5. Management Information System(MIS)
4.2.3 Use Case Diagram & Use Case Narrative
Use Case Narrative
1. Use case : Membuat Katalog
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat katalog produk-produk yang akan dijual ke Pelanggan
2. Use case : Membuat NotaPemesananTemp
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat NotaPemesananTemp yang sifatnya sementara untuk memastikan pesanan barang yang telah dipesan pelanggan.
3. Use case : Membuat Nota Pemesanan
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat Nota Pemesanan
berdasarkan pesananan yang telah disetujui pelanggan
4. Use case : Membuat Form Penarikan Barang
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat dan mengirim Form Penarikan Barang ke bagian Pengiriman berdasarkan keluhan pelanggan.
5. Use case : Membuat Form Retur Penjualan
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat Form Retur Penjualan berdasarkan Form Pengembalian Barang yang dibuat oleh Bagian Gudang
6. Use case : Membuat Laporan Penjualan
Actor : Bagian Penjualan
Description : Secara berkala Bagian Penjualan akan membuat Laporan Penjualan
7. Use case : Melayani Pendaftaran Supplier
Actor : Bagian Pembelian
Description : Bagian Pembelian melayani Pendaftaran Supplier yang akan menjadi mitra kerja perusahaan melalui sistem e-Procurement
8. Use case : Melayani Pendaftaran Vendor
Actor : Bagian Pembelian
Description : Bagian Pembelian melayani Pendaftaran Vendor yang akan menjadi mitra kerja perusahaan melalui sistem e-Procurement
9. Use case : Membuat Form Permintaan Harga
Actor : Bagian Pembelian
Description : Bagian Pembelian membuat form permintaan harga ke Supplier berdasarkan form permintaan pembelian yang dibuat oleh bagian gudang.
10. Use case : Melayani Form Penawaran Harga
Actor : Bagian Pembelian
Description : Setelah Supplier menerima form permintaan harga dari Bagian Pembelian lalu bagian Pembelian akan melayani form penawaran harga yang diajukan oleh supplier
untuk selanjutnya diseleksi untuk dipilih supplier dengan produk dan harga yang cocok
11. Use case : Menseleksi Supplier
Actor : Bagian Pembelian
Description : Setelah mendapat penawaran harga dari supplier, Bagian Pembelian akan menseleksi dan memilih supplier terpilih berdasarkan keputusan yang ditetapkan oleh pihak eksekutif perusahaan
12. Use case : Membuat Purchase Order
Actor : Bagian Pembelian
Description : Bagian Pembelian akan membuat Purchase Order ke Supplier berdasarkan Nota Pemesanan. Setelah Purchase Order (PO) diberikan kepada supplier, bagian Pembelian akan mendapatkan Sales Contract atau kontrak jual beli dari Supplier.
13. Use case : Membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang
Actor : Bagian Pembelian
Description : Setelah Bagian Pembelian menerima rangkap Tanda Terima dari bagian Gudang maka bagian Pembelian akan membuatkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) berdasarkan nota pemesanan ke Bagian Gudang.
14. Use case : Membuat Laporan Pembelian Barang
Description : Secara berkala Bagian Pembelian akan membuat Laporan Pembelian Barang berdasarkan data pembelian yang ada.
15. Use case : Membuat Tagihan Uang Muka
Actor : Bagian Keuangan
Description : Bagian Keuangan akan membuat Tagihan Uang Muka berdasarkan Nota Pemesanan ke pelanggan.
16. Use case : Membuat Bukti Pembayaran Uang Muka
Actor : Bagian Keuangan
Description : Setelah pelanggan membayar uang muka, maka Bagian Keuangan akan membuatkan Bukti Pembayaran Uang Muka yang akan diberikan ke pelanggan.
17. Use case : Membuat Tagihan Pelunasan
Actor : Bagian Keuangan
Description : Tagihan Pelunasan akan diberikan bila pelanggan telah melunasi Tagihan Uang Muka dan barang yang dipesan telah diterima oleh pelanggan.
18. Use case : Membuat Bukti Pembayaran Pelunasan
Actor : Bagian Keuangan
Description : Bukti Pembayaran Pelunasan diberikan ke pelanggan setelah melunasi Tagihan Pelunasan.
19. Use case : Membuat Bukti Kas Masuk
Description : Bagian Akuntansi akan membuat Bukti Kas Masuk setiap terjadi pemasukan pendapatan seperti hasil penjualan barang.
20. Use case : Membuat Bukti Kas Keluar
Actor : Bagian Akuntansi
Description : Bagian Akuntansi akan membuat Bukti Kas Keluar setiap terjadi pengeluaran uang oleh perusahaan.
21. Use case : Membuat Laporan Keuangan
Actor : Bagian Akuntansi
Description : Secara berkala Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Keuangan.
22. Use case : Membuat Laporan Arus Kas
Actor : Bagian Akuntansi
Description : Secara berkala Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Arus Kas.
23. Use case : Mengupdate Status NotaPemesananTemp
Actor : Bagian Pemasaran
Description : Bagian Pemasaran mengupdate Status
NotaPemesananTemp menjadi disetujui setelah mengfollow up NotaPemesananTemp tersebut ke pelanggan.
24. Use case : Membuat Form Permintaan Pembelian
Description : Bagian Gudang membuat Form Permintaan Pembelian untuk pengadaan barang.
25. Use case : Membuat TandaTerima
Actor : Bagian Gudang
Description : Setelah menyelesaikan administrasi impor barang dan telah melakukan pembayaran ke Supplier maka barang akan dikirim ke bagian Gudang. Bagian Gudang yang menerima barang akan membuatkan Tanda Terima.
26. Use case : Membuat Surat Pengeluran Barang
Actor : Bagian Gudang
Description : Setelah menerima SPBB dari bagian Pembelian maka bagian Gudang akan mengeluarkan barang beserta Surat Pengeluran Barang ke bagian Pengiriman.
27. Use case : Mengupdate Stok Barang
Actor : Bagian Gudang
Description : Bagian Gudang akan langsung mengupdate stok barang di gudang setelah melakukan pengeluaran barang.
28. Use case : Membuat Bukti Tanda Terima Retur
Actor : Bagian Gudang
Description : Setelah menerima barang retur dari Bagian Pengiriman, Bagian Gudang akan membuat Bukti Tanda Terima Retur.
29. Use case : Membuat Form Pengembalian Barang
Description : Bagian Gudang membuat dan mengirim Form Pengembalian Barang ke bagian Penjualan setelah menerima barang retur dari bagian Pengiriman
30. Use case : Membuat Laporan Persediaan Barang
Actor : Bagian Gudang
Description : Bagian Gudang secara berkala akan membuat Laporan Persediaan Barang.
31. Use case : Membuat Surat Jalan
Actor : Bagian Pengiriman
Description : Bagian Pengiriman membuat dan memberikan Surat Jalan beserta barang yang dipesan ke pelanggan, Bagian Pengiriman akan meminta Pelanggan untuk mendatangani Surat Jalan tersebut sebagai Bukti barang telah diterima oleh pelanggan.
32. Use case : Melayani Pemesanan
Actor : Customer Service
Description : Customer Service akan melayani Pemesanan pelanggan baik yang dating langsung ke showroom perusahaan ataupun via telepon, selanjutnya pesanan pelanggan akan dikirim ke bagian penjualan melalui Sistem Informasi Penjualan untuk dibuatkan NotaPemesananTemp.
33. Use case : Melayani Keluhan Pelanggan
Description : Customer Service siap melayani keluhan pelanggan dan akan mencatat setiap keluhan tersebut ke dalam Sistem Informasi Penjualan
34. Use case : Mengupdate Penyelesaian Keluhan Pelanggan
Actor : Bagian Teknisi
Description : Bagian Teknisi yang telah menyelesaikan keluhan pelanggan akan mengupdate penyelesaian keluhan pelanggan ke dalam Sistem Informasi Penjualan, jika barang harus diretur maka akan dilakukan penarikan barang oleh bagian Pengiriman