BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.5 Analisis Data
4.5.2 Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu program manajemen arsip dinamis yang dijadikan pedoman oleh setiap organisasi baik organisasi pemerintahan ataupun organisasi swasta dalam melakukan penyusutan arsip.
Jadwal Retensi Arsip berbentuk tabel yang berisikan daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan.
Dengan demikian Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan : a) lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (Unit Pengolah) sebelum dipindahkan ke file in aktif (Unit Kearsipan); b) jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip baik arsip aktif dan arsip in aktif sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke ANRI; dan c) sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna atau sebagai dasar hukum penyusutan arsip.
Di dalam bidang kearsipan Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu sub sistem dari pada sistem kearsipan secara keseluruhan dengan demikian adanya Jadwal Retensi Arsip akan memudahkan dalam proses penyusutan arsip di setiap organisasi. Oleh karena itu Jadwal Retensi Arsip harus dimiliki oleh setiap Badan Pemerintahan sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dalam pasal 53 ayat 3 menjelaskan dalam rangka melaksanakan
berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan harus memiliki Jadwal Retensi Arsip.
BPA Provinsi Sumatera Barat saat ini dalam melakukan proses penyusutan arsip di bagian Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif sudah berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat disusun oleh Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif dengan berpedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara untuk menyelenggarakan penertiban dan penyempurnaan tata kearsipan dinamis secara keseluruhan di BPA Provinsi Sumatera Barat.
Berikut gambar pedoman Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara di BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.2
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara
Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif di BPA Provinsi Sumatera Barat menerangkan tentang proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan di Unit Kearsipan PengelolaanArsip In aktif. Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat :
I1, I2 : “Proses penyusunan JRA di Unit Pengolah yaitu pertama pembentukan tim di Unit Pengolah yang terdiri dari 3 orang, kedua melakukan survei terhadap isi arsip untuk menentukan nilai guna arsip yang berpedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara, ketiga melakukan pendataan arsip untuk penentuan jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktifnya yang selanjutnya akan menentukan nasib akhir arsip tersebut, proses pendataan arsip ini berbentuk draf mengacu kepada peraturan ANRI tentang bentuk JRA, kemudian JRA yang telah dibuat oleh Unit Pengolah akan dikirim dan dikonsultasikan ke ANRI. Setelah disetujui oleh Kepala ANRI maka draf tersebut akan dikirim kembali ke BPA Provinsi Sumatera Barat yang selanjutnya akan menjadi Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat, kemudian draf tersebut diajukan ke Biro Hukum untuk dikonsultasikan, dirapatkan dan dikoreksi kembali, setelah disetujui oleh Biro hukum maka
selanjutnya diajukan ke Kepala Gurbernur Provinsi Sumatera Barat untuk ditanda tangani”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa tata cara penyusunan Jadwal Retensi Arsip sebagai berikut :
1. Pembentukan tim di Unit Pengolah yang terdiri dari 3 orang yang kemudian melakukan survei terhadap isi arsip untuk menentukan nilai guna arsip yang berpedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara dan melakukan pendataan arsip untuk penentuan jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktifnya yg selanjutnya akan menentukan nasib akhir arsip, proses pendataan arsip ini berbentuk draf mengacu kepada peraturan ANRI tentang bentuk JRA.
2. JRA yang telah dibuat oleh Unit Pengolah akan dikirim dan dikonsultasikan ke ANRI, setelah disetujui oleh kepala ANRI maka draf tersebut akan dikirim kembali ke BPA Provinsi Sumatera Barat yang selanjutnya akan menjadi Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
3. Draf tersebut diajukan ke Biro Hukum untuk dikonsultasikan, dirapatkan dan dikoreksi kembali, setelah disetujui oleh Biro Hukum maka selanjutnya diajukan ke Kepala Gurbernur Provinsi Sumatera Barat untuk ditanda tangani.
Berikut gambar bentuk Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun oleh Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.3
Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif : I1, I2 : “Arsip-arsip in aktif dari SKPD yang telah diserahkan ke Unit Kearsipan
BPA Provinsi Sumatera Barat beserta daftar pertelaan arsip dan berita acara penyerahan arsip in aktifnya maka selanjutnya akan dilakukan penyusunan JRA oleh tim dari BPA Provinsi Sumatera Barat, yang kemudian diajukan ke Pemerintah Provinsi Sumatera Barat untuk arsip dari SKPD, selanjutnya akan dirapatkan dengan SKPD yang terkait kemudian diserahkan ke Biro Hukum selanjutnya dijadikan Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa
1. Arsip-arsip in aktif dari SKPD yang telah diserahkan ke Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat beserta daftar pertelaan arsip dan berita acara penyerahan arsip in aktifnya maka selanjutnya akan dilakukan penyusunan JRA oleh tim dari BPA Provinsi Sumatera Barat.
2. Mengajukan penyusunan JRA ke Pemerintah Provinsi Sumatera Barat untuk arsip dari SKPD, selanjutnya akan dirapatkan dengan SKPD yang terkait.
3. Menyerahkan penyusunan JRA ke Biro Hukum untuk dikoreksi, setelah dikoreksi oleh Biro Hukum selanjutnya dijadikan Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
Berikut gambar bentuk Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun oleh Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.4
Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat
4.5.3 Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan