BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.5 Analisis Data
4.5.3 Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan
Penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta terhadap arsip-arsip yang memiliki jangka waktu penyimpanannya yang telah habis. Dengan adanya program penyusutan arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak memiliki nilai guna untuk di simpan. Program penyusutan arsip berdasarkan pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang telah tercipta tidak perlu disimpan tergantung dari segi isi informasi yang ada pada arsipnya. Tujuan penyusutan arsip adalah mendapatkan penghematan dan efisiensi, memudahkan untuk pencarian arsip yang masih penting, tidak tertumpuknya arsip yang tergolong kedalam arsip penting dan tidak penting.
Proses penyusutan arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat terdiri dari 3 tahapan diataranya yaitu : a) pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah Sekretariat ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif; b) memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna di Unit Kearsipan; dan c) menyerahkan arsip permanen ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis yang akan dikelola lagi untuk penyerahan arsip statis ke ANRI. Sesuai dengan teori Barthos (2005, 101) yang mengatakan bahwa proses penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara; a) memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan c) menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI.
Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti dengan 2 orang informan
Arsip In Aktif di BPA Provinsi Sumatera Barat tentang proses penyusutan arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat dilaksanakan oleh Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif. Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat : I1 : “Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah antara lain melakukan proses
pemindahan arsip ketempat penyimpanan arsip aktif dan tempat penyimpanan arsip in aktif sesuai dengan pedoman JRA yang telah habis jangka waktu penyimpanannya maka dilakukan proses pemusnahan.
Menurut pendapat informan 1 (I1) bahwa proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat yaitu melakukan penyimpanan terhadap arsip aktif dan arsip in aktif sesuai dengan pedoman Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun dan melakukan pemusnahan terhadap arsip yang telah habis masa penyimpanannya, pendapat informan 1 juga didukung oleh pendapat informan 2 (I2) bahwa proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat juga melakukan proses penyimpanan terhadap arsip aktif dan arsip in aktif ditempat yang berbeda dan memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif, berikut hasil wawancaranya :
I2 : “Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah yaitu sesuai JRA yang telah disusun di Unit Pengolah Sekretariat, maka arsip yang telah diolah menjadi 2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses penyimpanan ditempat yang berbeda dan terakhir memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan dibuatkan berita acara pemindahannya”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa proses penyusutan arsip yang dilakukan di Unit Pengolah Sekretariat sebagai berikut :
1. Sesuai Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat maka arsip yang telah diolah menjadi 2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses penyimpanan arsip ditempat yang berbeda.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip aktif di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.5
Tempat Penyimpanan Arsip Aktif
2. Terhadap arsip aktif yang telah habis jangka penyimpanannya maka dilakukan proses pemusnahan arsip aktif di Unit Pengolah.
3. Unit Pengolah melakukan proses penyusutan arsip dengan cara memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan dibuatkan berita acara pemindahan arsipnya.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip in aktif dan berita acara pemindahan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.6
Tempat Penyimpanan Arsip In Aktif
Gambar 4.7
Berita Acara Pemindahan Arsip In Aktif
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses penyusutan arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif :
I1, I2 : “Sesuai dengan JRA yang telah dibuat maka arsip in aktif di di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif dari SKPD yang telah habis masa simpanya akan dilakukan proses nasib akhir dari arsip in aktif tersebut dipindahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis, disimpan permanen atau dimusnahkan dengan dibuatkan daftar pertelaan usul musnah arsip dan berkas arsip yang akan di serahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis maupun ke ANRI di buatkan daftar pencarian usul simpan arsip”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa
proses penyusutan arsip yang dilakukan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif sebagai berikut :
1. Sesuai dengan JRA yang telah dibuat maka arsip in aktif di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif dari SKPD yang telah habis masa simpanya akan dilakukan proses nasib akhir dari arsip in aktif tersebut dipindahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis, disimpan permanen atau dimusnahkan dengan dibuatkan daftar pertelaan usul musnah arsip.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip yang dipermanenkan dan gambar daftar pertelaan usul musnah arsip:
Gambar 4.8
Tempat Penyimpanan Arsip Permanen
Gambar 4.9
Daftar Pertelaan Usul Musnah Arsip
2. Berkas arsip yang akan di serahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis maupun ke ANRI di buatkan daftar pencarian usul simpan arsip. Berikut gambar daftar pencarian usul simpan arsip :
Gambar 4.10
4.5.4 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan