BAB 4
USULAN ARSITEKTUR DAN TRANSISI MENUJU ARSITEKTUR BARU
4.1 Updated Strategic Goal & Initiatives
4.1.1 Strategic Plan
Perencanaan strategis merupakan kebijakan dan perencanaan dari perusahaan yang digunakan untuk mengarahkan, membuatkan strategi kompetitif dan pencapaian tujuan yang melingkupi periode selama 1-3 tahun ke depan.
4.1.1.1 Strategi Tahun Pertama
- Sosialisasi perubahan proses bisnis. - Sosialisasi pembuatan aplikasi bisnis.
- Menganalisa requirement yang dibutuhkan untuk mengadakan perubahan proses bisnis.
- Menganalisa Hardware yang dibutuhkan untuk mengadakan pembuatan aplikasi bisnis.
- Melihat kinerja dan keterampilan karyawan lama.
- Menganalisis keterampilan karyawan apa saja yang dibutuhkan untuk menunjang perubahan proses bisnis.
- Mulai meningkatkan keragaman produk untuk dapat bersaing dengan produsen yang lainnya.
- Mulai mengadakan training berkala untuk meningkatkan kinerja dan keterampilan karyawan.
- Perekrutan karyawan baru yang dibutuhkan untuk menunjang proses bisnis baru.
- Mulai merancang sistem dan aplikasi baru.
- Pembelian dan instalasi Software dan Hardware untuk menunjang proses bisnis baru.
4.1.1.2 Strategi Tahun Kedua
- Penerapan aplikasi E-Procurement untuk pengadaan barang yang menghubungkan antara perusahaan dengan supplier melalui jaringan internet.
- Penerapan E-Commerce berupa website untuk mempermudah pelanggan dalam melakukan proses transaksi secara online.
- Penerapan MIS (Management Information System) sebagai penyedia laporan informasi terpadu disetiap departemen untuk membantu pihak manajemen.
- Penerapan CRM (Customer Relationship Management) sebagai sarana untuk menyebarkan informasi secara akurat dan tepat mengenai produk-produk yang dijual beserta gambaran-gambaran dan spesifikasi detil produk.
- Pelatihan karyawan untuk dapat menyesuaikan dengan sistem baru - Memonitor sistem-sistem baru yang telah diterapkan.
4.1.1.3 Strategi Tahun Ketiga
- Penerapan SIE (Sistem Informasi Eksekutif) untuk mempermudah para eksekutif dalam pengambilan keputusan.
- Meningkatkan sekuritas pada proses bisnis perusahaan, khususnya merencanakan disaster recovery.
- Melakukan evaluasi dan perbaikan pada sistem baru yang telah diterapkan.
- Terus menjalin kerjasama yang baik dan menguntungkan dengan supplier.
4.1.2 CONOPS Scenario
Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Harga, dalam hal ini Surat Permintaan Harga di buat dalam hal pengadaan barang produk – produk yang PT. Mayanti Heksa Prima tidak memiliki Mitra atau Supplier yang menyediakan barang tersebut. Surat Permintaan Harga di buat melalui Sistem Informasi Pembelian. Surat Permintaan Harga akan di posting pada E-Procurement. Supplier yang berasal dari dalam dan luar negeri dapat mengajukan Surat Penawaran Harga ke PT. Mayanti Heksa Prima (MHP) melalui E-Procurement.
Para Supplier asing maupun dalam negeri yang belum terdaftar dapat langsung mendaftar pada E-Proc PT.MHP. Bagi para Supplier yang baru mendaftar akan mendapatkan User ID dan Password sementara dari Bagian IT untuk digunakan pada saat login E-Procurement. Para Supplier yang telah melakukan login selanjutnya dapat mengajukan Surat Penawaran Harga
beserta Berkas Persyaratan ke melalui E-Procurement. Selanjutnya akan diseleksi dan dipilih Supplier mana saja yang akan bekerja sama dengan perusahaan. Setelah ditentukan, Bagian Pembelian akan mengupdate -Supplier yang telah dipilih ke dalam E-Procurement. Setelah mengkonfirmasi kepada Supplier terpilih, Bagian Pembelian akan melakukan Purchase Order melalui E-Procurement sesuai dengan Surat Permintaan Pembelian yang telah diajukan oleh Bagian Gudang untuk pengadaan barang. Supplier yang telah menerima Purchase Order akan memproses pesanan tersebut.
Untuk pembelian barang ke Supplier luar negeri, Bagian Pembelian PT. Mayanti Heksa Prima selaku importir terlebih dahulu meminta kepada banknya (bank devisa) untuk membuka suatu Letter of Credit atau L/C untuk dan atas nama eksportir. Dalam hal ini, importir bertindak sebagai opener. Bila importir sudah memenuhi ketentuan yang berlaku untuk impor seperti keharusan adanya surat izin impor, maka bank melakukan pembukaan L/C atas nama importir. Bank dalam hal ini bertindak sebagai opening/ Issuing bank. Pembukaan L/C ini dilakukan melalui salah satu koresponden bank di luar negeri. Koresponden bank yang bertindak sebagai perantara kedua ini disebut sebagai advising bank atau notifying bank, Advising bank memberitahukan kepada eksportir mengenai pembukaan L/C tersebut. Eksportir yang menerima L/C disebut beneficiary. Supplier akan memberikan schedule dan barang ke pelayaran, lalu supplier mendapatkan B/L dan schedule keberangkatan dari pelayaran, selanjutnya supplier akan
memberikan dokumen pengapalan ke advising bank, setelah itu supplier mendapatkan pembayaran dari advising bank. Dokumen pengapalan yang diterima advising bank akan dikirim ke Issuing Bank, dan Bagian Pembelian akan melunaskan pembayaran ke Issuing Bank untuk menebus dokumen pengapalan dan mendapatkan Bukti Pelunasan dari Issuing Bank, yang mana dokumen pengapalan dan Bukti Pelunasan tersebut akan diperlihatkan ke Bea Cukai untuk mendapatkan Delivery Order (DO), setelah mendapatkan DO Bagian Pembelian akan memberikan B/L beserta DO ke Pelayaran yang ada di Indonesia untuk menebus barang yang dikirim oleh supplier, dan barang tersebut akan dikirim ke Bagian Gudang.
Untuk pembelian barang ke Supplier dalam negeri, Bagian Pembelian akan melakukan pembayaran berupa giro dan mendapatkan bukti pembayaran setelah barang dikirimkan ke Gudang.
PT. Mayanti Heksa Prima melayani pemesanan barang oleh pelanggan via email, website, telepon, atau mendatangi langsung showroom perusahaan. Pemesanan via telepon akan dilayani oleh Customer Service yang akan mencatat pemesanan pelanggan. Pada website PT. Mayanti Heksa Prima, pelanggan dapat melihat katalog produk yang ditawarkan beserta detail spesifikasinya. Pelanggan juga dapat melakukan pemesanan via website dan email. Semua pemesanan tersebut akan dicatat dan diproses ke dalam Sistem Informasi Penjualan untuk selanjutnya setiap pemesanan dibuatkan NotaPemesananTemp yang akan diberikan pada Bagian Marketing. Bagian Marketing akan Follow Up NotaPemesananTemp
tersebut ke pelanggan untuk konfirmasi barang yang telah dipesan. Lalu Bagian Marketing akan mengupdate status NotaPemesananTemp ke Sistem Informasi Penjualan untuk dikirim ke Bagian Penjualan dan Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan membuat Tagihan DP ke Bagian Penjualan untuk ditujukan ke pelanggan. Selanjutnya pelanggan melakukan pembayaran Tagihan DP tersebut berupa giro ke Bagian Penjualan. Bagian Penjualan yang menerima pembayaran akan memberikannya ke Bagian Keuangan dan membuat Nota Pemesanan ke Bagian Keuangan dan Bagian Pembelian serta memberikan Nota Pemesanan tersebur beserta Bukti Pembayaran ke pelanggan.
Bagian Pembelian membuat Purchase Order (PO) ke Supplier berdasarkan Nota Pemesanan yang dibuat Bagian Penjualan. Setelah menyelesaikan administrasi ekspor impor, barang akan dikirim ke Gudang. Bagian Gudang yang menerima barang akan membuat Tanda Terima sebagai bukti barang telah sampai di Gudang. Tanda Terima tersebut dibuat untuk Supplier dan Bagian Pembelian. Bagian Gudang melakukan update stok barang ke Sistem Informasi Persediaan setiap ada barang masuk dan keluar dari Gudang. Berdasarkan Tanda Terima, Bagian Pembelian akan membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPBB) sesuai Nota Pemesanan pelanggan melalui Sistem Informasi Persediaan ke Bagian Gudang. Lalu Bagian Gudang membuat dan memberikan Surat Pengeluaran Barang beserta barang pesanan pelanggan ke Bagian Pengiriman.
Sebelum barang dikirim ke pelanggan, Bagian Pengiriman membuat Surat Jalan. Barang akan dikirim ke alamat pelanggan sesuai dengan yang tertera pada Nota Pemesanan. Bagian Pengiriman akan memberikan Surat Jalan beserta barang tersebut ke pelanggan dan meminta pelanggan untuk mendatangani Surat Jalan tersebut. Surat Jalan yang telah ditanda tangani akan di berikan ke Bagian Penjualan untuk di buatkan tagihan pelunasan oleh Bagian Keuangan. Tagihan tersebut diberikan ke pelanggan. Setelah tagihan diterima, pelanggan akan melunasi tagihan tersebut dengan pembayaran berupa giro ke Bagian Keuangan, dan Bagian Keuangan akan membuat Bukti Pembayaran Pelunasan ke pelanggan.
Untuk konfirmasi barang rusak, pelanggan dapat menghubungi Customer Service yang akan mencatat keluhan pelanggan. Keluhan pelanggan tersebut dicatat pada Sistem Informasi Penjualan yang terintegrasi ke Bagian Penjualan dan Bagian Teknisi. Bagian Teknisi akan mendatangi pelanggan untuk memeriksa dan memperbaiki bila terjadi kerusakan (sebagai after sales service). Setelah selesai, bagian Teknisi akan mengupdate status Penyelesaian Keluhan Pelanggan, bila ternyata barang rusak akibat kesalahan perusahaan maka akan dilakukan retur penjualan. Bagian Penjualan akan membuat Form Penarikan Barang yang ditujukan untuk Bagian Pengiriman. Berdasarkan Form Penarikan Barang, Bagian Pengiriman akan melakukan penarikan barang sesuai keluhan pelanggan. Pelanggan akan menandatangani Form Penarikan Barang. Barang retur tersebut kemudian akan diberikan kepada bagian Gudang. Form
Pengembalian Barang dibuat oleh Bagian Gudang untuk Bagian Penjualan sebagai bukti barang retur telah diterima. Bagian Penjualan kemudian membuat Form Retur Penjualan yang ditujukan kepada Bagian Keuangan dan Bagian Gudang. Berdasarkan Form Retur Penjualan, Bagian Gudang akan mengganti barang retur tadi dengan barang baru dan diberikan ke bagian Pengiriman untuk dikirim ke pelanggan.
4.1.3 CONOPS Diagram
Keterangan :
1. Pelanggan melihat Katalog produk dari website PT.MHP 2. Bagian Marketing memasarkan produknya kepada pelanggan 3. a) Pelanggan memesan melalui Telephone
b) Pelanggan memesan melalui Email c) Pelanggan memesan melalui Web
d) Pelanggan memesan melalui Bagian Marketing
4. Customer Service melayani Pemesanan yang melalui Telephone 5. Pesanan tersebut akan disimpan pada Sistem Informasi Penjualan 6. Pesanan melalui Email akan di simpan pada Sistem Informasi Penjualan 7. Pesanan melalui Web akan disimpan pada Sistem Informasi Penjualan
8. NotaPemesananTemp akan diberikan kepada Bagian Marketing melalui Sistem Informasi Penjualan.
9. Bagian Marketing akan menindak lanjuti segala pesanan yang pernah masuk. 10. Bagian Marketing akan mengupdate hasil dari tindak lanjut pesanan yang
dilakukan oleh pelanggan.
11. Sistem Informasi Penjualan akan memberikan NotaPemesananTemp kepada Bagian Penjualan.
12. Sistem Informasi Penjualan juga akan memberikan Bagian Keuangan NotaPemesananTemp.
13. Bagian Keuangan akan membuat Tagihan Uang Muka melalui Sistem Informasi Penjualan
14. Tagihan DP akan diberikan kepada Bagian Penjualan melalui Sistem Informasi Penjualan
15. Tagihan DP akan diberikan kepada pelanggan oleh Bagian Penjualan. 16. Pelanggan memberikan Uang Muka kepada Bagian Keuangan
17. Bagian Keuangan akan membuat Bukti Pembayaran melalui Sistem Informasi Penjualan
18. Sistem Informasi Penjualan akan memberikan Bukti Pembayaran kepada Bagian Penjualan
19. Bagian Penjualan akan membuat Nota Pemesanan melalui Sistem informasi Penjualan
20. Sistem Informasi Penjualan secara otomatis akan memberikan Nota Pemesanan tersebut ke Bagian Keuangan.
21. Sistem Informasi Penjualan secara otomatis akan memberikan Nota Pemesanan tersebut ke Bagian Pembelian untuk di buatkan Purchase Order 22. Bagian Penjualan akan memberikan Bukti Pembayaran dan Nota Pemesanan
kepada Pelanggan.
23. Bagian Akuntansi akan mencatat Bukti Kas Masuk pada Sistem Informasi Penjualan
24. Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Keuangan 25. Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Arus Kas.
26. Sistem Informasi Akuntansi akan memberikan Laporan Keuangan kepada Bagian Keuangan
27. Sistem Informasi Akuntansi akan memberikan Laporan Akuntansi kepada Bagian Keuangan
Gambar 4.2 Proses Pengadaan Barang Keterangan :
1. Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Harga, dalam hal ini Surat Permintaan Harga di buat dalam hal pengadaan barang produk – produk yang
PT. Mayanti Heksa Prima tidak memiliki Mitra atau Supplier yang menyediakan barang tersebut. Surat Permintaan Harga di buat melalui Sistem Informasi Pembelian
2. Surat Permintaan Harga akan di posting pada E-Procurement.
3. a) Supplier Asing yang belum terdaftar dapat langsung mendaftar pada E-Proc PT.MHP
b) Supplier dalam negeri yang belum terdaftar dapat langsung mendaftar pada E-Proc PT.MHP
4. Bagi para Supplier yang baru mendaftar akan mendapatkan User ID dan Password sementara dari Bagian IT.
5. a) User Id dan Password diberikan ke Supplier Asing melalui sistem E-Procurement
b) User Id dan Password diberikan ke Supplier Dalam Negeri melalui sistem E-Procurement
6. a) Supplier Asing login pada E-Procurement PT.MHP
b) Supplier Dalam Negeri login pada E-Procurement PT.MHP
7. a) Supplier Asing melengkapi segala persyaratan dari PT.MHP untuk menjadi Vendor tetap
b) Supplier Dalam Negeri melengkapi segala persyaratan dari PT.MHP untuk menjadi Vendor tetap
8. a) Supplier Asing memberikan Surat Penawaran Harga berdasarkan Surat Permintaan Harga yang telah dibuat oleh Bag.Pembelian.
b) Supplier Dalam Negeri memberikan Surat Penawaran Harga berdasarkan Surat Permintaan Harga yang telah dibuat oleh Bag.Pembelian.
9. Bagian Pembelian akan menyeleksi Supplier terpilih pada E-Procurement. 10. Bagian Pembelian akan membuat Purchase Order melalui Sistem Informasi
Pembelian.
11. Sistem Informasi Pembelian otomatis akan mengirimkan Purchase Order tersebut ke Sistem E-Procurement.
12. a) Purchase Order akan diberikan melalui E-Procurement kepada Supplier Asing terpilih, Untuk pengadaan melalui Supplier Asing prosesnya terdiri dari poin 13 – 28.
b) Purchase Order akan diberikan melalui E-Procurement kepada Supplier Dalam Negeri terpilih, Untuk pengadaan melalui Supplier dalam negeri terdiri dari poin 29.
13. Bagian Pembelian meminta kepada Banknya (Issuing Bank) untuk membuka suatu Letter of Credit (L/C) untuk dan atas nama eksportir.
14. Issuing Bank akan membuka L/C melalui korespondennya di luar negeri yang disebut advising bank.
15. Advising Bank akan memberitahukan kepada supplier atau eksportir mengenai pembukaan L/C tersebut.
16. Setelah itu Supplier akan mengurus penjadwalan dengan pihak pelayaran sesuai dengan permintaan konsumen kapan barang itu dikirim.
17. Supplier akan mengantarkan barang kirimannya tersebut ke pihak pelayaran. 18. Supplier akan mendapatkan Bill of lading dan Schedule dari pihak pelayaran.
19. Barang dikirim dari pelabuhan pengirim, ke pelabuhan penerima.
20. Supplier memberikan Dokumen Pengapalan yang berisi seperti Bill of Lading, Insurance, dan lain – lain kepada Advising Bank.
21. Apabila Dokumen Pengapalan tersebut sesuai sebagai gantinya Supplier mendapatkan pembayaran dari pihak Advising Bank.
22. Dokumen Pengapalan dikirim ke Issuing Bank.
23. Bagian Akunting akan memberikan pembayaran kepada bagian pembelian dan mencatatnya di buki kas keluar
24. Bagian Pembelian melakukan pembayaran terhadap pihak Issuing Bank. 25. Bagian Pembelian akan mendapatkan Dokumen Pengapalan beserta Bukti
Pelunasan dari pihak Issuing Bank.
26. Dokumen Pengapalan beserta Bukti Pelunasan tersebut di bawa ke pihak Bea Cukai untuk mendapatkan Delivery Order.
27. Delivery Order diberikan oleh pihak Bea Cukai kepada Bagian Pembelian. 28. Bagian Pembelian akan menebus barang tersebut dengan menunjukkan
Delivery Order.
29. Barang tersebut dikirim ke Bagian Gudang.
30. Barang dikirim dari Supplier dalam negero ke Bagian Gudang.
31. Bagian Akunting akan memberikan pembayaran ke bagian pembelian dan mencatatnya ke bukti kas keluar
32. Pembayaran dilakukan oleh Bagian kepada Supplier Dalam Negeri.
33. Untuk Proses Pemesanan dari pelanggan di mulai dari poin ini, Bagian Pembelian membuat Purchase Order melalui Sistem Informasi Pembelian.
34. Purchase Order diberikan ke pada Supplier Asing
35. Sales Contract akan diberikan melalui Sistem Informasi pembelian, dan untuk sisa proses Import Barang terdapat dari poin 13 – 28.
Keterangan :
1. Barang datang dari supplier ke Bagian Gudang
2. Bagian gudang membuat Tanda Terima yang akan di simpan di Sistem Informasi Persediaan.
3. Tanda Terima tersebut yang telah dibuat Bagian Gudang akan di berikan ke Pelanggan.
4. Secara otomatis Tanda Terima yang telah dibuat Bagian Gudang akan dikirimkan ke Bagian Pembelian melalui Sistem Informasi Persediaan.
5. Bagian Gudang akan mengupdate stock barang ke Sistem Informasi Persediaan. 6. Bagian Pembelian akan membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang
berdasarkan Nota Pemesanan melalui Sistem Informasi Persediaan.
7. Secara otomatis Sistem Informasi Persediaan akan mengirimkan Surat Permintaan Pengeluaran Baran ke Bagian Gudang.
8. Bagian Gudang akan membuat Surat Pengeluaran Barang berdasarkan Surat Permintaan Pengeluaran Barang melalui Sistem Informasi Persediaan.
9. Surat Pengeluaran Barang dan Barang akan diberikan kepada bagian pengiriman. 10. Bagian Pengiriman akan membuat Surat Jalan berdasarkan Surat Pengeluaran
Barang melalui Sistem Informasi Persediaan.
11. Surat Jalan dan Barang akan dikirimkan ke Pelanggan, dan pelanggan akan diminta untuk menanda tangani Surat Jalan tersebut.
12. Surat Jalan yang telah ditandangani oleh pelanggan akan diberikan ke Bagian Pengiriman.
13. Rangkap Surat Jalan yang telah ditandantangani akan diberikan ke Bagian Keuangan untuk di buatkan Tagihan.
14. Rangkap Surat Jalan akan diberikan oleh Bagian Pengiriman ke Bagian Penjualan.
15. Bagian Penjualan akan mengupdate Nota Pemesanan menjadi status nya terkirim melalui Sistem Informasi Penjualan .
16. Bagian Keuangan akan membuatkan Surat Jalan berdasarkan Nota Pemesanan yang telah diterima Surat Jalannya, dan yang status Nota Pemesanan tersebut telah menjadi terkirim
17. Tagihan akan dikirim ke Bagian Penjualan melalui Sistem Informasi Penjualan. 18. Tagihan akan diberikan dari Bagian Penjualan ke Pelanggan.
19. Pelanggan akan melakukan pembayaran melalui Bagian Keuangan
20. Bagian Keuangan akan membuat Bukti Pembayaran melalui Sistem Informasi Penjualan.
21. Bukti Pembayaran akan di berikan ke Pelanggan
22. Bukti Pembayaran akan di berikan ke Bagian Penjualan melalui Sistem Informasi Penjualan.
Gambar 4.4 Proses Retur Penjualan
Keterangan
1. Konfirmasi barang rusak yang dilayani oleh Customer Service.
2. Customer Service mencatat keluhan pelanggan melalui Sistem Informasi Penjualan
4. Keluhan pelanggan juga diberikan ke Bagian Penjualan melalui Sistem Informasi Penjualan.
5. Teknisi memeriksa barang yang rusak.
6. Teknisi mengupdate penyelesaian keluhan pelanggan, apakah itu terselesaikan ataupun harus di retur, apabila terselesaikan proses berhenti pada poin 6, namun apabila harus terdapat retur barang dilanjutkan ke poin 7
7. Bagian Penjualan membuat form penarikan barang melalui Sistem Informasi penjualan.
8. Sistem Informasi Penjualan akan memberikan Form Penarikan Barang ke Bagian Pengiriman.
9. Form penarikan barang akan di berikan dari Bagian Pengiriman ke Pelanggan 10. Bagian Pelanggan akan menandatangani Form Penarikan Barang tersebut dan
mengembalikannya ke Bagian Pengiriman beserta barang yang rusak. 11. Bagian Pengiriman akan memberikan barang yang rusak tersebut ke Bagian
Gudang.
12. Bagian Gudang akan membuat Form Pengembalian Barang melalui Sistem Informasi Penjualan.
13. Form Pengembalian Barang akan diberikan ke Bagian Penjualan melalui Sistem Informasi Penjualan.
14. Bagian Penjualan akan membuat Surat Retur Penjualan berdasarkan Form Pengembalian Barang.
15. Form Retur Penjualan juga akan di berikan ke Bagian Keuangan 16. Form Retur Penjualan diberikan ke Bagian Gudang.
17. Form Retur Penjualan akan diberikan ke Bagian Pengiriman beserta Barang yang baru.
18. Form Retur Penjualan beserta Barang akan diberikan ke pelanggan oleh Bagian Pengiriman.
4.2 Business Product & Services 4.2.1 Business Process
4.2.1.1 Business Process Overview
Untuk keseluruhan proses bisnis pada future architecture akan diterapkan beberapa usulan – usulan untuk di terapkan yaitu :
1. Pengadaan software dan hardware
Perusahaan memerlukan pengadaan software dan hardware dalam menunjang proses bisnis yang baru.
2. Penerapan E-Procurement
Sistem berbasis web yang menghubungkan antara perusahaan dengan supplier melalui jaringan internet, yang memberikan akses terhadap supplier untuk melakukan penawaran secara aktif terhadap suatu material projek yang dibutuhkan.
Modul-modul didalamnya meliputi :
• Supplier Registration
Pendataan supplier yang ingin melakukan penawaran barang yang akan dijual.
• Material auction
Modul yang menyediakan fasilitas lelang online secara terbuka terhadap para supplier yang telah terdaftar.
Adapun manfaat dari E-Procurement yaitu: 1. Pengurangan harga pembelian barang
• Lebih banyak sumber pasokan yang dapat diakses.
• Supplier baru lebih banyak diperoleh
• Dengan demikian, mendapatkan harga yang lebih kompetitif.
2. Pengurangan waktu proses pembelian
• Mempercepat waktu permintaan penawaran
• Mempercepat waktu pemesanan
• Mempercepat waktu proses pengiriman
• Komunikasi informasi antar mata rantai secara transparan, waktu nyata.
• Komunikasi pengapalan, tagihan, pembayaran secara sinkron dan otomatis.
3. Menunjang pelaksanaan kemitraan pembeli-penjual
• Menunjang komunikasi yang rutin, cepat, akurat
3. Penerapan aplikasi E-Commerce
Saat ini banyak perusahaan baik besar maupun kecil yang terlibat dalam beberapa aktivitas E-Commerce. Seluruh proses dari pengembangan, pemasaran, penjualan, pengiriman, pelayanan, dan pembayaran untuk bebagai produk dan jasa yang diperjual belikan dapat didukung oleh penerapan E-Commerce. Website merupakan salah satu media yang paling terkenal di lingkungan perusahaan. Dengan membangun website perusahaan inilah proses pemasaran dan pelayanan costumer dapat dilakukan. Adapun keuntungan bagi PT. Mayanti Heksa Prima yaitu:
a. Dapat meningkatkan pangsa pasar
Transaksi online yang membuat semua orang di seluruh dunia dapat memesan dan membeli produk yang dijual hanya dengan melalui media komputer dan tidak terbatas jarak dan waktu. b. Memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan
Memberikan keunggulan bagi perusahan karena proses pemasaran dan penjualannya tidak hanya terbatas pada kinerja outlets dan sales saja melainkan website perusahaan untuk kegiatan bisnisnya.
c. Menurunkan biaya operasional (operating cost)
Transaksi E-Commerce adalah transaksi yang sebagian besar operasionalnya diprogram di dalam komputer sehingga biaya-biaya seperti pemasaran, gaji yang berlebihan dapat terkendali.
d. Efesiensi waktu pemesanan dan akses informasi
Melalui website informasi spesifikasi barang yang dijual dapat di berikan dengan jelas dan detail selain itu transaksi pemesanan dapat dilakukan secara online (langsung) dan tidak memakan waktu banyak dalam prosesnya.
4. CRM
CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan, dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah call center, sales forces, technical support dan layanan. CRM berfokus pada penanganan hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pelanggan dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata pelanggan melalui peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan
Manfaat CRM pada PT.Mayanti Heksa Prima
- Memberikan fasilitas kepada perusahaan untuk memasarkan produk dengan berbagai cara yang inovatif dan kretaif
- Menyediakan fasilitas komunikasi dengan para pelanggan sebagai sarana penyampaian saran, keluhan dan pertanyaan.
- Memberikan perusahaan fasilitas untuk memenuhi kepuasan pelanggan seperti fasilitas histori transaksi dan profil pelanggan
- Memberikan akses kepada pelanggan untuk transaksi baik pemesanan atau akses kepada informasi mengenai kebutuhan pelanggan tanpa adanya batasan waktu atau tempat, pelanggan dapat mengakses 24 jam sehari, dimana saja dengan menggunakan akses internet.
- Sebagai sarana untuk penyebaran informasi secara akurat dan tepat mengenai produk – produk yang dijual beserta gambaran – gambaran dan spesifikasi detil produk.
5. Management Information System(MIS)
MIS menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari banyak sumber, termasuk di dalamnya transaction processing system.MIS menyediakan informasi yang detil, rangkuman informasi dan informasi terpilih disetiap departemen.
Mnagement Information System yang diterapkan terdiri dari : Sistem Informasi Penjualan
Sistem Informasi Pembelian Sistem Informasi Persediaan Sistem Informasi Akuntansi 6. EIS
Dengan adanaya EIS dapat mempermudah para eksekutif dalam mengambil keputusan, tampilan EIS berupa grafik untuk
memudahkan dalam penarikan kesimpulan. Berikut adalah karakteristik dari EIS yang ada pada PT.Mayanti Heksa Prima : - Drill Down, kemampuan EIS dalam menyediakan rincian atas
informasi yang diberikan. Sehingga para eksekutif dapat melihat informasi yang lebih rinci dari informasi rangkuman yang di tampilkan oleh EIS
- Critical Success Factors, EIS akan menyajikan factor – factor kunci yang harus di perhartikan oleh PT. Mayanti Heksa Prima dalam mencapai tujuan perusahaan.
- Status Access, Data dan Laporan yang terbaru dapat di akses oleh para eksekutif di PT. Mayanti Heksa Prima menggunakan telekomunikasi jarak jauh
- Personalized analysis, EIS menyediakan kemampuan analisis dari sebuah data yang ada pada PT. Mayanti Heksa Prima
- Exception Reporting, tampilan yang menampilkan informasi performa yang sangat buruk atau sangat baik.
- Communication, tersedianya aplikasi untuk berkomunikasi
dengan pihak lain, baik itu lewat email, ataupun video teleconference.
- Information Navigation, kemampuan EIS dalam memeriksa data
dalam jumlah yang besar yang ada pada PT. Mayanti Heksa Prima dengan cepat dan mudah.
- Use of Coloring and Audio, tampilan EIS yang memiliki warna dan audio yang membantu dalam menentukan suatu kejadian yang dianggap penting pada PT. Mayanti Heksa Prima.
4.2.1.2 Executive Team Profile
• Direktur
Direktur utama dari PT. Mayanti Heksa Prima adalah ibu Rita P.S. Algamar yang lahir pada tanggal 10 Oktober 1952. Ibu Rita mengawali karir pada tahun 1982 dengan bekerja di Departemen Perdagangan sebagai divisi kerja sama perdagangan internasional yang membahas perundingan perdagangan inernasional dan regional. Beliau bekerja disana selama lebih dari 30 tahun dan pada 2010 memutuskan untuk bekerja pada South East Asia Threat Network Policy (SEATRANET) yang bekerjasama dengan program Manajemen Universitas Trisakti. Selama 1 tahun bekerja disana, beliau mendapat tawaran dan memutuskan untuk bekerja di PT. Mayanti Heksa Prima pada juni 2011 sebagai Direktur Utama. Selain menjadi direktur utama, pada awal 2010 sampai sekarang ibu Rita juga aktif sebagai Anggota dari Logistik Services Development di Indonesia yang diselenggarakan oleh Kantor Menko Perekonomian & World Bank di Jakarta. Dimana keanggotaannya membahas Improvement of Indonesia’s Logistic System.
4.2.1.3 Relationship of business activities to strategic goal
Proses bisnis atau aktifitas bisnis perusahaan akan mendukung dalam mencapai strategi perusahaan. Proses bisnis yang dijalankan harus selaras dengan tujuan strategis yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Diharapkan proses bisnis yang kami usulkan dengan meningkatkan teknologi dan informasi dapat memberikan kemajuan bagi perusahaan untuk dapat mencapai visi dari PT. Mayanti Heksa Prima.
4.2.1.4 Market Outlook and Competitive Strategy
Persaingan di dunia bisnis, membuat perusahaan harus mempunyai suatu keunggulan untuk bersaing dengan perusahaan lain. Perusahaan harus dapat melihat kondisi pasar yang terjadi saat ini untuk melihat perkembangan bisnis yang terjadi di pasaran dan menentukan strategi yang tepat agar dapat bersaing dengan perusahaan laiinya. Beberapa strategi yang ditetapkan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan yang lain adalah sebagai berikut :
1. Menjaga dan meningkatkan kualitas barang serta pelayanan dalam penjualan, pengiriman, dan berupaya mendapatkan kepercayaan pelanggan.
2. Penggunaan ekstranet untuk mempererat jalinan kerja sama dengan supplier.
3. Memberikan harga yang kompetitif sesuai dengan kualitas produk.
4. Menjadi Sole Agent untuk produk alata penunjang migas lainnya. 5. Menjalin kerja sama dan menjadi partner tetap dengan
perusahaan industri migas.
6. Penggunanaan teknologi informasi untuk menghubungkan masing-masing divisi perusahaan guna mempercepat arus informasi.
7. Pembuatan sistem dengan supplier untuk melayani permintaan produk
8. Penggunanaan website sebagai strategi pemasaran untuk bersaing dengan perusahaan pesaing.
9. Meningkatkan loyalitas pelanggan dengan layanan pra dan purna jual.
10. Memberikan pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan dalam pemanfaatan TI.
11. Menambah divisi IT untuk memantau hardware dan software yang berjalan.
4.2.1.5 Business Cycle
Gambar 4.5 Business Cycle
1. Menetapkan visi dan misi sebagai acuan dari berjalannya perusahaan.
2. Menentukan dan menetapkan kebijakan dan strategi bisnis perusahaan
3. Melayani pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan.
4. Melakukan pembelian barang ke supplier berdasarkan pemesanan pelanggan dan pengadaan barang.
5. Melakukan persediaan untuk stok barang di gudang dan showroom.
6. Melakukan proses pengadaan barang secara elektronik dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
7. Melayani keluhan pelanggan sampai dengan retur penjualan. 8. Pada akhir bulan maka dihasilkan laporan penjualan, persediaan
barang, pembelian barang, keuangan dan arus kas yang diserahkan kepada pemilik.
9. Manajer dan pemilik memantau jalannya proses bisnis dan semua laporan sehingga dapat mengevaluasi jalannya bisnis perusahaan. 10. Pelatihan diberikan kepada karyawan setiap jangka waktu tertentu
sehingga produktifitas dan kinerja karyawan bisa meningkat. 11. Berdasarkan laporan-laporan yang ada kebijakan dan strategi yang
sudah tidak dapat mendukung perusahaan maka akan menentukan kebijakan dan strategi baru.
4.2.1.6 Current Financial Status Summary
Keadaan status finansial keuangan perusahaan saat ini cukup baik dimana keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan dari penerimaan jumlah pemesanan per bulan mencapai 250 juta, dimana hasil tersebut merupakan kerja keras dari pemilik perusahaan dan karyawan di dalam memasarkan dan menjual produk dengan harga yang kompetitif dan memperluas jangkauan pemasaran ke daerah-daerah di Jakarta maupun diluar Jakarta.
4.2.1.7 Business Partnership and Alliance
Partner bisnis menjadi landasan yang penting dalam dunia bisnis. Untuk itu PT. Mayanti Heksa Prima menjalin kerjasama dengan supplier yang memiliki kualitas produk terbaik sebagai partner bisnis guna menjadi keunggulan daya saing perusahaan. Berikut adalah partner bisnis dari PT. Mayanti Heksa Prima yaitu :
1. RBR Ball Valves 2. Northshore
3. PT. Tri Nuansa Indonesia 4. Innolite
4.2.1.8 IDEF
Gambar 4.6 IDEF 0 - Proses Keseluruhan
Gambar 4.6 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses keseluruhan yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
Gambar 4.7 IDEF 0 - Proses Keseluruhan Detail
Gambar 4.76 menunjukkan diagram IDEF-0 pada detail proses keseluruhan yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
Gambar 4.8 IDEF 0 - Proses Pemesanan
Gambar 4.8 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses pemesanan yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
Gambar 4.9 IDEF 0 - Proses Purchase Order ke Supplier
Gambar 4.9 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses Purchase Order ke Supplier yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
Gambar 4.10 IDEF 0 - Proses Purchase Order ke Vendor
Gambar 4.10 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses Purchase Order ke Vendor yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
Gambar 4.11 IDEF 0 - Proses Surat Permintaan Pengeluaran Barang
Gambar 4.11 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
Gambar 4.12 IDEF 0 - Proses Tagihan Pelunasan
Gambar 4.12 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses membuat Tagihan Pelunasan yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
Gambar 4.13 IDEF 0 - Proses Keluhan Pelanggan
Gambar 4.13 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses mencatat Keluhan Pelanggan yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
Gambar 4.14 IDEF 0 - Proses Mengupdate Keluhan Pelanggan
Gambar 4.14 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses mengupdate keluhan pelanggan yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.
4.2.2 Swimlane
Proses bisnis usulan pada PT. Mayanti Heksa Prima digambarkan dengan menggunakan swim lane diagram yang menjabarkan kegiatan yang dilakukan setiap aktor dalam menjalankan proses bisnis diperusahaan per-prosesnya.
Gambar 4.15 Swim Lane process diagram Pembelian dan Pengadaan barang pada PT. Mayanti Heksa Prima
• Bagian Gudang membuatkan Surat Permintaan Pembelian dan menerima barang dari supplier.
• Bagian pembelian akan membuatkan Surat Permintaan Harga, mengadakan procurement, menverifikasi persyaratan user (supplier) pada e-procurement, menyeleksi supplier, melakukan pembelian, dan melunasi pembayaran barang.
• Bagian IT akan memberikan userID dan Password kepada supplier yang mendaftar di e-procurement PT. Mayanti Heksa Prima setelah supplier melakukan pendaftaran.
• Supplier lokal akan melakukan pendaftaran e-procurement, melakukan proses Login, membuat Surat Penawaran Harga, mengirimkan barang ke perusahaan, dan akan menerima pelunasan pembayaran.
• Supplier asing akan melakukan pendaftaran e-procurement, melakukan proses Login, membuat Surat Penawaran Harga, melakukan impor barang, dan menerima pelunasan.
Gambar 4.16 Swim Lane process diagram Penjualan pada PT. Mayanti Heksa Prima
• Bagian Marketing akan memasarkan produk, melakukan follow-up nota pemesanan sementara dan akan status nota pemeasanan sementara.
• Pelanggan akan melakukan pemesanan melalui telepon, email, ataupun website perusahaan setelah melihat katalog produk. Pelanggan juga melakukan pembayaran uang muka dan akan menerima bukti pembayaran dan nota pemesanan barang.
• Customer Service akan melayani pemesanan pelanggan lewat telepon
• Bagian Penjualan akan membuatkan nota pemesanan temporary pada Sistem Informasi Penjualan, memberikan tagihan kepada pelanggan, menerima tagihan, membuatkan nota pemesanan, dan juga memberikan bukti pembayaran dan nota pemesanan ke pelanggan.
• Bagian Keuangan akan membuatkan tagihan uang muka dan bukti pembayaran untuk pelanggan.
• Bagian pembelian menerima nota pemesanan berdasarkan Sistem Informasi Penjualan.
• Bagian Akuntan membuatkan dan menyusun laporan keuangan dan laporan arus kas.
• Supplier akan menerima berkas tanda terima barang setelah mengirimkan barang ke gudang perusahaan.
• Bagian Gudang akan membuatkan tanda terima barang ke supplier setelah barang datang. Lalu bagian gudang akan mengupdate stok barang. Berdasarkan SPPB, bagian Gudang akan membuatkan SPB pada Sistem Informasi Persediaan lalu akan memberikan surat tersebut bersamaan dengan barang kepada bagian Pengiriman.
• Setelah menerima tanda terima (copy), bagian Pembelian akan membuatkan SPPB pada Sistem Informasi Persediaan.
• Bagian pengiriman membuatkan Surat Jalan dan akan memberikannya bersamaan dengan barang ke pelanggan
• Pelanggan yang menerima barang akan menandatangani Surat Jalan yang diberikan bagian Pengiriman. Setelah itu pelanggan akan melakukan pembayaran.
• Bagian Keuangan akan membuatkan tagihan dan menerima akan membuatkan bukti pembayaran setelah pelanggan melakukan pembayaran
• Bagian penjualan akan memberikan tagihan ke pelanggan dan akan mengupdate penjualan pada Sistem Informasi Penjualan.
• Pelanggan melakukan konfirmasi barang rusak dan memberikan barang yang rusak ke bagian pengiriman serta melakukan pengesahan (tanda tangan) pada Form Penarikan Barang
• Customer Service bertugas mencatat setiap keluhan dari konfirmasi barang rusak oleh pelanggan.
• Teknisi bagian Gudang akan memeriksa kerusakan barang sesuai keluhan pelanggan dan akan melakukan update pada Sistem Informasi Penjualan. Bagian Gudang akan membuatkan Form Pengembalian Barang setelah barang rusak tiba di gudang. Bagian Gudang juga akan mengeluarkan barang baru berdasarkan Form Retur Penjualan
• Bagian penjualan akan membuatkan Form Penarikan Barang yang akan diberikan oleh bagian pengiriman. Bagian Penjualan akan membuat Form Retur Penjualan berdasarkan Form Pengembalian Barang.
• Bagian Pengiriman akan mengambil barang yang diretur dari pelanggan, dan akan mengirimkan barang baru ke pelanggan berdasarkan Form Retur Penjualan.
4.2.3 Use Case Diagram & Use Case Narrative
Use Case Narrative
1. Use case : Membuat Katalog
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat katalog produk-produk yang akan dijual ke Pelanggan
2. Use case : Membuat NotaPemesananTemp
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat NotaPemesananTemp yang sifatnya sementara untuk memastikan pesanan barang yang telah dipesan pelanggan.
3. Use case : Membuat Nota Pemesanan
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat Nota Pemesanan
berdasarkan pesananan yang telah disetujui pelanggan
4. Use case : Membuat Form Penarikan Barang
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat dan mengirim Form Penarikan Barang ke bagian Pengiriman berdasarkan keluhan pelanggan.
5. Use case : Membuat Form Retur Penjualan
Actor : Bagian Penjualan
Description : Bagian Penjualan membuat Form Retur Penjualan berdasarkan Form Pengembalian Barang yang dibuat oleh Bagian Gudang
6. Use case : Membuat Laporan Penjualan
Actor : Bagian Penjualan
Description : Secara berkala Bagian Penjualan akan membuat Laporan Penjualan
7. Use case : Melayani Pendaftaran Supplier
Actor : Bagian Pembelian
Description : Bagian Pembelian melayani Pendaftaran Supplier yang akan menjadi mitra kerja perusahaan melalui sistem e-Procurement
8. Use case : Melayani Pendaftaran Vendor
Actor : Bagian Pembelian
Description : Bagian Pembelian melayani Pendaftaran Vendor yang akan menjadi mitra kerja perusahaan melalui sistem e-Procurement
9. Use case : Membuat Form Permintaan Harga
Actor : Bagian Pembelian
Description : Bagian Pembelian membuat form permintaan harga ke Supplier berdasarkan form permintaan pembelian yang dibuat oleh bagian gudang.
10. Use case : Melayani Form Penawaran Harga
Actor : Bagian Pembelian
Description : Setelah Supplier menerima form permintaan harga dari Bagian Pembelian lalu bagian Pembelian akan melayani form penawaran harga yang diajukan oleh supplier
untuk selanjutnya diseleksi untuk dipilih supplier dengan produk dan harga yang cocok
11. Use case : Menseleksi Supplier
Actor : Bagian Pembelian
Description : Setelah mendapat penawaran harga dari supplier, Bagian Pembelian akan menseleksi dan memilih supplier terpilih berdasarkan keputusan yang ditetapkan oleh pihak eksekutif perusahaan
12. Use case : Membuat Purchase Order
Actor : Bagian Pembelian
Description : Bagian Pembelian akan membuat Purchase Order ke Supplier berdasarkan Nota Pemesanan. Setelah Purchase Order (PO) diberikan kepada supplier, bagian Pembelian akan mendapatkan Sales Contract atau kontrak jual beli dari Supplier.
13. Use case : Membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang
Actor : Bagian Pembelian
Description : Setelah Bagian Pembelian menerima rangkap Tanda Terima dari bagian Gudang maka bagian Pembelian akan membuatkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) berdasarkan nota pemesanan ke Bagian Gudang.
14. Use case : Membuat Laporan Pembelian Barang
Description : Secara berkala Bagian Pembelian akan membuat Laporan Pembelian Barang berdasarkan data pembelian yang ada.
15. Use case : Membuat Tagihan Uang Muka
Actor : Bagian Keuangan
Description : Bagian Keuangan akan membuat Tagihan Uang Muka berdasarkan Nota Pemesanan ke pelanggan.
16. Use case : Membuat Bukti Pembayaran Uang Muka
Actor : Bagian Keuangan
Description : Setelah pelanggan membayar uang muka, maka Bagian Keuangan akan membuatkan Bukti Pembayaran Uang Muka yang akan diberikan ke pelanggan.
17. Use case : Membuat Tagihan Pelunasan
Actor : Bagian Keuangan
Description : Tagihan Pelunasan akan diberikan bila pelanggan telah melunasi Tagihan Uang Muka dan barang yang dipesan telah diterima oleh pelanggan.
18. Use case : Membuat Bukti Pembayaran Pelunasan
Actor : Bagian Keuangan
Description : Bukti Pembayaran Pelunasan diberikan ke pelanggan setelah melunasi Tagihan Pelunasan.
19. Use case : Membuat Bukti Kas Masuk
Description : Bagian Akuntansi akan membuat Bukti Kas Masuk setiap terjadi pemasukan pendapatan seperti hasil penjualan barang.
20. Use case : Membuat Bukti Kas Keluar
Actor : Bagian Akuntansi
Description : Bagian Akuntansi akan membuat Bukti Kas Keluar setiap terjadi pengeluaran uang oleh perusahaan.
21. Use case : Membuat Laporan Keuangan
Actor : Bagian Akuntansi
Description : Secara berkala Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Keuangan.
22. Use case : Membuat Laporan Arus Kas
Actor : Bagian Akuntansi
Description : Secara berkala Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Arus Kas.
23. Use case : Mengupdate Status NotaPemesananTemp
Actor : Bagian Pemasaran
Description : Bagian Pemasaran mengupdate Status
NotaPemesananTemp menjadi disetujui setelah mengfollow up NotaPemesananTemp tersebut ke pelanggan.
24. Use case : Membuat Form Permintaan Pembelian
Description : Bagian Gudang membuat Form Permintaan Pembelian untuk pengadaan barang.
25. Use case : Membuat TandaTerima
Actor : Bagian Gudang
Description : Setelah menyelesaikan administrasi impor barang dan telah melakukan pembayaran ke Supplier maka barang akan dikirim ke bagian Gudang. Bagian Gudang yang menerima barang akan membuatkan Tanda Terima.
26. Use case : Membuat Surat Pengeluran Barang
Actor : Bagian Gudang
Description : Setelah menerima SPBB dari bagian Pembelian maka bagian Gudang akan mengeluarkan barang beserta Surat Pengeluran Barang ke bagian Pengiriman.
27. Use case : Mengupdate Stok Barang
Actor : Bagian Gudang
Description : Bagian Gudang akan langsung mengupdate stok barang di gudang setelah melakukan pengeluaran barang.
28. Use case : Membuat Bukti Tanda Terima Retur
Actor : Bagian Gudang
Description : Setelah menerima barang retur dari Bagian Pengiriman, Bagian Gudang akan membuat Bukti Tanda Terima Retur.
29. Use case : Membuat Form Pengembalian Barang
Description : Bagian Gudang membuat dan mengirim Form Pengembalian Barang ke bagian Penjualan setelah menerima barang retur dari bagian Pengiriman
30. Use case : Membuat Laporan Persediaan Barang
Actor : Bagian Gudang
Description : Bagian Gudang secara berkala akan membuat Laporan Persediaan Barang.
31. Use case : Membuat Surat Jalan
Actor : Bagian Pengiriman
Description : Bagian Pengiriman membuat dan memberikan Surat Jalan beserta barang yang dipesan ke pelanggan, Bagian Pengiriman akan meminta Pelanggan untuk mendatangani Surat Jalan tersebut sebagai Bukti barang telah diterima oleh pelanggan.
32. Use case : Melayani Pemesanan
Actor : Customer Service
Description : Customer Service akan melayani Pemesanan pelanggan baik yang dating langsung ke showroom perusahaan ataupun via telepon, selanjutnya pesanan pelanggan akan dikirim ke bagian penjualan melalui Sistem Informasi Penjualan untuk dibuatkan NotaPemesananTemp.
33. Use case : Melayani Keluhan Pelanggan
Description : Customer Service siap melayani keluhan pelanggan dan akan mencatat setiap keluhan tersebut ke dalam Sistem Informasi Penjualan
34. Use case : Mengupdate Penyelesaian Keluhan Pelanggan
Actor : Bagian Teknisi
Description : Bagian Teknisi yang telah menyelesaikan keluhan pelanggan akan mengupdate penyelesaian keluhan pelanggan ke dalam Sistem Informasi Penjualan, jika barang harus diretur maka akan dilakukan penarikan barang oleh bagian Pengiriman
4.3 Enhanced Data & Information
4.3.1 Object State Transition Diagram
Object State Transition Diagram pada Gambar 1.1 – 1.5 menunjukkan perubahan atribut dan perilaku pada keseluruhan proses bisnis PT. Mayanti Heksa Prima yang merupakan hasil dari aktifitas internal dan eksternal perusahaan.
Gambar 4.20 Object State Transition Diagram Penjualan pada PT. Mayanti Heksa Prima
Alur kegiatan penjualan yang ada pada PT. Mayanti Heksa Prima dimulai dari bagian Marketing memasarkan produk melalui catalog produk kepada calon pelanggan. Kemudian pelanggan dapat melakukan pemesanan produk lewat email, website PT. MHP ataupun menghubungi layanan Customer Service perusahaan yang selanjutnya data-data pemesanan tersebut akan terdata di Sistem Informasi Penjualan perusahaan. Sistem Informasi Penjualan akan membuatkan Nota Pemesanan Temporary yang akan di follow-up oleh bagian Marketing. Bagian Keuangan akan membuatkan Tagihan DP di Sistem Informasi Penjualan yang selanjutnya akan disampaikan kepada pelanggan melalui bagian Penjualan. Setelah menerima uang muka, bagian Keuangan akan membuatkan bukti pembayaran dan bagian Akuntansi akan menyusun Laporan Keuangan dan Laporan Arus Kas masuk.
Gambar 4.21 Object State Transition Diagram Persediaan & Penjualan pada PT. Mayanti Heksa Prima
Alur kegiatan persediaan dan penjualan PT. Mayanti Heksa Prima dimulai dari bagian Gudang membuatkan tanda terima barang yang akan diserahkan kepada supplier. Setelah itu bagian Gudang akan memperbaruhi stok barang melalui Sistem Informasi Persediaan. Kemudian bagian Pembelian akan membuatkan Surat Permintaan Penarikan Barang melalui sistem tersebut. Berdasarkan SPPB, bagian Gudang akan membuatkan Surat Penarikan Barang yang akan diberikan oleh bagian pengiriman beserta barang yang dimaksud. Bagian Pengiriman akan membuatkan Surat Jalan pada Sistem Informasi Persediaan dan akan mengirimkannya ke pelanggan beserta barang. Bagian Keuangan selanjutnya membuatkan Tagihan melalui Sistem Informasi Penjualan dan akan memberikan tagihan tersebut ke pelanggan melalui bagian Penjualan. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, akan dibuatkan bukti pembayaran oleh bagian Keuangan. Selanjutnya bagian penjualan akan menerima bukti pembayaran tersebut dan memperbaruhi penjualan.
Gambar 4.22 Object State Transition Diagram Retur Penjualan pada PT. Mayanti Heksa Prima
Alur kegiatan Retur Penjualan perusahaan dimulai dari pencatatan keluhan pelanggan oleh Customer Service, kemudian teknisi barang akan memeriksa kerusakan barang dan akan memperbaruhi penyelesaian keluhan pelanggan. Bagian penjualan akan membuatkan Form Penarikan Barang melalui Sistem Informasi Penjualan dan bagian Pengiriman kemudian menarik barang tersebut berdasarkan Form Penarikan Barang itu. Bagian Gudang selanjutnya membuatkan Form Pengembalian barang yang kemudian diolah oleh bagian Penjualan dengan membuatkan Form Retur Penjualan. Berdasarkan Form Retur Penjualan, bagian Pengiriman akan mengirimkan barang baru kepada pelanggan.
Gambar 4.23 Object State Transition Diagram Pembelian & Pengadaan untuk Supplier Lokal pada PT. Mayanti Heksa Prima
Alur kegiatan pembelian dan pengadaan barang pada supplier lokal PT. Mayanti Heksa Prima dimulai dari membuat Surat Permintaan pembelian yang dilakukan oleh bagian Gudang. Kemudian bagian Pembelian akan membuatkan Surat Permintaan Harga melalui Sistem Informasi Pembelian. Selanjutnya melalui pengadaan e-Procurement, supplier lokal akan menawarkan produk beserta harga ke perusahaan yang selanjutnya akan diseleksi oleh bagian pembelian, jika terpilih nantinya, bagian Pembelian akan membuatkan Purchase Order (pembelian) kepada supplier lokal, setelah menerima barang, selanjutnya proses pelunasan pembayaran.
Gambar 4.24 Object State Transition Diagram Pembelian & Pengadaan untuk Supplier Asing pada PT. Mayanti Heksa Prima
Alur kegiatan pembelian dan pengadaan barang untuk supplier asing PT. Mayanti Heksa Prima sama seperti pada supplier Lokal, namun setelah diadakan pembelian, bagian Pembelian akan mengurusi proses impor barang dengan meminta pembukaan L/C sampai pembayaran dengan penerimaan dokumen pengapalan, setelah melunasi, bagian Pembelian akan mengurus dokumen impor di Bea Cukai dan bagian Gudang akan menerima barang setelahnya.
4.3.2 Logical Data Model
4.4 System & Application
4.4.1 System Data Flow Diagram
Surat_Permint aan_Harga Surat_Penaw aran_Harga Purchase_Order Vendor Vendor_Temp Karyawan 3.1 Melayani Pendaftaran Vendor Vendor
User ID & Password Data_Perusahaan Pemberian_Berkas 3.2 Membuat Surat Permintaan Harga Srt_Permintan_Harga Srt_Penawaran_Harga 3.3 Melayani Penerimaan Surat Penawaran Harga 3.4 Membuat Purchase Order Persediaan Purchase Order Bukti Kas Keluar 3.5 Melakukan Pembayaran Terhadap Vendor Uang Pembayaran Gambar 4.30 DFD Level 3
Gambar 4.31 DFD Level 4
Gambar 4.33 DFD Level 6
4.5 Network & Infrastructure
4.5.1 Network Connectivity Diagram
Network Connectivity Diagram pada Gambar 4.26, menggambarkan usulan koneksi jaringan pada PT. Mayanti Heksa Prima. Setiap divisi yang ada di kantor perusahaan memiliki perangkat PC yang terhubung ke satu switch.
Gambar 4.35 Network Connectivity Diagram pada PT. Mayanti Heksa Prima
Kemudian untuk menghemat perangkat printer, setiap divisi memiliki satu printer dengan Hub sebagai alat penghubung antara beberapa PC ke satu buah printer pada satu divisi (topologi Star). Perusahaan
menggunakan satu perangkat modem dan router agar dapat terhubung ke pelanggan, supplier dan mitra kerja perusahaan. Pada office perusahaan juga akan disediakan satu buah database server dan satu buah web server yang akan dikelola oleh divisi IT. Pada gudang (berada di luar kantor perusahaan), disediakan koneksi internet dengan modem yang terhubung oleh switch dengan tiga buah unit komputer yang terhubung oleh satu printer melalui Hub untuk keperluan bagian gudang, teknisi dan bagian pengiriman. Untuk keperluan bisnisnya, general manager menggunakan laptop dan satu buah printer disertai dengan laptop untuk keperluan direktur utama. 4.6 Security
4.6.1 Security and Privacy Plan
Security dan Privacy usulan pada PT. Mayanti Heksa Prima meliputi empat dimensi keamanan yaitu keamanan Operasional, Personil, Data dan Fisik. 1. Operational Security
Operasional Security meliputi pengamanan kegiatan operasional perusahaan dalam menghindari resiko kerugian. PT. Mayanti Heksa Prima menggunakan asuransi dalam menjaga keamanan operasional bisnis perusahaannya, penggunaan asuransi misalnya pada saat kegiatan pengiriman dari supplier, perusahaan menggunakan asuransi untuk menjaga keamanan barang dari kejadian yang tak terduga seperti kecelakaan kapal. Operational Security juga termasuk penerapan teknologi barcode pada tiap produk PT. Mayanti Heksa Prima.
2. Personnel Security
Penggunaan ID-Card pada setiap karyawan PT. Mayanti Heksa Prima dapat menjamin keamanan akses personil di perusahaan. ID-Card berguna sebagai tanda pengenal yang dapat menunjukkan identitas diri masing-masing karyawan. Jadi karyawan yang berbeda ID-Card di suatu divisi tidak bisa mendapat hak akses untuk divisi lainnya.
3. Data Security
Untuk memproteksi data-data seperti data pelanggan, data supplier, data persediaan barang, data pembelian dan penjualan, data keuangan, data karyawan, dan data-data penting lainnya dari virus dan pencurian data, penerapan antivirus dan firewall dapat diterapkan untuk mengantisipasi keamanan data. Pembatasan hak akses juga dianggap penting bagi keamanan akses data pada setiap karyawan. Data-data penting yang berupa kertas akan selalu disimpan dalam lemari kabinet yang nantinya hanya bisa dibuka oleh orang yang berkepentingan saja jika diperlukan. Penerapan teknologi barcode pada bagian Gudang PT. Mayanti Heksa Prima akan diterapkan demi menjaga keamanan produk dan data produk perusahaan serta berguna untuk pencatatan dan perhitungan data barang dengan akurat dan tepat.
4. Physical Security
Physical security pada PT. Mayanti Heksa Prima seperti fasilitas komputer, printer, server, kendaraan bermotor dan persediaan barang dalam gudang akan dilakukan pengamanan seperti :
- Pemasangan CCTV di lingkup perusahaan seperti gudang dan di setiap ruangan kantor.
- Mempekerjakan Satpam (2 orang) untuk menjaga keamanan perusahaan.
- Aset perusahaan diasuransikan.
- Pengamanan produk perusahaan dengan menggunakan teknologi barcode pada bagian Gudang.
4.6.2 Disaster Recovery Plan
Dalam melindungi bencana yang dapat disebabkan oleh faktor seperti : - Kebakaran
- Badai dan banjir
- Perubahan suhu dan kelembaban yang sangat ekstrim - Gempa bumi dan tanah longsor
- Kecelakaan pesawat, kendaraan, dll. - Virus Komputer.
Perusahaan harus dapat mengantisipasi apabila bencana tersebut menimpa perusahaan.
Adapun tipe solusi yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari proses perencanaan pengantisipasian bencana, yaitu :
1. Pemasangan antivirus dan firewall yang berguna untuk menyaring informasi asing dan proses kerusakan data.
3. Pemasangan alarm tanda bahaya untuk menginformasikan keadaan darurat atau emergensi.
4. Memasang fire extinguisher sebagai antisipasi apabila terjadi kebakaran. 5. Mengasuransikan fasilitas-fasilitas tertentu sehingga dapat mengurangi
biaya ketika bencana terjadi. 4.7 Standard
4.7.1 Technology Forecast
Berikut beberapa teknologi di masing-masing divisi yang mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai visi perusahaan yaitu :
Tabel 4.1 Technology Forecast Technology Forecast
Forecast Area
jumlah Short Term Mid Term Long Term
(12 Bulan) (12-24 Bulan) (2-3 Tahun) Software
Server Operating System
1 Windows Server
Standard Hanya Update Hanya Update Operating
System 5
Windows 7
Professional 32 bit Hanya Update Hanya Update
Office 5 Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2010 AntiVirus 20 Kaspersky Internet Security Upgrade Versi terbaru Upgrade Versi terbaru Aplikasi bisnis 1 E-Procurement, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Penjualan dan Persediaan Perbaikan di bagian yang terdapat bug pada e-Procurement, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Penjualan dan Persediaan Perbaikan di bagian yang terdapat bug pada e-Procurement, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Hardware PC Desktop Lama 2 Komputer dengan Processor Pentium Dual Core 1,96GHZ, Ram 2014 Mb, Vga Internal 256Mb, Dvd-Rw Samsung, Hardisk Seagate 380 Gb, dengan monitor LCD Lg-flattron Mengganti Bagian yang rusak Mengganti Bagian yang rusak PC Desktop Baru 13 PC Desktop HP Presario CQ4168L: Core2 Duo E7500, 2GB DDR3, 320GB HDD SATA, DVD±RW, Audio, 56K
Modem, NIC, VGA Intel GMA 4500 224MB (shared), Monitor 15" LCD Melakukan maintenance dan mengganti bagian yang rusak Melakukan maintenance dan mengganti bagian yang rusak PC Desktop Server 2 DELL PowerEdge T610 5620 Tower Server 2x 146GB SAS Melakukan maintenance dan mengganti bagian yang rusak Melakukan maintenance dan mengganti bagian yang rusak Laptop 7 ASUS UL30VT-QX020V : Core 2 Duo ULVSU7300, 2GB DDR3, 500GB HDD, WiFi, Bluetooth, Nvidia G210M 512 MB DDR3, Webcam, 13.3" WXGA, Win7 Premium, 8cell Batt, plus
Mengganti Bagian yang rusak
Mengganti Bagian yang rusak
Asus Optical Mouse Connection 1 Switch 8 port Mengecek apabila terjadi kerusakan dan memperbaiki Mengecek apabila terjadi kerusakan dan memperbaiki 1 Router : Trendnet TWG-BRF114 Mengecek apabila terjadi kerusakan dan memperbaiki Mengecek apabila terjadi kerusakan dan memperbaiki 2 Hub Connector Mengecek apabila terjadi kerusakan dan memperbaiki Mengecek apabila terjadi kerusakan dan memperbaiki
Modem 2 TP Link Modem
Maintenance dan mengganti jika terjadi kerusakan Maintenance dan mengganti jika terjadi kerusakan Printer lama 1 Epson LX-300 Menservice mesin agar tetap baik
Menservice mesin agar tetap baik Printer
Baru 4
Printer Canon Pixma MP258
Menservice mesin agar tetap baik
Menservice mesin agar tetap baik
4.7.2 Sequencing Plan
Gambar dibawah ini merupakan Sequencing Diagram yang menjelaskan urutan waktu implementasi sistem yang diusulkan pada PT. Mayanti Heksa Prima. Diawali dari penerapan e-procurement yang dimulai pada awal tahun 2014 dan diakhiri dengan penerapan penerapan EIS (Executive Information System) pada 2015 dimana penerapan sistem nantinya akan berkaitan satu dengan yang lain secara keseluruhan.
4.8 Workforce
4.8.1 Workforce Plan
Pada Tabel menunjukkan jadwal implementasi dari sistem yang diusulkan pada PT. Mayanti Heksa Prima. Pada Tabel ini dapat dilihat metode implementasi yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode phase yaitu pengimplementasian sistem secara bertahap, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Pengimplementasian dimulai dari tahun 2014 sampai tahun 2015. Tabel 4.2 Timeline No. Kegiatan Durasi 2013 2014 2015 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Penambahan Struktur Organisasi 2 Perekrutan Staf IT 3 Pembelian & Relokasi
Hardware 4 Instalasi Hardware 5 Instalasi Server 6 Penerapan E-Procurement 7 Pengembangan Website (E-Commerce) 8 Penerapan Sistem Informasi Manajemen 9 Penerapan CRM 10 Penerapan EIS 11 Pelatihan Karyawan 12 Monitoring
13 Evaluasi dan Perbaikan Sistem baru
4.8.2 Organization Chart
Struktur Organisasi
Tabel 4.3 Tugas dan Tangung Jawab
No. Jabatan Tugas dan Tanggung Jawab Alasan
1 Dewan Komisaris - Memimpin perusahaan dan menentukan visi dan misi
perusahaan agar dapat bersaing dan berkembang pesat
- Menentukan kebijakan-kebijakan serta strategi yang akan dipakai perusahaan
- Menentukan sasaran dan tujuan umum dari perusahaan baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
- Mengevaluasi kembali hasil yang telah dicapai oleh perusahaan sebelumnya. Bertanggung jawab atas nama perusahaan kepada pihak luar.
- Bertanggung jawab atas
kelangsungan hidup perusahaan. 2 Direktur - Mengontrol dan memastikan semua
kegiatan perusahaan berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.
- Membuat strategi perusahaan jangka pendek dan jangka panjang untuk diusulkan ke dewan komisaris. - Menentukan dan memutuskan
produk apa yang akan dijual beserta harganya.
- Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang diambil agar dapat selaras dengan visi dan misi perusahaan.
3 Bagian Pembelian - Membuat Purchase Order. - Mengurus administrasi impor
barang.
- Membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPBB). - Membuat Surat Retur Pembelian. - Membuat Laporan Pembelian
Barang.
4 Bagian Pemasaran - Memasarkan barang ke pelanggan sesuai dengan strategi pemasaran
yang telah ditentukan.
- Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat melalui produk yang dijual oleh perusahaan.
- Menjalin hubungan baik pelanggan dan masyarakat serta menjadi jembatan antara perusahaan dan lingkungan eksternal.
5 Bagian Penjualan - Membuat List Pemesanan Barang - Membuat Nota Pemesanan - Mencatat Status Nota Pemesanan - Membuat Surat Penarikan Barang - Membuat Surat Retur Penjualan - Membuat Laporan Penjualan 6 Customer Service - Melayani Pelanggan
- Mencatat Pesanan Pelanggan - Melayani Keluhan Pelanggan - Mencatat Keluhan Pelanggan 7 Bagian Keuangan - Membuat Tagihan Uang Muka ke
pelanggan.
- Membuat Tagihan Pelunasan ke pelanggan.
- Membuat Bukti Pembayaran Uang Muka ke pelanggan.
- Membuat Bukti Pembayaran Pelunasan ke pelanggan. - Membuat Laporan Keuangan. 8 Bagian Akuntan - Membuat pembukuan tentang aliran
uang yang masuk dan keluar. - Mencatat dan menghitung piutang
perusahaan.
- Membuat Laporan Pembukuan.
Pembentukan divisi ini diusulkan untuk memfokuskan kegiatan keuangan pada pembukuan keuangan, pencatatan dan penghitungan piutang perusahaan. 9 Development & Maintenance
- Melakukan pengembangan sistem informasi pada perusahaan sesuai dengan strategi SI/TI yang telah ditentukan.
- Bertanggung jawab dalam
Pembentukan divisi ini diusulkan membantu Manajer IT dalam melakukan development &
