Dari hasil perhitungan IFE EFE y ang telah didapat diatas, mak a dapat dihubungk an k e mattrik s I E sebagai tahap pencocok an dari perumusan strategi. Dengan nilai I FE sebesar 2,694 dan nilai EFE sebesar 2, 876 mak a dik etahui posisi perusahaan berada di sel k e lim a y ang berarti perusahaan dalam k eadaan cuk up baik dan harus mempertahank an dan memelihara usahany a dengan berbagai cara seperti penetrasi pasar dan pengembangan produk . Perusahaan j uga perlu melaluk an upay a untuk memberlak uk an k ary aw an melalui contohny a pelatihan – pelatihan.
Sk or Bobot Total I FE S k o r B o b o t T o ta l E F E Kuat 3 ,00 – 4 ,0 0 Sedang 2 ,00 – 2 ,9 9 Lemah 1 ,00 – 1 ,9 9 Tinggi 3 ,00 – 4 ,0 0 I I I I I I Sedang 2 ,00 – 2 ,9 9 I V VI Rendah 1 ,00 – 1 ,9 9 VI I VI I I I X
4 .6 Matr ik s SWOT Tabel 4.9 Matrik s SWOT
I FAS at au EFI
sEFAS at au EFE
STRENGHTS (S)
1. Mem iliki brand image yang baik
2. Mem iliki bisnis agribisnis
dan no n-agri bisnis 3. Mem iliki jaringan dist ribusi
yang luas
4. Mem iliki f okus pada
program kom unikasi m enyeluru h
5. Mem iliki st rat egi yang baik
WEAKNESSES (W)
1. Sist em penyebaran inf orm asi m asih sederhana
2. Pem anf aat an t eknol ogi inf orm asi yang belum opt im al
3. Knowledg e yang t idak t erdokum ent asi
4. Jaringa n int ranet belum diopt im alkan
OPPORTUNI TI ES (O)
1. Pen ggu naa n int ernet yang m eluas dikalangan m asyarakat
2. Pem anf aat an media monit oring onlin e dalam kegiat an perusa haa n 3. Melakukan kerj asam a
den gan per usahaa n sejenis 4. Sem akin m eningk at nya
daya beli m asyarakat 5. Adanya pasar glob al
St rat egi SO - Meningkat ka n t eknologi u nt uk
m enduk un g kinerja perusa haan . (S1, S4, S5 , O1, O2)
- Mem berikan inf orm asi m elalui t eknologi yan g ada baik int ernet dan int ranet sebagai media inf orm asi. (S4, S5, O1, O2)
- Mencipt akan b udaya sharin g knowled ge unt uk pe nin gkat an
perf orm a. (S4, S5, O2, O5)
St rat egi WO - Mem anf aat kan t eknolo gi
inf orm asi dengan
m engg unak an int ernet dan
int ranet sehingga inf orm asi dapat dit erim a oleh int ernal
dan ekst ernal perusah aan . (W1, W2 , W3, W4 , O1, O2,
O3, O4, O5) - Melakukan kn owled ge
manageme nt . (W3, W4 , O5)
THREATS (T)
1. Penyala hg unaa n t eknolo gi inf orm asi
2. Krisis keuangan glo bal 3. Ket at nya persaingan bisnis
4. Ket idakseim banga n ant ara t eori dan prakt ek lulusan
yang ada
St rat egi ST
- Mem berikan inf orm asi dan pen get ah uan bar u m enge nai
I ndof oo d ke int ernal perusaha an da n ekst ernal
perusaha an secara online unt uk m eningkat ka n cit ra perusahaan
dan m em ena ngka n persainga n dalam dunia ind ust ri.
(S1, S2, S4 , S5 , T1, T3) - Menja ga loyalit as pelangg an
den gan m enin gkat kan
pelayan an ba gi para pelan gga n. (S1, S2, S3 , S5 , T1,T2, T3)
St rat egi WT
- Melakukan in ovasi dalam sist em publikasi perusahaan
den gan m em anf aat kan t eknologi inf orm asi dan m edia
int ernet unt uk m enin gkat kan daya saing perusah aan .
(W1,W 2, W3 , W4, T1, T3) - Meng gu nakan t ekn ologi
inf orm asi unt uk m em bant u m em udahka n kegiat an karyawan dalam m em berikan
inf orm asi .
(W1, W2 , W4, T1, T3)
4 .7 Analisi Studi Obser vasi
4 .7 .1 Analisis Kondisi Per usahaan
Menurut I nstitute of Public Relat ions (I PR) dalam prak tik Public Relation mer upak an usaha y ang dir encanak an ser ta dilak uk an secar a k ontinyu untuk menciptak an dan menj aga nama baik (goodw ill) dan k esepahaman bersama antar suatu organisasi dengan publikny a (Gregory , 2004: 2), dapat digambark an bahw a I ndofood pun menj alank an div isi PR untuk menj aga nama baik perusahaan dimata publik ny a. Ak tiv itas y ang dilak uk an untuk mencapai hal tersebut salah satuny a dilak uk an melalui ak tiv itas media relations.
Selama mel ak uk an internship selama 3 bulan, penulis diik utsertak an dalam berbagai k egiatan y ang dilakuk an oleh Corporate Public Relat ions. Salah satuny a k egiatan y ang dilak uk an adalah New s Media Monitoring. Kegiatan media monitoring j uga merupak an salah satu ak tiv itas media relations untuk memantau pemberitaan tentang I ndofood setiap hariny a.
Dalam melak uk an internship, penulis menganalisis dan melak uk an beberapa hal antara lain:
• Melak uk an monitoring media secara tradisional.
Sebagai perusahaan y ang besar I ndofood selama ini menggunak an cara y ang tradisional dalam pengumpulan berita dan informasi dengan ber langganan k or an dan memotong ber ita y ang terk ait dengan Indofood.
Gambar 4.5 Proses monitoring media secara tradisional
1. Selek si Berita
Selek si berita dilak uk an secara tradisional. Setiap pagi koran dan beberapa maj alah sudah ada di ruangan CPR. Jam 08.00 pagi mulai melak uk an selek si berita. Setiap berita diselek si secara m anual. Satu per satu k or an dibaca, j ik a ada hal-hal y ang berk aitan dengan I ndofood Group, isu-isu mengenai ek onomi, k omoditi, atau bahan pangan, mak a artik el atau pemberitaan mengenai hal tersebut ditandai terlebih dahulu. Semua k or an dan maj alah y ang ter sedia har us dibaca dan diselek si. 2. Editing
Setelah semua k oran dan maj alah selesai disel ek si, semua art ik el dan pemberitaan dalam k oran y ang sudah ditandai difotocopy terlebih dahulu. Kemudian, semua artik el dan pemberitaan y ang telah dicopy digunting dan ditempelk an pada k ertas template y ang sudah disediak an. Pada k ertas template ter sebut terdapat potongan artik el, sumber, halaman pemberitaan, dan tanggal pemberitaan.
3. Data Collection
Setelah pr oses editing selesai, semua data dan informasi y ang ada dikumpulk an. Kemudian disusun berdasark an topik-topik y ang ada sehingga memudahk an untuk mengk lasifik asik anny a dan dilampirk an daftar artik el atau pemberitaan tersebut.
4. Distribusi Berita
Setelah k liping pemberitaan siap, mak a k liping tersebut ak an dicopy atau diperbany ak untuk disebark an k e beberapa orang di div isi CPR, BOD, dan beberapa k ary aw an lain.
• Kebutuhan infor masi tidak ter penuhi secar a mak simal
1. Membutuhk an w ak tu lama untuk mengumpulk an data dan infor masi. Dalam pembuatan dan pengumpulan data ak an memak an w ak tu y ang cuk up lama. Hal ini disebabk an k arena harus membaca seluruh koran dan maj alah langganan k emudian j ik a ada pemberitaan y ang berk aitan dengan indofood atau da isu – isu hangat, m ak a artik el ter sebut har us digunting. Setelah digunting mak a ditempel k embali k edalam k ertas templat e k husus. Setelah ter k umpul bar ulah difotocopy dan disebark an. Kar ena hal ter sebut m emak an w ak tu lama, mak a ter k adang pihak Corporate Public Relation tidak sempat m enganalisis dan m elihat apak ah pemberitaan tersebut mem ilik i tone positif atau negatif . Terlihat bahw a hal ini mempengar uhi k iner j a k ary aw an. Kiner j a k ary aw an k ur ang mak simal. Seharusny a k ary aw an bisa melak uk an analisis dan pembelaj aran dar i ber ita ter sebut, tapi k ar ena ter bentur masalah w ak tu mak a terk adang tidak melak uk an hal tersebut. Jik a tetap memak sak an, pek erj aan lain y ang harus dik erj ak an ak an terbengk alai.
2. Tidak ada backup data.
Kar ena pembuatan monitoring media masih tradisional, mak a set iap pemberitaan dan data dalam bentuk hardcopy atau k ertas tidak ada softcopy . Kelemahan dalam menggunak an cara tradisional dalam hal ini adalah k er tas mer upak an bahan y ang tidak tahan lama, mudah ter cecer, dan mudah hilang. Padahal data-data ter sebut masih har us digunak an k embali. Per usahaan dapat mengidentifik asi, menciptak an, menj elask an, dan mendistribusik an pengetahuan dar i data-data y ang ada untuk digunak an k embali, dik etahui, dan dipelaj ari serta dapat mengelola pengetahuan y ang ada di dalamny a, baik identifik asi, penciptaan, sampai peny ebaran pengetahuan k e orang-orang y ang ada dalam per usahaan ter sebut.
3. Peny ebaran informasi tidak merata.
Karena pembuatanny a dari k ertas, mak a tidak semua k ary aw an di perusaahan dapat mengetahui informasi apa saj a y ang ada setiap hariny a. Hal ini berk aitan dengan biay a. Jik a harus mengcopy untuk seti ap orangny a, mak a dapat dipastik an biay a y ang dik eluark an ak an sangat t inggi. Hal ini menj adi salah satu penghambat pendistribusian informasi.
4. Monitoring Media hany a sebagai ak tiv itas rutin.
Dengan menggunak an car a tradisional, k inerj a y ang dihasilk an j uga k urang mak simal sehingga tidak ada tindak lanjut dari k egiatan ini. Kegiatan ini hany a terlihat seperti rutinit as.
4 .7 .2 Pengembangan New s Media Monit or ing Online
I ndofood mulai mengembangk an media monitoring online dengan berlangganan agency monitoring, sehingga setiap pagi Indofood ak an mendapatk an laporan pemberitaan setiap pagi dalam bentuk online dan tidak perlu berlangganan kor an lagi. Upay a ter sebut lebih efek tif sebab w ak tu y ang digunak an untuk monitoring sebelumny a bisa berk urang dan dimanfaatk an untuk melak uk an ak tiv itas y ang penting lainny a. Upay a-upay a y ang dilakuk an I ndofood untuk melak uk an ev aluasi dan monitoring media antara lain dengan menggunak an :
1. Menghitung media y ang mempublik asi 2. Melihat posisi let ak halaman
Semak in bany ak media y ang mempublik asik an ak an semak in baik . Utamany a, bila berada pada posisi y ang strategis. Beri ta di posisi strategis ak an mudah mendapat perhatian dari pembaca (bila surat k abar atau maj alah), head line untuk media peny iaran. Posisi y ang strategis, diperk irak an ak an memberik an dampak pemberitaan y ang kuat bagi pembaca, pendengar atau pemirsa.
1. Melihat luas k olom publik asi
Luas k olom/ durasi siaran berit a organisasi di media massa, m erupak an hal y ang perlu dipertimbangk an. Mak in luas k olom berita di hal aman surat k abar/ maj alah atau mak in lama durasi si aran berita di radio atau telev isi, m ak a ak an semak in membuat publik lebih memperhatik an serta berdampak cukup k uat.
2. Metode analisa isi
Analisa isi adal ah suatu metode untuk mempelaj ari dan menganalisi s k omunik asi secara si stemat ik , oby ek tif, dan k uantitatif t erhadap pesan y ang tampak .
Tuj uan analisa isi untuk :
b. Mengetahui k ecenderungan isu y ang mak in menghangat atau mulai m enur un pemberitaanny a.
c. Mengetahui posisi perusahaan di mat a publik ek sternal.
Seperti y ang diuraik an diatas, dari k egiatan media monitoring online per usahaan tentu dapat mengetahui apa y ang ter j adi baik berk aitan perusahaan ataupun tidak berk aitan. Selain itu per usahaan dapat mengetahui i su-isu apa y ang ber edar . Setelah memonitor ing media ter sebut ak an menghasilk an data-data y ang berk aitan. Data tersebut disimpan dan diupload k e portal sehingga setiap hari selur uh perusahaan dapat mengetahui hal-hal apa y ang terk ait dengan perusahaan, isu apa y ang sedang hangat, k egiatan y ang sudah dan ak an dilak uk an di indofood dan berita apa saj a y ang terbaru baik dari dalam perusahaan ataupun luar perusahaan.
Dar i segi pemenuhan k ebutuhan infor masi, infor masi y ang disediak an menggunak an media monitoring online sangat terpenuhi. I nformasi dapat tersebar cepat. Tidak hany a sek edar hasil scan dari m edia, t etapi j uga ada pembahasan, tone pemberitaan media, serta k esimpulan dari pemberitaan media set iap hariny a. Setiap pemberitaan media y ang didapat ak an dibaca dan dianalisi s sehingga penerima infor masi dapat l ebih mudah mengetahui infor masi ter sebut t anpa har us membuk a paper online y ang disediak an mediabanc.
Kebutuhan ak an informasi ini j uga mudah diak ses. Semua k ary aw an perusahaan dapat mengak ses informasi ini m elalui portal I ndofood. Dalam portal tersebut terdapat k ebutuhan informasi y ang diperluk an oleh internal perusahaan. I nformasi ini tidak hany a dapat diak ses melalui k omputer tapi dapat j uga diak ses melalui handphone atau black berry .
4 .7 .3 Keuntungan New s Media Monitor ing Online
New s Media Monitoring Online terintegrasi untuk memantau seluruh media term asuk media cetak , telev si, r adio, inter net, dan secar a ter us – mener us dilak uk an untuk meny ediak an data dan informasi y ang ak urat sej alan dengan tuj uan dengan k egiatan dan tuj uan perusahaan. I nformasiny a dapat berupa:
• Opini publik y ang bertentangan dengan ak tiv itas organisasi atau perusahaan.
• Masalah-masalah y ang ter k ait dengan citra organisasi atau perusahaan.
• Ak tiv itas y ang dilakuk an oleh organisasi at au perusahan dan perusahaan pesaing.
• Masalah k euangan dan k iner j a perusahaan atau organisasi. • I k lan-ik lan y ang ditampilk an oleh perusahaan atau organisasi. • Tren mengenai pemilu.
• Opini publik melalui sumber non formal seperti blog, new sgroup, dan lain-lain.
Keuntungan New s Media Monitoring Online antara lain:
• Memungk ink an organisasi atau perusahaan untuk menganalisa dan menar ik k esimpulan dar i sudut pandang masy arak at umum. Ini sangat membantu untuk menentuk an k ebij ak an mana y ang harus diambil y ang berhubungan dengan citra organisasi atau citra perusahaan.
• Membantu organisasi atau perusahaan untuk menilai ef ek tiv itas dari ak tiv itas perik lanan atau public relation.
• Membantu organisasi atau perusahaan mendetek si peny ebaran informasi y ang salah di sebuah komunitas dan meny ediak an infor masi singk at untuk r espon cepat.
• I nv estor dapat melak uk an analisis informasi k euangan dan k inerj a dari organisasi atau per usahaan untuk membantu menentuk an k eputusan inv estasi. I nformasi ini di sediak an oleh data dari liputan media.
• Membantu pemasar an untuk menentuk an k ar ak teristik pasar . • Membantu menentuk an kriteria organisasi politik .
4 .7 .4 Per bedaan New s Media Monitor ing Secar a Tradisional dan Secar a
Online
Ada per bedaan j ik a menggunak an perusahaan menggunak an media monitoring online. Perbedaan itu antara lain:
1. Pembuatan dan pengumpulan data lebih efek tif k ar ena tidak per lu menggunting artik el k emudian menepelk an lagi k edalam k ertas t emplat e. Dari segi w ak tu lebih cepat k arena berita sudah tersaj i j am 07.00 pagi dari m ediabanc dan ak an terus terupdate sampai jam 14.00. Semua berita y ang terk ait telah disediak an dari mediabanc sehingga tidak per lu mencari lagi. Yang hany a per lu dilakuk an adalah memi lih berita dan m enganalisi sny a. Hal ini j uga ak an mempengaruhi k inerj a dari k ary aw an tersebut. Ak an ada tambahan pengetahuan dan sk ill bagi para k ary aw an.
2. Data atau dokumentasi dari pemberitaan media set iap hariny a ak an tersimpan secar a ter stuk tur dalam ser v er IT sehingga r esiko untuk k ehilangan data lebih k ecil. Jik a data tersebut diperluk an sew ak tu-w ak tu dapat dengan cepat digunak an k embali. Setiap data ini j uga dapat dij adik an pembelaj aran sehingga pihak perusahaan dapat menngetahui apa y ang harus dilak uk an, bagaimana mencegah hal-hal negativ e terj adi, dan lain – lain.
3. Data atau dok umentasi y ang ada setelah disimpan di serv er ak an diupload k e por tal perusahaan sehingga memudahk an selur uh k ary aw an untuk mengak ses
informasi ter sebut. Pendistribusian informasi ak an lebih optimal k arena dapat diak ses darimana saj a.
Tabel 4.10 Tabel Perbandingan
Cara lama atau Tradisional
Online clipping (New s Media Monitoring Online)
Biay a berlangganan k oran dan maj alah ± Rp. 3.300. 000 plus biay a lain – lain seperti fotocopy , lem, k ertas, listrik , print ± Rp. 800.000 (dengan asumsi t idak seti ap k ary aw an dapat handout dari k liping tersebut)
Biay a berlangganan ± Rp. 4.000. 000
W ak tu k liping ± 3 j am W ak tu lebih cepat k arena berita sudah tersaj i j am 07.00 pagi.
Media y ang dipantau hany a media cetak tidak termasuk media online.
Berita y ang disampaik an dari media cetak , online, telev ise, dan radio.
Penggunaan k ertas y ang bany ak . Paperless. Ber bentuk har dcopy sehingga hany a
tersedia di k antor.
Mudah diak ses dimana saj a dan lebih modern.
Peny impanan data tidak prak tis. Dok umentasi k liping ak an lebih teratur k ar ena ter simpan di ser v er I T.
4 .7 .5 Know ledge Goal s New s Media Monitor ing Onli ne
Gambar 4.6 Hubungan strategi dengan k now ledge goals Sumber : Hasil Observ asi
• Menciptak an buday a self learning pada setiap k ary aw an y ang terdapat di dalam perusahaan sehingga dalam hal ini, k ary aw an per usahaan dapat meningk atk an pengetahuan dan k eahlian y ang dimilik ny a.
• Menciptak an buday a k now ledge sharing di dalam perusahaan sehingga setiap sumber day a manusia y ang terdapat di dalam perusahaan memilik i k ebiasaan untuk selalu melak uk an sharing atas seti ap k now ledge y ang dimilik iny a dimana hal tersebut jelas menciptak an suatu pola interak si y ang baik bagi lingk unag internal perusahaan.
• Menj aga dan memelihara k now ledge y ang penting untuk perusahaan agar tidak hilang ak ibat orang tersebut meninggalk an perusahaan
atau sudah tidak bek erj a lagi. Memanfaatk an dan membuat pendok umentasian dar i setiap k now ledge mampu untuk mendukung perusahaan untuk mencapai tuj uanny a dan mengoptimalk an k inerj a. • Mengurangi pengulangan k esalahan y ang mungk in ter j adi di dalam
perusahaan serta m embantu perusahaan dalam meny elesaik an seti ap masalah y ang dihadapi melalui pendokumentasian k now ledge k now ledge y ang baik dalam perusahaan.
• Meningk atk an pengetahuan dan k eahlian dar i seti ap sumber day a manusia y ang ter dapat dalam per usahaan dengan mendistribusik an seti ap dok umentasi pelat ihan dan k now ledge y ang terdapat di dalam perusahaan secara merata.
Pemberitaan y ang ada bisa dilihat dari email maupun pada portal perusahaan. Pada saat pengiriman e-clipping, setiap k ary aw an dapat membaca pemberitaan y ang ada dan mengeluark an pendapat y ang ada sehinggan informasi dan ide-ide y ang baru dapat disharingk an dengan baik . Karena setiap indiv idu memi lik i pengetahuan dan pemik ir in ter sendir i dalam menganalisi s suatu hal.
Setiap informasi baru atau ide-ide baru harus didok umentasik an dengan baik sehingga dari semua data y ang ada dapat dihasilk an pengetahuan y ang baru y ang dapat digunak an untuk inter nal dan ek sternal per usahaan.
Data-data mengenai informasi atau ide-ide baru harus dimanage dengan baik sehingga dapat dik ordinasik an dan membantu peny ebaran dan pengetahuan y ang menduk ung proses k egiatan perusahaan lebih spesifik ny a bagian PR. Setalah dimanage, mak a pengetahuan tersebut disimpan dalam database Public Relation agar bila terj adi sesuatu hal, k esalahan, at au permasal ahan dapat menemuk an solusi dari pembelaj aran tersebut.
4 .8 I mplik asi Solusi Ter pilih
4 .8 .1 Menghentik an ber langga nan k or an, maj alah, dan ta bloid.
Menghentik an berlangganan media (k ecuali Kompas, Bisnis I ndonesia, dan The Jak arta Post) y ang ada selama ini, k emudian dialihk an untuk berlangganan New s Media Monitoring Online sebagai peny edia berita dalam bentuk online. Berita ak an tersaji setiap hari mulai puk ul 07.00 pagi di w ebsite Media Banc (e-New s library ). Setiap pelanggan ak an diberik an user id dan passw ord untuk masuk dalam e-library tersebut. Media y ang dimonitor :
o Surat Kabar Harian : Kompas, The Jak arta Post, Media I ndonesia, Bisnis I ndonesia, Koran Tempo, Republik a, W arta Kota, Harian Ek onomi Neraca, I nv estor Dialy , Suara Pembaruan, Sinar Harapan, Seputar I ndonesia, Jak ar ta Globe, Kor an Kontan, Kor an Jak ar ta, Jaw a Pos.
o Tabloid : Kontan.
o Maj alah : Mix, Mark eting, Inv estor, Trust, Globe Asia, SWA, W arta Ekonomi, Gatra, dan Tempo.
o Media Online : LKBN Antara dan detik .com
New s Monitoring Agency ak an memberik an lay anan berupa seluruh berita