41
METODOLOGI 3.1. Metodologi
Pada pembahasan ini akan dibahas mengenai metodologi yang digunakan, yaitu metodologi Database System Development Lifecycle.
3.1.1. Database Planning
Database Planning yaitu aktivitas manajemen yang memungkinkan tahapan dari Database System Development Lifecycle untuk direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin. Terdapat dua langkah dalam tahapan perencaanan basis data, yaitu:
3.1.1.1. Mission Statement
Mission statement dari perencanaan basis data ini yaitu menghasilkan aplikasi basis data yang dapat memasukkan, menyimpan, mengubah, dan menampilkan data untuk proses pemesanan, produksi, persediaan dan pembeliaan bahan baku secara terstruktur dan terintegrasi dengan baik.
3.1.1.2. Mission Objective
Mission objective dari perencanaan basis data ini yaitu: 1. Memelihara (insert, update) dan melihat data pelanggan
2. Memelihara (insert, update)dan melihat data pengajuan pemesanan 3. Memelihara (insert, update) dan melihatdata pemesanan
4. Memelihara (insert, update) dan melihatdata kontrak 5. Memelihara (insert, update) dan melihat data jadwal 6. Memelihara (insert, update) dan melihatdata produksi
7. Memelihara (insert, update) dan melihat data rumus bahan baku 8. Memelihara (insert, update) dan melihatdata rancangan kusen 9. Memelihara (insert, update) dan melihatdata tugas produksi
10. Memelihara (insert, update) dan melihat data pengambilan bahan baku 11. Memelihara (insert, update) dan melihatdata barang jadi
12. Memelihara (insert, update) dan melihatdata pemasangan 13. Memelihara (insert, update) dan melihat data bahan baku
14. Memelihara (insert, update) dan melihat data pengajuan pembelian 15. Memelihara (insert, update) dan melihat data retur pembelian 16. Memelihara (insert, update) dan melihat data pengiriman 17. Memelihara (insert, update) dan melihat data pemasok 18. Memelihara (insert, update) dan melihatdata pembelian 19. Memelihara (insert, update) dan melihatdata karyawan
20. Memelihara (insert, update) dan melihatdata pembayaran pemesanan 21. Memelihara (insert, update) dan melihatdata pembayaran pembelian 22. Membuat surat kontrak, PO pemesanan, danlaporan pemesanan 23. Membuat bukti pembayaran danlaporan pembayaran pemesanan 24. Membuat laporan pembayaran pembelian
25. Membuat surat retur pembelian 26. Membuat surat persetujuan rancangan 27. Membuat laporan pengambilan bahan baku 28. Membuat surat jalan dan laporan pengiriman
29. Membuat surat pemasangan danlaporan pemasangan
3.1.2. System Definition
System definition mendeskripsikan jangkauan dan batasan dari batasan aplikasi basis data dan pandangan-pandangan utama para pengguna.
Ruang lingkup untuk aplikasi basis data yang akan dirancang sudah didefinisikan pada Bab 1.3 dan user views bagi para karyawan dalam mengakses aplikasi basis data juga sudah didefinisikan berdasarkan tugas dan wewenang, serta melakukan evaluasi ulang dengan Wakil Direktur PT Luxus Indo Prima.
3.1.3. Requirement Collection and Analysis
Requirement collection and analysis yaitu proses mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang bagian dariperusahaanyangakan didukungoleh sistem basis data dan menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi kebutuhan pemakai terhadap sistembaru.
Proses pengumpulan informasi-informasi yang diperlukan dilakukan dengan cara dan penjelasan berikut:
3.1.3.1. Wawancara
Kegiatan wawancara dilakukan beberapa kali dengan Wakil Direktur PT Luxus Indo Prima pada tanggal dan tujuan berikut:
1. memahami proses bisnis yang sedang berjalan pada PT Luxus Indo Prima
2. membahas mengenai dokumen-dokumen bisnis dari PT Luxus Indo Prima
3. mengevaluasi dengan pihak PT Luxus Indo Prima bahwa perancangan yang dilakukan pada setiap tahapan sudah memenuhi kebutuhan dari pihak perusahaan
3.1.3.2. Menguji Dokumentasi
Beberapa dokumen penting, seperti faktur pembelian, pemesanan, rumus perhitungan, kontrak, dan surat lainnya diberikan oleh pihak PT Luxus Indo Prima agar dapat mendukung kelancaran dalam menganalisa sistem.
3.1.3.3. Observasi
Observasi dilakukan pada PT Luxus Indo Prima dengan tujuan:
1. Melihat secara langsung proses kerja yang berlangsung pada PT Luxus Indo Prima
2. Mendapatkan informasi lainnya yang belum diperoleh sebelumnya ketika mewawancarai karyawan-karyawan lain
3.1.3.4. Kuesioner
Kuesioner dilakukan untuk mengukur tanggapan dan memperoleh saran dari pengguna mengenai aplikasi basis data yang dihasilkan.Pertanyaan kuesioner disusun dengan mempertimbangkan aturan Eight Golden Rules.
3.1.4. Database Design
Database design yaitu proses pembuatan desain yang mendukung mission statement dan mission objective perusahaan untuk keperluan sistem basis data. Tiga fase dalam perancangan basis data yaitu:
3.1.4.1. Peracangan Basis Data Koseptual
Pada perancangan basis data konseptual akan dibangun model data konseptual yang terdiri dari sembilan langkah dan akan dirancang pada Bab 3.3.1.
3.1.4.2. Peracangan Basis Data Logikal
Pada perancangan basis data logikal akan dibangun dan divalidasi model data logikal yang terdiri dari tujuh langkah dan akan dirancang pada Bab 3.3.2.
3.1.4.3. Peracangan Basis Data Fisikal
Peracangan basis data fisikal terdiri dari enam langkah, yang meliputi perancangan file organization, indexes, space, user views, security, dan pertimbangan yang lainnya. Tahapan ini akan dibahas pada Bab 3.3.3.
3.1.5. DBMS Selection
DBMS selection yaitu proses pemilihan DBMS yang tepat yang mendukung sistem basis data. Proses pemilihan DBMS ini dilakukan pada Bab 3.3.2.
3.1.6. Application Design
Application design yaitu proses merancang user interface dan program aplikasi yang digunakan dan diproses oleh basis data. Terdapat dua aspek dalam merancang aplikasi, yaitu:
3.1.6.1. Transaction Design
Transaction design meliputi penentuan transaksi-transaksi yang diperlukan dan akan ditentukan pada Bab 3.2.
3.1.6.2. User Interface Design
User interface design meliputi perancangan StateTransitionDiagram, layar input, output. Peracangan user interface juga didesain mengikuti Eight Golden Rules, yang meliputi:
1. Strive for Consistency 2. Cater to Universal Usability 3. Offer Informative Feedback 4. Design Dialogs to Yield Closure 5. Prevent Errors
6. Permit Easy Reversal of Actions 7. Support Internal Locus of Control 8. Reduce Short Term Memory Load
Peracangan user interfaceakan dibahas secara lebih detil dengan gambar-gambar rancangan pada Bab 3.4.
3.1.7. Prototyping
Prototypingyaitu prosesmembangunmodelkerjadarisistembasisdata dan merupakan langkah pilihan.
Langkah ini tidak dilakukan karena perancangan layar dan State Transition Diagram yang didesain dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai aplikasi basis data yang akan dihasilkan.
3.1.8. Implementation
Implementationyaitu proses realisasi secarafisikdaribasis datadandesainaplikasi.
Implementasi sistem basis data meliputi instalasi perangkat keras, lunak, jaringan, dan sebagainya. Tahapan ini akan dibahas secara lebih detil pada Bab 4.1.
3.1.9. Data Coversion and Loading
Dataconversionandloading yaitu prosesmemindahkan data yang ada ke dalam basis data baru dan mengkonversi setiap aplikasi yang sudah ada untuk dijalankan di dalam basis data baru.
Pada tahapan ini, data-data yang diperlukan dalam proses bisnis PT Luxus Indo Prima, seperti data karyawan, pemasok, pelanggan, pemesanan, dan lainnya akan dikonversi ke dalam basis data yang sudah dirancang. Estimasi konversi data manual ke dalam basis data akan ditampilkan pada Lampiran Estimasi Konversi Data PT Luxus Indo Prima.
3.1.10. Testing
Testing yaitu prosesmenjalankan sistem basis data dengan tujuan untuk menemukan kesalahan.
Testing yang akan dilakukan meliputi System Integration Testing dan User Acceptance Testing yang akan dibahas pada Bab 4.3.
3.1.11. Operational Maintenance
Operationalmaintenanceyaitu proses memantau danmemelihara sistem basis data setelah melakukan instalasi.
Proses pemantauan dan pemeliharaan perlu dilakukan secara rutin agar dapat menjamin bahwa aplikasi basis data PT Luxus Indo Prima dapat selalu berfungsi dengan baik.
3.2. Analisis Masalah
Pada pembahasan ini akan dianalisa sistem manual yang berjalan, kebutuhan, dan masalah pada PT Luxus Indo Prima, serta pemberian usulan pemecahan masalah.
3.2.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Pada pembahasan ini akan dibahas tentang riwayat perusahaan, divisi yang terlibat, dan alur bisnis dari proses bisnis yang terkait.
3.2.1.1. Riwayat Perusahaan
Pada awal tahun delapan puluhan, kondisi ekonomi di Indonesia sangat buruk, apalagi bagi yang menetap di pulau-pulau dan daerah-daerah kecil. Oleh karena itu, banyak penduduk yang merantau ke kota Jakarta dengan tujuan bisa memiliki penghasilan yang lebih banyak di kota mutiara ini. Salah satunya adalah Bapak Francis Cahyadi.
Bapak Francis Cahyadi lahir pada tahun 1953 di pulau Belitung.Beliau datang Jakarta ketika berumur tiga puluhan.Modal yang dimiliki beliau saat itu bukanlah uang ataupun pendidikan yang tinggi, melainkan keinginan dan tekad yang kuat. Karena tidak memiliki pendidikan yang tinggi, maka pekerjaan yang bisa dilakukan saat itu sangat terbatas, seperti tukang bengkel, supir lori, dan lainnya. Namun, usaha dan kerja keras dari Bapak Francis tidaklah sia-sia, pada saat sekitar umur empat puluh, beliau mampu memiliki perusahaan sendiri yang bergerak di bidang perminyakan sehingga hasil dari usaha beliau bisa terlihat dari bisnis yang dimiliki.
Pada akhir tahun 2011, Bapak Francis merencanakan untuk memulai usaha baru yang bergerak di bidang kusen pintu jendela. Maka, beliau mengajak dua orang teman yang bernama Erwin Sutrisno dan Ign Jasin untuk bekerja sama. Kedua teman tersebut setuju dan berperan sebagai pemangku saham.Kemudian, Bapak Francis mengajak keponakannya yang bernama Jen Min untuk berperan sebagai Wakil Direktur dalam perusahaan tersebut. Tidak lama kemudian, yaitu pada bulan Mei 2012, usaha kusen pintu jendela dari Bapak Francis Cahyadi didirikan dengan nama PT Luxus Indo Prima dan berlokasi di Kapuk Business Park Blok BH, Jl. Kapuk Raya No.28 Jakarta Barat.
Pada awal berdirinya PT Luxus Indo Prima, karyawan yang bekerja hanya ada sekitar enam yang terdiri dari tiga karyawan produksi, dua karyawan pengiriman dan pemasangan, serta satu karyawan penggambar desain.Pembagian divisi perusahaan pada saat itu juga belum jelas.Untuk hal eksternal yang melibatkan pencarian pelanggan dan negosiasi dengan pelanggan dilakukan oleh Direktur sendiri, yaitu Bapak Francis Cahyadi. Untuk hal internal yang melibatkan perhitungan rincian bahan baku, pengontrolan stok gudang, dan pembelian bahan baku dilakukan oleh Wakil Direktur, yaitu Bapak Jen Min.
Pada enam bulan pertama, PT Luxus Indo Prima tidak mendapatkan pemesanan yang banyak. PO yang diterima setiap bulan oleh bagian produksi hanya sekitar tiga sampai lima. Hal ini mengakibatkan Direktur dan Wakil Direktur menimbulkan pemikiran untuk menghentikan bisnis yang kurang berpotensi ini.Namun, pemikiran tersebut tidak mempengaruhi tekad dan keingingan Direktur PT Luxus Indo Prima.Beliau tidak menyerah, melainkan
bekerja secara lebih sungguh-sungguh dengan Wakil Direktur agar dapat membuahkan kesusksesan dalam bisnis UPVC.
Dengan usaha dan kemauan yang besar, ternyata pada bulan November tahun 2012, PT Luxus Indo Prima mengalami kemajuan.PO yang diterima meningkat hingga belasan untuk setiap bulan.Proyek yang diterima juga bervariasi, dari perumahan hingga gedung.Karena proyek yang diterima bertambah banyak, maka tenaga kerja yang diperlukan juga lebih banyak, mulai dari karyawan untuk bagian pemasaran, produksi, gudang, akuntansi, dan pembelian.
Kemajuan bisnis PT Luxus Indo Prima lebih terlihat pada bulan Agustus 2012 dengan jumlah PO yang diterima sekitar dua puluhan.Pemesanan proyek tersebut bukan hanya berasal dari Jakarta, melainkan juga kota-kota luar seperti Bekasi, Makassar, dan Semarang. Selain itu, PT Luxus Indo Prima juga berhasil bekerja sama dengan pihak distributor dari Cengkareng dan Makassar. Hal ini bisa terjadi karena kualitas dari produksi yang dikerjakan dan sikap ramah dari pihak PT Luxus Indo Prima dalam melayani pelanggan.
3.2.1.2. Visi dan Misi 1. Visi:
Menjadi pemasok pintu dan jendela UPVC terbaik di Indonesia 2. Misi:
a. Berkomitmen tinggi, positif, berpikiran sukses, dan maju, jujur dalam melayani pelanggan yang membutuhkan pintu dan jendela UPVC yang berkualitas
b. Bekerja keras dan sungguh-sungguh untuk melayani semua pelanggan dengan memberikan pelayanan terbaik dengan sepenuh hati
c. Menawarkan produk pintu dan jendela UPVC yang berkualitas tinggi dengan harga yang terjangkau sesuai dengan kebutuhan setiap pelanggan
d. Meningkatkan dan memperbaiki kinerja agar lebih baik dalam melayani pelanggan baik sekarang maupun pada masa yang akan datang
e. Menjalankan perusahaan dengan “Good Corporate Governance” supaya dapat menjadi sumber kesejahteraan bagi pemilik, karyawan, dan pelanggan PT Luxus Indo Prima
3.2.1.3. Struktur Organisasi
Berikut adalah gambar diagram struktur organisasi dalam PT Luxus Indo Prima:
3.2.1.4. Tugas dan Wewenang 1. Direktur
a. Memimpin rapat dan mengambil keputusan akhir
b. Mengangkat dan memberhentikan manajer dan karyawan c. Membina hubungan yang baik dengan pihak luar
d. Membuat peraturan perusahaan 2. Wakil Direktur
a. Membantu dan memberi dukungan kepada Direktur b. Menggantikan posisi Direktur jika tidak berada di tempat c. Mengawasi seluruh kegiatan perusahaan
d. Menerima laporan dari berbagai divisi
3. Pemasaran
a. Membina hubungan yang baik dengan pelanggan
b. Bertanggungjawab atas kelancaran proses pemesanan produk
c. Bertanggungjawab untuk memantau kelancaran selama proses produksi hingga pemasangan
d. Mempersiapkan semua dokumen yang diperlukan dalam proses pemesanan hingga pemasangan
e. Membuat laporan pemesanan 4. Produksi
Divisi Produksi dibagi menjadi tiga bagian yang masing-masing memiliki tugas dan wewenang yang berbeda.
a. Estimasi Harga
1. Membuat rancangan desain produk sesuai permintaan pelanggan
2. Memperhitungkan estimasi harga dan waktu produksi b. Produksi
1. Menghasilkan produk yang berkualitas tinggi
2. Menjaga dan merawat mesin dengan baik agar selalu berada dalam kondisi yang maksimal
3. Membuat laporan produksi dan dokumen lainnya yang diperlukan
c. Pemasangan
1. Menjalan proses pemasangan pintu jendela UPVC dengan maksimal
2. Bertanggungjawab atas produk kusen pintu jendela selama proses pemasangan
5. Gudang
1. Bagian gudang bertanggungjawab atas Gudang Bahan Baku dan Gudang Bahan Jadi
2. Mengontrol stok bahan baku agar selalu tersedia
3. Bertanggungjawab untuk memelihara stok bahan baku dan produk jadi
4. Bertanggungajawab atas semua proses penambahan dan pengeluaran stok maupun produk jadi
5. Membuat laporan persediaan barang dan dokumen lainnya yang diperlukan
6. Pembelian
1. Bertanggungjawab atas pengajuan penambahan persediaan barang dari pihak Gudang sesuai jadwal
2. Membina hubungan yang baik dengan pihak pemasok 3. Membuat laporan pembelian dan dokumen lainnya yang
3.2.1.5. Proses Bisnis
1. Flowchart Pemesanan
Berikut merupakan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pemesanan:
1. Divisi pemasaran akan menerima gambar model kusen pintu yang diberikan oleh pelanggan kemudian melakukan duplikasi gambar model tersebut menjadi dua rangkap.
2. Rangkap gambar model pertama akan disimpan oleh Divisi Pemasaran sebagai arsip.
3. Rangkap gambar model kedua akan diberikan kepada Divisi Produksi Bagian Estimasi Harga untuk melakukan perhitungan harga.
4. Sebelum melakukan perhitungan harga, Bagian Estimasi Harga dari Divisi Produksi akan melakukan pengecekan rumus yang sesuai untuk menghitung harga berdasarkan gambar model dan ukuran kusen pintu jendela.
5. Jika rumus yang dibutuhkan tidak ada, maka Bagian Estimasi Harga akan membuat rumus baru dan rumus baru tersebut akan disimpan dalam daftar rumus.
6. Jika rumus yang dibutuhkan sudah tersedia, maka akan dibuat daftar bahan baku yang berisi jumlah dan jenis bahan baku yang dihitung berdasarkan rumus yang sesuai.
7. Berdasarkan daftar bahan baku dan daftar harga bahan baku, maka Bagian Estimasi Harga akan menghitung daftar biaya produksi.
8. Divisi Pemasaran akan membuat surat penawaran harga sebanyak dua rangkap yang mengandung kontrak berdasarkan daftar biaya produksi yang dibuat oleh Bagian Estimasi Harga. Kedua rangkap surat tersebut akan diberikan kepada pelanggan untuk dibaca
9. Apabila pelanggan tidak menyetujui surat penawaran harga tersebut, maka pelanggan dapat melakukan negosiasi harga dengan menghubungi Divisi Pemasaran untuk menambahkan diskon yang diberikan. Kemudian, Divisi Pemasaran akan menentukan harga baru yang disepekati. Surat penawaran harga
yang baru akan dikirim ulang oleh Divisi Pemasaran kepada pelanggan.
10. Apabila pelanggan menyetujui surat penawaran harga tersebut, maka pelanggan akan menandatangani kedua rangkap surat penawaran harga yang diberikan.
11. Rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan dan rangkap kedua akan dikembalikan kepada Divisi Pemasaran untuk disimpan sebagai arsip.
12. Kemudian Divisi Pemasaran akan membuat PO sebanyak empat rangkap. Rangkap pertama disimpan oleh Divisi Pemasaran, rangkap kedua akan diberikan ke Pelanggan, rangkap ketiga akan diberikan ke Divisi Produksi Bagian Produksi untuk memulai produksi, sedangkan rangkap keempat akan diberikan ke Divisi Keuangan yang akan diarsip untuk pembayaran pemesanan. 13. Setelah membuat PO, Divisi Pemasaran akan membuat jadwal
pemasangan sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama akan disimpan oleh Divisi Pemasaran sebagai arsip dan rangkap kedua akan diberikan ke Divisi Produksi sebagai target proses produksi. 14. Pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai PO yang
diberikan ke Divisi Keuangan. Selanjutnya Divisi Keuanganakan membuat bukti pembayaran sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama disimpan oleh Divisi Keuangan, sedangkan rangkap kedua akan diberikan kepada pelanggan.
2. Flowchart Produksi
Berikut merupakan tahapan-tahapan dalam menjalankan prosesproduksi:
1. Divisi Produksi akan menerima PO dan jadwal pemasangan yang dibuat oleh Divisi Pemasaran.
2. Divisi Produksi akan membuat rancangan detil kusen pintu jendela sesuai dengan PO yang diterima. Rancangan tersebut dibuat sebanyak dua rangkap.
3. Rangkap pertama akan disimpan oleh divisi produksi sebagai arsip, sedangkan rangkap kedua akan diberikan ke divisi pemasaran.
4. Divisi pemasaran akan membuat surat persetujuan rancangan sebanyak dua rangkap yang berisi pernyataan kesesuaian rancangan dan rancangan detil yang sebelumnya telah diberikan oleh Divisi produksi.
5. Kedua rangkap surat persetujuan rancangan diberikan ke pelanggan untuk dibaca.
6. Apabila pelanggan tidak menyetujui rancangan detil yang diberikan, maka pelanggan akan mengajukan revisi rancangan. Kemudian Divisi produksi akan membuat ulang rancangan detil kusen sesuai dengan permintaan revisi pelanggan.
7. Apabila pelanggan menyetujui rancangan yang dibuat, maka pelanggan akan menandatangani kedua rangkap surat persetujuan rancangan tersebut.
8. Rangkap pertama surat persetujuan rancangan yang sudah ditandatangani akan disimpan oleh pelanggan, sedangkan rangkap keduanya akan kembalikan ke Divisi Pemasaran.
9. Setelah menerima persetujuan rancangan dari pelanggan selanjutnya Divisi Produksi akan membuat daftar pembagian tugas untuk memulai produksi barang jadi. Daftar pembagian tugas tersebut berisi tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh Divisi Produksi Bagian Produksi.
10. Divisi Produksi akan mengambil bahan baku yang sesuai dengan daftar bahan baku yang sudah ditentukan sebelumnya.
11. Setiap kali pengambilan bahan baku, Divisi Produksi akan mencatat bahan baku apa saja yang telah diambil dalam catatan pengambilan sementara.
12. Kemudian berdasarkan catatan pengambilan sementara akan dibuat surat pengambilan bahan baku yang berisi daftar bahan baku yang diambil selama satu hari proses produksi. Surat tersebut dibuat sebanyak dua rangkap.
13. Rangkap pertama surat pengambilan bahan baku akan disimpan oleh Divisi Produksi sebagai arsip, sedangkan rangkap kedua akan diberikan ke Gudang Bahan Baku yang selanjutnya akan dicek oleh Gudang Bahan Baku.
14. Setelah barang selesai diproduksi, Divisi Produksi akan membuat surat penyerahan barang jadi sebanyak dua rangkap.
15. Rangkap pertama surat penyerahan barang jadi akan disimpan sebagai arsip, sedangkan rangkap kedua akan diberikan kepada Gudang Barang Jadi beserta dengan barang jadi, kemudian Gudang Barang Jadi akan menambahkan stok barang jadi pada buku stok barang jadi sesuai dengan surat penyerahan barang jadi tersebut.
16. Apabila jumlah barang jadi yang diproduksi sudah cukup untuk melakukan proses pemasangan, maka Divisi Produksi akan membuat laporan barang jadi sebanyak dua rangkap.
17. Rangkap pertama laporan barang jadi akan disimpan oleh Divisi Produksi sebagai arsip, sedangkan rangkap kedua akan diberikan ke Divisi Pemasaran sebagai pemberitahuan barang jadi sudah selesai diproduksi dan siap dikirimkan kepada pelanggan.
3. FlowchartProses Pembelian dan Persediaan Bahan Baku
Berikut merupakan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pembelian dan persediaan bahan baku:
1. Gudang Bahan Baku akan menerima surat pengambilan bahan baku yang diberikan oleh Divisi Produksi. Berdasarkan surat pengambilan bahan baku tersebut, Gudang Bahan Baku akan melakukan pengurangan stok bahan baku pada buku stok bahan baku.
2. Gudang Bahan Baku akan melakukan pengecekan stok bahan baku setiap kali melakukan pengurangan stok. Pengecekan stok dilakukan berdasarkan buku stok bahan baku.
3. Apabila stok bahan baku berada di bawah batas minimal, maka Gudang Bahan Baku akan mengajukan surat pengajuan pembelian barang sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama akan disimpan oleh Gudang Bahan Baku dan rangkap kedua akan diberikan ke Divisi Pembelian.
4. Berdasarkan surat pengajuan pembelian barang yang diajukan oleh Gudang Bahan Baku, Divisi Pembelian akan membuat PO pembelian sebanyak empat rangkap.
5. Rangkap PO pertama akan disimpan oleh Divisi Pembelian sebagai arsip.
6. Rangkap PO kedua akan diberikan kepada Gudang Bahan Baku untuk mengecek barang yang akan diterima dari pemasok.
7. Rangkap PO ketiga akan diberikan ke Divisi Keuangan yang digunakan sebagai arsip untuk melakukan pembayaran.
8. Rangkap PO keempat akan diberikan ke pemasok. Pemasok akan memenuhi PO yang diterima, kemudian mengantarkan barang dan memberikan surat jalan ke Gudang Bahan Baku.
9. Gudang Bahan Baku akan mengecek barang yang dikirimkan pemasok. Apabila barang tidak sesuai dengan PO pembelian, maka Gudang Bahan Baku akan membuat surat pengajuan retur yang diberikan pada Divisi Pembelian.
10. Selanjutnya Divisi Pembelian akan membuat faktur retur pembelian sesuai dengan surat pengajuan retur yang diterima sebanyak dua rangkap.
11. Rangkap pertama faktur retur pembelian akan disimpan oleh Divisi Pembelian sebagai arsip dan rangkap kedua faktur retur pembelian akan berikan ke pemasok beserta bahan baku yang tidak sesuai. Kemudian pemasok akan kembali memenuhi PO pembelian sebelumnya.
12. Apabila barang sesuai dengan PO pembelian, maka Gudang Bahan Baku akan melakukan penambahan stok bahan baku pada buku stok bahan baku dan membuat laporan penerimaan barang sebanyak dua rangkap.
13. Rangkap pertama laporan penerimaan barang disimpan oleh Gudang Bahan Baku sebagai arsip.
14. Rangkap kedua laporan penerimaan barang akan diberikan ke Divisi Keuangan yang digunakan untuk melakukan pembayaran sesuai dengan PO yang diberikan sebelumnya.
15. Beberapa minggu setelah pengiriman bahan baku, pihak pemasok akan memberikan faktur pembelian ke Divisi Keuangan untuk menagih pembayaran yang harus dilakukan oleh Divisi Keuangan. Divisi Keuangan keuangan akan memeriksa faktur pembelian tersebut dengan PO pembelian dan laporan penerimaan barang yang diterima sebelumnya. Pembayaran akan dilakukan jika faktur pembelian tersebut cocok dengan laporan penerimaan barang dan PO pembelian.
4. Flowchart Pengiriman dan Pemasangan
Berikut merupakan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pengiriman dan pemasangan:
1. Divisi Pemasaran akan melihat Jadwal pemasangan untuk memperoleh informasi mengenai nama proyek dan tanggal pemasangan di lokasi pelanggan.
2. Selanjutnya, Divisi Pemasaran akan mengecek ketersediaan barang jadi melalui laporan barang jadi untuk proyek yang batas akhir pemasangan sisa sehari.
3. Apabila barang jadi yang diperlukan untuk pemasangan tidak tersedia, maka Divisi Pemasaran akan melakukan pengunduran jadwal pemasangan sesuai dengan kondisi dari Divisi Produksi . 4. Apabila barang jadi yang diperlukan untuk pemasangan sudah
tersedia, maka Divisi Pemasaran akan menghubungi pelanggan untuk mengkonfirmasi pengiriman barang jadi ke lokasi pelanggan.
5. Apabila pelanggan belum siap untuk dikirimkan barang, maka Divisi Pemasaran akan mencatat tanggal pemasangan baru yang diajukan oleh pelanggan. Selanjutnya Divisi Pemasaran akan menghubungi ulang pelanggan pada tanggal yang ditentukan. 6. Apabila pelanggan sudah siap untuk dikirimkan barang, maka
Divisi Pemasaran akan membuat surat jalan sebanyak tiga rangkap. Surat jalan tersebut berisi data pelanggan yang dituju dan produk jadi yang akan dikirimkan.
7. Rangkap pertama surat jalan akan disimpan oleh Divisi Pemasaran sebagai arsip, sedangkan rangkap kedua dan ketiga surat jalan akan diberikan ke Gudang untuk melakukan pengiriman barang jadi.
8. Gudang Barang Jadi akan mengurangi stok barang jadi pada buku stok barang jadi dan membuat laporan pengeluaran barang jadi sesuai dengan surat jalan yang diberikan oleh Divisi Pemasaran. 9. Gudang Barang Jadi akan mengirimkan barang jadi pada lokasi
pelanggan sesuai dengan surat jalan tersebut.
10. Pelanggan akan menerima barang yang dikirim dan menandatangani kedua rangkap surat jalan yang diberikan.
11. Rangkap kedua surat jalan akan disimpan oleh pelanggan sedangkan rangkap ketiga surat jalan akan dikembalikan ke Divisi Pemasaran sebagai bukti bahwa produk sudah diterima oleh pelanggan.
12. Divisi Pemasaran akan membuat surat pemasangan sebanyak dua rangkap. Surat pemasangan tersebut berisi informasi mengenai proyek yang akan diselesaikan.
13. Rangkap pertama surat pemasangan akan disimpan oleh Divisi Pemasaran sebagai arsip sedangkan rangkap kedua surat pemasangan akan diberikan ke Divisi Produksi Bagian Pemasangan untuk memulai pelaksanaan pemasangan.
14. Divisi Pemasaran akan membuat surat penyelesaian pemasangan apabila pemasangan yang dilakukan oleh Divisi Produksi Bagian Pemasangan sudah hampir selesai. Surat penyelesaian pemasangan tersebut dibuat sebanyak dua rangkap.
15. Pada hari terakhir pemasangan, pelanggan akan menerima kedua rangkap surat penyelesaian pemasangan tersebut dan menandatanganinya.
16. Rangkap pertama surat penyelesaian pemasangan akan dikembalikan kepada Divisi Pemasaran sebagai akhir dari kontrak, sedangkan rangkap kedua surat penyelesaian pemasangan akan disimpan oleh pelanggan.
3.2.2. Analisis Kebutuhan
Kebutuhan yang akan dianalisa meliputi kebutuhan informasi, transaksi, keamanan, akses, dan integritas.
3.2.2.1. Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi yang diperlukan dalam sistem bisnis pada PT Luxus Indo Prima meliputi:
Tabel 3.1Kebutuhan Informasi
Informasi Isi Pihak yang memerlukan
Pengajuan Pemesanan
Data-data pemesanan yang diajukan oleh pelanggan meliputi gambar kusen pintu jendela dan yang lainnya
Pemasaran, Produksi (Bagian Estimasi Harga), pelanggan
Bahan baku Data-data yang berkaitan dengan semua bahan baku yang ada
Produksi (Bagian Estimasi Harga), Produksi (Bagian Produksi)
Rumus bahan baku
Data tentang rumus-rumus pembuatan bahan baku
Produksi (Bagian Estimasi Harga)
Produksi Data-data bahan baku yang diperlukan dalam sebuah produksi termasuk harga bahan baku
Produksi (Bagian Estimasi Harga),Pemasaran
Kontrak Data-data yang berkaitan dengan kontrak proyek kusen pintu jendela dengan pelanggan
Pemasaran, pelanggan
Pemesanan Data-data yang berkaitan dengan pemesanan pelanggan Produksi (Bagian Produksi), Pemasaran , pelanggan Pembayaran pemesanan
Data-data yang berkaitan dengan pembayaran yang dilakukan pelanggan Keuangan, pelanggan, Pemasaran Rancangan kusen pintu jendela
Rancangan detil yang dibuat oleh bagian estimasi harga sesuai gambar model yang diajukan oleh pelanggan
Pemasaran, Produksi (Bagian Estimasi Harga), pelanggan
Target produksi Jadwal yang berisi tanggal-tanggal pemasangan dan pengiriman
Produksi (Bagian Produksi dan Pemasangan),
Pemasaran Tugas produksi Data-data tentang tugas yang harus
dikerjakan oleh bagian produksi
Informasi Isi Pihak yang Memerlukan Pengambilan
bahan baku
Data-data tentang jumlah pengambilan bahan baku yang digunakan untuk produksi
Gudang bahan baku, Produksi (bagian produksi)
Barang jadi Data-data tentang informasi barang jadi yang sudah diproduksi seperti nama barang jadi,tanggal selesai produksi, dan yang lainnya
Produksi(bagian produksi), Pemasaran, Gudang barang jadi
Pengajuan pembelian barang
Data-data tentang bahan baku yang ingin beli
Produksi(bagian produksi), Pembelian
Pembelian Data-data yang berkaitan dengan pembelian bahan baku ke pemasok
Produksi(bagian produksi), Pembelian, Keuangan Pembayaran
pembelian
Data-data yang berkaitan dengan pembayaran yang dilakukan perusahaan ke pemasok
Keuangan
Retur pembelian bahan baku
Data-data yang berkaitan dengan pengembalian bahan baku ke pemasok
Pembelian, Gudang Bahan Baku
Pemasok Data-data yang berkaitan dengan pemasok
Pembelian, Keuangan
Pelanggan Data-data yang berkaitan dengan pelanggan
Pemasaran
Pengiriman Data-data yang berkaitan dengan pengiriman barang jadi ke lokasi pelanggan
Pemasaran, Gudang barang jadi, pelanggan
Pemasangan Data-data yang berkaitan dengan pemasangan barang jadi di lokasi pelanggan
Pemasarang, Produksi (Bagian Produksi), pelanggan
Karyawan Data-data yang berkaitan dengan karyawan
Produksi (Bagian Produksi), Pemasaran
3.2.2.2. Kebutuhan Transaksi
Untuk mendukung proses bisnis agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien, perusahaan membutuhkan transaksi-transaksi sebagai berikut:
1. Memasukkan dan mengubah data pengajuan pemesanan 2. Memasukkan dan mengubah data pelanggan
3. Memasukkan dan mengubah data rumus bahan baku 4. Memasukkan dan mengubah data produksi
5. Memasukkan dan mengubah data kontrak
6. Memasukkan dan mengubah data rancangan kusen pintu jendela 7. Memasukkan dan mengubah data pemesanan
8. Memasukkan dan mengubah data target produksi 9. Memasukkan dan mengubah data tugas produksi
10. Memasukkan dan mengubah data pengambilan bahan baku 11. Memasukkan dan mengubah data barang jadi
12. Memasukkan dan mengubah data bahan baku 13. Memasukkan dan mengubah data pemasok
14. Memasukkan dan mengubah data pengajuan pembelian 15. Memasukkan dan mengubah data pembelian
16. Memasukkan dan mengubah data retur pembelian 17. Memasukkan dan mengubah data pengiriman 18. Memasukkan dan mengubah data pemasangan 19. Memasukkan dan mengubah data karyawan
20. Memasukkan dan mengubah data pembayaran pemesanan 21. Memasukkan dan mengubah data pembayaran pembelian
22. Menampilkan pengajuan pemesanan berdasarkan identitas pelanggan. 23. Menampilkan data bahan baku berdasarkan rumus bahan baku
24. Menampilkan data produksi berdasarkan nomor pengajuan pemesanan 25. Menampilkan rancangan kusen pintu jendela berdasarkan nomor
pengajuan pemesanan
26. Menampilkan kontrak sesuai dengan identitas pelanggan dan pemesanan yang diajukan
27. Menampilkan pemesanan yang dibuat oleh karyawan
28. Menampilkan target produksi berdasarkan nomor pengajuan pemesanan
29. Menampilkan data tugas produksi dan nama karyawan yang terlibat didalamnya
30. Menampilkan data pengambilan bahan baku berdasarkan nama karyawan
31. Menampilkan data barang jadi berdasarkan kode produksi
32. Menampilkan data pembelian berdasarkan nomor pengajuan pembelian 33. Menampilkan data retur pembelian berdasarkan nomor pembelian 34. Menampilkan data pengiriman berdasarkan nomor pengajuan
pemesanan
35. Menampilkan data pemasangan berdasarkan nomor pengajuan pemesanan
36. Menampilkan detil pengajuan pemesanan yang dibuat berdasarkan data karyawan
37. Menampilkan kontrak yang diurus oleh karyawan
38. Menampilkan data pengajuan pembelian yang diajukan oleh karyawan 39. Menampilkan data pembelian yang dibuat oleh karyawan
40. Menampilkan data retur pembelian yang diurus oleh karyawan
41. Menampilkan data pengiriman dan karyawan yang terlibat di dalamnya 42. Menampilkan data pemasangan yang dilakukan oleh karyawan
43. Menampilkan data barang jadi yang dikirim
44. Menampilkan rumus yang digunakan untuk produksi 45. Menampilkan tugas produksi sesuai nomor produksi 46. Menampilkan bahan baku yang dibeli melalui pembelian 47. Menampilkan pembelian berdasarkan nama pemasok
48. Menampilkan daftar bahan baku dalam pengajuan pembelian 49. Menampilkan daftar bahan baku dalam retur pembelian
50. Menampilkan daftar bahan baku dalam pengambilan bahan baku 51. Menampilkan data pembayaran pemesanan berdasarkan nama
karyawan yang mengurusnya dan nomor pemesanan
52. Menampilkan data pembayaran pembelian berdasarkan nama karyawan yang mengurusnya dan nomor pembelian
3.2.2.3. Kebutuhan Keamanan
Data merupakan salah satu yang terpenting dalam sebuah sistem informasi. Oleh karena itu, dalam merancang dan membuat aplikasi basis data, ada beberapa hal yang diperhatikan dalam menjaga kemanan data, yaitu: 1. Untuk mengakses basis data diperlukan password agar pihak yang
berwenang saja yang dapat mengakses basis data tersebut
2. Setiap karyawan diberikan hak akses aplikasi sesuai dengan tugas dan wewenang yang dimilikinya
3.2.2.4. Kebutuhan Akes
Aplikasi basis data yang dirancang memungkinkan pengaksesan kebutuhan data yang lebih cepat bagi PT Luxus Indo Prima. Pengaksesan kebutuhan data yang tersebut meliputi, laporan-laporan yang dibutuhkan oleh Direktur dan Wakil Direktur, status pemesanan pelanggan oleh Divisi Pemasaran, pengajuan pembelian bahan baku oleh Divisi Pembelian, dan yang lainnya.
3.2.2.5. Kebutuhan Integritas
Integritas data setiap divisi yang terlibat dalam proses pemesanan, produksi, persediaan dan pembelian bahan baku, pengiriman dan pemasangan sangat diperlukan. Integrasi data tersebut meliputi:
1. Integrasi data antara Divisi Pemasaran dan Produksi sehingga Divisi pemasaran dapat mengetahui status produksi yang berlangsung dan informasi lainnya dalam prose pemesanan.
2. Integrasi data antara Divisi Pembelian dan Gudang Bahan Baku sehingga Divisi Pembelian dapat mengetahui daftar bahan baku yang perlu dibeli dan informasi lainnya dalam proses persediaan dan pembelian.
3. Integrasi data antara Divisi Produksi, Pemasaran, Gudang Barang Jadi, sehingga Divisi Pemasaran dapat mengetahui status barang yang sudah selesai diproduksi dan informasi lainnya dalam proses pengiriman dan pemasangan kusen pintu jendela.
4. Integrasi data antara Divisi Produksi dan Gudang Bahan Baku sehingga Gudang Bahan Baku dapat mengetahui bahan baku yang
diambil oleh Divisi Produksi dalam memproduksi barang jadi dan informasi lainnya dalam proses produksi.
5. Integrasi setiap divisi dalam proses pemesanan hingga pemasangan, sehingga Direktur dan Wakil Direktur dapat memperoleh laporan-laporan yang diperlukan dengan mudah dan cepat.
3.2.3. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah untuk sistem manual yang sedang berjalan pada PT Luxus Indo Prima dilakukan dengan dua cara, yaitu wawancara dan observasi. Berikut akan disampaikan masalah yang diperoleh dari hasil mengidentfikasi.
3.2.3.1. Wawancara
Tujuan dari wawancara yaitu memahami sistem manual yang berjalan secara lebih detil dan menemukan masalah yang terjadi pada sistem manual tersebut. Wawancara dilakukan dengan Wakil Direktur dan beberapa karyawan PT Luxus Indo Prima. Beberapa masalah yang ditemukan ketika melakukan wawancara, yaitu:
1. Setiap transaksi bisnis yang dilakukan memakan waktu yang lebih lama karena memerlukan tatap muka antar divisi yang terlibat 2. Perhitungan rumus bahan baku dengan MicrosoftExcel memerlukan
waktu yang lebih banyak
3. Terjadi pemborosan kertas karena sebagian besar data perlu dicetak dalam bentuk kertas
4. Resiko terjadinya kehilangan data karena data-data yang disimpan dalam kertas atau buku
5. Sulit untuk membuat laporan dari setiap divisi karena data-data dari kertas harus dikumpulkan terlebih dahulu
3.2.3.2. Observasi
Tujuan dari observasi yaitu melihat secara langsung sistem manual yang berjalan dan menemukan masalah yang belum diidentifikasikan sebelumnya. Observasi dilakukan dengan mengunjungi kantor dan pabrik produksi PT Luxus Indo Prima secara langsung. Pihak yang terlibat dalam
observasi yaitu Divisi Pemasaran, Produksi yang meliputi Bagian Pembuatan dan Estimasi Harga, serta Bagian Gudang. Beberapa masalah ditemukan setelah meninjau perusahaan secara langsung, yaitu:
1. Banyak tumpukan kertas ditemukan pada meja-meja karyawan
2. Data-data bahan baku dan rumus perhitungan yang disimpan dalam Microsoft Excel mengakibatkan kesulitan dalam memanipulasi data 3. Sebagian data dicatat dalam kertas seperti pengambilan dan pengajuan
pembelian bahan baku
4. Sebagian data dicetak dalam kertas seperti jadwal target produksi dan rancangan kusen
3.2.3.3. Kesimpulan Masalah
Kesimpulan masalah yang diperoleh dari hasil wawancara dan observasi terhadap sistem yang berjalan saat ini pada PT Luxus Indo Prima yaitu:
1. Proses bisnis PT Luxus Indo Prima memerlukan waktu yang lebih banyak karena sistem manual yang berjalan mengakibatkan setiap divisi harus bertatapan muka untuk melakukan setiap transaksi
2. Perhitungan bahan baku yang masih menggunakan Microsoft Excel mengakibatkan kerumitan dalam menghitung sehingga menghabiskan waktu yang lama, apalagi dalam menghadapi proyek yang berskala besar
3. Jumlah transaksi yang banyak mengakibatkan penggunaan kertas yang banyak sehingga menimbulkan berbagai masalah, seperti pemborosan kertas, kesulitan dalam penyimpanan berkas, dan resiko kehilangan data
4. Data-data yang disimpan dalam kertas dan buku mengakibatkan pembuatan laporan yang sulit dari berbagai divisi sehingga laporan diberikan secara tidak rutin kepada Direktur dan Wakil Direktur
3.2.4. Usulan Pemecahan Masalah
Dalam mengatasi masalah yang dihadapi, akan dirancang sebuah aplikasi basis data pemesanan, produksi, persedian, dan pembelian bahan baku
serta pengiriman dan pemasangan yang diharapkan dapat memudahkan proses-proses yang berjalan di PT Luxus Indo Prima.
Pemecahan masalah yang diusulkan pada PT Luxus Indo Prima untuk mengatasi masalah – masalah yang dihadapi antara lain:
1. Membuat sebuah basis data yang digunakan untuk menyimpan data-data yang diperlukan dalam mendukung proses pemesanan, produksi, persedian, dan pembelian bahan baku, serta pengiriman dan pemasangan barang jadi.
2. Membangun sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengakses data-data terkait proses pemesanan, produksi, persedian, dan pembelian bahan baku, serta pengiriman dan pemasangan barang jadi sehingga mempermudah karyawan dalam melaksanakan tugasnya. 3. Membangun sebuah aplikasi berbasis web yang dapat menghasilkan
surat-surat seperti PO pemesanan, PO pembelian, laporan persediaan barang, laporan produksi, laporan pemesanan, laporan pembelian, serta laporan pemasangan dengan format yang konsisten.
Penjelasan detil mengenai cara kerja aplikasi basis data agar dapat mengatasi masalah-masalah pada PT Luxus Indo Prima akan disampaikan dengan flowchart beserta deskripsinya.
Berikut merupakan usulan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pemesanan melalui aplikasi basis data:
1. Divisi Pemasaran akan menyimpan data pemesanan yang diajukan oleh pelanggan ke dalam tabel pengajuan pemesanan.
2. Setelah melihat data pengajuan pemesanan, Divisi Produksi akan menggunakan atau membuat rumus baru berdasarkan tabel rumus bahan baku yang ada pada basis data untuk menghitung jumlah bahan baku dan estimasi harga untuk menjalankan produksi. Hasil tersebut akan disimpan dalam tabel produksi.
3. Divisi Pemasaran akan membuat surat penawaran harga berdasarkan tabel produksi dan disimpan dalam tabel kontrak. 4. Surat penawaran harga tersebut akan dicetak sebanyak dua rangkap
dan diberikan kepada pelanggan untuk dipertimbangkan
5. Apabila pelanggan tidak menyetujui isi kontrak, maka pelanggan dapat melakukan negosiasi dengan Divisi Pemasaran dan menghasilkan surat penawaran harga yang baru.
6. Apabila pelanggan setuju dengan surat penawaran yang diberikan, maka pelanggan akan menandatangani kedua surat penawaran harga. Rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan dan rangkap kedua akan dikembalikan kepada Divisi Pemasaran. 7. Setelah surat penawaran harga ditandatangani, Divisi Pemasaran
akan membuat PO dan menyimpan data PO tersebut ke dalam tabel pemesanan.
8. Selanjutnya PO akan dicetak sebanyak dua rangkap, rangkap pertama akan disimpan sebagai arsip dan rangkap kedua akan dikirimkan kepada pelanggan.
9. Divisi Pemasaran akan membuat jadwal target pemasangan dan pengiriman, kemudian disimpan dalam tabel jadwal yang akan diakses oleh Divisi Produksi untuk melihat jadwal tersebut.
10. Setelah menerima PO, pelanggan akan melakukan pembayaran pada Divisi Keuangan. Divisi Keuangan akan menyimpan data pembayaran tersebut dan mencetak bukti pembayaran untuk pelanggan.
Berikut merupakan usulan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses produksi melalui aplikasi basis data:
1. Divisi Produksi akan mengakses tabel pemesanan dan jadwal untuk melihat PO dan jadwal.
2. Setelah itu, Divisi Produksi akan mebuat rancangan detil kusen berdasarkan data pemesanan yang diterima. Rancangan kusen akan disimpan ke dalam tabel rancangan kusen.
3. Divisi Pemasaran akan melihat rancangan kusen dari tabel rancangan kusen, kemudian membuat surat persetujuan rancangan sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada pelanggan.
4. Pelanggan akan membaca surat persetujuan rancangan. Apabila pelanggan tidak setuju dengan rancangan yang diberikan, maka Divisi Produksi akan menghasilkan rancangan yang baru hingga diterima oleh pelanggan.
5. Jika pelanggan menyetujui dan menandatangani kedua rangkap surat persetujuan rancangan tersebut. Maka rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan dan rangkap kedua diberikan kepada Divisi Pemasaran.
6. Divisi Produksi akan membuat daftar pembagian tugas produksi dan daftar tersebut disimpan dalam tabel tugas produksi.
7. Divisi Produksi akan mengambil jumlah bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi, kemudian menambahkan jumlah data pengambilan pada tabel pengambilan bahan baku.
8. Setelah produk jadi selesai dikerjakan, maka akan disimpan dalam gudang barang jadi dan menambahkan data barang jadi pada tabel barang jadi.
Gambar 3.8Flowchart Proses Persediaan dan Pembelian Bahan Baku dengan menggunakan Basis Data
Berikut merupakan usulan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses persediaan dan pembelian bahan baku melalui aplikasi basis data: 1. Berdasarkan data pengambilan bahan baku pada basis data,
Bagian Gudang akan mengurangi jumlah stok bahan baku pada tabel bahan baku sesuai jumlah yang diambil.
2. Jika terdapat bahan baku yang jumlahnya berada di bawah batas minimal, maka Bagian Gudang akan membuat pengajuan pembelian bahan baku yang disimpan pada tabel pengajuan pembelian.
3. Divisi Pembelian akan melihat tabel pengajuan pembelian mengenai bahan baku yang diajukan dari Bagian Gudang.
4. Divisi Pembelian akan membuat pembelian sesuai dengan jumlah dan tipe yang diajukan. Data pembelian tersebut akan disimpan pada tabel pembelian.
5. Selanjutnya Divisi Pembelian akan mencetak PO pembelian dan memberikannya kepada pemasok. Pemasok akan memenuhi permintaan PO pembelian dan kemudian mengirimkan barang yang diminta beserta surat jalan.
6. Bagian Gudang akan menerima barang dari pemasok dan mengecek apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan data pembelian atau belum.
7. Apabila bahan baku yang diterima sudah sesuai, maka stok bahan baku pada tabel bahan baku akan ditambah dan status pembelian pada tabel pembelian akan diubah menjadi ‘Diterima’.
8. Apabila bahan baku yang diterima tidak sesuai, maka Bagian Gudang akan membuat retur pembelian dan disimpan dalam tabel retur pembelian.
9. Setelah itu, Divisi Pembelian akan mencetak retur pembelian dan dikirimkan kepada pemasok agar dapat dipenuhi lagi.
10. Setelah pengiriman bahan baku, pihak pemasok akan memberikan faktur pembelian kepada Divisi Keuangan untuk menagih. Divisi Keuangan akan memeriksa faktur pembelian tersebut dengan data pembelian dan status penerimaan yang ada pada tabel pembelian.
Pembayaran akan dilakukan jika faktur pembelian tersebut sudah sesuai dengan data yang ada pada tabel pembelian.
Gambar 3.9Flowchart Proses Pengiriman dan Pemasangan dengan menggunakan Basis Data
Berikut merupakan usulan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pengiriman dan pemasangan melalui aplikasi basis data:
Berikut merupakan tahapan-tahapan dalam menjalankan proses pengiriman dan pemasangan melalui aplikasi basis data:
1. Divisi Pemasaran akan melihat jadwal pemasangan, pengiriman dan barang jadi yang berkaitan dengan pemesanan pada basis data. 2. Apabila tanggal pemesanan sudah tiba dan barang jadi sudah
tersedia, maka Divisi Pemasaran akan menghubungi pelanggan mengenai kepastian pengiriman dan pemasangan.
3. Apabila barang jadi belum tersedia dan pelanggan menginginkan penundaan jadwal, maka Divisi Pemasaran akan mengundur jadwal pengiriman dan pemasangan dengan mengubah tanggal pada tabel jadwal.
4. Apabila pelanggan sudah setuju dengan tanggal pengiriman dan pemasangan, maka Divisi Pemasaran akan membuat data pengiriman untuk Bagian Gudang.
5. Selanjutnya, Bagian Gudang akan mencetak surat jalan sebanyak dua rangkap, mengirimkan barang jadi, dan mengurangi barang jadi pada tabel barang jadi.
6. Setelah menerima barang jadi yang dikirim, pelanggan akan menandatangani surat jalan tersebut. Rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan, kemudian rangkap kedua akan diberikan pada Divisi Pemasaran.
7. Divisi Pemasaran akan membuat data pemasangan pada tabel pemasangan setelah menerima surat jalan yang ditandatangani. 8. Divisi Produksi akan mencetak surat pemasangan berdasarkan
data pemasangan pada tabel pemasangan, melakukan pemasangan, dan mengubah status pemasangan.
9. Jika status pemasangan berada pada kondisi tahap akhir, maka Divisi Produksi akan mencetak surat penyelesaian pemasangan sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada pelanggan.
10. Pelanggan akan menandatangani surat tersebut. Rangkap pertama akan disimpan oleh pelanggan, sedangkan rangkap kedua akan dikembalikan kepada Divisi Pemasaran.
3.3. Perancangan Basis Data
BerdasarkanDatabase System Development Lifecycle, terdapat tiga tahapan dalam melakukan perancangan basis data, yaitu:
1. Perancangan Basis Data Konseptual 2. Perancangan Basis Data Logikal 3. Perancangan Basis Data Fisikal
3.3.1. Perancangan Basis Data Konseptual
Perancangan basis data konseptual yaitu proses membangun sebuah model data konseptual dari kebutuhan data perusahaan.
Hal-hal yang perlu dilakukan dalam tahap ini yaitu membangun model data konseptual yang meliputi langkah-langkah:
1. Mengidentifikasi tipe entitas 2. Mengidentifikasi tipe relationship
3. Mengidentifikasi dan mengasosiasikan atribut dengan tipe entitas atau relationship
4. Menentukan domain atribut
5. Menentukan atribut dari candidate key dan primary key
6. Mempertimbangkan penggunaan dari enhanced modeling concept 7. Memeriksa redudansi dari model
8. Memvalidasikan model konseptual lokal terhadap transaksi pengguna 9. Meninjau kembali model konseptual data lokal terhadap kebutuhan
pengguna
3.3.1.1. Mengidentifikasi Tipe-TipeEntity
Tujuannya untuk mengidentifikasi tipe entitas yang diperlukan. Setelah menganalisa sistem yang berjalan pada PT Luxus Indo Prima, berikut adalah tipe-tipe entias yang ditemukan:
Tabel 3.2Tipe Entitas
Tipe Entitas Deskripsi Alias Occurance
Pengajuan Pemesanan
Semua detil pengajuan pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan ke PT Luxus Indo Prima
Pemesanan Awal
Setiap pengajuan pemesanan yang dilakukan pelanggan dapat dilihat oleh Divisi Pemasaran dan Produksi BahanBaku Jenis-jenis dan jumlah
bahan baku yang dimiliki oleh perusahaan
Setiap bahan baku yang digunakan dalam proses produksi kusen pintu jendela RumusBahan
Baku
Rumus-rumus bahan baku untuk produksi yang dimiliki oleh perusahaan
Formula BahanBaku
Setiap rumus bahan baku yang digunakan untuk menentukan bahan baku yang digunakan dalam proses produksi kusen pintu jendela
Produksi Semua detil produksi yang dilakukan oleh perusahaan
Produksi Produksi yang dilakukan akan menambah jumlah barang jadi
Kontrak Detil perjanjian antara pelanggan dan perusahaan
Surat Perjanjian
Setiap kontrak menentukan kelanjutan dari proses produksi
Pemesanan Semua detil barang yang akan dibeli oleh pelanggan sesuai dengan pengajuan pemesanan pelanggan
Faktur Pemesanan
Setiap PO pemesanan dibuat berdasarkan pemesanan yang dilakukan pelanggan dan menandakan kontrak sudah disetujui oleh pelanggan
Pembayaran pemesanan
Semua detil pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan ke perusahaan
Setiap pembayaran pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan sesuai dengan pemesanan yang ada
Tipe Entitas Deskripsi Alias Occurance Rancangan
Kusen
Rancangan detil dari kusen pintu jendela yang akan dibuat oleh perusahaan
Rancangan Kusen
Setiap rancangan kusen pintu jendela yang dibuat oleh Divisi Produksi sesuai dengan gambar yang diberikan oleh pelanggan Target
Produksi
Detil tanggal pemasangan dan pengiriman dari kusen pintu jendela yang sudah selesai diproduksi
Jadwal Setiap jadwal pemasangan dibuat oleh Divisi Pemasaran dan dilihat oleh Divisi Produksi untuk menentukan target produksi sehingga pemasangan dan pengiriman barang dapat dilakukan tepat pada waktunya
Tugas Produksi
Detil pembagian tugas yang dibuat untuk mencapai target produksi
Jadwal Produksi
Setiap pembagian tugas akan dilihat oleh karyawan Divisi Produksi
Pengambilan BahanBaku
Detil pengambilan bahan baku yang digunakan untuk proses produksi barang jadi
Setiap pengambilan bahan baku akan mengurangi stok bahan baku di gudang
BarangJadi Detil barang jadi yang sudah diproduksi
Setiap barang jadi yang diproduksi oleh perusahaan Pengajuan
Pembelian
Detil pengajuan bahan baku yang ingin dibeli oleh perusahaan
Pengajuan Pembelian
Setiap pengajuan pembelian dibuat oleh Bagian Gudang bahan baku untuk dilihat oleh divisi pembelian Pembelian Detil pembelian bahan
baku yang dilakukan oleh perusahaan ke pemasok
Faktur Pembelian
Setiap PO pembelian akan menambah jumlah bahan baku gudang
Karyawan Karyawan yang bekerja pada PT Luxus Indo Prima
Pegawai Karyawan yang bekerja pada PT Luxus Indo Prima
Tipe Entitas Deskripsi Alias Occurance Pembayaran
Pembelian
Detil pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan ke pemasok
Setiap pembayaran pembelian akan mengubah status pembelian menjadi lunas
Retur Pembelian
Detill pengembalian bahan baku yang dibeli oleh perusahaan ke pemasok
Retur Pembelian
Perusahaan akan
mengembalikan bahan baku yang tidak sesuai dengan pemesanan yang dilakukan
Pemasok Pemasok yang
menyediakan bahan baku untuk PT Luxus Indo Prima
Supplier Setiap pemasok yang menjadi rekan PT Luxus Indo Prima dalam menyediakan bahan baku Pelanggan Organisasi atau individu
yang memesan atau membeli produk yang ditawarkan oleh PT Luxus Indo Prima
Customer Setiap pelanggan yang melakukan pemesanan dan
pelanggan bisa
membatalkan pemesanan sebelum
Pengiriman Detil pengiriman barang jadi yang dilakukan perusahaan ke pelanggan
Delivery Setiap pengiriman barang jadi yang dilakukan oleh karyawan akan mengubah status barang jadi
Pemasangan Detil pemasangan kusen pintu jendela yang dilakukan perusahaan di lokasi pelanggan
Instalasi Setiap pemasangan dilakukan karyawan akan mengubah status pemesanan pelanggan
3.3.1.2. Mengidentifikasi Tipe-TipeRelationship
Tujuannya untukmengidentifikasi hubungan-hubungan penting yang ada antaratipe-tipe entitas. Berikut merupakan hasil identifikasi tipe relationship setiap tipe entitas:
Tabel 3.3Tipe Relationship
Entity Name Multiplicity Relationship Entity Name Multiplicity Pelanggan 1..1 Memesan PengajuanPemesanan 1..*
1..1 Menandatangani Kontrak 1..*
Karyawan 1..1 Melayani PengajuanPemesanan 0..*
1..1 Mengurus Kontrak 0..* 1..1 Membuat Pemesanan 0..* 1..* Melaksanakan TugasProduksi 0..* 1..1 Melakukan PengambilanBahan Baku 0..* 1..1 Mengajukan PengajuanPembelian 0..* 1..1 Membuat Pembelian 0..* 1..1 Mengurus ReturPembelian 0..* 1..1 Melakukan Pengiriman 0..* 1..* Menjalankan Pemasangan 0..* 1..1 Mengurus Pembayaran Pembelian 0..* 1..1 Mengurus Pembayaran Pemesanan 0..* Pengajuan Pemesanan 1..1 Mempunyai Kontrak 1..* 1..1 Memiliki TargetProduksi 0..* 1..1 Mengakibatkan Pemesanan 0..1 1..1 Memproduksi Produksi 1..* 1..1 Menghasilkan RancanganKusen 1..* 1..1 Memiliki Pengiriman 0..* 1..1 Memiliki Pemasangan 0..*
Pengiriman 1..1 Mengirim BarangJadi 1..*
1..* Menuju Pelanggan 1..1
Rumus Bahan Baku
1..1 Menghasilkan Produksi 1..*
1..* Menghitung BahanBaku 1..*
Pemasangan 1..* Memasang Pelanggan 1..1
Produksi 1..1 Membagi TugasProduksi 1..*
Entity Name Multiplicity Relationship Entity Name Multiplicity Pembelian 1..1 Menimbulkan Retur Pembelian 0..1
1..* Menambah BahanBaku 1..*
1..1 Memiliki Pembayaran
Pembelian
1..*
Pemasok 1..1 Memenuhi Pembelian 1..*
Pemesanan 1..1 Memiliki Pembayaran Pemesanan 1..* Pengajuan Pembelian 1..* Mengajukan BahanBaku 1..* 1..1 Menyebabkan Pembelian 1..* Retur Pembelian 1..* Mengembalikan BahanBaku 1..* Pengambilan BahanBaku 1..* Mengurangi BahanBaku 1..* Rumus Bahan Baku 1..1 Menghasilkan Produksi 1..* 1..* Menghitung BahanBaku 1..*
Pemasangan 1..* Memasang Pelanggan 1..1
Produksi 1..1 Membagi TugasProduksi 1..*
3.3.1.3.Mengidentifikasi dan Mengasosiasikan Atribut-Atribut dengan Tipe-TipeEntity atau Relationship
Tujuannyauntukmenghubungkan atribut-atribut dengan tipe entitas atau relationship. Berikut adalah atribut-atribut yang diidentifikasikan untu setiap entitas:
1. PengajuanPemesanan
Tabel 3.4Atribut-Atribut PengajuanPemesanan
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdPengPemesanan Kode dari pengajuan
pemesanan Char 7 No No
TglPengPemesanan Tanggal pengajuan
pemesanan Datetime No No
GmbPengPemesanan Image path Gambar
yang dipesan Varchar 30 No No
StatusPengPemesanan Status dari pengajuan
pemesanan Char 1 No No
NamaProyek Nama dari proyek
pemesanan Varchar 40 No No
AlamatPemesanan Alamat pemesanan Varchar 100 No No
KotaPemesanan Kota pemesanan Varchar 20 No No
KecPemesanan Kecamatan pemasok Varchar 20 Yes No
KelPemesanan Kelurahan pemasok Varchar 20 Yes No
2. BahanBaku
Tabel 3.5Atribut-Atribut BahanBaku
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi valued
KdBahanBaku Kode dari bahan baku Char 5 No No
NamaBahanBaku Nama bahan baku Varchar 40 No No
KdTipeBahan Kode dari tipe bahan
baku Char 3 No No
TipeBahanBaku Tipe dari bahan baku Varchar 20 No No
KdSatuanBahan Kode dari satuan bahan
baku Char 3 No No
SatuanBahanBaku
Satuan yang dimiliki bahan baku
(cm/mm/pcs)
Varchar 5 No No
Harga Harga terkini dari bahan
baku Integer No No
Stok Stok dari bahan baku SmallInteger No No
StokMin Stok minimal dari bahan
baku SmallInteger No No
3. RumusBahanBaku
Tabel 3.6 Atribut – Atribut RumusBahanBaku
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdRumus Kode rumus bahan baku Char 5 No No
NamaRumus Nama dari rumus Varchar 20 No No
SatuanRumus Satuan dari bahan baku Char 1 No No
RumusUkuran
Rumus menghitung ukuran dari bahan baku yang diperlukan
Varchar100 No No
Gambar Image path dari gambar
kusen pintu jendela Varchar 30 No No
Deskripsi Keterangan mengenai
4. Produksi
Tabel 3.7Atribut-Atribut Produksi
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdProduksi Kode dari produksi Char 7 No No
NamaBarang Nama barang yang
diproduksi Varchar 20 No No
TglMulaiProduksi Tanggal mulai
produksi Datetime No No
StatusProduksi Status dari produksi Char 1 No No
JumlahProduksi Jumlah barang yang
diproduksi SmallInteger No No
UkTinggi Ukuran tinggi
produksi Small Integer No No
UkLebar Ukuran lebar produksi Small Integer No No
HargaProduksi Biaya yang diperlukan
untuk produksi Integer No No
5. Kontrak
Tabel 3.8Atribut-Atribut Kontrak
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdKontrak Nomor dari kontrak Char 7 No No
Spesifikasi Spesifikasi dari produk
yang ditawarkan Varchar 200 No No
Keterangan Keterangan kontrak Varchar 200 No No
TglKontrak Tanggal dibuatnya
kontrak Datetime No No
StatusKontrak Status dari kontrak Char 1 No No
Diskon Besarnya diskon yang
6. Pemesanan
Tabel 3.9Atribut-Atribut Pemesanan
7. PembayaranPemesanan
Tabel 3.10Atribut-Atribut PembayaranPemesanan
8. RancanganKusen
Tabel 3.11Atribut-Atribut RancanganKusen
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdRancangan Kode rancangan kusen Char 7 No No
TglRancangan Tanggal dibuatnya
rancangan Datetime No No
GmbRancangan Image path dari
gambar rancangan Varchar 30 No No
StatusRancangan Status dari rancangan Char 1 No No
UkLubang Ukuran lubang Varchar 15 No No
UkJendela Ukuran jendela Varchar 15 No No
Keterangan Keterangan tambahan
untuk rancangan Varchar 100 No No
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdPemesanan Nomor faktur dari
pemesanan Char 7 No No
TglPemesanan Tanggal dibuatnya PO Datetime No No
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdPembPemesanan Kode dari pembayaran
pemesanan Char 7 No No
TglPembPemesanan Tanggal dari
pembayaran Datetime No No Jumlah Bayar Jumlah yang dibayarkan untuk pemesanan produk Integer No No
9. TargetProduksi
Tabel 3.12Atribut-Atribut TargetProduksi
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
TglPengiriman Tanggal dari
pemasangan Date No No
TglPemasangan Tanggal dari
pemasangan Date No No
Keterangan Keterangan dari
pemasangan Varchar 100 No No
10. TugasProduksi
Tabel 3.13Atribut-Atribut TugasProduksi
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdTugas Kode dari pembagian Char 7 No No
Keterangan Keterangan tugas secara
keseluruhan Varchar 100 No No
Deadline Tanggal batas
pengerjaan Datetime No No
StatusTugas Status pengerjaan Char 1 No No
TglMulai Tanggal mulai
pengerjaan Datetime No No
TglSelesai Tanggal selesai
pengerjaan Datetime No No
DeskTugas Deskripsi dari setiap
11. PengambilanBahanBaku
Tabel 3.14Atribut-Atribut PengambilanBahanBaku
12. BarangJadi
Tabel 3.15Atribut-Atribut BarangJadi
13. PengajuanPembelian
Tabel 3.16Atribut-Atribut PengajuanPembelian
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdPengambilan Kode pengambilan
bahan baku Char 7 No No
TglPengambilan Tanggal pengambilan Datetime No No
JumlahAmbil Jumlah bahan baku yang
diambil SmallInteger No No
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdBarangJadi Kode dari barang jadi Char 7 No No
TglBarangMasuk Tanggal barang masuk Datetime No No
StatusBarangJadi Status dari barang jadi Char 1 No No
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdPengajuan Kode pengajuan Char 7 No No
TglPengajuan Tanggal pengajuan Datetime No No
StatusPengajuan Status dari pengajuan Char 1 No No
JumlahAju Jumlah barang yang
14. Pembelian
Tabel 3.17Atribut-Atribut Pembelian
15. PembayaranPembelian
Tabel 3.18Atribut-Atribut PembayaranPembelian
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdPembelian Kode dari pembelian Char 7 No No
TglPembelian Tangal pembelian Datetime No No
HargaBeli Harga barang yang
dibeli Integer No No
JumlahBeli Jumlah barang yang
dibeli SmallInteger No No TotalPembelian Diperoleh dari HargaBeli * JumlahBeli Derived - -
StatusPembelian Status dari pembelian Char 1 No No
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdPembPembelian Kode dari pembayaran
pembelian Char 7 No No
TglPembPembelian Tanggal pembayaran
pembelian Datetime No No
JumlahBayar
Jumlah yang dibayarkan untuk pembelian bahan baku
16. ReturPembelian
Tabel 3.19Atribut-Atribut ReturPembelian
17. Pemasok
Tabel 3.20Atribut-Atribut Pemasok
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdPem Kode pemasok Char 5 No No
NamaPem Nama dari pemasok Varchar 40 No No
AlamatPem Alamat dari pemasok Varchar 100 No No
KotaPem Kota pemasok Varchar 20 No No
KecPem Kecamatan pemasok Varchar 20 Yes No
KelPem Kelurahan pemasok Varchar 20 Yes No
KdPosPem Kode pos pemasok Char 5 No No
EmailPem E-mail dari pemasok Varchar 50 Yes No
TelpPem Nomor Telpon pemasok Varchar 15 No Yes
FaxPem Nomor fax pemasok Varchar 15 Yes No
Atribut Deskripsi Tipe dan
Panjang Data Nulls
Multi-valued
KdReturPemb Nomor retur pembelian Char 7 No No
TglRetur Tanggal retur pembelian Datetime No No
StatusRetur Status retur Char 1 No No
JumlahRetur Jumlah barang yang
diretur SmallInteger No No
