commit to user
i
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK
DI PT ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO)
KANTOR CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
LISMA DEVIATRI
D1513060
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
i
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK
DI PT ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO)
KANTOR CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
LISMA DEVIATRI
D1513060
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
commit to user
v
MOTTO
Barang siapa yang menempuh suatu jalan untuk menuntut
ilmu, Allah akan memudahkan baginya jalan ke surga.
(HR. Muslim)
Bukan hasil akhir yang akan menentukan masa depanmu
tapi sebuah proses yang benar dan baik lah yang akan
menentukan semuanya
(Penulis)
Setiap kata akan mengawali percakapan
Setiap langkah akan mengawali perjalanan
Dan setiap mimpi akan mengawali masa depan
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ni dipersembahkan untuk :
Kedua Orang Tua tercinta (Bp. Mardi
dan Ibu Marmi)
Semua teman-teman tersayang yang
tidak bisa disebutkan namanya satu
per satu
Semua MA A dan MA B angkatan
2013
Universitas Sebelas Maret (UNS)
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT,
karena limpahan rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi
Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta” ini dengan baik. Tugas akhir ini
diajukan sebagai syarat untuk memperoleh gelar ahli madya (A. Md) dalam
bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Banyak hambatan yang ditemui dalam penulisan tugas akhir ini, namun
adanya bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak
akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu penulis
mengucapkan terimakasih atas segala dukungan, bantuan, semangat, dan doa yang
telah diberikan selama ini kepada :
1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si selaku dosen pembimbing tugas
akhir yang telah memberikan pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama
penulisan tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. H. Sakur, S.U selaku dosen penguji satu dalam sidang tugas
akhir penulis.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku dosen pembimbing akademik dan ketua
program studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni ,M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Manajemen Administrasi. Terimakasih atas
semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada
penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Bapak
dan Ibu dosen berikan selama ini.
6. Seluruh pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang
Surakarta khususnya Bapak Slamet Budiyanto, S.E selaku Kepala Kantor
commit to user
viii
di bagian arsip PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta
dan semua staff yang sudah membantu penulis dalam proses pengumpulan
data pengamatan.
7. Keluarga yang telah mendukung dalam penulisan tugas akhir ini,
khususnya Bapak Mardihanto dan Ibu Marmi.
8. Seluruh teman-teman, khususnya teman-teman seangkatan satu kelas dan
satu jurusan yang saling mendukung serta memberi semangat demi
suksesnya Tugas Akhir ini.
9. Semua orang yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir yang tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu.
10. Terimakasih kepada Seseorang yang sudah mendukung saya dari awal
saya mendaftar di Universitas Sebelas Maret ini sampai saya bisa
menyelesaikan kuliah saya.
Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna sehingga
segala kritik dan saran yang membangun penulis terima dengan senang hati.
Penulis berharap tugas akhir ini dapat berguna bagi setiap orang yang
berkepentingan.
Surakarta, Mei 2016
Penulis
Lisma Deviatri
commit to user
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 4
D. Manfaat Pengamatan ... 5
commit to user
x BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Gambaran Umum Perusahaan ... 24
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Sistem Arsip Elektronik ... 33
C. Kelebihan dan Hambatan Sistem Arsip Elektronik ... 57
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 61
B. Saran ... 63
Daftar Pustaka ... 64
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
commit to user
xii
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1. Struktur Organisasi ... 28
Bagan 3.2. Struktur Organisasi Seksi Operasional dan Penjualan ... 29
Bagan 3.3. Struktur Organisasi Seksi Pertanggungan ... 29
Bagan 3.4. Struktur Organisasi Seksi Keuangan dan Umum ... 29
Bagan 4.1. Prosedur Pnerbitan Polis Asuransi ... 37
Bagan 4.2. Prosedur Dokumen Pemeliharaan ... 39
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara
Lampiran 2 Surat Tugas
Lampiran 3 Formulir Absensi Magang
Lampiran 4 Formulir Monitoring Magang
Lampiran 5 Formulir Penilaian Magang
Lampiran 6 Surat Keterangan Selesai Magang
Lampiran 7 Dokumen Penerbitan Polis
Lampiran 8 Dokumen Pemeliharaan
Lampiran 9 Dokumen Klaim Ekspirasi
Lampiran 10 Surat Ijin Pembayaran Kas Debet
Lampiran 11 Surat Ijin Pembayaran Kas Credit
Lampiran 12 Surat Ijin Pembayaran Bank Debet
Lampiran 13 Surat Ijin Pembayaran Bank Credit
commit to user
xv ABSTRAK
Lisma Deviatri. D1513060. Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi. Program Studi Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta. 64 halaman.
Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini mempunyai kapasitas arsip yang cukup tinggi sehingga sistem penyimpanan arsip dalam perusahaan ini harus benar-benar dilakukan secara teliti dan hati-hati agar pada saat arsip dibutuhkan, arsip dapat lebih cepat ditemukan. Oleh karena itu, perusahaan ini menerapkan sistem penyimpanan arsip secara terkomputerisasi atau otomasi kearsipan. Aplikasi yang digunakan dalam penyimpanan arsip secara elektronik ini yaitu dengan menerapkan Sistem Arsip Elektronik (SAE). Penerapan aplikasi ini bermanfaat untuk membantu para pegawai perusahaan dalam pengarsipan dokumen perusahaan, lebih menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Dalam penulisan tugas akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu deskriptif kualitatif. Sumber data yang digunakan oleh penulis yaitu narasumber, dokumen, dan peristiwa atau aktivitas. Teknik pengumpulan datanya yaitu dengan melakukan observasi berperan aktif, wawancara, dan kajian dokumen. Analisis data yang digunakan yaitu model analisi interaktif yang berupa reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa penyimpanan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan metode scanning dokumen ke dalam komputer melalui aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). Dalam hal ini pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan di masing-masing seksi dan selanjutnya pegawai seksi akan menyimpan arsip dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). Arsip yang disimpan dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini yaitu berupa dokumen yang berhubungan dengan polis asuransi, klaim asuransi, dokumen pemeliharaan, serta dokumen transaksi keuangan. Komponen sistem penyimpanan arsip elektronik yang meliputi memindahkan dokumen dengan cara scan dokumen, menyimpan dokumen dengan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi, mengindeks dokumen dengan kata kunci dan sistem indeks yang diterapkan pada masing-masing seksi, dan mengontrol akses dengan cara menjaga keamanan dokumen. Arsip yang disimpan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini berupa arsip dinamis dan arsip statis.
