4. Flowchart Pengiriman dan Pemasangan
3.2.4. Usulan Pemecahan Masalah
Dalam mengatasi masalah yang dihadapi, akan dirancang sebuah aplikasi basis data pemesanan, produksi, persedian, dan pembelian bahan baku
serta pengiriman dan pemasangan yang diharapkan dapat memudahkan proses-proses yang berjalan di PT Luxus Indo Prima.
Pemecahan masalah yang diusulkan pada PT Luxus Indo Prima untuk mengatasi masalah – masalah yang dihadapi antara lain:
1. Membuat sebuah basis data yang digunakan untuk menyimpan data-data yang diperlukan dalam mendukung proses pemesanan, produksi, persedian, dan pembelian bahan baku, serta pengiriman dan pemasangan barang jadi.
2. Membangun sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengakses data-data terkait proses pemesanan, produksi, persedian, dan pembelian bahan baku, serta pengiriman dan pemasangan barang jadi sehingga mempermudah karyawan dalam melaksanakan tugasnya. 3. Membangun sebuah aplikasi berbasis web yang dapat menghasilkan
surat-surat seperti PO pemesanan, PO pembelian, laporan persediaan barang, laporan produksi, laporan pemesanan, laporan pembelian, serta laporan pemasangan dengan format yang konsisten.
Penjelasan detil mengenai cara kerja aplikasi basis data agar dapat mengatasi masalah-masalah pada PT Luxus Indo Prima akan disampaikan dengan flowchart beserta deskripsinya.
Berikut merupakan usulan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pemesanan melalui aplikasi basis data:
1. Divisi Pemasaran akan menyimpan data pemesanan yang diajukan oleh pelanggan ke dalam tabel pengajuan pemesanan.
2. Setelah melihat data pengajuan pemesanan, Divisi Produksi akan menggunakan atau membuat rumus baru berdasarkan tabel rumus bahan baku yang ada pada basis data untuk menghitung jumlah bahan baku dan estimasi harga untuk menjalankan produksi. Hasil tersebut akan disimpan dalam tabel produksi.
3. Divisi Pemasaran akan membuat surat penawaran harga berdasarkan tabel produksi dan disimpan dalam tabel kontrak. 4. Surat penawaran harga tersebut akan dicetak sebanyak dua rangkap
dan diberikan kepada pelanggan untuk dipertimbangkan
5. Apabila pelanggan tidak menyetujui isi kontrak, maka pelanggan dapat melakukan negosiasi dengan Divisi Pemasaran dan menghasilkan surat penawaran harga yang baru.
6. Apabila pelanggan setuju dengan surat penawaran yang diberikan, maka pelanggan akan menandatangani kedua surat penawaran harga. Rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan dan rangkap kedua akan dikembalikan kepada Divisi Pemasaran. 7. Setelah surat penawaran harga ditandatangani, Divisi Pemasaran
akan membuat PO dan menyimpan data PO tersebut ke dalam tabel pemesanan.
8. Selanjutnya PO akan dicetak sebanyak dua rangkap, rangkap pertama akan disimpan sebagai arsip dan rangkap kedua akan dikirimkan kepada pelanggan.
9. Divisi Pemasaran akan membuat jadwal target pemasangan dan pengiriman, kemudian disimpan dalam tabel jadwal yang akan diakses oleh Divisi Produksi untuk melihat jadwal tersebut.
10. Setelah menerima PO, pelanggan akan melakukan pembayaran pada Divisi Keuangan. Divisi Keuangan akan menyimpan data pembayaran tersebut dan mencetak bukti pembayaran untuk pelanggan.
Berikut merupakan usulan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses produksi melalui aplikasi basis data:
1. Divisi Produksi akan mengakses tabel pemesanan dan jadwal untuk melihat PO dan jadwal.
2. Setelah itu, Divisi Produksi akan mebuat rancangan detil kusen berdasarkan data pemesanan yang diterima. Rancangan kusen akan disimpan ke dalam tabel rancangan kusen.
3. Divisi Pemasaran akan melihat rancangan kusen dari tabel rancangan kusen, kemudian membuat surat persetujuan rancangan sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada pelanggan.
4. Pelanggan akan membaca surat persetujuan rancangan. Apabila pelanggan tidak setuju dengan rancangan yang diberikan, maka Divisi Produksi akan menghasilkan rancangan yang baru hingga diterima oleh pelanggan.
5. Jika pelanggan menyetujui dan menandatangani kedua rangkap surat persetujuan rancangan tersebut. Maka rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan dan rangkap kedua diberikan kepada Divisi Pemasaran.
6. Divisi Produksi akan membuat daftar pembagian tugas produksi dan daftar tersebut disimpan dalam tabel tugas produksi.
7. Divisi Produksi akan mengambil jumlah bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi, kemudian menambahkan jumlah data pengambilan pada tabel pengambilan bahan baku.
8. Setelah produk jadi selesai dikerjakan, maka akan disimpan dalam gudang barang jadi dan menambahkan data barang jadi pada tabel barang jadi.
Gambar 3.8Flowchart Proses Persediaan dan Pembelian Bahan Baku dengan menggunakan Basis Data
Berikut merupakan usulan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses persediaan dan pembelian bahan baku melalui aplikasi basis data: 1. Berdasarkan data pengambilan bahan baku pada basis data,
Bagian Gudang akan mengurangi jumlah stok bahan baku pada tabel bahan baku sesuai jumlah yang diambil.
2. Jika terdapat bahan baku yang jumlahnya berada di bawah batas minimal, maka Bagian Gudang akan membuat pengajuan pembelian bahan baku yang disimpan pada tabel pengajuan pembelian.
3. Divisi Pembelian akan melihat tabel pengajuan pembelian mengenai bahan baku yang diajukan dari Bagian Gudang.
4. Divisi Pembelian akan membuat pembelian sesuai dengan jumlah dan tipe yang diajukan. Data pembelian tersebut akan disimpan pada tabel pembelian.
5. Selanjutnya Divisi Pembelian akan mencetak PO pembelian dan memberikannya kepada pemasok. Pemasok akan memenuhi permintaan PO pembelian dan kemudian mengirimkan barang yang diminta beserta surat jalan.
6. Bagian Gudang akan menerima barang dari pemasok dan mengecek apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan data pembelian atau belum.
7. Apabila bahan baku yang diterima sudah sesuai, maka stok bahan baku pada tabel bahan baku akan ditambah dan status pembelian pada tabel pembelian akan diubah menjadi ‘Diterima’.
8. Apabila bahan baku yang diterima tidak sesuai, maka Bagian Gudang akan membuat retur pembelian dan disimpan dalam tabel retur pembelian.
9. Setelah itu, Divisi Pembelian akan mencetak retur pembelian dan dikirimkan kepada pemasok agar dapat dipenuhi lagi.
10. Setelah pengiriman bahan baku, pihak pemasok akan memberikan faktur pembelian kepada Divisi Keuangan untuk menagih. Divisi Keuangan akan memeriksa faktur pembelian tersebut dengan data pembelian dan status penerimaan yang ada pada tabel pembelian.
Pembayaran akan dilakukan jika faktur pembelian tersebut sudah sesuai dengan data yang ada pada tabel pembelian.
Gambar 3.9Flowchart Proses Pengiriman dan Pemasangan dengan menggunakan Basis Data
Berikut merupakan usulan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pengiriman dan pemasangan melalui aplikasi basis data:
Berikut merupakan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pengiriman dan pemasangan melalui aplikasi basis data:
1. Divisi Pemasaran akan melihat jadwal pemasangan, pengiriman dan barang jadi yang berkaitan dengan pemesanan pada basis data. 2. Apabila tanggal pemesanan sudah tiba dan barang jadi sudah
tersedia, maka Divisi Pemasaran akan menghubungi pelanggan mengenai kepastian pengiriman dan pemasangan.
3. Apabila barang jadi belum tersedia dan pelanggan menginginkan penundaan jadwal, maka Divisi Pemasaran akan mengundur jadwal pengiriman dan pemasangan dengan mengubah tanggal pada tabel jadwal.
4. Apabila pelanggan sudah setuju dengan tanggal pengiriman dan pemasangan, maka Divisi Pemasaran akan membuat data pengiriman untuk Bagian Gudang.
5. Selanjutnya, Bagian Gudang akan mencetak surat jalan sebanyak dua rangkap, mengirimkan barang jadi, dan mengurangi barang jadi pada tabel barang jadi.
6. Setelah menerima barang jadi yang dikirim, pelanggan akan menandatangani surat jalan tersebut. Rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan, kemudian rangkap kedua akan diberikan pada Divisi Pemasaran.
7. Divisi Pemasaran akan membuat data pemasangan pada tabel pemasangan setelah menerima surat jalan yang ditandatangani. 8. Divisi Produksi akan mencetak surat pemasangan berdasarkan
data pemasangan pada tabel pemasangan, melakukan pemasangan, dan mengubah status pemasangan.
9. Jika status pemasangan berada pada kondisi tahap akhir, maka Divisi Produksi akan mencetak surat penyelesaian pemasangan sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada pelanggan.
10. Pelanggan akan menandatangani surat tersebut. Rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan, sedangkan rangkap kedua akan dikembalikan kepada Divisi Pemasaran.