bahwa dalam prosedur penyusunan JRA terdiri dari 3 tahapan yaitu pembentukan tim, survei organisasi dan arsip, dan metode pendataan arsip.
2.4 Penentuan Jangka Simpan Arsip
Penentuan jangka simpan arsip, merupakan bagian terpenting dalam penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan dua hal yaitu nilai guna arsip dan pertanggung jawaban hukum dalam penyelenggaraan kehidupan kenegaraan. Penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilah arsip-arsip ke dalam dua kategori : 1) arsip yang bernilaiguna permanen yang harus disimpan; 2) arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera dikemudian hari.
Kegunaan arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsi penggunaannya. Perubahan ini mempengaruhi pada perubahan nilai arsip serta masa atau jangka waktu penyimpanannya. Penilaian arsip tidak dapat
dilakukan secara mekanis, melainkan diperlukan kemampuan penalaran dan keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan penggunaannya baik diwaktu sekarang maupun dimasa datang (Pedoman Tata Kearsipan LIPI, 2002).
Dari aspek nilai guna, sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
Semua arsip yang bernilai guna sekunder tersebut dalam prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta (creating agency) apabila sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.
2.5 Dasar Hukum Penyusutan Arsip
Menurut Hadiwardoyo (2002, 4) bahwasanya setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di Negara Republik Indonesia. Dari aspek hukum terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:
1. Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain: Undang-undang No. 7 tahun 1971, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 2 : Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No. 01/SE/1981 dan No.
02/SE/1983. Meskipun demikian dokumen untuk pengertian arsip perusahaan, juga perlu diperhatikan Undang-undang No. 8 Tahun 1997.
2. Ketentuan yang mengatur bidang operasional instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsip (creating agency) setiap naskah dinas sebagai unsur pokok arsip, pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsipnya. Beberapa produk hukum tertentu yang menyangkut ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus dikelola untuk menjamin akuntabilitas kegiatannya.
3. Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya. Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan kontrak-kontrak kerja yang menyangkut hal-hal khusus. Pengertian khusus dihubungkan dengan teknologi tinggi, operasi inteligen, dan lain-lain.
Penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Artinya penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang mendesak, melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standar operasional dalam pelaksanaannya sehingga setiap ketentuan dapat diukur dan dituntut pertanggungjawabannya.
Manajemen arsip pada prinsipnya adalah manajemen naskah dinas dan bentuk konfidential. Artinya informasi didalamnya hanya boleh diketahui atau dilihat oleh orang yang memerlukan dan berhak. Karena itu harus ada ketentuan hukum yang mengatur keterbukaan informasi, sehingga keberadaan Jadwal Retensi Arsip, pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi para petugas arsip/arsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur organisasi pencipta arsipnya. Adanya Jadwal Retensi Arsip, maka petugas arsip/arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan, kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya arsip yang masih bernilai guna sajalah yang disimpan. Hal ini akan bermuara untuk penemuan arsip. Hal penting dari manajamen arsip yang baik adalah bahwa unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen instansi dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional.
Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi pelestarian arsip yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti pertanggung jawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja bermanfaat bagi kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah dalam rangka pembentukan kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru memberikan dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan sosial.
2.6 Sistematika dan Proses Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, suatu JRA setidak-tidaknya harus berisi informasi tentang tiga hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan tersebut untuk penentuan model JRA terbuka luas, sesuai kebutuhan instansi asing-masing.
Artinya dapat dilakukan pembuatan lebih rinci, misalnya menyangkut jangka simpan aktif, inaktif dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman teoritis dan praktek di lapangan, sebuah JRA sangat tepat bila disusun dalam format yang jelas, yaitu untuk menentukan jangka simpan arsip harus dilihat dari aspek fungsi dan untuk menentukan nasib akhir harus dilihat dari aspek substansi informasi. Jenis arsip merupakan susunan arsip dan sebuah seri kegiatan (Record Series), sementara jangka simpan dibedakan antara, arsip aktif dengan inaktif. Pada kolom ditempatkan disposisi mengenai nasib akhir bagi setiap seri arsip.
Menurut Diers (1992, 6) menyatakan kebijakan retensi biasanya berasal dari tiga sumber yaitu: a) undang-undang pemerintah dan arahan badan pengawas;
b) persyaratan hukum diamanatkan oleh penasihat perusahaan; dan c) operasi organisasi perlu. JRA pada prinsipnya adalah produk hukum untuk menjamin bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku, dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan atau perusahaan dan sekaligus perlindungan hukum bagi setiap petugas arsip atau arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di instansi atau perusahaanya masing-masing (Hadiwardoyo, 2002, 6).
Keberadaan JRA sesuai dengan Ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, merupakan keharusan bagi setiap instansi Pemerintah atau Perusahaan Negara. Kehadiran UU Nomor 8 Tahun 1997 tidak merubah esensi penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusutan sebagai komitmen nasional karena setiap perusahaan wajib menyerahkan arsip statis yang bernilai pertanggungjawaban nasional ke Badan Arsip. Dengan demikian, diperlukan kerjasama yang baik dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara sistematis dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansi atau perusahaan.
Oleh karena itu, JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah keputusan pucuk pimpinan instansi (Menteri, Kepala LPND, Direksi Perusahaan), untuk menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan hukum yang berlaku. Dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan instansi atau perusahaan dan sekaligus perlindungan hukum bagi petugas arsip atau arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing- masing instansi atau perusahaan.
Sedangkan akhir dari JRA ada dua, yakni memusnahkan atau menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan pertimbangkan tersebut, maka diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang JRA, mengingat tiga hal : (ANRI, 1980)
1. Aspek Efisiensi : Dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI, berarti suatu instansi dapat melakukan penyusutan arsipnya sendiri sesuai ketentuan JRA.
2. Aspek Akuntabilitas : Dengan bekerjasama dengan ANRI memungkinkan setiap instansi melestarikan arsip statis yang dianggap mewakili akuntabilitas perannya secara nasional.
3. Aspek Budaya : Dengan adanya peran ANRI dalam perumusan JRA, berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti pertanggungjawaban nasional dan bukti keberadaan/sejarah instansinya secara otomatis sejak arsip masih aktif.
Secara hukum proses penentuan JRA diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979. Secara umum, dapat dikatakan sebagai berikut :
1. Pembuatan JRA adalah kewajiban dan hak sepenuhnya bagi pencipta arsip.
2. Perumusan rancangan JRA instansi disusun oleh suatu Tim yang dibentuk oleh pimpinan instansi atau perusahaan.
3. Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai konsultan atau narasumber perumusan JRA instansi atau perusahaan.
4. Rancangan JRA harus diajukan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk memperoleh persetujuan. Dalam hal mengenai arsip Keuangan perlu dipertimbangkan pendapatnya Ketua BPK, dan Ketua BKN untuk arsip kepegawaian, serta Menteri Dalam Negeri untuk Arsip Pemerintahan Daerah.
5. Pimpinan instansi atau Direksi Perusahaan menetapkan Keputusan berlakunya JRA dilingkungan instansinya setelah memperoleh persetujuan
kepala ANRI.
