BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.5 Analisis Data
4.5.6 Kendala Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan
Dalam menerapkan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat seharusnya telah diterapkan dengan baik karena Jadwal Retensi Arsip merupakan pedoman dalam proses penyusutan arsip yang memuat jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktif dan nasib akhir dari arsip tersebut apakah disimpan permanen atau dimusnahkan. Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat telah disetujui oleh ANRI dan telah disahkan melalui Keputusan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat sehingga wajib diterapkan dalam proses penyusutan arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat. Namun dalam mengimplementasikan Jadwal Retensi Arsip dalam proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat masih terdapat kendala dalam penerapanya.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang kendala
I1: “Masih terdapat kendala dalam proses penerapan JRA di Unit Pengolah Sekretariat yaitu masih terbatasnya SDM yang memiliki latar belakang ilmu kearsipan karena kebanyakan pegawai hanya dibekali pendidikan kearsipan dari diklat yang diadakan baik dari instansi dalam di BPA maupun dari instansi luar seperi ANRI tentang pelatihan JRA”.
Menurut pendapat Informan 1 (I1) bahwa kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat adalah terbatasnya SDM yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan karena pegawai hanya dibekali pendidikan kearsipan, pendapat informan 1 juga di dukung oleh pendapat informan 2 (I2) bahwa kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat adalah tidak semua pegawai yang mengerti tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip karena terbatasnya SDM khusus kearsipan, berikut hasil wawancaranya :
I2: “Dalam penerapan JRA di Unit Pengolah Sekretariat masih terdapat kendala, yaitu dari 6 pegawai yang bekerja di Unit Pengolah Sekretariat hanya 3 orang pegawai yang mengerti tentang penerapan JRA karena masih terbatasnya SDM khusus kearsipan di Unit Pengolah Sekretariat dan tidak semua pegawai mengerti tentang JRA karena tidak semua pegawai yang dibekali pendidikan kearsipan dari diklat”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat adalah masih terbatasnya SDM khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan dan dari 6 orang pegawai hanya 3 orang pegawai yang mengerti tentang penerapan
Jadwal Retensi Arsip karena tidak semua pegawai dibekali pendidikan kearsipan dari diklat yang diadakan baik dari instansi dalam di BPA maupun dari instansi luar seperi ANRI tentang pelatihan JRA. sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dalam pasal 18 ayat 2 menyebutkan bahwa pendidikan dan pelatihan kearsipan bertujuan untuk menciptakan sumber daya manusia yang memenuhi persyaratan kompetensi di bidang kearsipan, sehingga pengembangan SDM untuk menunjang kegiatan kearsipan dapat dilakukan sesuai dengan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam pasal 30 ayat 2 dijelaskan lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya: a) pengadaan arsiparis; b) pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelengaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; c) pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan d) penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif adalah :
I3: “Masih terdapat beberapa kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan yaitu diantaranya masih kurangnya SDM khusus bidang kearsipan dan kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip in aktif yang dapat menghambat penerapan JRA di Unit Kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat karena volume arsip yang harus dikerjakan banyak yang
berasal dari arsip in aktif dari 48 SKPD dan arsip in aktif dari lingkungan BPA sendiri”.
Menurut pendapat Informan 3 (I3) bahwa kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif adalah kurangnya SDM khusus kearsipan dan kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip in aktif yang dapat menghambat penerapan JRA di unit kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat, pendapat informan 3 sama dengan pendapat informan 4 (I4) bahwa kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif adalah terbatasnya SDM yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan dan kurangnya anggaran, berikut hasil wawancaranya :
I4 : “Kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan yaitu masih terbatasnya SDM yang memiliki latar belakang pendidikan ilmu kearsipan karena hanya dibekali pelatihan tentang JRA oleh ANRI selain itu kurang tersedianya anggaran dalam pelaksanaan penyusutan arsip karena menganggap anggaran penyusutan bukanlah skala prioritas sehingga membuat lambanya penerapan JRA”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif adalah masih terbatasnya SDM yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan, kurangnya sarana dan prasarana dan kurangnya anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga membuat lambanya penerapan Jadwal Retensi Arsip.
Hal ini tidak sesuai dengan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan pasal 32 ayat 1 mengenai sarana dan prasarana yaitu: pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan sarana dan prasarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dimana dengan adanya sarana dan prasarana yang baik maka sistem kearsipanpun akan berjalan dengan baik, termasuk dari tempat dan lokasi penyimpanan arsip yang memerlukan perhatian.
Hal ini juga tidak sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dalam dalam pasal 1 ayat 29 disebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah seluruh kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang harus didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainya dan juga di dalam pasal 1 ayat 36 dijelaskan salah satu sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap kearsipan nasional berupa pendanaan.
4.5.7 Rangkuman Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi data, maka diperoleh sebuah kategori evaluasi penerapan JRA dengan sub bagian-bagiannya. Kategori evaluasi penerapan JRA di BPA Provinsi Sumatera Barat sebagai berikut:
Tabel 4.2
Rangkuman Hasil Penelitian
Kategori Evaluasi Penerapan JRA Hasil Manfaat Penerapan Jadwal Retensi
Arsip
Memenuhi kebutuhan organisasi
BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif.
Penerapan Jadwal Retensi Arsip Sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip menjadi lebih baik, terorganisir dan tertata dengan rapi di Unit Pengolah Sekretariat..
Penerapan Jadwal Retensi Arsip
digunakan sebagai pedoman dalam proses penyusutan arsip, tetapi dalam pelaksanaan penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit
Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif masih terdapat beberapa kendala.
Kendala Penerapan Jadwal Retensi Arsip
Masih terbatasnya sumber daya
manusia khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan.
Tidak semua pegawai yang mengerti
tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip
Kurangnya sarana dan prasarana
tempat penyimpanan arsip.
Kurangnya anggaran dalam proses
penyusutan arsip sehingga membuat lambanya penerapan Jadwal Retensi Arsip.
Dari table 4.2 diatas dapat dijelaskan bahwa evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat khususnya di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif terdiri dari beberapa kategori evaluasi :
1. Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif memberikan manfaat yaitu memudahkan dalam proses penyusutan arsip dalam melakukan
pengkatagorian arsip ke dalam 2 kategori arsip terdiri dari arsip aktif dan arsip in aktif, menentukan jangka waktu penyimpanan, dan nasib akhir akhir arsip sehingga tidak ada lagi penumpukan arsip yang tidak bernilaiguna di Unit Pengolah Sekretariat dan memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif.
2. Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip menjadi lebih baik karena arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan dapat dengan mudah ditemukan kembali, pengelolaan arsip menjadi terorganisir karena arsip-arsip yang tidak penting dapat segera dimusnahkan dan arsip yang penting dapat disimpan permanen, dan pengelolaan arsip dapat tertata dengan baik karena arsip yang telah dikategorikan ke dalam 2 kategori arsip yaitu arsip aktif dan arsip in aktif dapat disimpan ditempat yang berbeda yakninya arsip aktif disimpan di tempat penyimpanan arsip aktif di Unit Pengolah Sekretariat dan arsip in aktif disimpan ditempat penyimpanan arsip in aktif di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif tetapi dalam pelaksanaan penerapan Jadwal Retensi Arsip masih terdapat beberapa kendala.
3. Kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif antara lain, masih terbatasnya sumber daya manusia khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan, dapat dilihat dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di
Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif bahwa tidak ada satupun dari mereka yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan, tidak semua pegawai mengerti tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip karena tidak semua pegawai yang dibekali kearsipan dari diklat, kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip baik arsip aktif dan arsip in aktif dan kurangnya anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga membuat lambanya penerapan Jadwal Retensi Arsip.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian maka peneliti mengambil kesimpulan bahwa evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat khususnya di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif memberikan manfaat yaitu memudahkan dalam proses penyusutan arsip dalam melakukan pengkatagorian arsip, menentukan jangka waktu penyimpanan, dan nasib akhir arsip, sehingga tidak ada lagi penumpukan arsip yang tidak bernilai guna di Unit Pengolah Sekretariat dan juga memberikan manfaat dalam memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif.
Selain memberikan manfaat, penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip aktif dan arsip in aktif menjadi lebih baik, terorganisir, dan tertata dengan rapi, karena Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman dalam proses penyusutan arsip, tetapi dalam pelaksanaan penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif masih terdapat beberapa kendala.
Kendala dalam penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif antara lain, masih terbatasnya sumber daya manusia khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu
Arsip karena tidak semua pegawai yang dibekali pendidikan kearsipan dari diklat, kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip dan kurangnya anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga membuat lambanya penerapan Jadwal Retensi Arsip.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil wawancara dan kesimpulan di atas maka peneliti memberikan saran kepada BPA Provinsi Sumatera Barat, yaitu :
1. Meningkatkan sumber daya manusia khusus kearsipan yang memiliki latar belakang ilmu pendidikan kearsipan dalam upaya memaksimalkan fungsi BPA Provinsi Sumatera Barat sebagai pengelola arsip di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan SKPD di Provinsi Sumatera Barat.
2. Dalam pengelolaan arsip khususnya dalam melakukan proses penyusutan arsip menggunakan Jadwal Retensi Arsip sebaiknya diserahkan kepada sumber daya manusia yang memiliki latar belakang ilmu pendidikan kearsipan agar dapat menerapkan Jadwal Retensi Arsip dengan mudah dan baik.
3. Seringnya diadakan pembinaan kearsipan dalam 1 kali sebulan melalui pelatihan kearsipan dari diklat yang dilakukan oleh ANRI maupun dari internal BPA Provinsi Sumatera Barat khususnya pembinaan dalam pelatihan dan sosialisasi Jadwal Retensi Arsip.
4. Dalam melakukan pengelolaan kearsipan yang baik dan pengimplementasian Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat diperlukan perhatian khusus dari pimpinan berupa:
a. Penyediaan fasilitas sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip yang menunjang kegiatan penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat.
b. Penyediaan anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat menjadi lancar.
DAFTAR PUSTAKA
Afrizal. 2014. Metode Penelitian Kualitatif: Sebuah Upaya Mendukung Penggunaan Penelitian Kualitatif dalam Berbagai Disiplin Ilmu. Jakarta: Rajawali Pers.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama
Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Rineka Cipta.
__________. 2010. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Rineka Cipta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2002. Penilaian Arsip dan Jadwal Retensi Arsip.
Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Basrowi dan Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta.
Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif; Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Cisco, Susan, PhD, CRM. “Big Buckets for Simplifying Records Retention Schedules.” Information Management Journal. (2008).
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka.
Diers, Fred V. “The Bankruptcy of Records Retention Schedules.” ARMA Records Management Quarterly, (Apr 1992).
Fischer, Laurie. “Condicition Critical: Developing Records Retention Schedules.”
Information Management Journal, (Jan/Feb 2006).
Hadiwardoyo, Sauki. “Merumuskan Jadwal Retensi Arsip.” Jurnal Suara Badar, No.
4 (2002).
ISO 15489-1. 2001. Information and documentation-Records management part 1 : General.
Laksmi; FuadGani; Budiantoro. 2007. Manajemen perkantoran Modern. Depok:
FBUI.
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 2002. Pedoman Tata Kearsipan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Jakarta.
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Maulana, M.N. 1996. Adinistrasi Kearsipan. Jakarta: Bhratara.
Munadi. “Pengelolaan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).”
Jurnal Admisi dan Bisnis, Vol.14 No. 10 (Agustus 2013).
Mustari. 2009. Perancangan Jadwal Retensi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Myler, Ellie. “The ABC’s of Records Retention Schedule Development.” AIIM - Doc Magazine. (May/Jun 2006).
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. 1994. Record Management Handbook. Vermont: Ashgate Publish.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
Rusidi. “Pentingnya Jadwal Retensi Arsip dalam Manajemen Kearsipan.” Jurnal Super Administrator, (Januari 2014).
_____. “Prosedur Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota.” Jurnal Super Administrator, (Januari 2014).
Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju.
Subagyo, Joko P. 2006. Metode Penelitian dalam Teori dan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Bisnis (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan (R&D). Bandung: Alfabeta.
Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Erlangga.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia.
_____________. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
_____________. 2010. Metode Penelitian. Jakarta: Penaku.
Surat Edaran Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip.
Surat Edaran Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali.
Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: CV. Pustaka Setia.
Lampiran 1
Lampiran 2
PEDOMAN WAWANCARA
a. Pertanyaan untuk Bidang Sekretariat untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif di unit pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat :
1. Apakah latar belakang pendidikan Bapak/Ibu/Saudara?
2. Apakah kedudukan Bapak/Ibu/Saudara di BPA Provinsi Sumatera Barat?
3. Apakah Bapak/Ibu/Saudara pernah mendapatkan diklat atau pelatihan mengenai kearsipan?
4. Sistem apakah yang digunakan oleh BPA Provinsi Sumatera Barat dalam pengorganisasian arsip di BPA ?
5. Bagaimanakah unit kerja di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat?
6. Bagaimanakah poses penyusunan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat?
7. Apakah poses penyusunan JRA di UnitPengolah BPA Provinsi Sumatera Barat menggunakan pedoman JRA?
8. Bagaimanakah prosedur penyusutan arsip di Unit Pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat?
9. Bagaimanakah prosedur pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan?
10. Apakah JRA di Unit Pengolah memberikan manfaat? Manfaat apa saja yang diperoleh pada pengelolaan arsip aktif di unit pengolah?
11. Bagaimanakah selama ini penerapan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat? Apakah sudah efektif dalam pengelolaan arsip?
12. Apakah ada kendala dalam penerapan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat?
b. Pertanyaan untuk Bidang Pengelolaan Arsip In aktif untuk mengetahui pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat : 1. Apakah latar belakang pendidikan Bapak/Ibu/Saudara?
2. Apakah kedudukan Bapak/Ibu/Saudara di BPA Provinsi Sumatera Barat?
3. Apakah Bapak/Ibu/Saudara pernah mendapatkan diklat atau pelatihan mengenai kearsipan khusus mengenai JRA?
4. Arsip apa sajakah yang disimpan di Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat?
5. Bagaimanakah proses penyerahan arsip in aktif dari SKPD?
6. Bagaimanakah proses penyusunan JRA untuk arsip in aktif dari SKPD di Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat?
7. Bagaimanakah proses penyusutan arsip in aktif di Unit Kearsipan?
8. Apakah JRA di Unit Kearsipan memberikan manfaat? Manfaat apa sajakah yang diperoleh pada pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan?
9. Bagaimanakah selama ini penerapan JRA di Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat? Apakah pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik?
10. Apakah ada kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan BPA Provinsi
Lampiran 3
HASIL WAWANCARA Hari/Tanggal : Selasa/06 Desember 2016
Bidang : Sekretariat
1. Apakah latar belakang pendidikan Bapak/Ibu/Saudara?
I1 : Latar belakang pendidikan bapak adalah tamatan S1 Manajemen.
I2 : Latar belakang pendidikan ibuk adalah tamatan S1 Sastra Inggris.
2. Apakah kedudukan Bapak/Ibu/Saudara di BPA Provinsi Sumatera Barat?
I1 : Kedudukan bapak di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah Kasubbag Umum dan Kepegawaian.
I2 : Kedudukan ibuk di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah Staf Fungsional Arsiparis.
3. Apakah Bapak/Ibu/Saudara pernah mendapatkan diklat atau pelatihan mengenai kearsipan?
I1 : Pernah diantaranya pelatihan kearsipan dari ANRI dan seminar arsip.
I2 : Pernah diantaranya seminar kearsipan yang dilakukan oleh Internal di BPA Provinsi Sumatera Barat.
4. Sistem apakah yang digunakan oleh BPA Provinsi Sumatera Barat dalam pengorganisasian arsip di BPA ?
I1, I2 : Sistem pengorganisasian arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah menggunakan sistem sentralisasi, dimana penanganan arsip dilakukan
dengan cara dipusatkan ke satu unit yaitu dibagian unit pengolah di sekretariat.
5. Bagaimanakah unit kerja di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat?
I1, I2 : Unit kerja di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat adalah terdiri dari unit kearsipan 1 yaitu unit kearsipan untuk seluruh unit kerja di lingkungan BPA dan SKPD dan unit kearsipan II yaitu unit kearsipan untuk seluruh bidang tata usaha atau unit pengolah di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat.
6. Bagaimanakah poses penyusunan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat?
I1, I2 : Proses penyusunan JRA di Unit Pengolah yaitu pertama pembentukan tim di Unit Pengolah yang terdiri dari 3 orang, kedua melakukan survei terhadap isi arsip untuk menentukan nilai guna arsip yang berpedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara, ketiga melakukan pendataan arsip untuk penentuan jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktifnya yg selanjutnya akan menentukan nasib akhir arsip tersebut, proses pendataan arsip ini berbentuk draf mengacu kepada peraturan ANRI tentang bentuk JRA, kemudian JRA yang telah dibuat oleh Unit Pengolah akan dikirim dan dikonsultasikan ke ANRI, setelah disetujui oleh kepala ANRI maka
yang selanjutnya akan menjadi Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat, kemudian draf tersebut diajukan ke Biro Hukum untuk dikonsultasikan, dirapatkan dan dikoreksi kembali, setelah disetujui oleh Biro Hukum maka selanjutnya diajukan ke Kepala Gurbernur Provinsi Sumatera Barat untuk ditanda tangani.
7. Bagaimanakah proses penyusutan arsip di Unit Pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat ?
I1 : Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah antara lain melakukan proses pemindahan arsip ketempat penyimpanan arsip aktif dan tempat penyimpanan arsip in aktif sesuai dengan pedoman JRA yang telah dibuat oleh unit pengolah maka selanjutnya terhadap arsip aktif yang telah habis jangka waktu penyimpanannya maka dilakukan proses pemusnahan.
I2 : Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah yaitu sesuai JRA yang telah disusun di Unit Pengolah Sekretariat maka arsip yang telah diolah menjadi 2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses penyimpanan ditempat yang berbeda dan memindahkan arsip in aktif ke
I2 : Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah yaitu sesuai JRA yang telah disusun di Unit Pengolah Sekretariat maka arsip yang telah diolah menjadi 2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses penyimpanan ditempat yang berbeda dan memindahkan arsip in aktif ke