BAB III METODE PENELITIAN
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data
Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut kepada informan. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah:
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi dan dokumen pada Padan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah sebuah instansi Pembina Perpustakaan dan Kearsipan. Dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Provinsi Sumatera Barat Nomor 3 Tahun 2008 pada 21 Juli 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat.
Peraturan Daerah tersebut keluar menindaklanjuti Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Kabupaten/Kota dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.
Keberadaan dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tidak dapat dilepaskan dari Lembaga Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan yang ada di Sumatera Barat. Sebelumnya, lembaga ini merupakan dua lembaga yang disatukan menjadi satu akibat dikeluarkannya Peraturan Daerah yang tersebut diatas yaitu Peraturan Pemerintah RI Nomor 38 Tahun 2007 dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007.
4.2 Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (BPA) Provinsi Sumatera Barat dibentuk sesuai dengan Peraturan Derah Provinsi Sumatera Barat Nomor 3 Tahun 2008 pada tanggal 21 Juli 2008 tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat, dimana sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 dijelaskan bahwa BPA Provinsi Sumatera Barat merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan, dalam pelaksanaan fungsi dan tugasnya berada dibawah dan tanggungjawab Gurbernur melalui Sekretaris Daerah.
BPA Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan Kantor Badan Kearsipan Derah Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh seorang Kepala Badan saat dikeluarkannya peraturan tersebut maka kedua lembaga tersebut digabung menjadi satu dengan nama lembaga Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang saat ini dikepalai oleh Bapak Drs. Alwis.
Saat ini BPA Provinsi Sumatera Barat untuk administrasi perkantoran dan kearsipan berada di Jl. Pramuka V. Nomor 2 Khatib Sulaiman Padang.
4.3 Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Kearsipan mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Setiap organisasi, baik organisasi pemerintahan dan organisasi swasta harus menyelenggarakan sistem kearsipan yang baik, dengan demikian sistem kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan merupakan suatu sistem informasi manajemen. Komponen sistem kearsipan meliputi pengolahan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metoda dan evaluasi. Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama-sama untuk mencapai tujuan.
Untuk mencapai tujuan tersebut setiap organisasi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan terdiri dari 3 sistem, sesuai dengan teori menurut Guible yang disitir oleh Sukoco (2006, 96) mengatakan bahwa ada tiga sistem kearsipan yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi yakni: a) sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi); b) Sistem penyimpanan desentralisasi; dan c) sistem penyimpanan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi dimana setiap sistem kearsipan tersebut memilik kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Sistem kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah menggunakan sistem sentralisasi yaitu penyelenggaraan atau penanganan arsip dilakukan dengan cara dipusatkan kesatu unit di Unit Pengolah Sekretariat Provinsi Sumatera Barat yang khusus menangani tentang arsip. Sistem ini disebut juga dengan sistem satu pintu atau one door / gate policy. Dengan sistem sentralisasi ini akan lebih mudah
dalam pengendalian dan penelusuran arsip, karena pencatatan penelusurannya, dan pengiriman arsip dilakukan secara terpusat.
Penerapan sistem kearsipan sentralisasi di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat, dalam bidang kebijakan yang mencakup kewenangan, mengenai :
a. Penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral) di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat.
b. Klasifikasi dan tata cara penyimpanan arsip pemerintahan Provinsi Sumatera Barat.
c. Pemindahan arsip aktif menjadi arsip in aktif.
d. Penyusunan daftar Jadwal Retensi Arsip BPA Provinsi Sumatera Barat.
4.4 Organisasi dan Tugas Kearsipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Sesuai dengan kebutuhan organisasi penyelenggara kearsipan di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat terdiri dari dua (2) Unit Kearsipan, masing-masing adalah :
1. Unit Kearsipan I
Unit Kearsipan I adalah Unit Kearsipan tingkat pusat yang berada di BPA Provinsi Sumatera Barat terdiri dari Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif, Bidang Pengelolaan Arsip Statis dan Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip yang merupakan Unit Kearsipan Pusat untuk seluruh Unit Kerja di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD. Adapun
tugas-a. Membina pengelolaan kearsipan di Unit Pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD.
b. Mengelola, menyimpan, dan memelihara arsip in aktif dan arsip statis di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD.
c. Pembuatan JRA untuk arsip in aktif dari 48 SKPD.
d. Melaksanakan pemusnahan arsip in aktif dari lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif 48 SKPD yang sudah habis masa retensinya dengan mempedomani JRA.
e. Penyerahan arsip statis ke ANRI.
f. Melaksanakan pemeliharaan dan pelestarian arsip di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD.
Unit-Unit Pengolah yang dilayani oleh Unit Kearsipan I adalah :
a. Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD.
2. Unit Kearsipan II
Unit Kearsipan II adalah Induk Tata Usaha yang berada di sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat. Adapun tugas-tugasnya yaitu :
a. Pengurusan surat masuk dan surat keluar.
b. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis.
c. Menyimpan arsip dinamis.
d. Melaksanakan pemilahan arsip dinamis menjadi 2 kategori arsip yaitu arsip aktif dan arsip in aktif sesuai dengan nilai guna isi informasi pada arsip dengan mempedomani Peraturan Gurbernur Sumatera Barat
Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara.
e. Melakukan penyusutan dengan memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan I dan pemusnahan arsip dinamis aktif yang sudah tidak bernilai guna sesuai dengan pedoman JRA yang telah disusun.
Unit-Unit Pengolah yang dilayani oleh Unit Kearsipan II adalah : a. Kepala Pusat BPA Provinsi Sumatera Barat
b. Bidang-bidang di BPA Provinsi Sumatera Barat
Berikut gambar struktur organisasi Unit Kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat Unit Kearsipan I
4.5 Analisis Data 4.5.1 Profil Informan
Dalam rangka memperoleh informasi mengenai evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, maka peneliti melakukan wawancara. Sesuai dengan tujuan wawancara secara mendalam yaitu untuk mengumpulkan informasi yang kompleks sebagian besar berisi pendapat, sikap dan pengalaman pribadi (Sulistyo-Basuki, 2006, 173).
Tabel 4.1 Profil Informan
Informan Bidang Jabatan Latar Belakang
Pendidikan I1 Sekretariat Kasubbag Umum dan
Kepegawaian
S1 Manajemen
I2 Sekretariat Staf Fungsional Arsiparis S1 Sastra Inggris I3 Pengelolaan Arsip informan yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan. Hampir semua mendapatkan Diklat atau pelatihan kearsipan yang diadakan oleh Internal di BPA Provinsi Sumatera Barat maupun dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Menurut Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam pasal 1 ayat 10 menjelaskan bahwa arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
4.5.2 Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu program manajemen arsip dinamis yang dijadikan pedoman oleh setiap organisasi baik organisasi pemerintahan ataupun organisasi swasta dalam melakukan penyusutan arsip.
Jadwal Retensi Arsip berbentuk tabel yang berisikan daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan.
Dengan demikian Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan : a) lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (Unit Pengolah) sebelum dipindahkan ke file in aktif (Unit Kearsipan); b) jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip baik arsip aktif dan arsip in aktif sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke ANRI; dan c) sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna atau sebagai dasar hukum penyusutan arsip.
Di dalam bidang kearsipan Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu sub sistem dari pada sistem kearsipan secara keseluruhan dengan demikian adanya Jadwal Retensi Arsip akan memudahkan dalam proses penyusutan arsip di setiap organisasi. Oleh karena itu Jadwal Retensi Arsip harus dimiliki oleh setiap Badan Pemerintahan sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dalam pasal 53 ayat 3 menjelaskan dalam rangka melaksanakan
berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan harus memiliki Jadwal Retensi Arsip.
BPA Provinsi Sumatera Barat saat ini dalam melakukan proses penyusutan arsip di bagian Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif sudah berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat disusun oleh Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif dengan berpedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara untuk menyelenggarakan penertiban dan penyempurnaan tata kearsipan dinamis secara keseluruhan di BPA Provinsi Sumatera Barat.
Berikut gambar pedoman Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara di BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.2
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara
Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif di BPA Provinsi Sumatera Barat menerangkan tentang proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan di Unit Kearsipan PengelolaanArsip In aktif. Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat :
I1, I2 : “Proses penyusunan JRA di Unit Pengolah yaitu pertama pembentukan tim di Unit Pengolah yang terdiri dari 3 orang, kedua melakukan survei terhadap isi arsip untuk menentukan nilai guna arsip yang berpedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara, ketiga melakukan pendataan arsip untuk penentuan jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktifnya yang selanjutnya akan menentukan nasib akhir arsip tersebut, proses pendataan arsip ini berbentuk draf mengacu kepada peraturan ANRI tentang bentuk JRA, kemudian JRA yang telah dibuat oleh Unit Pengolah akan dikirim dan dikonsultasikan ke ANRI. Setelah disetujui oleh Kepala ANRI maka draf tersebut akan dikirim kembali ke BPA Provinsi Sumatera Barat yang selanjutnya akan menjadi Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat, kemudian draf tersebut diajukan ke Biro Hukum untuk dikonsultasikan, dirapatkan dan dikoreksi kembali, setelah disetujui oleh Biro hukum maka
selanjutnya diajukan ke Kepala Gurbernur Provinsi Sumatera Barat untuk ditanda tangani”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa tata cara penyusunan Jadwal Retensi Arsip sebagai berikut :
1. Pembentukan tim di Unit Pengolah yang terdiri dari 3 orang yang kemudian melakukan survei terhadap isi arsip untuk menentukan nilai guna arsip yang berpedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara dan melakukan pendataan arsip untuk penentuan jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktifnya yg selanjutnya akan menentukan nasib akhir arsip, proses pendataan arsip ini berbentuk draf mengacu kepada peraturan ANRI tentang bentuk JRA.
2. JRA yang telah dibuat oleh Unit Pengolah akan dikirim dan dikonsultasikan ke ANRI, setelah disetujui oleh kepala ANRI maka draf tersebut akan dikirim kembali ke BPA Provinsi Sumatera Barat yang selanjutnya akan menjadi Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
3. Draf tersebut diajukan ke Biro Hukum untuk dikonsultasikan, dirapatkan dan dikoreksi kembali, setelah disetujui oleh Biro Hukum maka selanjutnya diajukan ke Kepala Gurbernur Provinsi Sumatera Barat untuk ditanda tangani.
Berikut gambar bentuk Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun oleh Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.3
Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif : I1, I2 : “Arsip-arsip in aktif dari SKPD yang telah diserahkan ke Unit Kearsipan
BPA Provinsi Sumatera Barat beserta daftar pertelaan arsip dan berita acara penyerahan arsip in aktifnya maka selanjutnya akan dilakukan penyusunan JRA oleh tim dari BPA Provinsi Sumatera Barat, yang kemudian diajukan ke Pemerintah Provinsi Sumatera Barat untuk arsip dari SKPD, selanjutnya akan dirapatkan dengan SKPD yang terkait kemudian diserahkan ke Biro Hukum selanjutnya dijadikan Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa
1. Arsip-arsip in aktif dari SKPD yang telah diserahkan ke Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat beserta daftar pertelaan arsip dan berita acara penyerahan arsip in aktifnya maka selanjutnya akan dilakukan penyusunan JRA oleh tim dari BPA Provinsi Sumatera Barat.
2. Mengajukan penyusunan JRA ke Pemerintah Provinsi Sumatera Barat untuk arsip dari SKPD, selanjutnya akan dirapatkan dengan SKPD yang terkait.
3. Menyerahkan penyusunan JRA ke Biro Hukum untuk dikoreksi, setelah dikoreksi oleh Biro Hukum selanjutnya dijadikan Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
Berikut gambar bentuk Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun oleh Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.4
Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat
4.5.3 Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta terhadap arsip-arsip yang memiliki jangka waktu penyimpanannya yang telah habis. Dengan adanya program penyusutan arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak memiliki nilai guna untuk di simpan. Program penyusutan arsip berdasarkan pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang telah tercipta tidak perlu disimpan tergantung dari segi isi informasi yang ada pada arsipnya. Tujuan penyusutan arsip adalah mendapatkan penghematan dan efisiensi, memudahkan untuk pencarian arsip yang masih penting, tidak tertumpuknya arsip yang tergolong kedalam arsip penting dan tidak penting.
Proses penyusutan arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat terdiri dari 3 tahapan diataranya yaitu : a) pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah Sekretariat ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif; b) memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna di Unit Kearsipan; dan c) menyerahkan arsip permanen ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis yang akan dikelola lagi untuk penyerahan arsip statis ke ANRI. Sesuai dengan teori Barthos (2005, 101) yang mengatakan bahwa proses penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara; a) memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan c) menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI.
Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti dengan 2 orang informan
Arsip In Aktif di BPA Provinsi Sumatera Barat tentang proses penyusutan arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat dilaksanakan oleh Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif. Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat : I1 : “Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah antara lain melakukan proses
pemindahan arsip ketempat penyimpanan arsip aktif dan tempat penyimpanan arsip in aktif sesuai dengan pedoman JRA yang telah habis jangka waktu penyimpanannya maka dilakukan proses pemusnahan.
Menurut pendapat informan 1 (I1) bahwa proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat yaitu melakukan penyimpanan terhadap arsip aktif dan arsip in aktif sesuai dengan pedoman Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun dan melakukan pemusnahan terhadap arsip yang telah habis masa penyimpanannya, pendapat informan 1 juga didukung oleh pendapat informan 2 (I2) bahwa proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat juga melakukan proses penyimpanan terhadap arsip aktif dan arsip in aktif ditempat yang berbeda dan memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif, berikut hasil wawancaranya :
I2 : “Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah yaitu sesuai JRA yang telah disusun di Unit Pengolah Sekretariat, maka arsip yang telah diolah menjadi 2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses penyimpanan ditempat yang berbeda dan terakhir memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan dibuatkan berita acara pemindahannya”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa proses penyusutan arsip yang dilakukan di Unit Pengolah Sekretariat sebagai berikut :
1. Sesuai Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat maka arsip yang telah diolah menjadi 2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses penyimpanan arsip ditempat yang berbeda.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip aktif di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.5
Tempat Penyimpanan Arsip Aktif
2. Terhadap arsip aktif yang telah habis jangka penyimpanannya maka dilakukan proses pemusnahan arsip aktif di Unit Pengolah.
3. Unit Pengolah melakukan proses penyusutan arsip dengan cara memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan dibuatkan berita acara pemindahan arsipnya.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip in aktif dan berita acara pemindahan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.6
Tempat Penyimpanan Arsip In Aktif
Gambar 4.7
Berita Acara Pemindahan Arsip In Aktif
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses penyusutan arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif :
I1, I2 : “Sesuai dengan JRA yang telah dibuat maka arsip in aktif di di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif dari SKPD yang telah habis masa simpanya akan dilakukan proses nasib akhir dari arsip in aktif tersebut dipindahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis, disimpan permanen atau dimusnahkan dengan dibuatkan daftar pertelaan usul musnah arsip dan berkas arsip yang akan di serahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis maupun ke ANRI di buatkan daftar pencarian usul simpan arsip”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa
proses penyusutan arsip yang dilakukan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif sebagai berikut :
1. Sesuai dengan JRA yang telah dibuat maka arsip in aktif di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif dari SKPD yang telah habis masa simpanya akan dilakukan proses nasib akhir dari arsip in aktif tersebut dipindahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis, disimpan permanen atau dimusnahkan dengan dibuatkan daftar pertelaan usul musnah arsip.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip yang dipermanenkan dan gambar daftar pertelaan usul musnah arsip:
Gambar 4.8
Tempat Penyimpanan Arsip Permanen
Gambar 4.9
Daftar Pertelaan Usul Musnah Arsip
2. Berkas arsip yang akan di serahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis maupun ke ANRI di buatkan daftar pencarian usul simpan arsip. Berikut gambar daftar pencarian usul simpan arsip :
Gambar 4.10
4.5.4 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan
4.5.4 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan