BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.5 Analisis Data
4.5.4 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan
Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat merupakan suatu pedoman yang amat penting dalam manajemen kearsipan di BPA Provinsi Sumatera, yang diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan proses penyusutan arsip, sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta di Unit Pengolah dan Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, retensi, dan nasib akhir arsip.
Sesuai dengan pernyataan Fischer (2006, 26) yang menyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah komponen penting dari semua program manajemen arsip, karena mengidentifikasi arsip untuk dikelola serta berapa lama arsip harus dipertahankan dan Jadwal Retensi Arsip juga merupakan alat utama yang membantu organisasi dalam pengelolaan arsipnya karena memberikan alasan di balik kebijakan retensi serta arahan dan bimbingan tentang persyaratan pencatatan lain dan kondisi.
Dengan disusunnya Jadwal Retensi Arsip disuatu organisasi/lembaga/
instansi baik swasta maupun pemerintah menurut Penn (1994, 117) akan mendapatkan manfaat antara lain: a) pengurangan arsip, menghemat waktu dalam penelusuran arsip; b) menghindari masalah hukum; c) melakukan efisiensi dalam menetapkan arsip yang sangat penting; d) menghemat tempat, dengan memindahkan arsip yang tidak digunakan saat ini; dan e) mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai permanen. Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di
mengatakan bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat memberikan manfaat kepada petugas arsip atau arsiparis di Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat sebagai pedoman kerja dalam melakukan pengelolaan kearsipan yang baik di BPA Provinsi Sumatera Barat.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang manfaat penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat adalah :
I1: “Sangat memberikan manfaat karena dengan adanya JRA di Unit Pengolah dapat memudahkan dalam proses penyusutan arsip untuk menentukan pengekatagorian arsip arsip aktif dan in aktif, jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan arsip in aktif dan nasib akhir arsip tersebut apakah dimusnahkan atau disimpan permanen”.
Menurut pendapat Informan 1 (I1) bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip sangat memberikan manfaat untuk memudahkan dalam proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat, pendapat informan 1 juga di dukung oleh pendapat informan 2 (I2) bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip juga memberikan manfaat dalam pengelolaan arsip di Unit Pengolah Sekretariat, berikut hasil wawancaranya:
I2: “JRA sangat bermanfaat di Unit Pengolah karena dengan adanya pedoman JRA ini akan membantu dalam pengelolaan arsip di Unit Pengolah selain itu dengan adanya JRA sangat membantu dalam menentukan usia arsip, sehingga
tidak terjadi penumpukan-penumpukan arsip yang tidak berguna di Unit Pengolah”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip sangat memberikan manfaat untuk memudahkan dalam proses penyusutan arsip untuk menentukan pengkatagorian arsip aktif dan arsip in aktif, menentukan usia arsip kapan jangka waktu penyimpanan dan nasib akhir dari arsip aktif dan arsip in aktif apakah dimusnahkan atau disimpan permanen dan penerapan Jadwal Retensi Arsip juga memberikan manfaat dalam pengelolaan arsip di Unit Pengolah Sekretariat karena tidak ada lagi penumpukan arsip yang tidak memiliki nilai guna di Unit Pengolah Sekretariat. Sesuai dengan tujuan Jadwal Retensi Arsip menurut Widjaja (1993, 121) yaitu penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama, penyusutan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi, dan pemilihan arsip-arsip yang bernilai permanen.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang manfaat penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat adalah :
I3: “Sangat bermanfaat dalam memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan, manfaatnya antara lain dapat mengurangi biaya dalam pemeliharaan arsip, meningkatkan efektivitas di dalam pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan, dan menjamin keselamatan arsip
in aktif karena penerapan JRA dengan benar akan terhindar dari kemungkinan pemusnahan arsip yang memiliki nilai berkelanjutan”.
Menurut pendapat Informan 3 (I3) bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip sangat memberikan manfaat dalam memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif, pendapat informan 3 sama dengan pendapat informan 4 (I4) bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip juga memberikan manfaat dalam pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif, berikut kutipan wawancara dengan Informan 4 (I4) :
I4: “Dengan adanya JRA dapat menghemat ruangan dan dalam pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik karena dalam melakukan pemusnahan arsip in aktif yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat berjalan sesuai dengan program yaitu sesuai dengan pedoman JRA yang sudah ada”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip sangat memberikan manfaat dalam memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan yaitu dapat mengurangi biaya dalam pemeliharaan arsip, meningkatkan efektivitas di dalam pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan, dan menjamin keselamatan arsip in aktif dan juga Jadwal Retensi Arsip dapat bermanfaat dalam pengelolaan arsip in aktif karena dengan adanya pedoman Jadwal Retensi Arsip pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik. Sesuai dengan tujuan Jadwal Retensi Arsip oleh ANRI (2002, 26) yaitu mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban dan mewujudkan konsitensi dalam penyusutan.
4.5.5 Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan